Điều phối viên Nhân sự chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề do nhân viên hiện tại và nhân viên mới thuê cũng như tổ chức các nhiệm vụ khác của bộ phận Nhân sự. Vai trò này được xem xét sâu trong bài viết này. Chúng tôi xem xét mô tả công việc của điều phối viên nhân sự, cũng như một số câu hỏi phỏng vấn cho vai trò này.
Điều phối viên nhân sự là ai?
Điều phối viên nhân sự chịu trách nhiệm giám sát tất cả các chức năng và chương trình nhân sự quan trọng. Điều này bao gồm các mối quan tâm của nhân viên hiện tại và tương lai, cũng như các vấn đề liên quan đến việc làm, tiền lương và lợi ích, đàm phán lao động và quan hệ nhân viên.
Điều phối viên nhân sự thường báo cáo với giám đốc nhân sự và chịu trách nhiệm tăng cường các chính sách, quy trình và thực hành nhân sự cũng như ủng hộ các thay đổi đối với quản lý nhân sự.
Mô tả công việc cho Điều phối viên nhân sự
Điều phối viên nhân sự hợp tác chặt chẽ với giám đốc hoặc người quản lý nhân sự, cũng như các nhà quản lý tuyển dụng, nhà tuyển dụng và nhân viên nhân sự khác, để đảm bảo rằng các chính sách, quy trình và thực hành nhân sự của tổ chức là hiệu quả và hiệu quả nhất có thể.
Để tối đa hóa hiệu quả và sản xuất, các công ty lớn (hoặc rất lớn) có thể thuê một số điều phối viên nhân sự ở các bộ phận khác nhau. Có thể có các điều phối viên để tuyển dụng, phúc lợi cho nhân viên, học tập và phát triển, v.v.
Sau đây là một số trách nhiệm của Điều phối viên Nhân sự.
#1. Giới thiệu và tuyển dụng
Điều phối viên nguồn nhân lực hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi cho tất cả các chức năng nhân sự quan trọng. Trách nhiệm trong việc tuyển dụng và giới thiệu nhân viên mới bao gồm:
- Hỗ trợ xác định ứng viên, lựa chọn và phỏng vấn
- Hỗ trợ các khía cạnh hành chính của quy trình tuyển dụng mới (sàng lọc, hợp đồng và cập nhật hệ thống nhân sự).
- Giúp nhân viên trước khi lên máy bay và lên tàu khi cần thiết, chẳng hạn như liên lạc với họ, trả lời các câu hỏi của họ, cung cấp cho họ tài liệu thích hợp, v.v.
#2. nhiệm vụ hành chính
Trách nhiệm hành chính chiếm một phần khá lớn trong khối lượng công việc của điều phối viên nhân sự. Đây là một số ví dụ:
- Quản lý và điều phối nói chung
- Trả lời tất cả các yêu cầu và yêu cầu nhân sự nội bộ và bên ngoài
- Hỗ trợ quản lý tiền lương
- Cập nhật và duy trì hồ sơ nhân viên (trong HRIS)
- Hỗ trợ (và thực hiện) thủ tục chấm dứt hợp đồng
- Các cuộc họp, sự kiện, phỏng vấn, v.v.
# 3. Quản lý hiệu suất
Một lĩnh vực khác mà điều phối viên nhân sự có thể trợ giúp là quản lý hiệu suất. Sự hỗ trợ này đòi hỏi các trách nhiệm sau:
- Tạo tài liệu để đánh giá hiệu suất
- Hỗ trợ quy trình quản lý hiệu suất
- Tổ chức đánh giá hiệu quả công việc
#4. Báo cáo và tư vấn
Một phần quan trọng trong công việc của điều phối viên nhân sự đòi hỏi phải cố gắng cải thiện các quy trình hiện có. Để đạt được điều này, điều phối viên nhân sự phải tiến hành nghiên cứu sâu rộng, phân tích dữ liệu và báo cáo. Thành phần này của công việc đòi hỏi các nhiệm vụ sau:
- Kiểm tra các chương trình nhân sự như bảng lương, phúc lợi, học tập và phát triển, và nghỉ hưu
- Lập báo cáo tổng hợp hoạt động nhân sự
- Đưa ra đề xuất cho các hành động khả thi để cải thiện các thủ tục hiện có
#5. Lợi ích nhân viên
Trong khi người quản lý bồi thường và phúc lợi chịu trách nhiệm về cái tên, bồi thường và lợi ích, thì điều phối viên nhân sự thường có một số nghĩa vụ 'liên quan đến lợi ích' nhất định. Hãy xem xét những điều này:
- Là người hỗ trợ cho những nhân viên có mối quan tâm hoặc khó khăn với lợi ích của họ.
- Phục vụ như một liên lạc giữa nhân viên và các công ty bảo hiểm
- Các kế hoạch về sức khỏe và phúc lợi của nhân viên phải được quản lý.
- Theo dõi các kế hoạch phúc lợi (chăm sóc sức khỏe, hưu trí, v.v.).
- Các tuyên bố về lợi ích phải được đối chiếu.
#6. Hệ thống CNTT và nhân sự
Mặc dù HRIS đã được mô tả, một điều phối viên nguồn nhân lực làm việc với nhiều hệ thống (nhân sự) và công nghệ. Đương nhiên, việc hỗ trợ – và tối ưu hóa – các hoạt động nguồn nhân lực bắt buộc phải sử dụng phần mềm, bắt đầu bằng việc hiểu cách sử dụng phần mềm. Do đó, cần có một số kiến thức về công nghệ nhân sự cũng như sự quan tâm đến CNTT.
#7. Giám đốc nhân sự
Điều phối viên nhân sự hợp tác chặt chẽ với giám đốc nhân sự - hoặc quản lý - người mà họ báo cáo. Điều này bao gồm những gì sẽ khác nhau tùy thuộc vào tổ chức, nhưng các chủ đề có thể bao gồm:
- Hỗ trợ giám đốc nhân sự trong việc giáo dục nhân viên và thực thi các chính sách kinh doanh
- Hỗ trợ giám đốc nhân sự với bất kỳ dự án cụ thể (ad hoc) nào phát sinh.
- Báo cáo tất cả các hoạt động nhân sự cho giám đốc nhân sự.
Làm thế nào để có được một công việc như một điều phối viên nhân sự
Bằng cử nhân về Nhân sự hoặc chuyên ngành tương tự, cũng như 1 hoặc 2 năm kinh nghiệm liên quan trong công việc nhân sự, thường được yêu cầu cho vị trí điều phối viên nhân sự.
Ưu tiên các ứng viên có kỹ năng tổ chức vững vàng và kinh nghiệm xử lý phần mềm nhân sự (tính lương) và cơ sở dữ liệu HRIS, cũng như chuyên môn của quản trị viên và điều phối viên.
Mức lương của một điều phối viên nhân sự
Mức lương trung bình của điều phối viên nhân sự tại Hoa Kỳ là 49,679 USD, với mức lương từ 41,699 USD đến 60,285 USD. Các mức lương có thể thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào nhiều thứ, bao gồm việc đi học, chứng chỉ, tài năng bổ sung và số năm bạn đã làm việc trong lĩnh vực của mình.
Câu hỏi phỏng vấn điều phối viên nhân sự
Người phỏng vấn sẽ hỏi bạn những câu hỏi chung để xác định động lực của bạn khi ứng tuyển vào vị trí này và phẩm chất của bạn để thành công. Trong cuộc phỏng vấn điều phối viên nhân sự, người phỏng vấn có thể hỏi những câu hỏi chung sau:
- Nói cho tôi biết thêm một chút về bản thân bạn.
- Tại sao bạn lại ứng tuyển vào vị trí nhân sự?
- Điều gì khơi gợi sự quan tâm của bạn khi làm việc cho tổ chức này?
- Bạn có thấy mình đang làm việc trong lĩnh vực nhân sự không?
- Bạn có tin mình sẽ thành công với vai trò này?
- Thủ tục ra quyết định của bạn là gì?
- Bạn thích phong cách quản lý nào?
- Bạn nghĩ bạn bè và gia đình sẽ mô tả bạn như thế nào?
- Thành tựu nghề nghiệp đáng tự hào nhất của bạn là gì?
- Tại sao bạn quyết định rời bỏ công việc trước đây của bạn?
- Bạn cần thực hiện những thay đổi nào để đạt được mục tiêu của mình?
- Hãy cho chúng tôi biết về nghiên cứu công ty mà bạn đã thực hiện.
- Hãy cho chúng tôi những gì truyền cảm hứng cho bạn.
Câu hỏi về nền tảng và kinh nghiệm của bạn
Người phỏng vấn đặt câu hỏi về nền tảng và kinh nghiệm của bạn để xem liệu bạn có thể xử lý các nhiệm vụ hàng ngày của công việc hay không. Kiểm tra mô tả công việc để chọn các khía cạnh bạn muốn nhấn mạnh về lý do tại sao bạn là ứng viên tốt nhất cho vị trí này.
Một số câu hỏi phỏng vấn về kinh nghiệm và nền tảng nhân sự của bạn bao gồm:
- Bạn đã từng làm việc trong lĩnh vực nhân sự chưa?
- Làm thế nào để thực tập nguồn nhân lực trước đây của bạn đủ điều kiện cho vị trí này?
- Vai trò này sẽ giúp bạn thăng tiến như thế nào trong sự nghiệp?
- Những tài năng nào bạn tin rằng bạn đủ điều kiện cho vị trí này?
- Kinh nghiệm trước đây của bạn trong các ngành công nghiệp khác nhau đã chuẩn bị cho bạn như thế nào cho vị trí này?
- Mô tả các tương tác của bạn với các nhà quản lý trước.
- Bạn ưu tiên và sắp xếp khối lượng công việc của mình như thế nào?
- Những tài năng nào bạn tin là cần thiết để thành công trong vai trò này?
- Những trách nhiệm nguồn nhân lực mà bạn quen thuộc nhất?
- Hãy cho chúng tôi biết về khả năng lãnh đạo của bạn và cách bạn dự định sử dụng chúng.
Câu hỏi chuyên sâu
Người quản lý tuyển dụng có thể hỏi bạn những câu hỏi chi tiết để đánh giá sự hiểu biết của bạn về các khái niệm nguồn nhân lực. Điều tra các câu hỏi chuyên sâu về nguồn nhân lực và xem xét sơ yếu lý lịch của bạn để xác định khả năng và kinh nghiệm làm việc của bạn như thế nào để có thể đưa ra các giải pháp phù hợp.
Trong cuộc phỏng vấn điều phối viên nhân sự của bạn, người phỏng vấn có thể hỏi bạn những câu hỏi chuyên sâu sau:
- Làm thế nào để bạn có ý định giải quyết một vấn đề với một người quản lý bộ phận?
- Mô tả cách tiếp cận của bạn để truyền đạt thông tin bí mật cho giám đốc điều hành.
- Thảo luận về thời điểm bạn phải làm nhiều việc cùng một lúc. Hãy cho chúng tôi biết về kết quả của những nỗ lực của bạn.
- Hãy cho chúng tôi biết bạn dự định trả lời như thế nào nếu một nhân viên yêu cầu bạn hỗ trợ họ thực hiện một nhiệm vụ không được chỉ định trong bản mô tả công việc.
- Làm thế nào để bạn hỗ trợ một đồng đội mắc lỗi trong một dự án?
- Mô tả thời gian khi bạn được yêu cầu làm chủ công nghệ mới trong công việc.
- Bạn sẽ thực hiện những bước nào để cập nhật các chính sách của công ty?
- Bạn sẽ tiếp cận việc truyền đạt thông tin công ty cập nhật cho nhân viên như thế nào?
- Thảo luận về cách bạn sẽ tiếp cận một nhân viên cần nâng cao hiệu suất công việc của họ.
- Làm thế nào để bạn xử lý một tình huống trong đó một nhân viên tìm kiếm thời gian nghỉ phép không phù hợp với chính sách của công ty?
Câu trả lời mẫu cho câu hỏi phỏng vấn điều phối viên nhân sự
Chuẩn bị cho các câu hỏi phỏng vấn tiềm năng có thể giúp bạn tự tin hơn để đưa ra các câu trả lời phù hợp và tăng cơ hội được tuyển dụng cho vị trí đó.
Dưới đây là một số câu hỏi và câu trả lời mẫu để bạn chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn với điều phối viên nhân sự:
#1. Bạn sẽ làm gì nếu bạn phạm sai lầm?
Nhà tuyển dụng đặt câu hỏi này để đánh giá khả năng giải quyết vấn đề của bạn. Mô tả thời gian khi bạn phải sửa chữa một sai lầm mà bạn đã mắc phải và tác động của nó đối với nhóm của bạn.
“Nếu tôi phạm sai lầm, tôi sẽ tự xử lý trừ khi nó thu hút sự chú ý của người quản lý của tôi.” Tôi sẽ nói ngay với sếp về lỗi của mình, đặc biệt nếu nó ảnh hưởng đến mọi người trong bộ phận. Ở vị trí trước đây của tôi, tôi đã mắc lỗi trong khi trình bày trước bộ phận về những thay đổi lợi ích. Tôi đã xin lỗi trước mặt đoàn làm phim về lỗi của mình và họ đã chấp nhận lời xin lỗi của tôi. Tôi cần phải nhận trách nhiệm về lỗi lầm của mình.”
#2. Điều gì sẽ là môi trường làm việc lý tưởng của bạn?
Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng xác định văn hóa doanh nghiệp mà bạn muốn làm việc. Thảo luận về trải nghiệm tuyệt vời tại nơi làm việc để giải thích lý do tại sao bạn muốn trở thành một phần của môi trường làm việc cụ thể.
Ví dụ: “Tôi muốn làm việc trong một môi trường định hướng theo nhóm, nơi mọi người có thể thể hiện và phát triển các kỹ năng của mình để đạt được các mục tiêu của tổ chức”. Thông tin trên trang web của công ty bạn đã truyền cảm hứng cho tôi ứng tuyển vào vị trí này vì sự chú trọng vào phát triển chuyên môn cũng như sự cộng tác của nhân sự từ tất cả các bộ phận. Tôi tin rằng bầu không khí làm việc với một nhóm gắn bó chặt chẽ là rất quan trọng đối với hiệu suất của tôi và sự thành công của đồng nghiệp.”
#3. Thảo luận về thời gian khi bạn phải làm việc dưới áp lực.
Trả lời câu hỏi này một cách hiệu quả thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy cam kết của bạn trong việc tạo ra kết quả chất lượng cao. Mô tả một trường hợp trong đó người quản lý cũ áp đặt thời hạn nghiêm ngặt đối với bạn và cách bạn đáp ứng chúng. Hãy cẩn thận ghi chi tiết kết quả của các thời hạn mà bạn đạt được để chứng minh chúng có thể được chuyển sang công việc tương lai của bạn như thế nào.
“Trong thời gian thực tập nhân sự của tôi, người quản lý của tôi đã giao cho tôi nhiệm vụ tạo một gói hướng dẫn thực tập vào cuối tuần đồng thời chuẩn bị một bài thuyết trình cho ngày hôm sau.” Tôi đã kiểm tra giấy tờ thực tập để xem tôi cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành nó. Sau khi xác định rằng việc hoàn thành gói sẽ mất vài ngày, tôi đã hoàn thành bài thuyết trình trước khi hoàn thành gói. Cuối cùng, tôi đã hoàn thành cả hai nhiệm vụ trước thời hạn của người quản lý. Xem xét phạm vi của nhiều nhiệm vụ cho phép tôi đưa ra những quyết định quan trọng về nhiệm vụ nào là quan trọng nhất.”
#4. Làm thế nào bạn sẽ xử lý một sự bất đồng với một nhân viên khác?
Bởi vì giải quyết vấn đề là một khả năng cần thiết để thành công trong nguồn nhân lực, người phỏng vấn có thể hỏi bạn nhiều câu hỏi về nó. Tham khảo công việc trước đây để giúp bạn phác thảo và giải thích cách bạn giải quyết vấn đề với nhân viên.
Ví dụ: “Chìa khóa để giải quyết xung đột là đặt câu hỏi, lắng nghe và ghi chú những điểm chính mà họ đưa ra”. Ở vị trí cũ của tôi, tôi đã nói chuyện với một nhân viên về vấn đề hiệu suất. Để cho phép họ có cơ hội phát biểu, tôi đã lắng nghe lập luận của họ trước khi trả lời.
Tôi sẽ ghi chú những gì họ nói và đề cập đến chúng khi tôi nói chuyện với người quản lý của anh ấy. Tôi đã hỏi các nhân viên về những sự kiện có thể đã dẫn đến hành vi của họ. Cuối cùng, nhân viên đã thấy lý do tại sao họ cần nâng cao hiệu suất của mình và tôi đã đưa họ vào kế hoạch phát triển của công ty.”
#5. Nếu một nhân viên sắp rời đi để làm việc cho một cuộc thi, bạn sẽ tiến hành phỏng vấn thôi việc như thế nào?
Nhà tuyển dụng có thể sử dụng câu hỏi này để kết nối khả năng giải quyết vấn đề của bạn với tình huống hiện tại trong chức năng điều phối nguồn nhân lực. Lập danh sách các câu hỏi chính để hỏi nhân viên trong trường hợp này. Nói về những hành động bạn sẽ thực hiện để học cách thực hiện một cuộc phỏng vấn thôi việc.
“Tôi định hỏi người quản lý của mình về quy trình thực hiện phỏng vấn thôi việc của công ty.” Hiểu quy trình xác định các câu hỏi tôi phải hỏi, đặc biệt là trong một tình huống căng thẳng. Trong một cuộc phỏng vấn thôi việc, mục tiêu của tôi là tìm hiểu về lý do rời công ty của nhân viên, liệu họ có kế hoạch làm việc lại trong cùng ngành hay không và bộ phận nhân sự có thể làm gì trong tương lai để cải thiện trải nghiệm của nhân viên. Nhân viên có thể giải thích lý do tại sao họ muốn làm việc cho đối thủ cạnh tranh, nhưng họ có trách nhiệm công khai thông tin đó.”
Sự khác biệt giữa Trợ lý Nhân sự và Điều phối viên là gì?
Mặc dù cả Trợ lý nhân sự và Điều phối viên nhân sự đều phục vụ công tác quản lý nhân sự và được coi là những vị trí mới bắt đầu, nhưng Điều phối viên nhân sự thường đảm nhận công việc cấp cao hơn, trong khi trợ lý phụ trách các trách nhiệm hành chính.
Điều phối viên nhân sự có quan trọng hơn một chuyên gia nhân sự không?
Một số ý kiến cho rằng về cơ bản chúng là cùng một tác phẩm và các tiêu đề có thể hoán đổi cho nhau. Những người khác cảm thấy rằng HR Generalist chịu trách nhiệm nhiều hơn một Điều phối viên HR. Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, các chức năng có thể được kết hợp và một người có thể đảm nhận tất cả các nhiệm vụ nhân sự.
Điều gì đến sau điều phối viên nhân sự?
Bạn có thể bắt đầu với tư cách là Điều phối viên Nhân sự ngay từ đầu trong sự nghiệp của mình. Khi bạn có được kinh nghiệm làm việc, bạn có thể thăng tiến lên vị trí Generalist. Bạn cũng có thể trở thành Chuyên gia được đào tạo cụ thể trong bất kỳ lĩnh vực nào nếu bạn mong muốn.
Làm thế nào để tôi trở thành một điều phối viên nhân sự hiệu quả?
Để trở thành một điều phối viên nhân sự tuyệt vời, bạn phải có định hướng chi tiết và có tổ chức, với kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt. Về bản chất, bạn sẽ cần kỹ năng con người để đồng cảm với nhân viên và kiến thức kỹ thuật để đảm bảo tổ chức của bạn tuân thủ tất cả các yêu cầu của liên bang và tiểu bang.
5 Nhiệm vụ của Nhân sự là gì?
Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm về năm chức năng: quản lý tài năng, bồi thường và phúc lợi cho nhân viên, đào tạo và phát triển, tuân thủ và an toàn tại nơi làm việc.
Vị trí của Điều phối viên Nhân sự là gì?
Điều phối viên nhân sự là một vị trí cấp trung.
Cuối cùng,
Điều phối viên nhân sự là một thành viên quan trọng của bộ phận nhân sự. Chúng giống như mạng nhện, đơn giản hóa các quy trình nhân sự hiện có và đảm bảo rằng tất cả các hoạt động nhân sự hoạt động hiệu quả, đồng thời hỗ trợ nhân viên và nhân viên mới giải đáp các thắc mắc của họ.
Bài viết liên quan
- ĐIỀU PHỐI VIÊN CHƯƠNG TRÌNH: Ý nghĩa, Công việc họ làm, Mức lương & Sơ yếu lý lịch
- TUYỂN DỤNG ĐỐI TÁC VIÊN: Ý nghĩa, Mô tả công việc, Bí quyết thành công & Câu hỏi phỏng vấn
- ĐIỀU PHỐI SỰ KIỆN: Định nghĩa, Mô tả công việc, Mức lương, Doanh nghiệp & Sự khác biệt
- ĐIỀU PHỐI TIẾP THỊ: Ý nghĩa, Công việc họ làm, Mức lương & Yêu cầu
dự án
