Quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM) là một chức năng quan trọng trong nhiều tổ chức vì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp có thể dẫn đến giá tốt hơn, lập kế hoạch tốt hơn, ứng phó tốt hơn với các sự kiện bất lợi và ít rủi ro hơn trong hoạt động và chuỗi cung ứng. Trong khi một số phương pháp hay nhất về quản lý quan hệ nhà cung cấp rất đơn giản để thực hiện, những phương pháp khác đòi hỏi nhiều nỗ lực và trí tưởng tượng hơn. Hãy xác định quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM), phần mềm và công nghệ của nó.
Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp (SRM) là gì?
Quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM) là một quy trình liên tục và có hệ thống nhằm đánh giá các nhà cung cấp của một tổ chức—cả hàng hóa và dịch vụ—để xác định xem có thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào để cải thiện hoạt động kinh doanh hay không.
Hiểu về quản lý quan hệ nhà cung cấp
Nhóm nhiệm vụ chính xác do SRM đảm nhận không được thống nhất trên toàn cầu, nhưng mục tiêu của nó là tăng thêm giá trị cho tổ chức của bạn bằng cách hỗ trợ bạn đưa ra quyết định tốt hơn về cách tương tác với nhà cung cấp và nhà cung cấp tiềm năng.
Nhiệm vụ SRM rõ ràng nhất là đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của nhà cung cấp. Ví dụ, một nhà cung cấp có thể nhanh hơn trong khi một nhà cung cấp khác rẻ hơn; loại đánh giá này có thể cung cấp cho các nhà quản lý chuỗi cung ứng một cách rõ ràng để xác định loại đơn đặt hàng nào nên được đặt với mỗi công ty. Quyết định mua hàng hóa nào từ mỗi nhà cung cấp và khi nào thêm nhà cung cấp mới đều rất quan trọng.
Có những lợi ích khi không thêm nhà cung cấp mới để quản lý và đàm phán, nhưng nếu một công ty khác cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ tốt hơn trong danh mục mà không nhà cung cấp hiện tại nào của bạn có thể sánh được, thì công việc và sự phối hợp bổ sung có thể rất xứng đáng. Biết khi nào nên đàm phán, với ai và vì mục đích gì có thể là một nghệ thuật tự thân trong SRM, ngay cả trước khi nghệ thuật đàm phán bắt đầu.
Quản lý quan hệ nhà cung cấp cũng đòi hỏi phải biết khi nào và làm thế nào để cắt đứt quan hệ với nhà cung cấp, do không tương thích (ví dụ: họ không thể đáp ứng các yêu cầu kinh doanh mới hoặc có lẽ họ đã bắt đầu mắc quá nhiều sai lầm) hoặc do mối quan hệ đã đi đến hồi kết tự nhiên. (ví dụ: công ty của bạn đã ngừng bán sản phẩm được sản xuất bằng nguyên liệu đầu vào của nhà cung cấp đó).
Mặc dù phần lớn các nhiệm vụ quản lý mối quan hệ này có thể được thực hiện một cách phân tích, nhưng cũng có yếu tố con người cần xem xét và quản lý. Mối quan hệ giữa các tổ chức hầu như luôn bao gồm cả mối quan hệ với những người trong các tổ chức đó.
Mục tiêu của Quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM)
Mỗi ngành và doanh nghiệp đều có định nghĩa và phân loại riêng về những gì đủ điều kiện là nhà cung cấp chiến lược, nhưng các mục tiêu chính của quản lý quan hệ nhà cung cấp nói chung là giống nhau.
#1. Thiết lập mối quan hệ nhà cung cấp.
Điều quan trọng nhất của bất kỳ nhà quản lý quan hệ nhà cung cấp nào chính là điều này. Tìm ra nhà cung cấp nào là quan trọng đối với thành công kinh doanh và nhà cung cấp nào không, sau đó quản lý dựa trên thẻ điểm đó là rất quan trọng.
Ví dụ, nhà cung cấp bộ vi xử lý của một công ty quan trọng hơn rất nhiều—và do đó mang tính chiến lược—so với nhà cung cấp sơn của công ty đó. Để đạt được mục tiêu đó, nhà quản lý phải thiết lập mối quan hệ cùng có lợi cho cả hai bên để tạo ra giá trị.
# 2. Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro nhà cung cấp chiếm một phần khá lớn trong SRM. Rủi ro nhà cung cấp là một trong những vấn đề quan trọng nhất mà bất kỳ doanh nghiệp nào phải đối mặt ngày nay. Các nhà cung cấp không thể giao hàng đúng hạn và nhiều biến số khác phải được xem xét với mỗi nhà cung cấp, bao gồm các vấn đề về chất lượng, các vấn đề về tuân thủ, các vấn đề về đạo đức, trở ngại về địa lý, thiên tai, v.v.
#3. Hợp lý hóa chuỗi giá trị
Người quản lý quan hệ nhà cung cấp phải gia tăng giá trị vào cuối ngày. Người quản lý phải nghĩ ra những cách mới và sáng tạo để tận dụng mối quan hệ với các nhà cung cấp chiến lược.
Một SRM tốt sẽ suy nghĩ vượt trội và tìm cách tối ưu hóa toàn bộ chuỗi giá trị kinh doanh, chứ không chỉ là tác động tức thời của nhà cung cấp.
Quy trình quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM)
Ba bước chính tạo nên quy trình SRM cơ bản.
#1. Phân đoạn các nhà cung cấp của bạn
Bước đầu tiên trong quy trình là xem xét cơ sở cung cấp của bạn và tạo các danh mục. Điều này sẽ khác nhau đối với mỗi công ty, nhưng bạn có thể phân đoạn theo mặt hàng, số lượng, địa điểm, giá cả, v.v.
Sau đó, bạn phải xác định nhà cung cấp nào là chiến lược và quan trọng nhất đối với sự thành công của công ty bạn. Đây là một bước đơn giản nhưng quan trọng thường bị bỏ qua. Không có cách nào dễ dàng để xem các nhà cung cấp của bạn và phát triển một chiến lược phù hợp với họ nếu không có nó.
#2. Tạo chiến lược nhà cung cấp
Tiếp theo, phát triển các chiến lược dựa trên các phân khúc và nhà cung cấp chiến lược của bạn. Không phải mọi phân khúc và không phải mọi nhà cung cấp trong một phân khúc đều nên được quản lý theo cùng một cách. SRM phải đưa ra một chiến lược có lợi cho cả hai bên và thúc đẩy mối quan hệ cùng có lợi để thúc đẩy giá trị.
#3. Thực thi (và giám sát) chiến lược
SRM phải sở hữu việc thực hiện chiến lược vì ai đó phải chịu trách nhiệm cho từng mối quan hệ chiến lược và giá trị thúc đẩy. Không chỉ vậy, bạn phải tìm cách theo dõi hiệu suất của từng nhà cung cấp cũng như hiệu suất của từng chiến lược bạn thực hiện để có thể thực hiện các điều chỉnh theo thời gian thực.
Thiết lập KPI và chỉ số thành công để bạn có thể đánh giá chuẩn và liên tục cải thiện hiệu suất. Trong tình huống này, bảng điều khiển quản lý nhà cung cấp đặc biệt hữu ích.
Phần mềm quản lý quan hệ nhà cung cấp
Để tạo điều kiện thuận lợi và cải thiện mối quan hệ kinh doanh giữa các công ty và nhà cung cấp của họ, phần mềm quản lý quan hệ nhà cung cấp được sử dụng. Loại phần mềm này được sử dụng để quản lý các tương tác, đánh giá nhà cung cấp dựa trên hiệu suất và chọn nhà cung cấp tốt nhất cho nhiều nhu cầu khác nhau như vận chuyển hoặc dịch vụ chuyên nghiệp.
Các chuyên gia thu mua tối ưu hóa hoạt động mua hàng bằng cách thiết lập mối quan hệ kinh doanh cùng có lợi với các nhà cung cấp bằng cách sử dụng các giải pháp quản lý quan hệ nhà cung cấp.
Phần mềm quản lý quan hệ nhà cung cấp có sẵn dưới dạng một sản phẩm phần mềm độc lập, cũng như một mô-đun hoặc thành phần của bộ chuỗi cung ứng. Phần mềm quản lý quan hệ nhà cung cấp phải tích hợp với phần mềm mua hàng, lập kế hoạch chuỗi cung ứng và khả năng hiển thị chuỗi cung ứng khi được cung cấp riêng.
Phần mềm tốt nhất để quản lý quan hệ nhà cung cấp
# 1. Đường ống
Ngoài việc xây dựng và tối ưu hóa các quy trình thu mua và mua hàng, Pipefy là một giải pháp tự động hóa quy trình kinh doanh có thể được sử dụng để quản lý nhà cung cấp. Hợp đồng và cơ sở dữ liệu nhà cung cấp được lưu trữ tập trung trên nền tảng.
#2. Mua sắmWare
Một hệ thống mua sắm điện tử được gọi là ProcureWare bao gồm các tính năng tìm nguồn cung ứng, quản lý hợp đồng và quản lý nhà cung cấp. Các nhiệm vụ đấu thầu trực tuyến được cải thiện, quản lý hợp đồng, quản lý rủi ro, báo cáo và quản lý tài liệu đều có thể thực hiện được cho các doanh nghiệp. Đối với cả doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần mềm cung cấp sự hợp tác và minh bạch trong quản lý nhà cung cấp.
#3. Ivalua
Ivalua cung cấp các công cụ Quản lý quan hệ nhà cung cấp cho quy trình làm việc từ nguồn đến thanh toán. Nó số hóa tất cả các quy trình mua sắm và cho phép minh bạch thông tin và độ chính xác của dữ liệu cao hơn. Quản lý yêu cầu, quản lý dữ liệu chính của nhà cung cấp, quản lý hợp đồng và tìm nguồn cung ứng chỉ là một số tính năng quản lý nhà cung cấp trong Ivalua.
#4. AdaptOne
Nền tảng quản lý và đa dạng nhà cung cấp AdaptOne dựa trên đám mây. Nó cho phép các doanh nghiệp quản lý rủi ro của nhà cung cấp tốt hơn và duy trì sự tuân thủ. Quản lý nhà cung cấp, quản lý đa dạng nhà cung cấp và quản lý chứng nhận là tất cả các dịch vụ do AdaptOne cung cấp. Nó cũng cung cấp một nền tảng để các nhà cung cấp cập nhật và quản lý thông tin của họ tốt hơn.
#5. SAP Business One
Phần mềm quản lý doanh nghiệp mang tên SAP Business One. Nó kết hợp dữ liệu của các phòng ban vào một nền tảng phần mềm duy nhất, cho phép bạn quản lý các nhiệm vụ thu mua và thu mua. Mặc dù nó có các ứng dụng trên toàn doanh nghiệp, nhưng nó cũng cung cấp các chức năng mua hàng như yêu cầu báo giá, phê duyệt và cập nhật PO nhận hàng.
Công nghệ quản lý quan hệ nhà cung cấp
“Công nghệ là một trong nhiều yếu tố,” Dsouza tiếp tục, giải thích rằng “nó là chìa khóa để quản lý quan hệ nhà cung cấp hiệu quả khi được triển khai đúng cách, nhưng nó không hoạt động đơn lẻ, trong bong bóng.” Chiến lược và văn hóa đều quan trọng như nhau.”
Đây là lý do tại sao các tổ chức muốn đảm bảo tính bền vững của SRM của họ nên đầu tư thời gian và công sức không chỉ vào công nghệ mà còn vào con người và quy trình. Tác giả viết: “Người mua phải nhận thức sâu sắc và hiểu được những lợi thế của việc cho phép quản lý mối quan hệ nhà cung cấp bền vững. Dsouza nói: “Điều quan trọng là tìm nguồn và thu mua một cách khôn ngoan, lựa chọn đúng đối tác đáp ứng các mục tiêu, mục tiêu và giá trị của công ty.
“Bước tiếp theo là kích hoạt các cơ chế thích hợp để chia sẻ thông tin, phương pháp làm việc, tài chính và thực hiện các biện pháp kiểm soát có thể củng cố mối quan hệ.” Mô hình hoạt động phù hợp thúc đẩy quản trị, tập trung vào việc làm cho mối quan hệ hoạt động hiệu quả, cũng rất quan trọng. Các bên liên quan cấp cao phải tham gia.”
Wabara bổ sung thêm vào nhận xét của Dsouza, “Chúng ta cũng cần cải thiện hơn nữa việc sử dụng dữ liệu trong các quy trình của mình.” Mức độ phân tích dữ liệu cao hơn có thể cung cấp cho khách hàng và nhà cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về chuỗi cung ứng đồng thời cho phép tiết kiệm hiệu quả dựa trên dữ liệu bằng cách giảm lỗi do con người và tăng tốc quy trình đặt hàng.
Lợi ích quản lý quan hệ nhà cung cấp
Năm lợi ích chính sau đây luôn đạt được bởi các nhà quản lý quan hệ nhà cung cấp, những người làm mọi thứ đúng đắn:
#1. Giam gia.
Tiết kiệm tiền với mỗi giao dịch là mục tiêu chính của hầu hết các hoạt động SRM. Bước đầu tiên trong quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp là chọn nhà cung cấp nào để hợp tác và chi phí sẽ là điểm khác biệt chính đối với nhiều loại vật tư và dịch vụ (tuân theo các tiêu chuẩn tối thiểu trong các lĩnh vực khác, chẳng hạn như chất lượng).
#2. Quản lý rủi ro tốt hơn.
Quản lý rủi ro là một mục tiêu quan trọng và thường bị bỏ qua của SRM, như đã đề cập trước đó. Bạn có thể giảm khả năng xảy ra sự kiện xấu (bằng cách thực hiện những việc như xây dựng dự phòng) và giảm chi phí cho sự kiện bất lợi khi nó xảy ra bằng cách chủ động quản lý quan hệ nhà cung cấp (bằng cách sẵn sàng với các chiến lược giảm thiểu và giải pháp thay thế).
#3. Tăng cường khả năng đáp ứng của các nhà cung cấp.
Các mối quan hệ tốt đẹp xuất hiện từ giao tiếp hai chiều hiệu quả. Thông báo cho các nhà cung cấp về các nhu cầu và hoàn cảnh thay đổi của công ty bạn sẽ khuyến khích họ thông báo cho bạn về các nhu cầu và hoàn cảnh của họ. Nó cũng khuyến khích họ phản ứng nhanh hơn với các yêu cầu của bạn, cả mong đợi và bất ngờ.
# 4. Tăng khả năng hiển thị
SRM tốt cải thiện khả năng hiển thị chuỗi giá trị và hoạt động của bạn, cũng như hiểu biết của bạn về những gì đang diễn ra bên trong và xung quanh doanh nghiệp của bạn. Quản lý quan hệ nhà cung cấp tốt sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về tiến độ dịch vụ và hàng hóa sắp tới của bạn.
#5. Sử dụng tất cả các khả năng của các nhà cung cấp của bạn.
Việc tìm hiểu xem nhà cung cấp của bạn có thể làm gì khác cho bạn khi mối quan hệ của bạn với họ phát triển thường có ích. Có lẽ họ có thể cung cấp các dịch vụ bổ sung ngoài những gì bạn đã tiếp cận họ; có lẽ họ có chuyên môn về hậu cần hoặc giải quyết thủ tục quan liêu của chính phủ có thể hỗ trợ bạn; biết đâu lại có cơ hội cộng tác; và như thế.
Thách thức quản lý quan hệ nhà cung cấp
Mặc dù SRM mang lại lợi ích cho một tổ chức nhưng không phải không có những khó khăn. SRM đòi hỏi sự chú ý thường xuyên và tận tâm đến các yếu tố định lượng và định tính, cũng như thận trọng để tránh những cạm bẫy thông thường. Dưới đây là bốn loại thách thức SRM chính:
#1. Sai lệch.
Với tiềm năng tích cực của sự hợp tác với nhà cung cấp, sự đổi mới và các mối quan hệ sâu sắc, có ý nghĩa, thật dễ dàng để quên rằng lợi ích của bạn không phải lúc nào cũng phù hợp hoàn hảo với lợi ích của các nhà cung cấp của bạn.
#2. Quản lý đa dạng nhà cung cấp không đúng cách
Bất chấp nhãn hiệu chung của họ, sự đa dạng của nhà cung cấp là mục tiêu của hai thách thức rất khác nhau: giảm rủi ro chuỗi cung ứng và tăng khối lượng mua hàng mà tổ chức của bạn thực hiện từ các doanh nghiệp thuộc sở hữu thiểu số.
#3. Không giảm thiểu rủi ro và tính liên tục.
Tần suất gián đoạn chuỗi cung ứng ngày càng tăng trong những năm gần đây, cũng như doanh thu cao bất thường trong các doanh nghiệp (cụ thể là đóng cửa và mua lại thường xuyên hơn), đã khiến hoạt động kinh doanh liên tục trở nên khó khăn hơn.
#4. Thiếu tầm nhìn.
Chúng tôi đã thảo luận về tầm nhìn có lợi như thế nào, nhưng nó không xảy ra một cách tự nhiên. Nó phải được phát triển thông qua quản lý mối quan hệ hiệu quả. Bạn sẽ hiếm khi có nhiều thông tin chi tiết về tổ chức nhà cung cấp như bạn hiểu về tổ chức của chính mình, ngay cả khi có khả năng hiển thị tuyệt vời.
4 loại mối quan hệ nhà cung cấp là gì?
Mối quan hệ với nhà cung cấp có năm loại:
- Chiều dài cánh tay.
- Quan hệ đối tác.
- Đúng lúc (JIT)
- Liên minh chiến lược.
- Thuê ngoài/Thầu phụ.
Ba thành phần cơ bản của quản lý quan hệ nhà cung cấp là gì?
Phân khúc nhà cung cấp, phát triển chiến lược nhà cung cấp và thực hiện chiến lược nhà cung cấp là ba bước chính của quản lý quan hệ nhà cung cấp.
Ví dụ về quản lý quan hệ nhà cung cấp là gì?
Nếu công ty sản xuất ô tô, một nhà sản xuất lốp xe sẽ cung cấp lốp thành phẩm cho những ô tô đó. Họ cũng có thể làm việc với một nhà cung cấp vật liệu cung cấp nhôm cho một bộ phận mà nhà sản xuất ô tô phải rèn để sản xuất xe của họ.
Làm thế nào để bạn duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp?
Làm thế nào để duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp của bạn:
- Chọn nhà cung cấp chia sẻ giá trị của bạn.
- Nhận biết nhu cầu của các nhà cung cấp của bạn.
- Cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời.
- Duy trì liên lạc nhất quán.
- Cung cấp thông tin phản hồi nhanh chóng.
- Thể hiện lòng trung thành với những người đã cung cấp dịch vụ tốt.
Tầm quan trọng của mối quan hệ nhà cung cấp là gì?
Nhận được nhiều giá trị hơn cho công ty của bạn là lợi ích chính của việc thiết lập các mối quan hệ nhà cung cấp mạnh mẽ, cùng có lợi.
Các mục tiêu của quản lý quan hệ nhà cung cấp là gì?
SRM nhằm mục đích cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng bằng cách cải thiện giao tiếp, hợp tác và phối hợp với các nhà cung cấp.
Kết luận
Quản lý quan hệ nhà cung cấp là một chức năng quan trọng đối với các doanh nghiệp dựa vào hàng hóa và dịch vụ vật chất để đến đúng giờ, đáp ứng các tiêu chuẩn phù hợp và được bán với giá hợp lý. Mặt khác, các nhà quản lý quan hệ nhà cung cấp tuyệt vời tìm kiếm cơ hội để tăng cường mối quan hệ, giảm thiểu rủi ro và thậm chí hình thành quan hệ đối tác với các nhà cung cấp để tạo ra thế hệ hàng hóa và dịch vụ sáng tạo tiếp theo.
Bài viết liên quan
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP: Quy trình và Công cụ Tốt nhất
- XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ KINH DOANH: Các bước & Mẹo hiệu quả cho Bất kỳ Doanh nghiệp nào (Tất cả những gì Bạn Cần)
- CÁCH ĐỂ DROPSHIP ĐẾN AMAZON: Mọi thứ bạn cần biết!!!
- Cách Tìm Các Nhà Cung Cấp Bán Buôn Tốt Nhất Tại Hoa Kỳ
- SỨC MẠNH CỦA NHÀ CUNG CẤP: Nó là gì và nó hoạt động như thế nào
dự án
