Các chức năng của Phòng Nhân sự rất đa dạng và phức tạp, vì nhóm này chịu trách nhiệm quản lý nguồn nhân lực của công ty để hoàn thành các mục tiêu kinh doanh đã xác định. Bộ phận nhân sự đóng vai trò then chốt trong bất kỳ doanh nghiệp nào, từ việc thu hút và duy trì nhân tài đến bảo vệ quyền lợi và phúc lợi của nhân viên. Theo tạp chí Forbes, một số nghiên cứu chứng minh sự phù hợp của chiến lược nguồn nhân lực phù hợp để đạt được các mục tiêu của công ty và cải thiện hiệu quả kinh doanh. Theo các nghiên cứu, việc có được lợi thế cạnh tranh thực sự thông qua con người là điều khả thi và các tổ chức làm như vậy sẽ thu được kết quả đặc biệt. Tất cả những ai quan tâm đến Nhân sự đều có thể mong đợi một nghề nghiệp thú vị. Nếu bạn muốn làm việc trong lĩnh vực nhân sự, trước tiên bạn cần tìm hiểu về các chức năng chính của phòng nhân sự.
Mục tiêu của Phòng Nhân sự là gì?
Để hiểu các chức năng của bộ phận nhân sự, cần phải hiểu những gì dự đoán từ nó và những mục tiêu của nó. Nói chung, chúng tôi biết rằng trách nhiệm chính của nó là đóng góp vào sự thành công của công ty bằng cách định vị, duy trì và phát triển nguồn nhân lực. Một mặt, điều này được thực hiện thông qua việc phát triển các chương trình hiệu quả đồng thời đảm bảo rằng chúng tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định đã được thiết lập trong lĩnh vực này.
Cụ thể hơn, các mục tiêu chính của bộ phận nhân sự là:
#1. Đóng góp vào mục tiêu kinh doanh của công ty.
Cần có một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Giám đốc điều hành hoặc hội đồng quản trị phải xác định nhu cầu của tổ chức và nhóm nhân sự phải xác định đúng cá nhân để đáp ứng những nhu cầu đó, cả trong và ngoài tổ chức.
#2. Thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu
Bộ phận nhân sự phải tuyển dụng và giữ chân những chuyên gia giỏi nhất trong ngành. Điều này đòi hỏi một chiến lược được lên kế hoạch tốt cũng như việc thực hiện các chương trình thích hợp để thúc đẩy động lực và phúc lợi của nhân viên.
#3. Nâng cao phúc lợi cho nhân viên
Bộ phận nhân sự phải cam kết đảm bảo hạnh phúc, động lực và sự phát triển của nhân viên công ty. Đo lường môi trường làm việc, triển khai các chương trình phát triển và cung cấp các ưu đãi chỉ là một số trong những điều họ đạt được.
#4. Tăng năng suất
Trong nội bộ, bộ phận nhân sự cũng phải theo dõi năng suất và hiệu suất của toàn bộ lực lượng lao động. Họ sẽ có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện và bắt đầu các kế hoạch thực hiện.
#5. Đảm bảo rằng các quy định được tuân theo.
Có một số chính sách và luật lao động mà bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm cuối cùng. Chế độ nghỉ phép, ốm đau, nghỉ sinh con… Cái gì cũng có quy định và phải thực hiện nghiêm túc.
Phòng nhân sự làm gì?
Quản lý con người, theo định nghĩa của Fernando Arias G., tác giả cuốn Administración de Recursos Humanos (Quản trị nguồn nhân lực), là “kỷ luật chăm sóc tổ chức nhân viên làm việc trong công ty, nhằm đáp ứng mục tiêu của cả hai bên. ” Như định nghĩa này và các điểm trước cho thấy, vai trò của bộ phận này là rất quan trọng.
Nó chịu trách nhiệm thiết lập một môi trường làm việc dễ chịu và nuôi dưỡng hạnh phúc và năng suất của lực lượng lao động, cũng như chăm sóc các nhu cầu và hoàn cảnh xuất hiện với nhân viên của một tổ chức.
Đó cũng là nơi các thành viên của tổ chức tìm đến khi họ cần trợ giúp, tư vấn hoặc hỗ trợ. Do đó, những người trong bộ phận này phải liên lạc với nơi làm việc và hiểu các chi tiết cụ thể của công ty, từng nhân viên, điều kiện kinh tế hiện tại và thị trường lao động. Bây giờ chúng ta hãy xem danh sách các chức năng chính của bộ phận nhân sự.
Danh sách các chức năng chính của phòng nhân sự
Bộ phận nhân sự phụ trách nhiều trách nhiệm và hoạt động mang lại lợi ích cho công ty và nhân viên của công ty. Do đó, số lượng các chức năng gần như không giới hạn và chúng ta có thể lập luận rằng các chức năng nhân sự rất rộng lớn và khá đa dạng. Tất cả các chức năng này phải được xác định khi thành lập bộ phận nhân sự và xây dựng kế hoạch chiến lược.
Các chức năng chính của phòng nhân sự như sau:
#1. Lập kế hoạch nguồn nhân lực
Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm đưa ra các chiến lược cho tương lai của công ty và nhân viên. Nhiều chức năng nhân sự khác, chẳng hạn như tuyển dụng và tuyển dụng nhân tài, quản lý hiệu suất và lập kế hoạch kế nhiệm, bị ảnh hưởng bởi vai trò này. Các chuyên gia nhân sự phải kiểm tra các mục tiêu và mục tiêu của công ty và đưa ra các chiến lược lực lượng lao động để giúp họ đạt được. Ví dụ, họ có thể mở rộng tuyển dụng để hoàn thành các mục tiêu sản xuất hoặc thu hút nhân sự có kỹ năng nhất định để hoàn thành một dự án hoặc nỗ lực. Khi lập kế hoạch, bộ phận nhân sự thường xuyên tham gia với các bộ phận khác để đảm bảo rằng họ biết nhu cầu của họ.
Một số yếu tố phải được bộ xem xét trong khi điều phối và thực hiện các kế hoạch này. Để thiết lập các thông lệ nhất quán, họ phải đảm bảo rằng chiến thuật của họ kết nối với mục tiêu của công ty. Các chuyên gia nhân sự cũng phải để mắt đến các vấn đề bên ngoài có thể ảnh hưởng đến tổ chức, chẳng hạn như những thay đổi về luật pháp hoặc công nghệ. Thực hiện những hành động này có thể hỗ trợ tổ chức thích ứng với những thay đổi đó khi cần, cho phép tổ chức tiếp tục phấn đấu hướng tới tầm nhìn và mục tiêu của mình trong khi vẫn duy trì tính cạnh tranh trên thị trường.
#2. Tuyển dụng và lựa chọn nhân tài
Bộ phận nhân sự rất quan trọng đối với khả năng thu hút và giữ chân nhân tài của một tổ chức. Họ có thể cộng tác với ban quản lý để đặt mục tiêu tuyển dụng và xác định các loại ứng viên hoặc vai trò cần được lấp đầy. Những chuyên gia này cũng có thể hỗ trợ tạo và tải lên danh sách việc làm, xác định các cá nhân đủ tiêu chuẩn và quy trình sàng lọc đầu tiên. Họ có thể duyệt các trang mạng chuyên nghiệp hoặc ghé thăm các sự kiện trực tiếp như hội chợ việc làm khi tìm kiếm ứng viên.
Các chuyên gia nhân sự cũng giúp đỡ trong quá trình tuyển dụng và giới thiệu. Họ có thể đưa ra lời mời làm việc cho những người lao động tiềm năng, đưa ra ngày bắt đầu, thương lượng tiền lương và bắt đầu quá trình đăng ký nhận trợ cấp. Các chuyên gia này đưa ra định hướng về nơi làm việc vào ngày đầu tiên làm việc để nhân viên làm quen với nơi làm việc cũng như các quy định và thủ tục của công ty.
#3. Lợi ích và bồi thường
Bộ phận nhân sự hỗ trợ quản lý và giám sát tiền lương và phúc lợi của nhân viên. Họ hợp tác với ban quản lý để thiết lập tiền lương và, khi cần thiết, thương lượng chúng với nhân viên. Khi một nhân viên được tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ nhập họ vào hệ thống bảng lương của họ và chịu trách nhiệm đảm bảo rằng họ được trả lương đúng hạn theo lịch thanh toán. Bộ phận này cũng giám sát các định mức bồi thường của ngành để đảm bảo rằng công ty vẫn cạnh tranh. Nếu công ty không thể cung cấp một mức lương cạnh tranh, nó có thể bù đắp bằng các lợi ích bổ sung.
Nhân viên thường nhận được gói phúc lợi bao gồm bảo hiểm sức khỏe và nha khoa, bảo hiểm nhân thọ, 401(k) và kế hoạch nghỉ hưu, cũng như thời gian nghỉ có lương. Các chuyên gia nhân sự xây dựng các gói này và thực thi các chính sách và thủ tục như một phần công việc của họ. Họ có thể thương lượng giảm giá theo nhóm với các nhà cung cấp bảo hiểm và tổ chức các nỗ lực lập kế hoạch nghỉ hưu. Bộ phận nhân sự thông báo cho nhân viên về những lợi ích của họ bằng cách trả lời các câu hỏi, nhắc nhở họ về thời hạn quan trọng và thậm chí thu hút phản hồi về bất kỳ lợi ích mong muốn nào khác.
#4. Sức khỏe và an ninh
Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm tạo và thực hiện các thủ tục về an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc. Người sử dụng lao động được yêu cầu tạo ra một môi trường làm việc an toàn theo Đạo luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp năm 1970 (OSHA). Bộ phận này phải thông thạo các quy định của OSHA và tuân thủ chúng bằng cách giám sát việc huấn luyện an toàn, theo dõi nhật ký thương tích, báo cáo thương tích và giải quyết bất kỳ yêu cầu bồi thường nào phát sinh.
Các biện pháp an toàn được triển khai có thể là bắt buộc của ngành hoặc được thiết kế để đảm bảo an toàn chung, chẳng hạn như các quy định về quấy rối và lập kế hoạch khẩn cấp.
#5. Tuân thủ luật lao động
Ngoài các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn, bộ phận nhân sự đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ luật lao động hiện hành. Việc tuân thủ các quy tắc như vậy có thể giúp ngăn ngừa khiếu nại về thực hành việc làm hoặc điều kiện nơi làm việc. Các chuyên gia nhân sự được đào tạo về luật pháp của tiểu bang và liên bang như Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng, Tiêu đề VII của Đạo luật Dân quyền, Đạo luật Quan hệ Lao động Quốc gia và Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế.
Để duy trì sự tuân thủ, các chuyên gia này quản lý tài liệu, tạo chính sách và phối hợp đào tạo. Các quy tắc này giải quyết các chủ đề như yêu cầu nghỉ giải lao, giờ làm việc, quy tắc quấy rối và cơ hội việc làm bình đẳng. Họ cũng cập nhật và quản lý sổ tay của công ty để đảm bảo rằng nhân viên nhận thức được các quyền và sự bảo vệ của họ. Bộ phận nhân sự cũng xử lý bất kỳ khiếu nại nào về việc tuân thủ và, nếu cần, có biện pháp kỷ luật.
#6. Phát triển và đào tạo
Bộ phận nhân sự giám sát và giám sát việc đào tạo và phát triển nhân viên như một phần của quy trình lập kế hoạch nhân sự. Nhân viên mới thường được đào tạo để tìm hiểu các quy định và thủ tục của công ty, cũng như các tài năng, thiết bị hoặc nguồn lực cụ thể cần thiết để thực hiện công việc của họ. Bộ phận nhân sự cũng hợp tác với các nhà quản lý để phát triển và thực hiện các chương trình dạy cho nhân viên hiện tại các kỹ năng hoặc chuyên môn cụ thể. Những cơ hội này thường được thiết kế để giúp nhân viên cải thiện hiệu suất của họ hoặc đạt được mục tiêu của công ty. Ví dụ, một công ty triển khai công nghệ mới có thể khởi động một chương trình dạy nhân viên cách sử dụng nó.
Ngoài đào tạo nội bộ, bộ phận nhân sự có thể hỗ trợ điều phối sự tham gia của nhân viên vào các cuộc hội thảo, hội nghị, hội nghị hoặc cơ hội học tập thường xuyên. Thúc đẩy sự phát triển chuyên nghiệp tại nơi làm việc có thể khiến nhân viên cảm thấy được đánh giá cao hơn. Văn hóa này có khả năng giảm doanh thu trong khi tăng sản lượng và hiệu quả.
#7. Quan hệ lao động và người lao động
Bộ phận nhân sự thường xuyên giám sát các mối quan hệ giữa nhân viên và người quản lý của họ. Trong một cuộc cãi vã, một chuyên gia nhân sự có thể đóng vai trò là người hòa giải. Cơ quan này cũng chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề tại nơi làm việc của nhân viên. Nó cũng có thể chịu trách nhiệm quản lý các mối quan hệ công đoàn trong các tổ chức có nhân viên công đoàn. Để duy trì các kết nối mạnh mẽ, bộ phận đảm bảo rằng các chính sách và quy trình của công ty đáp ứng nhu cầu của công đoàn và tham gia với họ một cách thường xuyên. Duy trì liên lạc với các công đoàn cũng có thể hỗ trợ công ty xác định những khó khăn trong tương lai và giải quyết chúng nhằm tránh leo thang, chẳng hạn như đình công hoặc biểu tình.
#8. Sự hài lòng của nhân viên
Các nhà quản lý nguồn nhân lực cũng chịu trách nhiệm về phúc lợi chung của nhân viên của tổ chức. Để giúp nhân viên tránh bị kiệt sức, họ nên thúc đẩy và thực hiện các hoạt động chăm sóc sức khỏe và tinh thần. Ví dụ, họ có thể khuyến khích nhân viên sử dụng ngày nghỉ của họ hoặc tổ chức các sáng kiến chăm sóc sức khỏe. Các chuyên gia nhân sự cũng có thể cung cấp hỗ trợ đặc biệt cho những nhân viên đang gặp khó khăn cá nhân. Họ có thể cung cấp các công cụ hoặc hướng dẫn cụ thể để giúp giảm bớt vấn đề hoặc họ có thể thảo luận về các lựa chọn cho nhân viên, bao gồm cả thời gian nghỉ và các đặc quyền khác.
# 9. Quản lý hiệu suất
Bộ phận nhân sự cũng chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện công việc của nhân sự trong công ty. Đánh giá hiệu suất của nhân viên và người quản lý là nhiệm vụ phổ biến trong quản lý hiệu suất. Những hoạt động này hỗ trợ trong việc xác định liệu lực lượng lao động có đạt được các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức hay không. Những hiểu biết thu thập được có thể được bộ phận nhân sự sử dụng để xây dựng hoặc cung cấp các cơ hội đào tạo và phát triển khi cần thiết. Các cuộc phỏng vấn thôi việc cũng có thể giúp nhân viên nhân sự hiểu lý do tại sao nhân viên chọn rời đi, điều này có thể giúp quản lý hiệu suất. Nếu bộ phận xác định được một vấn đề chung, bộ phận có thể bắt đầu thực hiện các thay đổi để giúp đảm bảo giữ chân nhân viên.
#10. Lập kế hoạch nghề nghiệp và kế vị
Bộ có thể tiến hành các hoạt động lập kế hoạch nghề nghiệp hoặc kế nhiệm như một phần của kế hoạch nhân sự. Khi các vai trò cấp cao dự kiến sẽ bị bỏ trống, bộ phận nhân sự có thể cộng tác với các nhà quản lý để xác định những cá nhân có hiệu suất cao nhất có thể lấp đầy chúng. Ngoài hiệu suất công việc, họ có thể đánh giá các ứng viên tiềm năng dựa trên danh tiếng nội bộ của họ và những tài năng cần thiết mà họ có thể cống hiến cho vai trò đó. Có sẵn một kế hoạch kế nhiệm có thể giúp tổ chức ngăn chặn sự gián đoạn.
#11. Văn hóa công ty và sự gắn kết của nhân viên
Bộ phận nhân sự thúc đẩy một môi trường làm việc hấp dẫn cho nhân viên của mình. Nó có thể tổ chức các hoạt động như tĩnh tâm, giải đấu hoặc tiệc văn phòng để khuyến khích sự tham gia và kết nối mạng. Các chuyên gia này cũng có thể tạo các bản tin thường xuyên để giúp nhân viên cập nhật tin tức và hoạt động của công ty. Những nhân viên gắn bó với công việc có tinh thần và tỷ lệ duy trì cao hơn.
Một cách tiếp cận khác để thu hút nhân viên là cung cấp các phần thưởng hoặc phần thưởng cho hiệu suất hoặc sự tham gia của họ vào các hoạt động tại nơi làm việc. Ví dụ: công ty có thể thiết lập một chương trình giới thiệu để tăng cường nỗ lực tuyển dụng và đưa ra các ưu đãi bằng tiền cho những cá nhân giới thiệu ứng viên. Người chiến thắng trong các cuộc thi có thể kiếm được thẻ quà tặng hoặc phần thưởng vật chất khác. Những loại phần thưởng này có thể giúp nhân viên cảm thấy có giá trị và có động lực để đi làm.
#12. đánh giá công việc
Bộ phận nhân sự của một công ty có thể chịu trách nhiệm đánh giá vai trò công việc. Những chuyên gia này đánh giá từng công việc và xác định chức danh, nhiệm vụ, trách nhiệm và khả năng phù hợp cần thiết để hoàn thành nó. Vì mô tả công việc thay đổi theo thời gian nên bộ phận này cũng chịu trách nhiệm sửa đổi chúng khi cần thiết. Nhiệm vụ này có thể giúp lập kế hoạch nhân sự và tuyển dụng. Các vị trí cũng được cơ quan đánh giá để xác định giá trị của chúng. Họ sử dụng các kỹ thuật đa dạng, chẳng hạn như xếp hạng các vị trí hoặc phân loại chúng. Việc đánh giá này hỗ trợ tổ chức xác định cách khen thưởng hoặc bồi thường công bằng cho nhân viên trong một số trách nhiệm nhất định.
#13. trách nhiệm hành chính
Bộ phận nhân sự cũng chịu trách nhiệm quản lý hàng ngày của lực lượng lao động. Họ chịu trách nhiệm bảo quản hồ sơ và hồ sơ nhân sự, cũng như các thủ tục giấy tờ liên quan đến việc lên và xuống, chính sách bảo hiểm và hợp đồng nhân viên. Nhân viên có thể tìm kiếm sự làm rõ hoặc hỗ trợ từ các chuyên gia này về các chính sách và thủ tục hành chính hoặc nơi làm việc quan trọng. Ví dụ, các thủ tục tính lương và lập kế hoạch có thể được xử lý bởi các chuyên gia của bộ phận. Bộ cũng xử lý việc sắp xếp việc đi lại và các chi phí liên quan đến kinh doanh khi cần thiết.
Cách cải thiện chức năng nhân sự
Bạn có thể sử dụng các giai đoạn dưới đây làm hướng dẫn để xây dựng các chức năng nhân sự được cải thiện:
#1. thực hiện đào tạo
Các chuyên gia nhân sự phải tham gia khóa đào tạo để luôn hiểu biết về các luật, quy tắc và quy trình quan trọng về việc làm được cập nhật. Họ cũng có thể tận dụng các cơ hội để phát triển các kỹ năng quan trọng đối với vai trò của mình, chẳng hạn như sử dụng một số phần mềm nhất định hoặc cung cấp các dịch vụ giải quyết tranh chấp. Khi những người này tiếp tục học cách thực hiện công việc của họ, nhóm sẽ được củng cố và các quy trình nhân sự sẽ được cải thiện.
#2. Tuân thủ sứ mệnh của công ty.
Hầu hết các tổ chức đều có sứ mệnh mà họ muốn duy trì hoặc đạt được. Bộ phận nhân sự nên ghi nhớ sứ mệnh và các giá trị tương ứng khi thiết kế các chính sách và thủ tục. Việc duy trì sự liên kết như vậy có thể giúp đảm bảo tính nhất quán trên tất cả các lĩnh vực kinh doanh và duy trì sự tập trung vào việc đáp ứng các mục tiêu do các nhà lãnh đạo đặt ra.
# 3. Đặt kỳ vọng của bạn
Bộ phận nhân sự phải nhấn mạnh những kỳ vọng đối với từng vai trò trong quá trình tuyển dụng và tuyển dụng. Khi những người mới tuyển dụng nắm bắt được những kỳ vọng như vậy, họ sẽ sẵn sàng hơn để đảm nhận các nghĩa vụ của công việc. Nó cũng có thể thiết lập các tiêu chí để họ sử dụng trong việc đánh giá hiệu suất của họ và thực hiện các cải tiến cần thiết.
#4. Khuyến khích sự cởi mở.
Để đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy thoải mái khi giải quyết các mong muốn hoặc vấn đề của họ, bộ phận nhân sự nên thực hiện chính sách giao tiếp cởi mở. Để có được thông tin đầu vào của nhân viên, bộ phận cũng có thể gửi và xử lý các cuộc khảo sát ẩn danh. Khi các chuyên gia nhân sự có thể quan sát cảm nhận của nhân viên về nơi làm việc của họ, điều đó có thể giúp họ phát hiện và giải quyết các vấn đề.
#5. Tận dụng phần mềm nhân sự.
Ví dụ, hệ thống thông tin nguồn nhân lực có thể hỗ trợ bộ phận hoàn thành các hoạt động hành chính hiệu quả hơn. Phần mềm như vậy thường bao gồm các công nghệ tự động hóa để giúp tiết kiệm thời gian và cải thiện tính nhất quán của quy trình. Nó cũng có thể giúp tập trung dữ liệu nhân viên hoặc thông tin nhạy cảm khác, cho phép truy cập theo yêu cầu.
Kết luận
Nhân sự là một công việc đa diện giúp doanh nghiệp có thể khai thác tối đa nguồn nhân lực của mình. Để vận hành các chức năng nhân sự cốt lõi này, bạn phải có bộ kỹ năng đa dạng với tư cách là một chuyên gia nhân sự. Giáo dục về nhân sự không thể kết thúc bằng việc đạt được bằng cấp cốt lõi của bạn. Nơi làm việc và xã hội luôn thay đổi và phát triển. Bạn cũng phải tiếp tục phát triển để lãnh đạo thành công nhân viên của mình vượt qua sự thay đổi.
- PHÒNG TIẾP THỊ: Tổng quan, cấu trúc, vai trò, kỳ vọng (+ mẹo miễn phí)
- HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC: Định nghĩa, Ví dụ, Loại, Doanh nghiệp & Hệ thống
- Nguồn vốn Định nghĩa: Tại sao nó là chìa khóa cho tất cả các doanh nghiệp
- Mọi thứ bạn cần biết về đối tác kinh doanh
- KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN: Hướng dẫn cơ bản về cách tạo một kế hoạch với các ví dụ
dự án
