Có nhiều loại sáng kiến khác nhau, nhưng chúng đều có điểm chung. Tất cả đều trải qua cùng một chu kỳ, được gọi là vòng đời dự án hoặc vòng đời quản lý dự án. Ở đây, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết các giai đoạn và mô hình của vòng đời dự án.
Vòng đời dự án là gì?
Vòng đời dự án bao gồm các bước cần thiết cho người quản lý dự án để quản lý dự án từ đầu đến cuối thành công. Vòng đời dự án được chia thành năm giai đoạn: bắt đầu dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án, giám sát và kiểm soát, và kết thúc dự án. Mỗi giai đoạn này đều cần thiết để dự án được hoàn thành thành công.
Các giai đoạn của vòng đời dự án là gì?
#1. Giai đoạn đầu
Điều lệ dự án và đăng ký các bên liên quan là hai hoạt động khác nhau bao gồm giai đoạn đầu của vòng đời dự án. Giai đoạn này được sử dụng để xác định tầm nhìn cho dự án của bạn, mô tả các mục tiêu của bạn bằng một trường hợp kinh doanh và xin phép một bên liên quan chấp thuận. Sau đây là các thành phần thiết yếu của điều lệ dự án:
- Trường hợp kinh doanh
- Phạm vi của dự án
- Phân phôi
- Mục tiêu
- Nguồn lực cần thiết
- Kế hoạch mốc thời gian và cột mốc
- Chi phí ước tính
- Các vấn đề và rủi ro
- Sự phụ thuộc
Nỗ lực mô tả chính xác các mục đích và mục tiêu của bạn sẽ giúp dự án dễ thực hiện hơn.
Mọi người tham gia sẽ được phép nói lên ý tưởng hoặc mối quan tâm của riêng mình, ngân sách và giá cả sẽ được thống nhất và ký kết trước. Giai đoạn ban đầu này rất quan trọng không chỉ đối với dự án mà còn đối với tất cả các nhóm tham gia để có tiếng nói về những gì cần thiết cho dự án.
#2. Giai đoạn chuẩn bị
Bước đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch là phác thảo và làm rõ mục đích của dự án. Bạn có thể dễ dàng xác định những gì dự án cần đạt được bằng cách trả lời các câu hỏi sau.
- Chúng ta sẽ làm gì?
- Làm thế nào chúng ta sẽ đi về nó?
- Khi nào chúng ta sẽ bắt đầu?
- Khi nào chúng ta sẽ biết chúng ta đã hoàn thành?
Là một phần của quy trình lập kế hoạch, bạn sẽ cần cộng tác với nhóm để thiết lập toàn bộ cơ sở hạ tầng và phân bổ các nhiệm vụ cụ thể. Chiến lược này nên bao gồm các yếu tố sau:
- Chiến lược quản lý dự án
- Phạm vi của dự án
- Cơ cấu phân chia công việc
- Lập kế hoạch tài nguyên của bạn
- dự báo ngân sách
Đưa ra kế hoạch với sự tham gia của toàn bộ nhóm có thể khó khăn. Tuy nhiên, cho phép mọi bộ phận tham gia vào chiến lược sẽ dẫn đến ít vấn đề hơn trong quá trình thực hiện.
#3. Giai đoạn thực hiện
Các thành phần quan trọng sau đây nên được đưa vào giai đoạn thực hiện:
- Xây dựng đội ngũ
- Sự tham gia của các bên liên quan
- Kiểm soát chất lượng
- Truyền thông
- quản trị khách hàng
Đây là giai đoạn trong đó phần lớn ngân sách được phân bổ và phần lớn các sản phẩm bàn giao của dự án được tạo ra. Bạn đưa chiến lược dự án của mình vào hành động, cho dù phải mất hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm.
Theo Đại học Villanova, mục đích của giai đoạn này là để “quản lý các nhóm một cách hiệu quả trong khi sắp xếp các kỳ vọng về thời gian và đáp ứng các mục tiêu chuẩn.”
Giao tiếp là rất quan trọng trong thời gian này vì khách hàng hoặc các bên liên quan sẽ yêu cầu cập nhật và báo cáo tiến độ.
Có sẵn một hệ thống quản lý dự án đáng tin cậy sẽ giúp bạn và nhóm của bạn tránh được rất nhiều rắc rối. Sẽ dễ dàng đánh dấu các nhiệm vụ, hiểu thời hạn và kết quả giao hàng đang ở đâu, đồng thời cung cấp cho bạn và nhóm thông tin chi tiết về những việc vẫn phải hoàn thành.
#4. Giai đoạn giám sát và kiểm soát
Trong giai đoạn giám sát và kiểm soát, bạn phải đảm bảo rằng bạn có thể theo dõi cả sự phát triển chung của dự án và các thành phần riêng lẻ.
Bạn phải luôn thận trọng, theo dõi và báo cáo với nhóm để bạn biết mọi vấn đề có thể xảy ra trước khi chúng leo thang.
Cũng có lợi nếu có một thành viên khác của nhóm dự án (hoặc một người từ mỗi bộ phận) làm việc với tư cách là người kiểm soát chất lượng hoặc báo cáo viên khác; họ có thể hỗ trợ bạn theo dõi mọi thứ trong nhóm của họ và có các cuộc họp thường xuyên để cập nhật về mọi mặt, giúp mọi người đi đúng hướng.
#5. giai đoạn hoàn thành
Giai đoạn kết thúc là giai đoạn cuối cùng của vòng đời dự án. Nó không chỉ đơn giản là đánh dấu dự án là đã hoàn thành và kết thúc nó. Điều quan trọng là phải chính thức kết thúc dự án và nhận được sự chấp thuận hoặc phê duyệt từ khách hàng, các bên liên quan và/hoặc nhà tài trợ dự án.
Quy trình này có thể bao gồm các bước sau:
- hoàn thành dự án
- Tổ chức thu thập xác chết
- Lưu giữ hồ sơ dự án
- Kỷ niệm hoặc công nhận thành tích
- Giải tán hoặc giải thể nhóm chính thức
Không thể nhấn mạnh tầm quan trọng của giai đoạn cuối cùng này của vòng đời dự án, đặc biệt là khi ngày càng có nhiều công ty áp dụng mô hình làm việc của Hollywood, trong đó các nhóm tạm thời hình thành xung quanh một dự án nhất định, sau đó giải tán và tập hợp lại cho một dự án khác. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhóm quản lý dự án bao gồm các dịch giả tự do hoặc chuyên gia tư vấn.
Mô hình vòng đời dự án
Một dự án sẽ trải qua một trong bốn mô hình vòng đời vào thời điểm hoàn thành, tùy thuộc vào bản chất của dự án và tổ chức. Các vòng đời dự đoán, lặp lại, gia tăng và linh hoạt đều là các phương pháp quản lý dự án khả thi bao gồm nhiều giai đoạn và kết quả tùy thuộc vào mục tiêu và phạm vi phức tạp.
#1. Vòng đời dự đoán
Có năm giai đoạn trong vòng đời dự đoán: bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc. Nhóm dự án di chuyển qua các giai đoạn này theo một đường thẳng, hoàn thành mỗi bước một lần và chỉ chuyển sang giai đoạn tiếp theo khi giai đoạn trước đã hoàn thành. Khách hàng nhận được một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Phần lớn việc lập kế hoạch cho vòng đời này được thực hiện trước.
#2. Vòng đời lặp đi lặp lại
Vòng đời lặp đi lặp lại được chia thành năm phần tương tự, với kết quả cuối cùng là một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Thay vì tiến qua từng bước theo tiến trình tuyến tính, các giai đoạn trong vòng đời lặp đi lặp lại được lặp lại nhiều lần nếu cần, làm cho nó phù hợp nhất với các dự án có phạm vi không xác định và mục tiêu chính là có được giải pháp tốt nhất có thể cho khách hàng. Phần lớn việc lập kế hoạch sẽ diễn ra trong suốt quá trình vì đầu vào của người tiêu dùng ảnh hưởng đến giai đoạn sau.
#3. Vòng đời gia tăng
Nhóm dự án sẽ tiến hành qua từng giai đoạn của vòng đời gia tăng chỉ một lần và theo thứ tự, nhiều lần trong một vòng đời, tạo ra sản phẩm cuối cùng khi kết thúc mỗi bộ. Phản hồi của mỗi lần tăng sẽ ảnh hưởng đến lần tiếp theo. Vòng đời này cũng rất phù hợp với các dự án có phạm vi thất thường, đặc biệt là những dự án mà tính kịp thời của việc giao hàng là rất quan trọng.
#4. Vòng đời Agile
Vòng đời Agile kết hợp các vòng đời lặp đi lặp lại và gia tăng. Giai đoạn bắt đầu sẽ diễn ra một lần khi bắt đầu dự án, tiếp theo là các bước lặp lại của các giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát khi cần thiết. Sản phẩm hoàn chỉnh được cung cấp cho người tiêu dùng sau mỗi lần lặp lại. Đầu vào của sản phẩm này sau đó sẽ được sử dụng để hướng dẫn gia số sau. Điều này sẽ được lặp lại nhiều lần nếu cần thiết cho đến khi khách hàng hoàn toàn hài lòng, lúc đó bước kết thúc sẽ bắt đầu.
Vòng đời Agile hoạt động tốt nhất cho các dự án có phạm vi không chắc chắn và phí bảo hiểm cao đối với phản hồi và phân phối thường xuyên.
Điều quan trọng cần nhớ là không phải tất cả các dự án đều phù hợp gọn gàng với các mô hình vòng đời điển hình. Sự kết hợp giữa các vòng đời hoặc kết hợp thường là một kỹ thuật hữu ích, tùy thuộc vào bản chất của dự án hoặc tổ chức.
Quản lý vòng đời dự án
Việc quản lý một dự án hoặc danh mục các dự án khi chúng trải qua các giai đoạn bình thường của vòng đời dự án được gọi là quản lý vòng đời dự án. Kỷ luật này đòi hỏi phải giám sát mọi thứ cần thiết cho các giai đoạn này. Từ đề xuất và định giá đến thực hiện và quản trị dự án đến kết thúc và bàn giao, khái niệm quản lý vòng đời dự án cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định của Project Business.
Cuối cùng, có một cơ chế để xử lý toàn bộ vòng đời của dự án. Project Business Automation là giải pháp kinh doanh ưu tiên quy trình cho hoạt động định hướng theo dự án, kiểm soát cả các phần tài chính và vận hành trong hoạt động kinh doanh của bạn trong suốt vòng đời dự án.
Hiểu quản lý vòng đời dự án
Quản lý vòng đời dự án hiệu quả, thường được thực hiện bởi PMO, tập hợp nhiều bộ phận, kỷ luật, nhân sự và thông tin tham gia vào dự án để đơn giản hóa các hoạt động của họ với mục tiêu cuối cùng là cung cấp dự án đúng thời hạn và dưới ngân sách.
Ngoài quản lý dự án, Quản lý vòng đời dự án là một hoạt động của tổ chức. Đó là kỷ luật tổng thể của quản lý vòng đời dự án, không phải bản thân dự án. Nó liên quan đến cách tổ chức của bạn quản lý vòng đời dự án.
Vòng đời dự án Vs Quản lý vòng đời dự án
“Vòng đời quản lý dự án” không giống như “vòng đời dự án”. Vòng đời dự án đề cập đến các giai đoạn phát triển khác nhau mà một dự án có thể trải qua. Như một ví dụ:
Đánh giá – Thiết kế – Xây dựng – Thử nghiệm – Ra mắt
Thiết kế – Mã hóa – Thử nghiệm – Đào tạo – Phân phối
Các giai đoạn của một dự án được quyết định bởi bản chất của dự án. Vòng đời dự án được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của từng dự án. Ngược lại, vòng đời quản lý dự án vẫn nhất quán trong tất cả các sáng kiến.
Mối quan hệ của vòng đời quản lý dự án với các giai đoạn của vòng đời dự án
Đây là nơi mọi thứ trở nên khá phức tạp. Mỗi bước có thể được xem như một dự án riêng biệt với vòng đời quản lý dự án hoàn chỉnh của chính nó. Sơ đồ sau mô tả các giai đoạn của vòng đời quản lý dự án cho giai đoạn thiết kế của vòng đời dự án. Giai đoạn thiết kế thực sự là một dự án riêng biệt dẫn đến kết quả có thể bàn giao. Sản phẩm có thể phân phối này được sử dụng làm đầu vào trong giai đoạn mã hóa, sau đó có thể được sử dụng trong suốt vòng đời quản lý dự án.
Phần mềm quản lý vòng đời dự án
Phần mềm quản lý vòng đời dự án hỗ trợ các tổ chức giải quyết các vấn đề phức tạp và cụ thể khi phân phối dự án với tư cách là một doanh nghiệp. Giải pháp này kết hợp nhiều thủ tục và dữ liệu cần thiết để quản lý vòng đời dự án. Quản lý và vận hành dự án, tài chính và kế toán dự án, hiểu biết sâu sắc và phân tích dự án cũng như quản lý danh mục đầu tư dự án là những ví dụ về những điều này.
PBA (Project Business Automation) là một giải pháp bao gồm Quản lý vòng đời dự án. PBA quản lý tất cả các phần trong vòng đời của dự án và tích hợp chúng vào một hệ thống kinh doanh toàn diện để tích hợp chúng vào các quy trình quản lý tổng thể của tổ chức. Kết quả là mọi người trong tổ chức làm việc từ một nguồn thông tin xác thực duy nhất, nâng cao hiệu quả, khả năng hiển thị và hiệu quả.
Các giai đoạn của vòng đời dự án là gì?
Vòng đời của một dự án bao gồm các giai đoạn tiếp nhận, bắt đầu, lập kế hoạch, lựa chọn sản phẩm, thực hiện, theo dõi và kiểm soát và kết thúc.
Năm giai đoạn của Agile là gì?
Giai đoạn dự kiến, giai đoạn đưa ra giả thuyết, giai đoạn khám phá, giai đoạn thích ứng và giai đoạn kết thúc là năm giai đoạn của hệ thống Quản lý dự án Agile.
4 chu kỳ quản lý dự án là gì?
Bốn chu trình quản lý dự án là lập kế hoạch, xây dựng, thực hiện và kết thúc.
Sáu khía cạnh của một dự án là gì?
Kịp thời, Chi phí, Chất lượng, Phạm vi, Lợi ích và Rủi ro là sáu khía cạnh của một dự án.
Bài viết liên quan
- TIẾP THỊ VÒNG ĐỜI: Ý nghĩa, Chiến lược, Mô hình, Canager & Tiếp thị Khách hàng
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN: Lợi ích & Top 5 giải pháp phần mềm
- Biến động ngụ ý (IV): Công thức và Máy tính (+ các bước chi tiết để tính IV)
- QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG: Nó là gì, Quy trình & Vòng đời
dự án
