Vì các công văn được coi là hồ sơ chính thức, các công văn cần phải được viết cẩn thận. Khái niệm về một lá thư trang trọng khác nhau theo nhiều cách và được đưa ra trong bài đăng này, cùng với hướng dẫn soạn thảo một lá thư. Vì vậy, bằng cách tìm hiểu thêm về những điều sau đây, bạn có thể cải thiện cách viết thư trang trọng. Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm hiểu các loại khác nhau của một bức thư chính thức, định dạng để viết cho chính phủ Hoa Kỳ và cho các mục đích yêu cầu
Định dạng công văn
Một bức thư trang trọng được viết bằng giọng điệu trang trọng, có tổ chức tốt và tuân theo các quy tắc nhất định về cách định dạng nó. Viết thư cho người quản lý, giám đốc nhân sự, nhân viên, hiệu trưởng trường cao đẳng hoặc trường học, giáo viên, v.v., là một cách chuyên nghiệp để sử dụng những bức thư này. Nhưng vì những lý do riêng tư, chúng tôi không gửi thư chính thức cho bạn bè, gia đình hoặc những người thân khác của mình.
Khi viết một bức thư chính thức, một số quy tắc nhất định phải được tuân thủ. Ngoài ra, các chữ cái phải được viết theo phong cách rất trang trọng. Nội dung của bức thư sẽ được truyền đạt một cách trang trọng do định dạng được sử dụng. Để truyền đạt ý tưởng mà bạn muốn truyền đạt đến người đọc, mỗi câu phải được viết cẩn thận.
Các loại Thư trang trọng
Có rất nhiều loại thư trang trọng, như đã nói, và chúng thường được chia thành các loại sau:
- Thư kinh doanh
- Yêu cầu thư
- Thư Gửi Báo
#1. thư kinh doanh
Văn bản kinh doanh nên ngắn gọn, chính xác và đơn giản. Câu chuyện không có chỗ trong một lá thư kinh doanh. Trước khi bạn bắt đầu viết một bức thư kinh doanh, có một số điều cần ghi nhớ.
- Sử dụng ngôn ngữ thông thường, hàng ngày để diễn đạt lập luận của bạn một cách rõ ràng thay vì biệt ngữ phô trương hoặc quá hung hăng.
- Không bao giờ sử dụng ngôn ngữ dành riêng cho ngành trong thư kinh doanh.
- Chữ viết tắt nên được sử dụng càng ít càng tốt.
- Nhiều định dạng địa chỉ được sử dụng, tùy thuộc vào người nhận và mục đích của bức thư.
- Khi đặt hàng bằng văn bản, bạn nên hết sức cẩn thận để chỉ định rõ ràng và ngắn gọn các mặt hàng cần thiết, cũng như chất lượng và số lượng mong muốn.
- Khi trả lời một bức thư kinh doanh, đừng bao giờ quên ghi ngày tháng và các tài liệu tham khảo (nếu có).
Thư trang trọng/công việc bao gồm thư từ người sử dụng lao động gửi cho nhân viên cũng như ngược lại, thư yêu cầu đặt hàng và thay thế các mặt hàng, thư bày tỏ quan ngại nghiêm trọng tới quan chức ở vị trí cao hơn, thư khiếu nại, v.v.
#2. thư yêu cầu
Thư ứng dụng điển hình bao gồm thư yêu cầu việc làm. Trước và sau khi viết đơn xin việc, hãy đảm bảo các chi tiết sau đây là chính xác:
- Luôn bắt đầu bằng phần giới thiệu ngắn gọn cho biết ứng viên đang trả lời quảng cáo việc làm trực tuyến hay in ấn.
- Bao gồm tuổi, trình độ học vấn và quá trình làm việc của người nộp đơn.
- Bạn sẽ cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn thực sự muốn làm việc cho tổ chức cụ thể đó bằng cách nói với họ điều này.
- Cung cấp tài liệu tham khảo để công ty có thể xác định tầm cỡ của nhân viên mà bạn sẽ trở thành.
Thư tuyển dụng phải tuân theo cấu trúc thư chính thức hoặc kinh doanh phù hợp.
#3. Thư Gửi Báo
Những bức thư này phải luôn được gửi tới “Người biên tập” và phải được ký tên “Trân trọng”. Thư gửi biên tập viên nêu lên những vấn đề cần lưu ý đến các cơ quan cấp trên. Những bức thư này phải chân thành và chuyên nghiệp. Hãy chắc chắn rằng tên và địa chỉ của bạn là chính xác, và rằng bạn đang viết bức thư vì một lý do đáng kính. Không tờ báo nào in những bức thư nặc danh.
Định dạng Công văn của Chính phủ
Để thể hiện quan điểm của bạn một cách hiệu quả về các vấn đề ảnh hưởng đến cộng đồng, tiểu bang hoặc quốc gia của bạn, hãy viết thư cho một thành viên của chính phủ. Địa chỉ gửi thư chính thức của nhà lãnh đạo mong muốn có thể được tìm thấy trực tuyến. Bởi vì nghi thức xưng hô thích hợp khác nhau giữa các quan chức, hãy nghiên cứu về nghi thức dành cho quan chức cụ thể mà bạn sẽ gửi thư. Dưới đây là định dạng để viết một bức thư chính thức của chính phủ:
#1. Giải quyết thư
Trong định dạng viết một bức thư chính thức của chính phủ, nó nên đề cập đến người mà bạn đang gửi thư. Ở đây, bao gồm tên, tiêu đề và địa chỉ gửi thư của người đại diện. Viết thư ngay ngắn và rõ ràng ở giữa phong bì. Sau đó, niêm phong phong bì. Dán tem vào góc trên bên phải của phong bì. Nếu bạn mong đợi phản hồi từ quan chức chính phủ này, vui lòng ghi tên đầy đủ và địa chỉ gửi thư của bạn vào góc trên cùng bên trái của phong bì.
#2. Quan sát hành vi phù hợp
Bức thư của bạn nên bắt đầu đúng cách bằng một lời chào và cũng nên kết thúc một cách thích hợp. Tùy thuộc vào cấp chính quyền, người này có thể sử dụng một nhóm thư ký để tìm kiếm thư từ quan trọng trong hộp thư của mình. Sử dụng họ và chức danh của người đại diện khi xưng hô với họ. Tuy nhiên, nếu chỉ có một người ở vị trí đó, bạn chỉ có thể gọi họ bằng chức danh (ví dụ: Chủ tịch Hạ viện, Thị trưởng hoặc Tổng thống). Bạn phải sử dụng họ để nói rõ bạn đang nói chuyện với ai nếu có nhiều người giữ chức vụ cùng một lúc (chẳng hạn như thượng nghị sĩ, công lý hoặc dân biểu).
Thực hiện một số nghiên cứu và tìm hiểu xem những người khác đã gửi thư cho quan chức chính phủ cụ thể này như thế nào. Một số nhóm hoạt động và trang web kiến nghị thực sự cung cấp hướng dẫn kỹ lưỡng về cách liên hệ với những người ra quyết định chính vì một lý do cụ thể. Ngoài ra, bạn có thể gửi email cho người đại diện.
#3. Viết một lá thư thuyết phục
Trước khi bạn gửi thư, hãy đảm bảo rằng quan chức chính phủ này có thẩm quyền hành động trên đó. Đừng đưa ra những đòi hỏi quá đáng. Đừng bao giờ yêu cầu nhân viên chính phủ hoàn thành một nhiệm vụ không liên quan gì đến lĩnh vực công việc của họ. Sau khi lùi lại một bước, hãy nghĩ xem liệu có cách nào tốt hơn để giải quyết vấn đề của bạn hay không.
Tùy thuộc vào thâm niên của họ, nhân viên chính phủ có thể nhận được hàng chục đến hàng trăm bức thư mỗi ngày. Viên chức này thậm chí có thể thuê những chuyên gia phân loại thư để xác định xem thư nào trong số một số thư được chọn thực sự đến tay họ. Trong thư của bạn, hãy ân cần, ngắn gọn và cập nhật. Trong dòng chủ đề hoặc câu đầu tiên, hãy đề cập đến một chủ đề nằm trong chương trình nghị sự của viên chức.
Hãy chắc chắn rằng thư của bạn là phù hợp. Bạn có thực sự cần trút bầu tâm sự hay bạn chỉ đang tỏ ra kịch tính? Hãy lịch sự và ngắn gọn nhất có thể trong yêu cầu của bạn. Đừng xúc phạm hoặc thô tục. Sự tôn trọng lan truyền nhanh chóng.
Mẫu Công văn Yêu cầu
Vì thư yêu cầu chính thức là một giao tiếp kinh doanh chính thức nên nó phải được sắp xếp theo định dạng của nó. Bắt đầu bức thư bằng cách giới thiệu bản thân và sử dụng lời chào thích hợp cho người nhận. Để rèn luyện trí nhớ của người nhận, hãy đề cập đến tên của bạn, bộ phận của bạn và bất kỳ tương tác nào trước đây mà bạn có thể đã có với họ. Bạn có thể tiếp tục thảo luận về vấn đề và mục tiêu của bức thư. Sử dụng ngôn ngữ và từ vựng đơn giản trong phần giới thiệu.
Luôn sử dụng tiêu đề thư chuyên nghiệp khi viết yêu cầu kinh doanh. Nếu bạn không có nó ở gần, hãy viết tên công ty, địa chỉ và số điện thoại của bạn ở giữa trên cùng của trang. Thực hiện theo định dạng này để viết thư yêu cầu chính thức:
#1. Ngày và địa chỉ nên được thêm vào.
Trong các bức thư kinh doanh, tiêu đề thường là ngày tháng và địa chỉ. Bao gồm tên, chức vụ và địa chỉ của người nhận trước. Cả hai bit thông tin nên được đặt ở bên trái. Ngày có thể được viết sau địa chỉ của người nhận hoặc ở trên cùng bên trái của bức thư. Bạn có thể phải tuân theo định dạng nếu đó là tiêu chuẩn tại nơi làm việc.
#2. Bao gồm Trích dẫn và Chủ đề.
Một dòng bên dưới nó, thêm số tham chiếu và chủ đề. Dòng chủ đề của một bức thư kinh doanh là rất quan trọng để thu hút sự chú ý của người đọc và dẫn họ đến nội dung của bức thư. Viết ngắn gọn—không quá sáu đến tám từ.
# 3. Lời chào
Nhập lời chào vào trường này. Hầu hết mọi người đều đồng ý rằng tất cả thư từ kinh doanh nên bắt đầu bằng “Kính gửi”. Nếu người nhận là một giám đốc điều hành cấp cao, bạn cũng có thể sử dụng được tôn trọng. Luôn sử dụng Dr., Mr., Mrs. hoặc Ms. khi xưng hô với người nhận một cách chuyên nghiệp. Sau lời chào, sử dụng tên thứ hai của người đó.
# 4. Viết phần giới thiệu
Trong đoạn mở đầu, bạn có thể xác định bản thân và doanh nghiệp của mình. Trong dòng tiếp theo, hãy cho người nhận biết nếu bạn đã nói chuyện với họ. Đặt yêu cầu của bạn trong không gian sau đó. Ba hoặc bốn câu có thể tạo nên đoạn mở đầu.
#5. Thêm các đoạn khác.
Những câu này cũng có thể chứa các chi tiết cụ thể của yêu cầu. Nếu cần thêm thông tin để hỗ trợ yêu cầu của bạn, bạn có thể đưa thông tin đó vào các đoạn riêng biệt hoặc trên một dòng. Chẳng hạn, tôi muốn xin nghỉ phép ba ngày từ [ngày] đến [ngày].
#6. Bao gồm một bản tóm tắt
Sau khi giải thích kỹ lưỡng về yêu cầu, bạn có thể thêm thông tin thích hợp hơn. Bạn có thể nêu điều gì đó dọc theo dòng Chúng tôi muốn nhận được phản hồi từ bạn càng sớm càng tốt vì đây là ưu tiên của chúng tôi. Nói, "Hãy cho tôi biết nếu bạn muốn biết thêm thông tin," cũng được chấp nhận. Tránh sử dụng các từ “ngay bây giờ” và “hãy xem xét việc này khẩn cấp”.
#7. Thêm đăng ký
Do nó tôn lên giọng điệu trang trọng của bức thư nên đây là một thành phần quan trọng của một bức thư kinh doanh. Đặt các cụm từ như “cảm ơn”, “với sự tôn trọng chân thành” và “của bạn” trong câu của bạn. Tránh nói bất cứ điều gì như “tạm biệt” hoặc “hẹn gặp lại” khi bắt đầu cuộc trò chuyện.
#số 8. Đặt chữ ký của bạn
Ký tên của bạn rõ ràng và đầy đủ. Trong các bức thư kinh doanh, đặc biệt là trang đầu tiên, tránh sử dụng tên viết tắt. Tên đầy đủ của bạn phải được in đậm sau chữ ký.
#9. Tham khảo tệp đính kèm
Nếu bạn bao gồm bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào, hãy thêm Encl: ở bên trái. Các tài liệu được đính kèm có thể được đánh số. Đảm bảo các tệp đính kèm theo đúng thứ tự, như được chỉ định trong thư.
Định dạng Công văn Hoa Kỳ
Nếu bạn chưa bao giờ viết một bức thư kinh doanh trước đây hoặc chỉ viết theo định kỳ, thì việc viết một bức thư đúng cách có thể rất đáng sợ. Ví dụ, khi nộp đơn cho công việc đầu tiên của bạn, bạn có thể được yêu cầu viết một lá thư xin việc. Tại Hoa Kỳ, định dạng khối đầy đủ và định dạng khối sửa đổi là hai kiểu thường được sử dụng nhất cho thư từ chính thức.
- Định dạng khối đầy đủ: Mỗi thành phần của một chữ cái được viết hoàn toàn bằng khối được căn chỉnh về bên trái và lề trái đánh dấu điểm bắt đầu của mỗi dòng. Sử dụng phong cách này nếu bạn không chắc chắn vì nó trang trọng hơn.
- Định dạng khối đã sửa đổi: Nó sử dụng định dạng khối đã sửa đổi với một số thành phần chữ cái được di chuyển sang bên phải. Ngày nay, phần lớn các tình huống yêu cầu phương pháp này.
Hãy chia nhỏ định dạng để viết một bức thư chính thức cho các quan chức Hoa Kỳ, cho cả định dạng khối đầy đủ và khối đã sửa đổi:
#1. Chọn giữa “Định dạng khối đầy đủ” và “Định dạng khối đã sửa đổi”.
Không ai trong số này nên được kết hợp. Khối đầy đủ, trong đó mọi thứ được căn chỉnh sang bên trái, là định dạng trang trọng hơn trong hai định dạng. Tuy nhiên, trong thời hiện đại, một khối được sửa đổi, trong đó một số bộ phận được di chuyển sang bên phải, hoạt động tốt trong hầu hết các tình huống.
#2. Nên Bao Gồm Địa Chỉ Của Bạn.
Đối với định dạng khối hoàn chỉnh và định dạng khối đã sửa đổi, địa chỉ của bạn phải ở bên trái. Tab văn bản trên thay vì căn phải nó.
#3. Bao gồm Ngày.
Bất kể định dạng bạn chọn là gì, ngày tháng phải được căn trái và đặt ngay bên dưới địa chỉ của bạn. Ghi rõ “ngày 15 tháng 2008 năm XNUMX” bằng văn bản.
#4: Bạn có thể muốn thêm một dòng tham chiếu
Nhập “Re:” trước dòng tham chiếu nếu bạn đang viết thư cho một doanh nghiệp lớn hoặc nếu bạn được hướng dẫn làm như vậy. Bỏ qua dòng chủ đề nếu bạn đang sử dụng dòng tham chiếu.
#5. Nên Chứa Tên và Địa chỉ của Người nhận.
Trong tất cả các định dạng, điều này nên được chứng minh. Trong trường hợp bức thư tách ra khỏi phong bì, bắt buộc phải đề cập đến tên đầy đủ và địa chỉ của họ (điều này thường xảy ra ở một văn phòng lớn). Đảm bảo tên và địa chỉ của người nhận được đặt sao cho họ có thể nhìn thấy trong cửa sổ nếu bạn đang sử dụng phong bì cửa sổ.
#6. Bao gồm Lời chào.
Dấu hai chấm nên đặt sau lời chào, còn được gọi là lời chào. (Ví dụ: “Thưa ông Jones: Luôn bảo vệ bên trái.”
#7. Cân nhắc Bao gồm Dòng Chủ đề
Việc sử dụng các dòng chủ đề ngày càng tăng, mặc dù nó không bắt buộc. Dòng chủ đề của bạn phải làm cho người đọc hiểu rõ nội dung của bức thư chỉ bằng cách liếc nhìn nó. Ở định dạng khối đã sửa đổi, nó có thể được căn trái hoặc căn giữa.
#số 8. Tự Viết Lá Thư.
Nội dung thư của bạn cần được căn trái, cách dòng đơn và in nghiêng (ở mọi định dạng). Thay vì thụt lề các đoạn văn, hãy sử dụng một dòng trống giữa chúng. Sử dụng giọng điệu trang trọng khi viết thư tín kinh doanh.
#9. Nên có một kết thúc thích hợp.
Sử dụng cách kết thúc trang trọng nổi tiếng như “Trân trọng” hoặc “Trân trọng” để kết thúc thư của bạn (một lựa chọn tốt cho người mà bạn đã biết). Điều này được theo sau bởi một dấu phẩy.
#10. “Thêm tên của bạn
Trong đoạn cuối cùng, hãy nhập tên của bạn sau khi chừa khoảng trống cho chữ ký của bạn. Bạn có thể thêm chức danh công việc và tên của chủ lao động vào dòng bên dưới tên của bạn, nếu thích hợp.
Định dạng của một công văn là gì?
Địa chỉ của người gửi, ngày, địa chỉ của người nhận, chủ đề, lời chào, nội dung của bức thư, phần kết thúc khen ngợi và cuối cùng là chữ ký có tên (bằng chữ in hoa) và chức danh đều phải có trong một bức thư chuyên nghiệp.
Định dạng tốt nhất cho một bức thư trang trọng là gì?
Định dạng cho Thư trang trọng:
- Địa chỉ của người gửi.
- Dữ liệu.
- Tên/chỉ định của người nhận
- Địa chỉ của Người nhận.
- Chào hỏi.
- Môn học.
- Nội dung [Nội dung, Giới thiệu và Kết luận]
Làm thế nào để bạn bắt đầu một công văn chính thức?
“Dear Ms. or Mr. Last Name,” một lời chào điển hình được sử dụng trong thư từ kinh doanh. Bạn có thể sử dụng nó trong lời chào nếu bạn biết cả họ và tên của họ.
4 loại thư trang trọng là gì?
Định dạng thư chính thức:
- thư hỏi
- Thư đặt hàng.
- đơn khiếu nại
- Thư phản hồi khiếu nại.
- Thư tiếp thị.
- Thư bán hàng.
- thư phục hồi
7 phần của một bức thư trang trọng là gì?
Hầu hết các chuyên gia đồng tình rằng một lá thư kinh doanh bao gồm bảy thành phần sau:
- Địa chỉ gửi thư.
- Dữ liệu.
- Vị trí của người nhận.
- Sự chào
- Thân hình.
- Chữ ký và đóng cửa.
- Vỏ bọc.
Bài viết liên quan
- ĐẾN KHI NÓ CÓ THỂ QUAN TÂM: Tất cả những gì bạn nên biết !!!
- THƯ VIỆC LÀM: Cách viết, mẫu và những điều không nên làm
- THƯ ỦNG HỘ: Cách Viết Thư Ủng Hộ
- Tại sao việc viết thư kinh doanh lại quan trọng như vậy trong thế giới ngày nay?
- DANH MỤC CHI PHÍ KINH DOANH: Các hạng mục chi phí kinh doanh tốt nhất năm 2023 cần xem xét
dự án
