Chỉ một phần ba người lao động Mỹ “gắn bó” hoặc nhiệt tình với công việc và đóng góp tích cực cho doanh nghiệp của họ. Các nhóm sử dụng phản hồi để xác định mục tiêu phát triển, biến phản hồi thành thói quen và thu hút các hình thức phản hồi khác nhau sẽ đạt được kết quả tốt hơn.
Dưới đây là hướng dẫn toàn diện của chúng tôi về phản hồi của nhân viên và cách tận dụng tối đa công cụ mạnh mẽ và linh hoạt này. Kiểm soát phản hồi của nhân viên bằng cách cung cấp các ví dụ về phản hồi xuất sắc, các chiến lược để khảo sát nhân viên thành công, các câu hỏi và hành động để cải thiện văn hóa doanh nghiệp của bạn.
Phản hồi của Nhân viên là gì?
Phản hồi của nhân viên là việc sử dụng các cơ chế phản hồi chính thức và không chính thức của nhân viên và người quản lý trong nhóm để kết nối, sắp xếp và đạt được mục tiêu của họ. Điểm mạnh của nhân viên được làm nổi bật và cơ hội học hỏi và phát triển được phát hiện khi đưa ra phản hồi tuyệt vời.
Tại sao Phản hồi của Nhân viên lại Quan trọng?
Phản hồi của nhân viên là một cách tiếp cận để thực sự thay đổi trải nghiệm bằng cách cải thiện chất lượng kết nối và đối thoại của chúng tôi.
Chúng ta có thể tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho nhân viên bằng cách củng cố cơ chế phản hồi của mình và biến trách nhiệm chung là trở nên xuất sắc trong cả việc đưa ra và nhận phản hồi.
Các tổ chức cung cấp trải nghiệm nhân viên được cải thiện bao gồm:
#1. Nhân viên gắn kết hơn
Phản hồi của nhân viên làm tăng hiệu suất và thúc đẩy tinh thần đồng đội. Theo Harvard Business Review, những nhân viên hạnh phúc có năng suất cao hơn 31% và doanh số bán hàng cao hơn 37%.
#2. Một nền văn hóa kinh doanh mạnh mẽ
Phản hồi của nhân viên thu hút nhân viên mới dựa trên các giá trị được chia sẻ và sự hài lòng trong công việc – 38% nhân viên Hoa Kỳ đang tìm kiếm một nghề nghiệp phù hợp với sở thích của họ và cứ 3 người Mỹ thì có 5 người chấp nhận giảm 50% lương cho công việc mà họ thực sự yêu thích.
#3. Giảm doanh thu của nhân viên hoặc nguồn nhân lực
Theo một nghiên cứu, những nhân viên không thích văn hóa của tổ chức có khả năng nghỉ việc cao hơn 24%.
Những trải nghiệm tuyệt vời của nhân viên bắt đầu vào ngày gia nhập và kết thúc vào ngày nghỉ phép, với nhiều cuộc gặp gỡ dựa trên sức khỏe và phúc lợi về thể chất, tình cảm, tài chính và tinh thần của nhân viên.
Các loại phản hồi khác nhau của nhân viên
Tại nơi làm việc, phản hồi của nhân viên là rất quan trọng. Nó hỗ trợ nhân viên xác định những gì họ làm một cách hiệu quả và họ có thể cải thiện ở đâu. Nó cũng hỗ trợ các nhà quản lý trong việc xác định các cách để tăng cường sự tham gia và hiệu suất của nhân viên. Có nhiều phương pháp khác nhau để nhân viên có thể đưa ra phản hồi, bao gồm:
#1. Thông tin phản hồi hiệu suất
Loại phản hồi này là thông tin được cung cấp cho nhân viên về mức độ thành công của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Nó có thể bao gồm các ý tưởng để cải thiện, phê bình mang tính xây dựng hoặc khen ngợi cho công việc xuất sắc.
#2. Phản hồi phát triển
Nó nhằm mục đích hỗ trợ nhân viên học các kỹ năng mới hoặc đạt được kiến thức mới cho phép họ phát triển trong công việc.
#3. Phản hồi về huấn luyện
Hình thức phản hồi này nhằm hỗ trợ nhân viên cải thiện một số phẩm chất nhất định, chẳng hạn như khả năng lãnh đạo hoặc giao tiếp.
#4. Phản hồi tích cực và đánh giá cao
Để thể hiện sự đánh giá cao đối với những nỗ lực, thành tích và đóng góp của họ, nhân viên được đưa ra hình thức phản hồi này.
#5. Phản hồi 360 độ
Loại phản hồi này đòi hỏi phải thu thập phản hồi từ nhiều nguồn, bao gồm đồng nghiệp, người giám sát và cấp dưới, để có được bức tranh hoàn chỉnh về hiệu suất của nhân viên.
#6. Phản hồi liên tục
Không chỉ vào những thời điểm cụ thể, mà mọi lúc, chúng tôi đưa ra phản hồi. Nó cho phép công nhận ngay lập tức công việc tốt và thái độ tích cực, cũng như sửa đổi hành vi hoặc hiệu suất không mong muốn khi cần thiết.
Nhiều loại phản hồi khác nhau có thể hỗ trợ các cá nhân phát triển và cải thiện nghề nghiệp của họ, điều này có thể mang lại lợi ích cho cả nhân viên và tổ chức.
Ví dụ về các hình thức phản hồi khác nhau của nhân viên
Có rất nhiều ví dụ về phản hồi của nhân viên, bao gồm:
Ví dụ về phản hồi tích cực của nhân viên
Loại phản hồi này nhấn mạnh việc quan sát và khen thưởng những hành động và hành vi tích cực. Nó làm tăng sự nhiệt tình của mọi người đối với công việc của họ và nâng cao sự tự tin và ý thức về giá trị bản thân.
“Công việc xuất sắc của bạn trong dự án mà chúng tôi vừa hoàn thành đã cho phép chúng tôi đáp ứng thời hạn trước thời hạn.” Chúng tôi đánh giá cao tất cả những nỗ lực và cam kết của bạn.”
Ví dụ về phản hồi mang tính xây dựng của nhân viên
Loại phản hồi này xác định các lĩnh vực mà nhân viên có thể cải thiện và đưa ra các đề xuất cụ thể về cách thực hiện. Mục đích chính của nó là hỗ trợ nhân viên học tập và phát triển.
“Bạn đã và đang hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đạt được các mục tiêu của mình, nhưng khả năng giao tiếp của bạn với khách hàng có thể cần cải thiện đôi chút.” Bạn có thể hỗ trợ họ nếu bạn tích cực hơn trong việc thông báo cho họ về tình trạng các sáng kiến của họ.”
Ví dụ về phản hồi hiệu suất của nhân viên
Loại phản hồi này tập trung vào việc nhân viên thực hiện tốt như thế nào, chẳng hạn như đạt hoặc vượt mục tiêu, hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và thể hiện khả năng lãnh đạo.
“Thật ấn tượng khi bạn có thể lãnh đạo nhóm tốt như thế nào trong suốt dự án.” Chỉ dẫn và thông tin liên lạc rõ ràng của bạn đã giúp chúng tôi hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.”
Ví dụ về phản hồi của nhân viên phát triển
Hình thức phản hồi này tập trung vào sự phát triển và thăng tiến lâu dài của nhân viên trong công ty. Nó có thể đề xuất đào tạo nhân viên nhiều hơn hoặc hỗ trợ từ một người cố vấn.
“Khả năng sáng tạo và giải quyết vấn đề của bạn rất ấn tượng và chúng tôi tin rằng bạn sẽ được hưởng lợi từ khóa đào tạo bổ sung về quản lý dự án để giúp bạn cải thiện kỹ năng của mình hơn nữa.”
Ví dụ về lòng biết ơn trong phản hồi của nhân viên
Loại phản hồi này nhằm bày tỏ lòng biết ơn và sự đánh giá cao đối với những nỗ lực của nhân viên và họ đã thực hiện tốt như thế nào.
“Sự chăm chỉ và cống hiến của bạn đã được công nhận.” Bạn đã là một thành viên vô giá trong nhóm của chúng tôi và chúng tôi đánh giá cao mọi thứ bạn đã làm.”
Câu hỏi khảo sát phản hồi của nhân viên
Để thiết kế một cuộc khảo sát phản hồi của nhân viên, doanh nghiệp phải phát triển một bộ câu hỏi khảo sát dựa trên nhiều thuộc tính để phản hồi mà tổ chức nhận được là mạnh mẽ và không có lỗi. Những câu hỏi này phải vừa có hệ thống vừa đơn giản để hiểu và trả lời.
Để thuận tiện cho người trả lời, cuộc khảo sát nên bao gồm một sự kết hợp hợp lý giữa các câu hỏi đóng và mở. Quá nhiều câu hỏi mở trong cuộc khảo sát để lại kết thúc lỏng lẻo và không thể đánh giá kết quả bằng cách sử dụng các thước đo nguồn nhân lực.
Sau đây là những câu hỏi mà một công ty phải đặt ra để có được phản hồi tổng thể của nhân viên từ sếp hoặc đồng nghiệp của họ.
- Câu hỏi phản ánh cá nhân cho phản hồi của nhân viên
- Theo bạn, những trách nhiệm quan trọng nhất là gì?
- Tổ chức có thể hỗ trợ bạn phát triển sự nghiệp của nhân viên như thế nào?
- Bạn có làm vượt quá mô tả công việc của mình khi làm việc với [tên dự án] không?
- Có chỗ cho sự phát triển cá nhân trong tổ chức này không?
Câu hỏi để lãnh đạo phản ánh dựa trên phản hồi của nhân viên
- Tôi liên tục đánh giá con đường sự nghiệp của nhân viên của mình.
- Tôi đã tạo ra một môi trường trong nhóm nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi đưa ra phản hồi cho tôi.
- Tôi tin tưởng rằng các thành viên trong nhóm của tôi sẽ phản hồi tích cực với phản hồi của tôi.
Câu hỏi phản ánh của tổ chức dựa trên phản hồi của nhân viên - Chúng ta có đang làm tốt việc giữ cho các chiến lược của mình được xác định rõ ràng với tư cách là một tổ chức không?
- Ba điều mà chúng ta với tư cách là một công ty có thể làm khác đi là gì?
- Trên thang điểm từ 0 đến 10, bạn có khả năng giới thiệu tổ chức đó cho gia đình/bạn bè đang tìm việc làm như thế nào?
- Bạn có thể vui lòng giải thích lý do tại sao bạn chọn câu trả lời của bạn? [Đây là câu hỏi bổ sung cho câu hỏi 7]
Câu hỏi phản ánh sự hài lòng của nhân viên dựa trên phản hồi của nhân viên
- Bạn có khả năng làm việc từ xa nếu cần thiết không?
- Bạn có tin rằng công việc của mình đóng góp vào các mục tiêu rộng lớn hơn của tổ chức không?
- Bạn có tin rằng bạn có thể đạt được sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống không?
- Bạn có tin rằng chính sách đánh giá của tổ chức này là công bằng?
Phản hồi khảo sát quy trình kinh doanh của nhân viên
Khảo sát phản hồi về quy trình kinh doanh là một dạng khảo sát nhằm tìm kiếm phản hồi của nhân viên về các quy trình kinh doanh cụ thể trong một tổ chức. Các cuộc khảo sát này tìm cách tăng cường các thủ tục và đảm bảo rằng chúng có hiệu lực, hiệu quả và phù hợp với những gì nhân viên muốn và cần.
Giới thiệu, đào tạo, đánh giá hiệu suất, sự tham gia của nhân viên, lợi ích và các quy trình nội bộ khác đều có thể được đề cập trong Khảo sát phản hồi về quy trình kinh doanh. Các câu hỏi khảo sát có thể được điều chỉnh cho phù hợp với các quá trình được đánh giá. Chúng có thể là kết thúc mở, có thang đánh giá hoặc có nhiều lựa chọn.
Kết quả của Khảo sát phản hồi về quy trình kinh doanh có thể tiết lộ nhiều điều về quy trình kinh doanh của một tổ chức. Bằng cách xác định những gì cần thay đổi, doanh nghiệp có thể thực hiện các cải tiến giúp tăng năng suất, nhân viên hạnh phúc hơn và tổng thể nơi làm việc tốt hơn.
Thực tiễn tốt nhất cho phản hồi của nhân viên
Thông tin phản hồi thường là nguồn gốc của sự thất vọng, cho dù bạn đang cung cấp hay nhận nó. Nó truyền tải thông điệp bất thành văn rằng “bạn cần phải thay đổi” và sự thay đổi có thể áp đảo bạn. Một số người cởi mở với nó, trong khi những người khác thì không, vậy làm thế nào để cung cấp phản hồi mang lại lợi ích cho nhân viên hoặc tổ chức?
Câu trả lời là cách bạn đưa ra phản hồi là rất quan trọng. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất cần chú ý khi gửi phản hồi của bạn:
#1. Phản hồi dễ tiếp nhận hơn khi có sự tin tưởng.
Niềm tin không phải là một chuyển động vật lý. Khi con người tham gia, đó là một cảm giác. Nếu không có nền tảng, bạn không thể mong đợi một nhân viên tin tưởng vào một tổ chức và ngược lại. Sự sẵn sàng về cảm xúc là cần thiết cho sự tin tưởng.
Kết quả là, nếu phản hồi phải được đưa ra hoặc nhận, thì lòng tin phải được thiết lập trước khi cung cấp phản hồi.
#2. lên lịch trình
Phản hồi không nên mơ hồ. Cả cá nhân tạo điều kiện và nhận phản hồi nên có một kế hoạch rõ ràng về những chủ đề sẽ được thảo luận và mục đích của phản hồi. Nên có sẵn một kế hoạch cung cấp hoặc nhận phản hồi để không bên nào mất cảnh giác.
Chia sẻ chương trình nghị sự trước vài ngày để cả hai bên đều biết và có thời gian chuẩn bị câu hỏi/câu trả lời trước cuộc họp.
#3. Tạo ra một nền văn hóa minh bạch
Nhân viên sẽ không sẵn sàng đưa ra phản hồi cho công ty trừ khi bạn tạo ra văn hóa minh bạch trong đó. Một chính sách mở cửa là một nơi tuyệt vời để bắt đầu. Nếu bạn muốn nêu gương tốt, bạn phải sẵn sàng giúp đỡ và luôn lắng nghe phản hồi. Chìa khóa thành công là tính liên tục của quá trình.
#4. Thay vì chỉ nói, hãy hỏi
Bắt đầu bằng một câu hỏi chẳng hạn như “Bạn tin rằng bạn đang thực hiện dự án XYZ như thế nào?” Điều này cung cấp ngữ cảnh phù hợp, ngay từ đầu và nhân viên sẽ biết rằng người đưa ra phản hồi thực sự quan tâm đến tiến độ của nhân viên.” Phản hồi là một công cụ giúp mọi người cải thiện. Đây không phải là một hình thức để ca ngợi.
#5. Duy trì sự tập trung của bạn
Nếu bạn nghiên cứu sâu về nhiều chủ đề khác nhau, phản hồi của nhân viên có thể dài dòng. Bạn có muốn hỏi về bất kỳ chương trình nào khác của công ty không? Thay vào đó, hãy đưa những câu hỏi như vậy vào một cuộc khảo sát khác và bao gồm một câu hỏi phản hồi tổng thể về phạm vi chương trình mà văn hóa doanh nghiệp của bạn cung cấp.
#6. Đừng hỏi những câu hỏi hàng đầu
Thật đơn giản để xây dựng một câu hỏi hàng đầu. “Bạn hài lòng như thế nào với…” có thể là một câu hỏi hàng đầu! Kiểm tra tính trung lập của câu hỏi của bạn với những người đánh giá khác để đảm bảo bạn không đặt câu hỏi hàng đầu.
Nếu không, kết quả của bạn sẽ bị sai lệch và bạn sẽ không nhận được bức tranh chân thực về những gì nhân viên của bạn đang nghĩ. (Làm thế nào để bạn diễn đạt lại “Bạn hài lòng như thế nào với…”? Rất đơn giản – “Vui lòng đánh giá mức độ hài lòng của bạn với…”)
#7. Sử dụng câu hỏi hai nòng một cách tiết kiệm
Đây chỉ là một trở ngại khác cho các cuộc điều tra nói chung. Câu hỏi hai nòng là câu hỏi về hai điều khác nhau trong một truy vấn. “Vui lòng đánh giá mức độ hài lòng của bạn với cơ cấu công ty và ban lãnh đạo.”
Một dạng phổ biến khác của câu hỏi này là, “Vui lòng đánh giá mức độ hài lòng của bạn với tốc độ và độ chính xác của thông tin liên lạc.” Đây là một mẹo để tránh những loại câu hỏi này: nếu nó chứa các từ “và” hoặc “hoặc”, thì chắc chắn đó là câu hỏi hai chiều.
#số 8. Thông báo cho nhân viên của bạn về kết quả, ngay cả khi đó là khó khăn
Ngay cả khi kết quả khảo sát không phải là thứ bạn đang tìm kiếm, giao tiếp cởi mở luôn là lựa chọn tốt nhất. Và, hãy đối mặt với điều này, nếu có sự không hài lòng lan rộng trên toàn bộ hội đồng quản trị, hoặc thậm chí trong một lĩnh vực cụ thể, thì rất có thể nhân viên của bạn đã nói về điều đó rất nhiều và nhận thức được rằng có vấn đề.
#9. Hơn một lần mỗi năm
Hãy thành thật mà nói: nhiều nhân viên mong muốn gửi phản hồi hơn một lần mỗi năm. Điều này cũng có thể giúp giảm thiểu các tình huống mà các lực lượng nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn đang ảnh hưởng đến phản ứng của nhân viên.
Cân nhắc tiến hành kiểm tra mức độ hài lòng hàng tuần, đây là phiên bản cô đọng của cuộc khảo sát phản hồi hàng quý của nhân viên. Bằng cách đó, bạn đang cung cấp cho nhân viên của mình một nơi để cung cấp phản hồi và cũng giống như với các cuộc khảo sát về mức độ hài lòng của khách hàng, bạn có thể hành động để giải quyết mọi vấn đề phát sinh.
Các kỹ thuật khảo sát phản hồi của nhân viên tốt nhất
- Cho phép nhân viên của bạn có đủ thời gian để hoàn thành bản khảo sát phản hồi của nhân viên và gửi lời nhắc khi cần thiết để giúp họ đi đúng hướng. Bạn không nên mong đợi một câu trả lời nhanh chóng từ họ. Nếu bạn hối thúc nhân viên của mình, họ có thể không hoàn thành khảo sát một cách chính xác.
- Cung cấp cho nhân viên của bạn những lợi ích hoặc phần thưởng khi hoàn thành nhiệm vụ hoặc chủ động trả lời khảo sát. Làm cho nó thú vị hơn là một cái nhàm chán. Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy thoải mái và không bị choáng ngợp khi cung cấp phản hồi.
- Đảm bảo rằng bảng câu hỏi phản hồi của nhân viên mà ban quản lý nhận được là ẩn danh. Bạn nên nói với họ rằng phản hồi của họ là hoàn toàn bí mật để có được cái nhìn sâu sắc nhất.
- Những cuộc thăm dò này là vô nghĩa nếu nhân viên không cảm thấy được lắng nghe hoặc nếu ban quản lý không hành động đối với họ. Khi nhân viên đã cung cấp phản hồi, hãy đảm bảo rằng các vấn đề cần chú ý sẽ được giải quyết càng sớm càng tốt. Những thay đổi lớn hay nhỏ có thể phân biệt giữa nhân viên hạnh phúc và không hài lòng.
Kết luận
Như bạn có thể thấy, cung cấp phản hồi cho nhân viên của bạn và khuyến khích họ gửi lại phản hồi có nhiều lợi ích khác nhau.
Mặc dù việc thiết lập một cơ chế phản hồi tốt cho nhân viên đòi hỏi thời gian và công sức, nhưng bạn không cần phải làm điều đó một mình.
- 10 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất năm 2023: Tùy chọn miễn phí & trả phí
- 10 PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRẢI NGHIỆM KHÁCH HÀNG TỐT NHẤT NĂM 2023
- ĐÁNH GIÁ CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ: Ý Nghĩa, Cách Sử Dụng Và Các Công Cụ Tốt Nhất
- ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN: Quyền lợi & Câu hỏi mẫu để đánh giá
dự án
