Ghi biên bản là điều quan trọng đối với mọi cuộc họp. Và nếu bạn là thư ký hoặc bạn được giao nhiệm vụ ghi chép trong cuộc họp, điều quan trọng là phải hiểu những gì nên làm và không nên làm khi ghi chép. Ở đây, chúng tôi đã chia nhỏ khái niệm về biên bản cuộc họp với mẫu gồm năm bước bạn nên đưa vào khi viết biên bản.
Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là bản ghi lại nội dung thảo luận và quyết định được đưa ra tại cuộc họp. Những điều này áp dụng cho bất kỳ loại hình tổ chức nào trong một tập đoàn, chẳng hạn như ban giám đốc, nhóm lãnh đạo và nhà đầu tư.
Biên bản cuộc họp nên được viết cho bất kỳ cuộc họp nào yêu cầu hồ sơ chính thức. Hồ sơ bằng văn bản này sau đó có thể được sử dụng để thông báo cho các thành viên trong nhóm không thể tham dự những gì đã xảy ra hoặc để theo dõi các lựa chọn và mục hành động có thể được xem lại. Do đó, biên bản từ các cuộc họp trước đó có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định về tổ chức trong tương lai.
Các tổ chức phi lợi nhuận, cơ quan chính phủ, trường học, doanh nghiệp công và công đoàn nằm trong số các nhóm thường được yêu cầu lưu giữ biên bản cuộc họp.
Tại sao chúng được gọi là biên bản cuộc họp?
Thuật ngữ “phút” không liên quan gì đến thời gian, đây là một sự thật thú vị liên quan đến biên bản cuộc họp. Nó thực sự bắt nguồn từ cụm từ tiếng Latin “minutia” (có nghĩa là những chuyện vặt vãnh hoặc chi tiết). Một số nguồn cho rằng cụm từ “biên bản cuộc họp” ban đầu có nguồn gốc từ thế kỷ 18, trực tiếp từ tiếng Latinh “minuta scriptura”, có nghĩa là “ghi chú nhỏ”.
Nói cách khác, biên bản cuộc họp là chi tiết cụ thể (hoặc tóm tắt ngắn gọn) về những gì diễn ra trong cuộc họp.
Biên bản cuộc họp được sử dụng để làm gì?
Biên bản cuộc họp đóng vai trò như một bản ghi lịch sử về các cuộc trò chuyện, quyết định và chiến lược dài hạn của công ty. Những người tham gia có thể sử dụng biên bản cuộc họp như một bản ghi để tham khảo trong tương lai nhằm xác định loại tiến độ nào đã xảy ra.
Mặt khác, những cá nhân không tham dự cuộc họp nhưng cần được thông báo về các quyết định và các bước tiếp theo có thể tham khảo biên bản.
Các loại biên bản cho một cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp được phân thành ba loại. Chúng như sau: hành động, thảo luận và nguyên văn.
#1. Biên bản hành động
Biên bản hành động là loại biên bản cuộc họp phổ biến nhất. Dạng biên bản này, còn được gọi là biên bản chỉ đưa ra quyết định, chỉ cung cấp các kết luận đạt được và các hành động cần thực hiện, chứ không phải nội dung thảo luận diễn ra trong suốt quá trình ra quyết định. Biên bản hành động cung cấp một bản tóm tắt điều hành các quyết định được đưa ra tại một cuộc họp. Các cuộc họp như hội đồng quản trị, hội đồng hoặc cuộc họp điều trần thường yêu cầu phải có biên bản hành động.
Bởi vì nó chỉ được truyền tải trong nội bộ, nó có phong cách thân mật và có thể được viết dưới dạng gạch đầu dòng. Người ghi biên bản thường xuyên tham gia thảo luận trong cuộc họp. Những biên bản này rất đơn giản, có thể được ghi lại nhanh chóng và chính xác.
#2. Biên bản nguyên văn
Đây là một bản ghi nguyên văn của tất cả các cuộc đàm phán và quyết định. Biên bản nguyên văn của cuộc họp là bản ghi lại từng từ được nói. Chúng thường dài và khó duyệt qua một phần thông tin cụ thể. Một bản ghi nguyên văn của một cuộc họp hiếm khi được yêu cầu, ngoại trừ các phiên điều trần xét xử và Quốc hội.
Số phút thực hiện đúng nguyên văn thường khá dài. Rất khó để người ghi chép có thể ghi lại nguyên văn biên bản và việc ghi lại cuộc đối thoại bằng micrô có thể rất hữu ích cho việc hiệu đính biên bản. Biên bản nguyên văn, trái ngược với biên bản hành động và thảo luận, tập trung vào các tuyên bố riêng lẻ hơn là thỏa thuận chung.
#3. Biên bản thảo luận
Biên bản thảo luận hay còn gọi là biên bản thảo luận là bản ghi lại sự thống nhất từ cuộc đàm phán dẫn đến những kết luận và hành động cần thiết. Trong hầu hết các trường hợp, nên có biên bản thảo luận. Người ghi biên bản nên nêu bật những ý kiến quan trọng do nhóm nêu ra đồng thời tránh ghi lại những nhận xét cá nhân. Biên bản thảo luận tương tự như biên bản hành động ở chỗ chúng bao gồm các cuộc thảo luận diễn ra trong quá trình ra quyết định.
Biên bản thảo luận là lựa chọn lý tưởng để điều hành các cuộc họp ủy ban, cuộc họp nhân viên, v.v. Do đó, biên bản sẽ ở dạng đoạn văn, được chia thành các phần gọn gàng và được sắp xếp theo trình tự thảo luận.
Mọi người hiếm khi được gọi tên trong loại biên bản này vì các hành động và thảo luận sẽ được thực hiện bởi một hội đồng và do đó sẽ được nêu là hội đồng quản trị hoặc ủy ban trong biên bản. Thư ký sẽ ghi biên bản vì rất có thể cô ấy sẽ không tham gia vào cuộc trò chuyện và do đó sẽ được tự do ghi lại biên bản một cách thích hợp.
Bất kể loại biên bản nào, tất cả các biên bản phải ngắn gọn và chính xác, và để làm như vậy, các ghi chú phải được viết chính xác theo đúng thứ tự và kiểu dáng. Như đã chỉ ra trước đây, hãy viết ghi chú càng đơn giản càng tốt bằng cách thực hiện một số chuẩn bị sơ bộ trước cuộc họp.
Biên bản cũng sẽ hỗ trợ bất kỳ ai không thể tham dự cuộc họp hiểu được những gì đã xảy ra, loại bỏ nhu cầu tổ chức một cuộc họp khác để làm rõ các cuộc thảo luận tương tự.
Tại sao biên bản cuộc họp lại quan trọng?
Biên bản cuộc họp cung cấp bằng chứng về lý do và cách thức một công ty đưa ra những lựa chọn nhất định. Điều này có thể hữu ích trong việc trả lời bất kỳ câu hỏi nào về các quyết định đã được đưa ra hoặc các cuộc thảo luận đã diễn ra.
Tầm quan trọng của biên bản cuộc họp có thể được chia nhỏ như sau:
- Chúng là một bản ghi các quyết định và hành động của một nhóm.
- Chúng phục vụ như một lời nhắc nhở về người được giao nhiệm vụ.
- Biên bản đóng vai trò là bằng chứng về thời hạn.
- Chúng hữu ích cho những người không ở đó khi các lựa chọn được đưa ra.
Biên bản cuộc họp có thể bảo vệ pháp lý cho công ty của bạn ngoài việc đóng vai trò là hồ sơ chính thức về các cuộc hội thoại và kết luận. Sự siêng năng thường xuyên được ghi lại trong biên bản công ty. Điều này sau đó có thể được chính thức hóa và ghi lại để chứng minh các hoạt động đạo đức và công bằng của tổ chức.
Năm bước mà bạn nên đưa vào khi viết biên bản cuộc họp là gì?
Viết biên bản cuộc họp bao gồm năm bước:
#1. Lập kế hoạch trước
Một cuộc họp được lên kế hoạch tốt sẽ góp phần tạo nên biên bản cuộc họp hiệu quả. Việc ghi biên bản sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu Chủ tọa và Thư ký hoặc người ghi biên bản cộng tác với nhau để đảm bảo rằng chương trình nghị sự và cuộc họp được lên kế hoạch hợp lý. Ví dụ: tùy thuộc vào cấu trúc cuộc họp và các công cụ được sử dụng, người ghi biên bản có thể cộng tác với Chủ tọa để thiết lập định dạng tài liệu dùng làm chương trình nghị sự cũng như dàn ý biên bản.
Các bước liên quan đến lập kế hoạch trước bao gồm:
Nêu chương trình họp
Ít nhất, hãy lấy một bản sao chương trình cuộc họp và sử dụng nó làm tài liệu tham khảo hoặc khuôn khổ để ghi chú, sắp xếp định dạng biên bản cuộc họp của bạn và tạo biên bản – với thứ tự và số thứ tự trong biên bản cuộc họp khớp với những thứ trên chương trình nghị sự.
Hơn nữa, chương trình nghị sự và/hoặc thông báo cuộc họp cung cấp thông tin phải có trong biên bản, chẳng hạn như tên của tất cả những người tham dự cuộc họp, bao gồm cả khách hoặc diễn giả, tài liệu được gửi cùng với chương trình nghị sự hoặc phát trong cuộc họp – bản sao (kỹ thuật số hoặc bản cứng) của tài liệu phát nên được lưu trữ cùng với biên bản cuộc họp để tham khảo và chia sẻ trong tương lai với những người không thể tham dự cuộc họp (và những người khác do cuộc họp quyết định)
Xác định kỳ vọng
Khi bạn bắt tay vào một vai trò mới với tư cách là người ghi biên bản hoặc Thư ký, hãy nhớ hỏi Chủ tịch ủy ban hoặc Hội đồng về những kỳ vọng của họ đối với vai trò của bạn trong cuộc họp, cũng như mức độ chi tiết mà họ mong đợi trong cuộc họp. biên bản. Ví dụ: nếu Hội đồng quản trị hoặc ủy ban của bạn đang giải quyết các kiến nghị hoặc biểu quyết về các hạng mục/vấn đề, hãy xác định xem bạn có cần cung cấp tên của những người đưa ra kiến nghị, kiến nghị tán thành, v.v hay không. Nếu bạn sẽ giải quyết các thủ tục như vậy, bạn (và Chủ tịch của bạn) nên tham khảo Quy tắc về trật tự của Robert.
#2. Ghi chú trong các cuộc họp
Trước khi bạn bắt đầu ghi chú, điều quan trọng là phải hiểu loại thông tin bạn sẽ cần ghi lại trong cuộc họp. Như đã nói trước đây, tổ chức của bạn có thể có tài liệu bắt buộc và định dạng mẹ cụ thể mà bạn phải tuân theo, tuy nhiên, biên bản cuộc họp thường bao gồm những nội dung sau:
- Ngày và giờ của cuộc họp
- Tên của những người tham dự hội nghị và những người không thể tham dự
- Chấp nhận các biên bản cuộc họp trước hoặc chỉnh sửa/sửa đổi
- Quyết định về từng mục trong chương trình nghị sự
- Các mặt hàng kinh doanh mới phải được giữ lại
- Ngày và giờ của cuộc họp tiếp theo
Làm thế nào để bạn ghi chép tốt?
Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn ghi chép tốt hơn:
- Tạo dàn bài – Như đã lưu ý trước đây, việc có dàn bài (hoặc mẫu) dựa trên chương trình nghị sự cho phép bạn chỉ cần viết nguệch ngoạc các nhận xét, quyết định, v.v. dưới mỗi mục khi bạn thực hiện. Cân nhắc dành khoảng trống bên dưới mỗi mục trong dàn ý của bạn để ghi chú viết tay, sau đó in chúng ra và sử dụng phần này để thu thập biên bản nếu bạn đang ghi chú bằng tay.
- Đánh dấu những người tham gia khi họ bước vào phòng – nếu bạn biết những người tham dự cuộc họp, bạn có thể đánh dấu họ khi họ đến; nếu không, hãy để mọi người tự giới thiệu khi bắt đầu cuộc họp hoặc đưa ra danh sách tham dự để họ có thể tự kiểm tra.
- Ghi lại các đánh giá hoặc ghi chú về các mục hành động trong dàn ý của bạn ngay khi chúng xảy ra để đảm bảo độ chính xác.
- Nếu cần thiết, tìm kiếm làm rõ. Ví dụ: nếu nhóm tiếp tục mà không đạt được giải pháp hoặc kết luận rõ ràng, hãy làm rõ quyết định và/hoặc các bước liên quan trong tương lai. Bạn sẽ không thể theo kịp nếu cố gắng ghi lại nguyên văn đoạn hội thoại, vì vậy, chỉ cần viết (hoặc đánh máy) một cách đơn giản (và rõ ràng) các lựa chọn, nhiệm vụ, các bước hành động, v.v.
- Ghi lại – theo nghĩa đen, nếu bạn lo lắng về việc không thể ghi chú kịp thời, hãy xem xét việc ghi lại cuộc họp (ví dụ: trên điện thoại thông minh, iPad, thiết bị ghi âm, v.v.), nhưng hãy đảm bảo rằng những người tham gia biết rằng họ đang được ghi lại. Mặc dù bạn không nên sử dụng đoạn băng để tạo bản ghi từng từ của cuộc họp, nhưng nó có thể hữu ích nếu bạn cần làm rõ.
#3. Biên bản viết hoặc sao chép
Khi cuộc họp kết thúc, hãy biên soạn các ghi chú của bạn và soạn biên bản. Dưới đây là một số gợi ý có thể hữu ích:
- Cố gắng viết biên bản càng nhanh càng tốt sau cuộc họp, trong khi mọi thứ vẫn còn mới mẻ trong tâm trí bạn.
- Kiểm tra dàn ý của bạn và thực hiện bất kỳ thay đổi hoặc làm rõ cần thiết nào. Kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các quyết định, hành động và chuyển động đều được ghi lại đầy đủ.
- Hãy chắc chắn rằng bạn bao gồm đủ thông tin.
- Chúng tôi đề xuất đưa ra một mô tả ngắn gọn về từng hành động được thực hiện, cũng như lý do đằng sau quyết định, trong biên bản của Hội đồng quản trị.
- Nếu có nhiều cuộc tranh luận trước khi một kiến nghị được thông qua, hãy ghi ra những lý lẽ chính ủng hộ và chống lại kiến nghị đó.
- Chỉnh sửa cho ngắn gọn và rõ ràng để biên bản dễ đọc.
Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi nói đến định dạng biên bản cuộc họp:
- Duy trì tính khách quan.
- Sử dụng cùng một căng thẳng trong suốt.
- Ngoài việc ghi lại chuyển động và giây, hãy tránh nhắc đến tên.
- Nên tránh những quan sát cá nhân; biên bản chỉ nên chứa sự thật.
- Đừng cố gắng tóm tắt các tài liệu khác nếu bạn cần tham khảo chúng. Thay vào đó, chỉ cần xác định vị trí của chúng hoặc đính kèm chúng dưới dạng phụ lục.
#4. Chia sẻ hoặc Phân phát Biên bản Cuộc họp
Trước khi bạn phân phối biên bản cuộc họp của mình, hãy đảm bảo rằng Chủ tọa đã xem xét, cập nhật và/hoặc phê duyệt biên bản để phân phối. Trừ khi và cho đến khi điều này xảy ra, chúng không phải là hồ sơ chính thức của một cuộc họp. Biên bản cũng có thể được ủy quyền chính thức trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo, tùy thuộc vào Hội đồng quản trị của bạn.
Phương pháp chia sẻ hoặc phân phối sẽ được xác định bởi các công nghệ được sử dụng bởi bạn và công ty của bạn. Vì biên bản và các thủ tục giấy tờ khác có thể tạo ra nhiều giấy nên lý tưởng nhất là sử dụng phương pháp chia sẻ không cần giấy tờ. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng một chương trình xử lý văn bản (chẳng hạn như Microsoft Word) không hỗ trợ chia sẻ trực tuyến, bạn có thể muốn tạo một tệp PDF của tài liệu và gửi qua email cùng với bất kỳ tệp đính kèm hoặc tài liệu cuộc họp nào. Nếu tất cả các bạn đang sử dụng Google Tài liệu để nhận lời mời họp, chương trình làm việc và chia sẻ tài liệu khác, thì bạn chỉ cần “chia sẻ” tài liệu với nhóm đó sau khi hoàn tất. Các thành viên của Ủy ban hoặc Hội đồng có thể chỉ cần xem các tài liệu trực tuyến, tiết kiệm một vài cây trong quá trình này!
chia sẻ đám mây
Nếu tổ chức của bạn sử dụng hệ thống quản lý thành viên dựa trên đám mây, bạn có thể xuất bản biên bản dưới dạng trang web và hạn chế quyền truy cập vào ủy ban hoặc thành viên Hội đồng quản trị dựa trên nhu cầu của bạn. Bạn có thể xây dựng một mạng nội bộ trực tuyến an toàn cho Hội đồng quản trị và các ủy ban của mình bằng cách sử dụng các trang web dành riêng cho thành viên.
#5. Nộp/Lưu trữ biên bản cuộc họp
Hầu hết các ủy ban và Hội đồng kiểm tra và phê duyệt hoặc thay đổi biên bản khi bắt đầu cuộc họp thành công. Khi bạn đã thực hiện bất kỳ sửa đổi cần thiết nào, biên bản sẽ cần được lưu trữ để tham khảo sau này. Một số công ty có thể giữ những thứ này trực tuyến (ví dụ: trong tài liệu Google hoặc SkyDrive) và cũng có thể sao lưu chúng trên ổ cứng ngoài. Bạn cũng có thể cần in và lưu trữ các bản sao trên giấy hoặc gửi chúng cho nhân viên hoặc Chủ tịch để lưu hồ sơ.
Mẫu biên bản cuộc họp
Đây là một ví dụ về biên bản cuộc họp trông như thế nào:
Có Mẫu Biên Bản Cuộc Họp Không?
Chắc chắn, có các mẫu biên bản cuộc họp. Đây là một:
Điều gì không nên được đưa vào biên bản cuộc họp?
Biên bản cuộc họp không nên bao gồm ý kiến cá nhân hoặc nhận xét mang tính phán xét. Mỗi tuyên bố nên càng khách quan càng tốt. Tránh ghi chép về mọi điều đang được nói. Biên bản cần ngắn gọn và nêu được các chủ đề chính của cuộc họp.
Cuối cùng,
Biên bản cuộc họp rất quan trọng – xét cho cùng, chúng ghi lại thông tin cần thiết của cuộc họp. Nhưng ghi chép và chuẩn bị biên bản không phải là một công việc nặng nhọc. Với những gì chúng tôi đã nói trong bài viết này, việc Viết biên bản cuộc họp sẽ không còn là vấn đề khó khăn đối với bạn nữa.
Bài viết liên quan
- NHÓM TẬP TRUNG: Định nghĩa và Hướng dẫn Chi tiết về Cách Thực hiện Một cuộc Thảo luận Nhóm Trọng tâm
- GOOGLE ADS CÓ THỂ GIÚP BẠN PHÁT TRIỂN CÔNG VIỆC KINH DOANH CỦA MÌNH NHƯ THẾ NÀO?
- KẾ HOẠCH KINH DOANH NGOÀI TRỜI: Xây dựng Đề cương Kế hoạch Kinh doanh Trong 6 Bước Dễ dàng [Tải xuống miễn phí]
- CÁC TÍNH NĂNG CỦA ZOOM: Ý nghĩa, Giá cả và Cách sử dụng
- COACH TRUYỀN THÔNG: Giao tiếp hiệu quả
dự án
