Chỉ có con người mới tự hỏi vị trí của mình trong quá trình tuyển dụng sau một cuộc phỏng vấn xin việc, đặc biệt nếu mọi việc diễn ra suôn sẻ. Một email tiếp theo tuyệt vời mà bạn đã gửi sau cuộc phỏng vấn thể hiện sự nhiệt tình của bạn đối với công việc và sự sẵn sàng của bạn để tiến xa hơn. Sau buổi phỏng vấn xin việc, nhìn chung có ba email cơ bản mà bạn có thể gửi: một cho (những) người phỏng vấn ngay sau buổi phỏng vấn, một để theo dõi trong trường hợp bạn không nhận được phản hồi kịp thời từ họ và một để giữ lại. liên lạc vì lý do mạng. Bất chấp điều đó, có nhiều bẫy bạn nên tránh khi gửi email theo dõi sau cuộc phỏng vấn. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận về những cách tốt nhất để gửi email theo dõi sau cuộc phỏng vấn và cách viết email sau khi nộp đơn.
Tầm quan trọng của việc theo dõi sau phỏng vấn
Sau một cuộc phỏng vấn xin việc, việc gửi một email tiếp theo có thể phục vụ nhiều mục đích hơn là chỉ mang tính lịch sự. Nó mang đến cho ứng viên cơ hội thể hiện sự quan tâm và đam mê liên tục của họ đối với vị trí này, đồng thời khiến họ ghi nhớ trong suy nghĩ của người quản lý tuyển dụng.
Việc gửi email theo dõi sau cuộc phỏng vấn là một thông lệ và nó có thể giúp ích cho đơn đăng ký của bạn theo một số cách. Một lợi ích là nó cho phép bạn nhấn mạnh giá trị mà bạn sẽ mang lại cho tổ chức mà bạn đang ứng tuyển và nhắc lại sự nhiệt tình của bạn đối với cơ hội. Ngoài ra, nó giúp bạn để lại ấn tượng tốt với người quản lý tuyển dụng bằng cách thể hiện sự chu đáo và đánh giá cao của bạn.
Nó thể hiện sự nhiệt tình của bạn đối với công việc và sự sẵn sàng nỗ lực của bạn. Ngoài ra, nó cung cấp cho bạn cơ hội để trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc lo lắng nhà tuyển dụng có thể đã có nhưng không thể giải quyết trực tiếp trong cuộc phỏng vấn.
Ngoài ra, vì chúng thể hiện sự chú ý của ứng viên đến từng chi tiết và cam kết, nhà tuyển dụng thường thích các email tiếp theo sau cuộc phỏng vấn. Đôi khi, các nhà quản lý tuyển dụng thậm chí sẽ lựa chọn nhân viên của họ dựa trên chất lượng của những tấm thiệp cảm ơn. Do đó, việc gửi một người có thể tạo ra sự khác biệt giữa hai ứng viên có trình độ ngang nhau
Vì vậy, tốt nhất bạn nên thử viết một email tiếp theo hấp dẫn sau cuộc phỏng vấn. Điều này có thể giúp mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh, phân biệt bạn với những ứng viên khác và tăng cơ hội của bạn. Nhưng làm thế nào để bạn làm điều đó?
Cách gửi email theo dõi
Dưới đây là hướng dẫn về cách tốt nhất bạn có thể viết email theo dõi sau cuộc phỏng vấn;
#1. Bắt đầu email của bạn bằng dòng chủ đề
Ấn tượng đầu tiên của người nhận email về thông điệp của bạn sẽ dựa trên dòng chủ đề. Nếu bạn và người phụ trách trả lời các câu hỏi phỏng vấn của bạn đã trao đổi qua email, thông thường nên tiếp tục cuộc trò chuyện bằng cách trả lời cuộc trao đổi gần đây nhất.
Khi bắt đầu một tin nhắn mới, điều quan trọng là phải bao gồm một dòng chủ đề sẽ khơi gợi sự quan tâm của người nhận. Điều này có thể bao gồm một lời cảm ơn và tham chiếu đến cuộc trò chuyện diễn ra trong cuộc phỏng vấn. Tuy nhiên, bạn nên cố gắng đạt được sự trang trọng và nhất quán với giọng điệu trong cuộc phỏng vấn của mình.
Ví dụ, dòng chủ đề của bạn có thể là,
- “Rất vui được nói chuyện với bạn hôm nay”
- “Cảm ơn bạn đã phỏng vấn tôi,” hoặc
- “Thật vui khi được gặp bạn hôm nay.”
#2. Đảm bảo thêm một lời chào thích hợp
Trong phần mở đầu bức thư của bạn, hãy xưng hô với người nhận bằng tên của họ. Bạn có thể xưng hô với người được phỏng vấn bằng tên của họ nếu bạn đã thiết lập mối quan hệ cá nhân với họ. Mặt khác, nếu bạn không quen với người đó hoặc không chắc chắn về cách xưng hô với họ, bạn có thể sử dụng họ của họ.
Những lời chào tốt bao gồm, “Kính gửi Maria,” “Kính gửi cô Williams,” “Kính gửi ông Watson,” v.v.
#3. Soạn nội dung email của bạn Giới thiệu lý do bạn gửi email
Nội dung của email tiếp theo phải cực kỳ ngắn gọn và trực tiếp. Bắt đầu bằng cách cảm ơn người phỏng vấn đã dành thời gian cho họ đồng thời nhắc họ về ngày phỏng vấn.
Để minh họa, bạn có thể nói điều gì đó như;
“Thật vui khi được gặp bạn và tìm hiểu thêm về vai trò [vị trí mà bạn ứng tuyển], vì vậy tôi đánh giá cao việc bạn dành thời gian gặp tôi sáng nay cho buổi phỏng vấn”
#4. Nhắc lại mong muốn của bạn cho công việc
Nhắc lại sự nhiệt tình của bạn đối với công việc trong khi giải quyết các chủ đề và/hoặc sự kiện phỏng vấn cụ thể. Đề cập đến những phẩm chất cụ thể khiến bạn trở thành ứng cử viên lý tưởng cho vai trò đó hoặc lý lịch và sở thích của bạn phù hợp với những điều cần thiết cho vị trí đó như thế nào.
Ví dụ: “Tôi thực sự tò mò muốn tìm hiểu về [thảo luận về một khía cạnh của doanh nghiệp hoặc công việc đã thu hút bạn trong cuộc phỏng vấn].” “Tôi rất vui mừng về khả năng [giải thích bạn sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho tổ chức hoặc các kỹ năng và sở thích của bạn phù hợp với yêu cầu của vị trí hoặc tổ chức như thế nào].”
#5. Thêm một đoạn kết thúc
Kết thúc bằng một đoạn văn ngắn gọn thảo luận về các giai đoạn sau và hỏi xem bạn có cần thêm thông tin nào không (trừ khi điều này đã được giải quyết trong cuộc phỏng vấn). Bạn có thể nói rằng thông tin được yêu cầu đã được cung cấp, đưa ra hoặc được đính kèm trong email này nếu nó được yêu cầu trong cuộc phỏng vấn.
Ví dụ: “Nếu tạm thời bạn có bất kỳ hướng dẫn hoặc yêu cầu nào khác đối với tôi, vui lòng cho tôi biết.” “Tôi muốn nghe từ bạn.”
#6. Thêm chữ ký làm lần chạm cuối cùng vào email của bạn
Bao gồm một tuyên bố kết thúc chính thức hoặc bán chính thức, cũng như tên và thông tin liên hệ của bạn, tùy thuộc vào mức độ trang trọng được thiết lập trong cuộc thảo luận trước đó của bạn với người nhận. Trong khi “Trân trọng” và “Trân trọng” được coi là trang trọng thì “Trân trọng” và “Trân trọng” lại trang trọng hơn.
Đây là một ví dụ: “Trân trọng, [Tên của bạn], [Thông tin liên hệ của bạn]”
#7. Xem lại email của bạn trước khi gửi
Trước khi nhấn “gửi”, hãy đọc lại email của bạn để đảm bảo không có vấn đề về ngữ pháp.
Những Điểm Chính Cần Ghi Nhớ
- Hãy ngắn gọn và rõ ràng
- Thành thật
- Giữ nó chuyên nghiệp
- Gắn bó với các điểm tiếp xúc của bạn.
- Hãy chú ý đến dòng thời gian của họ.
- Đọc và kiểm tra chính tả trước khi gửi
Nói theo dõi nhẹ nhàng có đúng không?
Nói chung, nhắc nhở nhẹ nhàng và theo dõi thường mang lại kết quả tốt hơn. Quảng cáo chiêu hàng tích cực có thể phản tác dụng nếu bạn không có mặt ở đó và sử dụng các chỉ số phi ngôn ngữ. Tuy nhiên, bạn nên thẳng thắn và trung thực, đặc biệt nếu các thông tin liên lạc trước đó của bạn bị bỏ qua.
Làm thế nào để bạn gửi theo dõi một cách lịch sự?
- Chọn thời điểm thích hợp để gửi email theo dõi
- Bắt đầu bằng cách đưa ra một lời nhắc nhở ngắn gọn, tử tế.
- Đặt bối cảnh cho một email theo dõi chu đáo
- Yêu cầu cập nhật
- Cung cấp ngày đáo hạn
- Hãy đặc biệt
- Giữ cho nó ngắn
- Hãy lịch sự và thân mật
Làm thế nào để bạn nói Chỉ cần theo dõi nhanh?
Đây chỉ là phần tiếp theo của một email trước đó tôi đã gửi cho bạn. Tôi biết bạn có thể khá bận, nhưng nếu bạn có thể kiểm tra email và liên hệ lại với tôi càng sớm càng tốt thì thật tuyệt. Nếu tôi không nhận được phản hồi từ bạn trước thứ Sáu, tôi sẽ gọi cho nơi làm việc của bạn.
Làm thế nào bạn có thể chính thức yêu cầu kết quả của một cuộc phỏng vấn?
Nếu bạn không nhận được phản hồi từ người phỏng vấn sau khoảng thời gian quy định, bạn nên liên hệ với họ và hỏi về các bước tiếp theo. Nói rõ rằng bạn rất háo hức muốn nghe kết quả. Tuy nhiên, tránh nghe có vẻ mạnh mẽ hoặc khăng khăng. Khi bạn đã nhận được kết quả, bạn nên cảm ơn họ vì đã dành thời gian cho bạn. Cách hiệu quả và lịch sự nhất để theo dõi là qua email. Trừ khi người phỏng vấn đặc biệt cho phép bạn làm như vậy, bạn không nên gọi cho họ.
Bao lâu sau một cuộc phỏng vấn bạn nên theo dõi?
Đó là câu hỏi mà chỉ người phỏng vấn và công ty mới có thể trả lời. Tuy nhiên, số lần theo dõi tiêu chuẩn được khuyến nghị sau cuộc phỏng vấn là một hoặc hai lần. Tuy nhiên, thà sai lầm ở khía cạnh kiên trì quá mức còn hơn là không đủ. Nói chung, bạn có thể gửi một email nhắc nhở khác nếu bạn không nhận được phản hồi từ công ty về cuộc phỏng vấn của bạn trong vòng một hoặc hai tuần. Bạn có thể liên hệ với họ qua email hoặc điện thoại, nhưng hãy cẩn thận điều chỉnh thông điệp của mình để tránh bị coi là thư rác.
Khi nào nên gửi Email theo dõi
Nói chung, bạn có thể gửi một email theo dõi lịch sự trong vòng 24-48 giờ sau cuộc phỏng vấn xin việc. Nếu bạn làm điều đó quá sớm, nó có thể được hiểu là thể hiện sự tuyệt vọng hoặc thiếu các lựa chọn khác. Trong khi đó, nếu bạn gửi quá muộn, người phỏng vấn có thể cho rằng bạn đã mất hứng thú.
Gửi email theo dõi thứ hai như một lời nhắc nhở lịch sự rằng bạn vẫn đang chờ phản hồi là phù hợp nếu hơn một tuần đã trôi qua kể từ email theo dõi đầu tiên của bạn mà bạn vẫn chưa nhận được phản hồi nào. Email tiếp theo này nên ngắn hơn nhưng vẫn ấm áp, nhiệt tình và chuyên nghiệp như email đầu tiên.
Theo dõi email sau khi nộp đơn
Nhiều nhân viên tương lai bỏ qua việc gửi email theo dõi sau khi gửi đơn đăng ký cho một vị trí. Tuy nhiên, việc gửi một tin nhắn như vậy thể hiện sự quan tâm thực sự của bạn đối với công việc và bạn sẵn sàng nỗ lực hết mình để có được nó.
Hơn nữa, nó cho thấy rằng bạn quan tâm đến những điều nhỏ nhặt và có cách cư xử đàng hoàng, cả hai điều này sẽ làm tăng sức hấp dẫn của bạn đối với các nhà tuyển dụng trong tương lai. Ngay cả một email ngắn cũng có thể cho phép bạn thể hiện lại sự nhiệt tình của mình đối với công việc, nhấn mạnh trình độ của bạn và/hoặc trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà nhóm tuyển dụng có thể có về đơn đăng ký của bạn trong cuộc phỏng vấn.
Một lý do rất thực tế khác để gửi email tiếp theo là thực tế là đôi khi, một ứng dụng có thể bị lạc trong hệ thống. Gửi một ghi chú như vậy đảm bảo rằng ứng dụng của bạn sẽ không bị bỏ qua. Có lẽ email theo dõi của bạn sẽ là yếu tố quyết định trong việc người quản lý tuyển dụng chọn bạn trên các ứng viên khác.
Tuy nhiên, tránh giải quyết các chủ đề như đàm phán lương thưởng, tranh luận về ngày nghỉ và những chủ đề tương tự khác trong các email này. Những cuộc trò chuyện này không nên có vào thời điểm này vì bạn có thể tỏ ra thiếu kiên nhẫn và quá háo hức.
Dưới đây là hướng dẫn về cách tốt nhất để viết email theo dõi sau khi nộp đơn;
#1. Nhận thêm thông tin về người quản lý tuyển dụng
Để nâng cao khả năng email của bạn sẽ được người ra quyết định đọc, hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng và gửi email đến đúng người. Kiểm tra mô tả công việc cho người liên hệ nếu bạn nộp đơn trực tuyến. Bạn cũng có thể kiểm tra xem người quản lý tuyển dụng có được liệt kê trên trang web của công ty hay không. Nếu cả hai phương pháp đó đều không mang lại kết quả, bạn luôn có thể gọi điện cho tổ chức và hỏi về tên và địa chỉ email của người quản lý tuyển dụng.
#2. Sử dụng các mối quan hệ của bạn
Xem qua các mạng lưới cá nhân và nghề nghiệp của bạn để tìm hiểu xem liệu ai đó mà bạn biết hiện đang là nhân viên tại công ty hay có vẻ như biết một người nào đó. Biết một nhân viên hiện tại của tổ chức có thể mang lại cho bạn lợi thế trong quá trình tuyển dụng và cũng có thể giúp bạn có được thông tin liên hệ mà bạn yêu cầu.
#3. Hãy cụ thể trong dòng chủ đề
Bao gồm tên của bạn và chức danh công việc bạn đang ứng tuyển trong dòng chủ đề của email của bạn. Điều này sẽ đảm bảo rằng dòng tiêu đề email rõ ràng và súc tích trước khi người quản lý tuyển dụng mở nó ra.
#4. Hãy thử trở thành một chuyên gia
Đây có thể là lần đầu tiên ủy ban gặp bạn, vì người nhận có thể chưa xem qua các tài liệu đăng ký của bạn. Chỉ sử dụng ngôn ngữ phù hợp khi gửi email. Sử dụng tên của người quản lý tuyển dụng hoặc một lời chào trang trọng để bắt đầu thư xin việc của bạn. Thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với họ nghĩ về bạn cho vị trí đặc biệt này.
#5. Ngắn gọn
Nếu bạn gửi một email dài cho người quản lý tuyển dụng hoặc nhà tuyển dụng, họ có thể không đọc hết hoặc tệ hơn là xóa nó hoàn toàn. Do đó, bạn nên cân bằng giữa việc cung cấp đủ thông tin chi tiết để trả lời câu hỏi của họ và làm cho email quá dài để đọc trong một lần. Người quản lý tuyển dụng sẽ có thể quyết định liệu họ có thể hỗ trợ bạn hay không khi chỉ đọc sơ qua thư xin việc của bạn.
#6. Tập trung vào thông tin xác thực của bạn
Nhắc nhở người quản lý tuyển dụng một thời gian ngắn về trình độ của bạn cho công việc. Trong email tiếp theo của mình, bạn có thể muốn đề cập đến bất kỳ thành công nào gần đây—những chiến thắng cụ thể mà bạn đã có được trong công việc kể từ khi ứng tuyển—nếu có.
#7. Thêm tài liệu hỗ trợ của bạn
Đính kèm các tài liệu bạn đã gửi cùng với đơn đăng ký ban đầu của mình để giúp người quản lý tuyển dụng xem xét chúng dễ dàng hơn. Thông báo cho họ rằng các tập tin được đính kèm.
#số 8. Hỏi câu hỏi
Đây là thời điểm tuyệt vời để hỏi bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có liên quan đến công việc hoặc quy trình đăng ký. Thêm câu hỏi của bạn vào đoạn cuối cùng của email, nhưng đừng ném bom chúng. Nếu bạn chỉ có một hoặc hai câu hỏi, email sẽ không mất quá nhiều thời gian để trả lời.
#9. Bao gồm Tùy chọn Kêu gọi hành động
Trong lời kêu gọi hành động của bạn, hãy nói rõ rằng mục đích của email này là để đảm bảo một cuộc phỏng vấn. Thông báo cho họ biết rằng bạn quan tâm đến việc thực hiện các cuộc phỏng vấn và cung cấp thông tin liên hệ kèm theo ngày giờ.
#10. Hiệu đính tỉ mỉ
Sau khi soạn thảo email của bạn, hãy đọc kỹ lưỡng và thực hiện một số chỉnh sửa trên đó. Đây là một giai đoạn quan trọng vì thư tiếp theo của bạn là một cơ hội bổ sung để gây ấn tượng với người quản lý tuyển dụng bằng các kỹ năng của bạn.
Kết luận
Sau cuộc phỏng vấn, gửi một email cảm ơn và theo dõi tới (những) người phỏng vấn là một cách tuyệt vời để thể hiện sự quan tâm của bạn đối với vị trí và thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với thời gian của họ. Đây cũng có thể là một cơ hội tuyệt vời để trình bày lại thông tin đăng nhập của bạn và cho họ biết rằng bạn vẫn có mặt.
Hơn nữa, nó cho thấy rằng bạn quan tâm đến những điều nhỏ nhặt và có cách cư xử đàng hoàng, cả hai điều này sẽ làm tăng sức hấp dẫn của bạn đối với các nhà tuyển dụng trong tương lai. Ngay cả một email ngắn cũng có thể cho phép bạn thể hiện lại sự nhiệt tình của mình đối với công việc, nhấn mạnh trình độ của bạn và/hoặc trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà nhóm tuyển dụng có thể có về đơn đăng ký của bạn trong cuộc phỏng vấn.
Bài viết liên quan
Tài liệu tham khảo
