Người ta thường nói rằng thực hiện các biện pháp phòng ngừa trước luôn được ưu tiên hơn các biện pháp chữa bệnh. Điều này có thể áp dụng cho tất cả các khía cạnh của cuộc sống! Ngay cả khi nói đến việc phân tích các khả năng trong vòng đời của một dự án. Cho dù nó liên quan đến chi phí, kế hoạch hay thủ tục, các dự án đều phải đối mặt với những thách thức trong quá trình thực hiện. Trên thực tế, cứ sáu dự án CNTT thì có ít nhất một dự án trở thành “thiên nga đen” do chi phí vượt mức 200% hoặc vượt tiến độ 70%! Đây là những mối đe dọa tiêu cực nảy sinh đột ngột và gây ra nhiều vấn đề. Và, nếu không được xử lý đúng cách, có thể gây nguy hiểm cho hiệu suất tổng thể của dự án! Vì vậy, làm thế nào để xác định, quản lý và đối mặt với những mối đe dọa không lường trước được như vậy? Chà, đưa ra một kế hoạch quản lý rủi ro thích hợp, kết hợp với các công cụ phù hợp (ví dụ như Bit.ai hoặc Google Docs) có thể hữu ích!
Ngày nay, hơn 27% công ty bao gồm thực hành quản lý rủi ro trong kế hoạch quản lý dự án của họ. Điều này là do việc quản lý rủi ro được lập kế hoạch tốt có thể giảm 80% –90% các vấn đề của dự án!
Kết quả là, một kế hoạch quản lý rủi ro tốt có thể giúp bạn tránh được những rủi ro không lường trước được. Điều này về cơ bản có thể đạt được bằng cách xem xét tất cả các tình huống tiềm năng có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
Chỉ trong một vài bước đơn giản, bạn sẽ học cách xây dựng một kế hoạch quản lý rủi ro chu đáo cho tất cả các dự án của mình. Bạn chỉ cần giữ máy thêm một lúc nữa.
Chính xác thì Kế hoạch Quản lý Rủi ro là gì?
Kế hoạch quản lý rủi ro là một tài liệu được xác định rõ ràng giải thích cách xử lý các rủi ro cụ thể và các bước quản lý phải được thực hiện để giảm thiểu hoặc loại bỏ các mối đe dọa đối với các hoạt động và kết quả của dự án.
Kế hoạch quản lý rủi ro thực sự hướng dẫn các nhóm các bước họ phải thực hiện để xác định, đánh giá và ứng phó với tất cả các rủi ro có trong dự án.
Lưu ý: Định nghĩa kế hoạch quản lý rủi ro ở trên có thể áp dụng cho một loạt các chương trình, bao gồm cả các sáng kiến kinh doanh và CNTT!
Kế hoạch này là một phần của quy trình quản lý rủi ro rộng lớn hơn chạy trong vòng đời của dự án. Hơn nữa, cơ chế quản lý rủi ro tập hợp tất cả các quyền hạn thúc đẩy nhóm quản lý dự án hành động để giảm thiểu rủi ro.
Rủi ro có thể được xử lý / quản lý bằng bốn cách:
Tất cả chúng ta đều biết rằng rủi ro là không thể đoán trước khi lập kế hoạch dự án. Tuy nhiên, một số mối đe dọa bạn định tránh sẽ xảy ra và đó là lúc bạn phải đối phó với chúng.
Vì vậy, có rất nhiều cách để đối phó với rủi ro. Tuy nhiên, phản ứng mà bạn chọn phải được xác định bởi khả năng rủi ro xảy ra và mức độ nghiêm trọng của ảnh hưởng của rủi ro đối với dự án.
Tránh: Khi nói đến rủi ro, cách tốt nhất thường là tránh nó! Nó sẽ hầu như không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến dự án của bạn nếu bạn có thể dễ dàng ngăn chặn nó xảy ra.
Giảm nhẹ: Nếu bạn không thể loại bỏ rủi ro, ít nhất bạn có thể che chắn nó để giảm tác động. Điều này đòi hỏi phải thực hiện các bước có ý thức để đảm bảo tác động ít gây hại nhất cho dự án của bạn.
Chuyển giao: Chuyển rủi ro cho bên thứ ba là một cách tuyệt vời khác để đối phó với nó. Và mua bảo hiểm là một trong những cách dễ dàng và phổ biến nhất để làm điều này.
Chấp nhận: Nếu không có gì khác hoạt động, bạn sẽ phải chấp nhận nó. Chấp nhận rủi ro cho phép bạn nỗ lực tránh chúng trước thời hạn.
Tuy nhiên, đến khi rủi ro xuất hiện, thường là quá muộn để can thiệp! Đây là lý do tại sao bạn cần có một kế hoạch quản lý rủi ro được chu đáo ngay từ đầu.
Các bước để tạo một kế hoạch quản lý rủi ro ngay từ đầu!
Mỗi dự án mới đều mang theo một loạt rủi ro mới. Nếu công ty của bạn không thể loại bỏ hoàn toàn các mối đe dọa, thì công ty sẽ có thể giảm thiểu và dự đoán chúng với sự trợ giúp của kế hoạch quản lý rủi ro.
Tuy nhiên, bạn sẽ cần hợp lý hóa chiến lược quản lý rủi ro của nhóm và làm cho họ linh hoạt và nhanh nhẹn hơn khi đối phó với các sự cố tiêu cực bằng cách thực hiện theo các biện pháp này.
# 1. Thực hiện bước đầu. Xác định rủi ro
Việc lường trước những cạm bẫy tiềm năng của dự án không khiến một doanh nghiệp cảm thấy như một ngõ cụt. Mặt khác, xác định rủi ro là một kinh nghiệm học tập mà toàn bộ nhóm sẽ được hưởng lợi và tham gia.
Trong quản lý rủi ro, bạn có thể nhanh chóng rút ra được kiến thức và chuyên môn tổng hợp của toàn đội. Yêu cầu các thành viên trong nhóm nhận ra bất kỳ mối đe dọa nào mà họ biết hoặc đã gặp phải trước đó. Động thái này thúc đẩy sự kết nối và học tập đa chức năng.
# 2. Kiểm tra rủi ro
Đã đến lúc tìm hiểu sâu hơn một chút khi bạn và nhóm của bạn đã xác định được các vấn đề tiềm ẩn.
Bây giờ bạn sẽ cần hỏi những câu hỏi sau để phân tích rủi ro một cách hiệu quả;
Những nguy hiểm này thường xảy ra như thế nào?
Và, nếu họ làm vậy, thì sự phân nhánh sẽ như thế nào?
Nhóm của bạn sẽ đánh giá hậu quả và khả năng xảy ra của từng rủi ro trong bước này để xác định vị trí cần tập trung trước.
Phân tích rủi ro xem xét những yếu tố như tổn thất tài chính tiềm tàng của tổ chức, thời gian bị mất và mức độ ảnh hưởng.
Cuối cùng, bạn sẽ phát hiện ra bất kỳ vấn đề chung nào trong một dự án. Điều này sẽ giúp bạn tinh chỉnh kế hoạch quản lý rủi ro cho các dự án tiềm năng bằng cách đặt từng rủi ro dưới kính hiển vi.
# 3. Ưu tiên Rủi ro
Bây giờ đã đến lúc ưu tiên các rủi ro của bạn sau khi bạn đã thực hiện phân tích chuyên sâu về chúng. Xem xét khả năng xảy ra của từng rủi ro cũng như tác động tiềm tàng của nó đối với dự án khi xếp hạng chúng.
Bước này cung cấp cho bạn cái nhìn toàn cảnh về dự án và xác định nơi nhóm nên tập trung nỗ lực của mình. Nhưng quan trọng nhất, nó sẽ giúp họ xác định các giải pháp khả thi cho từng rủi ro đã được ưu tiên.
Nhờ đó, dự án sẽ tránh được sự chậm trễ và gián đoạn trong giai đoạn xử lý.
#4. Xử lý rủi ro
Điều này liên quan đến việc thiết lập kế hoạch xử lý khi các rủi ro đã được thiết lập. Bắt đầu với rủi ro có mức độ ưu tiên cao nhất và đánh giá khả năng của nhóm trong việc giảm thiểu hoặc giải quyết rủi ro để nó không còn gây ra mối đe dọa cho dự án.
Tuy nhiên, việc quản lý và xử lý rủi ro một cách hiệu quả thường đòi hỏi việc sử dụng tốt nhất các nguồn lực của nhóm trong khi vẫn giữ cho dự án đi đúng hướng. Khi thời gian trôi qua và bạn tích lũy được một kho lưu trữ rộng hơn về các dự án trước đây của mình — bao gồm cả nhật ký rủi ro, bạn sẽ có thể dự đoán các mối nguy hiểm trong tương lai một cách chủ động hơn là phản ứng lại.
# 5. Theo dõi rủi ro.
Khi dự án tiến triển, kế hoạch quản lý rủi ro sẽ theo dõi tất cả các mối nguy có thể phát sinh trong quá trình thực hiện. Và vì toàn bộ kết quả của kế hoạch được báo cáo, nên việc theo dõi các mục tiêu chuyển động đó trở nên rất quan trọng! Điều quan trọng là phải xem qua tài liệu này một cách thường xuyên.
Ưu điểm của việc lập kế hoạch quản lý rủi ro
Kế hoạch quản lý rủi ro có một số ưu điểm khiến tài liệu trở nên đáng giá đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Và phần lớn, từ việc hỗ trợ các công ty xác định các mối đe dọa có thể xảy ra để quản lý chúng, chúng tôi đã giúp bạn.
Các công ty sẽ chuẩn bị cho những mối đe dọa này và đối phó với chúng khi chúng xảy ra nếu họ nhận thức được chúng.
# 1. Nâng cao kết quả
Cơ hội hoàn thành dự án thành công của bạn tăng lên khi bạn xác định kế hoạch quản lý rủi ro cho công ty của mình. Nó giảm thiểu và giảm thiểu rủi ro tiêu cực, cho phép các dự án được hoàn thành đúng thời hạn.
Điều này cũng giúp nhóm duy trì trong phạm vi ngân sách và đạt được các mục tiêu của mình.
# 2. Giúp bạn chủ động hơn là phản ứng.
Thay vì liên tục chiến đấu với các đám cháy, việc có một kế hoạch quản lý rủi ro minh bạch cho phép bạn chủ động và có hành động để giảm thiểu các vấn đề có thể xảy ra trước khi chúng xảy ra.
Về lâu dài, nhóm của bạn sẽ chấp nhận rủi ro đã xác định và chuyển nó thành các kế hoạch có thể hành động được nhằm giảm thiểu xác suất xảy ra.
# 3. Giúp bạn đánh giá toàn bộ dự án
Bạn có thể đo lường hiệu quả của các nhiệm vụ của mình bằng cách quản lý rủi ro và khai thác các cơ hội dựa trên thế mạnh của tổ chức bạn với sự trợ giúp của kế hoạch quản lý rủi ro. Nói cách khác, nó hỗ trợ bạn đánh giá tiến độ của dự án hiện tại và phát triển các phương pháp hay nhất cho tương lai.
Cách tạo Kế hoạch quản lý rủi ro với các ví dụ
Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu viết kế hoạch quản lý rủi ro của mình chưa? Chà, có rất nhiều công cụ lập kế hoạch quản lý rủi ro có khả năng trợ giúp bạn trong thời gian ít nhất có thể.
Chúng tôi sẽ chỉ đi qua một ví dụ về một số công cụ kế hoạch quản lý rủi ro theo ý của bạn — phổ biến nhất trong số đó là Bit.ai
bit.ai là một nền tảng chia sẻ tài liệu trực tuyến thời đại mới cho phép bạn tạo các giấy tờ kế hoạch quản lý rủi ro tuyệt vời, kế hoạch quản lý dự án, kế hoạch sản phẩm và các tài liệu khác của công ty trong vài phút. Bit là một ví dụ khá tốt về một công cụ lập kế hoạch quản lý rủi ro lý tưởng cho các nhóm muốn làm cho quá trình lập kế hoạch của họ trở nên sâu sắc và hợp tác hơn.
Hơn nữa, Bit cung cấp một vị trí trung tâm để nhân viên có thể cộng tác và thực hiện các nhiệm vụ cùng một lúc, cũng như chia sẻ kiến thức chuyên môn. Nó cũng có một thư viện nội dung, nơi bạn có thể lưu và dễ dàng truy cập tất cả ảnh, tệp và nội dung kỹ thuật số của mình, giúp quy trình làm việc của bạn trôi chảy hơn bao giờ hết!
Chỉ cần tạo một không gian làm việc, mời các thành viên trong nhóm của bạn và bắt đầu nhanh chóng sản xuất các tài liệu tại nơi làm việc, chẳng hạn như kế hoạch sản phẩm! Bạn cũng có thể chia sẻ những tài liệu này với khách hàng, cộng sự, tổ chức bên ngoài và những người khác để nhận được phản hồi chính xác về cách họ đã làm việc với chúng!
Các công cụ khác có khả năng thực hiện các chức năng tương tự ở một khía cạnh khác bao gồm Google Tài liệu, WPS, Microsoft Word Trực tuyến, v.v.
Tuy nhiên, chỉ trong trường hợp bạn cần một mẫu về kế hoạch quản lý rủi ro trông như thế nào, đây là một;
Bạn sẽ tìm thấy thêm chi tiết về mẫu này trong bài đăng của chúng tôi về các chiến lược quản lý rủi ro.
5 bước để lập kế hoạch quản lý rủi ro là gì?
Có 5 bước để tiếp cận quản lý rủi ro thành công.
- Xác định rủi ro.
- Đánh giá rủi ro.
- Đặt rủi ro lên hàng đầu.
- Xử lý rủi ro.
- Quan sát rủi ro.
Nội dung chính của kế hoạch quản lý rủi ro là gì?
Một kế hoạch quản lý rủi ro tốt thường bao gồm năm thành phần. Chúng bao gồm các định nghĩa, giả định và cấu trúc mô tả phân tích rủi ro, tác động, chi phí và thời gian biểu.
Một ví dụ về kế hoạch quản lý là gì?
Ví dụ, một kế hoạch quản lý có thể chỉ rõ cần bao nhiêu nhân viên bán hàng và chi phí bao nhiêu để đạt được mức tăng 25% doanh số bán hàng. Ưu tiên các mục tiêu và nhiệm vụ liên quan đến việc xếp hạng các mục tiêu theo giá trị tương đối của chúng.
Mục đích của việc sử dụng Kế hoạch quản lý rủi ro là gì?
Mục tiêu của kế hoạch quản lý rủi ro là hỗ trợ bạn xác định, đánh giá và lập kế hoạch cho các rủi ro quản lý dự án tiềm ẩn.
KHUYẾN CÁO!
Công cụ này tùy thuộc vào sự lựa chọn quyết định và xác minh của bạn. Chúng tôi không được tài trợ bởi bất kỳ nền tảng nào và thông tin được cung cấp ở đây là theo hiểu biết tốt nhất của chúng tôi.
Kết luận:
Trong tất cả các loại dự án, rủi ro là khó tránh khỏi. Bạn sẽ giảm thiểu sai sót hiệu quả hơn nếu bạn có một kế hoạch quản lý rủi ro được xác định rõ ràng để hướng dẫn bạn trong suốt quá trình.
Trong khi đó, điều quan trọng cần nhớ là kế hoạch quản lý rủi ro là một tài liệu sống phải được cập nhật khi hoàn cảnh thay đổi. Đây là lý do tại sao các công cụ chia sẻ tài liệu như Bit là lý tưởng để tạo các tài liệu như vậy vì chúng cho phép bạn chỉnh sửa bất kỳ tài liệu nào trong thời gian thực và thực hiện các điều chỉnh theo yêu cầu, cũng như sử dụng chúng làm hướng dẫn trước khi bắt đầu một dự án.
- Quy trình quản lý rủi ro: 5 bước dễ dàng vào năm 2023 & Các phương pháp hay nhất
- Phân tích đối thủ cạnh tranh: Tất cả những gì bạn cần (+ Hướng dẫn cách bắt đầu)
- RỦI RO THỊ TRƯỜNG: Các phương pháp hay nhất và Hướng dẫn dễ dàng với các ví dụ
- Quản lý rủi ro tài chính: Tất cả những gì bạn cần biết (+ ví dụ thực tế)
- TÀI CHÍNH DỰ ÁN: Hướng dẫn Đơn giản để Bắt đầu bất kỳ Dự án nào (+ lựa chọn tốt nhất)
