Chúng ta hoạt động trong thế giới kỹ thuật số, điều đó có nghĩa là với tư cách là chủ doanh nghiệp, chúng ta phải bắt kịp những thay đổi công nghệ ảnh hưởng đến ngành của chúng ta. Vì vậy, một hệ thống quản lý tài liệu là một trong những phát triển này. Khi nói đến việc tạo và duy trì lịch trình nhân sự, phần mềm này thực sự đáp ứng mọi nhu cầu. Do đó, trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem xét phần mềm, giải pháp quản lý tài liệu, v.v.
Hệ thống quản lý tài liệu
Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là một giải pháp phần mềm tự động để tổ chức, bảo mật, thu thập, số hóa, gắn thẻ, ủy quyền và hoàn thành các hoạt động với dữ liệu công ty của bạn là một hệ thống quản lý tài liệu. Mặc dù thực tế là hầu hết các hệ thống quản lý tài liệu đều lưu trữ dữ liệu trên đám mây, nhưng DMS còn nhiều hơn thế nữa. Bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho những công việc mà bạn yêu thích vì các hệ thống quản lý tài liệu sáng tạo, chẳng hạn như eFileCabinet, giúp bạn xử lý lượng lớn giấy tờ đổ vào công ty của bạn.
Quản lý tài liệu là quá trình xử lý tài liệu theo cách mà thông tin có thể được tạo ra, trao đổi, cấu trúc và lưu giữ một cách hiệu quả và thích hợp. Do đó, các công ty phải hiểu cách phát triển hệ thống quản lý tài liệu.
Nhiều công ty xử lý dữ liệu nhạy cảm phải được giữ an toàn và bảo mật, hoặc được truy cập kịp thời. Trong những trường hợp như vậy, một hệ thống quản lý tài liệu hoạt động tốt là rất quan trọng. Ngay cả khi công ty của bạn hoạt động không chính thức hơn, vẫn cần lưu giữ hồ sơ chính xác vì lý do tài chính và hiệu quả.
Tổng quan về hệ thống quản lý tài liệu
Hầu hết các công ty ngày nay đều cảm thấy thoải mái khi làm việc với các tài liệu kỹ thuật số và sử dụng các công cụ có khả năng lưu trữ và quản lý. Không thiếu phần mềm hoặc ứng dụng quản lý tài liệu, cả chung và theo ngành cụ thể, nhằm mục đích giúp công ty của bạn xử lý thông tin điện tử tốt hơn. Ví dụ: khách sạn vẫn có thể sử dụng sổ đăng ký khi nhận phòng và vẫn có thể tìm kiếm chữ ký trên thẻ tín dụng giấy, nhưng các khách sạn đang sử dụng OPERA đằng sau hậu trường để quản lý phòng, ghi chú và chạy hóa đơn.
Mặt khác, nhiều tổ chức nhỏ phải xử lý hỗn hợp dữ liệu kiểu cũ trên giấy và tệp điện tử, với số lượng dữ liệu giấy trong một số tình huống cao hơn đáng kể. Do đó, việc sử dụng công nghệ chụp ảnh tài liệu để chuyển đổi tất cả các tài liệu của công ty bạn sang các tệp điện tử là một câu trả lời cho thách thức của môi trường dữ liệu hỗn hợp. Do đó, đây có thể là một quá trình khá đơn giản hoặc nó có thể đòi hỏi một số sự khéo léo và các phương pháp tiếp cận chuyên biệt, tùy thuộc vào loại dữ liệu và tài liệu bạn làm việc.
Phần mềm quản lý tài liệu
Trong phần này của bài viết, chúng ta sẽ xem xét 15 phần mềm quản lý tài liệu.
# 1. CannyDoc
Sắp xếp các tài liệu chính thức và tìm kiếm chúng dễ dàng hơn bằng cách sử dụng công cụ quản lý tài liệu này. CannyDocs là một hệ thống quản lý tài liệu thông minh có thể sắp xếp các tài liệu chuyên nghiệp. Chức năng này cũng làm cho việc tìm và truy xuất tài liệu của bạn trở nên rất đơn giản. CannyDocs là một ứng dụng độc lập cho phép người dùng làm việc một cách dễ dàng. Nó là hệ điều hành bất khả tri, vì vậy bạn có thể cài đặt nó trên bất kỳ thiết bị nào chạy hệ điều hành.
# 2. LogicalDOC
LogicalDOC hỗ trợ các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô trên toàn thế giới giành quyền kiểm soát việc quản lý tài liệu, tập trung vào truy xuất nội dung nhanh chóng và tự động hóa quy trình kinh doanh. Do đó, nhóm của bạn có thể sử dụng dịch vụ của chúng tôi để sản xuất, đồng tác giả và điều phối bất kỳ số lượng tài liệu nào.
# 3. Bitrix24
Hơn 8 triệu tổ chức trên khắp thế giới sử dụng Bitrix24, một công cụ quản lý tài liệu miễn phí. Do đó, có sẵn các tùy chọn đám mây và tại chỗ (truy cập mã nguồn mở). Hơn nữa, đồng bộ hóa tệp, chia sẻ tệp, truy cập di động, chỉnh sửa tài liệu trực tuyến và ngoại tuyến, chỉnh sửa nhiều người dùng, v.v. tất cả đều có sẵn cho ổ đĩa cá nhân, nhóm và doanh nghiệp.
#4. giữ tập tin
Filehold phù hợp nhất cho các doanh nghiệp lớn trong các lĩnh vực như sản xuất hoặc chăm sóc sức khỏe yêu cầu quản trị thông tin. Do đó, đây là hệ thống quản lý tài liệu trên máy tính để bàn và thiết bị di động có thể mở rộng quy mô đến hàng nghìn người dùng và hàng triệu tài liệu. Nó có thể được cài đặt tại chỗ hoặc trên đám mây. Giữ an toàn cho tài sản trí tuệ của bạn bằng cách sử dụng xác thực hai yếu tố, được xây dựng trên Kiến trúc hướng dịch vụ của Microsoft. Hơn thế nữa, với giải pháp chữ ký điện tử, kiểm soát phiên bản và OCR của chúng tôi, bạn có thể cải thiện hoạt động và tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
# 5. Aptien
Quản lý văn phòng và nhân viên. Quản lý và sắp xếp vật tư, thiết bị, hợp đồng, mối quan hệ với nhân viên, tài sản và các vấn đề hành chính khác của bạn. Hơn nữa, nó đơn giản hóa các quy trình quan hệ nhân viên hàng ngày của bạn bằng cách tập trung chúng vào một nơi. Nói lời tạm biệt với công việc giấy tờ, bảng tính và ứng dụng lộn xộn của bạn bằng cách quản lý nhân viên tích hợp tuân thủ, các chính sách, thiết bị được phân bổ, tài sản, hợp đồng, dự án, nhiệm vụ và biên bản cuộc họp. Aptien có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của công ty bạn theo cách tương tự như LEGO có thể làm.
# 6. Legito
Quản lý tài liệu, quy trình công việc thông minh, phê duyệt, tập hợp hợp đồng và tự động hóa tài liệu là một số vấn đề bạn giải quyết với Legito. Do đó, không gian làm việc Tài liệu thông minh của bạn có tất cả dưới một mái nhà. Chức năng vượt trội giúp bạn thiết lập để tự động hóa các tài liệu gần như tự soạn thảo trong vòng chưa đầy hai giờ. Hơn nữa, Legito được hơn 150,000 người dùng ở 50 quốc gia sử dụng để xử lý tài liệu, bao gồm LexisNexis, Price Waterhouse Coopers, Skoda Auto và Societe Generale Group.
# 7. ABBYY FineReader PDF
ABBYY® FineReader PDF 15 là một tiện ích PDF để làm việc với các tài liệu kỹ thuật số hiệu quả hơn. Do đó, FineReader tích hợp các tài liệu đã quét vào quy trình làm việc kỹ thuật số và giúp số hóa, chuyển đổi, truy xuất, chỉnh sửa, bảo mật, chia sẻ và cộng tác trên tất cả các loại tài liệu trong môi trường làm việc kỹ thuật số trở nên dễ dàng hơn nhờ công cụ OCR dựa trên AI của ABBYY.
#số 8. Bynder
Bynder cho phép bạn tạo, nắm bắt, khám phá và phân phối các nhãn hiệu, sản phẩm kỹ thuật số và nội dung tiếp thị, chẳng hạn như tài liệu. Sử dụng các cấu trúc phân loại tùy chỉnh và tìm kiếm văn bản trong nội dung để quản lý tài liệu của bạn.
# 9. Xpertdoc
Sản phẩm sáng tạo và sản phẩm tự động hóa và tạo tài liệu trực quan từ. Do đó, Xpertdoc cho phép bạn đơn giản hóa, tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình nhất quán để tạo, tạo, quản lý, phân phối, lưu trữ và chữ ký điện tử của các tài liệu tốt hơn, nhanh hơn, dẫn đến cải thiện thông tin liên lạc, tăng tốc quy trình kinh doanh, tăng năng suất và giảm sự phụ thuộc vào CNTT. Chúng tôi cũng cung cấp kết nối với các nền tảng CRM phổ biến và hệ thống cốt lõi của doanh nghiệp như ERP, CPQ, ECM, v.v.
# 10. GoogleDocs
Một ứng dụng dựa trên web được thiết kế để lưu trữ, tạo và chỉnh sửa bảng tính cũng như tài liệu trực tuyến. Ngoài ra, các mẫu, trò chuyện và bình luận đều có sẵn.
# 11. Google Drive
Nền tảng chia sẻ tệp cho phép người dùng lưu trữ và chia sẻ danh bạ, ảnh, video, bản trình bày, bản ghi, v.v.
# 12. Microsoft Excel
Giải pháp phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp quản lý bảng tính, tạo đồ thị / biểu đồ, thực hiện tính toán, chia sẻ dự án, v.v. Phần mềm quản lý tài liệu này được sử dụng rộng rãi
# 13. Microsoft 365
Một bộ ứng dụng tích hợp bao gồm email, lịch và sổ địa chỉ được truy cập qua Internet 24/7.
# 14. Không gian làm việc của Google
Một bộ sản phẩm cộng tác dành cho các nhóm và SMB. Hội nghị trên web, chia sẻ tệp và lên lịch trên đám mây. Trước đây là G Suite.
# 15. Một ổ đĩa
Công cụ quản lý tài sản kỹ thuật số dựa trên web cho phép người dùng truy cập và chia sẻ tệp cũng như ảnh trên các thiết bị PC, Mac, Android và iOS.
Hệ thống quản lý tài liệu được sử dụng để làm gì?
Nhiều chức năng của hệ thống quản lý tài liệu bao gồm bảo quản an toàn các tài liệu nhạy cảm, ghi lại lịch sử sửa đổi và tạo điều kiện trao đổi tài liệu trong một tổ chức.
Việc gán từ khóa và thẻ cho từng tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu cũng giúp việc định vị các tệp nhất định trở nên đơn giản. Hơn nữa, các giải pháp này có thể hỗ trợ doanh nghiệp duy trì việc tuân thủ các tài liệu nhạy cảm (như những tài liệu được bảo vệ bởi HIPAA) bằng cách áp đặt các giới hạn quyền và bảo mật cần thiết đối với các tài liệu quan trọng được chọn.
Hệ thống quản lý tài liệu hoạt động như thế nào?
Quét tài liệu giấy hoặc tải xuống phiên bản kỹ thuật số qua email hoặc các ứng dụng khác là cả hai cách mà hệ thống quản lý tài liệu có thể thu thập tài liệu. Bước tiếp theo là lập chỉ mục, bao gồm việc tổ chức tài liệu theo các tiêu chí khác nhau (chẳng hạn như thẻ, từ khóa và siêu dữ liệu) để tạo điều kiện cho các tìm kiếm tiếp theo. Cuối cùng, giấy tờ được sắp xếp gọn gàng để đúng người có thể tìm thấy khi họ cần.
Do việc sử dụng rộng rãi các giải pháp quản lý tài liệu dựa trên đám mây, người dùng không còn bị giới hạn trong văn phòng của họ để truy cập các tệp của họ. Một số nhà cung cấp phần mềm quản lý tài liệu cũng cung cấp chương trình của họ dưới dạng ứng dụng dành cho thiết bị di động, giúp người dùng dễ dàng và linh hoạt hơn khi truy cập vào giấy tờ của họ.
Các yếu tố quan trọng nhất của một hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả là gì?
Hệ thống quản lý tài liệu tốt nhất sẽ thân thiện với người dùng và được trang bị các tính năng như kiểm soát phiên bản, công cụ cộng tác, truy cập di động và chia sẻ tệp. Do hai tùy chọn đầu tiên, các thành viên trong nhóm của bạn có thể cộng tác trên các tài liệu quan trọng ngay cả khi họ không ở cùng một địa điểm. Sử dụng kiểm soát phiên bản, bạn có thể xem lịch sử ai đã thực hiện các thay đổi đối với tài liệu của công ty và khi nào chúng được thực hiện.
Bạn cũng nên đảm bảo rằng phần mềm bạn chọn có sẵn các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để hạn chế quyền truy cập vào các tệp chỉ dành cho những người cần nó.
Những tính năng nào bạn nên tìm kiếm trong một hệ thống quản lý tài liệu chiến lược?
Một giải pháp quản lý tài liệu hiệu quả rất đơn giản trong cả thiết lập và mở rộng. Mức độ thành thạo kỹ thuật của nhóm của bạn sẽ xác định mức độ phức tạp của phần mềm bạn sử dụng để giúp họ sắp xếp và truy xuất tệp nhanh chóng và hiệu quả. Mọi người trong nhóm của bạn, bất kể họ đang ở đâu hoặc đang sử dụng thiết bị nào, đều có thể truy cập và chia sẻ tệp một cách dễ dàng và nhanh chóng cũng như làm việc cùng nhau trong nền tảng.
Các giao thức bảo mật, kiểm soát truy cập và phiên bản tệp là những yếu tố nên có trong bất kỳ hệ thống quản lý tài liệu phù hợp nào, nhưng chúng có tầm quan trọng tối cao trong các doanh nghiệp được quản lý chặt chẽ. Khả năng gắn thẻ và siêu dữ liệu, tìm kiếm từ khóa, lịch sử sửa đổi và khôi phục tài liệu, tự động xóa và lưu giữ tài liệu, quét ảnh, nhận dạng ký tự quang học và tùy chỉnh quy trình làm việc là các tính năng bổ sung giúp nâng cao tiện ích của hệ thống quản lý tài liệu. Các chương trình hàng đầu cũng có thể dễ dàng kết nối với cơ sở hạ tầng công ty hiện có của bạn.
Ví dụ về Hệ thống quản lý tài liệu tốt là gì?
Microsoft SharePoint: là hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả toàn diện nhất. SharePoint cung cấp các tính năng toàn diện cho quản lý nội dung doanh nghiệp. Các nhóm có thể chỉnh sửa tài liệu đồng thời nhờ các tùy chọn cộng tác tuyệt vời mà nó cung cấp. Để làm quen với tất cả các tính năng do phần mềm cung cấp, nhân viên có thể cần phải trải qua đào tạo thêm.
Điều gì tạo nên một hệ thống tài liệu tốt?
Nguyên tắc cơ bản nhất để tạo ra tài liệu chất lượng cao là làm cho nó trông hấp dẫn nhất có thể. Điều này chỉ ra rằng chúng ta phải cố gắng viết nó bằng ngôn ngữ rõ ràng nhất có thể mà con người có thể, mà không bỏ qua bất kỳ bước nào trong quy trình. Điều quan trọng là chúng ta phải kiềm chế đưa ra các giả định về mức độ hiểu biết của người tiêu dùng.
QMS và DMS là gì?
Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) và hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là hai loại giải pháp thường được các tổ chức trong ngành khoa học đời sống sử dụng để quản lý hiệu quả quy trình này. QMS được sử dụng để theo dõi các quy trình và kiểm soát, trong khi DMS được sử dụng để lưu trữ và theo dõi tất cả các tài liệu liên quan đến chất lượng.
Giải pháp quản lý tài liệu
Chúng tôi sẽ xem xét các giải pháp quản lý tài liệu đã và đang giúp giải quyết các vấn đề trong các công ty khác nhau của chúng tôi như thế nào.
# 1. Không gian lưu trữ ít hơn
Chi phí lưu trữ tài liệu giấy có thể dễ dàng tăng lên. Sau cùng, bạn sẽ cần mua tủ, hộp, thùng đựng tài liệu và dành chỗ cho chúng. Theo một nghiên cứu, việc lưu trữ tài liệu vật lý chiếm khoảng 15% diện tích văn phòng tổng thể. Hơn nữa, tại Hoa Kỳ, diện tích văn phòng có giá trung bình là $ 285 cho mỗi foot vuông. Do đó, đó là rất nhiều tiền để chi cho việc lưu trữ tài liệu với mức giá đó. Đây được coi là giải pháp chính của tất cả các giải pháp quản lý tài liệu.
# 2. Cung cấp sao lưu / phục hồi tài liệu
Việc lưu trữ các tài liệu vật lý không chỉ tốn kém mà còn có rủi ro. Hỏa hoạn, lũ lụt, động đất hoặc một thảm họa khác có thể phá hủy thông tin có giá trị trong nhiều năm và gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp của bạn. Tin hay không thì tùy, 40 đến 60 phần trăm tất cả các doanh nghiệp nhỏ không bao giờ mở cửa trở lại sau thảm họa. Thật không may, mặc dù điều này có thể gây ngạc nhiên nhưng thực tế là không thể khôi phục các tệp quan trọng.
# 3. Cải thiện quy trình làm việc
Trong một cuộc thăm dò ý kiến gần đây của Nintex với 1,000 người, 49% cho biết rất khó tìm tài liệu, 43% cho biết khó chia sẻ tài liệu và 33% cho biết việc tạo phiên bản tài liệu là một vấn đề. Đó là một sự lãng phí thời gian.
Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu, bạn có thể hợp lý hóa các thủ tục và tiết kiệm thời gian cho nhóm của mình. Nhân viên có thể ngay lập tức khám phá những gì họ cần, dễ dàng chia sẻ tệp và xác định mức độ gần đây của tài liệu vì hệ thống hoạt động như một kho lưu trữ tập trung, thân thiện với người dùng. Việc loại bỏ sự lộn xộn này cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
#4. Thúc đẩy tổ chức và kiểm soát phiên bản tốt hơn
Ngay cả khi bạn đã sử dụng kỹ thuật số, việc xác định xem các giải pháp quản lý tài liệu bạn đang xem có phải là phiên bản mới nhất hay không có thể khó khăn. Hãy nhớ rằng theo báo cáo của Nintex, 33% công nhân gặp khó khăn với việc kiểm soát phiên bản. Rõ ràng, điều này có thể dẫn đến rối loạn và nhầm lẫn.
# 5. Cho phép dễ dàng tuân thủ quy định
Mỗi doanh nghiệp đều có những quy định riêng và việc tuân theo những quy định này không phải lúc nào cũng đơn giản. Theo một cuộc khảo sát gần đây, có tới 56% nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe có thể không tuân thủ quyền tiếp cận HIPAA. Việc không tuân thủ không chỉ khiến bạn gặp phải những rắc rối pháp lý và khả năng bị phạt nặng mà còn có thể gây tổn hại đến danh tiếng của bạn và cuối cùng, làm tổn hại đến lợi nhuận của bạn.
# 6. Cấp quyền truy cập rộng hơn vào tài liệu
Một trong những nhược điểm đáng kể nhất của giấy tờ vật lý là chúng chỉ có thể ở một nơi mỗi lần và việc tạo bản sao không nhất thiết phải hiệu quả hoặc an toàn. Nếu bạn đầu tư vào một hệ thống để quản lý các tệp này, bất kỳ ai yêu cầu quyền truy cập vào tài liệu sẽ có thể làm như vậy mà không cần phải đợi người khác hoàn thành.
# 7. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Theo dõi các tệp giấy rất tốn thời gian và chi phí. Do đó, nhân viên có thể sử dụng hệ thống giải pháp quản lý tài liệu để tìm kiếm những gì họ cần theo từ, cụm từ hoặc văn bản hoàn chỉnh, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Bởi vì tất cả các tài liệu được lưu trên đám mây, nhân viên của bạn có thể đạt được mục tiêu của họ với chi phí thấp hơn và trong thời gian ngắn hơn.
Câu Hỏi Thường Gặp
SAP có phải là một hệ thống quản lý tài liệu không?
SAP DMS (Hệ thống quản lý tài liệu) là một thành phần ứng dụng chéo của SAP ECC cung cấp khả năng quản lý tài liệu, nội dung và tài sản kỹ thuật số mạnh mẽ. Hơn nữa, DMS được cung cấp bởi SAP® NetWeaver™. SAP DMS là một thành phần chính của giải pháp SAP PLM.
Làm cách nào để thiết lập DMS?
Cách sử dụng Amazon DMS để thực hiện di chuyển cơ sở dữ liệu
- Thiết lập Phiên bản sao chép DMS. Bắt đầu quá trình bằng cách tạo một phiên bản sao chép, bạn sẽ sử dụng phiên bản này để kết nối với cả hai cơ sở dữ liệu và thực hiện quá trình di chuyển. …
- Định cấu hình Điểm cuối Nguồn và Mục tiêu. …
- Định cấu hình Nhiệm vụ di chuyển và sau đó bắt đầu nó.
Kết nối DMS là gì?
Cấu hình kết nối DMS. Khi xác định nguồn của bạn, bạn tạo một cấu hình kết nối xác định thông tin được sử dụng để kết nối với cơ sở dữ liệu nguồn mà bạn đang di chuyển từ đó. Do đó, các cấu hình kết nối này là các tài nguyên độc lập, vì vậy khi bạn đã tạo một cấu hình, bạn có thể sử dụng lại nó trong các lần di chuyển sau này.
Bài viết liên quan
