Ví dụ về lời chào thư thoại: Hơn 15 ý tưởng sáng tạo cho mọi doanh nghiệp

Lời chào thư thoại
Hình ảnh của rawpixel.com trên Freepik

Cho dù bạn là một cá nhân hay một doanh nhân đang điều hành một doanh nghiệp, bạn không thể luôn có mặt để trả lời điện thoại khi nó đổ chuông. Và nó sẽ được gửi đến từ những khách hàng hiện tại hoặc những khách hàng tiềm năng đang tìm kiếm một thỏa thuận kinh doanh. Đây là lý do tại sao bạn cần thiết lập lời chào thư thoại trên ngành nghề kinh doanh của mình để hoạt động như một proxy tương tác với khách hàng khi họ gọi.

Lời chào thư thoại rất quan trọng cho chiến lược giao tiếp của bạn. Chúng có thể tăng cường sự tương tác với khách hàng của bạn, tạo mối quan hệ và để lại ấn tượng tốt đầu tiên khi bạn không sẵn sàng nhấc máy. Với họ, bạn có thể biến sự thất vọng mà khách hàng cảm thấy khi họ nhớ bạn thành niềm vui bằng lời chào thư thoại thú vị, có giá trị cao. Bạn có thể giải thích ngắn gọn lý do tại sao bạn không thể nhận cuộc gọi của họ và họ nên làm gì tiếp theo.

Tuy nhiên, có sự khác biệt rõ rệt giữa việc biết tầm quan trọng của lời chào thư thoại và việc biết gửi tin nhắn phù hợp. Làm sai hoặc loại bỏ nó hoàn toàn, bạn có nguy cơ làm tổn hại đến các mối quan hệ kinh doanh của mình khi bạn vắng mặt.

Tuy nhiên, với những từ ngữ phù hợp, bạn có thể giữ được lòng trung thành của khách hàng ngay cả khi không có mặt.

Những điểm chính

  • Lời chào thư thoại tốt phải ngắn gọn và chuyên nghiệp.
  • Nó cho mọi người biết rằng bạn sẽ liên hệ lại với họ và mời người gọi tiếp tục tương tác với lời kêu gọi hành động.
  • Một lời chào thư thoại chuyên nghiệp không chỉ có thể khiến khách hàng để lại tin nhắn mà còn có thể mở đường cho trải nghiệm dịch vụ khách hàng tốt hơn.

Lời chào thư thoại chuyên nghiệp là gì?

Lời chào thư thoại chuyên nghiệp là bản ghi âm nhằm thông báo cho khách hàng, đồng nghiệp và đối tác kinh doanh rằng bạn không sẵn sàng nhận cuộc gọi của họ. Đây là một phần thiết yếu của bất kỳ chiến lược giao tiếp kinh doanh hiệu quả nào, đặc biệt nếu bạn đang bán hàng. Nó giúp bạn giành được giao dịch từ khách hàng tiềm năng và khách hàng ngay cả khi bạn không thể nói chuyện với họ ngay lập tức.

Việc nói với khách hàng rằng bạn sẵn lòng gọi lại cho họ nếu họ cung cấp tên, số điện thoại và tin nhắn sẽ khuyến khích họ tin tưởng bạn cũng như tính chuyên nghiệp và năng lực của bạn.

Lời chào thư thoại chuyên nghiệp sẽ để lại ấn tượng tích cực ngay từ đầu. Một lời chào khéo léo có thể giúp bạn xây dựng mối quan hệ với khách hàng bằng cách cung cấp cho họ dịch vụ chăm sóc khách hàng nâng cao. Đồng thời, nó tạo ra cảm giác chuyên nghiệp và tin cậy cho công ty của bạn.

Ngay cả khi bạn không thể nói chuyện với người gọi vào thời điểm đó, thư thoại của bạn có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn.

Những điều cần nói trong lời chào thư thoại

Đây là những gì bạn nên nói trong lời chào thư thoại chuyên nghiệp:

  • Một lời chào
  • Tên Bạn
  • Công ty của bạn
  • Một lời giải thích đơn giản cho việc lỡ cuộc gọi (ví dụ: bạn đang không nghe điện thoại hoặc đang đi nghỉ)
  • Ước tính sơ bộ về thời điểm bạn sẽ quay lại với người đó
  • Một người khác để liên hệ (nếu bạn không ở văn phòng)
  • Một phương thức liên lạc thay thế (nếu bạn thích email hoặc văn bản)
  • Lời kêu gọi hành động chẳng hạn như “Để lại tin nhắn” hoặc “Gửi email cho tôi theo địa chỉ [email được bảo vệ]"

Đó là cấu trúc đơn giản của lời chào thư thoại. Nhìn chung, lời chào của bạn phải chuyên nghiệp, nhưng cách diễn đạt có thể thay đổi tùy theo tình huống.

Mẹo tạo lời chào thư thoại chuyên nghiệp

Lời chào thư thoại chuyên nghiệp giống như cửa sổ bù đắp cho sự vắng mặt của bạn trong việc giải quyết thắc mắc của khách hàng. Nó thể hiện tinh thần bán hàng và dịch vụ khách hàng phù hợp. Đó là lý do tại sao lời chào thư thoại chuyên nghiệp phải được đóng khung phù hợp.

Để giúp bạn, tôi đã liệt kê một số mẹo chào mừng thư thoại dành cho doanh nghiệp:

  1. Điều quan trọng là phải xác nhận sự quan tâm của khách hàng trong việc liên hệ với bạn trước tiên. Điều này có thể được thực hiện bằng cách bắt đầu bằng câu 'Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi' và tiếp tục bày tỏ sự tiếc nuối vì đã gây ra sự bất tiện cho họ.
  2. Giữ nó ngắn gọn và đơn giản sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất khi hỗ trợ khách hàng. Trong trường hợp hỗ trợ đã bị trì hoãn, một lời chào thư thoại chuyên nghiệp dài sẽ không giúp ích gì cả. Lý tưởng nhất là trong dịch vụ khách hàng, lời chào thư thoại chuyên nghiệp mà người dùng sẽ lắng nghe và phản hồi sẽ dài khoảng 10–30 giây.
  3. Nếu khách hàng muốn biết thêm thông tin, bạn luôn có thể đưa ra các tùy chọn trong lời chào thư thoại chuyên nghiệp, chẳng hạn như thời gian rảnh tiếp theo của người đại diện của bạn.
  4. Để giải quyết mối lo ngại của khách hàng, bạn nên đảm bảo rằng lời chào thư thoại chuyên nghiệp của bạn yêu cầu càng nhiều chi tiết càng tốt khi họ ghi âm thư thoại. Các chi tiết cũng nên bao gồm thời gian thích hợp để liên hệ với khách hàng.

Lời khuyên bổ sung cho lời chào thư thoại

Bạn cũng nên xem xét những mẹo sau để giúp bạn tạo lời chào thư thoại hay:

  • Hãy cụ thể. Bao gồm các chi tiết chính xác trong tin nhắn thư thoại của bạn để tạo ấn tượng tích cực và giúp người gọi hiểu những gì mong đợi từ bạn. Ví dụ: bạn có thể bao gồm múi giờ, giờ làm việc hoặc thời gian tốt nhất để nói chuyện qua điện thoại.
  • Tạo lời chào tạm thời. Ghi lại lời chào mới để sử dụng tạm thời, chẳng hạn như khi bạn đang đi nghỉ hoặc nghỉ phép dành cho cha mẹ. Bao gồm thời điểm bạn dự kiến ​​quay lại làm việc và họ có thể liên hệ với ai trong thời gian chờ đợi. Điều này giúp tạo ra trải nghiệm giao tiếp tốt cho khách hàng và ngăn ngừa những khoảng trống.
  • Dẫn đầu với thông tin của bạn. Bắt đầu tin nhắn bằng tên của bạn để xác nhận với người gọi rằng họ đã gọi đúng người. Thực hiện theo điều này bằng cách yêu cầu thông tin cần thiết để thực hiện cuộc gọi lại, chẳng hạn như số điện thoại và giờ làm việc của họ.
  • Giữ nó chuyên nghiệp. Tránh sử dụng sự hài hước hoặc quá bình thường trong lời chào của bạn. Mặc dù việc tạo ra một thông điệp lịch sự là quan trọng nhưng việc kể những câu chuyện cười trong lời chào của bạn có thể tạo ra ấn tượng sai lầm, tỏ ra thiếu chuyên nghiệp hoặc xúc phạm người gọi.
  • Thực hành thông điệp của bạn. Hãy thử để lại lời chào của bạn vào những thời điểm khác nhau, đồng thời ghi âm và nghe các phiên bản. Điều này có thể giúp bạn cảm thấy thoải mái với giọng điệu tự nhiên hơn và xác định các cách cải thiện thông điệp của mình để tạo lời chào thư thoại tuyệt vời.
  • Hãy nhớ ai đang nghe. Hãy suy nghĩ xem khán giả của bạn là ai khi ghi âm tin nhắn thư thoại của bạn và sử dụng điều này để tác động đến những gì bạn nói trong tin nhắn cũng như cách bạn nói điều đó. Mặc dù điều này phụ thuộc vào công việc của bạn nhưng có khả năng là đồng nghiệp, người quản lý, khách hàng tiềm năng và nhiều đối tượng khác đều có thể nghe thấy lời chào của bạn, vì vậy điều cần thiết là lời chào đó phải phù hợp với tất cả mọi người.
  • Sử dụng một kịch bản. Chuẩn bị một kịch bản hoặc dàn ý về tất cả thông tin cần thiết mà bạn muốn đưa vào tin nhắn của mình. Hãy sử dụng điều này làm hướng dẫn để ghi lại lời chào của bạn, giúp đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ điểm quan trọng nào.

Mẫu lời chào thư thoại

Đính kèm bên dưới là mẫu gồm 20 lời nhắc sẽ giúp bạn để lại thư thoại hoặc lời chào bán hàng hữu ích, ngắn gọn và hữu ích. Mặc dù các từ trong từng lĩnh vực sẽ phục vụ mục đích của bạn nhưng tôi khuyên bạn nên sửa đổi bản sao để phù hợp hơn với việc truyền đạt và hoạt động kinh doanh của bạn.

Một số từ trong mỗi mẫu nằm trong ngoặc; điền vào các phần giữ chỗ này thông tin của bạn và tổ chức của bạn để để lại thông điệp hay nhất.

Hãy nhớ mở tài liệu trong suốt cuộc gọi bán hàng nếu bạn cần để lại thư thoại.

Mẫu thư thoại BusinessYield

Ví dụ về lời chào thư thoại

Tôi đã biên soạn một số lời chào thư thoại hay nhất mà bạn có thể sử dụng cho hầu hết mọi tình huống mà bạn gặp phải. Dưới đây là một số ví dụ để xem xét:

Lời chào thư thoại

  1. Lời chào thư thoại ngắn mẫu: Xin chào, đây là [tên của bạn]. Tôi đang gọi điện hoặc đang rời khỏi bàn làm việc. Vui lòng để lại tên, số điện thoại và một tin nhắn ngắn gọn, tôi sẽ liên hệ lại với bạn. Cảm ơn.
  2. Lời chào thư thoại mẫu cho công việc: Xin chào, bạn đã liên hệ được với [tên của bạn] tại [công ty của bạn]. Hiện tại tôi không rảnh—có lẽ đang giúp [loại công ty] nhận được [kết quả X, ví dụ: 'tăng gấp đôi lượng khách hàng tiềm năng trong 60 ngày', 'thuê những kỹ sư giỏi nhất và thông minh nhất', 'chuyển đổi thêm 40% khách hàng'].
  3. Lời chào thư thoại mẫu dành cho doanh nghiệp: Xin chào, bạn đã đến [công ty X]. Chúng tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn ngay bây giờ nhưng vui lòng để lại tên, thông tin liên hệ và lý do liên hệ của bạn và một trong các thành viên trong nhóm của chúng tôi sẽ liên lạc trong vòng 24 giờ.
  4. Mẫu lời chào thư thoại vui nhộn: Đây là Spongebob Squarepants. Được rồi, đó thực sự là [tên của bạn]. Tôi sẽ liên lạc lại với bạn ngay khi tôi làm xong Krabby Patties, chậm nhất có thể là vào ngày mai. Chúc bạn ngày mới tốt lành.
  5. Lời chào thư thoại mẫu ngày lễ: Xin chào, bạn đã gọi đến [tên bạn, văn phòng công ty X]. Nhóm hiện không có mặt tại văn phòng, nhưng chúng tôi sẽ quay lại vào [ngày] với đồ ăn ngon và háo hức được nói chuyện với bạn.
  6. Lời chào thư thoại mẫu trong kỳ nghỉ: Xin chào, bạn đã gọi tới [tên của bạn]. Tôi đang đi xa từ [ngày] đến [ngày]. Nếu bạn cần trợ giúp về [X] trước đó, vui lòng liên hệ với [name] theo số [số điện thoại].

Lời chào thư thoại trên điện thoại di động chuyên nghiệp

Nếu bạn sử dụng một số điện thoại di động riêng cho mục đích công việc, việc thiết lập một thư thoại chào hỏi chuyên nghiệp là điều vô cùng quan trọng, đặc biệt là khi bạn không làm nhiệm vụ. Hãy xem một số ví dụ về lời chào thư thoại chuyên nghiệp để chào đón khách hàng trên điện thoại di động của doanh nghiệp bạn:

  1. “Xin chào, bạn đã liên hệ với (tên của bạn) từ (bộ phận) tại (tên công ty). Tôi rất xin lỗi. Tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn bây giờ. Vui lòng để lại tên, số điện thoại liên lạc và mục đích cuộc gọi để tôi có thể liên hệ lại với bạn. Nếu việc gấp quá hãy nhắn tin cho tôi vào số này để được phản hồi nhanh hơn”
  2. “Xin chào, bạn đã liên hệ với (tên của bạn) từ (tên công ty). Hiện tại tôi đang phục vụ một khách hàng. Nếu bạn có thể để lại tên, thông tin liên lạc và tin nhắn, tôi sẽ đảm bảo sẽ gọi lại cho bạn.”
  3. “Xin chào, bạn đã nhận được thư thoại của (tên bạn) từ (tên công ty). Hiện tại tôi đang có một cuộc gọi khác hoặc đang họp. Vui lòng chia sẻ thông tin chi tiết của bạn và lý do gọi. Tôi sẽ gọi lại cho bạn sớm nhất có thể. Cảm ơn!"

Lời chào thư thoại vui nhộn

Một lời cảnh báo trước khi bạn sử dụng thư thoại vui nhộn cho lời chào thư thoại chuyên nghiệp – chỉ sử dụng nó miễn là nó không xúc phạm tính cách mục tiêu của bạn và phù hợp với tiếng nói thương hiệu của bạn. Lời chào thư thoại hài hước nhằm mục đích vui vẻ, giải trí và thường được sử dụng để thêm chút cá tính vào lời chào thư thoại của bạn.

Dưới đây là một số ví dụ về lời chào thư thoại chuyên nghiệp và hài hước mà bạn có thể cân nhắc sử dụng:

  1. "Houston chúng ta có một vấn đề! Không thể nhận cuộc gọi của bạn ngay bây giờ. Vui lòng để lại tên, số liên lạc và lý do gọi. Tôi sẽ sớm liên hệ lại với bạn!
  2. “Xin chào, bạn đã gọi tới (tên của bạn). Tôi đang có một ngày rất bận rộn. Nhưng đừng lo lắng. Tôi sẽ tìm thấy bạn và giết-! Rất tiếc, xin lỗi, ý tôi là gọi cho bạn. Vui lòng để lại thông tin chi tiết và lời nhắn của bạn!”
  3. “Xin chào, bạn đã gọi tới (tên của bạn). Bây giờ tôi không có ở bàn làm việc. Vui lòng để lại tên và tin nhắn của bạn. Hãy tiếp tục, làm cho ngày của tôi vui vẻ. Hãy nói cho tôi biết bạn muốn nói gì. Và đừng quên chúc một ngày tốt lành!”
  4. Chào! Đây là tên của bạn). Muốn nghe một câu chuyện đùa? Cốc cốc! Ai đó? Không phải tôi, vì vậy hãy để lại tin nhắn và tôi sẽ liên hệ lại với bạn sớm nhất có thể!

Lời chào thư thoại để hỗ trợ khách hàng

Bộ phận hỗ trợ khách hàng thường là điểm liên lạc đầu tiên và duy nhất của nhiều doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi phải ghi lại lời chào VM chuyên nghiệp phù hợp bằng cách tận dụng các ví dụ về tin nhắn văn bản chuyên nghiệp cho bộ phận hỗ trợ khách hàng của bạn.

Lời chào thư thoại chuyên nghiệp dành cho bộ phận hỗ trợ khách hàng là cơ hội mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp và hữu ích cho người gọi, ngay cả khi bạn không thể trả lời cuộc gọi của họ.

Dưới đây là một số mẫu lời chào thư thoại chuyên nghiệp dành cho những khách hàng gửi câu hỏi đến với họ:

  1. “Xin chào, bạn đã liên hệ với bộ phận Dịch vụ khách hàng tại (tên công ty). Chúng tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn vào lúc này. Trong thời gian chờ đợi, vui lòng để lại tên, số liên lạc và khung thời gian mong muốn để chúng tôi có thể liên hệ lại với bạn.”
  2. “Xin chào, đây là bộ phận Hỗ trợ khách hàng tại (tên công ty). Chúng tôi rất vui được trợ giúp giải đáp thắc mắc của bạn nhưng tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn bây giờ. Vui lòng để lại tên, số điện thoại liên lạc và mục đích cuộc gọi. Chúng tôi đảm bảo sẽ gọi lại cho bạn sớm nhất có thể.”

Lời chào thư thoại ngoài văn phòng

Khi bạn tạm thời không thể truy cập điểm kết nối của mình trong một khoảng thời gian xác định trước, bạn nên ghi lại lời chào VM chuyên nghiệp ngoài văn phòng.

Trong lời chào thư thoại ngoài văn phòng của bạn, điều quan trọng là phải rõ ràng, ngắn gọn và cung cấp cho người gọi cách liên lạc với người khác trong trường hợp khẩn cấp hoặc vấn đề khẩn cấp. Điều này dành cho những người liên hệ với bạn, bao gồm cả đồng nghiệp và khách hàng.

Để giúp bạn, đây là một số ví dụ về lời chào thư thoại chuyên nghiệp khi bạn OOO:

  1. “Xin chào, bạn đã liên lạc được với (tên của bạn). Tôi sẽ không ở văn phòng cho đến (ngày và giờ). Vui lòng để lại cho tôi một tin nhắn và tôi sẽ gọi lại cho bạn khi tôi trở lại. Cám ơn vì đã gọi."
  2. “Xin chào, bạn đã truy cập vào hộp thư thoại của (tên của bạn). Xin lưu ý rằng bạn có thể bỏ qua tin nhắn này bất kỳ lúc nào bằng cách nhấn phím 0. Tôi không có mặt ở văn phòng để đi nghỉ cho đến (ngày). Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, hãy nhấn phím 1 để nhân viên lễ tân chuyển hướng cuộc gọi của bạn.”

Lời chào thư thoại trong kỳ nghỉ/ngày công tác

Nếu bạn không có mặt ở văn phòng trong kỳ nghỉ lễ, bạn nên thông báo cho khách hàng biết. Ngoài ra, bạn có thể tận dụng đây như một dịp để gửi lời chúc mừng ngày lễ tới khách hàng.

Lời chào thư thoại trong kỳ nghỉ/nghỉ công tác là một cách để cho người gọi biết bạn không có mặt và cung cấp bất kỳ thông tin hoặc hướng dẫn cần thiết nào cho họ.

Dưới đây là một số ví dụ về lời chào thư thoại chuyên nghiệp dành cho lời chúc ngày lễ:

  1. “Xin chào, cảm ơn vì đã gọi điện (tên công ty). Văn phòng của chúng tôi đóng cửa từ (lễ hội/nghỉ lễ) cho đến (ngày). Vui lòng để lại tên và tin nhắn của bạn, chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn ngay khi có mặt. Chúc một kỳ nghỉ tốt lành)!"
  2. ” Xin chào, bạn đã liên hệ với (tên công ty). Chúng tôi đóng cửa từ (ngày) đến (ngày) để tổ chức lễ kỷ niệm (ngày lễ). Để lại tên và tin nhắn của bạn để chúng tôi có thể liên hệ lại với bạn sớm nhất có thể. Nếu quá gấp có thể nhắn tin (tên thành viên trong nhóm) theo số (số). Cảm ơn và chúc bạn một tuần tốt lành!"
  3. “Cảm ơn vì đã gọi điện (tên công ty). Chúng tôi không sẵn sàng nhận cuộc gọi của bạn ngay bây giờ. Nhưng chúng tôi muốn nói chuyện với bạn. Vui lòng để lại tên, số điện thoại, địa chỉ email và tin nhắn của bạn. Chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn ngay khi chúng tôi mở cửa trở lại.”

Tin nhắn thư thoại liên hệ thay thế

“Này, đây là [tên của bạn]. Nếu bạn gọi vì [lý do X], vui lòng [liên hệ tương tự] hoặc [truy cập trang web của chúng tôi, gửi email cho tôi]. Đối với tất cả các yêu cầu khác, hãy để lại tên của bạn và một tin nhắn ngắn gọn và tôi sẽ gọi lại cho bạn trong vòng [một, hai, ba] ngày làm việc.”

Việc nhận các cuộc gọi liên tục thay mặt cho người khác hoặc để hỏi thăm thông thường có thể gây lãng phí thời gian rất lớn. Với tập lệnh thư thoại này, bạn có thể cung cấp các lựa chọn thay thế cho người gọi, đặc biệt nếu bạn nhận được cuộc gọi vì lý do chung mà bạn không chịu trách nhiệm.

Ví dụ về thư thoại tùy chọn email

“Xin chào, bạn đã liên hệ được với [tên] tại [công ty]. Nếu bạn cần phản hồi nhanh, vui lòng gửi email cho tôi theo địa chỉ [chèn địa chỉ email] và tôi sẽ liên hệ với EOD vào ngày mai. Nếu không khẩn cấp, hãy để lại tin nhắn kèm theo tên và số điện thoại của bạn. Có một ngày tuyệt vời."

Muốn được liên lạc qua email? Hãy làm rõ điều đó trong bản ghi nhớ giọng nói của bạn để người nghe liên hệ với bạn qua email. Tập lệnh thư thoại cụ thể này khiến email trở nên hấp dẫn hơn bằng cách ngụ ý rằng đó là phương thức liên lạc nhanh hơn.

Ví dụ về thư thoại kết quả bán hàng

“Xin chào, bạn đã liên hệ được với [tên của bạn] tại [công ty của bạn]. Hiện tại tôi không rảnh — có thể giúp [loại công ty] nhận được [X kết quả, ví dụ: 'tăng gấp đôi lượng khách hàng tiềm năng sau 60 ngày', 'thuê những kỹ sư giỏi nhất và thông minh nhất', 'chuyển đổi thêm 40% khách hàng.'] Để lại tên của bạn và số lượng, rồi chúng ta sẽ thảo luận về cách công ty của bạn có thể đạt được những kết quả tương tự.”

Nếu bạn là nhân viên bán hàng, bạn có thể tiếp tục quá trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng thông qua thư thoại. Trong tập lệnh thư thoại này, bạn có tùy chọn đưa vào mô tả ngắn gọn về những gì bạn giúp khách hàng thực hiện để người gọi không quên đề xuất giá trị của bạn. Và ngay cả khi đó không phải là một khách hàng tiềm năng bán hàng, nó có thể giúp những người gọi nhầm biết được liệu họ đã liên hệ được đúng người hay chưa.

Lời cuối cùng về lời chào thư thoại

Lời chào thư thoại chuyên nghiệp đóng vai trò như một người trả lời tự động, đặc biệt khi không có ai ở đó để trả lời số lượng lớn cuộc gọi. Tùy thuộc vào tình huống, tiếng nói thương hiệu và ICP của bạn, bạn muốn đóng khung lời chào thư thoại để thu hút khách hàng.

dự án

Bình luận

Chúng tôi sẽ không công khai email của bạn. Các ô đánh dấu * là bắt buộc *

Bạn cũng có thể thích