Chữ ký điện tử đúng như tên gọi của một sự thay thế hiện đại cho việc ký các tài liệu bằng bút và giấy.
Nó kiểm tra tính hợp lệ và tính toàn vẹn của các tin nhắn và tài liệu kỹ thuật số bằng cách sử dụng một kỹ thuật toán học sáng tạo. Nó đảm bảo rằng nội dung của tin nhắn không bị thay đổi trong khi truyền và hỗ trợ ngăn ngừa mạo danh và giả mạo trong liên lạc kỹ thuật số.
Chữ ký số cũng bao gồm thông tin bổ sung như nguồn gốc của tin nhắn, trạng thái của nó và sự đồng ý của người ký.
Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử có chức năng tương tự như “dấu vân tay” điện tử. Nó cung cấp xác minh bổ sung về danh tính của các cá nhân ký giấy tờ bằng cách cung cấp tem xác thực được mã hóa và ID kỹ thuật số để xác thực thông tin có nguồn gốc từ họ.
Chữ ký số liên kết an toàn người ký với tài liệu trong giao dịch được ghi lại thông qua việc sử dụng định dạng chuẩn, được phê duyệt có tên là Cơ sở hạ tầng khóa công khai (PKI), cung cấp mức độ bảo mật cao nhất và khả năng chấp nhận phổ biến.
PKI được sử dụng để tạo một “chứng chỉ kỹ thuật số” duy nhất, không bị giả mạo, liên kết người ký với một tài liệu và đảm bảo rằng tài liệu điện tử là xác thực. Chứng chỉ kỹ thuật số của người ký được sử dụng để tạo chữ ký, chữ ký này sau đó được đính kèm vào tài liệu đã ký.
Chức năng của chữ ký số
Chữ ký điện tử có tính ràng buộc về mặt pháp lý và có cùng ý nghĩa như chữ ký tài liệu truyền thống ở nhiều khu vực, bao gồm các khu vực của Bắc Mỹ, Liên minh Châu Âu và APAC.
Chúng cũng được sử dụng cho các giao dịch tài chính, nhà cung cấp dịch vụ email và phân phối phần mềm, tất cả đều yêu cầu tính hợp pháp và tính toàn vẹn của truyền thông kỹ thuật số.
Tính xác thực và tính toàn vẹn của dữ liệu của chữ ký số được đảm bảo bằng công nghệ tiêu chuẩn ngành được gọi là cơ sở hạ tầng khóa công khai.
Chữ ký số hoạt động như thế nào?
Khóa công khai và khóa riêng tư sẽ được các nhà cung cấp giải pháp chữ ký số như Zoho Sign tạo ra theo quy trình toán học. Khi người ký ký điện tử vào một tài liệu, một hàm băm mật mã của tài liệu sẽ được tạo.
Băm mật mã đó sau đó được mã hóa bằng khóa riêng của người gửi, khóa này được giữ an toàn trong hộp HSM. Sau đó, nó được đính kèm vào tài liệu và được phân phối cùng với khóa công khai của người gửi cho người nhận.
Với chứng chỉ khóa công khai của người gửi, người nhận có thể giải mã hàm băm được mã hóa. Về phía người nhận, một hàm băm mật mã được tạo một lần nữa.
Để xác minh tính hợp pháp của nó, cả hai hàm băm mật mã đều được so sánh. Nếu chúng khớp nhau, tài liệu không bị giả mạo và hợp pháp.
Tôi nên thực hiện các bước nào để tạo chữ ký số?
Sử dụng nhà cung cấp chữ ký điện tử chẳng hạn như DocuSign, việc tạo chữ ký điện tử rất đơn giản. Khi bạn nhận được tài liệu để ký qua email, bạn phải xác thực theo tiêu chuẩn của Tổ chức phát hành chứng chỉ và sau đó “ký” tài liệu bằng cách điền vào biểu mẫu trực tuyến.
Bạn sẽ thấy hướng dẫn 'Bắt đầu' hoặc 'Ký' nếu bạn được nhắc ký từ DocuSign eSignature. Làm theo hướng dẫn để thêm chữ ký điện tử của bạn nếu cần, sau đó xác nhận danh tính của bạn và làm theo hướng dẫn để sử dụng chữ ký điện tử của bạn.
Tùy thuộc vào Tổ chức phát hành chứng chỉ, bạn có thể được yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung. Cũng có thể có những hạn chế và giới hạn đối với người mà bạn gửi tài liệu để xin chữ ký và trình tự bạn gửi chúng. Giao diện của DocuSign hướng dẫn bạn thực hiện quy trình và đảm bảo rằng bạn đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn này.
PKI (Cơ sở hạ tầng khóa công khai) là gì?
Cơ sở hạ tầng khóa công khai (PKI) là tập hợp các tình huống cho phép tạo chữ ký số, cũng như quản lý chứng chỉ kỹ thuật số, khóa công khai và khóa riêng.
Mỗi giao dịch chữ ký số liên quan đến PKI bao gồm một cặp khóa: khóa riêng và khóa chung. Khóa riêng, đúng như tên gọi, không được chia sẻ và chỉ được người ký sử dụng để ký tài liệu điện tử. Khóa công khai được cung cấp miễn phí và được sử dụng bởi bất kỳ ai cần xác thực chữ ký điện tử của người ký.
Các yêu cầu bổ sung được thực thi bởi PKI, chẳng hạn như Tổ chức phát hành chứng chỉ (CA), chứng chỉ kỹ thuật số, phần mềm đăng ký người dùng cuối và các công cụ để quản lý, gia hạn cũng như thu hồi khóa và chứng chỉ.
Cơ quan cấp chứng chỉ (CA) là gì?
Khóa công khai và khóa riêng được sử dụng trong chữ ký số. Để duy trì sự an toàn và ngăn chặn hành vi giả mạo hoặc sử dụng độc hại, các khóa phải được bảo vệ. Khi bạn gửi hoặc ký một tài liệu, bạn cần biết rằng các tài liệu và khóa được tạo an toàn và sử dụng các khóa hợp lệ.
Cơ quan cấp chứng chỉ là một loại Nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy, một tổ chức bên thứ ba đã được công nhận rộng rãi là đáng tin cậy để duy trì bảo mật khóa và có thể cung cấp các chứng chỉ kỹ thuật số cần thiết. Thực thể gửi tài liệu và thực thể ký tài liệu phải đồng ý sử dụng một CA cụ thể.
Khi người ký sử dụng Chữ ký số DocuSign Express, DocuSign sẽ trở thành một CA. Nghĩa là, nếu bạn sử dụng DocuSign làm Tổ chức phát hành chứng chỉ, bạn có thể gửi tài liệu có chữ ký điện tử.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Công cụ chữ ký DocuSign để xây dựng CA của riêng mình một cách an toàn trong khi vẫn có quyền truy cập vào toàn bộ khả năng của dịch vụ đám mây DocuSign để quản lý giao dịch. Các CA nổi tiếng khác được một số tổ chức hoặc khu vực sử dụng và nền tảng DocuSign cũng hỗ trợ chúng.
OpenTrust, được sử dụng rộng rãi ở các quốc gia thuộc Liên minh Châu Âu và SAFE-BioPharma, chứng chỉ nhận dạng mà các tổ chức khoa học đời sống có thể chọn sử dụng, là hai ví dụ.
Mục đích của việc sử dụng chữ ký số là gì?
Chữ ký điện tử mang lại nhiều lợi thế và chữ ký điện tử là một loại chữ ký điện tử. Chữ ký số an toàn hơn vì chúng mã hóa chữ ký và xác minh danh tính của người ký. Chữ ký điện tử sử dụng kỹ thuật PKI sử dụng một công nghệ dựa trên tiêu chuẩn quốc tế, được hiểu rõ, cũng giúp ngăn chặn giả mạo hoặc thay đổi tài liệu sau khi ký.
Nhiều ngành và khu vực địa lý đã thiết lập các tiêu chuẩn Chữ ký điện tử cho các tài liệu kinh doanh dựa trên công nghệ chữ ký số và một số CA được chứng nhận. Tuân theo các tiêu chuẩn địa phương này dựa trên công nghệ PKI và cộng tác với cơ quan cấp chứng chỉ đáng tin cậy có thể đảm bảo khả năng thực thi và chấp nhận của giải pháp chữ ký điện tử.
Chữ ký điện tử sử dụng Công nghệ chữ ký số có ràng buộc về mặt pháp lý không?
Đúng. Năm 1999, Liên minh Châu Âu đã thiết lập Chỉ thị của EU về Chữ ký Điện tử và vào năm 2000, Hoa Kỳ đã thông qua Đạo luật Chữ ký Điện tử trong Đạo luật Thương mại Toàn cầu và Quốc gia (ESIGN). Cả hai biện pháp đều đưa ra các hợp đồng và tài liệu được ký điện tử, giống như hợp đồng trên giấy, có tính ràng buộc về mặt pháp lý. Tính hợp pháp của chữ ký điện tử đã được duy trì nhiều lần kể từ đó.
Hầu hết các quốc gia hiện đã ban hành luật và quy định theo mô hình của Hoa Kỳ hoặc Liên minh Châu Âu, với nhiều khu vực ưa thích mô hình của Liên minh Châu Âu về chữ ký điện tử dựa trên công nghệ chữ ký số được quản lý tại địa phương. Hơn nữa, bằng cách sử dụng công nghệ chữ ký số, một số tổ chức đã tăng cường tuân thủ các tiêu chuẩn do ngành của họ tạo ra (ví dụ: FDA 21 CFR Phần 11 trong ngành Khoa học Đời sống).
Các quy định quốc gia và ngành cụ thể này liên tục thay đổi. Tác động của luật chữ ký điện tử ở Vương quốc Anh vẫn giữ nguyên sau Brexit, vì Vương quốc Anh đã thông qua Đạo luật (Rút tiền) của Liên minh Châu Âu năm 2018 để cung cấp sự chắc chắn về mặt pháp lý và tính liên tục của luật pháp EU theo luật của Vương quốc Anh, bao gồm cả eIDAS, điều chỉnh các giao dịch điện tử trong Thị trường chung Châu Âu và chữ ký điện tử.
Ưu điểm của việc sử dụng chữ ký số là gì?
#1. Đáng tin cậy và tuân thủ.
Chữ ký số được hỗ trợ bởi chứng chỉ số của bên thứ ba cho phép bạn tuân thủ các quy tắc trên toàn thế giới.
#2. Được bảo vệ.
Chữ ký số của bạn và tài liệu điện tử PDF đã ký được mã hóa và niêm phong bằng con dấu chống giả mạo.
#3. Bạn là duy nhất.
Khi bạn ký điện tử, hãy sử dụng danh tính kỹ thuật số duy nhất của bạn để dễ dàng kiểm tra thông tin đăng nhập và ủy quyền cho chữ ký của bạn.
#4. Xác nhận là đơn giản.
Cần phải gia hạn để xác thực chữ ký số vì tài liệu đã ký và chữ ký số được thiết kế để được xác thực lại trong ít nhất mười năm.
Đảm bảo về chữ ký số
Các khái niệm và mô tả dưới đây thể hiện sự đảm bảo của chữ ký số.
- Xác thực: Danh tính của người ký đã được xác nhận.
- Tính toàn vẹn: Vì nó đã được ký điện tử nên nội dung không bị thay đổi hoặc giả mạo.
- Không bác bỏ: Nguồn gốc của nội dung được ký kết được chứng minh cho tất cả các bên. Hành động của người ký từ chối bất kỳ mối quan hệ nào với tài liệu đã ký được gọi là từ chối.
- Công chứng: Trong một số điều kiện, chữ ký trong các tệp Microsoft Word, Microsoft Excel hoặc Microsoft PowerPoint đã được đánh dấu thời gian bởi một máy chủ đánh dấu thời gian an toàn có tính hợp pháp của một công chứng.
Để cung cấp những đảm bảo này, tác giả nội dung phải ký điện tử nội dung bằng chữ ký đáp ứng các yêu cầu sau:
- Chữ ký số là chính xác.
- Chứng chỉ chữ ký số là hiện tại (nó chưa hết hạn).
- Nhà xuất bản là người hoặc tổ chức ký tài liệu.
Sự khác biệt giữa Chữ ký số và Chữ ký điện tử là gì?
Các loại chữ ký điện tử khác nhau được bao gồm trong nhiều loại chữ ký điện tử (eSignatures). Một chữ ký điện tử được bao gồm trong thể loại này. Thông qua chứng chỉ kỹ thuật số, chữ ký số cung cấp mức độ đảm bảo danh tính cao hơn. Bạn có thể ký giấy tờ và xác thực người ký bằng chữ ký điện tử và các hệ thống chữ ký khác. Tuy nhiên, có sự khác biệt giữa chữ ký điện tử và các loại chữ ký điện tử khác về ý định, triển khai công nghệ, ứng dụng địa lý và sự chấp nhận về mặt pháp lý và văn hóa.
Có ba loại chữ ký số: chữ ký điện tử cơ bản (SES), chữ ký điện tử nâng cao (AES) và chữ ký điện tử đủ điều kiện (QES).
Việc sử dụng công nghệ chữ ký điện tử cho chữ ký điện tử khác nhau rất nhiều giữa các quốc gia có các quy định về chữ ký điện tử mở, trung lập về công nghệ, chẳng hạn như Hoa Kỳ, Vương quốc Anh, Canada và Úc và các quốc gia có mô hình chữ ký điện tử theo tầng. Nhiều quốc gia ở Liên minh Châu Âu, Nam Mỹ và Châu Á chọn các mô hình chữ ký điện tử theo tầng dựa trên các tiêu chuẩn được chỉ định tại địa phương dựa trên công nghệ chữ ký số. Hơn nữa, một số doanh nghiệp áp dụng các tiêu chuẩn dành riêng cho ngành dựa trên công nghệ chữ ký số.
Nhận dạng kỹ thuật số là gì?
Nhận dạng kỹ thuật số (hoặc ID kỹ thuật số), tương tự như hộ chiếu ở dạng điện tử, cung cấp bằng chứng thuyết phục rằng bạn chính là người mà bạn nói khi ký điện tử vào một tài liệu. Mỗi ID kỹ thuật số được hỗ trợ bởi chứng chỉ kỹ thuật số do bên thứ ba đáng tin cậy cung cấp, chẳng hạn như ngân hàng hoặc chính phủ sau khi danh tính của bạn đã được xác minh kỹ lưỡng.
Sử dụng ID kỹ thuật số để xác minh danh tính của bạn và chữ ký điện tử trong quá trình ký tài liệu đảm bảo rằng bạn đồng ý với các điều khoản được đề cập và ủy quyền chữ ký của bạn trên một tài liệu cụ thể.
Chứng chỉ số là gì?
Chứng chỉ kỹ thuật số là một tài liệu kỹ thuật số mà Cơ quan cấp chứng chỉ (CA) cấp. Nó chứa khóa chung cho chữ ký điện tử cũng như thông tin nhận dạng được kết nối với khóa, chẳng hạn như tên của tổ chức. Chứng chỉ xác nhận rằng khóa công khai thuộc về tổ chức được chỉ định. CA phục vụ như một người bảo lãnh. Chứng chỉ kỹ thuật số phải được cấp bởi cơ quan đáng tin cậy và có thời hạn hiệu lực. Chúng cần thiết để tạo chữ ký điện tử.
Chữ ký đám mây là gì?
Chữ ký đám mây là chữ ký điện tử trong đó chứng chỉ kỹ thuật số của người ký được quản lý trên đám mây bởi nhà cung cấp dịch vụ tin cậy (TSP). Hiệp hội chữ ký đám mây (CSC) đã tạo ra một tiêu chuẩn mở toàn cầu cho chữ ký đám mây. Không giống như chữ ký số tiêu chuẩn được áp dụng với thẻ thông minh vật lý hoặc mã thông báo USB, chữ ký đám mây cho phép bạn áp dụng chữ ký số đã được xác minh ngay lập tức từ thiết bị di động hoặc trình duyệt Web.
Con dấu điện tử là gì?
Một pháp nhân, chẳng hạn như doanh nghiệp hoặc tổ chức, sẽ sử dụng con dấu điện tử hoặc con dấu điện tử để xác nhận nguồn gốc, tính hợp pháp và tính toàn vẹn của tài liệu. Con dấu điện tử có thể cung cấp bằng chứng pháp lý mạnh mẽ rằng tài liệu không bị thay đổi và đến từ thực thể được đại diện bởi chứng nhận niêm phong kỹ thuật số.
Bài viết liên quan
- ỨNG DỤNG CHỮ KÝ: 10 ứng dụng hàng đầu, Gmail, iPhone & ứng dụng miễn phí
- EMAIL CHUYÊN NGHIỆP: Ý nghĩa, Cách viết & Mẹo quan trọng cần biết
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG: 2023 Phần mềm Tốt nhất Hàng đầu
- Cách ký tài liệu điện tử: Hướng dẫn từng bước
dự án
