Quản lý hiệu suất không phải là một lĩnh vực dễ dàng để thành thạo. Nó không ngừng phát triển, đòi hỏi phải sử dụng một hệ thống quản lý hiệu quả. Hàng năm, các xu hướng quản lý hiệu suất mới lại xuất hiện, và thường xuyên, các nhân viên nhân sự lại mắc sai lầm. Nhân viên bị bỏ rơi, không có động lực và không có hứng thú, trong khi các nhà quản lý bị kích thích bởi mức độ kém hiệu quả của đội và cá nhân nhân viên. May mắn thay, ngày càng có nhiều công ty nhận ra tầm quan trọng (và những lợi ích mang lại) của một hệ thống quản lý hiệu quả và chu trình. Bước đầu tiên để phục hồi và cải thiện quy trình hiệu suất hiện tại của bạn là hiểu thế nào là hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả. Để thực hiện điều này, chúng tôi sẽ trả lời các câu hỏi sau;
Quản lý Hiệu suất là gì?
Quản lý hiệu suất là một công cụ quản lý doanh nghiệp hỗ trợ người quản lý giám sát và đánh giá công việc của nhân viên. Mục đích của quản lý hiệu suất là tạo ra bầu không khí trong đó mọi người có thể thực hiện hết khả năng của mình để mang lại công việc chất lượng cao nhất và hiệu quả nhất.
Một chương trình quản lý hiệu suất có hệ thống giúp các nhà quản lý và nhân viên thống nhất về kỳ vọng, mục tiêu và sự phát triển nghề nghiệp, cũng như cách công việc của các cá nhân kết nối với tầm nhìn rộng lớn hơn của công ty. Nói chung, quản lý hiệu suất xem xét các cá nhân trong bối cảnh của hệ thống nơi làm việc lớn hơn. Về lý thuyết, bạn muốn có tiêu chuẩn hiệu suất tuyệt đối, nhưng điều này được cho là không thể đạt được.
Các giai đoạn của Chu trình Quản lý Hiệu suất là gì?
Giai đoạn đầu tiên của chu trình quản lý hiệu suất là giai đoạn “Lập kế hoạch”. Lập kế hoạch cần bao gồm các yếu tố sau:
- Đồng ý về các mục tiêu SMART
- Kế hoạch phát triển cá nhân
- Các hành động sẽ được thực hiện trong những tháng tới
- Bản xem xét các yêu cầu công việc của nhân viên, với bản cập nhật hồ sơ vai trò nếu cần.
Trước đây, các tổ chức sẽ thực hiện bước lập kế hoạch này mỗi năm một lần. Tuy nhiên, khi môi trường kinh doanh trở nên linh hoạt và chuyển động nhanh hơn, nhiều tổ chức đang điều chỉnh các quy trình của họ để tạo ra các mục tiêu “ngắn hạn” ba tháng một lần. Các mục tiêu và giá trị của tổ chức cần được đưa vào lập kế hoạch hoạt động để đảm bảo rằng hiệu suất của từng cá nhân phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức. Cụ thể, mỗi mục tiêu SMART phải đóng góp vào việc đạt được một hoặc nhiều mục tiêu của tổ chức.
Các tổ chức đã chú trọng rất nhiều vào phần “Xem xét” của chu trình quản lý hiệu suất - thường là vì đánh giá hiệu suất là cần thiết cho các mục đích khen thưởng. Tuy nhiên, chúng tôi luôn khuyên rằng giai đoạn “Hành động” và “Theo dõi” là quan trọng nhất. Đây là những giai đoạn mà hiệu suất được phân phối và thu được kết quả. Các cá nhân phải được khuyến khích dành thời gian thường xuyên để thực hiện các mục tiêu và kế hoạch phát triển cá nhân. Tương tự như vậy, các nhà quản lý nên kiểm tra với công nhân của họ thường xuyên. Họ phải cung cấp phản hồi thường xuyên, hiệu quả và sử dụng các kĩ năng huấn luyện để hỗ trợ các thành viên trong nhóm của họ vượt qua những thách thức và xác định các cơ hội để học hỏi và cải tiến. Nếu để đến cuối năm thì đã quá muộn - các mục tiêu và mục tiêu phát triển có thể chỉ đáp ứng được một phần.
Chu kỳ quản lý hiệu suất
Không có mũi tên nào giữa bốn giai đoạn trong chu trình quản lý hiệu suất trước đó. Điều này là do, trong thực tế, các giai đoạn không nối tiếp nhau. Hành động và Theo dõi phải được thực hiện nhất quán trong suốt cả năm. Việc xem xét có thể diễn ra bất cứ lúc nào và việc lập kế hoạch có thể diễn ra nhiều lần trong năm, bạn có thể xem lại khi nhu cầu của doanh nghiệp thay đổi.
Chu trình quản lý hiệu suất liên tục mới trông như thế nào?
Triết lý quản lý hiệu suất liên tục này đã được các tổ chức hàng đầu như Microsoft, Deloitte, Adobe và General Electric áp dụng từ năm 2015. Tất cả các thương hiệu gia dụng này đã từ bỏ đánh giá hiệu suất truyền thống mỗi năm một lần để chuyển sang “đăng ký” thường xuyên và phản hồi thường xuyên (thậm chí theo thời gian thực).
Các cuộc thảo luận về hiệu suất thường xuyên này thường mang tính phát triển và tập trung vào tương lai. Họ cung cấp cho các thành viên trong nhóm cơ hội khám phá những gì đã diễn ra tốt đẹp và cách họ tái tạo thành công một lần nữa, bất kỳ thách thức nào họ đang gặp phải và cách họ có thể vượt qua - đồng thời thống nhất về các biện pháp mà cả cá nhân và người quản lý phải làm để phát triển cá nhân và cải thiện hơn nữa hiệu suất của họ. Việc đăng ký như vậy cũng là một cách tuyệt vời để giải quyết sự phát triển của nhân viên đồng thời cung cấp các cơ hội đào tạo và thường xuyên củng cố kỳ vọng về hiệu suất.
Các yếu tố cơ bản cần thiết cho quá trình quản lý hiệu suất là gì?
Có một số yếu tố cơ bản liên quan đến việc tạo ra một quy trình quản lý hiệu suất hiệu quả, bao gồm:
# 1. Đặt mục tiêu
Bạn phải đặt mục tiêu một cách chính xác. Chúng phải có ý nghĩa và được hiểu. Nhân viên nên hiểu tại sao những mục tiêu cá nhân này lại quan trọng và cách họ đóng góp vào mục tiêu của tổ chức. Nhân viên sẽ quan tâm nhiều hơn đến trách nhiệm của họ và gắn bó hơn rất nhiều nếu họ nhận ra - và thực sự hiểu - tại sao công việc của họ lại quan trọng.
Thiết lập mục tiêu nên là một quá trình hợp tác. Trong khi các mục tiêu được sử dụng để giảm bớt từ cấp trên trong một tổ chức, thì các công ty hiện đại đang điều chỉnh các mục tiêu trở lên. Vì vậy, việc thiết lập mục tiêu nên bao gồm cuộc họp với nhân viên và cởi mở về các mục tiêu, hướng đi và trở ngại của công ty. Được trang bị thông tin này, nhân viên có thể tạo ra các mục tiêu bổ sung cho các mục tiêu của tổ chức và đưa ra các quyết định hàng ngày để tiếp tục các mục tiêu này.
Hơn nữa, khi nhân viên được đưa vào ghế lái xe và được phép phát triển các mục tiêu của riêng họ (trước khi được người quản lý cấp trên ủy quyền), họ sẽ cảm thấy quyền tự chủ và quyền sở hữu cao hơn đối với công việc của mình. Điều này luôn dẫn đến hiệu suất làm việc của nhân viên tốt hơn.
# 2. Giao tiếp và cộng tác minh bạch
Nhân viên muốn - và xứng đáng - người quản lý và lãnh đạo của họ luôn trung thực và chân thực. Họ không muốn chìm trong bóng tối trong khi công ty của họ đang gặp khó khăn. Vì vậy, họ mong muốn được cập nhật các sự kiện hiện tại. Họ cũng mong muốn giao tiếp trong thời gian thực trong khi phát triển các mối quan hệ lành mạnh với đồng nghiệp và người quản lý của họ. Điều này sẽ đòi hỏi phản hồi thường xuyên và thảo luận cởi mở - ngay cả khi việc giao tiếp như vậy khó khăn hoặc không thoải mái.
# 3. Sự công nhận của nhân viên
Một hệ thống quản lý hiệu quả cần ưu tiên công nhận và khen thưởng nhân viên. Nhân viên nên cảm thấy được trân trọng và đánh giá cao về công việc họ hoàn thành và nỗ lực họ bỏ ra. Nếu sự công nhận của nhân viên không phải là ưu tiên hàng đầu, điều đó rất có thể sẽ gây hại cho doanh thu tự nguyện của bạn.
#4. Phản hồi và đánh giá trung thực và thường xuyên
Phản hồi càng thường xuyên và chính xác, hiệu suất cá nhân càng tốt. Nó đơn giản như vậy. Nhân viên mong muốn có những hiểu biết thường xuyên về công việc của họ và những nhân viên được cung cấp thông tin tốt hơn về hiệu suất của họ, họ càng có khả năng cải thiện và phát triển tốt hơn.
# 5. Phát triển nhân viên
Không một nhân viên hàng đầu đầy tham vọng nào muốn ở lại một công ty lâu dài mà không trau dồi và phát triển các kỹ năng. Thăng tiến và phát triển là điều quan trọng đối với nhân viên - chưa kể, các công ty được hưởng lợi khi nhân viên có kỹ năng và năng lực hơn.
Quản lý Hiệu suất Nhân viên Hiệu quả là gì?
Có tất cả các yếu tố của chu trình quản lý hiệu suất là rất quan trọng, nhưng nó không đảm bảo quản lý hiệu quả hiệu quả cho tổ chức của bạn. Có nhiều yếu tố khác tại nơi làm việc, bao gồm:
- Nhận được sự ủng hộ từ lãnh đạo và quản lý cấp cao để quản lý hiệu suất
- Đảm bảo rằng chu kỳ quản lý hiệu suất là liên tục và không phải là một quá trình hàng năm
- Làm cho các cuộc trò chuyện và đánh giá về hiệu suất có ý nghĩa hơn là các bài tập "đánh dấu"
- Có phần mềm quản lý hiệu suất dễ sử dụng hỗ trợ quản lý hiệu suất hiệu quả và cung cấp khả năng hiển thị về hoạt động quản lý hiệu suất.
- Khả năng và sự sẵn lòng của người quản lý trong việc cung cấp dịch vụ quản lý hiệu suất hiệu quả hàng ngày.
Ví dụ trong thế giới thực về quản lý hiệu suất
Tất nhiên, hiểu lý thuyết về quản lý hiệu suất là một chuyện; đưa nó vào thực tế trong một công ty thực sự là hoàn toàn khác. Hãy xem một số ví dụ thực tế về cách hoạt động của quy trình quản lý hiệu suất:
# 1. Cargill
Cargill, một nhà sản xuất thực phẩm có trụ sở tại Minnesota và nhà phân phối với hơn 150,000 nhân viên, chứng minh rằng ngay cả các tập đoàn lớn cũng có thể từ bỏ các đánh giá hiệu suất rườm rà và triển khai một hệ thống mới. Họ đã phát triển hệ thống 'Quản lý hiệu suất hàng ngày' của mình trong quá trình nghiên cứu gần đây nhất về sự bất mãn của ban lãnh đạo với các quy trình quản lý hiệu suất cũ. Hệ thống này được thiết kế để liên tục, với hoạt động hàng ngày và phản hồi được kết hợp vào các cuộc nói chuyện nhằm giải quyết các vấn đề thay vì chia sẻ lại các hoạt động trong quá khứ.
Hệ thống Quản lý Hiệu suất Hàng ngày đã tạo ra những kết quả tích cực vượt trội, với 69% nhân viên báo cáo rằng họ nhận được phản hồi hữu ích cho sự phát triển nghề nghiệp và 70% báo cáo rằng họ cảm thấy có giá trị nhờ các cuộc thảo luận liên tục về hiệu suất với người quản lý của họ.
# 2. Google
Không có gì ngạc nhiên khi Google xuất hiện trong danh sách các tổ chức sử dụng hệ thống quản lý mới hơn, sáng tạo hơn. Tổ chức này luôn là tổ chức tiên phong, và cơ sở quy trình quản lý hiệu suất của nó là dựa trên dữ liệu và phân tích, cũng như đảm bảo rằng các nhà quản lý của họ được đào tạo thích hợp.
Khi đánh giá hệ thống quản lý hiệu suất của họ, Google đã bắt đầu một dự án dành riêng để xem xét các nhà quản lý của mình, điều này đã dẫn đến quá trình đào tạo chi tiết và phát triển trong tương lai nhằm chuẩn bị cho các nhà quản lý và nhân viên thành công.
Họ cũng sử dụng một hệ thống thiết lập mục tiêu đã phổ biến trong các ngành công nghiệp khác nhau. Họ xác định lại quy trình thiết lập mục tiêu bằng cách sử dụng Hệ thống Mục tiêu và Kết quả Chính (OKRs), với kết quả xuất sắc.
# 3. Dấu giọng
Accenture là một tập đoàn lớn với hơn 330,000 nhân viên, do đó, việc nâng cấp hệ thống của họ đòi hỏi rất nhiều nỗ lực. Khi chuyển sang hệ thống mới, họ đã loại bỏ gần như 90% quy trình trước đó. Hiện họ đang áp dụng một quy trình quản lý hiệu suất linh hoạt hơn, trong đó nhân viên nhận được phản hồi liên tục, tức thì từ cấp quản lý. Điều này đi kèm với việc nhấn mạnh mới vào việc phát triển nhân viên nhanh chóng và phát triển một ứng dụng nội bộ để trao đổi nhận xét.
Tất cả những trường hợp này đều có một số điểm chung. Thay vì sử dụng chiến lược một kích thước phù hợp với tất cả, mỗi tổ chức đã tạo ra một hệ thống phù hợp với họ. Những gì hiệu quả cho một công ty này có thể không hiệu quả cho một công ty khác; tất cả đều phụ thuộc vào ngành, tốc độ và khả năng thích ứng của tổ chức cũng như mục tiêu tổng thể của hệ thống.
# 4. Facebook
Facebook, một công ty tiên phong khác trên Internet, có quy trình quản lý hiệu suất tập trung mạnh vào phản hồi ngang hàng. Họ có thể sử dụng phản hồi đó trong các đánh giá nửa năm một lần để xem các nhóm đang hoạt động tốt như thế nào và xác định nơi nào đang diễn ra sự cộng tác - và nơi nào không. Họ cũng đã tạo ra phần mềm nội bộ cung cấp đầu vào liên tục, theo thời gian thực. Điều này hỗ trợ nhân viên giải quyết các mối quan tâm trước khi chúng trở nên khó khăn.
# 5. Adobe
Adobe nhận thấy rằng các nhà quản lý đã dành khoảng 80,000 giờ mỗi năm để đánh giá hiệu suất, chỉ để nhân viên báo cáo rằng họ chán nản với các đánh giá và kết quả là doanh thu đang tăng lên.
Nhận thấy một hệ thống chỉ tạo ra kết quả tiêu cực, đội ngũ lãnh đạo của Adobe đã chấp nhận rủi ro và triển khai một hệ thống quản lý hiệu suất bắt đầu bằng cách đào tạo các nhà quản lý về cách thực hiện đăng ký thường xuyên hơn và cung cấp hướng dẫn có thể hành động, và sau đó công ty cho các nhà quản lý thời gian mà họ cần để dẫn đầu một cách hiệu quả.
Ban lãnh đạo được giao nhiều thời gian hơn trong cách họ sắp xếp đăng ký và các cuộc họp đánh giá nhân viên, cũng như mất nhiều thời gian hơn trong các quyết định về tiền lương và thăng chức. Họ thường xuyên gọi nhân viên của mình để 'khảo sát xung', cho phép nhóm lãnh đạo đảm bảo rằng các nhà quản lý cá nhân đang quản lý nhóm của họ một cách hiệu quả. Một trong nhiều kết quả có lợi là giảm 30% doanh thu không tự nguyện do chương trình đăng ký thường xuyên.
Sự khác biệt giữa Quản lý Hiệu suất và Đánh giá Hiệu suất là gì?
Với các tiêu đề tương tự và các mục tiêu thường trùng lặp, không có gì ngạc nhiên khi một số người không thể phân biệt được sự khác biệt giữa quản lý hiệu suất và đánh giá hiệu suất.
Trên thực tế, đánh giá hiệu suất là phần phổ biến của quy trình quản lý hiệu suất, tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn chỉ dựa vào đánh giá hiệu suất.
Sự khác biệt giữa hai điều này rất đơn giản: đánh giá hiệu suất mang tính phản ứng, trong khi quản lý hiệu suất là chủ động.
Đánh giá hiệu suất kiểm tra tất cả các hành động trước đây của nhân viên trong một khoảng thời gian cụ thể và cho điểm họ đã thực hiện tốt vai trò của mình như thế nào và họ đã đạt được bao nhiêu mục tiêu.
Quản lý hiệu suất xem xét hiệu suất hiện tại và tương lai của nhân viên, cũng như những gì họ có thể làm để cải thiện hiệu suất trong tương lai và đáp ứng các mục tiêu trong tương lai. Quản lý hiệu suất tập trung vào sự phát triển và đào tạo của nhân viên và làm thế nào nó có thể mang lại lợi ích cho cả nhân viên và công ty.
Đánh giá hoạt động là một công việc chính thức, hoạt động được thực hiện theo các thông số nghiêm ngặt và theo cách thức định lượng. Nhân sự phụ trách đánh giá hiệu suất, với ý kiến đóng góp từ cấp quản lý. Quản lý hiệu suất mang tính chiến lược và chính thức hơn đáng kể, được chỉ đạo bởi cấp quản lý với ý kiến đóng góp linh hoạt hơn từ nhân viên.
Câu hỏi thường gặp về Quản lý Hiệu suất
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý hiệu suất là gì
Lập kế hoạch là bước đầu tiên trong quy trình quản lý hiệu suất.
Mục đích chính của Quản lý Hiệu suất là gì
Mục đích của quản lý hiệu suất, về cơ bản là giao tiếp, là để tăng hiệu suất của bạn. Khi các cá nhân thực hiện tốt công việc phù hợp với mục tiêu kinh doanh, hiệu suất của họ sẽ được cải thiện.
Hai loại Hệ thống Quản lý Hiệu suất là gì
Đối với nhân viên, có hai loại hệ thống quản lý hiệu suất: Mục tiêu và Kết quả chính (OKR) và hệ thống dựa trên đánh giá nhân sự.
- Các giai đoạn trong vòng đời sản phẩm được giải thích với các ví dụ trong thế giới thực
- Quản lý kiến thức: Quy trình, Loại, Ví dụ & Công cụ
- Hơn 13 phần mềm OKR tốt nhất năm 2021 & Tất cả những gì bạn cần (Cập nhật)
- Báo cáo Quản lý: Hướng dẫn về Báo cáo Quản lý
- Quản lý liên tục kinh doanh là gì? (So sánh phần mềm quản lý liên tục kinh doanh)
