يمكن أن تكون كتابة تقرير الأعمال مهمة صعبة. من خلال النهج والتوجيه الصحيحين ، يمكن أن تصبح أداة فعالة لتحليل وإيصال المعلومات المهمة داخل المنظمة. توضح هذه المقالة كيفية كتابة تقارير الأعمال والخطوات والعناصر الأساسية لتقرير مكتوب جيدًا ، بما في ذلك مرحلة الإعداد والتخطيط. هيكل وشكل التقرير ، وتقنيات الكتابة الرئيسية لتقديم معلومات واضحة وموجزة.
ما هي تقارير الأعمال?
تقارير الأعمال هي وثائق رسمية توفر معلومات وتحليلات حول الأداء والعمليات والاستراتيجيات الخاصة بالعمل. يمكن أن يكون أيضًا لمنظمة. عادة ما يتم إعداد هذه التقارير من قبل المديرين أو المديرين التنفيذيين أو المحللين لنقل المعلومات المهمة إلى أصحاب المصلحة. مثل المستثمرين أو المساهمين أو الموظفين أو غيرهم من صناع القرار.
يمكن أن تغطي تقارير الأعمال مجموعة واسعة من الموضوعات ، بما في ذلك الأداء المالي وتحليل السوق والمبيعات و استراتيجيات التسويق. يمكن أن يشمل أيضًا الكفاءة التشغيلية وتحديثات المشروع وتقييمات المخاطر والمزيد. يمكن أن يختلف المحتوى والهيكل المحدد لتقرير الأعمال اعتمادًا على الغرض والجمهور وسياق الصناعة.
العناصر الرئيسية الموجودة في تقارير الأعمال
# 1. صفحة عنوان الكتاب
عنوان التقرير واسم المؤلف والتاريخ وأي تفاصيل أخرى ذات صلة.
# 2. جدول المحتويات
قائمة الأقسام والأقسام الفرعية مع أرقام الصفحات المقابلة لسهولة التنقل.
# 3. ملخص تنفيذي
نظرة عامة موجزة على النتائج والتوصيات والاستنتاجات الرئيسية للتقرير.
# 4. مقدمة
معلومات أساسية حول موضوع التقرير وأهدافه ونطاق التحليل.
# 5. المنهجية
شرح طرق البحث ومصادر البيانات وأساليب التحليل المستخدمة لجمع وتفسير المعلومات الواردة في التقرير.
# 6. النتائج / النتائج:
النص الرئيسي للتقرير ، حيث يتم عرض البيانات والتحليل والنتائج بطريقة واضحة ومنظمة. قد يتضمن هذا القسم جداول ومخططات ورسوم بيانية وأدوات مساعدة بصرية أخرى لدعم المعلومات.
# 7. مناقشة / تحليل
تفسير وتحليل النتائج ، ومناقشة الاتجاهات والأنماط والملاحظات المهمة في كثير من الأحيان. قد يبرز هذا القسم أيضًا نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات (تحليل SWOT) المتعلقة بالموضوع.
# 8. التوصيات
اقتراحات أو استراتيجيات قابلة للتنفيذ بناءً على التحليل والنتائج. يجب أن تكون هذه التوصيات محددة وواقعية ومتوافقة مع أهداف التقرير.
# 9. استنتاج
ملخص النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها في التقرير ، مع التأكيد على النقاط الرئيسية وآثارها.
# 10. الملاحق
مواد داعمة إضافية ، مثل البيانات الأولية أو الحسابات التفصيلية أو المخططات / الرسوم البيانية التكميلية أو المراجع.
مثال على تقارير الأعمال
فيما يلي مثال على تقرير الأعمال:
العنوان: تقرير أداء السوق - الربع الثالث 3
# 1. ملخص تنفيذي:
يقدم هذا التقرير تحليلاً لأداء المبيعات للربع الثاني من عام 2023. بشكل عام ، شهدت الشركة زيادة بنسبة 12٪ في إيرادات المبيعات مقارنة بالربع السابق. يسلط التقرير الضوء على النتائج الرئيسية ، ويحدد العوامل التي تؤثر على المبيعات ، ويقدم توصيات لمزيد من التحسين.
# 2. مقدمة:
توفر المقدمة معلومات أساسية عن الشركة والغرض من التقرير. ويحدد أهداف التحليل ونطاقه وإطاره الزمني.
# 3. المنهجية:
يشرح هذا القسم مصادر البيانات المستخدمة ، مثل سجلات المبيعات وبرامج إدارة علاقات العملاء واستطلاعات العملاء. كما يصف تقنيات التحليل المستخدمة ، مثل تحليل الاتجاهات ونماذج التنبؤ بالمبيعات وتجزئة العملاء.
# 4. الموجودات:
- 4.1 إيرادات السوق:
- يقدم هذا القسم توزيعًا تفصيليًا لإيرادات المبيعات حسب الشهر ويقارنها بالربع السابق. يتضمن مخططات وجداول لتصور الاتجاهات ومعدلات النمو.
- 4.2 السوق حسب فئة المنتج:
- يحلل التقرير أداء المبيعات لفئات المنتجات المختلفة ، ويحدد الفئات الأعلى أداءً والأقل أداءً. يوفر نظرة ثاقبة على تفضيلات العملاء وطلب السوق.
- 4.3 السوق حسب المنطقة:
- يستكشف هذا القسم الفرعي أداء المبيعات عبر مناطق أو أقاليم مختلفة. يسلط الضوء على المناطق ذات أعلى المبيعات ويحدد أي تباينات إقليمية.
# 5. المناقشة والتحليل:
- 5.1 العوامل التي تؤثر على أداء السوق
- يتعمق هذا القسم في العوامل التي أثرت في أداء المبيعات ، مثل التغييرات في ظروف السوق ، والمشهد التنافسي ، واستراتيجيات التسعير ، والحملات التسويقية. يناقش تأثيرها وانعكاساتها على المبيعات المستقبلية.
- 5.2 فرص النمو:
- يحدد التقرير فرص النمو المحتملة ، مثل الأسواق المستهدفة الجديدة ، أو تنويع المنتجات ، أو الشراكات الاستراتيجية ، أو استراتيجيات الاحتفاظ بالعملاء. يقوم بتقييم الجدوى والتأثير المحتمل لكل فرصة.
- 5.3 التحديات واستراتيجيات التخفيف:
- يتناول هذا القسم الفرعي التحديات والعقبات التي تمت مواجهتها خلال ربع العام ، مثل اضطرابات سلسلة التوريد ، أو قضايا التوظيف ، أو التغييرات التنظيمية. يقترح استراتيجيات وتدابير للتخفيف من هذه التحديات وضمان النمو المستدام.
# 6. التوصيات:
يقدم هذا القسم توصيات قابلة للتنفيذ لتحسين أداء المبيعات في الربع القادم. يقترح استراتيجيات محددة ، مثل زيادة جهود التسويق في مناطق معينة ، أو إطلاق منتجات جديدة ، أو تحسين استراتيجيات التسعير.
# 7. خاتمة:
تلخص الخاتمة النتائج الرئيسية والرؤى والتوصيات الواردة في التقرير. ويؤكد على أهمية المراقبة المستمرة والتقييم والتكيف لدفع نمو المبيعات.
# 8. الملحقات:
يتضمن هذا القسم المواد الداعمة ، مثل بيانات المبيعات التفصيلية والمخططات والرسوم البيانية والمراجع المستخدمة في التقرير.
تقارير الأعمال السنوية
تقارير الأعمال السنوية عبارة عن مستندات شاملة توفر نظرة عامة على أداء الشركة والإنجازات والتحديات والتوقعات خلال السنة المالية. يتم إعداد هذه التقارير من قبل الشركات وتقديمها للمساهمين والمستثمرين. كما أنها مستعدة لأصحاب المصلحة الآخرين لتوفير الشفافية والمساءلة فيما يتعلق بالأنشطة المالية والتشغيلية للمنظمة. غالبًا ما تتضمن التقارير السنوية كلاً من المعلومات المالية وغير المالية لتوفير رؤية شاملة لأداء الشركة واتجاهها.
المكونات الرئيسية الموجودة في تقارير الأعمال السنوية
# 1. خطاب رئيس مجلس الإدارة / رسالة الرئيس التنفيذي
خطاب تعريفي من رئيس مجلس الإدارة أو الرئيس التنفيذي يسلط الضوء على إنجازات الشركة وتحدياتها وأهدافها المستقبلية. إنه يحدد نغمة بقية التقرير.
# 2. نبذة عن الشركة
لمحة موجزة عن تاريخ الشركة ورسالتها وقيمها وهيكلها التنظيمي والمعالم الرئيسية التي تحققت خلال السنة المالية.
# 3. الأداء المالي
يوفر تحليلاً للأداء المالي للشركة ، بما في ذلك الإيرادات ، هوامش الربح ، ربحية السهم ، والنسب المالية الرئيسية. قد يشمل أيضًا مناقشة أي سياسات أو تغييرات محاسبية مهمة.
# 4. أبرز الملامح التشغيلية
يركز هذا القسم على الأداء التشغيلي للشركة والمبادرات الرئيسية المتخذة خلال السنة المالية.
# 5. تحليل السوق
قد يتضمن هذا القسم تحليلاً لاتجاهات السوق والمنافسة وسلوك العملاء والعوامل التنظيمية التي قد تؤثر على عمليات الشركة.
# 6. المسؤولية الاجتماعية للشركات (CSR)
لمحة عامة عن التزام الشركة بالمسؤولية الاجتماعية والبيئية.
# 7. عوامل الخطر واستراتيجيات التخفيف
مناقشة المخاطر والتحديات الرئيسية التي تواجهها الشركة. مثل التقلبات الاقتصادية أو التغييرات التنظيمية أو الاضطرابات التكنولوجية أو مشكلات سلسلة التوريد.
# 8. حوكمة الشركات
معلومات حول هيكل حوكمة الشركة ومجلس الإدارة ومكافآت التنفيذيين والامتثال للمتطلبات التنظيمية.
# 9. النظرة المستقبلية والتوجيه الاستراتيجي
قسم تطلعي يحدد آفاق الشركة واستراتيجيات النمو والتحديات المتوقعة.
10. الكشوف المالية والملاحظات
البيانات المالية التفصيلية ، بما في ذلك الملاحظات على البيانات المالية ، والإفصاح عن السياسات المحاسبية ، والافتراضات ، وغيرها من المعلومات ذات الصلة.
# 11. زائدة
المستندات الداعمة ، مثل البيانات المالية الإضافية والمخططات والرسوم البيانية والمراجع المستخدمة في التقرير.
كيف تكتب تقرير الأعمال
لكتابة تقرير أعمال فعال ، اتبع الخطوات التالية:
# 1. حدد الغرض من تقريرك ونطاقه
حدد بوضوح الأهداف والمجالات الرئيسية التي تريد معالجتها في تقريرك. ضع في اعتبارك من هو الجمهور المستهدف وما الذي يحتاجون إلى معرفته.
# 2. جمع وتحليل البيانات
اجمع البيانات ذات الصلة اللازمة لتحليلك ، مثل أرقام المبيعات أو تقارير أبحاث السوق أو ملاحظات العملاء. تأكد من أن بياناتك دقيقة وموثوقة.
# 3. هيكلة تقريرك
نظم تقريرك في أقسام مع عناوين وعناوين فرعية واضحة. يشتمل الهيكل النموذجي على ملخص تنفيذي ومقدمة ومنهجية ونتائج وتحليل وتوصيات واستنتاج.
# 4. اكتب ملخصًا تنفيذيًا موجزًا وواضحًا
يقدم الملخص التنفيذي لمحة موجزة عن النتائج والتوصيات الرئيسية للتقرير. يجب أن يكون موجزًا ويلتقط النقاط الرئيسية دون الخوض في التفاصيل المفرطة.
# 5. قدم مقدمة
في المقدمة ، قدم معلومات أساسية عن التقرير ، بما في ذلك الغرض منه ونطاقه. حدد الأهداف وحدد هيكل التقرير.
# 6. تحليل البيانات
عرض وتحليل النتائج الخاصة بك على أساس البيانات التي تم جمعها. استخدم الجداول والمخططات والرسوم البيانية لتمثيل البيانات بشكل مرئي وتسهيل فهمها. فسر النتائج وحدد أي أنماط أو اتجاهات أو رؤى مهمة.
# 7. تقديم توصيات
بناءً على تحليلك ، قدم توصيات واضحة وقابلة للتنفيذ لمعالجة أي مشكلات محددة أو تحسين الأداء. ادعم توصياتك بالأدلة والتفكير المنطقي.
# 8. اكتب خاتمة
لخص النتائج الرئيسية من تقريرك وأعد صياغة التوصيات الرئيسية. التأكيد على أهمية تنفيذ الإجراءات المقترحة لتحقيق النتائج المرجوة.
# 9. اكتب بإيجاز ووضوح
استخدم لغة بسيطة وموجزة ، وتجنب المصطلحات المصطلحات والتقنية ما لم يكن ذلك ضروريًا. اكتب بطريقة واضحة وسهلة الفهم لجمهورك المقصود.
# 10. التدقيق والتحرير
راجع تقريرك بحثًا عن أخطاء نحوية وإملائية وتنسيقية. تأكد من أن التقرير يتدفق بشكل منطقي وأن المحتوى منظم جيدًا ومتماسك.
قم دائمًا بتكييف تقريرك وفقًا للاحتياجات المحددة لجمهورك وأغراض التقرير.
ما هي الأنواع المختلفة لتقارير الأعمال؟
تخدم هذه التقارير أغراضًا مختلفة وتوفر معلومات لأصحاب المصلحة المختلفين ، مثل المستثمرين أو الإدارة أو الموظفين.
تتضمن بعض الأنواع الشائعة لتقارير الأعمال ما يلي:
- تقارير إعلامية
- التقارير التحليلية
- تقارير البحوث
- تقارير توضيحية
- تقارير التقدم العلاجي
- التقارير السنوية
- تقرير الموارد البشرية
- تقرير المشروع
- تقرير تقييم المخاطر
- تقارير المبيعات والإيرادات
- تقارير الجرد
- تقارير التسويق
- تقرير الإلتزام
- تقرير الملخص التنفيذي
- التقارير التشغيلية
- تقارير حركة الموقع
- تقارير الأعمال الفنية
- تقارير الأعمال الرسمية
- تقارير الأعمال غير الرسمية
- تقارير مالية
ما هو مدرج في تقرير الأعمال؟
يتضمن تقرير الأعمال المكونات التالية:
- صفحة عنوان الكتاب
- جدول المحتويات
- ملخص تنفيذي
- المُقدّمة
- آلية العمل
- النتائج والتحليل
- توصيات
- وفي الختام
- الملاحق
كيف تبدو تقارير الأعمال؟
يمكن أن تحتوي تقارير الأعمال على تنسيقات وتخطيطات مختلفة ، ولكن عادةً ما يكون لها مظهر احترافي ورسمي.
فيما يلي بعض الخصائص الشائعة لكيفية ظهور تقارير الأعمال:
- صفحة العنوان: يبدأ التقرير عادةً بصفحة عنوان تتضمن عنوان التقرير واسم المؤلف والتاريخ وربما شعار الشركة أو المؤسسة.
- جدول المحتويات: إذا كان التقرير طويلاً أو يحتوي على أقسام متعددة ، فغالبًا ما يتضمن جدول محتويات لمساعدة القراء على التنقل في المستند.
- العناوين والعناوين الفرعية: يتم تنظيم تقارير الأعمال عادةً في أقسام وأقسام فرعية ، مع عناوين وعناوين فرعية واضحة للإشارة إلى هيكل وتدفق المحتوى.
- القوائم ذات التعداد النقطي أو الرقمي: لتقديم المعلومات بطريقة موجزة ومنظمة ، غالبًا ما تُستخدم النقاط النقطية أو القوائم المرقمة لتسليط الضوء على النقاط الرئيسية أو التوصيات أو النتائج.
- الجداول والرسوم البيانية: غالبًا ما يتم تقديم البيانات والمعلومات الرقمية في جداول أو رسوم بيانية أو مخططات لتحسين التمثيل المرئي والتحليل. تساعد هذه العناصر المرئية القراء على فهم المعلومات المعقدة بسهولة أكبر.
- اللغة المهنية: تستخدم تقارير الأعمال لغة رسمية ومهنية ، وتتجنب العبارات العامية أو المصطلحات أو التعبيرات غير الرسمية. النغمة عادة ما تكون موضوعية وغير متحيزة.
- الخط والتنسيق: تتم كتابة التقارير عادةً بخط قياسي مثل Times New Roman أو Arial ، مع حجم خط يتراوح بين 10 و 12 نقطة. عادةً ما يكون المستند مزدوج التباعد ، ويتم وضع مسافة بادئة بين الفقرات. قد تكون العناوين والعناوين الفرعية غامقة أو بحجم خط أكبر لتبرز.
- أرقام الصفحات: تتضمن تقارير الأعمال عادةً أرقام الصفحات في كل صفحة ، وعادةً ما يتم وضعها في أعلى أو أسفل المستند.
- المراجع والاقتباسات: إذا كان التقرير يتضمن مصادر أو مراجع خارجية ، فغالبًا ما يتم تضمين قائمة المراجع أو قائمة الاستشهادات في النهاية.
ما هي التقارير الثلاثة الرئيسية التي يجب على كل صاحب عمل أن يعرفها؟
يجب أن يكون كل صاحب عمل على دراية بالتقارير الرئيسية الثلاثة التالية التي توفر رؤى مهمة للصحة المالية والأداء والتدفق النقدي لأعمالهم:
- بيان الدخل (المعروف أيضًا باسم بيان الربح والخسارة أو P & L): يوفر بيان الدخل نظرة عامة على إيرادات الشركة ومصروفاتها وربحيتها خلال فترة محددة ، عادةً ما تكون شهرًا أو ربعًا أو سنة.
- الميزانية العمومية: توفر الميزانية العمومية لمحة سريعة عن المركز المالي للشركة في نقطة زمنية محددة ، وعادة ما تكون في نهاية فترة التقرير.
- بيان التدفق النقدي: يتتبع بيان التدفق النقدي التدفق الداخلي والخارجي للنقد داخل الشركة خلال فترة معينة.
ما الذي يجعل تقرير الأعمال جيدًا؟
يجب أن يكون تقرير العمل الجيد دقيقًا وملائمًا ومفيدًا لقرائه. يجب أن تكون موجزة وتركز على المؤشرات الأساسية ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي تعكس بدقة صحة الأعمال.
يجب أن يكون التقرير مدروسًا جيدًا ، ويجب أن تكون كل حقيقة واضحة ويمكن التحقق منها. يجب أن يكون شكل تقرير الأعمال رسميًا وموضوعيًا ، مع هيكل واضح وتدفق منطقي. يجب أن يشتمل على ملخص تنفيذي ، ومقدمة ، وجسم ، وخاتمة ، وإذا لزم الأمر ، ملاحق مع البيانات الداعمة. يمكن استخدام الوسائل المرئية مثل المخططات والرسوم البيانية لتسهيل الوصول إلى التقرير وفهمه.
يجب أن يقدم تقرير العمل الجيد توصيات أو اقتراحات للعمل بناءً على النتائج والتحليلات الواردة في التقرير. يساعد المنظمة على اتخاذ قرارات مستنيرة واتخاذ الإجراءات المناسبة لتحسين أدائها وتحقيق أهدافها.
ما هي أنواع التقارير الأربعة الأكثر شيوعًا؟
الأنواع الأربعة الأكثر شيوعًا للتقارير الموجودة في إعدادات الأعمال هي:
- تقارير إعلامية: توفر هذه التقارير بيانات وحقائق ومعلومات حول موضوع أو قضية معينة.
- التقارير التحليلية: التقارير التحليلية تفحص البيانات أو الحقائق أو المعلومات لاستخلاص النتائج وتقديم التوصيات.
- تقارير التوصيات: تركز هذه التقارير على تقديم توصيات أو حلول لمشكلة أو فرصة معينة.
- تقارير الامتثال: تضمن تقارير الامتثال الالتزام باللوائح أو السياسات أو الإجراءات داخل المؤسسة أو الصناعة.
وفي الختام
تعتبر أهمية تحليل البيانات والتواصل الفعال والتعاون مع أصحاب المصلحة أمرًا حيويًا للغاية. هو التأكد من أن التقرير يلبي أهدافه ويلبي احتياجات الجمهور المستهدف. من المهم جدًا استخدام لغة واضحة ومختصرة ، وتجنب المصطلحات أو المصطلحات الفنية التي قد تربك القراء. يعد تدقيق التقرير وتحريره لضمان الوضوح والصحة والاتساق أمرًا ضروريًا للغاية.
قد تكون كتابة تقارير الأعمال مهمة شاقة ، ولكن مع التخطيط الدقيق والاهتمام بالتفاصيل ، يمكنك إنتاج مستند واضح وفعال. من الضروري فهم الغرض من التقرير وإجراء بحث شامل وتنظيم التقرير بشكل مناسب. عناصر مثل تحليل البيانات ، وتقديم النتائج ، وأسلوب الكتابة ، والتحرير ، وإنهاء التقرير. باستخدام هذا الدليل ، يمكن للأفراد تعزيز قدرتهم على إنشاء تقارير أعمال مؤثرة تنقل المعلومات بوضوح وتحقق نتائج إيجابية داخل مؤسساتهم.
مقالات ذات صلة
- فئات الأعمال: القائمة النهائية وكيفية اختيار واحد
- تقارير الإدارة: مبادئ توجيهية لإعداد التقارير الإدارية
- إعداد تقارير إدارة المشروع: أمثلة وبرامج وأدوات
- إعداد تقارير قانون الامتثال الضريبي للحسابات الخارجية: أفضل الممارسات والمتطلبات (مُحدَّث عام 2023)
- التقارير المالية: كل ما تحتاج لمعرفته بالأمثلة (+ أدوات سريعة سهلة)
الرقم المرجعيs
