Chạy phân tích báo cáo dữ liệu là cần thiết cho các doanh nghiệp vì nó cung cấp cho họ những hiểu biết có giá trị và giúp đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn. Các nhà phân tích dữ liệu sử dụng các công cụ báo cáo dữ liệu để thu thập và trình bày thông tin quan trọng khi đánh giá hiệu suất của một doanh nghiệp. Bạn muốn hiểu thêm về báo cáo dữ liệu là gì và tính hữu ích của nó? Bài viết này sẽ giải thích nó là gì, cách tạo nó, những công cụ nào được sử dụng và chia sẻ các mẹo báo cáo dữ liệu chung.
Báo cáo dữ liệu
Báo cáo dữ liệu trình bày thông tin được tổng hợp và tổng hợp từ nhiều nguồn giúp đánh giá, đánh giá và phân tích hiệu quả kinh doanh dựa trên các dữ kiện và số liệu thu được. Đó là một cách để dịch dữ liệu thô thành các bản ghi có tổ chức và kịp thời hiển thị trạng thái hiện tại hoặc động lực của các tiêu chí đã chọn theo thời gian. Báo cáo dữ liệu có thể được trình bày ở nhiều định dạng khác nhau, chẳng hạn như báo cáo truyền thống với số liệu thô và tài nguyên văn bản mở rộng hoặc dữ liệu trực quan hóa bằng biểu đồ, biểu đồ, bảng và biểu đồ phân tán.
Mục đích của báo cáo dữ liệu là cung cấp một bản ghi thông tin có tổ chức và kịp thời có thể được sử dụng để đánh giá và phân tích hiệu quả kinh doanh, từ đó giúp những người ra quyết định đưa ra kết luận và hành động nhanh hơn bằng cách sử dụng thông tin được định dạng tốt và cập nhật.
Lợi ích của việc lập báo cáo dữ liệu
Lợi ích của báo cáo dữ liệu có thể bao gồm những điều sau đây:
Độ chính xác tăng
Thông tin chính xác và đầy đủ là rất quan trọng để ra quyết định và lập kế hoạch hiệu quả. Do đó, với một hệ thống báo cáo cung cấp thông tin phù hợp và chính xác, các quyết định quan trọng có thể được đưa ra bằng cách sử dụng các công cụ ra quyết định phù hợp.
Thông tin gia tăng
Báo cáo cung cấp nhiều thông tin hơn cho các cổ đông và nhân viên chứ không chỉ là kinh nghiệm đơn thuần. Ngoài ra, các báo cáo có thể khám phá những hiểu biết sâu sắc và các lĩnh vực kinh doanh thường bị bỏ qua, dẫn đến các cơ hội kinh doanh mới.
Cải thiện việc ra quyết định
Truy cập vào dữ liệu đáng tin cậy cho phép quản lý ở tất cả các cấp đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên số liệu thực tế. Điều này là do việc thường xuyên xem xét các báo cáo được tối ưu hóa có thể tiết lộ thông tin chưa biết và hỗ trợ lập kế hoạch dài hạn.
Minh bạch và Tin cậy
Việc có một báo cáo dữ liệu mà các bên liên quan có thể truy cập sẽ giúp xây dựng lòng tin và thiết lập tổ chức như một thực thể minh bạch. Do đó, sẵn có thể hiện tính minh bạch của doanh nghiệp và sẽ tạo dựng niềm tin.
Tiết kiệm chi phí và phân bổ nguồn lực
Báo cáo dữ liệu giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực và xác định dòng ngân sách một cách hiệu quả. Do đó, bằng cách có sẵn tất cả thông tin trong nháy mắt, các tổ chức có thể xác định các khu vực cần nhiều nguồn lực hơn và nơi có thể cắt giảm chi phí, dẫn đến tiết kiệm chi phí.
Cải thiện hợp tác và giao tiếp
Các công cụ báo cáo dữ liệu như bảng điều khiển cho phép các nhóm luôn đi đúng hướng và dễ dàng xử lý dữ liệu cùng nhau. Do đó, bằng cách làm cho nhiều người có thể truy cập thông tin quan trọng hơn, các công cụ báo cáo sẽ thúc đẩy sự hợp tác, cải thiện giao tiếp và đảm bảo mọi người đều đồng bộ.
Trực quan nâng cao
Các công cụ báo cáo dữ liệu cho phép trực quan hóa thông qua đồ thị, biểu đồ, bảng và các biểu diễn trực quan khác. Do đó, việc đơn giản hóa nhận thức và hiểu biết về dữ liệu giúp việc xác định các xu hướng, mô hình và sự bất thường trở nên dễ dàng hơn.
Phân tích báo cáo dữ liệu
Phân tích báo cáo dữ liệu đánh giá và giải thích dữ liệu để rút ra những hiểu biết sâu sắc và đưa ra quyết định sáng suốt. Nó liên quan đến phân tích chuyên sâu các tập dữ liệu để xác định các mẫu, xu hướng và mối liên kết cũng như viết báo cáo ngắn gọn để tóm tắt các phát hiện. Phần quan trọng này của vòng đời dữ liệu giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế chiến lược thông qua quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Cách chạy phân tích báo cáo dữ liệu:
- Thu Thập Dữ Liệu: Thu thập dữ liệu liên quan từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu, bảng tính hoặc API bên ngoài. Đảm bảo dữ liệu chính xác, đầy đủ và đại diện cho vấn đề hoặc câu hỏi.
- Làm sạch dữ liệu: Quá trình làm sạch dữ liệu được thực hiện để loại bỏ các giá trị không nhất quán, lỗi hoặc thiếu. Nó thường liên quan đến việc loại bỏ các bản sao, xử lý dữ liệu bị thiếu và chuẩn hóa các định dạng.
- Thăm dò dữ liệu: Khám phá dữ liệu tốt hơn để hiểu cấu trúc, phân phối và đặc điểm của nó. Để đạt được điều này, hãy sử dụng số liệu thống kê tóm tắt, kỹ thuật trực quan hóa dữ liệu và phân tích dữ liệu khám phá.
- Chuyển đổi dữ liệu: Chuyển đổi dữ liệu nếu cần thiết để làm cho dữ liệu phù hợp với việc phân tích. Điều này có thể liên quan đến các tác vụ như chuẩn hóa biến, tạo biến mới hoặc tổng hợp dữ liệu ở các mức độ chi tiết khác nhau.
- Phân tích dữ liệu: Áp dụng các kỹ thuật thống kê hoặc phân tích thích hợp để phân tích dữ liệu. Điều này có thể bao gồm thống kê mô tả, thống kê suy luận, phân tích hồi quy, phân cụm hoặc thuật toán học máy, tùy thuộc vào bản chất của dữ liệu và câu hỏi nghiên cứu.
- Tạo báo cáo: Tạo các báo cáo tóm tắt kết quả phân tích dữ liệu. Các báo cáo này có thể bao gồm hình ảnh trực quan, bảng, biểu đồ và tường thuật, truyền đạt hiệu quả thông tin chi tiết tới các bên liên quan.
- Giải thích và ra quyết định: Giải thích kết quả phân tích dữ liệu và sử dụng chúng để thông báo cho việc ra quyết định. Điều này liên quan đến việc rút ra kết luận, xác định xu hướng hoặc mô hình và đưa ra khuyến nghị dựa trên những hiểu biết sâu sắc thu được từ phân tích.
Công cụ báo cáo dữ liệu
Các công cụ báo cáo dữ liệu là các ứng dụng phần mềm cung cấp khả năng báo cáo, ra quyết định và kinh doanh thông minh. Những công cụ này cho phép người dùng chuyển đổi dữ liệu thô thành kiến thức bằng cách trích xuất và trình bày dữ liệu dưới dạng biểu đồ, bảng và các định dạng trực quan hóa khác. Chúng giúp người dùng trực quan hóa dữ liệu hoạt động, thống nhất dữ liệu không liên quan vào một vị trí trung tâm và hiểu rõ hơn về doanh nghiệp thông qua các bản trình bày giàu dữ liệu và báo cáo tương tác.
Các công cụ báo cáo có thể được phân loại thành các loại khác nhau dựa trên chức năng của chúng:
- Các công cụ tự phục vụ: Những công cụ này cho phép người dùng xây dựng báo cáo của họ dựa trên thông tin nội bộ.
- Công cụ trực quan hóa: Để trình bày thông tin bằng đồ họa bằng cách sử dụng các yếu tố như biểu đồ và bản đồ để cải thiện thiết kế và khả năng hiểu báo cáo.
- Công cụ kinh doanh thông minh: Để người dùng khám phá những hiểu biết có thể hành động thông qua các yếu tố trực quan và tương tác.
- Công cụ hiệu suất ứng dụng: Để hiển thị dữ liệu về cách ứng dụng hoạt động, cơ sở người dùng, doanh thu và các thông số khác.
- Công cụ doanh nghiệp: Những công cụ này duy trì mức độ bảo mật và tính linh hoạt cao, cho phép cấu trúc tùy chỉnh thông tin công ty thành các bảng, biểu đồ và bảng điều khiển được tổ chức.
- Các công cụ liên quan đến tài chính: Các công cụ này phân tích các tài liệu tài chính như báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập.
Ví dụ về Công cụ để Lập Báo cáo Dữ liệu
Ví dụ về các công cụ báo cáo dữ liệu bao gồm:
#số 1. Hive
Hive là một phần mềm báo cáo quản lý dự án thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và lưu trữ ở một vị trí tập trung. Nó cho phép bảng điều khiển tương tác và theo dõi dữ liệu thời gian thực. Vì nó được lưu trữ trên đám mây nên nó có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet và được liên kết với các ứng dụng quản lý dự án khác.
#số 2. Zoho Analytics
Zoho analytics là một ví dụ về công cụ báo cáo dữ liệu cho phép người dùng tạo bảng điều khiển dữ liệu và tạo báo cáo từ nhiều nguồn khác nhau, giúp công cụ này trở nên hữu ích cho hoạt động tiếp thị và bán hàng. Nó có các ứng dụng để quản lý dự án và cho phép người dùng tạo báo cáo về số liệu dự án và báo cáo tiến độ hợp tác. Với Zoho analytics, người dùng có thể chia sẻ báo cáo và bảng điều khiển qua email, xuất, in hoặc nhúng trên trang web, blog và ứng dụng. Trang web cũng có các tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng để giải quyết vấn đề và truyền cảm hứng.
# 3. Phân tích Cognos của IBM
IBM Cognos Analytics là một nền tảng kinh doanh thông minh sử dụng trí thông minh nhân tạo để phân tích các nguồn dữ liệu khác nhau và thu được thông tin chi tiết. Người dùng có thể sử dụng các truy vấn ngôn ngữ tự nhiên cho Trợ lý AI để tạo trực quan hóa, khám phá các mối quan hệ và dự đoán các mẫu trong tương lai. Nói chung, IBM Cognos Analytics là Lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn và trung bình; nó vượt trội trong việc hiểu dữ liệu và nguồn.
#4. điện BI
Báo cáo Power BI là một ví dụ về công cụ báo cáo dữ liệu cho phép người dùng quản lý và hiển thị các báo cáo đã chuẩn bị thông qua giao diện web. Người dùng có thể truy cập các báo cáo trên trình duyệt web, thiết bị di động hoặc email. Cổng web là một vị trí trung tâm để quản lý báo cáo, cho phép liên kết, tái sử dụng, sắp xếp và tạo đăng ký. Ngoài ra, Power BI thân thiện với người dùng và hấp dẫn trực quan, cải thiện khả năng hiểu thông tin kinh doanh của nhóm. Đó là lý tưởng cho các công ty lớn hoặc đang mở rộng quản lý khối lượng lớn dữ liệu.
#5. Báo cáo tinh thể SAP
Crystal Reports là một công cụ viết báo cáo được sử dụng rộng rãi với xếp hạng xuất sắc về khả năng tích hợp và tùy chỉnh dữ liệu. Nó có thể thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và hiển thị nó dưới nhiều hình thức khác nhau. Crystal cung cấp nhiều khả năng sắp xếp, nén và sắp xếp dữ liệu cũng như báo cáo tương tác. Nó phù hợp cho các công ty thuộc mọi quy mô và phổ biến cho báo cáo tài chính, thu nhập, doanh thu và báo cáo bán hàng. Tuy nhiên, người dùng đã ghi nhận đường cong học tập cao.
Có gì trong Báo cáo dữ liệu?
Một báo cáo dữ liệu thường bao gồm các bảng, đồ thị và biểu đồ để trình bày dữ liệu một cách trực quan. Mục đích của báo cáo dữ liệu là chắt lọc thông tin phức tạp thành một định dạng dễ nắm bắt và giúp người nhận đưa ra quyết định sáng suốt.
Các thành phần của báo cáo dữ liệu có thể khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh và mục đích của báo cáo. Ví dụ: báo cáo dữ liệu bệnh nhân có thể bao gồm tất cả các CRF (Biểu mẫu báo cáo trường hợp) được nhập đối với bệnh nhân, sự khác biệt và thông tin kiểm toán.
Làm thế nào để bạn viết dữ liệu cho một báo cáo?
Mẹo về cách ghi dữ liệu cho một báo cáo, bạn có thể làm theo các bước sau:
# 1. Xác định đối tượng của bạn
Xem xét ai sẽ đọc báo cáo và điều chỉnh phong cách viết cũng như mức độ kỹ thuật của bạn cho phù hợp. Hãy nhớ rằng một số độc giả có thể chỉ lướt qua dữ liệu, trong khi những người khác có thể muốn tìm hiểu sâu hơn về phân tích.
#2. Thu thập và phân tích dữ liệu
Trước khi bạn bắt đầu viết, hãy thu thập tất cả dữ liệu bạn sẽ sử dụng cho báo cáo và phân tích kỹ lưỡng. Điều quan trọng là phải hiểu rõ dữ liệu và ý nghĩa của nó trước khi bạn bắt đầu viết.
#3. Sắp xếp dữ liệu của bạn
Sắp xếp dữ liệu của bạn trong một hoặc nhiều bảng tính nếu cần. Bao gồm tất cả dữ liệu liên quan, ngay cả khi nó chưa được phân tích. Nếu bạn đã sử dụng dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo khác, hãy tách dữ liệu đó khỏi báo cáo của riêng bạn.
#4. Viết phần giới thiệu
Phần giới thiệu nên tóm tắt mục đích của báo cáo, dữ liệu được phân tích và bất kỳ thông tin cơ bản nào giải thích lý do tại sao báo cáo được yêu cầu. Nó cũng nên phác thảo các câu hỏi đặt ra trong phân tích và các kết luận được hình thành từ phân tích.
#5. Tạo các phần trong phần thân của báo cáo
Chia nội dung của báo cáo thành bốn phần: Dữ liệu, Phương pháp, Phân tích và Kết quả. Trong một số trường hợp, bạn có thể kết hợp các phần Phương pháp và Phân tích. Lặp lại bốn phần này nếu báo cáo của bạn chứa nhiều tập dữ liệu với các phân tích độc lập khi cần.
#6. Mô tả Dữ liệu trong phần Dữ liệu
Trong phần này, mô tả dữ liệu quan trọng nhất được sử dụng để phân tích. Bạn có thể sao chép và dán các bảng tính có liên quan chứa dữ liệu vào báo cáo.
#7. Sắp xếp thông tin
Quyết định thứ tự mà bạn sẽ trình bày dữ liệu. Bạn có thể bắt đầu với thông tin chung và phù hợp nhất, sau đó đi sâu vào chi tiết nếu cần. Việc tổ chức dữ liệu phải giúp người đọc dễ hiểu và dễ theo dõi.
#số 8. Chú ý đến thiết kế
Xem xét thiết kế báo cáo của bạn để làm cho nó hấp dẫn trực quan và dễ hiểu. Sử dụng màu sắc và trực quan hóa để tăng cường trình bày dữ liệu. Tránh làm quá tải báo cáo và sử dụng các tab hoặc phần để phân chia thông tin theo chủ đề hoặc chủ đề. Thực hiện theo các nguyên tắc thiết kế phù hợp với thương hiệu của công ty bạn.
#9. Viết rõ ràng và chính xác
Sử dụng ngôn ngữ thuyết phục và hấp dẫn trong báo cáo của bạn. Sử dụng các câu súc tích và các gạch đầu dòng thay vì các đoạn văn dài. Ngoài ra, hãy sử dụng tiêu đề, chú giải và văn bản bổ sung để cung cấp rõ ràng và ngữ cảnh cho hình ảnh hóa của bạn. Đọc lại báo cáo của bạn để đảm bảo nó không có lỗi.
#10. Kể một câu chuyện hoàn chỉnh
Báo cáo của bạn nên cung cấp một tường thuật rõ ràng hướng dẫn người đọc thông qua các dữ liệu và phát hiện. Xem xét việc tạo một bản trình bày phân tích trình bày dữ liệu trên một màn hình với các biểu đồ và đồ thị tương tác. Sử dụng các kỹ thuật kể chuyện để thu hút khán giả và đảm bảo họ hiểu những phát hiện chính.
#11. Đo lường tiến độ hướng tới mục tiêu
Thường xuyên đo lường tiến độ của các mục tiêu cụ thể được đề cập trong báo cáo. Kiểm tra xem báo cáo có đang giúp bạn hướng tới các mục tiêu của tổ chức hay không. Sử dụng điểm chuẩn và số liệu cụ thể để đánh giá hiệu suất của bạn và thực hiện các điều chỉnh nếu cần.
Công dụng của báo cáo dữ liệu là gì?
Báo cáo dữ liệu có một số ứng dụng quan trọng trong các bối cảnh khác nhau, bao gồm sức khỏe cộng đồng, phân tích kinh doanh và ra quyết định. Những công dụng này bao gồm:
- Báo cáo dữ liệu truyền đạt thông tin sức khỏe dân số, nâng cao nhận thức và cung cấp thông tin chính xác, dễ tiếp cận cho các nhà hoạch định chính sách, chuyên gia chăm sóc sức khỏe và công chúng.
- Báo cáo dữ liệu rất cần thiết cho việc phát triển và đánh giá chính sách, xác định khoảng cách, đo lường tiến độ và minh họa nhu cầu nguồn lực để ra quyết định dựa trên bằng chứng về sức khỏe cộng đồng.
- Báo cáo dữ liệu rất quan trọng đối với các doanh nghiệp để theo dõi tiến trình, phân tích xu hướng và đưa ra quyết định sáng suốt, cho phép hiểu rõ hơn và cải thiện hoạt động, dịch vụ khách hàng, tiếp thị và bán hàng.
- Báo cáo dữ liệu rất quan trọng để phát hiện lỗi và sự cố trong hoạt động kinh doanh, cho phép các tổ chức xác định sự bất thường, xu hướng và vấn đề để có hành động khắc phục.
- Báo cáo dữ liệu hỗ trợ việc ra quyết định bằng cách trình bày những hiểu biết rõ ràng, súc tích và hấp dẫn trực quan, hướng dẫn lập kế hoạch chiến lược và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh thông qua các xu hướng, mô hình và mối tương quan.
Cấu trúc của một báo cáo dữ liệu là gì?
Cấu trúc của báo cáo dữ liệu khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh và mục đích của nó. Nó nên bao gồm phần giới thiệu, mô tả dữ liệu, phương pháp, phân tích, kết quả, trực quan hóa, mô hình, xu hướng và các biện pháp thống kê. Báo cáo cũng nên thảo luận về những phát hiện chính, kết luận và ý nghĩa. Phần kết luận nên tóm tắt những điểm chính, nêu bật những hạn chế và đề xuất những điểm cần cải thiện. Phụ lục nên bao gồm các tài liệu hỗ trợ, chẳng hạn như dữ liệu thô, phép tính, đoạn mã hoặc nguồn bên ngoài.
Các loại báo cáo dữ liệu là gì?
Các loại báo cáo dữ liệu phổ biến bao gồm báo cáo thông tin, báo cáo phân tích, báo cáo định kỳ, báo cáo ngành, báo cáo chính thức, báo cáo không chính thức và báo cáo tương tác.
- Các báo cáo thông tin cung cấp những hiểu biết thực tế về một chủ đề mà không đề xuất các giải pháp hoặc giả thuyết.
- Các báo cáo phân tích kết hợp những hiểu biết định tính và định lượng, cũng như dữ liệu lịch sử và thời gian thực, đưa ra các đề xuất và hỗ trợ giải quyết vấn đề.
- Báo cáo định kỳ kiểm tra tổng thể hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo ngành cung cấp cái nhìn tổng quan về một ngành, thị trường hoặc lĩnh vực cụ thể.
- Các báo cáo chính thức dài và yêu cầu nghiên cứu chuyên sâu, trong khi các báo cáo không chính thức ít trang trọng hơn và được nhân viên sử dụng nội bộ.
- Báo cáo tĩnh cung cấp dữ liệu lịch sử từ một nguồn duy nhất và báo cáo tương tác cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu được thu thập trong thời gian thực, cho phép người dùng xem chi tiết và khám phá thông tin chuyên sâu hơn.
Mẹo viết báo cáo dữ liệu hiệu quả
- Xác định loại báo cáo dữ liệu của bạn. Đó là báo cáo mang tính thông tin, phân tích hay đề xuất/biện minh?
- Hiểu ai sẽ đọc báo cáo và họ cần thông tin gì. Điều chỉnh thông tin chi tiết, đề xuất và cách trình bày dữ liệu cho phù hợp.
- Sử dụng các tiêu đề và tiêu đề phụ để giúp báo cáo dễ đọc và có tổ chức hơn. Ngoài ra, hãy bao gồm khoảng cách và lề thích hợp để làm cho văn bản bớt dày đặc hơn và hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh.
- Giữ cho các đoạn văn của bạn ngắn gọn và tập trung, đồng thời sử dụng các biểu diễn trực quan, bao gồm các biểu đồ và đồ thị để biểu thị dữ liệu quan trọng một cách trực quan.
- Sắp xếp dữ liệu để cung cấp bối cảnh và kể một câu chuyện. Sử dụng các số liệu cung cấp bối cảnh, màu sắc để thu hút sự chú ý. Ngoài ra, hãy giữ cho báo cáo đơn giản và tránh làm người xem choáng ngợp với quá nhiều thông tin, màu sắc hoặc định dạng.
- Hãy nhất quán, đáng tin cậy và khách quan trong báo cáo của bạn. Do đó, tránh định dạng, lọc hoặc thao tác có thể dẫn đến thống kê sai lệch.
Bài viết liên quan
- PHẦN MỀM HÌNH ẢNH DỮ LIỆU: Công cụ trực quan hóa dữ liệu tốt nhất năm 2023
- CÁC CÔNG CỤ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU: Hơn 13 Công cụ phân tích dữ liệu tốt nhất 2023
- HÌNH ẢNH DỮ LIỆU LÀ GÌ: Kỹ thuật, Công cụ và Tầm quan trọng
dự án
