Tri thức là tài sản quý giá đối với mọi công ty và việc quản lý, lưu trữ và phổ biến tri thức đó một cách hiệu quả là điều cần thiết cho sự thành công trong kinh doanh. Bạn có thể xác định, duy trì và cung cấp kiến thức này cho tất cả nhân viên bằng các quy trình phù hợp, mang lại lợi ích thương mại thực sự. Trong khi đó, hãy tìm hiểu ý nghĩa của quản lý tri thức và các loại, quy trình, công cụ, lý thuyết và ví dụ để nắm bắt ý tưởng này.
Quản lý tri thức là gì?
Quản lý tri thức (KM) là một quy trình có hệ thống để xác định, tạo, đại diện, phân phối và triển khai tri thức để hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức. Nó bao gồm các công nghệ, công cụ, phương pháp và thực tiễn được sử dụng để quản lý kiến thức.
KM là một lĩnh vực đa ngành dựa trên kiến thức từ nhiều ngành khác nhau, bao gồm khoa học thông tin, nhân chủng học, xã hội học, tâm lý học và khoa học máy tính. Quản lý tri thức thường được tiếp cận như một chiến lược, lý thuyết hoặc một tập hợp các thực tiễn để cải thiện hiệu suất của tổ chức. Bạn có thể khám phá nó trong các ngành và tổ chức, bao gồm doanh nghiệp, trường học, cơ quan chính phủ và tổ chức phi lợi nhuận.
Hơn nữa, quản lý tri thức có lý thuyết, loại, quy trình và thậm chí cả công cụ độc đáo mà các công ty có thể tạo và chia sẻ giữa các công nhân của họ. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để tiếp cận KM, nhưng tất cả đều liên quan đến việc tạo, chia sẻ và sử dụng kiến thức để đạt được các mục tiêu của tổ chức. KM bao gồm nhiều hoạt động, chẳng hạn như nắm bắt tri thức, chia sẻ tri thức, sử dụng tri thức, đánh giá tri thức và ra quyết định dựa trên tri thức.
Mục tiêu của KM là giúp các tổ chức tạo ra giá trị từ kiến thức của họ và cải thiện hiệu suất của họ. KM bắt nguồn từ công việc của các nhà tư tưởng quản lý ban đầu như Peter Drucker và Alfred Chandler, những người đã nhấn mạnh tầm quan trọng của tri thức trong các tổ chức. Trong những năm 1970 và 1980, nhiều học giả và nhà thực hành bắt đầu phát triển các phương pháp và công cụ để quản lý tri thức. Sau đó, vào những năm 1990, KM đã trở thành một lĩnh vực chính thức hơn, sau khi thành lập các tổ chức chuyên nghiệp, tạp chí và hội nghị dành riêng cho KM.
4 loại quản lý tri thức là gì?
Bốn loại quản lý tri thức là tri thức rõ ràng, tri thức tiềm ẩn, tri thức ngầm và tri thức thủ tục. Những kiểu quản lý tri thức này có ưu và nhược điểm của chúng, và bạn sẽ hiểu rõ hơn về chúng trong phần sau:
#1. Kiến thức rõ ràng
Kiến thức rõ ràng là kiến thức hoặc thông tin được mã hóa và ghi lại cho các cá nhân trong một tổ chức truy cập và sử dụng. Loại này thường được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, tệp và các loại tài liệu khác. Bạn có thể dễ dàng chuyển nó từ người này sang người khác hoặc từ tổ chức này sang tổ chức khác.
Các tổ chức thường sử dụng kiến thức rõ ràng để chia sẻ các phương pháp, quy trình và thủ tục tốt nhất giữa các nhân viên. Do đó, bạn có thể sử dụng nó để cải thiện hiệu quả và hiệu quả của tổ chức. Ngoài ra, kiến thức rõ ràng thường dễ chuyển giao và chia sẻ hơn kiến thức ẩn, vốn khó hệ thống hóa và tài liệu hóa hơn.
#2. Kiến Thức Tiềm Ẩn
Kiến thức tiềm ẩn là loại kiến thức không được tiếp thu hoặc ghi nhớ một cách có ý thức mà được học thông qua kinh nghiệm và sự lặp lại. Loại này thường thông qua đào tạo kỹ năng và thực hành và rất khó để diễn đạt hoặc chuyển giao. Điều này là do nó không dễ dàng diễn đạt bằng lời nói hoặc viết ra, vì mọi người tiếp thu nó thông qua kinh nghiệm hàng ngày và xung quanh những người khác hoặc điều gì đó mà họ học được một cách có ý thức.
Ví dụ, một người đã học cách đi xe đạp không có khả năng giải thích cơ chế làm việc đó nhưng có thể làm điều đó mà không cần suy nghĩ. Tương tự như vậy, một người song ngữ không có khả năng giải thích các quy tắc ngữ pháp cho cả hai ngôn ngữ nhưng có thể nói trôi chảy cả hai ngôn ngữ.
Hơn nữa, kiến thức tiềm ẩn thường tương phản với kiến thức rõ ràng, loại kiến thức mà người ta có thể truy cập và trình bày một cách có ý thức. Tuy nhiên, lưu ý rằng cả hai loại kiến thức đều quan trọng và cần thiết để hoạt động hiệu quả. Ví dụ, một người chỉ có kiến thức rõ ràng về cách đi xe đạp sẽ không có khả năng đạp xe hiệu quả bằng người có kiến thức rõ ràng và tiềm ẩn. Tương tự như vậy, một người có thể nói rõ các quy tắc ngữ pháp cho một ngôn ngữ có thể không thông thạo bằng một người có kiến thức rõ ràng và tiềm ẩn về ngôn ngữ đó. vì vậy, kiến thức tiềm ẩn là khả năng của một cá nhân để thực hiện một nhiệm vụ.
#3. Kiến thức ngầm
Tri thức ngầm là loại tri thức khó diễn đạt bằng lời. Đó là bí quyết, kỹ năng và khả năng mà mọi người có được thông qua kinh nghiệm và thực hành. Kiến thức ngầm thường mang tính cá nhân và theo ngữ cảnh cụ thể, và chính điều này khiến việc chuyển giao hoặc giao tiếp với người khác trở nên khó khăn.
Ngoài ra, kiến thức ngầm là một thành phần quan trọng trong nhiều ngành nghề, từ kỹ thuật, y học đến nấu ăn. Chính kiến thức cho phép họ khắc phục sự cố, đưa ra các giải pháp sáng tạo và đưa ra phán quyết đúng đắn. Nó thường là sự khác biệt giữa thành công và thất bại.
Tuy nhiên, thách thức với kiến thức ngầm là khó đóng chai và bán. Đó là kiến thức được truyền đạt tốt nhất thông qua học nghề và cố vấn. Thật khó để dạy trong một lớp học. Tuy nhiên, nó rất cần thiết cho các hoạt động hàng ngày của nhiều người.
#4. Kiến thức tự tạo
Kiến thức thủ tục là loại cho phép mọi người thực hiện các nhiệm vụ nhất định. Đôi khi nó còn được gọi là “bí quyết”. Nói chung, mọi người có được nó thông qua kinh nghiệm và thực hành, và không phải lúc nào cũng dễ dàng để nói rõ.
Một trong những lợi ích của kiến thức về quy trình là nó có thể giúp mọi người làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Ví dụ, một người biết cách vận hành một loại máy móc cụ thể có thể làm điều đó nhanh hơn và hiệu quả hơn so với người không có loại máy móc này.
Kiến thức thủ tục cũng có thể hữu ích trong việc giải quyết vấn đề. Ví dụ, nếu ai đó đang cố gắng tìm ra cách sửa chữa một thiết bị bị hỏng, họ có thể tìm ra câu trả lời nhanh hơn nếu họ hiểu cách thức hoạt động của thiết bị.
5 thành phần của quản lý tri thức là gì?
Dưới đây là năm thành phần của quản lý tri thức:
#1. Chiến lược
Chiến lược là một thành phần quan trọng của quản lý tri thức, vì nó là kế hoạch chủ động và ra quyết định để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Nếu không có một chiến lược hợp lý, các tổ chức có thể sẽ gặp khó khăn trong việc đạt được các mục tiêu và mục đích của mình. Để phát triển một chiến lược hiệu quả, các tổ chức cần hiểu mục đích, mục tiêu và các nguồn lực sẵn có cho họ.
Hơn nữa, họ nên xác định và đánh giá các rủi ro và cơ hội liên quan đến việc đạt được các mục tiêu của mình. Chỉ sau đó họ mới có thể phát triển và thực hiện một chiến lược hợp lý để đạt được kết quả mong muốn.
# 2. Quá trình
Thuật ngữ “Quy trình” liên quan đến việc tạo, lưu trữ và phổ biến kiến thức. Điều này bao gồm thu thập, lưu trữ, tổ chức và truy xuất thông tin. Nó giúp các tổ chức cải thiện hiệu suất của họ và đưa ra quyết định tốt hơn. Ngoài ra, quy trình này là một phần quan trọng của quản lý kiến thức vì nó hỗ trợ các tổ chức tạo ra giá trị từ kiến thức của họ.
#3. Công nghệ
Công nghệ là một thành phần quan trọng của quản lý tri thức, vì nó giúp thu thập, lưu trữ và phân phối tri thức trong toàn tổ chức. Nó cũng có thể tạo ra kiến thức mới thông qua nghiên cứu và phát triển. Do đó, tận dụng công nghệ có thể hỗ trợ các tổ chức thiết lập lợi thế cạnh tranh và cải thiện hiệu suất tổng thể của họ.
# 4. Những người
Con người là thành phần quan trọng nhất vì họ là người tạo ra và sử dụng tri thức. Không có con người thì sẽ không có tri thức để quản lý. Họ bao gồm quản lý cấp cao, lãnh đạo nhóm, những người truyền cảm hứng cho đồng nghiệp của họ, nhóm quản lý tri thức cốt lõi chỉ đạo thực hiện và cuối cùng là các nhân viên đóng góp và sử dụng quy trình.
#5. Sự cải tiến
Cải tiến là một quá trình giúp các tổ chức xác định và thực hiện những thay đổi sẽ dẫn đến kết quả mong muốn. Có nhiều cách tiếp cận để cải thiện, nhưng tất cả đều có chung một mục tiêu: làm cho một tổ chức tốt hơn và cải thiện hiệu suất của nó.
Vì vậy, nếu một tổ chức liên tục cải tiến các quy trình và thủ tục của mình, thì tổ chức đó có thể trở nên hiệu quả và hiệu quả hơn. Cải tiến cũng sẽ giúp tổ chức theo kịp các xu hướng và công nghệ mới nhất.
Quy trình quản lý tri thức
Quy trình quản lý kiến thức là một khuôn khổ giúp các tổ chức xác định, nắm bắt và chia sẻ kiến thức. Nó bao gồm bốn bước: xác định, thu thập, giám tuyển và phổ biến.
Bước đầu tiên, xác định, liên quan đến việc xác định kiến thức nào là cần thiết và nó nằm ở đâu. Bước thứ hai, thu thập, liên quan đến việc thu thập kiến thức đó. Bước thứ ba, giám tuyển, liên quan đến việc tổ chức và lưu trữ kiến thức. Bước thứ tư, phổ biến, liên quan đến việc chia sẻ kiến thức với những người cần nó.
Do đó, quy trình quản lý tri thức là một công cụ có giá trị cho các tổ chức vì nó giúp họ tận dụng tối đa tài sản tri thức của mình.
Công cụ quản lý tri thức
Có nhiều loại công cụ quản lý kiến thức có sẵn cho các tổ chức và công cụ hiệu quả nhất phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của tổ chức.
Một loại phổ biến là công cụ cơ sở tri thức, thu thập thông tin mà nhân viên có thể truy cập. Bạn có thể sử dụng cơ sở tri thức để lưu trữ thông tin về quy trình của công ty, thông tin sản phẩm hoặc hồ sơ khách hàng.
Một loại khác là hệ thống quản lý tài liệu, lưu trữ và theo dõi tài liệu. Bạn có thể sử dụng nó để lưu trữ thông tin như hợp đồng khách hàng, hướng dẫn sử dụng nhân viên hoặc thông số kỹ thuật của sản phẩm.
Các công cụ quản lý tri thức khác là:
- Cơ sở kiến thức dịch vụ khách hàng.
- Hệ thống quản lý tri thức sản phẩm.
- Hệ thống quản lý hàng tồn kho.
- Hệ thống quản lý học tập (LMS), v.v.
Lý thuyết quản lý tri thức
Lý thuyết quản lý tri thức là nghiên cứu về cách các tổ chức quản lý và sử dụng tri thức. Nó tập trung vào việc tạo ra và chia sẻ kiến thức trong các tổ chức. Mục tiêu của lý thuyết quản lý tri thức là giúp các tổ chức quản lý tốt hơn tri thức của họ một cách hiệu quả hơn.
Có rất nhiều lý thuyết quản lý tri thức, mỗi lý thuyết có quan điểm độc đáo của nó. Một số lý thuyết bao gồm quan điểm dựa trên nguồn lực, quan điểm kiến tạo xã hội và lý thuyết học tập của tổ chức. Mỗi lý thuyết này đều có điểm mạnh và điểm yếu, và các tổ chức nên xem xét cẩn thận lý thuyết nào phù hợp nhất với nhu cầu của họ.
5 lợi ích hàng đầu của quản lý tri thức là gì?
5 lợi ích hàng đầu của KM là:
- Giảm chi phí liên quan đến truy xuất và sử dụng kiến thức.
- Tăng hiệu quả và năng suất nhờ quản lý thông tin tốt hơn.
- Cải thiện giao tiếp và cộng tác trong một tổ chức.
- Giảm nguy cơ mất thông tin do quản lý thông tin tốt hơn.
- Tăng khả năng phản ứng nhanh với những thay đổi và thách thức.
Chiến lược quản lý tri thức là gì?
Chiến lược quản lý kiến thức là một kế hoạch về cách một tổ chức sẽ xác định, nắm bắt, lưu trữ và chia sẻ kiến thức. Nó bao gồm cả các quy trình và công nghệ để quản lý tri thức.
Một chiến lược KM hiệu quả có thể giúp một tổ chức cải thiện việc ra quyết định, tăng hiệu quả và thúc đẩy đổi mới. Nó cũng có thể giúp cải thiện dịch vụ khách hàng và xây dựng lực lượng lao động hiểu biết và gắn kết hơn.
Điều gì tạo nên một hệ thống quản lý tri thức tốt?
Một hệ thống quản lý tri thức tốt phải dễ sử dụng và cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy thông tin họ cần.
Quản lý tri thức và ví dụ là gì?
Quản lý tri thức là quá trình tổ chức, quản lý và sử dụng tri thức để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Một ví dụ điển hình về KM là khi một công ty thu thập và lưu trữ các ý tưởng của nhân viên để ra quyết định.
Quản lý tri thức là gì và mục đích của nó là gì?
Quản lý tri thức là một quá trình giúp các tổ chức xác định, nắm bắt, tổ chức, chia sẻ và sử dụng tri thức để cải thiện năng suất và quá trình ra quyết định.
Một số ví dụ về hệ thống quản lý tri thức là gì?
Một số ví dụ bao gồm hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và hệ thống quản lý tài liệu. Các hệ thống này giúp các tổ chức lưu trữ, sắp xếp và truy xuất thông tin.
Kết luận
Tóm lại, quản lý tri thức là một quá trình thu thập, lưu trữ và sử dụng tri thức. Nó liên quan đến các công cụ và kỹ thuật để quản lý kiến thức, cũng như một lý thuyết để hướng dẫn quy trình. Có nhiều loại quản lý tri thức khác nhau, mỗi loại đều có ưu điểm và nhược điểm.
Trong khi quản lý tri thức bao gồm nhiều quy trình và công cụ, bạn có thể sử dụng các lý thuyết khác nhau để hướng dẫn thực hành KM. Cuối cùng, loại tốt nhất cho tổ chức của bạn phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu cụ thể của tổ chức.
Bài viết liên quan
Tài liệu tham khảo
