Người ta đã nói và viết rất nhiều về quản lý phạm vi dự án và vai trò của nó trong việc thực hiện các dự án thành công. Cho dù bạn là người mới hay người quản lý dự án dày dạn kinh nghiệm, việc hiểu rõ phạm vi dự án là rất quan trọng cho sự thành công của bạn trong quản lý dự án.
Tuy nhiên, trước khi đến đó, chúng ta cần xác định phạm vi của dự án. Bài viết này sẽ đề cập đến tất cả những gì cần biết về phạm vi dự án và quản lý phạm vi dự án. Chúng ta cũng sẽ tìm hiểu cách tạo kế hoạch quản lý phạm vi dự án bằng cách sử dụng một ví dụ.
Phạm vi dự án và Quản lý phạm vi dự án là gì?
Đầu tiên, hãy xem các định nghĩa:
Phạm vi dự án
Phạm vi dự án là một thành phần của lập kế hoạch dự án bao gồm việc xác định và ghi lại danh sách đầy đủ các sản phẩm hoặc tính năng sẽ được đưa vào trong quá trình thực hiện dự án.
Nói cách khác, phạm vi dự án xác định các mục tiêu của dự án và cách đạt được chúng.
Nếu bạn đã từng làm việc trong một dự án, chắc hẳn bạn đã nghe đến thuật ngữ “phạm vi dự án” một vài lần. Nó rất có thể là khía cạnh quan trọng nhất của quản lý dự án tốt.
Quản lý phạm vi dự án
Quản lý phạm vi dự án đề cập đến các phương pháp đảm bảo phạm vi của dự án được chỉ định và lập bản đồ thích hợp. Để thực hiện dự án đúng thời hạn, nó phải chỉ bao gồm các thông tin dự án cần thiết.
Mối quan tâm hàng đầu của ban quản lý phạm vi dự án là điều chỉnh những gì có và không có bên trong dự án. Nó cũng rất quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản lý dự án, điều phối viên và giám sát viên trong việc tập trung vào những gì thực sự quan trọng đối với dự án và phân bổ khối lượng công việc thích hợp cho các thành viên trong nhóm để thực hiện dự án một cách hiệu quả.
Hãy để chúng tôi so sánh việc giao dự án với xây dựng công trình để làm rõ hơn mọi thứ. Trước khi công việc bắt đầu, một hàng rào được dựng lên xung quanh khu vực này. Điều này là để xác định ranh giới của công trình xây dựng để những người thuộc đội xây dựng biết điểm dừng. Đây được gọi là phạm vi.
Định nghĩa của scope trong quản lý dự án là gì?
Khi chúng ta nói về phạm vi trong quản lý dự án, chúng ta đang nói về hai loại phạm vi: phạm vi sản phẩm và phạm vi dự án. Chúng ta hãy xem nhanh chúng:
- Các tính năng và chức năng sẽ được bao gồm trong một sản phẩm được gọi là phạm vi của nó. Nói một cách đơn giản, nó đề cập đến những gì khách hàng mong muốn ở một sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ: nếu sản phẩm là điện thoại thông minh, phạm vi sản phẩm sẽ bao gồm những thứ như kích thước màn hình, pin dự phòng, bộ nhớ, tốc độ CPU, v.v.
- Nỗ lực cần thiết để sản xuất thành công một sản phẩm (hoặc dịch vụ) với các tính năng và chức năng đã nêu được gọi là phạm vi dự án. Ví dụ: nếu bạn được yêu cầu tạo một ứng dụng phần mềm, thì phạm vi dự án là công việc phải hoàn thành để tạo ra một chương trình phần mềm có đủ chức năng.
- Phải hoàn thành một lượng đáng kể các nỗ lực, chẳng hạn như lập kế hoạch, điều phối và các hoạt động quản lý để đảm bảo đáp ứng được cả phạm vi sản phẩm và phạm vi dự án. Sau đó, công việc hoàn thành được so sánh với phạm vi thực tế của dự án.
Tuyên bố Phạm vi Dự án
Có nhiều tài liệu khác nhau trong quản lý dự án, nhưng một trong những tài liệu quan trọng nhất về phạm vi dự án là tài liệu tuyên bố phạm vi. Tuyên bố phạm vi chỉ rõ các kết quả mong đợi, các giả định, giới hạn, cũng như các yếu tố quan trọng khác mà theo đó dự án sẽ được hoàn thành.
Nó cũng xác định các giới hạn của dự án, phân công nhiệm vụ công việc cho từng thành viên trong nhóm và vạch ra các thủ tục cần tuân theo trong suốt vòng đời của dự án. Nó còn được gọi là tuyên bố phạm vi, tuyên bố công việc hoặc điều khoản tham chiếu.
Các mục sau có thể được bao gồm trong tuyên bố phạm vi dự án:
- Phạm vi của sản phẩm
- Phạm vi của dự án
- Danh sách phân phối
- Tiêu chí chấp nhận
- Loại trừ khỏi dự án
- Hạn chế
- Giả định
Tầm quan trọng của quản lý phạm vi dự án
Nhu cầu đang mở rộng hơn bao giờ hết khi các dự án trở nên lớn hơn và phức tạp hơn. Mọi dự án quan trọng đều cần thêm thời gian, nỗ lực và nguồn lực để hoàn thành nó. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải xác định phạm vi của cả sản phẩm và dự án.
Nó cho phép bạn tập trung vào công việc được đề cập trong kế hoạch quản lý phạm vi đồng thời lưu ý rằng nếu những thay đổi bất ngờ xảy ra, chúng sẽ có tác động đến thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn lực và thậm chí là sự hài lòng của khách hàng. Bởi vì thông tin được thu thập từ tất cả các bên liên quan và nhà tài trợ trước, ít có khả năng thông tin không chính xác được thu thập, điều này có thể gây bất lợi cho sự thành công của dự án. Do đó, chức năng của quản lý dự án theo phạm vi là rất quan trọng trong việc xác định thành công của dự án.
Quy trình quản lý phạm vi dự án
Quản lý phạm vi bao gồm sáu quy trình, theo PMBOK:
- Kế hoạch quản lý phạm vi dự án
- Thu thập yêu cầu
- Xác định phạm vi
- Tạo cấu trúc phân chia công việc
- Xác thực phạm vi
- Kiểm soát phạm vi
# 1. Tạo kế hoạch quản lý phạm vi dự án
Đây là bước đầu tiên trong quá trình quản lý phạm vi dự án. Quy trình này, gần đây đã được thêm vào ấn bản thứ năm của PMB OK, tạo ra một kế hoạch quản lý phạm vi dựa trên đầu vào từ kế hoạch dự án.
Bảng dưới đây tóm tắt các yếu tố đầu vào, công cụ, phương pháp tiếp cận và kết quả của quá trình quản lý phạm vi kế hoạch.
| ĐẦU VÀO | CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT | OUTPUT |
| Kế hoạch quản lý dự án | Nhận định của chuyên gia | Kế hoạch quản lý phạm vi |
| Điều lệ dự án | Các cuộc họp | Kế hoạch quản lý yêu cầu |
| Các yếu tố môi trường doanh nghiệp | ||
| Nội dung quy trình tổ chức |
Tài liệu không cần phải dài dòng, chi tiết hoặc trang trọng. Nó phải dễ hiểu đối với tất cả mọi người và phục vụ cho mục đích của nó.
# 2. Yêu cầu thu thập
Bước sau đây là xác định các yêu cầu và kỳ vọng của các bên liên quan. Thông qua các cuộc phỏng vấn, khảo sát và các nhóm tập trung, họ sẽ mong đợi bạn ghi lại tất cả các nhu cầu, kỳ vọng, ngân sách và sản phẩm của dự án.
Đây là một bước quan trọng bởi vì, thường xuyên hơn không, các bên liên quan có những yêu cầu hoặc kỳ vọng không thực tế, và các nhà quản lý dự án phải vào cuộc để tìm ra giải pháp có thể chấp nhận được với mọi người để tránh sự chậm trễ của dự án.
Ở cuối giai đoạn thu thập yêu cầu, bạn sẽ có những điều sau:
- Cả hai yêu cầu chức năng và phi chức năng phải được đáp ứng.
- Kỳ vọng của các bên liên quan
- Nhu cầu kinh doanh
- Hỗ trợ và đào tạo là bắt buộc.
- Thông số kỹ thuật dự án
# 3. Xác định phạm vi
Tại thời điểm này, bạn phải chuyển các yêu cầu của mình thành mô tả chi tiết về dịch vụ hoặc sản phẩm mà bạn hy vọng sẽ cung cấp thông qua dự án. Sau đó, bạn sẽ có một tuyên bố về phạm vi dự án mà bạn có thể tham khảo trong suốt thời gian dự án của mình.
Mặc dù việc liệt kê những gì nằm trong phạm vi của dự án là quan trọng, nhưng việc ghi chú những gì nằm ngoài phạm vi của dự án cũng quan trọng không kém. Sau đó, bất kỳ thay đổi nào đối với phạm vi sẽ phải trải qua quy trình kiểm soát thay đổi hoàn chỉnh để đảm bảo rằng nhóm chỉ đang làm việc với những gì họ cần làm.
Bạn có được một điểm tham chiếu cho nhóm dự án của mình và những người khác tham gia khi bạn chỉ định phạm vi. Nếu một cái gì đó không được bao gồm trong phạm vi, nó không cần phải được hoàn thành bởi nhóm.
#4. Phát triển cấu trúc phân chia công việc
Cấu trúc phân tích công việc (WBS) là một tài liệu chia nhỏ tất cả các công việc phải hoàn thành trong một dự án và sau đó giao tất cả các nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Nó phác thảo các sản phẩm được giao cũng như thời hạn tương ứng của chúng.
Đối với phần này của quy trình, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án để phân công và ưu tiên các nhiệm vụ, giúp theo dõi tiến độ tổng thể của dự án dễ dàng hơn và giảm thiểu mọi tắc nghẽn không cần thiết.
# 5. Phạm vi xác thực
Phạm vi và các công việc mà bạn đã ghi lại phải được giao cho các nhà điều hành dự án và các bên liên quan trong bước này để có được các phê duyệt cần thiết. Trước khi bắt đầu dự án, xác nhận phạm vi phải được thực hiện để đảm bảo rằng nếu có vấn đề gì xảy ra, có thể dễ dàng xác định xem nó đã sai ở đâu.
# 6. Phạm vi thu thập
Người quản lý dự án phải đảm bảo rằng ngay sau khi dự án bắt đầu, nó vẫn nằm trong phạm vi đã được thiết lập. Nếu cần thay đổi điều gì đó, cần thực hiện đúng quy trình kiểm soát thay đổi.
Ví dụ về Kế hoạch quản lý phạm vi dự án
Dưới đây là một ví dụ về kế hoạch Quản lý Phạm vi Dự án.
5 điểm để quản lý phạm vi dự án hiệu quả
- Thực hiện Cấu trúc phân chia công việc (WBS) vì nó sẽ chia báo cáo phạm vi thành các gói nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
- Ngoài ra, tránh mơ hồ trong phạm vi của bạn để tránh thêm nỗ lực và căng thẳng. Xác định nó chính xác nhất có thể.
- Để tránh hiểu sai các yêu cầu, hãy làm cho quá trình xác định phạm vi trở thành một quá trình hợp tác.
- Để tránh bất kỳ sự mở rộng phạm vi nào vượt quá những gì được chỉ định ban đầu, hãy đảm bảo rằng tài liệu phạm vi không bị thay đổi trong quá trình thực hiện dự án.
- Cuối cùng, hãy dành thời gian tham khảo ý kiến của tất cả các bên liên quan quan trọng và xác định phạm vi dự án, vì nó không thể thay đổi một khi đã được quyết định.
Kết luận:
Đặt phạm vi dự án cụ thể cho phép các nhóm quản lý khối lượng công việc tổng thể của họ hiệu quả hơn. Phạm vi dự án thành công, với sự trợ giúp của phần mềm quản lý dự án, giúp bắt đầu dự án đúng tiến độ và đảm bảo dự án được giao đúng thời hạn và dưới ngân sách đồng thời đáp ứng kỳ vọng của người dùng cuối.
Câu hỏi thường gặp về Quản lý phạm vi dự án
Kế hoạch quản lý phạm vi dự án là gì?
Kế hoạch quản lý phạm vi dự án là một tập hợp các phương pháp được sử dụng để đảm bảo rằng dự án chứa tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án trong khi loại trừ những công việc / nhiệm vụ nằm ngoài phạm vi.
Lợi ích chính của kế hoạch quản lý phạm vi dự án là gì?
Ưu điểm chính của thủ tục này là nó cung cấp hướng dẫn và chỉ đạo về cách duy trì phạm vi trong suốt dự án.
Những gì được bao gồm trong phạm vi dự án?
Một tuyên bố phạm vi, thường được tạo bởi người quản lý dự án, bao gồm toàn bộ dự án, bao gồm bất kỳ sản phẩm nào được phân phối và đặc điểm của chúng, cũng như danh sách các bên liên quan sẽ bị ảnh hưởng. Nó cũng sẽ bao gồm bất kỳ mục tiêu dự án quan trọng nào, các sản phẩm và mục tiêu sẽ hỗ trợ trong việc đo lường thành công.
- Lập kế hoạch và chiến lược quản lý các bên liên quan
- Vốn chủ sở hữu cổ phiếu: Cách tính vốn chủ sở hữu cổ phiếu
- Lập bản đồ các bên liên quan: Hướng dẫn về Công cụ lập bản đồ để quản lý các bên liên quan hiệu quả
- Phân tích các bên liên quan: Hướng dẫn rõ ràng cho quy trình phân tích các bên liên quan
- Quản lý tiếp thị: Tất cả những gì bạn cần biết
