无论是发送有关工作的询问、申请工作还是撰写其他专业信函，将电子邮件或邮件的格式设置得像商业信函一样专业是至关重要的。 毕竟，每个人都会收到很多电子邮件，包括招聘人员和人力资源经理。 确保您的电子邮件内容脱颖而出，而不是您对语法、布局或语言的粗心大意。 发送商务电子邮件是与客户、雇主和其他业内人士取得联系的常用方式。 不同的场景存在不同的官方邮件格式。 查看格式正确的电子邮件示例可能会帮助您决定在各种专业环境中采用的最佳风格。 下面我们介绍了正确的信件、地址和邮件格式，它们将指导您寄出一封出色的邮件。
什么是电子邮件写作？
编写电子邮件需要创建消息、发送消息、存档消息并稍后阅读。 电子邮件是指任何形式的电子通信。 选择写电子邮件而不是其他通信方式是因为它既省时又经济。
此外，电子邮件是“电子邮件”的缩写，是一种通过 Internet 进行数字通信并交换消息和文件的方式。 电子邮件通常用于与业务相关的通信。 由于其成本低和处理时间短，它已迅速成为首选的通信方式。
由于技术进步，写信已让位给电子邮件，成为一种更现代的交流方式。 然而，来回发送电子邮件是现代对话的一个重要方面。 这是与企业、公司等的员工沟通的常用方式。这也是学校课程的重要组成部分。
电子邮件写作的类型
以下是电子邮件写作的 3 类。
#1。 半正式电子邮件
这是一种通信类型，包括在项目上下文中为同事或队友编写的电子邮件。 选择的语言是一种易于理解、亲切和非正式的语言。 此外，在任何时候都必须举止得体和机智。
#2。 正式电子邮件
假设我们正在为某种商业通信创建或撰写电子邮件。 它将被视为语气和内容上的正式电子邮件。 正式电子邮件是写给组织官员的电子邮件，例如公司、政府部门、学校或任何其他类型的官员。
#3。 非正式电子邮件
非正式电子邮件是写给任何朋友、家人或亲戚的电子邮件。 通过电子邮件进行非正式交流时，没有一套可遵循的准则。 一个人可以自由地用他们选择的任何语言进行交流。
电子邮件的特点
一封电子邮件带有大量有益的功能。 以下是其中一些示例：
- 内置消息回复机器人
- 将地址添加到您的地址簿。
- 将来可以在此位置使用该地址。
- 机械归档和检索消息的系统
- 确保消息已送达
- 海量传播传播能力
- 为了附上签名，
- 由当前时间和日期驱动的数据
- 文件、图片和音频都可以作为附件传送。
- 可在移动设备上阅读的电子邮件
邮件格式
在深入研究预制模板之前，学习邮件编写的基础知识至关重要。 每封邮件，无论其主题如何，都将具有相同的一般格式和相同的功能。 了解这些方面可以帮助你写出更专业、更有说服力的电子邮件。
什么是正确的电子邮件格式？
正确的邮件格式包括主题行、问候语、正文、结尾行和签名。 制作电子邮件时，请务必牢记以下几点：简短的主题行、定制的欢迎词、简单的语言以及合适的结束语和签名。
使用电子邮件模板帮助您安排邮件，使其直接反映收件人的需求和兴趣。 虽然电子邮件的结构可能有所不同，但每封电子邮件的目标都是相同的：传达要发送的消息。
因此，让我们讨论什么构成了一个体面的电子邮件格式，以及如何在您自己的信件中实施它。
#1。 主题行
电子邮件的接收者将首先看到主题行。 因此，正式电子邮件写作的第一个关键方面是主题行。
一些注意事项如下：
- 确保主题行清晰简洁。
- 一个简洁的主题行是可取的。 主题行的完美长度是六个字。
- 此外，使用主题行的前几个字符来传达最相关的信息。
- 要进一步细化您的搜索，请添加前缀，例如“转发”、“回复”、“紧急”或“通知”。 它让收件人知道他们收到了哪种电子邮件。
根据研究，带有个性化主题行的电子邮件被打开的几率要高 26%。 无论您是发送销售电子邮件、个人电子邮件、时事通讯还是其他内容，主题行都应反映电子邮件的目的。 我建议您坐下来认真考虑一下您的选择，然后再确定一个。
#2. 称呼
称呼是正式邮件格式的下一个重要部分。 每封电子邮件都有一个特定的收件人。 编写正式电子邮件的第一步是适当地称呼收件人。
给不知道姓名的人写信时，请使用“To Whom It May Concern”或“Dear Sir or Madam”。
高级官员应被称为“致经理”、“亲爱的 Ghosh 博士”或“亲爱的金女士”，而不是使用他们的名字。
称呼同事时，只需在同事姓名前说“嗨”就足够了。 始终保持礼貌，并记得使用适当的问候语。 在商务电子邮件中，您应该始终使用全名，而不仅仅是名字或姓氏。
#3。 邮件正文
任何商务电子邮件的主要部分都是正文。 专业邮件的标准格式可以通过遵守一些简单的准则来实现。
- 电子邮件的第一段应该介绍您自己和邮件的目的。 如果您不认识收件人，请先进行介绍并附上说明您写信的原因。
- 尽可能多地提供有关您的问题、问题或答案的详细信息。 使用任何人都能理解的简单语言，但不要通过包含不相关的细节而偏离主题。 简明扼要。
- 电子邮件的最后一句话应反映出整封邮件的严肃语气和恰当的结构。 在提问时，你可以说“我期待很快收到你的消息”或“我希望很快能得到你的答复”，而在回答问题时，你可以说“我希望我已经充分回答了你的询问/疑惑。”
#4。 签名
您的电子邮件签名（有时称为页脚）用作告别。 您执行此操作的方式将影响您迄今为止留下的印象。 这是您给读者留下深刻印象并通过让他们不会很快忘记的体验来赢得他们的赞誉的机会。 但是，如果您在此处犯了错误，您的整个消息或报价可能会受到质疑。 您应该注意确保您的电子邮件签名整洁有序。
此外，如果您想给人留下良好的第一印象和持久印象，您应该考虑制作专业的电子邮件签名。 电子邮件早期的标准纯文本电子邮件签名可供您使用。 无论哪种情况，请务必列出所有相关工作和联系方式。 包括指向您的主要网站、您最活跃的社交媒体资料和登录页面的可点击链接也是一个好主意。
5 邮件格式示例
在这里，我们将介绍五种最常见的邮件类型以及每种邮件的理想格式：
#1。 专业邮件格式
与业务相关的电子邮件总是以正式的语气书写。 例如，自由职业者与新客户的初次接触应该通过商务电子邮件进行。 在今天的环境中，为每个收件人量身定制这些电子邮件非常重要。
以下是商务邮件的正确格式：
- 创建一个引人入胜的主题行，并为每个读者量身定制。
- 根据您对接收者的熟悉程度确定合适的问候语。
- 通过解释您的身份以及您决定联系此人的原因来开始电子邮件。 在进行推销之前建立融洽的关系。
- 以简洁的号召性用语和务实的签名结束电子邮件。
这是一个很好的商业电子邮件示例，它使用欢快、邀请的语气和直接问候收件人的名字。
喜保，
我是 Kyrian，我在 ABC 公司负责销售。 我想和你谈谈你的帐户。
我很高兴地通知您，目前的几项促销活动将在下周结束。 让我知道是否有合适的时间让我们谈谈。
最良好的祝愿，基里安
#2。 感谢邮件格式
一封感谢邮件通常是在发生某种互动后发送的。 收件人可能已经帮助您完成了一个项目，回复了您发送的个人请求，接受了您的采访，甚至只是同意与您会面。
不要用冗长的“谢谢”邮件浪费收件人的时间； 相反，开门见山。 此外，“谢谢”电子邮件并不总是必要的，有时可能会堵塞可能非常忙碌的人的收件箱，因此请仔细考虑发送一封电子邮件是否对您有好处。
这是正确的感谢邮件格式。
嗨[姓名]
非常感谢[他们所做的]。 很高兴与您合作，我热切期待下次有机会这样做。
如果还有什么我可以帮助您的，请随时与我们联系。
我所有的最好的，
名称：（正式名称）
#3。 提醒邮件格式
无论这是您第一次、第二次还是第三次通过邮件与此人通信，您的消息格式都应相应更改。 在您的第一封联系电子邮件中包含必要的信息。
您不必在后续邮件或提醒邮件中提供大量背景信息。 相反，温和而简短地提醒对方之前商定的内容（假设它可能已被遗忘或降级到待办事项列表的底部）。
这种额外的刺激可以帮助您更快地完成工作，并按对您最重要的顺序进行。 此外，绝大多数人都看重你的一致性，更尊重你的提醒。
这是正确的提醒邮件格式示例
嗨[姓名]，
这封电子邮件只是作为一个友好的提醒，您已经安排了与 [name] 的面试，他正在申请 [name of role]。
面试的见面时间和地点是[时间][日期][地点]。
如果我能做些什么来帮助您准备好采访此人，请告诉我。
最好的，
[你的名字]
#4。 道歉邮件格式
犯错和偶尔犯错是人的天性。 我们不可避免地会犯下伤害他人、造成不便或挫败他人的错误。 此外，道歉并继续前进通常是最好的行动方案。
如果你真诚地道歉，对方根本不会生气。 真诚的道歉永远是最好的策略。
然而，在道歉时，重要的是要使用对你也对不起的人表示同情的话语，而不是流露你真实感受的话语。 不要责怪他们，也不要提供任何理由。
这是正确的道歉邮件格式示例
致相关人士：
我代表[公司或企业名称]，对您最近光顾我们餐厅期间提供的服务深表歉意。
感谢您提醒我注意这些问题，请放心，我们正在竭尽全力解决这些问题并防止将来再次发生此类事件。
请收下这张价值 100 美元的礼品卡，以备日后在我们餐厅方便时使用，以示我们诚挚的歉意。
我期待很快再次在 [插入公司或组织名称] 见到你。
你真诚的，
（在此插入您的姓名和头衔）
#5。 请求邮件格式
请求邮件通常简短而切题，发件人直接向收件人提出请求。 它可能是任何事情，从寻求会面到建立业务网络，甚至是寻求专业介绍。 在回复通过电子邮件提出的请求时，收件人可以选择说“是”或“否”。 但是，请始终在这种性质的电子邮件中准确说明您需要什么。
病假邮件格式
嗨 [主管姓名]，
我写信是想请假 [日期] 之间因病请假。 为了从手术中恢复，我的医生建议我请假两周。 我计划在 [日期] 返回办公室。
如果您有任何疑问，请随时与我联系。
问候，
在这里命名
如何提高电子邮件写作技巧
以下是一些帮助您成为更好的邮件撰写者的建议：
#1。 安装拼写和语法检查器
您可以在计算机上安装一些插件，这些插件将检查您的电子邮件是否存在拼写、语法和低效措辞等问题。 这些附加组件可能有助于发现您在校对和快速更正时可能遗漏的工作错误。 扩展可能很有用，但您应该警惕它们提供的建议。 不要仅仅依赖拼写检查程序或浏览器插件，一定要自己仔细阅读你的文章。
#2。 仔细阅读你的工作以找出错误
在点击发送按钮之前校对您的电子邮件可能会帮助您发现任何语法或文体错误。 如果您重写了电子邮件的任何部分，您在审阅您的作品时应特别注意刚刚重写的句子。 人们在写作时省略短语或重复单词的情况并不少见。 最好让另一双眼睛查看您要发送给知名商业伙伴或联系人的任何电子邮件。
#3。 纠正语法和拼写中的典型错误
如果某个插件不断提示相同的内容，或者您知道自己经常犯愚蠢的语法错误，请复习良好写作的规则以提高您的技能。 滥用 your, their, so 是一个常见的错误。 此外，当您知道要寻找什么时，就更容易发现自己工作中的错误。
#4。 慢慢写
即使您急于回复邮件，从长远来看，慢慢来也会为您节省时间。 您不应该急于回复电子邮件，因为这样做可能会导致您错过重要的细节。 更多的时间可能会花在写电子邮件上，以消除困惑或纠正误解。 如果你放慢速度，你可以确保你的信息被清楚地传达。
信函格式
即使短信和电子邮件比以往任何时候都更受欢迎，仍然有必要知道如何正确地写信。 正式信件今天仍在使用，特别是在商务信函和求职时。 求职信通常是潜在雇主与求职者之间的初始接触点，因此给人留下良好印象非常重要。
因此，邮件格式需要包含正确的发件人和日期信息、称呼以及预期收件人的地址。 掌握适当的信件礼仪艺术会为整个通信奠定基调，并给收件人留下持久的印象。 另外，阅读 官方信函格式：适合任何企业的最佳格式是什么?
处理正式信件邮件格式时应包括的内容
在撰写商业或专业信函时牢记一些准则非常重要，以确保您的信息以尽可能最好的方式被接收。 正确的邮件写信格式如下：
#1。 联系方式在顶部
你信件的收件人应该知道你是谁，你的头衔是什么，你在哪里工作，你住在哪里，以及在哪里发送回复。 发件人的详细信息应如下所示：
- 第一行：全名
- 第二行：公司名称
- 第三行：街道地址
- 第四行：城市或城镇，后面是州名和邮政编码。 州名可以缩写为其官方邮政两个字母的缩写。
- 地址应出现在发件人姓名下方，并应向左对齐。
- 如果您要写信给另一个国家的人，请将国家名称写在第四行。
- 包括电子邮件地址和电话号码，以便于沟通。
#2。 日期
接下来，在左边距或右边距中，键入信件发送的日期。 使用字母拼出月份，使用数字表示日期和年份。 日期可以写成多种格式，例如 15 年 2020 月 XNUMX 日。
#3。 收件人姓名和地址
此数据位于页面左侧，发件人地址下方。 包括收件人的姓名和邮政地址。 这表明您已经花时间了解接收者，并将帮助您与他们建立更牢固的联系。 此外，包括收件人的职位或学术成就。
对于英语教授，您应该将这封信寄给“Paul Jones, Ph.D.”。 公司名称应位于名称下方的第二行。 第三行，包括收件人的街道和城市； 第四，包括州和邮政编码。 如果收件人居住在美国境外，请在第四行写上国家名称。
#4。 称呼
在收件人姓名后跳过一行，写上问候语。 使用正式称呼还是非正式称呼取决于您对信件收件人的了解程度。 如果您以前从未见过收件人，最好从最常见的问候语“亲爱的”开始。 问候语之后是收件人的名字，后面是冒号或逗号。
如果您不确定收件人的性别，请使用“尊敬的先生或女士”后接冒号。 如果收件人是女性，而您不知道她是否已婚，请使用“女士”。 作为称呼。 Doctor、Professor 和 Honorable 与任何其他头衔一样正式。 以下是问候语的一些示例：
- 亲爱的保罗先生
- 亲爱的威廉姆斯女士
- 亲爱的亚当斯博士
- 亲爱的马克教授
你如何写邮件？
尽管其他渠道激增，电子邮件仍然是最受信任和最正式的通信方式。 与社交网络或消息应用程序不同，电子邮件无处不在。 正因为如此，电子邮件已成为最流行的商务沟通方式之一。 随着越来越多的企业使用混合模式，其中一些员工在集中的远程办公室工作，一些员工在家中工作，通过电子邮件进行的业务通信的比例猛增。 商务邮件仍然被认为是专业和复杂的，相比之下，在团队协作软件中聊天和评论，可以直接甚至有点非正式。 作为一个异步通道，它是最重要的通道之一。 此外，电子邮件可以被预期的收件人接收、阅读、理解和回复。 下面就是一步步写出像样的邮件。
- 保持专业的在线身份。
- 使用易于理解的主题。
- 以愉快的问候开场。
- 提供一些上下文
- 简而言之。
- 调出 CTA。
- 插入总结说明
- 仅使用有效签名签名。
- 检查拼写错误、语法错误和完整性。
- 注意您的抄送/密件抄送设置
- 始终使用相同的邮件格式。
邮件格式信封
邮政邮件和包裹递送是长途通信和运输的常用方式。 学习如何正确地写信封地址是发送和接收邮件的必要技能和格式。 但是，如果包含正确的地址和其他详细信息，信件和包裹更有可能到达目的地并收到回复。
此外，收件人的地址和您自己的地址是在写信封时要提及的两个最重要的信息。 私人信件的地址通常有三行：收件人姓名、街道地址以及城市、州和邮政编码。 在向企业邮寄信件时，通常的做法是在不同的行中包括公司名称、部门或收件人姓名、街道地址以及城市、州和邮政编码。 这是一个邮件格式的信封。
（左上角）
[你的全名]
[您的街道号码和姓名]
[您的城市、州和邮政编码]
（信封中央）
[收件人姓名]
[公司名称（如适用）]
[收件人街道号码和姓名]
[收件人城市、州和邮政编码]
结论
电子邮件或邮件格式类似于信件，它以读者的认可开始，然后提出手头的想法，然后以号召性用语结束。 通过遵循电子邮件布局的最佳实践，您可以吸引读者的注意力，激励他们采取行动，并为他们提供清晰的沟通渠道。
但是，最好的电子邮件格式并不是您必须严格遵守的。
邮件格式常见问题解答
什么是最正式的写信开头方式？
正式信件的标准问候语是“亲爱的”，后面是收件人的名字。 可以接受名字和姓氏或名字和姓氏。 但是，如果您不确定收件人的姓名，“尊敬的先生或女士”是合适的称呼。
您如何开始和结束电子邮件？
以下是如何开始和结束电子邮件。
- 亲爱的。 如果你以前不熟悉这个人，最好坚持使用这种安全、正式、礼貌的称呼方式。
- 你好。 问候语“你好”结合了礼貌、正式和友善。
- 非正式的“嗨”是可以接受的。
- 您忠诚的。
- 问候和最良好的祝愿。
- 温馨问候。
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参考文献
