هل تعتقد أنك لست بحاجة إلى عناء إنشاء دليل موظف قوي؟ فكر مرة أخرى.
مع نمو شركتك ، يعمل دليل الموظف كدليل لما يمكن أن يتوقعه موظفوك منك وما تتوقعه منهم. لذلك ، ما لم تكن موظفًا واحدًا في شركتك ، أو تدير شركة عائلية مع أنت وحدك وأختك وابن عمك كموظفين ، فأنت بحاجة إلى دليل الموظف. من ناحية أخرى ، قد يكون إنشاء دليل الموظف مهمة شاقة. تناقش هذه المقالة فوائد دليل الموظف ، وما يجب تضمينه في دليل الموظف ، ومدى تكرار مراجعة دليل الموظف وتحديثه.
ما هو دليل الموظف؟
غالبًا ما تُعرف كتيبات الموظفين باسم أدلة الموظفين الميدانية أو أدلة الموظفين. يُعلم الموظفين والموظفين الجدد عن الشركة ، مثل:
- الرسالة
- الرؤية
- القيم
- السياسات
- الإجراءات
- ظروف مكان العمل
- توقعات السلوك / قواعد السلوك
هذه المعلومات مهمة بالنسبة للموظفين الجدد للبدء في يومهم الأول. يجب أن يكون لديهم فهم قوي للشركة بعد قراءة الكتيب ، بما في ذلك كيفية إنجاز الأشياء وما هو متوقع منها. وهذا يمنحهم مزيدًا من الثقة في الاقتراب من عملهم ويعزز كفاءتهم على الفور.
يمكن للموظفين الحاليين استخدام الكتيب كمورد كلما احتاجوا إلى معرفة بمكان العمل ، مثل إجراءات كشوف المرتبات أو حقوقهم في العمل.
يجب إعطاء الكتيب للموظفين الجدد في أول يوم عمل لهم. في كل مرة يتم فيها تحديث الكتيب ، يجب أن يتلقى الموظفون الحاليون نسخة منه.
ما الذي يجب تضمينه في دليل الموظف؟
يجب تقسيم دليل الموظف إلى أجزاء بحيث يمكن توفير مجموعة واسعة من المعلومات.
فيما يلي بعض الأمثلة لما يجب تضمينه في دليل الموظف:
- أساسيات التوظيف
- السياسات في مكان العمل
- مدونة لقواعد السلوك
- التعويضات والسلف
- المزايا والمزايا
- ساعات العمل ، والإجازات المدفوعة ، والإجازة
- استقالة وفصل الموظف.
من خلال ربط هذه الأقسام ، يمكنك إنشاء دليل شامل لموظف الشركة. يتضمن النموذج بأكمله هذه العناصر بالإضافة إلى مقدمة لمساعدتك على الترحيب بالموظفين الجدد في مؤسستك.
لمساعدتك أكثر ، إليك شرحنا لما يشتمل عليه كل قسم ، بالإضافة إلى توصيات لتوضيح دليل الموظف الخاص بك لتلبية احتياجات شركتك:
# 1. أساسيات التوظيف
هذا الجزء مفيد إلى حد كبير وسيساعدك في وضع التعريفات الأساسية المتعلقة بالوظيفة. ستبلغ موظفيك بشروط عقدهم وتصنيفهم الوظيفي. يمكنهم الإشارة إلى هذا الجزء كمورد في أي وقت لديهم استفسارات أساسية.
هذا أيضًا مكان جيد لوضع سياسات الحضور. يمكنك أيضًا وصف عملية التوظيف الخاصة بك لمديري التوظيف المحتملين في شركتك.
فيما يلي بعض الأشياء التي يجب ذكرها في قسم أساسيات التوظيف:
- أشكال عقود العمل المختلفة. تحديد الموظفين بدوام كامل وجزئي ، وكذلك المتدربين والمتدربين والعاملين الآخرين.
- تكافؤ فرص العمل. هذا بيان مطلوب ليس فقط للمخاوف القانونية ، ولكن أيضًا لتعزيز الجدارة واحترام الثقافة في عملك.
- عملية التوظيف والاختيار. حدد الخطوات النموذجية في عملية التوظيف هنا. أيضًا ، إذا كنت تجري فحوصات ما قبل التوظيف بشكل متكرر ، فحدد المرحلة التي قد يأمر بها مديرو التوظيف وحتى كيفية التعامل معها. وبالمثل ، إذا كان لديك برنامج إحالة دائم أو تقدم مكافآت إحالة بشكل متكرر ، فهذا موقع جيد لتوضيح النهج والإرشادات ذات الصلة.
- حضور. تحدد سياسات الحضور في الولاية ، على سبيل المثال ، ما يجب على الموظفين فعله إذا لم يتمكنوا من حضور العمل أو الظروف التي قد يُعذر بموجبها الغياب غير المبلغ عنه.
# 2. سياسات مكان العمل
يحدد هذا القسم مكان عملك وكيف ينبغي أن يكون. يتعلق الأمر بظروف عمل موظفيك. قم بتضمين مناهضة التحرش ومعايير الصحة والسلامة في كتيب الموظف الخاص بك لخلق بيئة قانونية وممتعة حيث يمكن لموظفيك الازدهار.
فيما يلي السياسات المضمنة ، جنبًا إلى جنب مع اقتراحات حول كيفية تكييفها لتناسب مكان عملك:
- السرية وأمن البيانات. اذكر هذه القوانين وكيف تضمن الامتثال ، بالإضافة إلى ما تتوقع أن يقوم به موظفوك.
- التحرش والعنف. يعد احترام زملاء العمل ومنهم عنصرًا أساسيًا لبيئة عمل ممتعة. في هذا القسم ، يمكنك التأكيد بشكل لا لبس فيه على التزامك بالقضاء على التحرش والعنف في مكان العمل. ستحدد أيضًا ماهية المضايقة وتناقش العواقب المحتملة.
- الصحة والسلامة في مكان العمل. سيعطي هذا القسم إرشادات للموظفين لاتباعها من أجل الحفاظ على مكان عمل صحي وآمن. يمكنك تضمين الأنشطة التي قامت بها مؤسستك لضمان الامتثال لقوانين الصحة والسلامة المهنية ، وكذلك لحماية الموظفين في الوظائف الخطرة أو في حالة الطوارئ. يتضمن النموذج الخاص بنا أقسامًا حول الوقاية وإدارة الطوارئ والتدخين ومكان عمل خالٍ من العقاقير. إذا كانت مؤسستك لديها متطلبات ذات صلة ، فيمكنك أيضًا تضمين سياسة الصحة العقلية.
# 3. مدونة لقواعد السلوك
تعمل مدونة قواعد السلوك الخاصة بك كمبدأ توجيهي لسلوك الموظف. ستوضح كيف تتوقع أن يعامل الموظفون الآخرين ، سواء كانوا زملاء عمل أو شركاء أو عملاء أو أصحاب مصلحة خارجيين. الأمر كله يتعلق بالأخلاق والثقة ، وخلق بيئة آمنة ومهنية للجميع.
قم بتضمين الأقسام التالية في مدونة قواعد السلوك الخاصة بك:
- اللباس الواجب ارتداؤه. حتى إذا لم يكن لشركتك قواعد لباس معين ، يمكنك الإشارة إليها هنا. يجب أن يكون الموظفون على دراية بما يمكنهم وما لا يمكنهم ارتدائه. وصف المعايير بأكبر قدر ممكن من الدقة ؛ على سبيل المثال ، ماذا تعني "الملابس الرسمية" لمنظمتك؟
- الأدوات الرقمية والأمن السيبراني. عنوان استخدام الإنترنت ، والهواتف المحمولة للشركة ، والبريد الإلكتروني للشركة ، واستخدام الوسائط الاجتماعية للشركات والشخصية. وضع معايير دون أن تكون مقيدة بشكل مفرط للموظفين ؛ يتوقع معظم الأفراد بعض الفسحة في هذه الأشياء طالما يتم اتباع إرشادات الأمان وحماية البيانات.
- تضارب المصالح. يمكنك وصف ما هو تضارب المصالح ، وما الذي يمكن للموظفين فعله إذا واجهوه ، وما هي العواقب المترتبة على الانتهاك المتعمد للقوانين أو قواعد الشركة ذات الصلة.
- الترابط والتآخي بين الموظفين. في حين أن العديد من الشركات مفتوحة للموظفين ليصبحوا أصدقاء أو مواعدة ، يجب اتباع القواعد الأساسية الأساسية لتجنب الشائعات أو الحوادث غير المهنية.
- الأقارب العاملين. هذا الجزء مهم لتجنب مزاعم المحسوبية والمحسوبية. قدم إرشادات دقيقة لعلاقات العمل المسموح بها بين الأقارب في مؤسستك.
- زوار مكان العمل. هذه مسألة تتعلق بالسلامة بالإضافة إلى حماية البيانات وممتلكات الشركة. حدد الإجراء الخاص بدعوة الزائرين إلى أرض الشركة بحيث يكون الموظفون دائمًا يقظين ومسؤولين.
- التوزيع والاستجداء. في هذا القسم ، يمكنك مناقشة محاولات الغرباء أو الموظفين لطلب أو توزيع النشرات أو المنتجات أو الخدمات ، بالإضافة إلى كيفية تعامل الموظفين مع مثل هذه المواقف.
# 4. التعويضات والسلف
يشرح هذا القسم كيفية تعويض الموظفين وتقديرهم لجهودهم مع مساعدتهم أيضًا في تطويرهم. تُظهر هذه السياسات تقديرك للموظفين وتشجعهم على البقاء معك.
قم بتضمين الأقسام التالية للعمل على هذا:
- حالة الرواتب والتعويضات. هذا القسم مهم بشكل خاص للولايات المتحدة ، التي لديها قواعد تحكم الأفراد المعفيين وغير المعفيين. يمكنك شرح الإطار القانوني وتوضيح القوانين المتعلقة بالعمل الإضافي. يمكنك أيضًا تحديد الأيام التي يتقاضى فيها الموظفون رواتبهم أو أجورهم.
- إدارة الأداء يُعلم هذا الجزء الموظفين بكيفية تقييم أدائهم وإعداد المشرفين للمسؤوليات الإدارية. يمكنك مناقشة أهداف تقييمات الأداء وكيف يجب على المديرين قيادة فرقهم.
- تطوير الموظفين وتدريبهم. هذه هي فرصتك لتسليط الضوء على جانب مهم من استراتيجية الاحتفاظ الخاصة بك: ضمان نمو الموظفين على المستويين الشخصي والمهني. يمكنك مناقشة فرص التدريب وميزانيات التعليم ، إن أمكن.
اقرأ أيضا: من هو الموظف براتب؟ كل شيئ ترغب بمعرفته
# 5. التعويض والتطوير
هل سبق لك أن سمعت موظفًا يقول ، "جي ، لم أكن أعرف أننا حصلنا على خصم في صالة الألعاب الرياضية"؟ من المحتمل جدًا أن يكون الموظفون غير مدركين للمجموعة الكاملة من المزايا والحوافز التي تقدمها مؤسستك. يساعدك هذا القسم في إبقاء الموظفين على اطلاع دائم بهذا الموضوع.
قد يتم تضمين الأجزاء التالية في المزايا والامتيازات الخاصة بنا (ولكن يُرجى إضافة المزايا والامتيازات الفريدة الخاصة بك):
- رفاهية الموظف. التأمين الصحي الخاص وعضوية الصالة الرياضية وبرامج العافية كلها أمثلة على ذلك. قم بتضمين تفسيرات للقوانين ذات الصلة مثل FMLA و COBRA.
- تعويضات العمال. حدد الإجراء الذي يجب على الموظفين اتخاذه إذا أصيبوا في العمل ، بالإضافة إلى الفوائد التي ستقدمها. قم بتعديل النموذج الخاص بنا وفقًا للتشريعات المحلية.
- خيار العمل من المنزل. أصبحت فرصة العمل من المنزل شائعة بشكل متزايد. اشرح كيف يمكن للموظفين طلب العمل عن بُعد واللوائح التي يجب عليهم اتباعها (على سبيل المثال ، الأمن السيبراني في المنزل). الخطوط العريضة للوائح للعاملين الدائمين عن بعد كذلك.
- تكاليف الموظف. اذكر المصاريف المتعلقة بالعمل التي ستغطيها وكيف يعمل إجراء السداد.
- سيارة مقدمة من الشركة. إذا كنت تقدم سيارات للشركات كميزة ، فتأكد من إخطار الموظفين بالطريقة التي تتوقع منهم أن يتصرفوا بها أثناء القيادة وأي المصروفات التي ستغطيها (على سبيل المثال ، الوقود والرسوم).
- موقف سيارات. على غرار ميزة سيارة الشركة ، إذا كنت توفر مواقف مجانية للسيارات في مكان العمل ، فتأكد من أن الموظفين يفهمون كيفية التعامل مع المساحة المخصصة لهم. حدد المعايير التي تستخدمها لتخصيص أماكن وقوف السيارات إذا كان لديك عدد محدود منها.
- المعدات التي تقدمها الشركة. إذا قمت بتزويد الموظفين بمعدات (مثل الهواتف أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة) ، فتأكد من أنهم يعرفون كيفية العناية بها. قم بتضمين ما يحدث في حالة سرقة الجهاز أو تلفه.
# 6. ساعات العمل ، والإجازات المدفوعة ، والإجازة
هذا هو أحد الأقسام التي سيهتم بها الموظفون أكثر. إنهم يريدون معرفة كيفية تقسيم وقتهم بين واجبات العمل والترفيه أو واجبات خارج العمل عند انضمامهم إلى مؤسستك.
يمكنك إنشاء السياسات المطبقة الخاصة بك بالرجوع إلى المجالات أدناه:
- ساعات العمل و PTO (إجازة مدفوعة الأجر). اذكر ساعات العمل العامة لشركتك بالإضافة إلى أي انحرافات. بعد ذلك ، حدد عدد أيام الإجازة المدفوعة التي تقدمها للموظفين ووصف عملية طلب PTO.
- الأعياد. ضع قائمة بأي إجازات تمت ملاحظتها من قبل مؤسستك واشرح كيف ستعوض الموظفين إذا طُلب منهم العمل في هذه الأيام.
- أجازة مرضية. حدد ما يطلب منك القانون تقديمه للموظفين ، بالإضافة إلى أي مزايا إجازة مرضية إضافية اخترت تقديمها. يمكنك تضمين تعريف المرض على المدى القصير والطويل.
- إجازة للفجيعة. اسمح للموظفين الذين فقدوا أحد أفراد أسرتهم بأيام قليلة من إجازة الفجيعة - فهذه ميزة حساسة يمكن أن تساعدك على بناء علاقات ثقة مع الموظفين.
- خدمة لجنة التحكيم والتصويت. اشرح القانون المحيط بالإجازة للالتزامات المدنية وما هي الوثائق التي قد يُطلب من الموظفين إحضارها.
- اجازة امومة. يمكن أن يشمل ذلك إجازة الأبوة والأمومة الإلزامية قانونًا أو التي ترعاها الشركة للموظفين الذين لديهم أو يتبنون طفلًا. يمكنك أيضًا دمج مزايا بدل الوالدين ، مثل بضع ساعات من الراحة لحضور اجتماعات المدرسة.
اقرأ أيضا: خصم الموظف: الفوائد وأفكار الخصم
# 7. استقالة وفصل الموظف
يحتاج الموظفون إلى معرفة كيف ستنتهي علاقة العمل مع مؤسستك في حالة عدم نجاح شيء ما. خاصة إذا كان هناك إجراء تأديبي.
فيما يلي مخطط تفصيلي للمحتويات:
- الانضباط التدريجي. راجع خطوات عملية الانضباط التدريجي وكيف تتوقع من المديرين التعامل معها.
- استقالة. عندما يستقيل الموظف ، يجب أن يكون على دراية بوقت الإشعار وكذلك عملية الاستقالة. يعد هذا أيضًا وقتًا ممتازًا لمعالجة مخاوف مثل سداد الرسوم الدراسية أو إعادة التوطين ، فضلاً عن حظر الاستقالة القسرية بوضوح.
- نهاية. حدد القوانين المعمول بها وكذلك إجراءات إنهاء الموظف الداخلية الخاصة بك. اذكر شروط تسليم تعويضات الإقالة ، وكذلك كيف تخطط لتعويض الإجازة المتبقية والإجازة المرضية.
- المراجع. قم بتضمين بيان موجز حول توفير إشارات للموظفين الذين استقالوا أو تم فصلهم من العمل. على سبيل المثال ، إذا تم فصل موظف لسبب ما ، فيحق لك رفض تقديم إشارات إليه.
# 8. استنتاج
يمكنك استخدام الاستنتاج لإخطار الموظفين بالتعديلات المستقبلية وتطلب منهم الإقرار بقراءة الكتيب. ومع ذلك ، يجب عليك إنهاء كتيب الموظف الخاص بك بنبرة جيدة. كرر مدى سعادتك بانضمام أحد الموظفين إلى مؤسستك والتعبير عن امتنانك.
لماذا يجب عليك وضع دليل الموظف معًا؟
# 1. الامتثال للقانون
ليس هناك شرط أن يكون لديك دليل الموظف. ومع ذلك ، فإن العديد من اللوائح الفيدرالية والخاصة بالولاية تجبر الشركات على تقديم المشورة للموظفين بشأن حقوق العمل الخاصة بهم. واحدة من أفضل الطرق لإيصال هذه المعلومات إلى موظفيك هي من خلال كتيب الموظفين الخاص بك.
# 2. حل الصراع
تم تحديد مدونة قواعد سلوك الشركة في دليل الموظف ، حتى يعرف الموظفون الأنشطة المقبولة وغير المقبولة. كما يؤكد على تداعيات السلوك السيئ. هذا يمكن أن يثني الموظفين عن الانخراط في سلوك ضار ويحثهم على تبني مواقف وعادات صحية.
# 3. ترحيب حار للموظفين الجدد
يمكن أن تساعد كتيبات الموظفين الموظفين الجدد في الشعور بالراحة في أماكن عملهم. يمكن تحسين انخراط الموظفين وولائهم من خلال التعرف على تاريخ الشركة ورسالتها وقيمها الأساسية.
علاوة على ذلك ، دليل الموظف:
- تمكنك من وضع سياسات وإجراءات الموظفين الخاصة بك.
- يبسط عملية إعداد الموظفين من خلال منح كل موظف جديد وصولاً بسيطًا إلى المعلومات التي يحتاجون إليها.
- يساعد في تطوير سياسات وعمليات متسقة ، مما يضمن وجود جميع أعضاء الفريق في نفس الصفحة.
- يقلل من احتمالية تقديم شكاوى ودعاوى قضائية للموظفين ، مثل ادعاء الموظفين أنك فشلت في إبلاغهم بحقوقهم في مكان العمل.
- يعمل كمرجع لمتطلبات ملابس الموظفين ، ولوائح الإجازات والإجازات المرضية ، وإرشادات وقوف السيارات ، وسياسات ضبط الوقت ، وما إلى ذلك.
من الأهمية بمكان كتابة دليل الموظف بمجرد أن يكون لديك بيان الهدف ومعرفة المعلومات التي يجب عليك أو تريد مشاركتها مع موظفيك.
اقرأ أيضا: مناصرة الموظف: كيفية إنشاء برنامج المناصرة
يجب إعطاء الموظفين دليل الموظف
في توجيهات التوظيف الجديدة والتدريب السنوي على الأعمال ، يمكنك تقديم نسخ مطبوعة من دليل الموظف. إذا كان لديك مكتب بعيد ، يمكنك إرسال دليل الموظف إلى الموظفين بالبريد الإلكتروني. يجب عليك أيضًا إبلاغ الموظفين بكيفية الوصول إلى دليل الموظف في أي وقت ، سواء من خلال نسخة مطبوعة في غرفة استراحة الشركة أو نسخة إلكترونية على شبكة إنترانت الشركة أو Google Drive مشترك.
قم بمراجعة دليل الموظف بانتظام وقم بتحديثه حسب الحاجة.
يجب مراجعة دليل الموظف على أساس منتظم من قبل إدارة الشركة للتحقق من اتباع السياسات والإجراءات وتوافقها مع ممارسات الشركة. يجب تحديث دليل الموظف حسب الحاجة ، ويجب إخطار الموظفين بأي تغييرات في أقرب وقت ممكن.
نصائح لكتيب الموظف
- حافظ على نبرة إيجابية ومهنية وواضحة.
- تجنب استخدام المصطلحات القانونية أو الصياغة الغامضة.
- احتفظ بنسخة من دليل الموظف في متناول اليد لجميع الموظفين.
- في ملفات الموظفين الخاصة بهم ، احتفظ بإقرارات الموظف.
- قم بتضمين تفاصيل الاتصال بشخص الشركة المتاح للإجابة على الاستفسارات.
- أبلغ عن التحديثات للموظفين في أسرع وقت ممكن.
ما الذي يجب أن أدرجه في دليل الموظف؟
ابدأ بنموذج يغطي جميع الموضوعات الرئيسية التي يجب أن يتضمنها الكتيب ، ثم أضف المعلومات المناسبة لشركتك.
هل يجب على الشركات إعطاء دليل الموظف؟
كتيبات الموظفين ليست مطلوبة بموجب القانون الفيدرالي. ومع ذلك ، بناءً على نوع الشركة وحجمها وحالتها ، قد تكون هناك معلومات يجب توفيرها للموظفين. يمكن أن يقدم الكتيب بشكل قانوني أي معلومات مطلوبة ، بالإضافة إلى معلومات مهمة ومفيدة للموظفين.
ما هي الخصائص التي تميز دليل الموظف العظيم؟
عند إنشاء دليل الموظف ، اجعله محدثًا ومختصرًا. تجنب المصطلحات أثناء إظهار ثقافة شركتك وروحها. نسخة محمولة من الكتيب الخاص بك مفيدة أيضًا.
هل كتيبات الموظفين واجبة التنفيذ قانونًا؟
تعتبر كتيبات الموظفين امتدادًا لعقد الموظف وبالتالي فهي ملزمة قانونًا في المحكمة ما لم يتم النص صراحةً بشكل مختلف.
ما هو مطلوب بموجب القانون في دليل الموظف؟
لا يشترط القانون أن يكون لديك دليل الموظف ، ولكن يجب عليك إبلاغ الموظفين بحقوقهم. تتطلب بعض المنظمات لافتات في مكان العمل ، بينما يقدم البعض الآخر إخطارات مكتوبة أثناء عملية الإعداد.
هل من الضروري التوقيع على دليل الموظف؟
على الرغم من أن القانون لا يتطلب ذلك ، إلا أن تلقي إقرار موقع من الموظفين هو الأفضل لأن الكتيب يصف مبادئ الشركة وإرشاداتها. حتى إذا رفض الموظف التوقيع على إقرار بالاستلام ، فقد يظل مسؤولاً عن السياسات والمبادئ التوجيهية المحددة في الكتيب. إذا رفض أحد الموظفين التوقيع على إقرار الاستلام ، فيجب عليك التحدث إليه أو معها بشأن ذلك.
ما مدى تكرار مراجعة كتيبات الموظفين؟
يجب تحديث كتيب الموظف الخاص بك مرة واحدة على الأقل في السنة. حافظ على تحديث تشريعات ولوائح التوظيف ، مع ذلك ، لحماية نفسك وموظفيك ، ولإظهار أي تغييرات في دليل الموظف الخاص بك.
وفي الختام
يجب أن يكون كتيب الموظف الجيد محترفًا ومفيدًا وخاليًا من اللغة القانونية وداعمًا لثقافة الشركة ومبادئها.
- أهم ستة أشياء يجب معرفتها حول قانون العمل لأصحاب الأعمال
- كيف تبدأ PAYROLL للأعمال الصغيرة: 2023 أفضل دليل سهل
- مزايا الموظفين للشركات الصغيرة: أفضل دليل سهل
- مزايا موظفي الأعمال الصغيرة: مزايا مجانية وكل ما تحتاج إلى معرفته
مراجع حسابات
