如今，大多数人使用电子邮件、短信和社交媒体等电子方式相互交谈。 花时间动笔并确保您的商业信函遵循标准风格可能看起来过时了，但对于企业家来说，这比以往任何时候都更加重要。 一封写得很好的商业信函可以帮助您传达您的观点，无论您是鼓励某人阅读报告、向潜在客户介绍自己，还是表示感谢。 书面信件对于任何小企业主的沟通策略来说仍然是必不可少的。 在这篇文章中，我们将向您展示如何撰写商务信函的格式。
什么是商业信函？
商业信函是以专业语气书写并从一家公司发送给另一家公司的正式信函。 这些信件可用于与客户、员工、利益相关者和其他人进行专业沟通。 个人也可以使用它们。
一封写得很好的商业信函可以脱颖而出，无论您是要向潜在客户介绍您的产品、与另一家公司合作、敦促某人参加您的活动，还是传达感谢信息。 然而，写商业信函是专业和老练的标志； 但是，如果您不熟悉信中传达的概念，这可能是一项艰巨的工作。
事实上，商业信函的想法本身可能会让您觉得老套和陌生。
您可能会发现自己想知道是否还有人使用优雅的信笺和普通的白色信封。 也许这只是过去的事情，电子邮件和短信又怎样。
此外，不可否认的是，传统的书信写作在当今的商业世界中仍然发挥着重要作用。 根据研究，一名上班族平均每天收到 100 封电子邮件。
这表明将信件发送到某人的邮箱而不是他们的电子邮件收件箱会增加他们的信件被阅读的可能性。 一封写得很好的商业信函可以帮助您脱颖而出，无论您是要向潜在客户介绍您的产品、与另一家公司合作、敦促某人参加您的活动，还是只是表达感谢。
有哪些种类 商业信函？
商业信函或“商业信函”很常见。 它们有助于组织理解和记录其与外部各方的交互的能力。 通常，公司会向其他公司发送信件。 但是，它也可以交付给客户或供应商。 公司的一天充满了各种风格的商业信函。
商业信函通常遵循标准格式，以便清晰易读。 如果您想进行良好的沟通并保持专业的形象，您必须了解并遵守这个框架。 公司的声誉体现在它发送的每一种通信中。 这就是为什么您需要确保您的商业信函准备妥当。 以下是商业信函的类型：
#1。 销售信函
可以肯定地说，销售信函是最典型的商业信函风格。 这些信件的目的是向对方介绍您的业务并鼓励他们做某事。
正因为如此，销售信函的开场白对于产生影响至关重要。 您可以做出强有力的断言或参考相关统计数据。 大多数时候，销售信函会向以前从未使用过产品或服务的人介绍产品或服务。 因此，遵循商务信函的正确格式至关重要。
撰写销售信函时要考虑的因素：
- 创建一个迷人的第一段。
- 加入引人注目的号召性用语，解释您希望客户做什么。
- 保持简洁明了。
#2。 推荐信
推荐信是由一位专业人士写的，是关于另一位专业人士的，以确认他们的技能和职业道德。 这封信也被称为推荐信。 推荐信可以帮助某人找到工作、进入大学或被考虑获得另一个职业机会。
以下是强烈推荐信的组成部分：
- 建议的相关性：为了建立作者的可信度，推荐信应详细说明作者与申请人的联系。 推荐信通常由非常了解候选人的人撰写，例如同事、主管、导师或讲师。
- 申请人技能的检查：通常，推荐信本身占据了信件的大部分内容，并提供了有关候选人资格、个人素质、职业抱负和手头职位适合性的具体细节。 因此，重要的是此处显示的专业资格直接适用于推荐的职位或学习课程。
- 例子：作者应该给出候选人在一起工作期间表现出的能力的具体例子。 可以从这些数据中深入了解候选人对其同事和前雇主的良好影响。
- 总结和结论：推荐信的结尾段应重申候选人的资格，并向读者提供作者的联系信息。
#3。 投诉信
顾名思义，这种类型的商业信函表达了对服务或商品的不满。 在谈论糟糕的服务或产品时，您很容易情绪失控。 投诉信应该写得专业而清楚。 你想让你的信脱颖而出，让收件人很容易做出积极的回应，所以一定要做到这一点。
此外，如果您在信中表现出对他们的同情，收件人将更愿意为您提供帮助。
创建有效投诉信的提示：
- 写信时关注最终结果。
- 说话坚定但礼貌。
- 注意你卖的是什么。 不要用这封信作为攻击作者的平台。
- 同情对方可能会帮助您更快地解决问题。
#4。 辞职信
如果您想离开目前的工作，最好以书面形式通知您的雇主。 有些公司会接受口头辞职通知，但大多数公司会希望您写并发送一封商业信函，作为您离职的证明。
以下是辞职信中提到的常见项目：
- 离职原因说明：在本函第一段正式说明您从公司辞职。
- 离职原因：根据具体情况，您可能想让您的雇主知道您离职的原因。 找一份新工作、重返学校或搬到其他地方都是例子。
- 日期：清楚地说明您的工作结束日期和信件的送达日期。 如果您采取此行动，您的公司将能够更好地计划您的离职并找到替代者。
- 感恩：一种选择是感谢前雇主在工作中获得的经验和知识。 这是一种专业行为，可以在您将来需要雇主推荐时为您提供帮助。
#5。 道歉信
人类负责经营企业，而人类是容易犯错的。 识别并纠正此错误对于公司未来的成功至关重要。 通过说“我错了”，在你的信中迈出第一步。 然后，真诚地道歉并解释您的企业将采取哪些措施来防止未来出现错误。 在信的结尾，重复你的宽恕请求。
在起草道歉信时，请记住以下几点：
- 承认你的缺点。
- 除了寄一封道歉信，你还应该考虑亲自赔罪。
- 这封信应该包含真诚的遗憾表达。
- 指定将实施的更改或更改。
#6。 终止信
终止函是终止雇员雇佣关系的适当且有效的方式。 “终止信”是信件的总称，例如离职信、终止雇佣通知和终止合同的信件。
写终止信时，一定要包括以下内容：
- 终止日期通知：此时，您应该向员工提供终止通知和有效终止日期。 这避免了任何误解，并让工作人员有时间为终止做好准备。
- 解雇原因：通过清楚和真实地说明员工非自愿解雇的理由，避免任何误解。 尽可能提供示例来支持您的声明。
- 薪酬和未来福利：接下来，概述他们在离职后将获得的任何遣散费或其他津贴。 这可能包括工资、假期补偿或其他到期但未收到的福利。 告知他们他们的医疗保健、人寿保险和退休账户将会发生什么。 提醒他们在入职过程中签署的任何协议，例如保密协议或其他可能影响他们的薪酬和福利支出的文书工作。
- 后续步骤：最后，请详细说明员工的后续步骤。 通知员工任何公司财产，例如手机、笔记本电脑、钥匙、身份证和停车证，他们需要归还。 然后，如果他们对自己的薪酬、福利或信件本身有任何进一步的担忧，请确保他们知道如何与人力资源代表取得联系。
商业信函的格式
您在工作过程中可能会遇到各种各样的商务信函。 求职信、推荐信以及介于两者之间的所有内容都可以从一封写得很好的商业信函中受益。 如果您想在写作中更有说服力，了解商业信函的结构和格式会有所帮助。 以下是商业信函格式。
#1。 您的联系方式
标准商业信函格式在顶部包含发件人地址。 如果您不使用抬头纸，您的地址应该写在信件的第一行，日期上方。 如果您希望这封信正确结束，那么发件人的姓名和头衔就已经在结尾处了。 只需要街道号码、城市和邮政编码。 以下是如何显示您的联系方式的示例：
#2。 日期
写信的日期包含在日期行中。 但是，如果您的信件需要好几天才能写完，请在日期栏中注明最终完成的日期。 与美国企业沟通时使用美国日期格式。 （在美国写日期时，月份排在第一位。例如，2001 年 XNUMX 月 XNUMX 日。）
此外，在距页面顶部两英寸处记下日期。 将日期或制表符左对齐到页面中央并键入它，具体取决于您使用的字母格式。 后者要求发件人的地址在信头上右对齐。
#3。 收件人的地址和电话号码
您应该在商业信函的日期之后放置一个空格。 收件人的详细信息应在新行中输入。 使用此样本格式来展示他们的数据：
请注意[名字]、[姓氏]、[认证或学位]，
您可以通过 [电话号码]、[电子邮件地址]、[城市]、[州] 和 [邮政编码] 与我联系。
#4。 开幕致辞
包括与内部地址相同的全名和职务。 如果您熟悉收件人并且通常会以该名字称呼他们（例如，“亲爱的玛丽”），请仅使用名字。 在所有其他情况下，请使用以冒号分隔的个人头衔和姓氏。 问候之后，跳过一行。
如果您不知道此人的性别，请使用中性的问候语，比如他们的职位，然后是他们的名字。 如果你分不清这个人的性别，你也可以用他们的全名作为问候语。
#5。 身体
如果您使用的是块格式或修改后的块格式，请将整个字母留空并将段落左对齐。 你应该在每个段落之间放一个空行。 在起草商业信函时要注意简洁的必要性。 考虑以热情的问候开始，然后在第一段中直接陈述你的主要观点。 下一段应该开始说明为什么主要论点如此重要。 通过提供上下文和证据继续在以下段落中进行论证。 在最后一段中，你应该重申这封信的目的，在某些情况下，你应该提出一些要求。
#6。 结束致辞
在信的正文之后，通常留一段空白，然后选择一个好的结束语。 结束商业信函时使用的一些典型称呼是：
- 亲切
- 诚挚
- 肃然
- 尊敬
- 谢谢
- 此致。
#7。 外壳
在您的签名行下方添加一行“附件”，让收件人知道信中还附有其他材料，例如简历。 一种替代方法是通过命名每张纸来指示信封的内容。 例如，如果您发送了大量文件并希望确保收件人阅读所有文件，您可能需要提供他们的姓名列表。 另外，阅读 支持信：如何写支持信.
商务信函由哪些部分组成？
尽管许多不同类型的信函都有格式要求并且具有不同的内容，但大多数商业信函都有一些共同的元素。 以下是商务信函的部分内容。
- 联系信息
- 主题行
- 称呼/问候
- 介绍
- 详情
- 结论
- 签名。
如何写商业信函
然而，信件仍然是商业领域重要的沟通方式。 写一封令人印象深刻的求职信可以帮助您被录用。 而且您需要一个诱人的提议才能让某人在您公司的活动中发言。
专业人士通常不了解写得好的商业信函的重要性，因为他们认为这种沟通方式已经过时了。 正因为如此，大多数人甚至不能创建一个简单的。 以下是有关如何撰写商业信函的提示：
- 包括日期和收件人的姓名、公司和地址。
- 使用“亲爱的”或其他正式的问候语表明您正在认真对待自己和您的工作。
- 创建一个迷人的序言。
- 解释你为什么要写在信件的主体部分。
- 您的消息应以对某种操作的明确请求结束。
- 使用正式的结尾，例如“真诚地”，以显示专业精神。
- 请亲笔在信上签名。
- 填写您的联系信息，包括您的姓名、邮寄地址、电话号码和电子邮件地址。
商业信函的主要目的是什么？
商业信函通常用于传达信息、指示、提出问题、提出请求、退回付款、发布订单、提供建议、进行更正或提出新问题。 总而言之，商业信函主要用于： 任何正式商业信函的主要目的是提供与公司运营相关的信息。
结论
在本文的此处，您将了解起草专业商务信函的来龙去脉。 一旦你了解了多种商业信函和不同的书写格式，你就可以在需要的时候写出一封专业的信函。 如果您学会了商务信函的标准格式，那么撰写专业信函将变得轻而易举。
现在您知道什么时候需要撰写几种类型的商业信函了。 在这种情况下，您可以充分利用您的书法。
商业信函常见问题解答
商业信函的目的是什么？
- 完成交易
- 创造需求
- 业务拓展
- 建立关系
- 解决问题
哪些特征定义了商业信函？
- 持续时间可以忽略不计。
- 开门见山。 它使它的观点非常明显，并鼓励读者采取进一步的行动。
- 它显示礼貌。
- 整首曲子的基调相当严肃。
- 它没有错误。
那么，为什么我们需要商业信函，它们有什么作用？
写商业信函的目的多种多样，包括向收件人索取信息或采取行动、向供应商下订单、纠正收件人的误解、提供立即答复、对冒犯表示遗憾或表达善意。
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参考文献
