Các doanh nghiệp phải liên tục phát triển và thích ứng để đáp ứng nhiều thách thức, bao gồm những thay đổi về công nghệ, sự gia tăng của các đối thủ cạnh tranh mới và những thay đổi về luật pháp, quy định hoặc xu hướng kinh tế cơ bản. Nếu không làm như vậy có thể dẫn đến trì trệ hoặc thậm chí tệ hơn là thất bại. Khoảng một nửa số sáng kiến thay đổi tổ chức đều thất bại, điều này cho thấy tầm quan trọng của việc các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp biết cách lập kế hoạch, điều phối và thực hiện thay đổi. Bạn đã từng được giao nhiệm vụ lãnh đạo một sáng kiến thay đổi quan trọng trong công ty của mình chưa? Bạn có muốn chứng minh rằng bạn có khả năng lãnh đạo một sáng kiến như vậy vào lần tới khi nó phát sinh không? Dưới đây là tổng quan về quản lý thay đổi là gì, các bước chính trong quy trình và các hành động bạn có thể thực hiện để cải thiện kỹ năng quản lý và làm cho vai trò của mình hiệu quả hơn.
Quản lý thay đổi là gì?
Quản lý thay đổi là quá trình hướng dẫn thay đổi của tổ chức từ đầu đến cuối, bao gồm lập kế hoạch thay đổi, thực hiện và hợp nhất. Nó đề cập đến cách các doanh nghiệp xử lý các thay đổi như triển khai công nghệ mới, thay đổi các quy trình hiện có và thay đổi hệ thống phân cấp của tổ chức. Tùy thuộc vào loại thay đổi bạn đang thực hiện, quy trình này có thể khác.
Tại sao Quản lý thay đổi lại quan trọng?
Tạo một kế hoạch quản lý thay đổi cho phép các tổ chức chuyển đổi suôn sẻ hơn trong thời gian thay đổi. Bạn có thể bắt buộc thay đổi, nhưng trừ khi bạn có kế hoạch thực hiện, giám sát và báo cáo về sự thành công của những thay đổi đó, nếu không bạn đang tự đặt mình vào tình thế thất bại. Quản lý thay đổi mang lại cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn đối với toàn bộ quy trình, điều này thường hỗ trợ kế hoạch triển khai và đầu tư tốn kém, bất kể loại thay đổi bạn muốn thực hiện.
Sau đây là một số cấp độ khác nhau của quản lý thay đổi:
- Thay đổi tổ chức hoặc chuyển đổi: Đây là những dự án quản lý thay đổi quy mô và phạm vi lớn. Những chuyển đổi này, chẳng hạn như thay đổi hệ thống phân cấp tổ chức, ra mắt sản phẩm mới hoặc trải qua chuyển đổi kỹ thuật số, thường rất kịch tính.
- Thay đổi thích ứng hoặc dần dần: Những dự án thay đổi này có phạm vi nhỏ hơn và liên quan đến những thay đổi nhỏ hơn đối với sản phẩm, quy trình, chiến lược và quy trình làm việc. Triển khai các công cụ phần mềm mới, thuê một thành viên mới trong nhóm để giải quyết vấn đề hoặc cập nhật chính sách làm việc tại nhà là những ví dụ về các dự án thay đổi thích ứng.
- Quản lý thay đổi cá nhân: Các dự án thay đổi này hỗ trợ các cá nhân trong việc quản lý thay đổi để thăng tiến trong vai trò của họ và/hoặc đạt được các mục tiêu cụ thể. Điều này có thể đòi hỏi phải học một kỹ năng mới.
Không phải mọi sáng kiến thay đổi sẽ phù hợp gọn gàng với một trong các cấp quản lý thay đổi. Hoàn toàn có thể xảy ra trường hợp các cấp trùng nhau.
Giả sử bạn đang thay đổi sơ đồ tổ chức của mình và khởi động một sáng kiến đào tạo nâng cao kỹ năng cho nhân viên hiện có. Nếu Workday cũng được triển khai để hợp lý hóa việc quản lý nguồn nhân lực của bạn, thì thay đổi của bạn sẽ giải quyết cả ba cấp độ.
Lợi ích của Quản lý Thay đổi
Quản lý thay đổi được cân nhắc kỹ lưỡng sẽ mang lại lợi ích cho tất cả các thay đổi, dù lớn hay nhỏ. Nếu không có sự quản lý phù hợp, bạn có thể sẽ gặp phải những rào cản và lãng phí thời gian cũng như tiền bạc vì sự thay đổi không đến với mọi người hoặc tổ chức một cách tự nhiên. Chìa khóa để thực hiện những thay đổi gắn bó là quản lý thay đổi.
Ở cấp độ tổ chức, giải quyết vấn đề quản lý thay đổi có những ưu điểm sau:
- Tích cực đấu tranh chống lại sự phản đối nội bộ để thay đổi.
- Thiết lập các mục tiêu rõ ràng cho các sáng kiến thay đổi, cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến trình.
- Phát triển các chiến lược thực hiện thay đổi hiệu quả có thể được tiêu chuẩn hóa và áp dụng cho các dự án thay đổi khác nhau trong toàn tổ chức.
- Tính đến và cân bằng các khía cạnh khác nhau của sự thay đổi, bao gồm con người, quy trình, công nghệ, v.v.
- Cho phép các cá nhân và nhân viên điều hướng thay đổi nhanh hơn, cho phép họ làm việc hiệu quả hơn.
- Cho phép các tổ chức tìm thấy ROI trên các dự án chuyển đổi của họ bằng cách tạo điều kiện cho sự thành công của các dự án thay đổi.
Các loại quản lý thay đổi
Tùy thuộc vào thay đổi cụ thể mà bạn đang điều hướng, bạn có thể sử dụng các lý thuyết và phương pháp hay nhất về quản lý thay đổi khác nhau. Xem xét cách bạn có thể tiếp cận từng loại trong bốn loại thay đổi sau:
- Thay đổi vượt trội: các sự kiện biệt lập làm thay đổi trải nghiệm của một người nhưng không có tác động đáng kể đến nhiều khía cạnh trong cuộc sống của họ. Ví dụ: thay đổi tên sẽ yêu cầu một số thủ tục giấy tờ nhân sự và địa chỉ email mới nhưng sẽ không thay đổi vai trò của người đó tại nơi làm việc.
- Gia tăng: Những thay đổi xảy ra dần dần thay vì đột ngột, chẳng hạn như nâng cấp công nghệ hiện có.
- Thay đổi con lắc: Một sự chuyển đổi đột ngột từ một thái cực sang quan điểm hoặc trạng thái đối lập. Ví dụ: chuyển từ 100% làm việc tại văn phòng sang làm việc 100% từ xa.
- Thay đổi mô hình: Những thay đổi về niềm tin hoặc giá trị trở thành chuẩn mực mới. Ví dụ: chuyển đổi thành công từ mô hình đồng bộ sang mô hình kết hợp liên quan đến cả giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ.
Quản lý thay đổi quy trình
Một tập hợp các điều kiện bắt đầu (điểm A) và điểm kết thúc chức năng (điểm B) là hai thành phần của quá trình thay đổi. Quá trình trung gian là năng động và diễn ra theo từng giai đoạn. Các bước chính của quy trình quản lý thay đổi được tóm tắt dưới đây.
#1. Sẵn sàng cho sự thay đổi trong tổ chức
Một tổ chức phải được chuẩn bị cả về mặt hậu cần và văn hóa để theo đuổi và thực hiện thành công sự thay đổi. Để đạt được kết quả kinh doanh tốt nhất, việc chuẩn bị về văn hóa phải diễn ra trước khi đi sâu vào hậu cần.
Người quản lý tập trung vào việc hỗ trợ nhân viên nhận ra và hiểu được nhu cầu thay đổi trong giai đoạn chuẩn bị. Chúng nâng cao nhận thức về những thách thức hoặc vấn đề khác nhau mà tổ chức phải đối mặt với vai trò là tác nhân thay đổi và gây ra sự không hài lòng với hiện trạng. Nhận được sự ủng hộ sớm từ những nhân viên sẽ giúp thực hiện thay đổi có thể làm giảm xung đột và kháng cự.
#2. Xây dựng tầm nhìn và chiến lược thay đổi
Khi một tổ chức đã sẵn sàng đón nhận sự thay đổi, các nhà quản lý phải vạch ra một kế hoạch toàn diện và thực tế để thực hiện nó.
Kế hoạch nên bao gồm các thông tin sau:
- Mục tiêu chiến lược: Sự thay đổi này ở mức độ nào để hỗ trợ tổ chức đạt được các mục tiêu của mình?
- Các chỉ số hoạt động chính: Thành công sẽ được xác định như thế nào? Những số liệu phải được di dời? Điểm khởi đầu cho cách mọi thứ hiện đang đứng là gì?
- Những người tham gia và nhóm dự án: Ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các thay đổi? Ở mỗi giai đoạn quan trọng, ai phải ký tắt? Ai sẽ chịu trách nhiệm triển khai?
- Phạm vi dự án: Dự án sẽ bao gồm những bước và hành động cụ thể nào? Điều gì nằm ngoài phạm vi của dự án?
Mặc dù có một cách tiếp cận có cấu trúc là rất quan trọng, nhưng kế hoạch cũng nên tính đến mọi điều chưa biết hoặc rào cản có thể phát sinh trong quá trình triển khai và yêu cầu sự nhanh nhẹn và linh hoạt để vượt qua.
#3. Đưa các thay đổi vào hành động
Thực hiện theo các bước được vạch ra trong kế hoạch để thực hiện thay đổi cần thiết là tất cả những gì còn lại sau khi nó được tạo ra. Các chi tiết cụ thể của sáng kiến sẽ xác định liệu điều này có dẫn đến những thay đổi đối với cấu trúc, chiến lược, hệ thống, quy trình, hành vi của nhân viên hoặc các khía cạnh khác của công ty hay không.
Người quản lý thay đổi phải tập trung trong quá trình triển khai vào việc trao quyền cho nhân viên của họ thực hiện các bước cần thiết để đạt được mục tiêu của sáng kiến và ăn mừng bất kỳ chiến thắng ngắn hạn nào. Họ cũng nên cố gắng dự đoán các rào cản và sau khi được xác định, ngăn chặn, loại bỏ hoặc giảm thiểu chúng. Trong suốt quá trình thực hiện, điều cần thiết là phải liên tục truyền đạt tầm nhìn của tổ chức tới các thành viên trong nhóm để nhắc nhở họ về lý do thay đổi.
#4. Tích hợp các thay đổi vào văn hóa và thực tiễn của công ty
Người quản lý thay đổi phải ngăn chặn việc quay lại trạng thái hoặc hiện trạng trước đó sau khi hoàn thành sáng kiến thay đổi. Điều này đặc biệt đúng đối với thay đổi tổ chức liên quan đến các quy trình kinh doanh như quy trình làm việc, văn hóa và xây dựng chiến lược. Nếu không có một kế hoạch phù hợp, nhân viên có thể quay trở lại “cách cũ” để làm mọi việc, đặc biệt là trong giai đoạn chuyển tiếp.
Việc sa ngã trở nên khó khăn hơn bằng cách kết hợp các thay đổi vào văn hóa và thực tiễn của công ty. Tất cả các cơ cấu tổ chức, kiểm soát và hệ thống khen thưởng mới đều nên được xem như những công cụ hỗ trợ cho việc sửa đổi các cây gậy.
#5. Đánh giá tiến độ và kết quả
Một sáng kiến thay đổi không nhất thiết phải thành công chỉ vì nó đã hoàn thành. Tiến hành phân tích và xem xét, còn được gọi là "phân tích sau dự án", có thể hỗ trợ các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong việc xác định liệu một sáng kiến thay đổi có thành công, không thành công hay có kết quả khác nhau. Nó cũng có thể cung cấp những hiểu biết và bài học có giá trị có thể được áp dụng cho các sáng kiến thay đổi trong tương lai.
Mẹo để quản lý thay đổi hiệu quả
Dưới đây là sáu phương pháp hay nhất về quản lý thay đổi chính cần tuân theo để đảm bảo quá trình chuyển đổi thay đổi hiệu quả, dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi.
#1. Thấm nhuần cảm giác cấp bách
Điều này tập trung vào việc trình bày sự thay đổi như một cơ hội cấp bách và thú vị, theo “Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter nâng cao”. Bạn phải cho những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi thấy rằng nó sẽ tăng năng suất và thực hiện công việc của họ hiệu quả hơn.
#2. Triển khai theo từng giai đoạn
Bằng cách phân đoạn sáng kiến của mình, bạn có thể tránh làm nhóm của mình choáng ngợp với quá nhiều thay đổi cùng một lúc. Những thay đổi nhỏ, dần dần sẽ dễ thực hiện hơn những thay đổi lớn, đột ngột.
Bạn cũng nên tiến hành thử nghiệm beta ban đầu với một nhóm nhỏ người thử nghiệm hoặc một bộ phận. Khi bất kỳ lỗi nào trong giai đoạn thử nghiệm đã được giải quyết, hãy triển khai thay đổi cho một nhóm lớn và sau đó là toàn bộ công ty.
#3. kháng địa chỉ
Giải thích sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến các bộ phận và người cụ thể như thế nào. Bằng cách giải quyết bất kỳ sự do dự nội bộ nào ngay từ đầu, bạn có thể tránh được sự kháng cự và giúp nhân viên của mình thích nghi với sự thay đổi.
#4. Sử dụng một loạt các kỹ thuật đào tạo.
Không phải ai cũng học theo cùng một cách, vì vậy điều quan trọng là cung cấp hướng dẫn thông qua nhiều phương pháp đào tạo và hình thức đào tạo nhân viên. Bạn nên cung cấp cho người dùng cuối và nhân viên của mình nhiều cách học khác nhau, chẳng hạn như:
- Đào tạo truyền thống có người hướng dẫn
- Học trực tuyến với LMS
- Video
- Hướng dẫn trong ứng dụng và hỗ trợ theo yêu cầu
#5. Xác định tác nhân thay đổi
Nếu không có sự hỗ trợ nội bộ, sáng kiến của bạn sẽ thất bại trước khi nó bắt đầu. Các nhà lãnh đạo thay đổi truyền cảm hứng cho toàn bộ nhóm để tiếp tục quá trình chuyển đổi. Các nhà lãnh đạo thay đổi của bạn phải là một bộ phận gồm các nhân viên từ các bộ phận khác nhau sẽ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi. Những nhà lãnh đạo này nên được yêu thích trong toàn tổ chức và có khả năng ảnh hưởng đến ý kiến.
#6. yêu cầu phản hồi
Lắng nghe nhóm của bạn là một cách tuyệt vời để cải thiện quy trình quản lý thay đổi của bạn và giải quyết bất kỳ mối lo ngại hoặc kháng cự nào có thể có. Điều này sẽ cung cấp cho bạn những ý tưởng để cải thiện việc triển khai thay đổi trong tương lai và lôi kéo từng nhân viên tham gia vào quá trình này.
Cách xây dựng kế hoạch quản lý thay đổi
Kế hoạch quản lý thay đổi sẽ hướng dẫn bạn và nhóm của bạn trong suốt quá trình chuyển đổi. Sáu bước này để tạo kế hoạch quản lý thay đổi (cộng với các mẫu quản lý thay đổi để giúp bạn bắt đầu!)
- Phát triển Đề xuất Thay đổi: Đây là lập luận của bạn về lý do tại sao thay đổi là cần thiết. Mô tả lợi ích, tác động và động lực của sự thay đổi.
- Xác định các nhà lãnh đạo thay đổi: Đây là những người ủng hộ mạnh mẽ cho sự thay đổi của bạn, điển hình là quản lý cấp cao và các nhà lãnh đạo có ảnh hưởng khác. Trong nhóm thay đổi này, điều quan trọng là phải kết hợp nhiều vai trò khác nhau.
- Xây dựng kế hoạch truyền thông quản lý thay đổi: Đây là chiến lược của bạn để truyền đạt mọi khía cạnh của sự thay đổi tới những người sẽ bị ảnh hưởng bởi nó.
- Thiết lập mục tiêu thay đổi và KPI: Đây là cách bạn theo dõi sự thành công (hoặc thất bại) của các khía cạnh sáng kiến thay đổi khác nhau. Tạo một kế hoạch để phân tích sự thay đổi sau khi nó được triển khai, với các mục tiêu và KPI gắn liền với các mục tiêu và kết quả kinh doanh. Làm cho những thứ này hiển thị cho mọi người trong tổ chức để truyền bá thông tin về dự án.
- Đầu tư vào các công cụ quản lý thay đổi: Phần mềm quản lý thay đổi và đào tạo nhân viên là những ví dụ về các công cụ đó.
- Tạo một kế hoạch đào tạo quản lý thay đổi: Điều này sẽ phác thảo cách đào tạo sẽ được cung cấp. Để tạo các kế hoạch đào tạo thay đổi được cá nhân hóa phù hợp với từng vai trò, bạn sẽ cần cộng tác với các lãnh đạo bộ phận và nhóm L&D.
Năm bước quản lý thay đổi là gì?
Quy trình quản lý thay đổi năm bước
- Hãy sẵn sàng cho một sự thay đổi trong tổ chức.
- Tạo một kế hoạch cho sự thay đổi và một tầm nhìn.
- Đưa sự thay đổi vào thực tế.
- Tích hợp các thay đổi vào văn hóa và chính sách của công ty.
- Đánh giá tiến độ và kết quả.
Các nguyên tắc của quản lý thay đổi là gì?
Bốn ý tưởng cơ bản là cần thiết để quản lý thay đổi hiệu quả:
- Hiểu sự thay đổi.
- Kế hoạch thay đổi.
- Thực hiện thay đổi.
- Giao tiếp thay đổi.
6 thành phần của quản lý thay đổi là gì?
Tạo, giao tiếp, dịch, triển khai, đánh giá và tái tạo là sáu yếu tố được xác định là cần thiết để triển khai và quản lý thay đổi thành công. Các yếu tố từ hai đến bốn tạo nên “đường cong sức mạnh” quan trọng.
Mục đích của quản lý thay đổi là gì?
Mục tiêu của quy trình Quản lý thay đổi là quản lý toàn bộ vòng đời của tất cả các thay đổi, cho phép triển khai các thay đổi có lợi với mức độ gián đoạn dịch vụ CNTT ít nhất.
10 nguyên tắc quản lý thay đổi là gì?
- Giải quyết một cách có hệ thống “khía cạnh con người”
- Bắt đầu ở trên cùng.
- Liên quan đến tất cả các lớp.
- Trình bày lập luận hình thức.
- Thúc đẩy quyền sở hữu.
- Truyền tải thông điệp.
- Đánh giá cảnh quan văn hóa.
- Giải quyết rõ ràng về văn hóa.
- Hãy chuẩn bị cho những bất ngờ.
- Nói chuyện với người đó.
3 loại thay đổi chính là gì?
Thay đổi phát triển, thay đổi chuyển tiếp và thay đổi chuyển đổi là ba loại thay đổi mà tất cả các nhà quản lý phải nhận thức được.
Chiến lược quản lý thay đổi là gì?
Quản lý thay đổi: năm chiến lược hiệu quả:
- Đưa ra các đề xuất khuyến khích.
- Đánh giá lại các giá trị văn hóa.
- Hiển thị thẩm quyền.
- Phân chia trách nhiệm cho sự thay đổi.
- Tìm các tác nhân thay đổi, những người sẽ ủng hộ bạn.
Bài viết liên quan
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ THAY ĐỔI: Kỹ thuật & Tất cả những gì bạn cần biết
- TRIỂN KHAI CRM: Định nghĩa, Ví dụ, Quy trình và Dịch vụ
- QUẢN TRỊ CHIẾN LƯỢC LÀ GÌ? Tầm quan trọng, Quy trình & Ví dụ
- THAY ĐỔI ĐẠI LÝ: Cách Xác định Tác nhân Thay đổi trong bất kỳ Tổ chức nào
- 20 phần mềm tốt nhất để quản lý thay đổi vào năm 2023: Đánh giá chi tiết
dự án
