Khi hoàn thành bất kỳ dự án nào, bạn phải biết cách làm từ đầu đến cuối. Mặc dù nó có vẻ đơn giản hoặc đó là tất cả những công việc nhà, nhưng sự thật là các cột mốc quan trọng là yếu tố quan trọng nhất. Có, bạn phải thực hiện các trách nhiệm được giao cho bạn trong dự án. Và bạn phải có mục tiêu cuối cùng trong đầu. Tuy nhiên, nếu bạn không đặt các mốc quan trọng trong suốt dự án, bạn sẽ khó duy trì tốc độ cần thiết hoặc xác định xem bạn có đang đi đúng hướng hay không. Đây là nơi xuất hiện các cột mốc quan trọng của dự án. Hãy xem cột mốc quan trọng này có ý nghĩa như thế nào trong quản lý dự án và ví dụ điển hình về các cột mốc quan trọng này.
Các mốc quan trọng của dự án là gì?
Các mốc quan trọng của dự án là các nhiệm vụ cụ thể phải được hoàn thành cho dự án trong một thời hạn nhất định khung thời gian. Đây là những điểm trong dòng thời gian mà bạn mong đợi hoàn thành một số mức độ công việc có thể đo lường được để có thể chuyển giao cho người quản lý dự án hoặc thậm chí là khách hàng. Các cột mốc quan trọng hơn là những công việc nhỏ mà bạn hoàn thành hàng ngày. Điều này là do họ nhằm mục đích thông báo cho bạn biết liệu bạn có hoàn thành dự án đúng tiến độ hay không.
Một mốc quan trọng trong quản lý dự án là gì?
Mốc quan trọng là một thời điểm xác định trong vòng đời của một dự án được sử dụng để theo dõi tiến độ hướng tới mục tiêu cuối cùng. Một mốc quan trọng trong quản lý dự án đóng vai trò là điểm đánh dấu cho ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc của dự án, đánh giá bên ngoài hoặc đầu vào, kiểm tra ngân sách, nộp một công việc chính có thể phân phối, v.v. Nó là một điểm tham chiếu biểu thị một sự kiện quan trọng hoặc một điểm quyết định phân nhánh trong một dự án.
Tại sao các mốc Dự án lại quan trọng?
Các cột mốc quan trọng đảm bảo rằng nhóm của bạn đang tiến triển đúng hướng. Nhưng đó không phải là tất cả.
Dưới đây là một số điều bổ sung bạn có thể làm với các mốc quan trọng:
- Tạo một kế hoạch và khuôn khổ dự án tốt.
- Theo dõi tiến độ của dự án.
- Xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn.
- Xác định thời điểm thực hiện dự án.
Điểm cuối cùng hữu ích khi bạn cần trả lời câu hỏi yêu thích của bên liên quan: "Bạn đã hoàn thành chưa?" ”
Cách thiết lập các mốc dự án
Làm thế nào để bạn tạo ra các mốc quan trọng của dự án? Nó sẽ đòi hỏi một cuộc kiểm tra chi tiết về mục đích tổng thể của dự án cũng như các công việc bao gồm nó. Phải làm gì để dự án thành công? Lập danh sách các sản phẩm cuối cùng mà bạn phải sản xuất cũng như khung thời gian đã được thiết lập. Bạn có thể muốn đặt ra một thời hạn sớm hơn thời hạn đã thỏa thuận để cho mình một chút thời gian trong trường hợp phức tạp.
Sau đó, viết ra tất cả các nhiệm vụ quan trọng phải hoàn thành trên đường để kịp thời hạn. Những trách nhiệm chính cho thấy bạn đang đi đúng hướng là gì? Đây là các mốc quan trọng của dự án. Bạn có thể có một mỗi tháng cho dự án ngắn hạn và một mỗi quý cho dự án dài hạn. Ý tưởng là có một cấu hình hoạt động cho loại dự án bạn đang làm.
Hãy nhớ rằng một cột mốc quan trọng không nhất thiết phải là một hoạt động đơn lẻ. Đó có thể là một nhóm công việc, hoặc có thể là hoàn thiện thành phần thiết kế của dự án hoặc hoàn thiện các bản thiết kế. Cột mốc quan trọng của bạn có thể là bất kỳ thứ gì trong số nhiều thứ khác nhau. Đặc điểm quan trọng nhất là nó rất quan trọng đối với sự hoàn thành của dự án và sẽ cho biết bạn có đang đi đúng hướng hay không.
Ai tạo ra mốc dự án trong quản lý dự án?
Khi đề cập đến việc tạo ra các mốc quan trọng của dự án, cần có nhiều bên liên quan tham gia. Trước tiên, hãy trò chuyện với khách hàng về những gì họ thực sự muốn từ dự án. Họ sẽ xác định sản phẩm có thể giao cuối cùng và hai bạn (và có thể là ông chủ hoặc người quản lý) sẽ quyết định thời hạn cho sản phẩm cuối cùng đó. Điều này giúp bạn vạch ra tất cả những gì cần phải làm trong thời gian chờ đợi và bắt đầu quá trình xác định các mốc quan trọng.
Bạn cũng nên thảo luận với khách hàng về bất kỳ giao hàng trung gian mà họ mong muốn. Họ có thể muốn bạn cung cấp các bản cập nhật nhỏ hơn trong quá trình dự án. Họ có thể có các sản phẩm khác mà họ muốn xem khi bạn đang làm việc trong dự án. Trong một trong hai trường hợp này, các loại tài liệu và bản cập nhật đó sẽ là những cột mốc quan trọng mà bạn muốn làm nổi bật và đảm bảo bạn đáp ứng để giữ khách hàng hài lòng. Những điều này có thể có thời hạn mà bạn và khách hàng, hoặc bạn và ban quản lý của bạn đồng ý trước.
Những điều cần lưu ý khi tạo ra cột mốc quan trọng trong quản lý dự án của bạn
Khi nói đến các mốc quan trọng của dự án, có một số điều cần lưu ý. Bạn phải theo dõi từng điều này để luôn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu. Nếu bạn không xem xét tất cả các yếu tố này trong khi tạo biểu đồ và dòng thời gian của mình, bạn có thể gặp rắc rối nghiêm trọng khi đến thời điểm thực hiện dự án cuối cùng. Bạn có thể phát hiện ra rằng bạn không hoàn thành công việc đúng hạn, điều này sẽ không được quản lý hoặc khách hàng của bạn chấp nhận.
# 1. Sự phụ thuộc
Sự phụ thuộc là một trong những điều đầu tiên cần xem xét khi thiết lập các mốc thời gian và các mốc quan trọng của dự án. Bất cứ nơi nào một trong các thành viên trong nhóm của bạn hoặc một trong các nhóm nhỏ hơn của bạn phụ thuộc vào người khác đều là một nguồn rắc rối tiềm ẩn. Đó là vị trí có thể có sự chậm trễ trong quá trình bàn giao, dẫn đến việc nhóm hoặc cá nhân sau không thể thực hiện nhiệm vụ đã được giao cho họ. Đây là điều cần ghi nhớ khi tạo ra một cột mốc quan trọng.
# 2. Sự chậm trễ ngoài tầm kiểm soát của bạn
Khi chúng tôi nói về sự chậm trễ ngoài tầm kiểm soát của bạn, chúng tôi đang đề cập đến các vấn đề liên quan đến việc lấy nguồn cung cấp hoặc lấy các mặt hàng từ những người bán bên ngoài. Những vấn đề này có thể xảy ra vì nhiều nguyên nhân và bất cứ lúc nào trong suốt quá trình thiết lập và thực hiện dự án. Bạn có thể kết thúc với một cái gì đó không chính xác hoặc hoàn toàn không đến nơi. Có thể có phức tạp với các nhà cung cấp hoặc thậm chí vận chuyển những thứ đến vị trí của bạn. Bạn phải tính đến từng yếu tố này trong khi phát triển các mốc quan trọng của mình.
# 3. Đội ngũ chậm trễ
Sự chậm trễ của nhóm là những điều xảy ra trong nhóm của bạn. Đó là những điều như ai đó bị ốm hoặc nhóm của bạn sắp đình công. Có nhiều cách mà những người trong nhóm của bạn có thể làm chậm quá trình, cố ý hoặc vô ý và bạn muốn chuẩn bị cho bất kỳ khả năng nào. Sẽ luôn có những thứ nhất định nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn trong đội hoặc sự chậm lại mà bạn không thể giải thích được, nhưng phần lớn, bạn có thể xây dựng bộ đệm để đối phó với chúng.
#4. Những thay đổi trong Khách hàng
Trong khi bạn đang thực hiện một dự án, luôn có khả năng khách hàng của bạn sẽ thực hiện các thay đổi trong quá trình thực hiện. Bạn phải đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị cho bất kỳ loại sửa đổi nào mà họ có thể yêu cầu và các mốc quan trọng của bạn được cập nhật để phản ánh điều này. Nếu khách hàng thực hiện thay đổi đối với một trong các mốc quan trọng, hãy cho họ biết điều đó ảnh hưởng đến các mốc quan trọng khác và khung thời gian tổng thể như thế nào. Tốt nhất hãy cố gắng đi đúng hướng càng nhiều càng tốt, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng có thể đạt được. Hãy nói rõ với khách hàng về tác động của những điều chỉnh của họ đối với dự án.
# 5. Tiến trình dài hơn dự kiến
Tất cả nhóm của bạn sẽ cung cấp cho bạn khung thời gian và ước tính về thời gian kéo dài các khía cạnh khác nhau của dự án. Điều tuyệt vời nhất bạn có thể làm là kết hợp bộ đệm vào những vùng này để đảm bảo rằng bạn đã sẵn sàng cho bất kỳ sự chậm trễ nào tiếp theo. Điều gì đó mà bạn tin rằng sẽ mất một tuần có thể mất hai tuần, trong khi điều gì đó mà bạn nghĩ sẽ mất một ngày có thể mất vài ngày hoặc hơn. Hãy dành thêm một khoảng thời gian cho mỗi công việc để bạn không bị tụt lại phía sau nếu bất cứ điều gì không diễn ra như kế hoạch.
# 6. Nhu cầu không lường trước
Bạn có thể bắt đầu làm việc với dự án của mình chỉ để biết rằng có những yêu cầu bổ sung mà bạn không lường trước được. Có thể bạn nghĩ rằng bạn có thể vượt qua với bản thiết kế mà bạn có, chỉ để phát hiện ra rằng nó không hoạt động. Hoặc có lẽ bạn đã mong đợi khách hàng cung cấp một mặt hàng cụ thể cho dự án nhưng họ đã không làm như vậy. Tất cả những nhu cầu không lường trước này sẽ tác động đến khả năng đáp ứng các mốc mà bạn đã đặt ra, đồng nghĩa với việc tạo thêm khoảng trống.
Một số ví dụ về các mốc quan trọng của dự án là gì?
Bây giờ bạn đã biết cột mốc quản lý dự án là gì, hãy xem một số ví dụ về các sự kiện thường được sử dụng làm cột mốc dự án:
Dưới đây là năm ví dụ điển hình về sự kiện quan trọng của dự án:
- Phê duyệt dự án
- Kiểm tra các yêu cầu
- Phê duyệt thiết kế
- Các mốc quan trọng cho từng giai đoạn dự án
- Sự cho phép cuối cùng là bắt buộc.
Hãy xem xét từng ví dụ về cột mốc của dự án chi tiết hơn:
Ví dụ số 1 về Mốc dự án: Phê duyệt dự án
Đây thường là cột mốc quan trọng đầu tiên trong vòng đời của một dự án.
Khi một bên liên quan quan trọng của dự án hoặc quản lý cấp cao phê duyệt dự án, nó sẽ bật đèn xanh cho nhóm dự án để bắt đầu làm việc với dự án đó.
Ví dụ số 2 về Mốc dự án: Yêu cầu
Đối với cột mốc quan trọng này, bạn phải xem xét kế hoạch dự án với khách hàng của mình và xác định những gì dự án sẽ yêu cầu.
Khi tất cả những điều này được chấp nhận, bạn có thể bắt đầu làm việc với dự án.
Ví dụ số 3 về Các mốc dự án: Phê duyệt thiết kế
Bây giờ bạn đã hoàn thành tất cả các yêu cầu của dự án. Công việc xuất sắc.
Tuy nhiên, bây giờ là lúc để tạo ra thiết kế dự án và hiển thị nó cho khách hàng hoặc các bên liên quan.
Thật không may, họ có thể cung cấp cho bạn rất nhiều thông tin đầu vào và hét lên ba cụm từ khủng khiếp này… “hãy làm lại một lần nữa”
Và khi cuối cùng họ thích nó và chấp thuận nó (sau một triệu lần thử!), Bạn đã hoàn thành một cột mốc quan trọng khác.
Ví dụ số 4 về Mốc Dự án: Các Mốc Giai đoạn Dự án
Dự án của bạn hiện đang được tiến hành tốt và nhóm của bạn đang làm việc chăm chỉ để phát triển và triển khai giải pháp được đề xuất.
Mặt khác, làm việc trong một dự án không chỉ là một hoạt động kéo dài và kéo dài.
Một dự án thường được chia thành các giai đoạn như “giai đoạn phát triển” và “giai đoạn thử nghiệm”.
Chúng tôi sử dụng các mốc ở ngày 'bắt đầu' và 'kết thúc' của mỗi giai đoạn để phân biệt rõ ràng giữa các giai đoạn này.
Thật là tiện lợi phải không?
Ví dụ số 5 về Mốc dự án: Phê duyệt cuối cùng
Xem xét điều này:
Nhóm của bạn đã hoàn thành việc xây dựng sản phẩm và sau khi kiểm tra và thử nghiệm rộng rãi, cuối cùng bạn đã sẵn sàng.
Nhưng đừng quá phấn khích.
Bạn vẫn phải chuyển tải nó đến các bên liên quan chủ chốt.
Nếu dự án đáp ứng các tiêu chuẩn, các bên liên quan của bạn sẽ đưa ra sự chấp thuận của họ. (Có lẽ không phải theo nghĩa đen.)
Nhóm của bạn cuối cùng có thể nâng ly kết luận của dự án; bạn đã hoàn thành cột mốc cuối cùng!
Các ví dụ về sự kiện quan trọng này áp dụng cho bất kỳ dự án nào, bất kể ngành nào. Tuy nhiên, với tư cách là người quản lý dự án, bạn được phép tạo các mốc quan trọng của dự án để hỗ trợ bạn trong việc lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi tiến độ của dự án.
Kết luận
Khi nói đến nó, các mốc quan trọng của dự án là những gì giúp bạn và dự án của bạn tiến về phía trước. Họ có trách nhiệm hỗ trợ bạn đạt được các mục tiêu và mang lại kết quả cho khách hàng của bạn. Chúng là những mục sẽ cho bạn biết nếu nhân viên của bạn đang thực hiện đúng công việc của họ và sẽ cho phép bạn đáp ứng tất cả các thời hạn của mình. Tuy nhiên, chuẩn bị cho các vấn đề trên đường đi cũng là điều cần thiết. Bạn có thể theo dõi các ví dụ về cột mốc của dự án để tạo ra cột mốc quan trọng cho dự án của mình. Biết cách thiết lập và lập kế hoạch cho các cột mốc quan trọng có thể giúp bạn và nhóm của bạn chuẩn bị tốt hơn cho mọi việc xung quanh.
Câu hỏi thường gặp về các mốc quan trọng của dự án
Khoảng thời gian của một cột mốc là gì?
Các mốc thời gian thường không có thời hạn; tuy nhiên, một số cột mốc có thể yêu cầu một. Ví dụ: giả sử dự án của bạn có một mốc phê duyệt sau một giai đoạn và bạn biết thủ tục phê duyệt sẽ mất một tuần.
Mốc dự án trong quản lý dự án là gì?
Các mốc quan trọng trong quản lý dự án được sử dụng để đánh dấu ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc của một dự án, đánh giá bên ngoài hoặc đầu vào, kiểm tra ngân sách, nộp một công việc chính có thể phân phối, v.v.
- Chiến lược hỗ trợ bán hàng: Hướng dẫn đơn giản để xây dựng chiến lược hiệu quả
- CÁCH THU HÚT CÁC NHÀ ĐẦU TƯ VÀO DOANH NGHIỆP CỦA BẠN [Hướng dẫn thành thạo]
- Quản lý rủi ro dự án là gì? Các bước trong việc lập kế hoạch đánh giá rủi ro
- Quản lý phạm vi dự án: Định nghĩa & ví dụ về kế hoạch quản lý phạm vi
