Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực nhân sự, bạn có thể được yêu cầu đánh giá công việc để xác định mức thù lao cho một vai trò cụ thể. Bằng cách đánh giá trách nhiệm của từng vai trò, đánh giá công việc giúp bạn xác định mức lương công bằng cho tất cả nhân viên. Nếu bạn sản xuất và quản lý các đánh giá công việc, việc tìm hiểu thêm về chúng có thể giúp bạn cải thiện hiệu quả hoạt động của mình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trả lời câu hỏi “Đánh giá công việc là gì?” cũng như khám phá các phương pháp có sẵn, thảo luận cách xây dựng quy trình đánh giá công việc và giải quyết bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có về chủ đề này.
Đánh giá công việc là gì?
Đánh giá công việc là một quy trình từng bước để xác định số tiền mà một vị trí nên được trả. Có nhiều kỹ thuật đánh giá công việc khác nhau, nhưng mục tiêu của mỗi kỹ thuật là xác định giá trị của vị trí đó đối với công ty. Điều này đảm bảo rằng tiền lương tương xứng với sức lao động. Thay vì tập trung vào nhân viên chiếm vị trí, bộ phận nhân sự tiến hành đánh giá công việc dựa trên vai trò. Điều này phổ biến khi một công ty mới thành lập hoặc bổ sung các vai trò mới.
Nhân sự tạo ra các đánh giá công việc, thường xuyên phối hợp với các liên đoàn lao động, các đối tác xã hội khác và các công ty tư vấn thương mại.
Lợi ích của việc đánh giá công việc là nó không xem xét các thuộc tính của người nắm giữ công việc. Theo nghiên cứu của Ủy ban Châu Âu về chủ đề này, giá trị tương đối của một công việc được đánh giá bất kể thuộc tính của người nắm giữ công việc cụ thể.
Giá trị tương đối tương đương với xếp hạng, tương ứng với khung hoặc thang lương cơ bản (được gọi là lưới lương). Các thuộc tính cá nhân của người giữ công việc (chẳng hạn như thâm niên, trình độ học vấn và nhiệm kỳ) được khen thưởng bằng sự thăng tiến trong khung lương tương ứng.
Ủy ban châu Âu tích cực thúc đẩy đánh giá công việc. Theo Cordis, cơ quan điều phối các hoạt động R&D do EU hỗ trợ, 49% doanh nghiệp khu vực tư nhân châu Âu sử dụng chương trình Đánh giá việc làm chính thức, trong đó các doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm chưa đến 3%. Nhân viên phải chịu đựng các thủ tục trả lương không có cấu trúc và thiếu phát triển nghề nghiệp và kỹ năng dựa trên yêu cầu do thiếu đánh giá này.
Tại sao phải đánh giá công việc?
Đánh giá công việc thường xuyên làm cho nhân viên cảm thấy có giá trị và giúp thúc đẩy văn hóa kinh doanh tích cực. Những lợi ích sau đây có thể là kết quả của việc tiến hành đánh giá công việc:
#1. Giữ chân nhân viên
Việc thiếu triển vọng thăng tiến được coi là một lý do quan trọng hoặc nhỏ khiến 63% nhân viên từ bỏ công việc hiện tại. Đánh giá công việc thường xuyên có thể giúp ngăn chặn điều này bằng cách cho phép nhân viên được công nhận vì bất kỳ cải tiến nào về trách nhiệm hoặc phát triển kỹ năng kể từ lần đánh giá cuối cùng.
Do đó, tỷ lệ giữ chân nhân viên của công ty bạn sẽ được cải thiện. Vì chi phí trung bình để thay thế một nhân viên được cho là bằng 33% thu nhập hàng năm của họ, nên việc tăng cường giữ chân nhân viên cuối cùng sẽ làm tăng lợi nhuận của bạn.
#2. Chứng minh trong tương lai
Bảo đảm tương lai cho doanh nghiệp của bạn có nghĩa là lập kế hoạch cho những thay đổi trong tương lai ngay bây giờ. Bạn có thể sử dụng đánh giá công việc để đảm bảo rằng bạn có đúng người trong tổ chức của mình để hỗ trợ tầm nhìn của bạn bằng cách dự đoán vị trí mà bạn mong đợi công ty của mình sẽ đạt được trong một hoặc năm năm tới. Đánh giá công việc có thể được sử dụng để điều chỉnh ngân sách mới, chuẩn bị cho việc mở rộng hoặc thậm chí tổ chức lại nếu bạn có ý định thu hẹp quy mô.
#3. Thu hẹp khoảng cách tiền lương theo giới tính
Các tổ chức lớn, được thành lập tốt có nhiều chênh lệch lương giữa nam và nữ. Sự bất bình đẳng về tiền lương được 39% nhân viên cho là lý do chính khiến họ rời bỏ công việc. Tuy nhiên, bằng cách tiến hành đánh giá công việc thường xuyên, khách quan, bạn có thể xác định bất kỳ chênh lệch tiền lương nào và giải quyết chúng trước khi chúng trở thành vấn đề.
Khi nào nên thực hiện đánh giá công việc?
Không có tiêu chuẩn ngành nào về tần suất bạn nên thực hiện đánh giá công việc trong công ty của mình. Chúng có thể tốn thời gian và tốn kém, nhưng để duy trì tính cạnh tranh, bạn nên tiến hành đánh giá công việc ít nhất vài năm một lần. Tuy nhiên, hãy tưởng tượng công ty của bạn trải qua một quá trình chuyển đổi đáng kể hoặc bạn nhận thấy có sự luân chuyển nhân sự lớn. Trong tình huống đó, có thể nên sớm đánh giá công việc để khám phá xem thu nhập và đặc quyền có phải là một yếu tố hay không.
Phương pháp đánh giá công việc
Đánh giá công việc tồn tại dưới nhiều hình thức và quy mô khác nhau, nhưng tất cả các kỹ thuật đều dựa trên hai yếu tố: so sánh và dữ liệu.
Nói cách khác, tất cả các phương pháp đánh giá công việc đều giúp bạn hiểu vị trí nhất định so với các vị trí khác trong công ty như thế nào (so sánh nội bộ) hoặc vị trí đó được đánh giá như thế nào trên thị trường việc làm (so sánh bên ngoài). Tất cả các phương pháp đánh giá đều sử dụng dữ liệu định tính, so sánh các vị trí bằng cách đánh giá phẩm chất và thuộc tính của chúng, hoặc dữ liệu định lượng, so sánh các vị trí bằng cách gán giá trị số cho từng vị trí.
#1. thủ tục nội bộ
1. Phương pháp phân loại
Phân loại là một phương pháp định tính đòi hỏi phải soạn thảo hoặc đánh giá các bản mô tả công việc và sau đó phân loại chúng thành các cấp độ riêng biệt. Các phẩm chất công việc khác nhau, chẳng hạn như thâm niên, nhiệm vụ công việc và trình độ kỹ năng, nên được phản ánh trong phân loại cấp bậc. Phó chủ tịch, giám đốc, trợ lý giám đốc, quản lý cấp cao, quản lý và điều phối viên là những ví dụ về chỉ định cấp bậc.
Mỗi dòng công việc hoặc bộ phận nên có tập hợp điểm riêng. Sau khi được phân loại, tầm quan trọng tương ứng của chúng đối với sự thành công của tổ chức sẽ quyết định trả tiền.
Phương pháp này tương đối đơn giản để thực hiện. Tuy nhiên, nó mang tính chủ quan cao.
2. Phương pháp hệ số điểm
Phương pháp định lượng phổ biến nhất là phương pháp hệ số điểm. Để thiết lập mức thù lao phù hợp cho một công việc nhất định, nó sử dụng một hệ thống điểm. Hệ thống điểm này được phát triển bằng cách xác định các đặc điểm ảnh hưởng đến thù lao (chẳng hạn như kỹ năng hoặc nỗ lực) và sau đó phân bổ điểm cho các vị trí tùy thuộc vào các yếu tố này. Phần thưởng được xác định bằng tổng số điểm.
3. Phương pháp xếp hạng
Xếp hạng là một phương pháp định tính đơn giản, trong đó tất cả các nghề nghiệp trong một tổ chức được sắp xếp theo thứ bậc. Công việc càng được xếp hạng cao thì càng có ý nghĩa đối với công ty. Không giống như phân loại, xếp hạng không cần tạo điểm. Phương pháp này mang tính chủ quan cao và nên được sử dụng kết hợp với phương pháp khác để tránh sai sót.
4. Phương pháp so sánh nhân tố
Phương pháp so sánh nhân tố là một kỹ thuật định lượng tinh vi kết hợp giữa phương pháp điểm và phương pháp xếp hạng. Đầu tiên, như với phương pháp hệ số điểm, các yếu tố ảnh hưởng đến bồi thường phải được xác định và chỉ định.
Sau đó, thay vì xây dựng một hệ thống tính điểm, HR sử dụng các vị trí điểm chuẩn được biết là trả lương chính xác để xác định cách chấm điểm từng khía cạnh. Sau đó, thay vì điểm, giá trị tiền tệ được sử dụng. Những con số này sau đó được áp dụng cho các công việc khác để tính thù lao.
#2. thủ tục bên ngoài
1. Phương pháp phân tích thị trường cạnh tranh
Phân tích thị trường cạnh tranh là một phương pháp định lượng để đo lường mức độ cạnh tranh của thù lao của một công ty. Phương pháp này khá đơn giản. Phân tích đòi hỏi phải thu thập dữ liệu thị trường (thường từ các nguồn của bên thứ ba như PayScale hoặc Glassdoor) và so sánh mức lương trong bộ dữ liệu với mức lương của công ty cho cùng một công việc. Dữ liệu bên ngoài thường được yêu cầu mua.
Đặc điểm đánh giá công việc
Đánh giá công việc nhằm tạo ra một bảng xếp hạng các công việc mà từ đó có thể xây dựng một cơ cấu trả lương hợp lý và chấp nhận được.
Sau đây là một số khía cạnh quan trọng nhất của đánh giá công việc:
- Nó cố gắng đánh giá công việc hơn là con người.
- Tiêu chuẩn đánh giá công việc là tương đối hơn là tuyệt đối.
- Phân tích công việc cung cấp các sự kiện cơ bản làm cơ sở cho việc đánh giá công việc.
- Đánh giá công việc được hoàn thành bởi các nhóm chứ không phải cá nhân.
- Trong đánh giá công việc, luôn có một số mức độ chủ quan.
- Đánh giá công việc không thiết lập thang lương; đúng hơn, nó là cơ sở để xác định cơ cấu tiền lương hợp lý.
Làm thế nào để tôi tiến hành đánh giá công việc?
Bước #1: Xác định mục đích và thang đo đánh giá.
Việc đánh giá công việc tốt và hiệu quả, bất kể ở quy mô nào, đều bắt đầu bằng việc lập kế hoạch.
Bạn nên bắt đầu bằng cách quyết định thang điểm để đánh giá. Bạn đang đánh giá một chức năng nhất định, một bộ phận hay toàn bộ tổ chức? Xem xét mục đích của đánh giá: bạn đang mở rộng lợi ích, điều chỉnh bồi thường hay tái cấu trúc tổ chức? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định nguồn lực nào sẽ dành cho việc đánh giá và ai sẽ là các bên liên quan chính của bạn.
Bước #2: Quyết định một phương pháp.
Phương pháp của bạn nên được chọn dựa trên câu trả lời cho các câu hỏi của bạn ở Bước 1. Ví dụ: nếu bạn đang tìm cách tái cấu trúc một tổ chức lớn, thì mô hình so sánh nhân tố có thể là hiệu quả nhất.
Bạn cũng nên xem xét bất kỳ giới hạn ngân sách nào, quy mô doanh nghiệp của bạn và lịch trình hoàn thành đánh giá này. Ví dụ, giả sử rằng cấu trúc thù lao của bạn có sự chênh lệch đáng kể. Trong trường hợp đó, bạn sẽ cần khắc phục vấn đề này nhanh chóng trước khi thuê thêm bất kỳ người nào.
Bước #3: Thu thập tất cả các dữ kiện và thông tin liên quan.
Trước khi bắt đầu đánh giá, bạn cần thu thập tất cả các thông tin cần thiết. Tùy thuộc vào phạm vi dự án của bạn, bạn có thể cần thu thập dữ liệu từ hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRM) hoặc hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS). Bạn có thể yêu cầu các mục sau đây:
- Mức lương hiện tại
- Mô tả công việc và chức danh
- Nhân khẩu học của lực lượng lao động
- Họ công việc hiện tại hoặc hệ thống phân loại lớp
Bạn cũng có thể yêu cầu thông tin không có ngay trên hệ thống HRM hoặc HRIS của mình, chẳng hạn như liệu nhân viên có tin rằng mức lương của họ là công bằng hay không. các cuộc khảo sát về lương thưởng nên bao gồm một thang đo bằng số, có thể định lượng được cho các câu trả lời, ví dụ, trong đó 5 đại diện cho lương thưởng rất công bằng và 1 đại diện cho lương rất không công bằng.
Bất kỳ khảo sát nào liên quan đến một vấn đề chủ quan nên bao gồm các câu hỏi đóng (câu hỏi kiểu có/không) hoặc thang đo số. Bạn phải có khả năng định lượng các câu trả lời để đánh giá dữ liệu một cách thích hợp. Hãy nhớ rằng các câu hỏi định tính, có kết thúc mở có thể khiến nhân viên sử dụng bản khảo sát để phàn nàn về những khó khăn khác, chẳng hạn như mối quan hệ của họ với người quản lý.
Bước #4: Thành lập nhóm của bạn.
Bạn có thể thành lập nhóm của mình sau khi thu thập thông tin liên quan và xác định ranh giới đánh giá của mình. Ngay cả khi dự án của bạn rất nhỏ, bạn luôn nên có ít nhất một người khác đánh giá cùng bạn. Có trách nhiệm với người khác sẽ giúp tránh thành kiến trong quá trình mang tính chủ quan cao.
Bước #5: Sẵn sàng đánh giá lại.
Khi bạn tiến hành dự án, bạn có thể gặp phải một số sự mơ hồ trong việc xác định các thành phần quan trọng nhất của công việc. Điều này là rất bình thường và được mong đợi. Đừng ngại đặt câu hỏi về phương pháp của nhóm bạn, liên hệ với người giám sát để nghe các quan điểm khác hoặc thậm chí thay đổi hoàn toàn phương pháp của bạn. Trên hết, hãy cố gắng công bằng và minh bạch với nhân viên trong suốt quá trình.
Bước #6: Thông báo cho các bên liên quan của bạn.
Nhân viên có thể thấy đánh giá công việc khó khăn. Mặc dù bạn biết rằng bạn đang đánh giá vai trò chứ không phải cá nhân, nhân viên có thể không thể tách rời khỏi vị trí hiện tại của họ. Ví dụ, một quản trị viên văn phòng có thể cảm thấy bị đánh giá thấp nếu bạn không đánh giá cao vai trò của họ như một quản lý cấp cao.
Do đó, điều quan trọng là phải có các cuộc thảo luận cởi mở và trung thực về quy trình với người quản lý, cũng như có một quy trình vững chắc và được ghi lại mà nhân viên và người quản lý có thể tham khảo bất cứ khi nào cần thiết. Cả hai sẽ giúp thúc đẩy một nền văn hóa trung thực trong công ty của bạn. Sau khi công việc của họ đã được đánh giá, nó cũng sẽ giúp nhân viên hiểu được quá trình ra quyết định của bạn.
Khi bạn đã hoàn thành quá trình đánh giá, bạn nên thông báo cho nhân viên thích hợp qua thư trong vòng năm ngày làm việc. Họ nên xác nhận sự thay đổi bằng cách ký tên vào thư và gửi lại cho người quản lý của họ hoặc bộ phận nhân sự của bạn.
Sự khác biệt giữa Phân tích công việc và Đánh giá công việc là gì?
Để thực hiện đánh giá công việc, trước tiên hãy tiến hành phân tích công việc. Quá trình thiết lập bản mô tả công việc được gọi là phân tích công việc. Điều này được thực hiện bằng cách thiết lập các nhiệm vụ và trách nhiệm của một vị trí, cũng như khả năng và chuyên môn cần thiết của ứng viên. Ví dụ: nếu bạn đang phát triển vị trí thu ngân tại cửa hàng của mình, bạn sẽ cần quyết định xem ứng viên nên có bằng tốt nghiệp trung học hay đại học.
Thông tin này là cần thiết để đánh giá công việc nhằm thiết lập một nhân viên nên được trả bao nhiêu để đáp ứng các yêu cầu của công việc và thực hiện vai trò và trách nhiệm của họ.
Đánh giá hiệu suất so với Đánh giá công việc
Đánh giá công việc đánh giá vai trò công việc của công ty và các gói thù lao. Ví dụ, sau khi tái cấu trúc công ty, bạn có thể đánh giá xem một người quản lý văn phòng có được đền bù thỏa đáng cho các trách nhiệm quản lý bổ sung của họ hay không. Mặt khác, đánh giá hiệu suất xác định xem nhân viên trong công việc đó có thực hiện tốt nhiệm vụ của họ hay không—ví dụ: nhân viên bán hàng có đạt được mục tiêu doanh số của họ hay không.
Do đó, đánh giá công việc thường tập trung vào cấu trúc tổng thể của tổ chức. Ngược lại, thành tích của các cá nhân là trọng tâm của đánh giá hiệu suất.
Kết luận
Đánh giá công việc có thể vừa tốn thời gian vừa cạn kiệt cảm xúc. Trong quá trình này, bạn sẽ phải đối mặt với các vấn đề như xác định liệu bạn có thể duy trì mục tiêu hay liệu các quyết định của bạn có phản ánh chính xác nơi làm việc của bạn hay không. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là việc đánh giá công việc được thực hiện để duy trì gói thù lao công bằng và nhất quán cho nhân viên, cũng như khả năng phát triển và thăng tiến cho tất cả mọi người.
Bài viết liên quan
- ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN: Làm thế nào để tiến hành chúng một cách hiệu quả
- ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT: Định nghĩa & Tất cả những gì bạn cần
- ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CỦA NHÂN VIÊN: Định nghĩa, Lợi ích và Cách tiến hành
- MỤC TIÊU CÔNG VIỆC: 20+ Mục tiêu Công việc Chuyên nghiệp Hàng đầu & Đánh giá
dự án
