KẾ HOẠCH KỊCH BẢN: Chiến lược, các bước sử dụng nó và hơn thế nữa

Mục lục Ẩn giấu

Hiểu về kế hoạch kịch bản
Các loại kế hoạch kịch bản
Các bước thực hiện lập kế hoạch kịch bản
Các loại kịch bản là gì?
Lập kế hoạch kịch bản và lập kế hoạch chiến lược
Công cụ lập kế hoạch kịch bản
Bốn cách tiếp cận để lập kế hoạch kịch bản là gì?
Mục đích chính của việc lập kế hoạch theo kịch bản là gì?
7 giai đoạn của quá trình hoạch định chiến lược là gì?
3 yếu tố cơ bản của một kịch bản là gì?
bottom Line
Bài viết liên quan

Các tổ chức sử dụng việc lập kế hoạch theo kịch bản như một công cụ lập kế hoạch chiến lược để hỗ trợ việc tạo ra các mục tiêu dài hạn thành công. Nó liên quan đến việc suy nghĩ về các sự kiện tiềm năng trong tương lai và cách chúng có thể tác động đến doanh nghiệp. Để chuẩn bị cho sự không chắc chắn, doanh nghiệp thực hiện phân tích kịch bản. Nó hỗ trợ mọi người trong việc ra quyết định bằng cách cho phép họ cân nhắc các kết quả tiềm năng.

Lập kế hoạch theo kịch bản cố gắng loại bỏ hai lỗi phổ biến nhất mà các tổ chức mắc phải trong quá trình phân tích chiến lược, đó là dự đoán quá mức và dự đoán dưới mức về tương lai của tổ chức.

Hiểu về kế hoạch kịch bản

Nói một cách đơn giản, việc lập kế hoạch theo kịch bản mang lại cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp khả năng lập kế hoạch cho những tình huống không lường trước được và nhờ đó đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

Các công cụ lập kế hoạch kịch bản giúp việc lập kế hoạch kịch bản trở nên dễ dàng hơn nhiều vì doanh nghiệp có thể dễ dàng lập mô hình các kịch bản khác nhau để tìm ra cách giải quyết phù hợp nhất. Một tổ chức có thể chủ động thay vì chỉ ứng phó với các vấn đề khi chúng xuất hiện bằng cách sử dụng chiến lược lập kế hoạch theo kịch bản.

Quy trình lập kế hoạch kịch bản 7 bước bao gồm các bước mà tổ chức có thể thực hiện khi lập kế hoạch kịch bản để chuẩn bị tốt hơn cho những tình huống nhất định trước khi chúng xảy ra, đặt họ vào vị trí tốt hơn nhiều để phản ứng khi chúng thực sự xảy ra.

Các loại kế hoạch kịch bản

Dưới đây là một số loại kịch bản lập kế hoạch:

#1. Lập kế hoạch kịch bản định lượng

Việc xem xét các kịch bản tiềm năng trong cả trường hợp tốt nhất và xấu nhất có thể hữu ích. Và với việc lập kế hoạch kịch bản định lượng, bạn sẽ có được điều đó. Ngoài ra, bạn có thể nhanh chóng điều chỉnh mọi thứ bằng cách thay đổi một số yếu tố. Việc sử dụng thường xuyên nhất loại lập kế hoạch kịch bản này là khi lập dự báo tài chính.

Dự báo kinh doanh hàng năm cũng được tạo ra bằng cách sử dụng các kịch bản định lượng. Những mô hình này giả định trước rằng các biến quan trọng đã được biết đến và mối quan hệ của chúng là cố định.

#2. Lập kế hoạch kịch bản hoạt động

Các kịch bản hoạt động, thường được gọi là các kịch bản theo hướng sự kiện, tập trung vào những tác động tức thời mà một tình huống có thể gây ra đối với công ty. Để kiểm soát tình hình, người ra quyết định buộc phải đưa ra những phán đoán hoặc lựa chọn chiến lược nhanh chóng.

Đây là một trong những hình thức lập kế hoạch kịch bản nội bộ điển hình nhất mà doanh nghiệp sẽ tiến hành và giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hậu quả chiến lược và đưa ra các kế hoạch phù hợp.

#3. Lập kế hoạch kịch bản quy chuẩn

Những phác thảo một kết quả cuối cùng mong muốn hoặc có thể thực hiện được. Những kịch bản này tập trung vào các tuyên bố mục tiêu hơn là lập kế hoạch khách quan. Những mục tiêu này thiên về cách thức hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai hơn là về tầm nhìn của tổ chức.

Nhóm hỏi điều gì có thể nâng cao vị thế của tổ chức và sau đó tạo ra danh sách các triển vọng tích cực. Sau đó, họ lập danh sách mọi thứ có thể xảy ra sai sót trước khi xác định các tình huống bi quan. Cuối cùng, họ áp dụng một chiến lược chuẩn mực bằng cách tạo ra các kịch bản có khả năng dự đoán tốt nhất để ngoại suy tình trạng của thế giới hiện tại và thực tế của nó trong tương lai.

Vì chúng đưa ra bản tóm tắt các thay đổi và danh sách hoạt động cụ thể nên các kịch bản quy phạm thường được sử dụng cùng với các loại lập kế hoạch kịch bản khác vì chúng thường không hiệu quả khi sử dụng riêng lẻ mà khi được sử dụng cùng với một loại lập kế hoạch kịch bản khác.

#4. Kịch bản quản lý chiến lược

Kiểu lập kế hoạch này, còn được gọi là “tương lai thay thế”, tập trung nhiều hơn vào cách sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ hơn là toàn bộ tổ chức. Loại quy hoạch này là một trong những loại khó khăn nhất vì nó đòi hỏi những người ra quyết định phải có kiến thức chuyên sâu về tổ chức của họ, ngành, nền kinh tế địa phương và quốc gia, bối cảnh toàn cầu và các đối thủ để tạo ra một kế hoạch hiệu quả. .

Về mặt tích cực, chúng mang lại cho người lập kế hoạch sự linh hoạt trong việc ra quyết định và nhiệm vụ rộng rãi trong việc kể chuyện. Các công ty thỉnh thoảng thuê các nhà phân tích hoặc thậm chí là “những nhà tương lai học” để giúp lập kế hoạch kiểu này.

Các bước thực hiện lập kế hoạch kịch bản

Xuất phát từ việc lập kế hoạch kịch bản tại Shell, các bước sau đây có thể được thực hiện khi thực hiện lập kế hoạch kịch bản:

#1. Chọn khung thời gian

Đặt khung thời gian cho việc đánh giá của bạn có thể giúp bạn thực hiện phân tích kịch bản của mình. Hãy suy nghĩ về mục tiêu của bạn trong khi chọn khung thời gian. Khung thời gian của bạn có thể bị ảnh hưởng bởi một số trường hợp, chẳng hạn như:

Vòng đời sản phẩm của bạn
Quy trình công nghệ.
Môi trường chính trị ở quốc gia bạn cư trú
Phân tích đối thủ cạnh tranh của bạn

#2. Xác định các câu hỏi bạn muốn trả lời

Mỗi doanh nghiệp đều khác nhau, cũng như thông số kỹ thuật của từng mô hình. Các bước tiếp theo có thể được thực hiện bằng cách xác định các câu hỏi bạn muốn giải quyết. Các câu hỏi điển hình là:

Trong ba, năm hoặc mười năm nữa, những công nghệ nào vẫn còn phù hợp?
Làm thế nào bạn có thể chuẩn bị cho một môi trường kinh tế đang chuyển đổi theo cách tốt nhất có thể?
Doanh nghiệp của bạn nên lập kế hoạch tài chính gì trong trường hợp xảy ra một đại dịch khác?

Ngay cả khi bạn bắt đầu với một danh sách các câu hỏi được xác định trước, chiến lược của bạn có thể thay đổi theo thời gian. Có thể có nhiều câu hỏi cần được trả lời khi bạn khám phá.

#3. Xác định động lực

Tại đây, chúng tôi sẽ liệt kê tất cả các biến số tại nơi làm việc có thể ảnh hưởng đến công ty của bạn. Chúng tôi sẽ tuyển dụng một chày phân tích để làm điều đó. Mục tiêu của cuộc điều tra này là thu thập càng nhiều thông tin càng tốt về các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến công ty của bạn. Đã đến lúc phải tỉ mỉ.

Hãy nhớ rằng những điều này cũng không nhất thiết phải là điều xấu. Điều quan trọng là phải suy nghĩ về một số khía cạnh tích cực hơn mà vẫn có thể có tác động đáng kể, ngay cả khi chúng ta có xu hướng tập trung vào những điều ít ảnh hưởng đến chúng ta nhất.

Vì vậy, chúng tôi bắt đầu:

Ø Chính trị

Thành phần chính trị của cuộc kiểm tra này xem xét các hành động tiềm ẩn của chính phủ của bạn hoặc có lẽ là một quốc gia khác có thể có tác động đến công ty của bạn. Mặc dù có sự khác biệt giữa các khu vực trong quy định của chính phủ, nhưng phần nghiên cứu này cuối cùng sẽ là một trong những phần đơn giản hơn. Dưới đây là một số hình ảnh minh họa:

Thuế suất thuế thu nhập của bạn tăng 5% (còn được gọi là yếu tố kinh tế).
Gia tăng “quan liêu” trong lĩnh vực này.
Một quốc gia mà bạn phụ thuộc vào để sản xuất đang bị lôi kéo vào một cuộc tranh chấp thương mại với chính phủ liên bang.
Bầu cử người cai trị mới

Ø Kinh tế

Bất cứ điều gì có tác động tài chính đến bạn hoặc khách hàng của bạn đều thuộc danh mục cân nhắc về mặt kinh tế. Những biến số này có thể xảy ra cục bộ hoặc trên quy mô lớn hơn, điều đó có nghĩa là cuối cùng chúng sẽ ảnh hưởng đến bạn. Dưới đây là một vài trường hợp:

Chi phí của các nguồn tài nguyên thô mà bạn phụ thuộc vào tăng vọt.
Tỷ lệ thất nghiệp của thành phố của bạn đang gia tăng.
Thu nhập tùy ý của người tiêu dùng của bạn tăng lên.
Tỷ giá hối đoái dao động giữa quốc gia của bạn và quốc gia mà bạn phụ thuộc vào

Bất kỳ vấn đề hoặc sự kiện xã hội, nhân khẩu học hoặc văn hóa nào có thể có tác động đến công ty của bạn và ngành của nó đều được xác định trong thành phần xã hội của phân tích này, thường được gọi là phần “Xã hội”. Dưới đây là một vài trường hợp nổi bật:

Dân số thị trường mục tiêu của bạn đang già đi.
Sức khỏe và thể hình đang ngày càng thu hút được sự quan tâm của công chúng.
Áp lực xã hội phải ở trong nhà do đại dịch gây ra.
Những người có ảnh hưởng trên mạng xã hội có ảnh hưởng khá lớn đến quyết định mua hàng của người tiêu dùng.

Ø Công nghệ

Một trong những động lực mạnh mẽ nhất ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh trong năm qua chính là công nghệ. Tất cả các yếu tố liên quan đến công nghệ và internet có tác động đến công ty của bạn đều nằm trong các lực lượng này. Dưới đây là một vài trường hợp:

Giờ đây mọi người có thể làm việc tại nhà toàn thời gian nhờ công nghệ trò chuyện video.
Mức độ tự động hóa trong lĩnh vực của bạn đang tăng lên một cách đáng báo động.
Nguy cơ ngày càng tăng của ransomware và các cuộc tấn công trực tuyến
Kết nối internet toàn cầu đã tiến bộ đáng kể.

Ø Pháp lý

Các cân nhắc pháp lý của bản phân tích xem xét cả luật pháp, quy tắc, quy định an toàn và chính sách nội bộ và bên ngoài có thể có tác động đến công chúng hoặc công ty của bạn. Dưới đây là một vài ví dụ tuyệt vời:

Để ngăn chặn virus COVID-19 lây lan, chính phủ đã thiết lập giờ làm việc nghiêm ngặt.
Một ổ dịch COVID-19 đã được phát hiện tại một trong các cơ sở của bạn.
Bạn phải trả thêm lương cho nhân viên của mình do luật lao động gần đây.
Các biện pháp trừng phạt ngăn cản bạn kinh doanh với một quốc gia cụ thể.

Ø Môi trường

Các yếu tố môi trường xác định bất kỳ thay đổi nào về địa lý, nhiệt độ hoặc môi trường địa phương của bạn. Điều này có thể xảy ra ở địa phương hoặc trên quy mô toàn cầu. Dưới đây là một số hình ảnh minh họa:

Khu vực của bạn bị tàn phá bởi một thảm họa thời tiết nghiêm trọng.
Ô nhiễm không khí hoặc nước cực độ.
Khách hàng đang tích cực tìm kiếm các mặt hàng hiệu quả, có thể tái chế hoặc tái tạo.
Nhiệt độ trung bình toàn cầu tăng

#4. Xác định những điều không chắc chắn quan trọng

Chọn hai rủi ro hoặc sự không chắc chắn đáng kể có thể có tác động lớn nhất đến công ty của bạn từ danh sách các biến số thúc đẩy. Sau đó, hãy tính đến từng điểm cực trị của độ không đảm bảo. Việc chỉ chọn hai có thể là một thử thách. Nếu bạn hoàn thành chính xác bước trước, bạn sẽ có rất nhiều yếu tố dẫn động để lựa chọn. Hãy nhớ rằng bạn luôn có thể lặp lại quy trình này để tạo ra nhiều kết quả khác nhau.

Sẽ đơn giản hơn nếu bạn tính đến cả những khía cạnh sẽ có ảnh hưởng lớn nhất đến công ty của bạn và những khía cạnh có nhiều khả năng xảy ra nhất trong thời hạn bạn đã đặt ra.

Các giám đốc tài chính tạo ra nhiều tình huống khác nhau khi khủng hoảng xảy ra để nhanh chóng thiết lập các thông số về cách công ty nên phản ứng. Những kịch bản này dựa trên giả định rằng một số sự kiện nhất định sẽ có tác động đến sự tồn tại của tổ chức và do đó sẽ gây ra một loạt hành động.

Để hiểu được ý nghĩa của từng lĩnh vực của tổ chức trong thời kỳ khủng hoảng, doanh nghiệp phải tích hợp dữ liệu lịch sử với các kết quả tiềm năng. Các kế hoạch theo kịch bản có thể giúp các giám đốc điều hành có chút không gian để lùi lại một bước và xem xét các khía cạnh kinh tế, chính trị và môi trường. Các kịch bản khủng hoảng phải bao gồm các khía cạnh này theo thứ tự quan trọng nhất.

#5. Phát triển nhiều kịch bản

Việc tạo ra kịch bản thực tế là nhiệm vụ chính của việc lập kế hoạch kịch bản. Bạn phải phát triển một tình huống dựa trên các đặc điểm và xu hướng thị trường, cũng như từng thành phần mà chúng tôi đã phân tích ở các bước trước. Tạo một kịch bản hiệu quả cũng tương tự như tạo một cảnh cho một bộ phim. Sau khi tạo cốt truyện, bạn phải tập trung câu chuyện của mình vào đó.

Nhóm tài chính phải xác định những ưu điểm và nhược điểm của chiến lược trong khi phát triển một kịch bản và thực hiện hành động thích hợp. Tạo một kịch bản hiệu quả cũng tương tự như tạo một cảnh cho một bộ phim.

#6. Đánh giá một kịch bản

Nhóm kịch bản có thể đạt được sự cân bằng giữa tính độc đáo hoang dã và trí tưởng tượng dạng tự do bằng cách thực hiện theo quy trình từng bước có phương pháp. Dựa trên kiến thức và kinh nghiệm của mình, bạn có thể đưa ra phán đoán sáng suốt.

Cùng với nhóm của bạn, hãy đánh giá tác động của từng kịch bản sau khi bạn đã tạo nó. Trong khung thời gian nhất định, hãy cố gắng xác định vị trí hiện tại của công ty bạn và tương lai có thể có. Hãy xem xét những biện pháp bạn có thể thực hiện để đối phó với tình huống sắp xảy ra sau khi bạn có khái niệm rộng hơn về triển vọng của công ty mình.

Nhóm phải đảm bảo xem xét mọi yếu tố có thể ảnh hưởng đến vấn đề.

#7. Cập nhật chính sách và chiến lược phù hợp

Sau khi đưa các kịch bản vào thực hiện trong một khoảng thời gian, bạn nên xem lại kế hoạch chiến lược của mình và sửa đổi các chính sách để phản ánh những thay đổi mới nhất của thị trường. Việc này cần được thực hiện định kỳ để đánh giá và cập nhật. Theo các thông số môi trường vĩ mô mà chúng tôi đã nêu trước đây, điều kiện thị trường thường xuyên thay đổi.

Các kịch bản của bạn có thể hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên lộ trình mà doanh nghiệp của bạn đang hướng tới. Bạn có thể chuẩn bị cho mọi điều chỉnh cần thiết đối với công ty của mình bằng cách xem xét kịch bản trong tương lai. Vì vậy, tại một khoảng thời gian cụ thể, bạn cần có sự đánh giá và cập nhật cho phù hợp.

Một ví dụ lập kế hoạch kịch bản điển hình khi xem xét các bước này được trình bày ở đây: một công ty sản xuất ô tô, Company Alpha, với 20 năm kinh nghiệm trong ngành. Năm năm trước, họ đã tiến hành lập kế hoạch cho các kịch bản và phát hiện ra rằng sẽ có một thời điểm trong tương lai khi xăng dầu không còn nữa. Họ bắt đầu chuẩn bị cho khả năng này bằng việc mua lại một công ty sản xuất pin cách đây ba năm. Để tạo ra loại pin có thể chạy được 500 km chỉ sau một lần sạc, rất nhiều tiền đang được chi cho R&D. Tập đoàn đã lên kế hoạch tồn tại mà không cần xăng dầu sau khi ước tính bức tranh nguồn cung có thể phát triển như thế nào.

Các loại kịch bản là gì?

Các kịch bản thăm dò
Các tình huống tìm kiếm mục tiêu.
Các kịch bản sàng lọc chính sách.
Đánh giá chính sách hồi cứu.

Lập kế hoạch kịch bản và lập kế hoạch chiến lược

Quá trình tạo ra nhiều câu chuyện hoặc kịch bản tương lai đáng tin cậy được gọi là lập kế hoạch kịch bản. Điều này đòi hỏi phải xác định các xu hướng quan trọng bên ngoài và xác định xem chúng có thể tác động như thế nào đến môi trường mà doanh nghiệp sẽ phải hoạt động.

Trong khi đó, tầm nhìn chung cho tương lai, cũng như các chiến lược, mục tiêu, mục đích và hoạt động sẽ biến tầm nhìn đó thành hiện thực, đều được tổ chức tạo ra, ghi chép và cam kết thông qua một quy trình có cấu trúc được gọi là hoạch định chiến lược.

Phương pháp được sử dụng để hình dung tương lai là điểm khác biệt chính giữa kịch bản và hoạch định chiến lược:

Phương pháp lập kế hoạch theo kịch bản bắt đầu từ hiện tại và dự đoán các xu hướng có thể ảnh hưởng đến tương lai của tổ chức như thế nào.
Sử dụng mục tiêu trong tương lai của tổ chức làm điểm khởi đầu, quy trình hoạch định chiến lược vạch ra cách tổ chức có thể hiện thực hóa tầm nhìn đó bằng cách làm việc lùi lại từ hiện tại.

Công cụ lập kế hoạch kịch bản

Dưới đây là danh sách các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch kịch bản:

Ø Phần mềm phân tích kịch bản

Bằng cách sửa đổi các biến trong thời gian thực thông qua giao diện người dùng đơn giản, phần mềm lập kế hoạch kịch bản có thể kích hoạt khả năng lập kế hoạch động đồng thời đẩy nhanh quá trình phát triển và mô hình hóa các kịch bản.

Ø Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Tình hình tài chính hiện tại, các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cũng như những tác động tiềm tàng của các sự kiện bên trong và bên ngoài đối với công ty của bạn đều đóng một vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch kịch bản.

Thông tin về khối lượng bán hàng từ CRM của bạn có thể hỗ trợ bạn lập kế hoạch theo kịch bản bằng cách cung cấp câu trả lời cho các vấn đề như:

Doanh thu của công ty trong quý gần đây nhất là bao nhiêu?
Bạn đã thấy những mô hình nào trong lần bán hàng trước đây? Bạn có nghĩ họ sẽ còn tồn tại trong tương lai không?
Khả năng một sự kiện quan trọng trong ngành của bạn sẽ có ảnh hưởng đáng kể đến doanh số bán hàng, tích cực hay tiêu cực là bao nhiêu?

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ lưu giữ cơ sở dữ liệu về khách hàng tiềm năng và khách hàng. Khi được sử dụng đúng cách, nó cũng có thể là một công cụ hữu ích trong hộp công cụ của bạn để lập kế hoạch kịch bản.

Ø Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS)

Lập kế hoạch cho các cấp độ nhân sự, chiếm tới 70% chi phí SaaS, là phần lập kế hoạch theo kịch bản được chú ý nhiều nhất, cùng với việc dự đoán thu nhập. Các doanh nghiệp sử dụng số lượng nhân viên làm đòn bẩy chính và ngay cả những điều chỉnh nhỏ cũng có thể có ảnh hưởng lớn đến đường đi tài chính của họ. HRIS rất quan trọng đối với việc lập kế hoạch kịch bản vì điều này.

HRIS phải đóng vai trò là nguồn thông tin chính xác duy nhất cho tất cả dữ liệu liên quan đến nhân viên khi công ty mở rộng và thay đổi. HRIS chứa dữ liệu quan trọng giúp hỗ trợ các giả định trong kế hoạch nhân sự của bạn, chẳng hạn như thông tin về lương của nhân viên và hiểu biết sâu sắc về khả năng di chuyển công việc nội bộ. Những sai sót nhỏ hoặc tính toán không chính xác ở đây có thể có tác động bất lợi đáng kể đến các mô hình kịch bản của bạn.

Bốn cách tiếp cận để lập kế hoạch kịch bản là gì?

Xác định các động lực.
Xác định những điểm không chắc chắn quan trọng.
Phát triển các kịch bản hợp lý.
Thảo luận ý nghĩa của các con đường.

Mục đích chính của việc lập kế hoạch theo kịch bản là gì?

Mục đích chính là cho phép các chuyên gia và công chúng phản ứng linh hoạt trước một tương lai chưa xác định.

7 giai đoạn của quá trình hoạch định chiến lược là gì?

Hiểu sự cần thiết của một kế hoạch chiến lược.
Mục tiêu đề ra.
Xây dựng các giả định hoặc tiền đề.
Nghiên cứu các cách khác nhau để đạt được mục tiêu.
Chọn kế hoạch hành động của bạn.
Xây dựng một kế hoạch hỗ trợ.
Thực hiện kế hoạch chiến lược.

3 yếu tố cơ bản của một kịch bản là gì?

Bối cảnh chung hoặc câu chuyện toàn diện.
Các điều kiện cho phép người chơi thể hiện trình độ và năng lực đáp ứng khả năng, nhiệm vụ và mục tiêu luyện tập.
Các chi tiết kỹ thuật là cần thiết để mô tả chính xác các điều kiện của kịch bản.

bottom Line

Lập kế hoạch theo kịch bản cung cấp các phương pháp cho một tương lai không rõ ràng và do đó có thể khá khó khăn. Để thực hiện tốt nó đòi hỏi rất nhiều kiến thức và sự hợp tác.

Các tổ chức đang tìm cách xử lý sự không chắc chắn và tạo ra lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh liên tục thay đổi có thể hưởng lợi rất nhiều từ các công cụ lập kế hoạch kịch bản. Đó là một quá trình liên tục hỗ trợ các công ty duy trì sự đổi mới chứ không phải là hoạt động một lần.