Các công ty tạo ra một lượng lớn dữ liệu hàng ngày. Rất ít công ty sẵn sàng xử lý sự phát triển theo cấp số nhân về khối lượng, tốc độ và sự đa dạng của dữ liệu doanh nghiệp của họ. Ít hơn nữa được trang bị để xử lý và tính toán dữ liệu đó, cũng như làm cho các bản ghi được tạo có thể truy cập được đối với toàn bộ tổ chức. Mặc dù quản trị thông tin là một thông lệ được thiết lập tốt trong chính phủ, nhưng nó hiếm khi thúc đẩy các doanh nghiệp thuộc khu vực tư nhân đầu tư vào hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM).
Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực tiếp thị nội dung cho một công ty, bạn có thể thấy hữu ích khi tìm hiểu về các công cụ khác nhau có sẵn để giúp bạn quản lý nội dung. Trong phần tổng quan về quản lý nội dung này, bạn sẽ tìm hiểu về tất cả các tính năng của quản lý nội dung.
Quản lý nội dung là gì?
Quản lý nội dung đòi hỏi phải biên soạn, tổ chức, phân phối, truy xuất và điều chỉnh trang web hoặc nội dung kinh doanh của công ty.
Internet là nguồn tài nguyên lớn nhất thế giới, với hàng nghìn tỷ phim, blog, ảnh và các nội dung đa phương tiện khác như PDF. Nếu không có các biện pháp quản lý nội dung, vòng đời của nội dung kỹ thuật số sẽ trở nên điên cuồng, khiến nội dung trên internet trở nên không có cấu trúc, không khả dụng và hỗn loạn.
Các tính năng chính của quản lý nội dung là gì?
Khả năng tạo nội dung là tính năng đầu tiên và quan trọng nhất. Bạn cũng cần có khả năng chỉnh sửa và cập nhật nội dung khi cần. Phải có sự chuyển động trong nội dung.
Để cung cấp nội dung, bạn cũng cần một tập hợp các quy trình và khả năng. Nếu bạn dự định lưu trữ nội dung kỹ thuật số trên một trang web, bạn sẽ cần một cơ chế để chuyển đổi nội dung thành mã HTML.
Nếu bạn cần nội dung xuất hiện trên thiết bị di động, bạn phải có khả năng sửa đổi nội dung để vừa với màn hình.
Hệ thống quản lý nội dung là gì?
Hệ thống quản lý nội dung (CMS) cung cấp một cách có hệ thống để các tổ chức cung cấp nội dung. Đây là một công nghệ hỗ trợ các doanh nghiệp tạo, quản lý và cập nhật trải nghiệm với giao diện người dùng phù hợp.
Một CMS sẽ kết nối với một hệ thống riêng biệt chứa tất cả tài sản nội dung của công ty, sau đó trích xuất nội dung đó và đưa nội dung đó vào trải nghiệm đang được phát triển.
Một trong những tính năng quan trọng nhất của CMS là khả năng của người biên tập nội dung, thường là thành viên của nhóm tiếp thị, thực hiện các thay đổi đối với nội dung kỹ thuật số khi nội dung đó ở định dạng sẽ được xuất bản.
Trình chỉnh sửa nội dung có thể chỉ cần xem trước một trang web bằng CMS và xem nó sẽ trông như thế nào khi nó được hiển thị cuối cùng. WordPress và Drupal là hai ví dụ về hệ thống quản lý nội dung web.
Tại sao quản lý nội dung lại quan trọng?
Bởi vì nó cho phép bạn điều chỉnh việc phát triển, xuất bản và phân phối tài liệu kỹ thuật số, nên việc quản lý nội dung là rất quan trọng. Nói cách khác, nó hỗ trợ bạn sắp xếp các suy nghĩ và ý tưởng của mình để mọi người có thể tìm và xem nội dung của bạn.
Nếu không có quản lý nội dung, internet sẽ là một mớ hỗn độn dữ liệu không có vần điệu hay ý nghĩa. Tương tự, nếu công ty của bạn giống hầu hết, bạn lưu giữ dữ liệu trong nhiều hệ thống và kho lưu trữ thông tin khác nhau—một cách tiếp cận đã trở thành tiêu chuẩn trong hai thập kỷ qua do những tiến bộ đáng kể trong công nghệ thông tin. Lãng phí thời gian để tìm kiếm một tài liệu nhất định không được quản lý đúng cách—và bạn có thể không biết những thông tin khác mà bạn thực sự có. Tuy nhiên, với giải pháp quản lý nội dung, bạn có thể tổ chức tất cả tài liệu đó thành một hệ thống hợp lý, dễ truy cập và khám phá.
Quy trình quản lý nội dung
Quy trình bảy bước thường được sử dụng để quản lý nội dung:
- kế hoạch: Quyết định loại nội dung bạn muốn phát triển và nơi bạn muốn xuất bản nội dung đó trong bước này.
- Tạo nên: Quá trình này đòi hỏi phải đưa ra các khái niệm và sau đó đưa các khái niệm đó vào nội dung, chẳng hạn như video và mục blog.
- Cửa hàng: Sau khi bạn đã tạo nội dung của mình, bạn sẽ cần đặt nội dung đó ở nơi mọi người có thể tìm thấy. Các công ty thường lưu nội dung trên trang web, kho lưu trữ hoặc blog.
- Tạo quy trình làm việc: Giai đoạn này hỗ trợ việc tạo nội dung tuân thủ các chính sách của tổ chức trong khi vẫn duy trì tính nhất quán về chất lượng.
- chỉnh sửa: Đây là một trong những bước quan trọng nhất trong việc tạo ra nội dung sẵn sàng để xem cho cả con người và trình thu thập thông tin của công cụ tìm kiếm.
- Công bố: Giai đoạn này đòi hỏi phải cung cấp nội dung cho người dùng, chẳng hạn như khách truy cập trang web qua internet hoặc nhân viên qua mạng nội bộ của công ty.
- Lưu trữ hoặc xóa: Khi nội dung không còn hữu ích, giai đoạn cuối cùng của quản lý nội dung là xóa hoặc lưu trữ nội dung đó.
Lợi ích của quản lý nội dung là gì?
Việc quản lý nội dung không phải là một nỗ lực vô nghĩa. Cả doanh nghiệp và cá nhân đều có thể thu được lợi nhuận lớn từ việc quản lý nội dung.
Sau đây là một số ưu điểm của quản lý nội dung đối với doanh nghiệp:
- Cải thiện hiệu quả: Quản lý nội dung hỗ trợ các công ty tự động hóa và tổ chức xuất bản và sửa đổi nội dung. Điều này làm tăng hiệu quả và năng suất.
- Dịch vụ khách hàng tốt hơn: Với quản lý nội dung, các tổ chức có thể thiết lập cổng tự phục vụ, nơi khách hàng có thể khám phá câu trả lời cho các vấn đề của họ mà không cần gọi cho bộ phận chăm sóc khách hàng.
- Chi phí vận hành giảm: Tự động hóa các tác vụ bằng các giải pháp quản lý nội dung có thể giúp các công ty tiết kiệm chi phí lao động.
- Cải thiện khả năng hiển thị trực tuyến: Bằng cách hợp lý hóa quy trình quản lý nội dung, các công cụ tìm kiếm có thể xếp hạng và giới thiệu trang web cho khách hàng tiềm năng.
Các cá nhân có thể hưởng lợi từ việc quản lý nội dung theo một số cách, bao gồm:
- Thông tin thuận tiện: Với quản lý nội dung, mọi người có thể khám phá thông tin họ cần mà không cần phải sàng lọc hàng loạt tài liệu phi cấu trúc.
- Kiểm soát nội dung tốt hơn: Mọi người có thể sử dụng quản lý nội dung để xác định ai có quyền truy cập vào nội dung của họ và cách sử dụng nội dung đó.
- Phổ biến dễ dàng: Quản lý nội dung giúp các cá nhân dễ dàng phân phối nội dung của họ qua phương tiện truyền thông xã hội, email và các phương pháp khác.
Chiến lược quản lý nội dung
Các tổ chức phải có kế hoạch điều chỉnh nội dung kỹ thuật số của họ vì việc quản lý nội dung kinh doanh trực tuyến và doanh nghiệp là một nhiệm vụ phức tạp. Tuân thủ các phương pháp này là rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ khung quản lý nội dung nào:
- Lập bản đồ các ưu tiên của bạn: Điều quan trọng là phải xác định điều gì là quan trọng đối với tổ chức của bạn và sau đó kết nối phương pháp quản lý nội dung của bạn với những ưu tiên đó. Bạn có muốn thông báo cho người dùng hoặc hướng họ đến một trong những sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty bạn không?
- Xác định đối tượng mục tiêu của bạn: Tìm đối tượng phù hợp cho nội dung của bạn là rất quan trọng để đảm bảo phân phối và tương tác chính xác. Nghiên cứu thị trường, nghiên cứu từ khóa và phân tích tình cảm trên các nền tảng truyền thông xã hội có thể giúp bạn xác định đối tượng mục tiêu của mình.
- Xác định các kênh nội dung của bạn: Cần xác định kênh nội dung nào quan trọng đối với khán giả của bạn. Tìm các kênh nội dung phù hợp, cho dù qua email hay phương tiện truyền thông xã hội, sẽ hỗ trợ phát triển cấu trúc quản lý nội dung phù hợp.
- Xây dựng quy trình sáng tạo nội dung: Điều này bao gồm toàn bộ quá trình tạo nội dung, từ ý tưởng đến xuất bản.
- Sử dụng đúng công nghệ: Để hỗ trợ sản xuất, tổ chức, phổ biến và phân tích hiệu suất nội dung trang web, cần có nền tảng phát triển trang web, công cụ phân tích và các công cụ quản lý tài sản khác.
Ví dụ quản lý nội dung
Vì nhiều lý do, các doanh nghiệp sử dụng các chiến lược quản lý nội dung. Ví dụ: một công ty có thể sử dụng quản lý nội dung để:
- Phân phối thông tin nội bộ: Các công ty sử dụng hệ thống quản lý nội dung để chia sẻ thông tin nội bộ thông qua mạng nội bộ của công ty, chẳng hạn như giấy tờ, ảnh và video.
- Xuất bản một trang web: Bạn có thể xuất bản một trang web bằng quản lý nội dung. Điều này bao gồm lưu trữ các tệp trang web, theo dõi các thay đổi đối với các tệp đó và xuất bản các thay đổi lên một trang web trực tiếp.
- Xây dựng cửa hàng trực tuyến: Một doanh nghiệp có thể sử dụng quản lý nội dung để xây dựng một cửa hàng trực tuyến. Điều này bao gồm xử lý thông tin sản phẩm bao gồm mô tả, giá cả và tính khả dụng.
- Tạo một ứng dụng di động: Các công ty có thể sử dụng quản lý nội dung để tạo ứng dụng di động. Việc quản lý nội dung ứng dụng, bao gồm văn bản, hình ảnh và video, sẽ thuộc danh mục này.
Công cụ quản lý nội dung là gì?
Công cụ quản lý nội dung là các ứng dụng phần mềm giúp tiếp thị và quản lý nội dung sản xuất, tổ chức và xuất bản nội dung trực tuyến. Nhóm quản lý nội dung có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau để đạt được mục tiêu của họ, chẳng hạn như phần mềm cộng tác, hệ thống quản lý nội dung và chương trình phân tích. Một số chương trình tập trung vào một hoạt động chính duy nhất, trong khi những chương trình khác có thể cung cấp một số dịch vụ cho một nhóm. Ví dụ: người quản lý nội dung có thể sử dụng một công cụ để tạo phương tiện kỹ thuật số và một công cụ khác để xuất bản nội dung trên web.
Mọi người làm gì với Công cụ quản lý nội dung?
Bạn có thể thực hiện các tác vụ sau bằng các công cụ quản lý nội dung:
#1. tạo nội dung
Một số nhóm quản lý nội dung sử dụng các nền tảng phần mềm sáng tạo để phát triển nội dung cho trang web hoặc kênh kỹ thuật số của tổ chức. Các ứng dụng này cho phép bạn tạo tài liệu bằng văn bản, chỉnh sửa ảnh và tạo đồ họa thông tin và các tài nguyên trực quan khác. Chương trình bạn chọn có thể được xác định bởi ngành của bạn và nhu cầu của tổ chức của bạn. Ví dụ: nếu bạn là người tạo nội dung cho một đại lý tiếp thị kỹ thuật số, thì bạn có thể sử dụng một công cụ cho phép bạn tạo nhiều loại nội dung khác nhau, chẳng hạn như video, mục blog và sách lật ảo.
#2. Thiết kế và bảo trì trang web
Nền tảng hệ thống quản lý nội dung (CMS) cho phép các nhà quản lý tiếp thị và các nhà cung cấp nội dung khác tạo và chỉnh sửa trang web. Với những nền tảng này, bạn có thể tải lên, chỉnh sửa và xuất bản nội dung lên web mà không cần viết mã hoặc thực hiện các hoạt động kỹ thuật phức tạp. Nhiều nền tảng CMS cung cấp phần mềm mã nguồn mở hoặc miễn phí, trong khi những nền tảng khác có thể tính phí. Một số hệ thống cung cấp cả tính năng miễn phí và tính phí, cho phép bạn xây dựng trang web miễn phí và sau đó nâng cấp nếu nhu cầu của tổ chức bạn thay đổi.
#3. Quản lý công việc
Phần mềm quản lý quy trình có thể hỗ trợ người sáng tạo nội dung tối ưu hóa quy trình phát triển nội dung của họ và làm việc hiệu quả hơn. Chúng thường bao gồm các công cụ giúp bạn tổ chức các bước dự án, phân bổ nhiệm vụ và theo dõi tiến độ. Trong khi phát triển trang web mới hoặc chỉ đạo chiến dịch sửa đổi nội dung của tổ chức, bạn có thể thấy hữu ích khi sử dụng nền tảng cho phép tác giả tải tệp kỹ thuật số lên kế hoạch dự án, cho phép lưu giữ tất cả tài sản thế chấp ở một vị trí.
#4. Lưu trữ và tổ chức
Hệ thống quản lý nội dung và công cụ quy trình làm việc lưu nội dung kỹ thuật số đã hoàn thành, cho phép các thành viên nhóm tiếp thị truy cập nội dung đó từ mọi nơi. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng này để sắp xếp nội dung theo chiến dịch quảng cáo hoặc theo vị trí trên trang web mà nó sẽ xuất hiện khi xuất bản. Bằng cách cấp cho tất cả các thành viên trong nhóm quyền truy cập vào các tệp biểu trưng, ảnh và nội dung khác đã được phê duyệt, việc lưu trữ tất cả nội dung của bạn ở một nơi duy nhất trên đám mây sẽ giúp duy trì tính nhất quán của thương hiệu. Các hệ thống này cũng có thể hiển thị hướng dẫn về phong cách của thương hiệu trên nền tảng để người sáng tạo có thể dễ dàng khám phá.
#5. cải thiện trang web
Để đánh giá hiệu quả của một số phần nội dung trên trang web của công ty, các nhóm tiếp thị và quản lý nội dung thường sử dụng các gói phân tích. Các chương trình phân tích có thể cho quản trị viên nội dung biết phần nội dung kỹ thuật số nào thúc đẩy lưu lượng truy cập vào trang web bằng cách phân tích lượng truy cập, lượt tải xuống hoặc tỷ lệ nhấp của một trang web hoặc tài nguyên. Họ cũng có thể tạo thông tin về thời lượng người dùng dành cho các trang cụ thể của trang web và liên kết bên ngoài nào mang lại nhiều lưu lượng truy cập nhất cho trang web. Các chương trình này có thể hỗ trợ các nhóm nội dung cải thiện nội dung của họ để tiếp cận nhiều đối tượng hơn.
Công cụ quản lý nội dung
Đây là mười một công cụ dành cho nhóm quản lý nội dung:
#số 1. HubSpot CMS
Hubspot CMS Hub cho phép người quản lý nội dung xây dựng trang web từ đầu hoặc sử dụng các mẫu có thể định cấu hình. Giải pháp CMS thương mại này tương tác với các công cụ tiếp thị miễn phí của Hubspot, cho phép các nhà phát triển đưa các nút kêu gọi hành động và biểu mẫu thu hút khách hàng tiềm năng vào nội dung của họ. Các công cụ và dịch vụ của Hubspot CMS có nhiều cấp độ khác nhau, mỗi cấp độ có bộ tính năng và chi phí riêng. Các dịch vụ tiếp thị của Hubspot cũng kết hợp các công cụ phân tích và bảo vệ an ninh.
# 2. Wix
Wix là một hệ thống quản lý nội dung cho phép bạn thiết kế các trang web bằng cách kéo và thả. Các dịch vụ quản lý nội dung có sẵn ở một số cấp độ, bắt đầu bằng một công cụ miễn phí để tạo trang web và thêm nội dung bằng cách sử dụng tên miền và quảng cáo có thương hiệu Wix. Các phiên bản trả phí của Wix cung cấp nhiều khả năng tùy chỉnh hơn, cũng như khả năng sử dụng tên miền của riêng bạn và chấp nhận thanh toán qua trang web của bạn. Wix có bảng điều khiển thống kê cũng như các công cụ bổ sung để nâng cao khả năng tối ưu hóa của bạn.
# 3. Squarespace
Squarespace có nhiều cấp quản lý nội dung cao cấp, cho phép bạn tạo các trang web có chức năng phù hợp với ngân sách và mục tiêu của tổ chức. Nền tảng của chúng tôi bao gồm một số mẫu và phân loại chúng theo mục đích, giúp bạn dễ dàng chọn thiết kế phù hợp nhất với tính chất và quy mô của công ty mình. Bạn có thể thêm các tiện ích để cá nhân hóa các chức năng của trang web của mình và thêm các tính năng như cửa hàng trực tuyến hoặc hộp trò chuyện. Để xây dựng thương hiệu và tối ưu hóa hơn nữa, các doanh nghiệp và cá nhân cũng có thể mua tên miền từ Squarespace.
# 4. WordPress
WordPress là một hệ thống quản lý nội dung nguồn mở cho phép bạn tạo một trang web bằng nhiều mẫu khác nhau. Cộng đồng nhà phát triển WordPress đã xây dựng rất nhiều plugin mà bạn có thể sử dụng để tùy chỉnh trang web của mình và thêm chức năng cho thương mại, tương tác xã hội và các yếu tố khác của doanh nghiệp. Nó cho phép các trưởng nhóm hoặc quản trị viên trang web thiết lập các vai trò cấp các cấp độ truy cập khác nhau vào các công cụ của nền tảng cho những người dùng cụ thể. Ví dụ: nếu một người viết nội dung có công việc “Cộng tác viên” trên WordPress, họ có thể thêm nội dung mà không ảnh hưởng đến giao diện hoặc chức năng của trang web.
# 5. Drupal
Drupal là một nền tảng nguồn mở và khung ứng dụng web để xây dựng trang web. Nó cung cấp các chủ đề trang web và cho phép bạn tùy chỉnh màu sắc cũng như các tính năng phong cách khác trong giao diện trình tạo. Các mô-đun cho các chức năng trang web điển hình cũng có thể được thêm vào. Các nhà phát triển có kinh nghiệm hơn có thể thay đổi các công cụ và chức năng của trang web bằng cách sử dụng giao diện lập trình phức tạp của Drupal. Nền tảng này cũng bao gồm các công cụ trợ năng và quy trình công việc, có thể hữu ích cho các công việc quản lý dự án và cộng tác nội dung.
#6. tối ưu hóa
Các tổ chức có thể kết hợp các dịch vụ quản lý nội dung khác nhau do Optimizely cung cấp để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của họ. Bạn có thể sử dụng CMS của họ để xây dựng trang web cho công ty, quản lý dự án và tối ưu hóa năng suất của nhóm. Các dịch vụ thương mại của họ có thể hỗ trợ các công ty vì lợi nhuận mua hàng trực tuyến và gói phân tích của họ cho phép các tổ chức phân tích lưu lượng truy cập và các thống kê người dùng khác trên trang web của họ. Phần mềm phân tích cũng đưa ra các đề xuất để hỗ trợ các tác giả nội dung cải thiện SEO của họ và thu hút nhiều người dùng hơn.
# 7. Có nội dung
Nội dung cấu trúc cách tiếp cận của nó để quản lý nội dung và thiết kế trang web xung quanh các nguyên tắc linh hoạt. Nếu bạn làm việc cho một công ty sử dụng các phương pháp tiếp cận linh hoạt để quản lý hoặc phát triển dự án, Contentful có thể phù hợp. Bộ công cụ Contentful cung cấp ba cấp độ, bao gồm một nền tảng miễn phí dành cho các nhà phát triển cá nhân và một giải pháp thay thế doanh nghiệp tùy chỉnh. Nền tảng quản lý nội dung này chứa các công cụ để tạo và sắp xếp nhiều loại nội dung, cũng như các bản thiết kế để hỗ trợ bạn xây dựng trang web phù hợp với quy mô và mục tiêu của doanh nghiệp.
# 8. Asana
Asana là một ứng dụng quản lý công việc có thể hỗ trợ nhóm nội dung hoàn thành dự án với một số bước. Bạn có thể phát triển các kế hoạch dự án, giao trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ của nhóm. Nền tảng này có các hệ thống thông báo thông báo cho các thành viên trong nhóm khi các nhiệm vụ mới được giao cho họ và nhắc nhở họ về thời hạn. Các thành viên trong nhóm có thể tải văn bản, ảnh và video đã hoàn thành lên Asana và chương trình sẽ lưu tất cả nội dung được liên kết vào một điểm duy nhất, giúp dễ dàng chuyển sang hệ thống quản lý nội dung để xuất bản trên web.
# 9. Hootsuite
Hootsuite là một ứng dụng quản lý phương tiện truyền thông xã hội có thể hỗ trợ người quản lý nội dung tối ưu hóa việc sử dụng hồ sơ phương tiện truyền thông xã hội của công ty. Nó cung cấp bốn cấp độ dịch vụ, bao gồm giải pháp công ty được xây dựng tùy chỉnh cho các doanh nghiệp lớn. Công cụ này theo dõi hiệu suất của các bài đăng trên phương tiện truyền thông xã hội trên một số nền tảng và tạo báo cáo về các bài đăng thành công, mô hình tương tác tổng thể và nhân khẩu học của người dùng. Bạn có thể sử dụng thông tin này để thay đổi nội dung và lịch đăng phương tiện truyền thông xã hội của tổ chức, cho phép bạn tiếp cận đối tượng lớn hơn và khuyến khích người dùng tương tác với tổ chức.
# 10. Sprout Social
Với các công cụ để đăng, phân tích và đề xuất, Sprout Social cho phép các nhóm quản lý nội dung tối đa hóa nội dung truyền thông xã hội của họ. Nền tảng đăng ký này cung cấp ba cấp độ dịch vụ cho các tổ chức có quy mô và nhu cầu khác nhau. Người quản lý nội dung có thể thiết kế các chiến lược truyền thông xã hội và áp dụng chúng cho nhiều nền tảng bằng Sprout Social. Người dùng cũng có thể sử dụng nền tảng này để xây dựng quy trình công việc, lên lịch đăng bài trên các tài khoản mạng xã hội khác nhau và tạo báo cáo phân tích cho biết cách các loại bài đăng cụ thể tăng lưu lượng truy cập trang web và tương tác với khán giả.
- Hệ thống phần mềm quản lý nội dung tốt nhất cho trang web của bạn vào năm 2023
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ NỘI DUNG: 17 Công cụ Quản lý Nội dung Tốt nhất [2023]
- MẸO TIẾP THỊ: Hơn 10 mẹo hàng đầu cho SEO, Truyền thông xã hội & Tiếp thị nội dung
- NỘI DUNG CHẤT LƯỢNG: SEO, Mạng xã hội & Cách tạo chúng
- DỊCH VỤ TIẾP THỊ NỘI DUNG: Dịch vụ tốt nhất cho lưu lượng truy cập, xếp hạng và bán hàng
dự án
