تقوم الشركات بتقييم أدائها الحالي مقابل الأداء المطلوب والمتوقع باستخدام تحليل الفجوة. يتم إجراء هذا التقييم لمعرفة ما إذا كانت الشركة تنفق مواردها بحكمة وتفي بتوقعات العملاء. في هذه المقالة ، سوف نكتشف معنى تحليل الفجوة ونلقي نظرة على الأمثلة.
من خلال تقييم الوقت والمال والعمالة ، يمكن للشركة تحديد وضعها الحالي. يمكن لفريق الإدارة وضع خطة عمل للنهوض بالمنظمة وسد فجوات الأداء من خلال تحديد وتحليل هذه الثغرات.
ما هي تفاصيل تحليل الفجوات?
قد لا تتمكن المنظمات من تحقيق إمكاناتها الكاملة إذا لم تستخدم أصولها وأموالها وتقنياتها على أكمل وجه. يمكن أن يكون تحليل الفجوات مفيدًا هنا.
يستفيد أي نوع من الأداء التنظيمي من تحليل الفجوة ، المعروف أيضًا باسم تحليل المتطلبات. إنها تمكن الشركات من تقييم وضعها الحالي والحالة المستقبلية المرجوة. من خلال تقييم الفجوة ، يمكن للشركات إعادة تقييم أهدافها لتحديد ما إذا كانت تسير على الطريق الصحيح لتحقيقها.
في الثمانينيات ، تم استخدام تحليلات الثغرات بشكل متكرر مع تحليلات المدة. يمكن استخدام تحليل الفجوة لقياس التعرض لمجموعة من حركات هيكل المصطلح ، على الرغم من أنها أقل شيوعًا ويعتقد أنها أكثر صعوبة في استخدامها من تقييم المدة.
كيفية إجراء تحليل الفجوة
تنقسم الخطوات التالية إلى أربع عمليات في بعض أطر تحليل الثغرات. بعضها أكثر تعقيدًا بعض الشيء ويقسم التحليل إلى عدة مراحل أخرى. إن فهم وضعك الحالي ، وتحديد المكان الذي تريد الذهاب إليه ، والتوصل إلى استراتيجية للوصول إلى هناك ، كلها أجزاء من تقييم الفجوة ، بغض النظر عن الموقف.
# الخطوة 1: تحديد حالتك الحالية
يعد التركيز على المكان الذي يعمل فيه عملك حاليًا هو الخطوة الأولى في تحليل الفجوات. يستلزم ذلك التحقق من البضائع التي تبيعها ، والعملاء الذين تخدمهم ، والامتيازات التي تقدمها لموظفيها. قد تكون هذه البيانات كمية (مثل السجلات المالية المقدمة كجزء من متطلبات الإيداع) أو نوعية (مثل الاستطلاعات أو التعليقات من أصحاب المصلحة المهمين).
تقوم الشركة بشكل متكرر بإجراء تحليل للفجوات لأنها توصلت إلى نتائج أو لأنها تدرك وجود مشكلة بالفعل. يرغب العمل في النظر في سبب إنتاج استطلاعات آراء العملاء لنتائج دون المستوى واتخاذ الإجراءات التصحيحية. يجب أن يفهم سبب حدوث هذه الأخطاء ، عندما تتشكل المشاكل ، ومن يجب أن يكون قادة إدارة التغيير قبل أن يتخيلوا ما تريد أن تصبح.
# الخطوة 2: حدد حالتك المستقبلية
هذه الخطوة ، عندما يتعين على الشركة أن تقرر ما تريد أن تصبح ، هي جوهر تحليل الفجوة. يجب توخي الحذر خلال هذه المرحلة لأن الهوية التي ترغب الشركة في امتلاكها ستحدد التحركات الإستراتيجية التي يجب أن تقوم بها لتحقيق تلك الأهداف.
لتحقيق أكبر قدر من النجاح على المدى الطويل ، يجب على الشركة تحديد أهداف محددة وقابلة للقياس أثناء تحليل الفجوة. سيكون من غير الفعال للشركة ، على سبيل المثال ، أن يكون لها هدف "تحسين خدمة العملاء". بدلاً من ذلك ، يجب أن يختار النشاط التجاري أهدافًا أكثر قابلية للقياس ، مثل تحقيق 90٪ من رضا العملاء في غضون 12 شهرًا ".
يمكن أن يساعدك أيضًا تحليل ما تفعله الشركات المنافسة أو الجهات الفاعلة الأخرى في السوق في تحديد النتيجة المرجوة. قد يكون من الأسهل اكتشاف ما تقوم به شركة أخرى بشكل صحيح ومحاولة نسخه.
# الخطوة 3: تحديد الثغرات
حان الوقت لإجراء مقارنة بين الوضع الحالي والحالة المستقبلية المرغوبة لتحديد الفروق الرئيسية. في مثالنا الافتراضي ، في هذه المرحلة ، قد تدرك الشركة أنها تعاني من نقص شديد في الموظفين ، أو أنها لم تدرب موظفيها بشكل كافٍ ، أو لا تملك القدرة التقنية على الاستجابة لمخاوف المستهلكين.
# الخطوة 4: تقييم الحلول
يجب على الشركة الآن تطوير خطط لكيفية تحقيقها لحالتها المرغوبة بعد تحديد أوجه القصور فيها. قد تكون هناك إجابة واحدة فقط في بعض الحالات ، بينما في أحيان أخرى قد يتطلب تحليل الفجوة عدة تحسينات متزامنة يجب أن تتعاون.
كثيرًا ما يحتاج الحل إلى القياس الكمي باستخدام أدوات لمراقبة التغيير لتحديد ما إذا كان سينجح أم لا. قد يتوفر مؤشر بسيط ، مثل النسبة المئوية للعملاء الراضين ، لمثالنا الخاص بتحسين خدمة العملاء. قد تتطلب نتائج تحليل الثغرات الأخرى ، مثل نقاط الضعف في تحديد العلامة التجارية ، المزيد من العلاجات الأصلية والمدروسة التي لا يزال من الممكن تقييمها.
# 5: نفذ التغيير
حان الوقت لتطبيق أعظم اقتراحات الخطوة 4 بعد اختيار أهمها. في هذه المرحلة ، تبذل الشركة جهدًا لسد الفجوة المحددة. من خلال تنفيذ الحلول ، تهدف المنظمة إلى التحسين في مجال معين من الأعمال أو معالجة نقطة ضعف.
غالبًا ما تكون هناك حاجة إلى اتباع إيقاع معين ومجموعة مفصلة من العمليات في مرحلة التنفيذ هذه. العمل لديه هدف محدد في الاعتبار لتحليل الفجوة ، لذلك يجب توخي الحذر لتجنب التسبب في ضرر أكثر مما هو ضروري. فكر في الأفراد الذين يعانون من الإرهاق والإحباط بسبب التدريب المطول ، على سبيل المثال. قد يؤدي بذل جهد لزيادة كفاءة العمال إلى فقدان الإنتاج أو انخفاض الروح المعنوية.
# الخطوة 6: راقب التغييرات
هذا هو السبب في أنه يجب على الشركة أيضًا التحقق من التغييرات بعد إكمال تحليل الفجوة. في بعض الأحيان يتخذ العمل القرارات المثالية. في أوقات أخرى ، قد تكون الفجوة أكبر مما كانت تعتقده الشركة في البداية. على أي حال ، يمكن أن يكون تحليل الفجوة عملية دائرية يمكن من خلالها للأعمال إعادة تقييم وضعها الحالي وكيف يمكن مقارنتها بالحالات المستقبلية البديلة بمجرد إجراء التعديلات.
أنواع تحليل الثغرات
دعنا نتعمق أكثر الآن ونتحدث عن الأنواع العديدة لتحليل الفجوات.
# 1. تحليل فجوة المنتج أو السوق
إنها إحصائية محزنة أن 95٪ من العناصر التي تم طرحها في السوق تفشل.
يعد تحليل الفجوة أسلوبًا ممتازًا للعثور على المشكلات قبل استثمار الوقت والمال في إطلاق منتج فاشل نظرًا لوجود العديد من الأسباب المختلفة لعدم نجاح المنتج.
تقوم دراسة فجوة السوق ، التي يشار إليها أحيانًا باسم "تحليل فجوة المنتج" ، بتقييم حالة السوق. يحلل جاهزية السوق المستهدف وأي منتجات منافسة وإجراءات الشركات المنافسة. يساعد في تحديد نقاط الضعف في خصائص المنتج ، والعلامة التجارية ، واستراتيجية الإطلاق ، والأنشطة الترويجية بحيث يمكن للأعمال التجارية الاستفادة بشكل كامل من آفاق السوق.
# 2. تحليل الفجوة الإستراتيجية
تحليل الفجوة الإستراتيجية ، المعروف أيضًا باسم تحليل فجوة الأداء ، هو تقييم داخلي رسمي أكثر لكيفية عمل الشركة. في الدراسة ، تتم مقارنة الأداء بشكل متكرر مقابل المعايير طويلة الأجل مثل خطة مدتها خمس سنوات أو خطة إستراتيجية.
يمكن أيضًا إجراء تحليل استراتيجي للفجوة لتقييم مدى جودة أداء الأعمال التجارية مقارنةً بمنافسيها. يمكن أن يكشف هذا النوع من البحث كيف توظف الشركات الأخرى الموظفين أو الموارد بطرق أكثر ذكاءً واستراتيجية. قد يكون من الصعب الحصول على هذا النوع من المعلومات ، لا سيما إذا كان لدى الموظفين المغادرين اتفاقيات عدم إفشاء سارية وأن الشركة تحجب القليل من المعلومات المتعلقة بالعملية عن عامة الناس.
# 3. تحليل فجوة الربح / المالية
من خلال التركيز على التدابير المالية ، قد تقرر الشركة التقييم المباشر للمكان الذي قد تفتقر إليه مقارنة بمنافسيها. مقارنات الأسعار ، ونسب الهامش ، وتوفير تدريب إضافي للموظفين الحاليين لاكتساب قدرات جديدة ، أو البحث عن خبرات خارجية لتوظيف موظفين جدد.
بالنسبة للشركات المبتكرة التي تعتمد على امتلاك مجموعات مهارات محددة لتظل منافسة (أو قادة الصناعة) ، فإن هذا النوع من الدراسة مهم بشكل خاص. بالإضافة إلى ذلك ، تعد دراسة فجوة المهارات ضرورية للشركات الصغيرة التي تعتمد على قوة عاملة أصغر للعمل. في هذه الحالة ، يحتاج الأشخاص في كثير من الأحيان إلى مجموعة واسعة من المهارات القابلة للتكيف التي يمكن أن تكون ذات قيمة في العديد من المجالات المتعلقة بالأعمال.
# 5. تحليل فجوة الامتثال
يقارن تحليل فجوة الامتثال أداء الشركة بمجموعة من اللوائح الخارجية التي تحدد كيفية القيام بشيء ما. يستخدم هذا التحليل في كثير من الأحيان خدمات التدقيق الداخلي. على سبيل المثال ، قد تجري شركة ما تقييمًا داخليًا لإجراءاتها المحاسبية وإعداد التقارير قبل مطالبة المدقق الخارجي بتقييم بياناتها المالية.
مقارنة بالأشكال الإستراتيجية الأخرى لتحليل الثغرات ، فإن تحليل الامتثال أكثر دفاعية ووقائية. بدلاً من تحليل الثغرات لمحاولة زيادة حصة السوق ، يهدف تحليل فجوة الامتثال ، على سبيل المثال ، في كثير من الأحيان إلى الامتثال للقواعد ، وتجنب العقوبات ، والوفاء بالتزامات الإبلاغ ، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية الخارجية.
# 6. تحليل الفجوة في تطوير المنتج
يمكن إجراء تحليلات الثغرات عندما تقوم الشركة بتطوير منتجات جديدة لتحديد الميزات التي ستلبي طلب المستهلك. عند تطوير البرامج أو العناصر التي يستغرق بناؤها وقتًا طويلاً ، يتم استخدام هذا الشكل من تحليل الفجوات بشكل متكرر.
قد تقوم الشركة بتقييم عناصر المنتج أو الخدمة التي تم تنفيذها بشكل فعال أو تأخيرها أو حذفها عن قصد. قد تقوم الشركة بعد ذلك بتقييم كيفية تغيير خطة منتجاتها بشكل مستمر وما إذا كانت لديها الموارد الداخلية لسد الفجوات الداخلية. هذه الفجوات مطلوبة لاستكمال تطوير المنتج من خلال الجمع بين الأنواع المختلفة لتحليل الفجوات المذكورة أعلاه.
# 7. يحتاج إلى تحليل الفجوة
على غرار تحليل فجوة المهارات ، ينظر تقييم فجوة الاحتياجات في جميع الأشياء التي تتطلبها المنظمة ، وليس فقط قدرات الموظفين ، لتحقيق الهدف. ما هي المواد التي تحتاجها؟ المعدات والمعرفة والمالية والالتزام باللوائح
لا توجد قوانين؛ عند إجراء تقييم للمتطلبات ، يمكنك ويجب عليك التفكير في أي مورد مطلوب لسد الفجوة بين الوضع الحالي والحالة المستقبلية المرغوبة. قد يكون شيئًا مهمًا ، مثل مكتب إقليمي جديد ، أو شيئًا متواضعًا ، مثل قهوة إضافية للعمل الإضافي.
# 8. تحليل الفجوة الصحية
قطاع الرعاية الصحية الحالي عبارة عن شبكة معقدة من صناديق المرضى ومقدمي التأمين والمرافق الطبية والعيادات والمستشفيات والمرضى. علاوة على ذلك ، هناك منافسة شرسة. يجب على مقدمي الرعاية الصحية بذل الكثير من الجهد لتلبية المتطلبات القانونية مثل HIPAA مع توفير رعاية المرضى من الدرجة الأولى للتنافس.
يتم استخدام تحليل الثغرات من قبل مجموعة متنوعة من المنظمات الصحية للتأكد من أنها تحرز تقدمًا مستمرًا نحو أهدافها. وهذا يشمل المستشفيات العامة وشركات الصحة الخاصة والمنظمات الصحية الدولية مثل منظمة الصحة العالمية. على سبيل المثال ، يمكن أن تساعد تحليلات الثغرات مؤسسات الرعاية الصحية في تحديد البائعين الخارجيين الذين يمكنهم الوصول إلى المعلومات الصحية المحمية للمريض (PHI). وبالتالي ، يجب عليها الالتزام بلوائح HIPAA من خلال توقيع اتفاقية شراكة أعمال (BAA).
ماذا يحتوي نموذج تحليل الثغرات؟
على الرغم من أن مناهج تحليل الثغرات يمكن أن تكون مفاهيمية وملموسة على حد سواء ، إلا أن نماذج تقييم الثغرات غالبًا ما تتضمن العناصر الأساسية التالية:
# 1. الوضع الحالي
قد يكون العمود الأول في نموذج تحليل الفجوات بعنوان "الحالة الحالية". يستخدم المصطلحات الواقعية لتحديد الإجراءات والسمات والميزات التي تريد الشركة تعزيزها.
قد تكون مجالات التركيز واسعة ، تستهدف الشركة بأكملها ، أو صغيرة ، تركز على نشاط تجاري واحد. يعتمد القرار على الأهداف التي تأمل المنظمة في تحقيقها.
يمكن تحليل هذه المجالات البؤرية كميًا - على سبيل المثال ، عن طريق حساب عدد مكالمات العملاء التي تم الرد عليها في فترة زمنية معينة - أو نوعًا ، من خلال النظر في تنوع مكان العمل.
# 2. الدولة القادمة
بالإضافة إلى ذلك ، يجب تضمين عمود بعنوان "الحالة المستقبلية" يصف الحالة المرغوبة للمنظمة في تقرير تحليل الاحتياجات.
يمكن أيضًا كتابة هذا الجزء بعبارات محددة وقابلة للقياس ، مثل "محاولة زيادة عدد مكالمات العملاء التي تمت معالجتها بنسبة مئوية معينة خلال إطار زمني معين". بدلاً من ذلك ، يمكن أن تتم صياغته على نطاق واسع على أنه "العمل من أجل ثقافة مكتبية أكثر شمولاً".
# 3. تفسير الفجوة
أولاً ، يجب أن يحدد هذا العمود ما إذا كان هناك فرق بين الحالة الحالية للشركة وإمكاناتها. إذا كان الأمر كذلك ، يجب أن يحدد وصف الفجوة ما هي الفجوة والقضايا الأساسية التي أدت إليها.
يتم سرد هذه العوامل في هذا العمود بطريقة غير متحيزة ومفهومة. قد تكون هذه العناصر كمية أو نوعية ، تشبه إلى حد كبير أوصاف الدولة. قد يشيرون إلى أشياء مثل غياب برامج التنوع أو التناقض بين الأرقام الفعلية والمطلوبة للمكالمات التي تم إرسالها.
# 4. المقترحات والمراحل التالية
يجب أن يتضمن تقرير تحليل الفجوة عمودًا نهائيًا يسرد جميع الإصلاحات الممكنة التي قد يتم وضعها في مكانها الصحيح. هذا لسد الفجوة بين الحاضر والمستقبل المنشود.
يجب أن تكون هذه الأهداف ملموسة ، وتتناول على وجه التحديد العناصر المحددة في وصف الفجوة ، وأن يتم التعبير عنها بلغة مقنعة ونشطة. يجب أن يكون لديهم أهداف محددة وموعد نهائي للوصول إليها.
يمكن أن تتضمن الخطوات التالية توظيف عدد معين من العمال الإضافيين للرد على مكالمات العملاء ، أو تنفيذ تقارير حجم المكالمات ، أو بدء برامج وموارد تنوع مكتبية معينة.
أمثلة على تحليل الثغرات
يمنحك تحليل الثغرات إطارًا مرجعيًا لتقييم كيفية أداء الاستراتيجيات والتقنيات والإجراءات لشركتك. هذا يساعد المنظمة في التقدم نحو هدفها مع إزالة المخاطر والأخطاء على طول الطريق.
لنلقِ نظرة على بعض الأمثلة على تحليل الفجوات:
# 1. التقييم الفردي
يمكن للموظفين استخدام تحليل الفجوة لفحص مكان ضعف أدائهم وكيف يمكنهم سد الفجوة عن طريق بذل جهد إضافي.
يتم النظر في الأفراد في هذا التحليل. عندما يتأخر قسم في مؤسسة ما في تحقيق النتيجة المرجوة ، يجب على أعضاء الفريق في هذا القسم تقييم أدائهم لتحديد مكان إهدار الجهود.
# 2. منتج جديد تمامًا
قد تستخدم الشركة تحليل الفجوة بعد إطلاق منتج جديد. هذا للمساعدة في تحديد المواضع التي تتقلب فيها المبيعات وإجراء التعديلات المطلوبة.
قد لا يقدم المنتج ما هو متوقع ، مما يفسر سبب فشل المبيعات في تحقيق التوقعات. في هذه الحالات ، يجب على فريق الإنتاج تجربة طرق بديلة لتصنيع المنتج لجعله أكثر فعالية وقابلية للتسويق.
ما هي المكونات الأساسية الثلاثة لتحليل الفجوة؟
الحالة الحالية ، الحالة المطلوبة ، والفجوة هي العناصر الأساسية الثلاثة لتحليل الاحتياجات. الطريقة التي يتم بها استخدام ممارسات الشركة وعملياتها هي الوضع الحالي. حيث يأمل العمل أن يكون في المستقبل هو الحالة المثالية. عادة ، هذا يعني أيضًا زيادة الفعالية والكفاءة.
ما هو الاسم الآخر لتحليل الفجوة؟
يمكن أيضًا استخدام "تحليل الاحتياجات" أو "تقييم الاحتياجات" لوصف تحليل الفجوة. يشار إلى المسافة بين "مكان وجودنا" كشركة (الحالة الحالية) و "المكان الذي نريد أن نكون فيه" (الحالة المستهدفة أو الدولة المرغوبة) باسم "الفجوة" في عملية تقييم الفجوة.
هل تحليل SWOT هو تحليل فجوة؟
أحد الأمثلة على تحليل الثغرات هو تحليل SWOT. يعد استخدام مخطط SWOT طريقة رائعة لتقييم الوضع الحالي للشركة ، ومكانها في السوق ، والأشياء التي تقوم بها بشكل صحيح ، والمجالات التي قد تتحسن فيها. لذا ، فإن إحدى الأدوات لتحديد نقاط الضعف في مسعى مؤسسي أو تجاري هي تحليل SWOT.
نبذة عامة
تحليل الفجوة هو طريقة يمكن للشركات استخدامها لتقييم مكانهم الآن. يمكن استخدامه أيضًا لاختيار المكان الذي يريدون أن يكونوا فيه في المستقبل ووضع استراتيجية لسد الفجوة. قد تقرر الشركة التي تواجه صعوبات تشغيلية أو ترغب في أن تصبح أكثر استراتيجية القيام بتحليل الفجوة. في أي من السيناريوهين ، يمكن أن تساعد العديد من الأدوات الأعمال في إنشاء وتنفيذ خطة طويلة الأجل ، بما في ذلك تحليل SWOT ، وتحليل PEST (LE) ، إلخ.
مقالات ذات صلة
- تأمين الثغرات: المعنى ، كيف يعمل وكل ما يجب أن تعرفه
- جاب للتأمين الصحي: التغطية والخطط وما تحتاجه !!!
- سنة الفجوة: المعنى ، البرنامج ، الأفكار ، الإيجابيات والسلبيات
- شعار جاب: ما المعنى وراء الشعار؟ دليل مفصل
- أعمال التجارة الإلكترونية: الأفكار والنماذج و 2023 دليل كيفية البدء
مراجع حسابات
