Quản lý dự án đôi khi đòi hỏi phải báo cáo định kỳ về tiến độ cho quản lý cấp trên, các cổ đông và các nhà tài trợ tiềm năng. Thực hiện phân tích trường hợp kinh doanh là một phương pháp tuyệt vời để đánh giá tình trạng hiện tại của dự án của bạn một cách chính xác và toàn diện. Đọc để biết thêm về một nghiên cứu trường hợp kinh doanh trong quản lý dự án. Chúng tôi cũng đã thêm một số mẹo về cách viết đề án kinh doanh. Vì vậy, tại sao không lặn ngay bây giờ?
Trường hợp kinh doanh là gì?
Trường hợp kinh doanh là một đề xuất giải thích một vấn đề kinh doanh và lập luận cho một hướng hành động cụ thể. Tài liệu này được tạo ra trong giai đoạn đầu của một dự án và đưa ra tất cả các thông tin cần thiết để xác định có nên tiếp tục nỗ lực hay không.
Lập đề án kinh doanh đòi hỏi bạn phải cân nhắc những ưu điểm, nhược điểm, chi phí và rủi ro của dự án kinh doanh của mình để xem liệu nó có giúp bạn đạt được mục tiêu của mình hay không. Trường hợp kinh doanh tóm tắt những sự thật này để quản lý cấp cao hơn có thể quyết định có nên tiếp tục dự án hay không.
Ai cần một?
Trường hợp kinh doanh là một công cụ vô giá cho bất kỳ ai trong thế giới doanh nghiệp hoặc chính phủ có ý tưởng mà họ muốn đề xuất. Khi nói đến việc thực hiện bất kỳ điều gì mới lạ đòi hỏi phải tiêu tốn tiền bạc hoặc nguồn lực, các doanh nghiệp và tổ chức chính phủ thường có một số “biện pháp quan liêu” để vượt qua. Trường hợp kinh doanh có thể liên quan đến công việc của một nhà phân tích, người quản lý, trưởng bộ phận, người kiểm soát hoặc nhân vật hành chính tương tự.
Làm thế nào để viết một trường hợp kinh doanh
Bạn đã suy nghĩ về cách viết một trường hợp kinh doanh? Đừng lo lắng! Dưới đây là một số bước bạn cần làm theo để viết một trường hợp kinh doanh:
# 1. Tóm tắt điều hành
Phần đầu tiên của đề án kinh doanh là bản tóm tắt điều hành, một phiên bản cô đọng của tài liệu hoàn chỉnh. Nó truyền tải “câu chuyện” của dự án về nguồn gốc, động lực, vai trò, v.v. đồng thời cung cấp các sự kiện quan trọng. Bạn không nên đi trên một đoạn ở đây. Trong các đoạn tiếp theo, bạn sẽ có cơ hội cung cấp thêm thông tin.
#2. Phần tài chính
Mục đích của phần này là cập nhật cho những người phê duyệt ngân sách về tình hình tài chính hiện tại. Có hai phần này:
- Thẩm định tài chính: Đây là đánh giá trung lập về thu nhập tiềm năng và sự ổn định về mặt tài chính của dự án. Bạn có thể so sánh chi tiêu của dự án với lợi ích dự kiến bằng cách sử dụng thông tin thu thập được từ đánh giá của bạn. Mục đích của phân tích tài chính là để đảm bảo dự án khả thi về mặt tài chính và không có bất kỳ trở ngại nào về mặt chi phí.
- Phân tích độ nhạy: Điều này làm giảm sự nguy hiểm của dự án. Nó tính đến các kết quả tiềm năng bằng cách đánh giá tác động của chúng đối với kết quả của dự án và nó tính đến các giả định giá trị thay đổi trong các trường hợp không rõ ràng.
#3. Định nghĩa dự án
Nhà tài trợ, các bên liên quan và nhóm của dự án sẽ thu được nhiều lợi ích nhất từ phần này trong trường hợp kinh doanh của bạn. Phần này được chia thành các phần sau:
- Thông tin lai lịch: Điều này cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về lý do kinh doanh và phạm vi dự án của bạn. Bao gồm một bản tóm tắt các động lực để tạo ra dự án của bạn. Đây có thể là kết quả của một khó khăn mới, một cơ hội bất ngờ hoặc một sự thay đổi trong tình hình hiện tại của bạn.
- Mục tiêu kinh doanh: Giải thích trong phần này tầm quan trọng của dự án của bạn. Mục đích kinh doanh nên giải thích tại sao dự án của bạn lại quan trọng, nó sẽ giúp ích gì cho công ty và những trở ngại nào phải vượt qua để thành công.
- Lợi ích và hạn chế: Điều này có nghĩa là để chứng minh sự cần thiết của dự án bằng cách vạch ra những lợi ích, cả về tiền bạc và mặt khác, có được từ việc hoàn thành dự án. Mô tả lý do tại sao bạn đang làm việc này và những lợi thế này sẽ giúp bạn thành công như thế nào. Ngoài những mặt tích cực, bạn nên nêu bật bất kỳ nhược điểm nào có thể đe dọa đến sự thành công của dự án của bạn.
- Xác định và Lựa chọn Tùy chọn: Trong phần này, bạn nên liệt kê tất cả các câu trả lời có thể có cho các vấn đề bạn gặp phải. Thường có một số cách để tiếp cận một vấn đề, vì vậy điều quan trọng là phải cân nhắc các lựa chọn của bạn. Mục tiêu là kiểm tra tất cả các khả năng và đề xuất hướng hành động tốt nhất. Một số lựa chọn sẽ bị loại bỏ khi dự án tiếp tục, khiến bạn có ít lựa chọn hơn. Bạn có thể muốn cung cấp lựa chọn từ ba đến năm giải pháp chuẩn trong trường hợp kinh doanh cuối cùng của mình.
- Phạm vi, Tác động và Phụ thuộc lẫn nhau: Chỉ định các bước phải được thực hiện để hoàn thành mục tiêu kinh doanh tại đây. Nó cũng tiết lộ những bộ phận nào trong công ty sẽ bị ảnh hưởng. Các mục được bao gồm và loại trừ, cũng như các phụ thuộc quan trọng đối với các dự án khác, có thể được liệt kê tại đây.
- Kế hoạch phác thảo: Đây là bản tóm tắt kế hoạch, thời gian và các hoạt động của dự án. Nó bao gồm một tổng quan ngắn gọn về dự án và ai chịu trách nhiệm về những gì ngoài danh sách các sản phẩm bàn giao chính của dự án. Dự án của bạn, giống như một lịch trình, sẽ hiệu quả nhất khi được chia thành các giai đoạn, với các lựa chọn chính trước mỗi giai đoạn.
- Đánh giá thị trường: Phân tích thị trường là một cuộc kiểm tra chuyên sâu về các điều kiện thị trường mà một công ty hoạt động. Trong phần này, bạn có thể trình bày các động lực đằng sau công ty của mình. Cân nhắc thảo luận về các điều kiện chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, luật pháp và môi trường trong thị trường của bạn.
- Đánh giá rủi ro: Đây là bản tóm tắt các mối đe dọa và lợi ích chính đối với dự án của bạn, cũng như các chiến lược của bạn để đối phó với chúng. Bao gồm bất kỳ mối quan tâm nào có thể xảy ra do dự án của bạn. Tạo nhật ký danh sách chi tiết để ghi lại các mối đe dọa đối với dự án của bạn và các bước bạn đang thực hiện để giảm thiểu chúng.
- Phương pháp tiếp cận dự án: Đây là nơi bạn sẽ trình bày chi tiết quá trình thực hiện dự án và các hành động được thực hiện để đảm bảo thành công của dự án. Mô tả chi tiết các bước bạn thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ, kết quả bạn mong đợi và nguồn lực bạn đầu tư để đạt được điều đó.
- Chiến lược mua hàng: Thành phần thứ ba này của định nghĩa về một dự án nhằm mục đích xây dựng các phương tiện mà dự án sẽ được tài trợ. Kế hoạch mua sắm nên bao gồm chi tiết về thủ tục mua sắm của tổ chức cho dự án.
#4. Tổ chức dự án
Thành phần cuối cùng của trường hợp kinh doanh của bạn bao gồm cấu trúc dự án của bạn và được chia thành hai phần. Chúng nên được định dạng như sau:
- Quản trị dự án: Trong phần này, bạn sẽ trình bày khuôn khổ dự án của mình cho người đọc. Đây cũng là nơi bạn có thể mô tả thứ bậc của những người ra quyết định liên quan đến việc thúc đẩy dự án của bạn tiến lên. Bao gồm các vai trò và trách nhiệm của dự án, cũng như bất kỳ tiêu chuẩn hoặc dung sai nào sẽ được áp dụng. Giải thích làm thế nào những cân nhắc này được đưa vào kết luận cuối cùng.
- Báo cáo Tiến độ: Cuối cùng, kế hoạch kinh doanh của bạn nên nêu chi tiết cách bạn dự định theo dõi sự phát triển của dự án. Bao gồm trong kế hoạch này cách bạn sẽ thông báo cho ban dự án về tiến độ.
Phân tích trường hợp kinh doanh là gì
Một phân tích trường hợp kinh doanh được thực hiện để đánh giá một quá trình hành động tiềm năng. Chi phí, rủi ro và lợi ích là ba yếu tố quan trọng nhất cho mục tiêu này trong bối cảnh doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là, có ba mối quan tâm chính cần được giải quyết trong bất kỳ báo cáo phân tích trường hợp kinh doanh nào:
- Chi phí: Có một thẻ giá kèm theo để không thực hiện sự lựa chọn này?
- Rủi ro: Nếu tôi tiếp tục với điều này, tôi sẽ đặt mình vào rủi ro gì?
- Lợi ích: Khi đưa ra lựa chọn này, bạn lường trước được những lợi thế nào?
Mục đích của cuộc điều tra này là để xác định xem có nên tiến hành lựa chọn này hay không. Quyết định nên được đưa ra nếu những lợi ích dự đoán lớn hơn nhiều so với chi phí và nguy hiểm liên quan. Tuy nhiên, nên xem xét một hướng hành động khác nếu rủi ro và chi phí lớn hơn lợi ích tiềm năng.
Chi phí, rủi ro và phần thưởng thường được cân nhắc với nhau về mặt tiền tệ trong quá trình nghiên cứu tình huống kinh doanh. Tuy nhiên, các quan điểm định lượng hoặc định tính thay thế cũng có thể được sử dụng trong phân tích trường hợp kinh doanh. Ví dụ, có thể là chi phí của một quyết định nên được thể hiện dưới dạng thời gian hơn là tiền bạc. Tương tự, rủi ro và lợi ích của một quyết định có thể được đánh giá bằng cách xem xét nó ảnh hưởng như thế nào đến giá trị thương hiệu của công ty, sự hài lòng của khách hàng hoặc vị thế pháp lý. Để giúp các bên liên quan đưa ra quyết định sáng suốt khi nghiên cứu điển hình kinh doanh không tập trung vào hậu quả tiền tệ, sẽ rất hữu ích nếu tìm kiếm những cách khách quan để cân nhắc những ưu và nhược điểm.
Tại sao nên sử dụng Phân tích trường hợp kinh doanh?
Phân tích trường hợp kinh doanh rất hữu ích vì hai lý do chính. Ưu điểm đầu tiên là nó buộc tác giả phải cân nhắc những ưu và nhược điểm của mọi hành động có thể xảy ra. Việc đánh mất toàn bộ các hậu quả có thể xảy ra khi đưa ra lựa chọn là điều phổ biến. Có khả năng tốt hơn để đưa ra lựa chọn đúng đắn trong khi xem xét các kết quả cực đoan hoặc bất lợi.
Lợi ích thứ hai của việc sử dụng phân tích trường hợp kinh doanh là nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao và bối cảnh hóa kiến thức quan trọng cho các bên liên quan từ một chuyên gia về chủ đề (thường là người quản lý sản phẩm). Tầm quan trọng của một số chi phí, rủi ro và lợi thế có thể bị các bên liên quan bỏ qua nếu không có báo cáo kỹ lưỡng từ chuyên gia.
Khi nào nên sử dụng phân tích trường hợp kinh doanh
Khi người quản lý dự án tại một công ty lớn cần sự ủng hộ từ các bên liên quan, họ thường sẽ thực hiện phân tích trường hợp kinh doanh. Vì người quản lý dự án thường là bên đầu tư nhiều nhất của công ty vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nên việc mua lại từ cấp trên là không cần thiết.
Tuy nhiên, ngay cả đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, việc tiến hành phân tích như vậy có thể mang lại kết quả trong thời gian dài. Như đã chỉ ra ở trên, điều này là do nó buộc người ra quyết định phải cân nhắc tất cả các yếu tố liên quan.
Quản lý trường hợp kinh doanh
Trong suốt vòng đời dự án, trường hợp kinh doanh cung cấp cấu trúc và hỗ trợ tổ chức dự án. Do đó, nó không nên được đặt trên kệ mà nên được sử dụng thường xuyên như một nguồn tài nguyên. Do đó, nhà tài trợ dự án và ban dự án nên xem xét lại nó ở các điểm chiến lược để đảm bảo khả năng tồn tại liên tục của dự án và tính hợp lý của cơ sở lý luận đằng sau nó. Để tránh lãng phí thời gian và nguồn lực, tốt nhất bạn nên tiến hành đánh giá trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
Tại sao bạn cần một trường hợp kinh doanh?
Bạn cần một trường hợp kinh doanh vì ba lý do sau:
- Nó nhằm mục đích thuyết phục những người ra quyết định tiếp tục với khái niệm dự án, nhưng nó cũng hỗ trợ trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các sáng kiến phù hợp với chiến lược tổng thể của công ty.
- Để so sánh công bằng giữa các dự án có khả năng cạnh tranh, các trường hợp kinh doanh sẽ chuẩn hóa quy trình đánh giá.
- Nếu dự án được chọn, trường hợp kinh doanh có thể được sử dụng để quản lý tốt hơn phạm vi của dự án trong giai đoạn đầu của kế hoạch. Ngay cả sau khi dự án kết thúc, nó vẫn có thể được sử dụng để đánh giá sự thành công của việc lập kế hoạch và thực hiện dự án.
Phân tích trường hợp kinh doanh so với trường hợp kinh doanh
Có lẽ bạn đang bối rối về sự khác biệt giữa đề án kinh doanh và phân tích đề án kinh doanh. Cả hai tên này đều mô tả cùng một loại phần mềm được sử dụng để phân tích kinh doanh. Báo cáo được gọi là “trường hợp kinh doanh”, trong khi phương pháp được sử dụng để phân tích nó được gọi là “phân tích trường hợp kinh doanh”.
Tài liệu trường hợp kinh doanh là gì?
Tài liệu là một lập luận được trình bày bằng văn bản để thuyết phục người ra quyết định chấp nhận một hướng hành động nhất định. Một giải pháp phát triển tốt sẽ nghiên cứu các giải pháp tiềm năng cho một vấn đề và cho phép những người ra quyết định chọn giải pháp có lợi nhất cho công ty.
Mục đích của Ca sử dụng nghiệp vụ là gì?
Mục đích của ca sử dụng nghiệp vụ là vạch ra các bước mà một tổ chức phải thực hiện để mang lại kết quả hữu ích, có thể đo lường được cho khách hàng.
Ai viết đề án kinh doanh?
Trong nhiều tổ chức, Người quản lý dự án hoặc nhà phân tích kinh doanh được giao nhiệm vụ phát triển Trường hợp kinh doanh kỹ lưỡng, mặc dù đó là trách nhiệm của quản lý chương trình. Trường hợp kinh doanh là một lĩnh vực khác mà Bảo hiểm dự án có thể giúp một tay.
Kết luận:
Ở đây, chúng tôi đã trình bày các bước để tạo ra một trường hợp kinh doanh thuyết phục. Do bề rộng của cuộc thảo luận của chúng tôi, trường hợp kinh doanh kết quả có thể khó khăn. Một trường hợp kinh doanh cần phải đi thẳng vào kinh doanh. Một vài trang là có thể nếu dự án tương đối nhỏ. Tài liệu sẽ dài hơn cho các dự án liên quan nhiều hơn và các sáng kiến thay đổi kinh doanh tinh vi. Do đó, bạn nên viết từng phần có tính đến đối tượng mục tiêu của mình và lưu trữ các tài liệu bổ sung trong phần phụ lục.
Bài viết liên quan
- QUẢN LÝ DỰ ÁN: Định nghĩa, Phần mềm, Kỹ năng, Các bước & Mức lương
- Lập kế hoạch Dự án: Hướng dẫn Kỹ thuật Lập kế hoạch Dự án
- CÁCH THAM GIA QUẢN LÝ DỰ ÁN: Định nghĩa, Hướng dẫn và Yêu cầu
- QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN: Hướng dẫn từng bước về cách quản lý rủi ro
- 12 Thành Phần Kế Hoạch Kinh Doanh (Hướng Dẫn Chi Tiết)
dự án
