Giao tiếp là nền tảng của các mối quan hệ nghề nghiệp vững chắc, từ đó hình thành nền tảng của các doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ. Sự thành công lâu dài của bất kỳ công ty nào hoặc bất kỳ mối quan hệ nào cho vấn đề đó đều đòi hỏi cả việc đưa ra và nhận phản hồi. Bất kỳ nhà lãnh đạo sắc sảo nào cũng sẽ luôn cho rằng phản hồi cởi mở và trung thực của nhân viên là một trong những đặc điểm của văn hóa công ty phát triển và các mối quan hệ làm việc tích cực. Do đó, mọi tổ chức phải đặt giao tiếp cởi mở trở thành một trong những ưu tiên hàng đầu của công ty họ. Nắm bắt nhịp đập của lực lượng lao động thông qua phản hồi của nhân viên là một cách để làm điều này. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách đưa ra phản hồi tích cực, thực hiện khảo sát nhân viên và các ví dụ cho biết khi nào nên sử dụng.
Phản hồi của Nhân viên là gì?
Phản hồi của nhân viên đề cập đến bất kỳ nhận xét nào (rõ ràng hoặc không chính thức) của người lao động về nhau về hiệu suất, tài năng hoặc tinh thần đồng đội trong một cơ sở nhóm hoặc lực lượng lao động. Có một số cách để tiếp nhận và đưa ra phản hồi tích cực của nhân viên tại nơi làm việc. Và khi diễn ra, quá trình này có thể dẫn đến một môi trường làm việc tốt hơn và yên bình hơn.
Mặc dù phản hồi có thể vừa tích cực vừa tiêu cực, nhưng nó rất cần thiết vì nó cho phép các nhóm nhân viên làm việc hiệu quả hơn để đạt được mục tiêu của họ. Điều này có ích phá bỏ những thói quen xấu và khuyến khích hành vi tuyệt vời.
Tại sao Phản hồi của Nhân viên lại Quan trọng?
Rõ ràng là những lời nhận xét khích lệ từ cấp quản lý là rất có giá trị. Đó là một cách đã được chứng minh để tạo động lực cho người lao động và thúc đẩy sản lượng vì nó thưởng cho những hành động thích hợp. Ngoài những nhận xét tích cực, phản hồi tiêu cực của nhân viên là rất quan trọng. Khi được đưa ra một cách tích cực, phản hồi có thể giúp nhân viên hiểu được điểm mạnh và khuyết điểm của chính họ đồng thời giảm tần suất và mức độ nghiêm trọng của các hành động tiêu cực. Những phản hồi thích hợp, được cung cấp vào đúng thời điểm, có thể có tác động đáng kể đến hành động, khả năng và thậm chí cả triển vọng việc làm trong tương lai.
Kết nối nhân viên và giám sát viên là điều quan trọng hơn bao giờ hết khi nền kinh tế hợp đồng mở rộng và ngày càng có nhiều người làm công việc tự do hoặc hợp đồng. Đầu vào của người lao động là điều cần thiết để phát triển các mối quan hệ này. Tuy nhiên, để trở nên hiệu quả với tư cách là một nhà quản lý, điều quan trọng là không chỉ cung cấp phản hồi cho nhân viên mà còn phải tích cực lắng nghe và hành động theo các đề xuất của họ.
Phản hồi tích cực của nhân viên
Phản hồi tích cực của nhân viên là một phản hồi nhằm thúc đẩy việc áp dụng các hoạt động, quy trình, thói quen, thủ tục ra quyết định và kết quả mong muốn.
Ngoài việc xác nhận công việc mà nhân viên đã làm, loại phản hồi này còn truyền cảm hứng để họ làm tốt hơn nữa trong tương lai.
Trong các phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét một số ví dụ về các tình huống có thể xảy ra trong công việc của bạn hàng ngày và đưa ra một số phản hồi của nhân viên. Điều này cũng sẽ mở rộng hiểu biết của chúng tôi về cách phản hồi tốt nhất.
Ví dụ về phản hồi của nhân viên
Bây giờ chúng ta đã hiểu những điều cơ bản về việc đưa ra phản hồi tích cực của nhân viên, hãy cùng xem xét một số tình huống thực tế mà các nhà quản lý có thể sử dụng làm hình mẫu.
Những ví dụ về phản hồi của nhân viên này có thể đóng vai trò là hướng dẫn cho phản hồi mà bạn cung cấp. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải sửa đổi các ví dụ phản hồi để phù hợp với hoàn cảnh nhân viên riêng của bạn tại nơi làm việc.
Ví dụ về phản hồi tích cực của nhân viên
Thật đơn giản để tìm ra lỗi khi mọi thứ diễn ra sai lầm, nhưng cần nhiều nỗ lực hơn để chỉ ra khi ai đó đã hoàn thành tốt công việc. Nhân viên của bạn cần phản hồi nhất quán về thành tích của họ.
Sự đánh giá cao từ cấp trên gửi đi một thông điệp rằng những nỗ lực của nhân viên được chú ý và đánh giá cao, từ đó khuyến khích họ tiếp tục công việc tốt. Ngoài ra, nó giúp người lao động hiểu được vị trí của họ so với sự xuất sắc và những gì họ có thể làm để cải thiện.
Hãy đặc biệt khi đưa ra lời khen. Điều quan trọng là người lao động phải biết họ đã làm gì đúng để nhận được lời khen ngợi, vì vậy họ có thể tiếp tục thể hiện những hành vi như vậy. Nếu bạn đang khen ngợi, hãy thể hiện cụ thể bằng cách tham khảo khả năng của người nhận, phản hồi trước đó và / hoặc số liệu thống kê có liên quan.
Hãy xem một số ví dụ dưới đây về cách đưa ra phản hồi tích cực cho nhân viên;
# 1. Một nhân viên thực hiện tốt
“Buổi trình bày TRỰC TIẾP của ngày hôm qua thật tuyệt vời nhờ có bạn! Những người tham gia khảo sát của chúng tôi đã nhận được những phản hồi tuyệt vời. Tôi không thể nói với bạn rằng tôi đánh giá cao việc bạn tổ chức và tạo điều kiện cho sự kiện này như thế nào.
# 2. Khen ngợi hiệu suất của nhân viên
“Bài thuyết trình ngày hôm qua rất xuất sắc! Đã có những tin đồn rằng khách hàng hài lòng đến mức họ có thể đặt hàng một bản mở rộng lớn. Nỗ lực sâu rộng và bạn đã được đền đáp. Tôi ghi nhận thời gian, nỗ lực và sáng kiến mà bạn đã bỏ ra ”.
# 3. Đánh giá cao một nhân viên vì đã vượt lên trên và ngoài nhiệm vụ.
“Nỗ lực thêm của bạn trong suốt quý này được đánh giá rất cao. Không vui khi đi làm muộn, nhưng hãy biết chúng tôi đánh giá cao sự cống hiến của bạn cho nhóm như thế nào. Phong thái lạc quan và quyết tâm của các bạn đã truyền cảm hứng cho tất cả chúng tôi tiếp tục tiến về phía trước bất chấp những khó khăn mà chúng tôi đang phải đối mặt. ”
#4. Đặt dấu chấm hết cho những cuộc tranh cãi
“Cách bạn xử lý xung đột tại nơi làm việc hôm nay khiến tôi không nói nên lời. Cách bạn xử lý tình huống với sự duyên dáng, điềm tĩnh và động viên khá truyền cảm hứng. Tôi tin rằng các nhân viên còn lại cũng rất vui với phản hồi của bạn. Ngoài ra, tôi thực sự đánh giá cao đề xuất tiếp theo mà bạn đưa ra về phản hồi liên tục và lên lịch họp, nơi đồng nghiệp có thể nói lên mối quan tâm và ý kiến của họ. Một lần nữa, xin chúc mừng bạn đã nhận được lời khen ngợi của cấp trên nhân sự của tôi với việc xử lý bất đồng của bạn. "
# 5. Bạn đang tìm kiếm một cách để công nhận chất lượng tốt của nhân viên
“Tôi đánh giá cao sự siêng năng thường xuyên của bạn trong việc chuẩn bị cho các cuộc họp hàng tuần của chúng tôi với các nhân viên điều hành. Các đề xuất được điều tra kỹ lưỡng và có chủ ý của bạn luôn giúp chúng tôi đạt được mục tiêu của mình. "
# 6. Sự công nhận xứng đáng của một nhân viên là một hình mẫu vai trò
“Một sản phẩm cuối cùng rất ấn tượng! Việc bạn đặt rất nhiều suy nghĩ và nỗ lực vào mọi khía cạnh của dự án là điều rất hiển nhiên. Tôi rất vui khi thấy bạn nghĩ ra điều gì tiếp theo và sẽ đánh giá cao điều đó nếu bạn có thể báo cáo lại với nhóm về các phương pháp và phát hiện của mình ”.
Ví dụ về hình thức phản hồi của nhân viên có tính xây dựng
Các nhà quản lý có trách nhiệm giúp nhân viên của họ thành công bằng cách cung cấp cho họ định hướng và nguồn lực. Điều này bao gồm việc cung cấp các đề xuất để cải thiện. Điều này có thể khiến bạn phải nêu ra những lo ngại hoặc bắt đầu những cuộc nói chuyện khiến bạn cảm thấy không thoải mái lúc đầu.
Thoạt đầu có vẻ khó khăn, nhưng sau khi bạn nhận được phản hồi và thiết lập nó như một tiêu chuẩn, bạn sẽ thấy nó đơn giản hơn nhiều. Kết quả sẽ là các cuộc thảo luận có nhiều khả năng dẫn đến các bước tiếp theo có thể hành động để giải quyết vấn đề.
Hãy xem xét một số tình huống điển hình mà bạn có thể muốn đưa ra một số lời chỉ trích và một số cách để diễn đạt nó:
# 7. Đối phó với hành vi có vấn đề
“Một số nhân viên đã phàn nàn rằng bạn đã nói đùa về họ khiến họ thấy hạ thấp nhân viên. Về điều này, tổ chức của chúng tôi đã thiết lập một chính sách. Chúng tôi có chính sách không khoan nhượng đối với bất kỳ nhận xét nào có thể bị coi là xúc phạm ”.
#số 8. Một Nhân Viên Thiếu Thời Hạn Quan Trọng Do Bạn Đặt Ra.
“Bạn dường như đã có một lịch trình rất đầy đủ gần đây. Để theo dõi cuộc trò chuyện trước đó của chúng tôi về việc hoàn thành việc này trước thứ Sáu, đây là cập nhật trạng thái về phía tôi. Nếu bạn đã đạt được bất kỳ tiến bộ nào kể từ lần cuối chúng ta nói chuyện, bạn có thể vui lòng hướng dẫn tôi về chúng được không? ”
# 9. Một trong những đồng nghiệp của bạn thường xuyên làm gián đoạn người khác và phủ nhận ý tưởng của họ.
“Tôi biết bạn quan tâm rất nhiều đến điều này bởi vì bạn nhiệt tình như thế nào. Tuy nhiên, chúng tôi nhận thấy rằng khi bạn bị cuốn hút, bạn có xu hướng tắt cơ hội để người khác đóng góp. Chẳng hạn, bạn đã liên tục ngắt lời Anna và Tom khi họ đang nói. Còn bạn thì sao, bạn cũng đã nhận thấy điều này chưa? ”
# 10. Kết quả kém quan sát được trên một dự án hoặc nhiệm vụ đã chọn
“Khi so sánh với kỳ vọng của chúng tôi, kết quả của dự án CNTT mới nhất của chúng tôi kém hơn xuất sắc. Theo như những gì họ có thể nói, bạn luôn có kế hoạch đóng một vai trò lớn hơn và đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn. Tôi quan tâm đến suy nghĩ của bạn về kết quả của dự án để chúng ta có thể làm việc cùng nhau để ngăn chặn những quan niệm sai lầm như vậy trong tương lai. ”
# 11. Liên tục, công nhân của bạn phạm cùng một lỗi.
“Chúng tôi phát hiện ra rằng logo không chính xác đã được sử dụng trong lần gửi tài liệu quảng cáo gần đây nhất. Tôi biết rằng tài sản kỹ thuật số có thể khó duy trì, nhưng tôi có ấn tượng rằng chúng tôi đã có một hệ thống tốt. Vui lòng chia sẻ suy nghĩ của bạn về điều gì đã dẫn đến sai lầm này và những gì chúng tôi có thể làm để ngăn điều đó xảy ra lần nữa ”.
Cách cung cấp phản hồi cho nhân viên
Phản hồi từ người lao động không nên được coi như đó là một quy trình thống nhất. Tùy thuộc vào bản chất của phản hồi, phản ứng của nhân viên và mức độ nghiêm trọng của tình huống, phương pháp giao tiếp của bạn sẽ khác nhau.
Tuy nhiên, có một số hướng dẫn bạn nên làm theo khi lên kế hoạch đưa ra phản hồi cho nhân viên, dù là tích cực hay tiêu cực;
# 1. Hãy cụ thể và thẳng thắn
Minh họa quan điểm của bạn bằng cách cung cấp các nghiên cứu điển hình về bối cảnh, hành vi và kết quả có liên quan.
# 2. Soạn bình luận của bạn với sự đồng cảm
Con người có thể mắc sai lầm ngay bây giờ và sau đó Nhân viên sẽ dễ dàng tiếp thu ý kiến của bạn hơn nếu nó được đưa ra với thái độ thấu hiểu và mong muốn làm việc cùng nhau để tìm ra câu trả lời.
# 3. Đề xuất một con đường tiến lên
Điều này chứng tỏ rằng mục đích của bạn không phải là chỉ trích mà là muốn thay đổi, đây là một trong những mục đích chính của việc cung cấp phản hồi cho nhân viên.
#4. Chú ý đến các đề xuất của nhân viên
Nhân viên của bạn có thể đưa ra các ý tưởng về cách cải thiện quy trình làm việc hoặc đề xuất các công cụ bổ sung.
Khảo sát phản hồi tích cực của nhân viên
Ban quản lý có thể tìm hiểu rất nhiều về quan điểm và thái độ của nhân viên đối với nơi làm việc bằng cách thực hiện một cuộc khảo sát tích cực được suy nghĩ kỹ lưỡng. Làm điều này có thể giúp cải thiện tỷ lệ giữ chân, giảm tỷ lệ vắng mặt, tăng năng suất, dịch vụ khách hàng tốt hơn và nâng cao tinh thần. Đối với nhân viên, việc một cuộc khảo sát đang được thực hiện có thể được hiểu là một dấu hiệu tích cực cho thấy phản hồi của nhân viên đang được tìm kiếm và xem xét.
Hơn nữa, các nhà quản lý có thể cải thiện kỹ năng quản lý của mình bằng cách tìm hiểu thêm về các vấn đề mà các bộ phận hoặc bộ phận của chính họ đang đối mặt trong công ty. Mặt khác, một cuộc khảo sát có thể phản tác dụng và gây ra thảm họa quan hệ nhân viên nếu ban lãnh đạo cấp cao nhất không hoàn toàn tận tâm và sẵn sàng thực sự lắng nghe và quan trọng nhất là hành động, phản hồi mà họ nhận được từ nhân viên của mình.
Các cuộc khảo sát phản hồi tại nơi làm việc cho phép nhân viên bày tỏ những ý tưởng có giá trị về việc làm việc cho công ty của bạn,
Khảo sát phản hồi tích cực của nhân viên nghĩa là gì?
Một cuộc khảo sát phản hồi tích cực của nhân viên là việc tổng hợp một cuộc thăm dò nhanh các câu hỏi để hỏi nhân viên của bạn để biết được họ cảm thấy thế nào khi làm việc cho công ty của bạn. Tất cả các câu hỏi cần thiết, bao gồm
- Tinh thần đồng đội
- Ổn định giữa công việc và cuộc sống cá nhân
- Quan hệ nội bộ và giao tiếp
- Phát triển cá nhân và,
- Văn hóa tổ chức
- Tùy thuộc vào tính chất kinh doanh của bạn, bạn cũng có thể muốn hỏi về khả năng làm việc từ xa hoặc kết hợp.
Các cuộc khảo sát kỹ thuật số có tỷ lệ phản hồi cao hơn và hiệu quả hơn so với các cuộc khảo sát trên giấy, vốn yêu cầu người tham gia điền vào biểu mẫu một cách vật lý.
Khảo sát Phản hồi Tích cực về Nhân viên của Bạn sẽ kéo dài trong bao lâu?
Nhân viên của bạn có lịch làm việc bận rộn, vì vậy hãy tạo một cuộc khảo sát ngắn gọn nhưng vẫn cung cấp thông tin hữu ích. Kiểm tra xem liệu họ có thể hoàn thành nó trong vòng chưa đầy 5 phút hay không và nếu họ không thể, hãy cân nhắc đề cập trước thời lượng khảo sát để khuyến khích họ.
Cũng tính đến các phản hồi từ người dùng trong các cuộc khảo sát của bạn. Các câu hỏi bạn đặt ra phải rõ ràng và ngắn gọn để nhân viên của bạn có thể cung cấp cho bạn câu trả lời mà bạn cần. Nếu bảng câu hỏi khảo sát quá dài hoặc nếu các trường câu trả lời bị lệch, tỷ lệ trả lời có thể giảm xuống.
Làm thế nào để bạn cung cấp cho nhân viên phản hồi về hiệu suất?
Điều cần thiết là nhân viên có thể sử dụng đánh giá hiệu suất như một phương tiện phản ánh bản thân. Dưới đây là một số nguyên tắc sẽ dẫn bạn đến một đánh giá chắc chắn và hiệu quả;
- Duy trì thông tin chính xác và cập nhật cho mỗi.
- Duy trì hồ sơ nhất quán về hiệu suất của từng nhân viên.
- Lưu ý các khu vực có khả năng phát triển
- Sử dụng thuật ngữ trực tiếp và có thể hành động.
- Đi thẳng vào vấn đề
- Gợi ý một cuộc đối thoại
- Đảm bảo rằng bạn đang đặt những câu hỏi thích hợp.
- Duy trì nhất quán giao tiếp với nhân viên.
- Kết thúc phân tích bằng cách chuyển qua các giai đoạn sau.
Một số ví dụ về phản hồi tích cực là gì?
Hãy đặc biệt khi đưa ra lời khen. Điều quan trọng là người lao động phải biết họ đã làm gì đúng để nhận được lời khen ngợi, vì vậy họ có thể tiếp tục thể hiện những hành vi như vậy. Nếu bạn đang khen ngợi, hãy thể hiện cụ thể bằng cách tham khảo khả năng của người nhận, phản hồi trước đó và / hoặc số liệu thống kê có liên quan.
Hãy xem một số ví dụ dưới đây về phản hồi tích cực đối với nhân viên;
# 1. Một nhân viên thực hiện tốt
“Buổi trình bày TRỰC TIẾP của ngày hôm qua thật tuyệt vời nhờ có bạn! Những người tham gia khảo sát của chúng tôi đã nhận được những phản hồi tuyệt vời. Tôi không thể nói với bạn rằng tôi đánh giá cao việc bạn tổ chức và tạo điều kiện cho sự kiện này như thế nào.
# 2. Khen ngợi hiệu suất của nhân viên
“Bài thuyết trình ngày hôm qua rất xuất sắc! Đã có những tin đồn rằng khách hàng hài lòng đến mức họ có thể đặt hàng một bản mở rộng lớn. Nỗ lực rộng rãi và bạn đã được đền đáp. Tôi ghi nhận thời gian, nỗ lực và sáng kiến mà bạn đã bỏ ra ”.
Làm thế nào để bạn viết một bản tóm tắt phản hồi?
Nếu bạn đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên nhưng không theo dõi kết quả, ngày mai công ty của bạn sẽ ở vị trí cũ như ngày hôm trước. Các báo cáo phản hồi tổng hợp và chi tiết cung cấp nền tảng để ngăn chặn điều này xảy ra. Các nhu cầu đào tạo có thể được xác định bằng cách đánh giá các báo cáo của từng nhân viên và các báo cáo của bộ phận là cần thiết cho lập kế hoạch chiến lược. Kết quả của những yếu tố này, khả năng viết báo cáo phản hồi hiệu quả là một tài sản quan trọng đối với bất kỳ công ty nào. Bạn có thể chuẩn bị bản tóm tắt phản hồi của mình bằng cách sử dụng các chiến lược sau;
- Chia báo cáo về các câu trả lời thành các phần
- Đưa ra tóm tắt các kỹ năng được đánh giá
- Thảo luận về các kỹ năng và thái độ cần thiết của nhân viên.
- Cung cấp phản hồi ban đầu dưới dạng mẹo và ý tưởng
- Tổng hợp thông tin và đánh giá nó trong bối cảnh liên quan đến nhóm
Kết luận
Rõ ràng là những lời nhận xét khích lệ từ cấp quản lý là rất có giá trị. Đó là một cách đã được chứng minh để tạo động lực cho người lao động và thúc đẩy sản lượng vì nó thưởng cho những hành động thích hợp. Ngoài những nhận xét tích cực, phản hồi tiêu cực của nhân viên là rất quan trọng.
Khi được đưa ra một cách tích cực, phản hồi có thể giúp nhân viên hiểu được điểm mạnh và khuyết điểm của họ đồng thời giảm tần suất và mức độ nghiêm trọng của các hành động tiêu cực.
Những phản hồi thích hợp, được cung cấp vào đúng thời điểm, có thể có tác động đáng kể đến hành động, khả năng và thậm chí cả triển vọng việc làm trong tương lai.
Câu hỏi thường gặp về phản hồi của nhân viên
Khi nào nên trưng cầu ý kiến phản hồi từ người lao động?
Điều quan trọng là phải thường xuyên hỏi ý kiến đóng góp từ nhân viên mà không khiến họ cảm thấy như đang ngập đầu trong các cuộc khảo sát. Theo Bonusly, 41.8% doanh nghiệp thường xuyên hoặc thỉnh thoảng thăm dò ý kiến của nhân viên. Thực hiện thu thập dữ liệu sẽ là hành động tốt nhất trong quá trình giới thiệu, hàng tháng, hàng quý và sau khi tái cơ cấu tổ chức đáng kể,
5 lợi ích của phản hồi tích cực của nhân viên là gì?
5 lợi ích cơ bản của việc cung cấp phản hồi tích cực bao gồm;
- Nó giúp nhân viên trở nên có tay nghề cao hơn
- Nó là một thành phần cần thiết của một nơi làm việc hạnh phúc
- Phản hồi tích cực giúp cải thiện năng suất giữa các nhân viên
- Tăng tỷ lệ tham gia của nhân viên
- Thông tin phản hồi củng cố mối liên kết giữa mọi người.
Làm cách nào để yêu cầu phản hồi?
Yêu cầu phản hồi thường xuyên hơn là một phương pháp để giảm bớt căng thẳng có thể nảy sinh trong khi cung cấp và nhận phản hồi. Phản hồi càng được tích hợp vào thói quen hàng ngày của bạn, bạn càng ít căng thẳng hơn khi nói đến phản hồi.
Bài viết liên quan
- Các công ty khảo sát: Danh sách cuối cùng năm 2023 với các đánh giá (Cập nhật)
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ REPUTATION: Phần mềm quản lý danh tiếng tốt nhất cho doanh nghiệp
- 10 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất năm 2023: Tùy chọn miễn phí & trả phí
- Cách Tạo Khảo sát Nhận thức Thương hiệu- Hướng dẫn Chuyên gia
Tài liệu tham khảo
