إن التخطيط لما قد يحدث خطأ إذا حدث x والتخطيط لـ y كرد فعل عندما يحدث خطأ ما ، في الواقع ، هما حجر الزاوية في إدارة المخاطر.
من الأهمية بمكان أن يتطور عملك من أجل تحقيق النجاح ، وهناك دائمًا طرق لتحسين وتوسيع نطاق عملك. لقد تعلمنا أن نشير إلى هذه التعهدات قصيرة الأجل مع مخرجات محددة باسم "المشاريع". يستلزم اعتماد نهج قائم على المخاطر للمبادرات الجديدة النظر في آثار أي مشروع جديد على جميع المجالات الأخرى لشركتك. أفضل مكان للبدء هو وضع خطة لإدارة المخاطر لتوجيه فريقك ومؤسستك خلال المشروع.
سيشرح هذا المنشور ماهية خطة إدارة المخاطر ، ويصف الهدف من الخطة ، ويوضح ما يجب تضمينه ، ويقدم أمثلة على كل شيء على طول الطريق.
ما هي إدارة المخاطر؟
كل منظمة في خطر. إدارة المخاطر هي الطريقة التي نتعامل بها مع مثل هذه المخاطر - تخطيط الاستجابة للمخاطر لمجموعة واسعة من الأحداث غير المتوقعة ، من الكوارث الطبيعية إلى تهديدات الأمن السيبراني.
بالإضافة إلى ضمان استمرارية الأعمال والربحية ، فإن إدارة المخاطر حكيمة. تتطلب معظم القوانين واللوائح وأطر الامتثال الصناعية التحقق من تقييمات المخاطر والإجراءات الأخرى لتجنب انتهاكات البيانات والحفاظ على المعلومات الحساسة.
إدارة المخاطر لا تقضي على جميع المخاطر. بدلاً من ذلك ، يقوم بتقييم مسار العمل المناسب لتحسين علاقة التكلفة والفوائد بين الحد من المخاطر واستخدام موارد الأعمال.
ما هي خطة إدارة المخاطر؟
يتم تحديد كيفية تنفيذ إجراءات إدارة المخاطر لمشروعك في خطة إدارة المخاطر. يشمل ذلك التمويل والأدوات والإجراءات التي سيتم استخدامها لتحديد المخاطر وتقييمها وتخفيفها ومراقبتها.
ما الذي تتضمنه خطة إدارة المخاطر؟
غالبًا ما تتضمن خطة إدارة المخاطر ما يلي:
- المنهجية: تحديد الأدوات والمنهجيات التي سيتم استخدامها في مهام إدارة المخاطر مثل تقييم المخاطر وتحليل المخاطر وتدابير التخفيف من حدة المخاطر.
- سجل المخاطر: سجل المخاطر هو مخطط يمكنك من خلاله توثيق جميع معلومات تحديد مخاطر مشروعك.
- هيكل تفكيك المخاطر Risk breakdown structure: هذا مخطط يحدد فئات المخاطر والهيكل الهرمي لمخاطر المشروع.
- مصفوفة تقييم المخاطر: تسمح لك مصفوفة تقييم المخاطر بتحليل احتمالية وتأثير مخاطر المشروع من أجل تحديد أولوياتها.
- خطة الاستجابة للمخاطر: خطة الاستجابة للمخاطر هي وثيقة إدارة المشروع التي تصف تقنيات تخفيف المخاطر التي سيتم استخدامها لإدارة المخاطر المرتبطة بمشروعك. بصفتهم أصحاب المخاطر ، فإن أعضاء فريق إدارة المخاطر لديهم التزامات. يجب عليهم مراقبة مخاطر المشروع والإشراف على إجراءات الاستجابة للمخاطر.
- التمويل: قم بتضمين قسم تحدد فيه النقود اللازمة لتنفيذ إجراءات إدارة المخاطر الخاصة بك.
- التوقيت: أضف قسمًا يحدد الجدول الزمني لإجراءات إدارة المخاطر.
ما هو الهدف من خطة إدارة المخاطر؟
الهدف من خطة إدارة المخاطر هو مساعدتك في تحديد وتقييم وتخطيط المخاطر المحتملة التي قد تتطور أثناء عملية إدارة المشروع. ضع في اعتبارك أنه تصميم يوجهك خلال كل مرحلة من مراحل التطوير ، بما في ذلك المواقع المحتملة التي قد تتطلب الهدم ، أو قد يتم توظيف متعاقدين خارجيين ، أو قد تتعرض الميزانية لضغوط.
خطوات عمليات خطة إدارة المخاطر
هناك خطوات مختلفة لتطوير خطة إدارة المخاطر. من الضروري إكمال جميع الخطوات بالترتيب الصحيح. ستختلف عملية تخطيط إدارة المخاطر حسب الصناعة ونوع المشروع. ومع ذلك ، فإن الهيكل العظمي يظل ثابتًا في جميع التطبيقات. يمكن أن تعمل خطة إدارة مخاطر المشروع كقالب باتباع المراحل التي حددناها:
# 1. هوية
تتمثل المرحلة الأولى في أي خطة لإدارة المخاطر في تحديد جميع أحداث المخاطر المحتملة التي قد تضر بعمر المشروع. لذا ، اتخذ خطوة إلى الوراء ، وقم بتفكيك الخطة ، وفحص كل مكون على حدة للتأكد من أنك وأصحاب المصلحة لديك على دراية بكل خطر على حدة. يمكنك تسجيل هذه المخاوف في سجل المخاطر ومناقشة الإجراءات التالية مع جميع المعنيين.
# 2. تقييم
المرحلة التالية هي تقييم الآثار النوعية والكمية للمخاطر المحددة. يجب عليك تقييم كل خطر بناءً على الخصائص المختلفة ، بما في ذلك الاحتمالية والشدة ومجالات التأثير وتكلفة التأثير وتوقيت التأثير. تشكل هذه الجوانب من سجل المخاطر مصفوفة تقييم المخاطر ، والتي ستساعدك في تحديد الأولوية العامة وشدة كل حدث خطر محتمل.
# 3. استراتيجية رد الفعل
بمجرد تحديد المخاطر المحتملة وتقييمها ، يمكنك البدء في صياغة خطة رد فعل لتقليل النتائج السلبية للمشروع. العمل مع كبار المسؤولين التنفيذيين وفريق إدارة المخاطر لتحقيق التوازن بين قابلية المؤسسة للمخاطر والتأكد من أن التعرض للمخاطر لا يتجاوز الحدود المقبولة.
اعتمادًا على نتائج التقييم الفردي ، يمكنك اختيار منع حادث الخطر أو نقله أو تقليله أو قبوله أو تأجيله ؛ ومع ذلك ، سيكون الاختيار النهائي دائمًا مع مدير المشروع.
1. مسؤوليات المخاطر
حدد بوضوح جميع الأدوار وواجبات المخاطر لمشروع معين ، بما في ذلك التحديد والتسجيل والتقييم والمراجعة والموافقة والمراقبة والتخطيط للطوارئ. يجب أن يفهم الجميع ما هي المحفزات وما يجب عليهم فعله لتنفيذ تدابير التخفيف من المخاطر. يزيل التسلسل الهرمي المحدد بوضوح سوء الفهم ويسمح لفريقك بالبدء في العمل في أقرب وقت ممكن.
2. التخفيف
تخفيف المخاطر هو عملية من خطوتين: تنفيذ خطة الاستجابة للمخاطر التي أعددتها من قبل لتقليل تأثير حدوث المخاطر وإعداد خطة للطوارئ.
قد لا يتم دائمًا تبني استراتيجية التخفيف بالسلاسة التي تريدها. ولكن ، عند تنفيذ الخطة ، تأكد من تحديد التبعيات ونقاط الفشل والبدائل الممكنة.
يتمثل أحد المكونات الحاسمة للتخفيف من المخاطر في تطوير خطة احتياطية أو خطة طوارئ في حالة فشل خطة الاستجابة الأولية للمخاطر. تشكل المكونات التالية خطة طوارئ عملية:
- توفير خارطة طريق متاحة بسهولة لآليات تخفيف المخاطر والإجراءات اللازمة لنشرها.
- حدد الموارد التي ستحتاجها الخطة لتنفيذ خطة الطوارئ بنجاح ، مما يسمح لفريق إدارة المخاطر بتقييم فعاليتها من حيث التكلفة في الوضع الحالي.
- تحديد الأدوار والواجبات ضمن خطة الطوارئ ، وإذا لزم الأمر ، تحقق من آليات التصعيد.
- لا تنس تحديث ومراجعة خطة الاستجابة للمخاطر الخاصة بك على أساس منتظم.
# 4. التنظيم والمراقبة
بغض النظر عن مدى جودة خطة إدارة مخاطر المشروع الخاصة بك ، فإنها لن تبقى إلى الأبد. تمكنك المراقبة المستمرة من وضع استراتيجية استباقية لتحقيق الكفاءة وذروة الأداء بدلاً من استراتيجية تفاعلية. راقب برامج معالجة المخاطر وإجراءات التخفيف في الوقت الفعلي ، واجمع مؤشرات الأداء الرئيسية لاكتشاف أنماط المخاطر وتراجع الأداء.
تحذر المراقبة المستمرة أصحاب المصلحة الرئيسيين بسرعة إذا كان هناك انخفاض ملحوظ في النتائج الجيدة. إذا فشل عنصر تحكم معين ، يمكنك تنشيط خطة الطوارئ ذات الصلة باعتبارها آمنة من الفشل.
# 5. الإبلاغ
إنه النهج الأكثر فاعلية لتحديد ما إذا كانت المكونات تستجيب بشكل فعال لتحريك الأحداث وما إذا كان هناك انفصال بين تحديد المخاطر وتقييمها وإجراءات التخفيف. كما تحدد أي مخاطر جديدة تظهر خلال دورة حياة المشروع ، وكذلك أي تغييرات في عوامل الخطر.
يحتاج مدير المشروع وأصحاب المصلحة إلى معلومات دقيقة من أجل تقييم وإعادة تقييم جدوى المشروع وتوقيته وربحيته. تضمن التقارير المتكررة أنك لن تغفل عن الصورة الكبيرة وأن خطة إدارة المخاطر لا تعرض نجاح المشروع للخطر.
مثال على خطة إدارة المخاطر
يوفر قالب خطة إدارة مخاطر المشروع الشامل لفريق المشروع أساليب متسقة وأدوات مفيدة لضمان نجاح المشروع. حتى بعد معرفة ما تعلمته حتى الآن ، قد يبدو إنشاء خطة لإدارة المخاطر من البداية أمرًا مربكًا. نتيجة لذلك ، قمنا بتجميع بعض نماذج خطط إدارة المخاطر لأخذها في الاعتبار. نأمل أن تكون هذه العينات كافية للبدء:
# 1. قسم المالية والإدارة ، تينيسي
تم إنشاء خطة إدارة المخاطر النموذجية هذه من قبل دائرة الشؤون المالية والإدارية في ولاية تينيسي لمساعدة الشركات على تصميم خططها الخاصة. يتضمن النموذج أقسامًا لتحديد نهج المخاطر والأدوار والواجبات وأساليب التخطيط. يمكنك أيضًا إنشاء مصفوفة تقييم المخاطر للمساعدة في تحديد أولويات المخاطر ومعالجتها.
# 2. شاير من نورثهام ، أستراليا
أنشأ Shire of Northam في أستراليا مثال خطة إدارة المخاطر هذا لاستخدامه فقط كدليل. تم تصميمه على غرار خطة إدارة المخاطر لمشروع خارجي. يمكن تحرير المكونات المضمنة ، بما في ذلك أقسام التعريف والتقييم والتخفيف والإبلاغ ، وتحديثها لأنها تتعلق بمشروعك. ويتضمن أيضًا نموذجًا لإنشاء سجل مخاطر وجدول خطة عمل وتواريخ التخفيف.
# 3. قسم تكنولوجيا المعلومات (DoIT) ، ماريلاند
بالنسبة للشركات التي تعتزم اعتماد نظام تكنولوجيا المعلومات ، أعدت وزارة تكنولوجيا المعلومات مثال خطة عمل إدارة المخاطر هذا. طوال دورة حياة تطوير النظام ، يستعد لأحداث المخاطر (SDLC). يمكن تحديث الأدوار وفئات المخاطر والتعريفات وآليات الإبلاغ حسب الحاجة. املأ سجل المخاطر أثناء متابعة خطوات تخطيط إدارة المخاطر ، ثم قم بمعالجتها من خلال القنوات ذات الصلة.
أفضل الممارسات لخطة إدارة المخاطر
غالبًا ما تكون خطط إدارة مخاطر المشروع مستمرة ومعقدة وشاملة. هناك العديد من المزالق المحتملة.
ضع في اعتبارك الممارسات التالية الموصى بها لمساعدة فريق إدارة المخاطر لديك على تطوير ثقافة المرونة والانضباط:
# 1. الاتصالات
التواصل هو أحد أهم جوانب خطة إدارة المخاطر. قم بإنشاء خطوط اتصال مفتوحة بين أصحاب المصلحة وكبار المديرين التنفيذيين وفريق إدارة المخاطر لإبقاء الجميع على اطلاع بالتطورات الجديدة. العمل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين من تصور المشروع إلى النهاية لضمان عدم وجود فصل بين رؤية المنظمة والنتيجة الفعلية.
# 2. حافظ على ميزانيتك وجدولك الزمني
اعتمادًا على حجم واتساع المشروع ، قد تبدو خطة إدارة المخاطر باهظة الثمن. إذا لم تكن متأكدًا من أي حدود زمنية أو حدود للميزانية ، فإن أول أمر في العمل هو جمع وتحديث ومراجعة أي معلومات ذات صلة في برنامج الحوكمة والمخاطر والامتثال (GRC) أو برنامج إدارة مخاطر المؤسسة (ERM). تحقق للتحقق مما إذا كانت خطة إدارة مخاطر المشروع تتوافق مع إطار عمل إدارة المخاطر الخاص بك.
يمكن أن يكون لتغيير الإطار الزمني على أساس منتظم أو استيعاب التعديلات الجديدة تأثير على نتيجة المشروع.
# 3. خلق ثقافة في مكان العمل تدرك المخاطر
ثقافة العمل الواعية بالمخاطر تؤتي ثمارها على المدى الطويل. يتم تنفيذه من أعلى إلى أسفل ؛ يجب على كبار المديرين التنفيذيين تعزيز ثقافة المرونة والمسؤولية والوعي بالمخاطر. إذا تم دعمه من أعلى إلى أسفل ، فسوف يشارك الجميع هذه القيم والمواقف بسرعة لإنشاء نهج استباقي لإدارة المخاطر بشكل عام.
# 4. راجع ووثق باستمرار
وصف وتعريف جميع المخاطر والأدوار والمسؤوليات والقوالب والضوابط الخاصة بخطة إدارة المخاطر بشكل منهجي. يتيح لك تدقيقه وقتما تشاء والتراجع عن أي تغييرات وإنشاء تسلسل هرمي واضح. بغض النظر عن المدة التي يستغرقها المشروع ، فإن وجود سجل مسجل يضمن أنه لن يعاني نتيجة دوران الموظفين.
الإبلاغ عن خطة إدارة المخاطر الخاصة بك
إذا كنت مدير مشروع ، فمن المحتمل أن يكون لديك نظرة شاملة وأكثر شمولية لتقدم المشروع من بقية أعضاء فريقك. بينما يهتمون بإنجاز الأعمال اليومية من أجل تحقيق جهد أكبر ، فأنت مهتم بالصورة الأوسع.
تعد التقارير طريقة ممتازة لتقديم الصورة الكبيرة لفريق مشروعك. يشير تقديم الحقائق حول مشروعك ، بالإضافة إلى توافق الجميع مع خطة إدارة المخاطر الخاصة بك ، إلى الفعالية والقيادة القوية ، ويمكن أن يرفع دعم العديد من أصحاب المصلحة.
وفي الختام
تعد خطة إدارة المخاطر أمرًا بالغ الأهمية لنجاح مشروعك. بغض النظر عن الإطار الزمني الخاص بك ، فهذا ليس شيئًا تريد التسرع فيه. بعد قولي هذا ، فإن البدء هو الجانب الأكثر صعوبة. نأمل أن يكون هذا الدليل قد زودك بكل المعرفة التي تحتاجها لبدء تطوير خطة إدارة مخاطر المشروع.
ما هي عيوب أو مزايا خطة إدارة المخاطر التي واجهتها؟ يرجى إعلامنا في قسم التعليقات أدناه.
- استراتيجيات التخفيف من المخاطر: أربع استراتيجيات مشتركة مع أمثلة.
- تخفيف المخاطر: أمثلة وكيفية التخطيط لتخفيف المخاطر
- ما هي إدارة مخاطر المشروع؟ خطوات إنشاء خطة تقييم المخاطر
- مخاطر السوق: أفضل الممارسات ودليل سهل مع أمثلة
- التخفيف من المخاطر الاستراتيجية: كيف نفعل ذلك بشكل صحيح
مراجع حسابات
