Đừng quá tự tin rằng hiệu suất của một nhân viên sẽ không vượt quá mong đợi, ngay cả khi một tổ chức lựa chọn những nhân viên có năng lực có thể thực hiện nhiệm vụ của họ mà không bị quản lý can thiệp. Do đó, chắc chắn cần có sự quản lý tích cực bằng ngoại lệ. Khi các nhà quản lý có quyền kiểm soát các khu vực có vấn đề, quản lý theo ngoại lệ thường là hiệu quả nhất. Bài viết này sẽ hỗ trợ bạn tìm hiểu thêm về quản lý ngoại lệ chủ động và thụ động.
Quản lý theo Ngoại lệ là gì?
Quản lý theo ngoại lệ là hệ thống phát hiện và báo cáo một tình huống cho cấp quản lý chỉ khi nhân viên cấp quản lý thực sự cần.
Các nhà quản lý sử dụng khái niệm quản lý theo ngoại lệ để tập trung vào các lĩnh vực quan trọng của hoạt động kinh doanh hơn là toàn bộ công ty. Các nhà quản lý chỉ quan tâm đến những lĩnh vực có sự sai lệch đáng kể so với tiêu chuẩn hoặc dự báo ngân sách. Nó cũng là một kỹ thuật làm việc phổ biến trong lĩnh vực tài chính và kinh doanh. Đối với một số vấn đề nhất định, kỹ thuật này chỉ bao gồm các nhà quản lý của nhân viên.
Ví dụ: một nhân viên giám sát ngân sách của công ty có thể chỉ cần thông báo cho người quản lý của họ nếu tài khoản đi xuống dưới một ngưỡng được chỉ định. Kỹ thuật này cho phép các chuyên gia làm việc tự chủ, giúp ban lãnh đạo có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các vấn đề cấp bách hơn là hoạt động hàng ngày. Nó cũng đảm bảo rằng các chuyên gia quản lý dành phần lớn thời gian và nỗ lực của họ để phát triển các quy tắc mới và đưa ra các lựa chọn của công ty hơn là tham gia vào các hoạt động hàng ngày.
Hơn nữa, mục tiêu chính là sử dụng hiệu quả nhất thời gian quản lý bằng cách chỉ kết hợp chúng khi có sự sai lệch đáng kể so với kết quả hoạt động kinh doanh thông thường hoặc bình thường.
Vì vậy, họ sẽ có nhiều thời gian hơn để xem xét một vấn đề rất quan trọng mà ở đó có sự khác biệt lớn. Nhưng để có thể dành sự quan tâm đầy đủ và khắc phục vấn đề của họ. Mặt khác, nhân viên cấp dưới có thể giải quyết trực tiếp các vấn đề nhỏ hơn khác. Phương pháp này cung cấp cho ban giám đốc một báo cáo ngắn, chi tiết, không thay đổi nhiều và bao gồm tất cả các phần quan trọng của vấn đề. Nó giúp ban quản lý tìm ra và thoát khỏi những rào cản cần đưa ra quyết định và hành động đúng đắn.
Quản lý bằng ngoại lệ hoạt động như thế nào?
Quản lý theo ngoại lệ hoạt động theo những cách sau:
# 1. Thiết lập đường cơ sở cho các hoạt động thường xuyên
Tổ chức phải thiết lập một tiêu chuẩn cho hoạt động hàng ngày để lựa chọn những vấn đề mà nhân viên cần báo cáo cho người giám sát. Mỗi nhân viên đều biết các sự kiện bình thường trong ngày làm việc và các tiêu chuẩn của ngành về các vấn đề cụ thể.
# 2. Tạo cấu trúc phân cấp
Khi họ sử dụng "quản lý theo ngoại lệ", một số công ty thiết lập ban lãnh đạo của họ để các nhà quản lý cấp thấp hơn giải quyết các vấn đề nhỏ và các nhà quản lý cấp cao hơn giải quyết các vấn đề lớn. Mặc dù không phải tất cả các doanh nghiệp đều sử dụng cách này để đưa hệ thống cấp bậc vào quản lý theo ngoại lệ, nhưng những doanh nghiệp biết ai nhân viên nên báo cáo một số vấn đề nhất định.
# 3. Đánh giá hiệu suất của nhân viên
Khi các nhà quản lý đánh giá hiệu suất của nhân viên, họ có thể thấy năng suất của nhân viên tăng lên như thế nào so với tiêu chuẩn kinh doanh mong muốn. Giám sát hoạt động của công ty là một bước quan trọng trong việc kiểm soát ngoại lệ của tôi vì nó cho phép người quản lý và các nhân viên khác biết khi nào họ cần sự trợ giúp của người quản lý.
#4. Kiểm tra và giải quyết vấn đề
Một khi các chuyên gia nhận thấy các tình huống hoặc dữ liệu khác thường đối với công ty, họ sẽ báo cho người quản lý phù hợp. Sau đó, người quản lý sẽ giải quyết vấn đề một mình hoặc với một nhóm. Ví dụ, nếu một người quản lý thấy rằng một bộ phận không đạt được mục tiêu sản xuất của mình, họ sẽ xem xét vấn đề đó. Vì vậy, họ nghĩ ra cách để khắc phục sự cố và đưa công ty trở lại thời kỳ huy hoàng trước đây.
Quản lý thụ động và chủ động bằng ngoại lệ
Quản lý tích cực bằng ngoại lệ có nghĩa là người quản lý chủ động đối phó với các tình huống, hỗ trợ các vấn đề, tham gia vào tất cả các hoạt động trong thời gian thực và theo dõi những gì nhân viên của mình đang làm để tránh sai lầm. Quản lý thụ động, ngoại lệ, là nơi quản lý chỉ can thiệp khi các mục tiêu đã hoạch định không được hoàn thành. Thay đổi kế hoạch là bắt buộc, và chỉnh sửa là bắt buộc. Chiến lược quản lý thụ động theo ngoại lệ này thường chỉ được sử dụng trong trường hợp hiếm khi xảy ra. Quản lý thụ động hoặc chủ động theo ngoại lệ là rất quan trọng và bạn có thể sử dụng một trong hai tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của mình.
Cách tiếp cận thụ động phù hợp với các công ty có bầu không khí thoải mái và nhân viên ý thức được nhiệm vụ và nghĩa vụ của họ. Nó có thể có lợi khi thúc đẩy tinh thần và sự độc lập của nhân viên. Trong khi cách tiếp cận tích cực hơn sử dụng những nhân viên ít chú ý hơn với ít nhân viên hơn, các tổ chức nghiêm ngặt hơn yêu cầu hướng dẫn từng bước để hoàn thành công việc của họ.
Ngoài ra, quản lý theo ngoại lệ bao gồm cả quản lý “chủ động” và “thụ động”. Như người ta có thể nghĩ, quản lý tích cực theo ngoại lệ đòi hỏi phải hỗ trợ các cá nhân giải quyết các thách thức và nỗ lực ngăn chặn các vấn đề. Ngược lại, cách tiếp cận thụ động đối với quản lý bằng ngoại lệ ngụ ý rằng chúng ta chỉ can thiệp khi có vấn đề. Quản lý bằng ngoại lệ không nhất thiết ngụ ý rằng một nhà lãnh đạo hoàn toàn không thể tiếp cận và không thể tiếp cận. Một nhà lãnh đạo vẫn có thể tham gia vào các hoạt động quản lý tích cực hơn để khuyến khích các thành viên trong nhóm của họ trên đường đi.
Các nguyên tắc quản lý theo Exception
Đây là những nguyên tắc mà các chuyên gia sử dụng để mô tả quản lý
# 1. Phái đoàn
Việc chỉ định các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp hơn là cách hoạt động của quản lý theo ngoại lệ. Nhân viên làm nhiều hoạt động cơ bản hơn và giúp quản lý sản xuất. Tuy nhiên, kỹ thuật kinh doanh này không đòi hỏi người quản lý phải hoạt động tích cực trong tất cả các bộ phận của hoạt động hàng ngày của công ty. Các nhà quản lý phụ trách các hoạt động quan trọng hơn, chẳng hạn như đưa ra các lựa chọn tài chính cho toàn công ty và thực thi các tiêu chuẩn tại nơi làm việc.
# 2. Cơ quan
Các chuyên gia sử dụng các kỹ năng tổ chức của họ để theo dõi bất kỳ sự khác biệt nào so với các tiêu chuẩn của công ty. Điều này là cần thiết cho việc quản lý theo ngoại lệ để hoạt động tốt trong một doanh nghiệp. Sau đó, các chuyên gia xem xét các nhà lãnh đạo của công ty họ như thế nào để tìm ra ai sẽ nói về sự khác biệt.
# 3. Nâng cao nghiệp vụ.
Quản lý tích cực theo ngoại lệ giúp các chuyên gia phát triển bằng cách đặt ra tiêu chuẩn về mức độ hiệu quả của một công ty. Ngoài ra, các chuyên gia sẽ có thể xử lý các vấn đề nhỏ mà không bị theo dõi. Nhân viên không đáp ứng năng suất tiêu chuẩn có thể hiểu và lập kế hoạch làm thế nào để cải thiện hiệu suất công việc của họ bằng cách sử dụng tiêu chuẩn.
#4. Năng suất
Mục tiêu của quản lý thực hành năng suất theo ngoại lệ là thúc đẩy một nơi làm việc năng động và hiệu quả. Quản lý theo ngoại lệ hỗ trợ các doanh nghiệp hoàn thành điều này bằng cách đảm bảo rằng các chuyên gia cấp trên tập trung vào sự phát triển của công ty trong khi các chuyên gia khác hỗ trợ trong việc đáp ứng các mục tiêu hoạt động hàng ngày.
# 5. Mục tiêu chung
Các công ty đặt ra các mục tiêu của công ty khi đồng ý về một mức định mức sản xuất tại nơi làm việc. Sau đó, nhân viên của công ty làm việc để đạt được những mục tiêu này bằng cách tuân thủ các tiêu chuẩn của công ty.
#6. Phân tích
Các nhà quản lý và nhân viên giám sát hoạt động của công ty bằng cách sử dụng các ý tưởng và kỹ năng phân tích. Điều này cho phép các chuyên gia duy trì các tiêu chuẩn của công ty và phát hiện bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào. Các nhà quản lý cũng sử dụng phân tích để tìm câu trả lời cho những vấn đề này.
Ưu điểm của Quản lý theo Ngoại lệ
Cách tiếp cận này có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Chúng như sau:
- Nó làm giảm số lượng kết quả tài chính và hoạt động mà ban giám đốc phải xem xét, sử dụng thời gian của họ tốt hơn.
- Quản lý theo ngoại lệ cho phép người quản lý lãnh đạo hiệu quả doanh nghiệp của họ bằng cách ủy quyền công việc. Các nhà quản lý tập trung vào việc đạt được tầm nhìn của công ty, trong khi các nhân viên khác giải quyết các nhiệm vụ hàng ngày để duy trì hoạt động kinh doanh. Điều này cho phép tất cả nhân viên duy trì năng suất trong khi chuyên môn hóa các nhiệm vụ cụ thể.
- Các nhà quản lý có thể thiết lập các ưu tiên rõ ràng bằng cách xác định tiêu chuẩn năng suất của công ty.
- Nhân viên có thể sẵn sàng đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn trong công việc nếu họ có thể có cơ hội làm việc riêng theo thời gian.
- Các chuyên gia thực hành quản lý theo ngoại lệ phản ứng ngay lập tức với mọi tình huống phát sinh. Điều này có thể hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các vấn đề một cách kịp thời.
- Nó cũng thúc đẩy Giao tiếp hiệu quả, cho phép người quản lý khám phá các giải pháp nhanh chóng cho các vấn đề.
- Một tùy chọn báo cáo xâm lấn tối thiểu là định cấu hình người viết báo cáo được liên kết với hệ thống kế toán để tự động in các báo cáo trong các khoảng thời gian nhất định có chứa các mức ngoại lệ được xác định trước.
- Khái niệm này cho phép nhân viên thực hiện các phương pháp tiếp cận của riêng họ để đạt được kết quả ngân sách của công ty. Ban quản lý sẽ chỉ can thiệp nếu có những trường hợp ngoại lệ.
- Kiểm toán viên của công ty sẽ hỏi về những sai lệch lớn như một phần của hoạt động kiểm toán hàng năm của họ. Do đó, Ban Giám đốc cần phân tích những vấn đề này trước cuộc đánh giá.
Nhược điểm của Quản lý Đặc biệt.
Việc quản lý theo mô hình ngoại lệ có nhiều sai sót, như sau:
Nếu ngân sách được xây dựng kém, có thể có một số lượng lớn các biến thể, nhiều trong số đó là không cần thiết và sẽ lãng phí thời gian của bất kỳ ai nghiên cứu chúng.
- Các nhà phân tích tài chính cần thiết phải tổng hợp các phương sai và gửi cho ban giám đốc. Do đó, ý tưởng cần thêm một lớp tổng chi phí của công ty để hoạt động chính xác. Một nhà phân tích tồi cũng có thể bỏ sót một vấn đề có thể rất quan trọng và không thu hút được sự quan tâm của cấp quản lý.
- Khái niệm này được xây dựng dựa trên cấu trúc chỉ huy và kiểm soát, trong đó các tình huống được giám sát và các quyết định được đưa ra bởi một nhóm tập trung gồm các giám đốc điều hành cấp cao. Thay vào đó, bạn có thể có một cơ cấu tổ chức phi tập trung, trong đó các nhà quản lý địa phương có thể kiểm tra các điều kiện hàng ngày và do đó tránh được yêu cầu về hệ thống báo cáo ngoại lệ.
- Ý tưởng là chỉ có các nhà quản lý mới có thể khắc phục những sai lệch. Sẽ không cần quản lý theo ngoại lệ nếu một doanh nghiệp được thiết kế để nhân viên tuyến đầu có thể đối phó với hầu hết các biến thể ngay khi chúng phát sinh.
- Có thể nó sẽ không thực hiện các bước dự phòng. Điều này có nghĩa là một doanh nghiệp có thể có khả năng đối phó với một vấn đề tốt hơn là ngăn chặn nó xảy ra.
- Nó đòi hỏi phải theo dõi liên tục. Bởi vì những giám đốc điều hành này không tham gia vào các hoạt động hàng ngày, họ dựa vào các chuyên gia khác để cập nhật cho họ về bất kỳ mối quan tâm nào phát sinh.
Quản lý theo phong cách lãnh đạo ngoại lệ là gì?
Khi có sự cố xảy ra trong quy trình sản xuất, người quản lý thực hành quản lý tích cực theo ngoại lệ sẽ ngay lập tức khắc phục tình hình. Trong quản lý thụ động theo ngoại lệ, người lãnh đạo chỉ can thiệp khi các mục tiêu chưa đạt được hoặc khi các vấn đề đã vượt quá tầm kiểm soát.
Hai loại quản lý theo ngoại lệ là gì?
Một là quản lý tích cực theo ngoại lệ, trong đó người lãnh đạo tích cực tham gia và giám sát cấp dưới để đề phòng sai sót. Hai, quản lý thụ động dựa trên ngoại lệ.
Nhược điểm của MBE là gì?
Hạn chế lớn nhất của MBE là chỉ những người quản lý mới có quyền đưa ra những lựa chọn thực sự quan trọng, điều này có thể gây nản lòng cho những người lao động ở các cấp thấp hơn. 1. Hạn chế lớn nhất của MBE là chỉ những người quản lý mới có quyền đưa ra những lựa chọn thực sự quan trọng, điều này có thể khiến người lao động ở các cấp thấp hơn mất tinh thần.
Quá trình của MBE là gì?
Bốn bước quản lý theo ngoại lệ như sau: thiết lập mục tiêu và xác định tiêu chuẩn chấp nhận được. đánh giá hiệu suất để xác định xem nó có đang đi đúng hướng hay không. kiểm tra sản phẩm hoặc dữ liệu công việc để phát hiện những sai lệch về hiệu suất so với mục tiêu kiểm tra và giải quyết những sai lệch so với định mức.
Người bình thường có thể lấy MBE không?
Miễn là họ phù hợp với các tiêu chuẩn cần thiết để được vinh danh Nữ hoàng, bất kỳ ai cũng có thể được đề cử cho MBE. Giải thưởng MBE có thể được trao cho nhiều thành tích khác nhau, nhưng nó thường được trao để vinh danh những thành tựu của địa phương hoặc cho dịch vụ cộng đồng “thực hành” đã truyền cảm hứng cho những người khác.
Câu hỏi thường gặp về quản lý theo ngoại lệ
Quản lý bằng lãnh đạo ngoại lệ là gì?
Khi một nhà lãnh đạo quản lý bằng ngoại lệ, họ chỉ muốn báo cáo những sự kiện bất thường. Nếu mọi thứ diễn ra tốt đẹp, chúng không cần thiết. Họ sẽ chỉ được liên hệ nếu có điều gì đó đặc biệt xảy ra.
Rủi ro của việc quản lý theo ngoại lệ là gì?
- Nó cần một hệ thống ghi chép và đánh giá mạnh mẽ.
- Nó bổ sung vào các thủ tục giấy tờ.
- Cho đến khi tình hình trở nên nguy cấp, hệ thống vẫn im lặng.
- Một số khía cạnh quan trọng, chẳng hạn như hành vi cá nhân, rất khó định lượng.
Quản lý bằng ngoại lệ có tốt không?
Có vì đó là một cách tuyệt vời để điều hành bất kỳ loại hình kinh doanh nào. Các nhà quản lý sử dụng nó để giữ sự chú ý của họ vào kết quả hoạt động của doanh nghiệp hơn là toàn bộ đơn vị kinh doanh.
Bài viết liên quan
- 4 thói quen xấu của doanh nhân đã giết chết Nokia và Blackberry và những điều bạn nên rút kinh nghiệm.
- Làm thế nào để hưởng lợi từ cố vấn kinh doanh
- Tóm tắt điều hành: Cách viết bản tóm tắt điều hành cho kế hoạch kinh doanh & ngân hàng Các khoản cho vay Tại sao bạn cần cả hai (+ Hướng dẫn chi tiết)
- THU NHẬP THỤ ĐỘNG: Định nghĩa, Loại & Ý tưởng
- Đầu tư chủ động so với thụ động: Hiểu tại sao bạn cần cả hai (+ Hướng dẫn chi tiết)
