Ngày nay, hầu hết mọi người sử dụng các phương tiện điện tử, chẳng hạn như email, nhắn tin và mạng xã hội để trò chuyện với nhau. Dành thời gian để đặt bút viết và đảm bảo rằng thư kinh doanh của bạn tuân theo phong cách tiêu chuẩn có vẻ cổ điển, nhưng điều đó quan trọng hơn bao giờ hết đối với các doanh nhân. Một lá thư kinh doanh được viết tốt có thể giúp bạn truyền đạt quan điểm của mình, cho dù bạn đang khuyến khích ai đó đọc báo cáo, giới thiệu bản thân với một khách hàng tiềm năng hay thể hiện lòng biết ơn. Thư viết tay vẫn rất cần thiết cho bất kỳ chiến lược truyền thông nào của chủ doanh nghiệp nhỏ. Trong phần này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn định dạng về cách viết một bức thư kinh doanh.
Thư kinh doanh là gì?
Thư kinh doanh là một lá thư trang trọng được viết với giọng điệu chuyên nghiệp và được gửi từ công ty này sang công ty khác. Những bức thư này có thể được sử dụng để giao tiếp chuyên nghiệp với khách hàng, nhân viên, các bên liên quan và những người khác. Các cá nhân cũng có thể sử dụng chúng.
Một lá thư kinh doanh được viết tốt có thể nổi bật, cho dù bạn đang cố gắng thông báo cho khách hàng tiềm năng về sản phẩm của mình, hợp tác với một công ty khác, thúc giục ai đó tham dự sự kiện của bạn hay gửi một thông điệp cảm ơn. Tuy nhiên, viết một lá thư kinh doanh là một dấu hiệu của sự chuyên nghiệp và tinh tế; tuy nhiên, nó có thể là một nỗ lực khó khăn nếu bạn không quen thuộc với khái niệm được truyền đạt trong bức thư.
Trên thực tế, ý tưởng về thư tín thương mại có thể khiến bạn cảm thấy lỗi thời và xa lạ.
Bạn có thể tự hỏi liệu có ai vẫn sử dụng tiêu đề thư trang nhã và phong bì trắng đơn giản hay không. Có lẽ đó chỉ là dĩ vãng, với email và tin nhắn.
Hơn nữa, không thể phủ nhận rằng cách viết thư truyền thống vẫn phục vụ một mục đích quan trọng trong thế giới kinh doanh ngày nay. Theo nghiên cứu, trung bình một nhân viên văn phòng nhận được 100 email mỗi ngày.
Điều này cho thấy rằng việc gửi thư đến hộp thư của ai đó thay vì hộp thư đến email của họ sẽ làm tăng khả năng thư của họ sẽ được đọc. Một lá thư kinh doanh được viết tốt có thể giúp bạn nổi bật giữa đám đông cho dù bạn đang cố gắng thông báo cho khách hàng tiềm năng về sản phẩm của mình, hợp tác với một công ty khác, thúc giục ai đó tham dự sự kiện của bạn hay chỉ đơn giản là bày tỏ lòng biết ơn.
các loại là gì Thư kinh doanh?
Thư từ kinh doanh, hay “thư từ kinh doanh,” là điều bình thường. Chúng tạo điều kiện thuận lợi cho khả năng của tổ chức trong việc hiểu và ghi lại các tương tác của tổ chức với các bên bên ngoài. Thông thường, các tập đoàn gửi thư cho các tập đoàn khác. Tuy nhiên, nó cũng có thể được giao cho khách hàng hoặc nhà cung cấp. Một ngày của công ty tràn ngập việc viết một bức thư kinh doanh theo nhiều phong cách khác nhau.
Một lá thư kinh doanh thường tuân theo định dạng tiêu chuẩn để nó rõ ràng và dễ đọc. Bạn phải biết và tuân theo khuôn khổ này nếu muốn giao tiếp tốt và giữ vẻ ngoài chuyên nghiệp. Danh tiếng của một tập đoàn được thể hiện trong mọi loại thông tin liên lạc mà nó gửi đi. Đó là lý do tại sao bạn cần đảm bảo rằng các lá thư kinh doanh của bạn được chuẩn bị đúng cách. Dưới đây là các loại thư kinh doanh:
#1. Thư bán hàng
Có thể nói rằng thư chào hàng là phong cách thư kinh doanh điển hình nhất. Mục đích của những bức thư này là nói với người đó về doanh nghiệp của bạn và khuyến khích họ làm điều gì đó.
Do đó, dòng mở đầu của một bức thư bán hàng rất quan trọng để tạo ra tác động. Bạn có thể khẳng định chắc chắn hoặc tham khảo các số liệu thống kê có liên quan. Thông thường, thư chào hàng sẽ giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ cho những người chưa từng sử dụng sản phẩm đó trước đây. Do đó, tuân theo định dạng chính xác cho một bức thư kinh doanh là rất quan trọng.
Các yếu tố cần xem xét khi soạn thư chào hàng:
- Tạo một đoạn đầu tiên hấp dẫn.
- Đưa vào lời kêu gọi hành động hấp dẫn giải thích điều bạn hy vọng khách hàng sẽ làm.
- Duy trì sự ngắn gọn và rõ ràng.
#2. Thư giới thiệu
Thư giới thiệu được viết bởi một chuyên gia về một chuyên gia khác để xác nhận kỹ năng và đạo đức làm việc của họ. Bức thư này còn được gọi là thư giới thiệu. Thư giới thiệu có thể giúp ai đó có việc làm, vào đại học hoặc được xem xét cho một cơ hội nghề nghiệp khác.
Sau đây là các thành phần của một thư giới thiệu mạnh mẽ:
- Mức độ liên quan của đề xuất: Để thiết lập độ tin cậy của người viết, thư giới thiệu nên nêu chi tiết mối liên hệ của tác giả với người nộp đơn. Thư giới thiệu thường được viết bởi một người biết rõ về ứng viên, chẳng hạn như đồng nghiệp, người giám sát, người cố vấn hoặc người hướng dẫn.
- Kiểm tra kỹ năng của ứng viên: Thông thường, phần giới thiệu chiếm phần lớn nội dung của bức thư và cung cấp các chi tiết cụ thể về trình độ, phẩm chất cá nhân, nguyện vọng nghề nghiệp và sự phù hợp của ứng viên cho vị trí đang ứng tuyển. Do đó, điều quan trọng là trình độ chuyên môn của chuyên gia thể hiện ở đây có thể áp dụng trực tiếp cho vị trí hoặc khóa học được đề xuất.
- Ví dụ: Tác giả nên đưa ra những ví dụ cụ thể về năng lực thể hiện của ứng viên trong thời gian họ làm việc cùng nhau. Có thể thu được cái nhìn sâu sắc về ảnh hưởng tốt của ứng viên đối với đồng nghiệp và nhà tuyển dụng trước đây từ dữ liệu này.
- Tóm tắt và Kết luận: Đoạn kết của thư giới thiệu nên trình bày lại trình độ của ứng viên và cung cấp cho người đọc thông tin liên lạc của người viết.
#3. Thư khiếu nại
Một bức thư kinh doanh thuộc loại này thể hiện sự không hài lòng với một dịch vụ hoặc hàng hóa, như tên cho thấy. Bạn rất dễ để cảm xúc chi phối khi nói về một sản phẩm hoặc dịch vụ kém. Một lá thư khiếu nại nên được viết một cách chuyên nghiệp và rõ ràng. Bạn muốn lá thư của mình nổi bật và giúp người nhận dễ dàng phản hồi tích cực, vì vậy hãy đảm bảo thực hiện điều này.
Ngoài ra, người nhận sẽ có xu hướng hỗ trợ bạn nhiều hơn nếu bạn thể hiện sự đồng cảm với họ trong bức thư của mình.
Mẹo để viết thư khiếu nại hiệu quả:
- Tập trung vào kết quả cuối cùng khi bạn viết thư.
- Nói chuyện kiên quyết nhưng lịch sự.
- Hãy chú ý đến những gì bạn đang bán. Đừng sử dụng bức thư như một nền tảng để tấn công người viết.
- Thông cảm với người khác có thể giúp mối bận tâm của bạn được giải quyết nhanh hơn.
#4. Thư từ chức
Nếu bạn muốn rời bỏ công việc hiện tại, bạn nên thông báo bằng văn bản cho chủ lao động. Một số công ty sẽ chấp nhận thông báo từ chức bằng lời nói, nhưng hầu hết sẽ muốn bạn viết và gửi một lá thư kinh doanh để làm bằng chứng rằng bạn đã nghỉ việc.
Sau đây là những mục phổ biến để đề cập đến trong một lá thư từ chức:
- Giải thích lý do nghỉ việc: Trình bày chính thức việc bạn từ chức khỏi công ty trong đoạn đầu tiên của bức thư này.
- Lý do thôi việc: Tùy thuộc vào hoàn cảnh, bạn có thể muốn cho chủ lao động của mình biết lý do bạn nghỉ việc. Nhận một công việc mới, trở lại trường học hoặc chuyển đến một nơi khác là tất cả các ví dụ.
- Ngày tháng: Nêu rõ ngày kết thúc công việc của bạn và ngày gửi thư. Công ty của bạn sẽ có thể lập kế hoạch tốt hơn cho sự ra đi của bạn và tìm người thay thế nếu bạn thực hiện hành động này.
- Lòng biết ơn: Một lựa chọn là bày tỏ lòng biết ơn đối với người chủ cũ của một người về kinh nghiệm và kiến thức thu được trong công việc. Đây là một hành động thể hiện tính chuyên nghiệp có thể giúp ích cho bạn trong tương lai khi bạn có thể cần sự giới thiệu từ chủ lao động của mình.
#5. Lá thư xin lỗi
Con người chịu trách nhiệm điều hành doanh nghiệp và con người có thể sai lầm. Điều quan trọng đối với sự thành công trong tương lai của công ty là lỗi này phải được nhận ra và khắc phục. Thực hiện bước đầu tiên trong bức thư của bạn bằng cách nói, “Tôi đã sai.” Sau đó, xin lỗi một cách chân thành và giải thích những gì doanh nghiệp của bạn sẽ làm để ngăn chặn những sai sót trong tương lai. Khi bức thư kết thúc, hãy nhắc lại yêu cầu được tha thứ của bạn.
Khi viết thư xin lỗi, hãy ghi nhớ những điều sau:
- Thừa nhận những thiếu sót của bạn.
- Bên cạnh việc gửi thư xin lỗi, bạn nên xem xét việc sửa đổi trực tiếp.
- Bức thư nên chứa một biểu hiện chân thành của sự hối tiếc.
- Chỉ định những thay đổi hoặc thay đổi sẽ được thực hiện.
#6. thư chấm dứt
Thư chấm dứt hợp đồng là một phương tiện thích hợp và hiệu quả để chấm dứt việc làm của nhân viên. “Thư thôi việc” là thuật ngữ chung cho các thư như thư chia tay, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động và thư kết thúc hợp đồng.
Khi viết thư chấm dứt hợp đồng, hãy đảm bảo bao gồm những điều sau:
- Thông báo về ngày chấm dứt: Tại thời điểm này, bạn nên cung cấp cho nhân viên thông báo về việc chấm dứt và ngày chấm dứt có hiệu lực. Điều này tránh mọi hiểu lầm và cho người lao động thời gian để sẵn sàng cho việc chấm dứt hợp đồng.
- Lý do thôi việc: Tránh bất kỳ sự hiểu lầm nào bằng cách giữ cho lý do của bạn về việc chấm dứt hợp đồng không tự nguyện của nhân viên rõ ràng và trung thực. Cung cấp các ví dụ để sao lưu yêu cầu của bạn khi có thể.
- Bồi thường và các lợi ích trong tương lai: Tiếp theo, phác thảo mọi khoản trợ cấp thôi việc hoặc các đặc quyền khác mà họ sẽ nhận được khi rời vị trí của mình. Điều này có thể bao gồm tiền lương, bồi thường kỳ nghỉ hoặc các lợi ích khác đến hạn nhưng không nhận được. Thông báo cho họ về những gì sẽ xảy ra với các tài khoản chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ và hưu trí của họ. Nhắc nhở họ về bất kỳ thỏa thuận nào họ đã ký trong quá trình giới thiệu, chẳng hạn như thỏa thuận không tiết lộ thông tin hoặc các thủ tục giấy tờ khác có thể ảnh hưởng đến việc chi trả thù lao và lợi ích của họ.
- Các bước tiếp theo: Để kết luận, vui lòng nêu chi tiết các bước tiếp theo của nhân viên. Thông báo cho nhân viên về bất kỳ tài sản nào của công ty, chẳng hạn như điện thoại di động, máy tính xách tay, chìa khóa, thẻ ID và thẻ đậu xe mà họ phải trả lại. Sau đó, hãy đảm bảo rằng họ biết cách liên hệ với đại diện Nhân sự của mình nếu họ có thêm bất kỳ lo ngại nào về lương, phúc lợi hoặc chính bức thư đó.
Định dạng của một bức thư kinh doanh
Có rất nhiều thư từ kinh doanh mà bạn có thể gặp phải trong quá trình làm việc của mình. Thư xin việc, thư giới thiệu và mọi thứ ở giữa đều có thể được hưởng lợi từ một lá thư kinh doanh được viết tốt. Nếu bạn muốn bài viết của mình thuyết phục hơn, hãy tìm hiểu về cấu trúc và định dạng của một bức thư kinh doanh. Sau đây là một định dạng thư kinh doanh.
#1. thông tin liên lạc của bạn
Định dạng thư kinh doanh tiêu chuẩn bao gồm địa chỉ của người gửi ở trên cùng. Nếu bạn không sử dụng tiêu đề thư, địa chỉ của bạn phải được viết ở dòng đầu tiên của bức thư, phía trên ngày tháng. Nếu bạn muốn thư được đóng lại đúng cách, tên và tiêu đề của người gửi sẽ ở phần kết luận. Chỉ cần có số đường phố, thành phố và mã zip. Dưới đây là một ví dụ về cách trình bày chi tiết liên lạc của bạn:
#2. Cuộc hẹn
Ngày viết thư được bao gồm trong dòng ngày tháng. Tuy nhiên, nếu bức thư của bạn cần nhiều ngày để viết, hãy bao gồm ngày nó được hoàn thành cuối cùng trong dòng ngày tháng. Sử dụng định dạng ngày của Mỹ khi giao tiếp với các doanh nghiệp Mỹ. (Tháng đến trước ở Hoa Kỳ khi viết ra một ngày. Ví dụ, ngày 2001 tháng XNUMX năm XNUMX.)
Hơn nữa, cách đầu trang hai inch, hãy ghi lại ngày tháng. Căn trái ngày hoặc tab vào giữa trang và nhập nó, tùy thuộc vào định dạng chữ bạn đang sử dụng. Cái sau yêu cầu địa chỉ của người gửi phải được căn phải trên tiêu đề thư.
#3. Địa chỉ và số điện thoại của người nhận
Bạn nên để một khoảng trống sau ngày tháng trên thư thương mại. Thông tin chi tiết của người nhận phải được nhập trên một dòng mới. Sử dụng định dạng mẫu này để trình bày dữ liệu của họ:
Để lưu ý [tên], [họ], [chứng nhận hoặc bằng cấp],
Bạn có thể liên hệ với tôi theo [số điện thoại], [địa chỉ email], [thành phố], [tiểu bang] và [mã bưu điện].
#4. Lời chào khai mạc
Bao gồm tên đầy đủ và tiêu đề giống như địa chỉ nội bộ. Chỉ sử dụng tên nếu bạn quen với người nhận và thường gọi họ bằng tên đó (ví dụ: “Dear Mary”). Trong tất cả các trường hợp khác, hãy sử dụng chức danh cá nhân và họ/họ được phân tách bằng dấu hai chấm. Sau lời chào, bỏ qua một dòng.
Nếu bạn không biết giới tính của người đó, hãy sử dụng lời chào trung lập, chẳng hạn như chức danh công việc và sau đó là tên của họ. Nếu bạn không thể biết giới tính của người đó, bạn cũng có thể sử dụng tên đầy đủ của họ để chào hỏi.
#5. Cơ thể
Nếu bạn đang sử dụng định dạng khối hoặc khối đã sửa đổi, hãy đánh dấu cách toàn bộ chữ cái và căn chỉnh các đoạn văn sang bên trái. Bạn nên đặt một dòng trống giữa mỗi đoạn văn. Hãy chú ý đến sự cần thiết của sự ngắn gọn trong khi soạn thảo một lá thư kinh doanh. Hãy nghĩ đến việc bắt đầu bằng một lời chào nồng nhiệt và sau đó nêu rõ quan điểm chính của bạn ngay trong đoạn đầu tiên. Đoạn tiếp theo sẽ bắt đầu trình bày lý do tại sao lập luận chính lại quan trọng đến vậy. Tiếp tục biện minh trong các đoạn sau bằng cách cung cấp ngữ cảnh và bằng chứng. Trong đoạn cuối, bạn nên trình bày lại mục đích của bức thư và trong một số trường hợp, hãy yêu cầu điều gì đó.
#6. lời chào bế mạc
Sau phần chính của bức thư, người ta thường để lại một đoạn trống và sau đó chọn một lời chào kết thúc hay. Một số lời chào điển hình để sử dụng khi kết thúc một lá thư kinh doanh là:
- Thân ái
- Trân trọng
- Trân trọng bạn
- Trân trọng
- Cảm ơn bạn
- Trân trọng.
#7. bao vây
Bao gồm một dòng đọc “Đính kèm” bên dưới dòng chữ ký của bạn để cho người nhận biết rằng có những tài liệu khác, chẳng hạn như sơ yếu lý lịch, được đính kèm với bức thư. Một cách khác là chỉ ra nội dung của phong bì bằng cách đặt tên cho từng mảnh giấy riêng lẻ. Ví dụ: nếu bạn đã gửi một số lượng lớn giấy tờ và muốn đảm bảo người nhận đọc tất cả, bạn có thể muốn cung cấp danh sách tên của họ. Ngoài ra, đọc THƯ ỦNG HỘ: Cách Viết Thư Ủng Hộ.
Các phần của một lá thư kinh doanh là gì?
Mặc dù nhiều loại thư khác nhau có các yêu cầu về định dạng và nội dung khác nhau, nhưng hầu hết các thư kinh doanh đều có chung một số yếu tố. Dưới đây là các phần của một lá thư kinh doanh.
- Thông tin liên lạc
- Dòng tiêu đề
- Lời chào / Lời chào
- Giới thiệu
- Thông tin chi tiết
- Kết luận
- Chữ ký.
Làm thế nào để viết một lá thư kinh doanh
Tuy nhiên, thư từ vẫn là phương tiện liên lạc sống còn trong lĩnh vực kinh doanh. Viết một lá thư xin việc ấn tượng có thể giúp bạn được tuyển dụng. Và bạn sẽ cần một đề xuất hấp dẫn để mời ai đó phát biểu tại sự kiện của công ty bạn.
Các chuyên gia thường không hiểu tầm quan trọng của các bức thư kinh doanh được viết tốt bởi vì họ nghĩ rằng kiểu giao tiếp này đã lỗi thời. Bởi vì điều này, phần lớn các cá nhân thậm chí không thể tạo ra một cái đơn giản. Dưới đây là những lời khuyên về cách viết một lá thư kinh doanh:
- Bao gồm ngày và tên, công ty và địa chỉ của người nhận.
- Việc sử dụng “Kính gửi” hoặc một lời chào trang trọng khác cho thấy bạn đang coi trọng bản thân và công việc của mình.
- Tạo một lời nói đầu hấp dẫn.
- Giải thích lý do tại sao bạn đang viết trong phần chính của bức thư.
- Thông điệp của bạn nên kết thúc bằng một yêu cầu rõ ràng về một số loại hành động.
- Sử dụng cách kết thúc trang trọng, chẳng hạn như “Trân trọng” để thể hiện sự chuyên nghiệp.
- Xin vui lòng đặt chữ ký của bạn trên lá thư vật lý.
- Điền thông tin liên hệ của bạn, bao gồm tên, địa chỉ gửi thư, số điện thoại và địa chỉ email.
Mục đích chính của một lá thư kinh doanh là gì?
Thư tín thương mại thường được sử dụng để truyền đạt thông tin, đưa ra chỉ dẫn, đặt câu hỏi, đưa ra yêu cầu, trả lại khoản thanh toán, ra lệnh, đưa ra lời khuyên, chỉnh sửa hoặc đặt câu hỏi mới. Tóm lại, một lá thư kinh doanh phục vụ chủ yếu cho: Mục tiêu chính của bất kỳ lá thư kinh doanh chính thức nào là cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động của công ty.
Kết luận
Ở đây trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu chi tiết về cách viết một lá thư kinh doanh chuyên nghiệp. Sau khi bạn học được nhiều loại thư kinh doanh và các định dạng khác nhau để viết chúng, bạn sẽ có thể viết một lá thư chuyên nghiệp bất cứ khi nào có dịp. Viết thư chuyên nghiệp thật dễ dàng nếu bạn học được định dạng tiêu chuẩn của thư kinh doanh.
Bây giờ bạn đã biết khi nào cần soạn một số loại thư kinh doanh. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng kỹ năng viết của mình.
Câu hỏi thường gặp về thư kinh doanh
Mục đích của một lá thư kinh doanh là gì?
- Hoàn thành giao dịch
- Tạo ra nhu cầu
- Mở rộng kinh doanh
- Thiết lập mối quan hệ
- Giải quyết vấn đề
Những đặc điểm xác định một lá thư kinh doanh?
- Thời lượng của việc này là không đáng kể.
- Đúng luận điểm. Nó làm cho các luận điểm trở nên rõ ràng và khuyến khích người đọc hành động tiếp theo.
- Nó thể hiện sự lịch sự.
- Giọng điệu khá nghiêm túc xuyên suốt tác phẩm.
- Nó không có lỗi.
Vì vậy, tại sao chúng ta cần thư kinh doanh, và họ làm gì?
Có rất nhiều mục đích để viết thư kinh doanh, bao gồm yêu cầu thông tin hoặc thực hiện hành động từ người nhận, đặt hàng với nhà cung cấp, sửa chữa sự hiểu lầm của người nhận, đưa ra phản hồi ngay lập tức, bày tỏ sự hối tiếc về hành vi phạm tội hoặc bày tỏ thiện chí.
bài viết tương tự
- ĐẾN KHI NÓ CÓ THỂ QUAN TÂM: Tất cả những gì bạn nên biết !!!
- THƯ CHẤM DỨT: Định nghĩa, Cách viết Một và Mẫu
- Cách tạo danh sách tiếp thị qua email từ Scratch trong 10 bước
- VAY CHO DOANH NGHIỆP NHỎ: Làm thế nào để có được một khoản vay cho doanh nghiệp nhỏ
- CÁCH VIẾT THƯ XUẤT HIỆN: Các bước, Ví dụ và Mẫu
Tài liệu tham khảo
