تقوم الشركات بشكل متزايد بشراء برامج إعداد التقارير المالية لتبسيط العمليات الصعبة التي تتطلب مهارات متخصصة للحصول على نتائج دقيقة وموثوقة. ولكن مع وجود خيارات باهظة الثمن لتطبيقات الفواتير والفوترة، يصبح اتخاذ القرار أمرًا مربكًا للغاية.
تابع القراءة لمراجعة أفضل تطبيقات الفواتير والفوترة المجانية.
ما هي الفاتورة؟
الفاتورة عبارة عن مستند تجاري مختوم زمنيًا يفصل ويسجل معاملة بين المشتري والبائع. إذا تم شراء المنتجات أو الخدمات بالدين، تحدد الفاتورة عادةً شروط المعاملة وتوفر معلومات حول خيارات الدفع المتنوعة.
يعتبر الإيصال الورقي أو فاتورة البيع أو مذكرة الخصم أو فاتورة المبيعات أو السجل الإلكتروني عبر الإنترنت كلها أمثلة على الفواتير.
العناصر الأساسية للفاتورة
يجب أن تشير الفاتورة إلى أنها فاتورة في مقدمة الفاتورة. وغالبًا ما يكون لها هوية مميزة تُعرف برقم الفاتورة، والتي يمكن استخدامها لكل من المراجع الداخلية والخارجية. في معظم الحالات، تحتوي الفاتورة على معلومات الاتصال الخاصة بالبائع أو مزود الخدمة في حالة حدوث مشكلة في الفواتير.
# 1. شروط
يتم تضمين شروط الدفع في الفاتورة، بالإضافة إلى المعلومات المتعلقة بأي خصومات أو تفاصيل الدفع المبكر أو الرسوم المالية المتكبدة بسبب الدفعات المتأخرة. كما يوضح أيضًا تكلفة وحدة العنصر، وإجمالي عدد الوحدات المشتراة، والشحن، والمناولة، والشحن، وتكاليف الضرائب المطبقة، بالإضافة إلى إجمالي المبلغ المستحق.
#2. التوقيت والطباعة
يمكن للشركات إرسال كشف حساب شهري في نهاية الشهر كفاتورة لجميع المعاملات المعلقة. وفي هذه الحالة، يجب أن يوضح البيان أنه لن يتم إرسال فواتير إضافية. تاريخيًا، تم توثيق الفواتير على الورق، مع إعداد العديد من النسخ للتأكد من أن كل من المشتري والبائع لديه سجل للمعاملة.
أصبحت الفواتير التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر شائعة جدًا الآن. ويمكن إنتاجها عند الطلب أو نشرها عبر البريد الإلكتروني لكل طرف. تُسهل السجلات الإلكترونية أيضًا العثور على المعاملات وفرزها بناءً على الرقم أو التاريخ أو السلعة أو العميل.
# 3. برو فورما
الفاتورة المبدئية هي مسودة فاتورة بيع تُعطى للمشترين قبل شحن البضائع أو تسليمها. في معظم الحالات، ستوضح الفاتورة العناصر التي تم شراؤها بالإضافة إلى تفاصيل مهمة أخرى مثل وزن الشحن ورسوم النقل. وفي المعاملات الأجنبية، تُستخدم الفواتير المبدئية على نطاق واسع، ولا سيما للأغراض الجمركية على الواردات.
#4. تاريخ الفاتورة
تاريخ الفاتورة هو التاريخ الذي تم فيه إصدار فواتير العناصر، وتم توثيق المعاملة قانونيًا. ونتيجة لذلك، نظرًا لأن تاريخ الفاتورة يحدد مدة ائتمان الفاتورة وتاريخ استحقاقها، فإنه يوفر معلومات الدفع الأساسية. يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية بشكل خاص للشركات التي تقدم الائتمان، مثل Net 30، مما يعني أن الدفع مستحق خلال 30 يومًا.
وبالمثل، فإن الشركات التي تسمح للعملاء بإرجاع العناصر عادة ما يكون لها موعد نهائي يعتمد على عدد معين من الأيام من تاريخ الشراء، المذكور في الفاتورة.
# 5. الفواتير الإلكترونية
منذ بداية عصر الكمبيوتر، وجد الأفراد والشركات أنه من الأسهل الاعتماد على الفواتير الإلكترونية كبديل للورق. الفوترة الإلكترونية، والمعروفة غالبًا باسم الفوترة الإلكترونية، هي نوع من الفوترة الإلكترونية التي تقوم بإنشاء مستندات المعاملات وحفظها وتتبعها بين الأطراف. ونتيجة لذلك، يتم الوفاء بالتزامات اتفاقياتهم.
ما هي مزايا استخدام تطبيق الفاتورة والفوترة
يمكن أن يزيد من الكفاءة التشغيلية للشركة ودقة البيانات ورؤية المعلومات المالية بشكل كبير. يتم استخدام برامج المحاسبة بشكل متكرر لأتمتة وتبسيط إجراءات مسك الدفاتر اليومية.
وفي الوقت نفسه، توفر المنتجات الأخرى مزايا إضافية للشركات النامية، مثل إدارة الضرائب العالمية والامتثال لمعايير المحاسبة العالمية. بالإضافة إلى الفوائد الموضحة أعلاه، تتضمن بعض المزايا المهمة لبرنامج إعداد التقارير المالية الجيد ما يلي:
# 1. زيادة الدقة
من خلال أتمتة إدخال البيانات والعمليات المحاسبية الأخرى، تقلل برامج المحاسبة بشكل كبير من احتمالية حدوث خطأ بشري. يؤدي تخزين جميع البيانات المالية في نظام واحد إلى تقليل احتمالية حدوث أخطاء عند نسخ البيانات ولصقها بين البرامج.
#2. تحسين الكفاءة التشغيلية
تعمل برامج المحاسبة على تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال أتمتة المهام المالية اليومية مثل إدخال المعاملات وإنتاج الفواتير ودفع الفواتير. تعمل الأتمتة على زيادة عائد الاستثمار لبرامج المحاسبة بشكل كبير لأنها تحرر الموظفين للتركيز على حل المشكلات والتحليل مع تسريع معالجة الأعمال الورقية أيضًا.
فهو يساعد على التفاعل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مما يسمح للشركات بإدارة مؤسستها بالكامل باستخدام مجموعة واحدة من التطبيقات، وتقليل إدخال البيانات المتكررة، وتسريع سير العمل، وتحسين الاتصال بين الأقسام.
#3. الرؤية والتعاون في الوقت الفعلي عبر المؤسسة بأكملها
يحصل المديرون وأعضاء الفريق على إمكانية الوصول الفوري إلى البيانات المالية، مثل المدفوعات وأرصدة الحسابات والمبيعات، مما يقدم صورة شاملة لأنشطة الشركة.
يمكنهم تقييم نقاط قوة الشركة بسرعة واكتشاف أي مخاوف تحتاج إلى حل باستخدام التقارير ولوحات المعلومات وأدوات التحليل الأخرى القابلة للتخصيص. يمكن للمديرين الحصول على رؤى مهمة من بيانات الشركة، مما يسمح لهم باتخاذ قرارات مدروسة حول تنفيذ استراتيجيات جديدة والتكيف مع تطورات السوق.
توفر برامج المحاسبة اليوم للمؤسسة إمكانية الوصول الفوري إلى معلومات دقيقة وشاملة من جميع الأقسام.
# 4. قابلية التوسع
يمكن أن يساعدك برنامج المحاسبة المناسب لمؤسستك على النمو من خلال السماح لك بالتوسع بفعالية. تعمل برامج المحاسبة المستندة إلى السحابة على تبسيط نمو الشركة من خلال القضاء على الحاجة إلى تثبيت الأجهزة باهظة الثمن أو البرامج في الموقع، مما يسمح بوظيفة فعالة وإضافة المستخدم.
تهدف برامج المحاسبة إلى تلبية الاحتياجات المعقدة للشركات المتوسعة، مثل العمليات الأجنبية والعملات العديدة والشركات التابعة.
#5. العمليات المالية التي يتم تسريعها
تعمل أنظمة المحاسبة على تبسيط العمليات المالية التي قد تستغرق وقتًا طويلاً. فهي تساعد الشركات على توحيد المعلومات وتسويتها لتسريع إجراءات الإغلاق المالي وتقليل الجهد في نهاية كل فترة.
يمكن للشركات إعداد البيانات المالية بشكل أكثر كفاءة والوفاء بالمواعيد النهائية لتقديم التقارير بفضل التقارير المالية المدمجة.
#6. تحسين الميزانية والتنبؤ
من خلال تحليل بيانات الأعمال التاريخية والحالية، تستخدم أنظمة المحاسبة الرائدة إعداد الميزانية والتنبؤ لتوقع الإيرادات والنفقات والربحية المستقبلية للشركة بشكل فعال.
#7. الامتثال للوائح الضريبية والمحاسبية
تعد برامج المحاسبة أداة بالغة الأهمية تستخدمها المؤسسات للحفاظ على الامتثال للوائح المحاسبية في كل بلد تعمل فيه.
على سبيل المثال، يمكن لبعض البرامج أتمتة الامتثال لمبادئ المحاسبة المقبولة عموماً في الولايات المتحدة والمعايير الدولية لإعداد التقارير المالية، مما يسمح للشركات بتقليل عملياتها المحاسبية.
#8. زيادة الأمن والاتساق
يستخدم برنامج المحاسبة ميزات الأمان مثل التشفير وقيود الوصول المخصصة لضمان وصول الأفراد المصرح لهم فقط إلى البيانات المهمة. تقوم أنظمة المحاسبة في كثير من الأحيان بحفظ البيانات المالية في السحابة، مما يسمح بالوصول المستمر حتى أثناء انقطاع التيار الكهربائي أو الكوارث الطبيعية.
يتطلب اختيار برنامج المحاسبة الصحيح دراسة شاملة للميزات للتأكد من مطابقته لمتطلبات شركتك وتجنب الأخطاء المحتملة في عملية الاختيار.
أفضل تطبيقات الفواتير والفواتير المجانية
#1. Xero: ممتاز للشركات الناشئة
تستخدم المؤسسات من جميع الأحجام وعبر مجموعة متنوعة من الصناعات Xero كأداة محاسبية شائعة. إنه حل سهل الاستخدام لإعداد التقارير المالية ويتضمن جميع الإمكانات التي تحتاجها المؤسسات الصغيرة والشركات الناشئة.
يتضمن البرنامج تسويات آلية، وتقديرات للأرصدة المصرفية، وتوقعات التدفق النقدي المدعومة بالذكاء الاصطناعي، وتقارير مالية مخصصة بسهولة. توفر Xero منصة مرنة تحتوي على العديد من العملات، وعدد لا محدود من حسابات العملاء والمستخدمين، بالإضافة إلى الدعم الكامل والدورات التدريبية عبر الإنترنت.
تم دمج أكثر من 1,000 تطبيق في النظام الأساسي، بما في ذلك Shopify وHubSpot وMailChimp وFloat وAccelo وغيرها.
يعد Xero اقتصاديًا بشكل لا يصدق ويوفر العديد من الامتيازات، مثل عدد غير محدود من المستخدمين، وإمكانات إصدار الفواتير، والتقاط الإيصالات تلقائيًا. تتمثل الجوانب السلبية في الميزات المحدودة لخطة مستوى الدخول والتوافر الحصري للخطة العليا بعدة عملات.
# 3. تيبالتي
Tipalti هو برنامج أتمتة مالية رائد في السوق يتمتع بإمكانات واسعة النطاق لإعداد التقارير المالية. تتوفر تقنيات التقارير المالية والأتمتة والضوابط الداخلية لإعداد التقارير المالية (ICFR) والمشتريات والحسابات الدولية الدائنة من خلال النظام.
تتضمن المنصة إمكانيات التحقق التلقائي من المورد قبل الموافقة عليه، والرقابة الداخلية، وتقييم المخاطر. فهو يبحث بكفاءة عن الموردين بحثًا عن المستفيدين المشكوك فيهم والمدرجين في قوائم مكافحة المخدرات ومكافحة الإرهاب وقوائم مكتب مراقبة الأصول الأجنبية (OFAC)، مما يسمح بإجراء تسويات فورية واكتشاف المدفوعات الاحتيالية.
# 4. سيج انتاككت
Sage Intacct هو حل برمجي لإعداد التقارير المالية قائم على السحابة للشركات المتنامية التي تضم محاسبين داخليين أو فرق محاسبة. نظرًا لسير العمل المخصص، وميزات إعداد التقارير المالية التلقائية، ومسارات التدقيق الشاملة، فهو حل موصى به للغاية للمؤسسات النامية.
تتيح أداة "Intelligent GL" (دفتر الأستاذ العام) إجراء مراجعة سريعة لآلاف المعاملات للعثور على العيوب والأخطاء، وبالتالي تسريع عمليات الدمج.
يعد Sage Intacct خيارًا ممتازًا للشركات التي تضم العديد من الأقسام أو الشركات التابعة التي تتطلع إلى تحسين إجراءات الدمج المالي وإعداد التقارير. تعد Salesforce وWorkato وSolver وVersapay وOmnidek وTipalti وPaychex وWorkiva من بين المنصات التي تم دمجها.
يقدم Sage Intacct فوائد متنوعة، بما في ذلك واجهة أتمتة سير العمل سهلة الاستخدام والحلول الخاصة بالصناعة. تشمل عيوب النظام عدم شفافية التسعير وعدم القدرة على تعديل الدفعات اليدوية.
#5. Oracle NetSuite: الأفضل للشركات العالمية:
NetSuite هو حل متكامل لإعداد التقارير المالية يتضمن البيانات المالية وإدارة المخزون وتخطيط موارد المؤسسات (ERP) والتجارة وإدارة سلسلة التوريد.
البرنامج قابل للتكيف للغاية، مع إمكانات متقدمة مثل التحليلات المضمنة، والواجهات سهلة الاستخدام، والقدرة على استرداد بيانات محددة لأي فترة.
تتميز لوحات معلومات Oracle بأنها محددة الأدوار وقابلة للتخصيص، مما يسمح للمستخدمين بتخصيص تجربتهم وفقًا لمتطلباتهم الفردية. تعد Shopify وAmazon Supply Chain وShipStation وAdobe Commerce وMicrosoft Excel وBIRST وAdaptive وOracle Analytics Cloud من بين عمليات التكامل.
تشمل مزايا هذا البرنامج قابليته الكبيرة للتخصيص، ولوحات المعلومات والتحليلات المعدة مسبقًا، وميزات تخطيط موارد المؤسسات (ERP). ولها قيود كبيرة، مثل تكاليف بدء التشغيل الباهظة ومنحنى التعلم الحاد.
#6. المكعب: ممتاز للتطوير
The Cube عبارة عن أداة للتخطيط والتحليل المالي على شبكة الإنترنت تساعد الشركات على إنشاء خطط استراتيجية وإجراء دراسات الحساسية ومزامنة البيانات عبر العديد من المنصات.
تم اختيار Cube لاتصالها ببرنامجي Excel وGoogle Sheets، مما يمكّن الفرق من إدارة الميزانية والتنبؤ وإعداد تقارير البيانات المالية بسهولة أكبر من خلال سير العمل القابل للتكوين.
بالنسبة لعمليات الدمج المالي وتعيينات حساب دفتر الأستاذ العام، يشتمل البرنامج على إمكانات مثل مسارات التدقيق الآلية ولوحات المعلومات المخصصة وقواعد البيانات المحفوظة. كما يتم دعم Quickbooks وSalesforce وSage Intacct وXero وNetSuite وGoogle Sheets وHubSpot.
يتمتع البرنامج بفوائد متعددة، بما في ذلك القدرة على الاتصال بمصادر بيانات متعددة، وواجهة سهلة الاستخدام، ومساعدة سريعة للعملاء. العيوب الرئيسية لهذا المنتج هي سعره الباهظ وعدم وجود قدرات قمع الصفر.
#7. Freshbooks: ممتاز لأولئك الذين لديهم ميزانية محدودة
Freshbooks هو برنامج محاسبة منخفض التكلفة وسهل الاستخدام ومثالي للمؤسسات الصغيرة والمستقلين ورواد الأعمال المنفردين.
يحتوي الحل على ميزات رائعة مثل البيانات المالية السنوية والمؤقتة، ومزامنة الحساب المصرفي، وإعداد التقارير الضريبية الشاملة. يوفر Freshbooks، بالإضافة إلى إمكانية إعداد التقارير الأساسية، عددًا من خيارات إعداد التقارير المالية، مثل الفواتير وإدارة العملاء والمدفوعات وإدارة الإنفاق.
تعد Hubspot وQuickBooks وGoogle Sheets وPayPal وGmail وWooCommerce وSquare وShopify من بين الموصلات. علاوة على ذلك، فإن البرنامج سهل الاستخدام؛ فهو يتفاعل مع البنك الذي تتعامل معه لتسهيل التسوية ويوفر فواتير قابلة للتكوين وتخطيطات للبريد الإلكتروني.
#8. Budgyt: ممتاز للمشاريع الصغيرة
يوفر هذا البرنامج المستند إلى السحابة أدوات التخطيط المالي وإعداد التقارير المتقدمة.
برنامج إدارة الميزانية سهل الاستخدام ويتضمن ميزات مثل التعاون بين الأقسام المتعددة، وتحليل البيانات على مستوى المعاملات، والتنبؤ السريع، ومسارات التدقيق، وضوابط الوصول المستندة إلى المستخدم.
علاوة على ذلك، توفر Budgyt ثروة من الموارد التعليمية والإرشادات، مثل الندوات عبر الإنترنت ومقاطع الفيديو والتدريب الشخصي والوثائق، التي يمكن للمستخدمين الاستفادة منها بشكل جيد.
يدعم Budgyt تكاملات Quickbooks وXero وConnectWise وGreat Plains وOracle NetSuite وSage Intacct وSAP وPeopleSoft وLawson.
تشمل مزايا هذا الحل إمكانيات إعداد الميزانية والتنبؤ، ومساعدة العملاء الجيدة، ودعم المنتج الواسع، وأدلة التدريب الشاملة. لديها عمليات تكامل محدودة وهي باهظة الثمن إلى حد ما بالنسبة للمؤسسات الصغيرة.
#9. برنامج Insight: ممتاز للتقارير المخصصة
أصبح تصدير البيانات من أنظمة ERP أو EPM إلى Excel أسهل باستخدام برنامج Insight، مما يتيح إنشاء لوحات معلومات مخصصة. نظرًا لتقارير Excel المخصصة، والاتصال بتخطيط الأقسام، والإدارة الفعالة لسير العمل، أضفت برنامجًا للرؤى إلى قائمتي.
يتم تضمين تقادم الحسابات الدائنة (A/P) والحسابات القابلة للمراجعة (A/R)، والاستعلامات المكونة مسبقًا، ومسارات التدقيق، والنموذج البسيط، والتقرير، وتصميم لوحة المعلومات، بالإضافة إلى إمكانات الإعداد التلقائي والتنسيق، في برمجة.
يسهل منشئ التقارير إنشاء تقارير مالية مخصصة لأعضاء الفريق. تعد Microsoft Dynamics وSage Intacct وOracle NetSuite وSAP من بين عمليات التكامل.
يتمتع هذا التطبيق بفوائد مثل واجهة جدول البيانات سهلة الاستخدام، واستيراد البيانات بسرعة، وخيارات إعداد التقارير المخصصة. هناك قيود على برامج الرؤى، مثل الأدوات التحليلية المقيدة، وقد تكون باهظة التكلفة بالنسبة للفرق الصغيرة.
#10. خادم جداول البيانات: الحل الأكثر فعالية المستند إلى برنامج Excel
يُعد خادم جداول البيانات الخاص ببرنامج Insights وظيفة إضافية سهلة الاستخدام لبرنامج Microsoft Excel توفر التحليل وإعداد التقارير المباشرة للبيانات من حل ERP الخاص بك.
يعد Spreadsheet Server تطبيقًا لإعداد التقارير المالية قابلاً للتخصيص بدرجة كبيرة ويسمح للمستخدمين باستيراد البيانات من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الرئيسية إلى Excel وإنشاء مجموعة متنوعة من التقارير ولوحات المعلومات.
تعد قوالب التقارير ولوحات المعلومات المخصصة وأذونات المستخدم المستندة إلى الأدوار وتحليل التباين وأدوات إعداد التقارير المخصصة من بين الإمكانات التي يوفرها البرنامج. تعد Excel وOracle NetSuite وSAP Business One وCMiC وSYSPRO وWorkday وMYOB وSage وBannerFlow من بين عمليات التكامل.
تشمل مزايا هذه الأداة المستوى العالي من التخصيص، وعمليات البحث عن البيانات التي تم تكوينها مسبقًا، والاتصال السلس ببرنامج Excel. أحد عيوب البرنامج هو أنه يدعم ثماني لغات فقط، وقد يكون هناك منحنى تعليمي للأفراد الجدد في الحلول المستندة إلى Excel.
هل هناك طريقة لإنشاء الفواتير مجانا؟
تتيح لك أداة إنشاء الفواتير المجانية من Canva إنشاء فواتير ذات مظهر احترافي لعملائك بسرعة. حافظ على اتساق العلامة التجارية عن طريق إضافة شعارك وألوان علامتك التجارية وخطوطك بسرعة إلى مئات من قوالب الفواتير القابلة للتخصيص.
كيف أرسل فاتورة بدون رسوم؟
نظرًا لعدم وجود رسوم مخفية، يعد Zoho Invoice واحدًا من أفضل حلول برامج الفوترة المجانية. عندما يقوم العملاء بدفع فاتورة، يجب عليك دفع أي رسوم معاملات. تُعد Authorize.net وStripe وBraintree وACH Payments مجرد عدد قليل من بوابات الدفع التي تدعمها Zoho Invoice.
هل فواتير جوجل مجانية؟
يتيح لك محرر مستندات Google إنشاء فواتير مخصصة مستندة إلى السحابة مجانًا، إما عن طريق تنزيل قالب احترافي قابل للتكوين بالكامل أو عن طريق تصميم الفاتورة من البداية.
هل لدى Google نظام فاتورة؟
Google Workspace Marketplace – الفاتورة. نظرة عامة إن الفاتورة عبارة عن نظام فواتير يُسهّل على الشركات من جميع الأحجام إصدار الفواتير والحصول على الأموال عبر الإنترنت (عرض الفواتير الإلكترونية ودفعها). نحن نمكن الشركات من قبول المدفوعات عبر الإنترنت في غضون ثوانٍ، بما في ذلك بطاقات الائتمان وACH وBitcoin وPayPal...
وفي الختام
يصبح الالتزام بالقواعد واللوائح المحاسبية أمرًا صعبًا بدون برامج إعداد التقارير المالية. تعمل برامج إعداد التقارير المالية أيضًا على تقليل أخطاء البيانات المالية والتناقضات الناجمة عن العمليات اليدوية.
ومع ذلك، قبل تنفيذ أي حل، تأكد من الموازنة بعناية بين مزايا وعيوب كل برنامج لإعداد التقارير المالية، وإشراك فرقك في المشاورة لتحديد أفضل حل لشركتك. أخيرًا، لضمان عملية إعداد تقارير مالية سلسة وناجحة، خذ الوقت الكافي للاستماع جيدًا للمعلومات والتفكير فيها.
- الفاتورة المحاسبية: التعريف ، وكيفية تسجيلها ، والبرامج المجانية
- ماذا تعني الفاتورة: التعريف والأنواع والعناصر وسبب أهميتها
- 2023 أفضل برنامج محاسبة مجاني للأعمال الصغيرة (محدث)
- شروط الدفع NET 30: المعنى والأمثلة والأسباب التي تجعلك تستخدمها أم لا
- شروط الدفع: كيفية استخدام أفضل شروط الدفع
مراجع حسابات
