Bạn đang tìm kiếm một nghề nghiệp trong quản lý? Bạn có những gì nó cần để trở thành một người quản lý văn phòng? Người quản lý văn phòng là một vị trí quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào và chịu trách nhiệm giám sát các hoạt động hàng ngày của văn phòng. Trong bài viết trên blog này, chúng ta sẽ thảo luận về mô tả công việc, trình độ, mức lương, kỹ năng và mọi thứ khác mà bạn cần biết để trở thành Giám đốc văn phòng.
Nhân viên văn phòng là gì?
Người quản lý văn phòng là người chịu trách nhiệm giám sát hoạt động hiệu quả của văn phòng. Điều này bao gồm quản lý nhân viên, tổ chức các thủ tục giấy tờ và hệ thống lưu trữ, xử lý các giao dịch tài chính và giám sát việc bảo trì văn phòng chung. Người quản lý văn phòng phải có kỹ năng tổ chức và giao tiếp xuất sắc cũng như khả năng đa nhiệm. Họ cũng phải có khả năng xử lý các tình huống khó khăn với sự chuyên nghiệp và tài ngoại giao.
Người quản lý văn phòng Mô tả công việc
Mô tả công việc của một Office Manager bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau. Quan trọng nhất là quản lý nhân viên. Điều này bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và kỷ luật nhân viên. Người quản lý văn phòng cũng phải quản lý các nhiệm vụ hành chính như nộp hồ sơ, lưu giữ hồ sơ và các thủ tục giấy tờ khác. Họ cũng phụ trách bảo trì văn phòng và vật tư.
Ngoài những nhiệm vụ này, Người quản lý văn phòng còn chịu trách nhiệm giám sát các giao dịch tài chính của văn phòng. Điều này bao gồm cân bằng sổ sách, đối chiếu tài khoản và chuẩn bị báo cáo tài chính. Họ cũng có thể chịu trách nhiệm quản lý ngân sách, phát triển kế hoạch tài chính và đảm bảo tuân thủ luật pháp địa phương và tiểu bang.
Cuối cùng, người quản lý văn phòng phải có khả năng đảm bảo hoạt động trơn tru của văn phòng và đóng góp vào việc cải thiện các thủ tục của công ty và các hoạt động hàng ngày.
Trách nhiệm
Nhiệm vụ của người quản lý văn phòng bao gồm:
- bảo trì
- Mailing
- Equipment
- Hóa đơn
- Việc vặt
- Mua sắm
- Lên kế hoạch cho các cuộc họp và cuộc hẹn.
- Sắp xếp bố trí văn phòng và đặt mua văn phòng phẩm, trang thiết bị.
- Giữ văn phòng trong tình trạng tốt và thực hiện bất kỳ sửa chữa cần thiết nào.
- Khi cần, cộng tác với bộ phận nhân sự để cập nhật và duy trì các chính sách của văn phòng.
- Tổ chức các thủ tục và hoạt động văn phòng
- Phối hợp tất cả các thiết bị văn phòng với bộ phận CNTT
- Quản lý các cuộc thảo luận về hợp đồng và giá cả với các nhà cung cấp văn phòng, nhà cung cấp dịch vụ và hợp đồng thuê văn phòng để đảm bảo rằng tất cả mọi thứ đều được lập hóa đơn và thanh toán đúng hạn.
- Quản lý ngân sách G&A cho văn phòng và đảm bảo báo cáo chính xác và kịp thời.
- Cung cấp cho du khách hỗ trợ chung.
- Hỗ trợ trong việc giới thiệu nhân viên mới.
- Trả lời các câu hỏi của nhân viên về các vấn đề quản lý văn phòng (ví dụ: văn phòng phẩm, Phần cứng và sắp xếp chuyến đi)
- Giao tiếp với các nhà cung cấp quản lý cơ sở, chẳng hạn như dọn dẹp, phục vụ ăn uống và an ninh.
- Lập kế hoạch các hoạt động nội bộ hoặc bên ngoài như tiệc tùng, lễ kỷ niệm và hội nghị.
Yêu cầu quản lý văn phòng
- Có kinh nghiệm quản lý văn phòng, hành chính, hoặc trợ lý.
- Hiểu biết về nhiệm vụ, quy trình và thủ tục quản lý văn phòng
- Khả năng quản lý thời gian tuyệt vời, cũng như khả năng đa nhiệm và ưu tiên các nhiệm vụ
- Định hướng chi tiết và khả năng giải quyết vấn đề
- Khả năng viết và giao tiếp bằng lời nói xuất sắc
- Khả năng tổ chức và lập kế hoạch xuất sắc
- Microsoft Office thành thạo
- Quy trình, thủ tục kế toán, số liệu, quản lý hành chính đều phải có.
- Hiểu biết về các thủ tục và kỹ thuật văn thư
- làm quen với các chiến lược và quy trình quản lý nguồn nhân lực
- Hiểu biết về các nguyên tắc kinh doanh và quản lý
- Kiến thức về các sản phẩm phần mềm văn phòng và kỹ năng máy tính
Phần kỹ năng sơ yếu lý lịch được viết tốt làm nổi bật tài năng quản lý văn phòng có liên quan của bạn có thể giúp sơ yếu lý lịch của bạn đánh bại hệ thống theo dõi ứng viên (ATS), đây là bước đầu tiên để ứng dụng của bạn được chú ý. Sử dụng những khả năng và thành thạo hàng đầu của người quản lý văn phòng được liệt kê bên dưới để giúp bạn xây dựng một sơ yếu lý lịch hiệu quả.
Kỹ năng quản lý văn phòng
- Giao tiếp
- Đánh giá và phân tích
- Judgment
- Giải quyết vấn đề
- Đưa ra một quyết định
- Tổ chức và lập kế hoạch
- Quản trị thời gian
- Định hướng chi tiết
- tính chính xác
- Phái đoàn
- Huấn luyện
- Sáng kiến
- TÍNH TOÀN VẸN
- Khả năng thích ứng
- Làm việc theo nhóm
- Lập ngân sách
- Nhân viên
- Giám sát
- Tạo tiêu chuẩn
- Cải tiến quy trình
- Quản lý kho
- Quản lý cung ứng
- Sáng tạo
- Tính chủ động
- Lưu trữ hồ sơ
- Khả năng tiếp cận
- Trình độ Microsoft Office
- phối hợp
- Thanh toán
- Khả năng giao tiếp giữa các cá nhân
- Động lực
- Đồng cảm
- Hỗ trợ hành chính
Trình độ chuyên môn
- Chứng minh kinh nghiệm làm quản lý văn phòng, quản lý văn phòng hoặc trợ lý hành chính
- Hiểu biết về trách nhiệm, hệ thống và quy trình của Quản trị viên Văn phòng
- Thành thạo MS Office (đặc biệt là MS Excel và MS Outlook)
- Kiến thức làm việc của máy văn phòng (ví dụ như máy fax và máy in)
- Kiến thức về phần mềm lập lịch email như Email Scheduler và Boomerang
- Cần có kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc, cũng như khả năng đa nhiệm và ưu tiên công việc. Chú ý đến chi tiết và khả năng giải quyết vấn đề cũng được yêu cầu.
- Khả năng viết và giao tiếp bằng lời nói xuất sắc
- Một bộ óc sáng tạo với khả năng đề xuất các cải tiến và kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức tốt trong môi trường có nhịp độ nhanh
- Yêu cầu bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, ưu tiên có kinh nghiệm làm trợ lý hành chính hoặc thư ký.
Lương Trưởng phòng Văn phòng
Mức lương của người quản lý văn phòng phụ thuộc vào quy mô của tổ chức và số lượng nhiệm vụ mà họ chịu trách nhiệm. Theo Cục Thống kê Lao động, mức lương trung bình hàng năm của một Quản lý Văn phòng là 58,000 USD. Điều này có thể dao động từ $40,000 đến $90,000 mỗi năm, tùy thuộc vào quy mô của tổ chức và số lượng nhiệm vụ mà họ chịu trách nhiệm.
Làm thế nào để chuẩn bị cho vai trò
Nếu bạn quan tâm đến việc trở thành Người quản lý văn phòng, bạn có thể thực hiện một số bước để chuẩn bị cho vai trò này. Đầu tiên, bạn nên lấy bằng Cử nhân quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan. Bạn cũng nên tích lũy kinh nghiệm trong quản lý văn phòng, kế toán hoặc dịch vụ tài chính.
Điều quan trọng nữa là bạn phải có kinh nghiệm về phần mềm máy tính, chẳng hạn như Microsoft Office và hiểu rõ về các giao dịch tài chính. Bạn cũng nên dành thời gian để phát triển kỹ năng tổ chức và giao tiếp của mình. Cuối cùng, bạn nên cập nhật những xu hướng mới nhất trong quản lý văn phòng và sẵn sàng đón nhận những thách thức mới.
Các chức danh khác cho Quản lý văn phòng
Chức danh Quản lý văn phòng được sử dụng để mô tả nhiều vị trí khác nhau. Một số chức danh này bao gồm Quản trị viên Văn phòng, Điều phối viên Văn phòng, Giám sát Văn phòng và Trợ lý Hành chính.
Chức danh Giám đốc Văn phòng cũng được sử dụng để mô tả nhiều vai trò khác nhau trong thế giới doanh nghiệp, chẳng hạn như Giám đốc Hành chính, Giám đốc Điều hành và Giám đốc Tài chính.
Chức năng của nhân viên văn phòng
Các chức năng chính của Người quản lý văn phòng là giám sát các hoạt động hàng ngày của văn phòng. Điều này bao gồm quản lý nhân viên, tổ chức các thủ tục giấy tờ và hệ thống lưu trữ, xử lý các giao dịch tài chính và giám sát việc bảo trì văn phòng chung.
Người quản lý văn phòng cũng phải có khả năng xử lý các tình huống khó khăn với sự chuyên nghiệp và tài ngoại giao. Họ phải có kỹ năng tổ chức và giao tiếp xuất sắc cũng như khả năng đa nhiệm.
Ngoài ra, Người quản lý văn phòng phải có khả năng quản lý ngân sách, xây dựng kế hoạch tài chính và đảm bảo tuân thủ luật pháp địa phương và tiểu bang. Họ cũng phải hiểu rõ về các thủ tục văn phòng và khả năng làm việc với nhiều người.
Điều gì đến sau một người quản lý văn phòng?
Sau khi trở thành Quản lý văn phòng, có một số con đường sự nghiệp để thăng tiến. Chúng bao gồm các vị trí như Giám đốc điều hành, Giám đốc điều hành và Giám đốc hành chính. Những vị trí này đòi hỏi nhiều kinh nghiệm hơn và thường đi kèm với mức lương cao hơn.
Người quản lý văn phòng có phải là Quản trị viên không?
Không, Người quản lý văn phòng không phải là Quản trị viên. Quản trị viên là người chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động chung của một tổ chức. Mặt khác, một người quản lý văn phòng chịu trách nhiệm giám sát hoạt động hiệu quả của một văn phòng. Điều này bao gồm quản lý nhân viên, tổ chức các thủ tục giấy tờ và hệ thống lưu trữ, xử lý các giao dịch tài chính và giám sát việc bảo trì văn phòng chung.
Vai trò khó nhất của người quản lý văn phòng là gì?
Vai trò khó nhất của một Office Manager là quản lý nhân viên. Điều này bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và kỷ luật nhân viên. Người quản lý văn phòng cũng phải có khả năng xử lý các tình huống khó khăn với sự chuyên nghiệp và tài ngoại giao.
Kỹ năng quan trọng nhất cho người quản lý văn phòng là gì?
Kỹ năng quan trọng nhất đối với Người quản lý văn phòng là kỹ năng tổ chức và giao tiếp xuất sắc. Điều này bao gồm khả năng đa nhiệm, ưu tiên các nhiệm vụ và xử lý các tình huống khó khăn bằng tài ngoại giao. Người quản lý văn phòng cũng phải hiểu rõ về các thủ tục văn phòng và khả năng làm việc với nhiều người. Ngoài ra, họ phải thành thạo phần mềm máy tính, chẳng hạn như Microsoft Office và hiểu rõ về các giao dịch tài chính.
Bạn còn gọi một người quản lý văn phòng là gì nữa?
Các ứng viên đang tìm việc làm quản lý văn phòng cũng có thể tìm kiếm các vị trí quản lý văn phòng kinh doanh hoặc quản lý dịch vụ hành chính. Để giúp các ứng viên tiềm năng xác định vị trí quảng cáo việc làm quản lý văn phòng của bạn, hãy sử dụng các chức danh công việc khác.
Tôi nên đưa thông tin gì vào tin tuyển dụng cho vị trí quản lý văn phòng?
Khi tạo tin tuyển dụng của bạn, hãy nhớ rằng nó sẽ giúp ứng viên hiểu được các yêu cầu công việc của người quản lý văn phòng tại tổ chức của bạn. Để thu hút những cá nhân phù hợp với công ty của bạn, hãy cung cấp thông tin chi tiết về yêu cầu giáo dục của người quản lý văn phòng, tài năng cần thiết và nhiệm vụ được phân bổ. Khi đăng một công việc quản lý văn phòng, hãy bắt đầu bằng cách thêm thông số kỹ thuật của bạn vào mẫu mô tả công việc quản lý văn phòng của chúng tôi để tạo một danh sách công việc toàn diện, chuyên nghiệp.
Nhà tuyển dụng tiêu biểu của quản lý văn phòng
Một người quản lý văn phòng có thể được thuê bởi bất kỳ công ty nào có nhiều hơn một vài nhân viên. Trong số các nhà tuyển dụng lớn là:
Các quỹ tín thác của NHS, trường đại học, tổ chức tài chính, chính quyền địa phương, tổ chức từ thiện của chính quyền trung ương, doanh nghiệp nhỏ và nhà sản xuất là những ví dụ về bệnh viện và tổ chức y tế.
Các bảng việc làm địa phương, cũng như các trang web việc làm khu vực và quốc gia, thường được sử dụng để quảng cáo các vị trí. Vị trí tuyển dụng cũng được đăng thông qua các công ty việc làm.
Đối với các công việc mục tiêu, bạn có thể tìm kiếm các công việc quản lý và kinh doanh, cũng như nhận hướng dẫn về CV và ứng dụng.
Kết luận
Người quản lý văn phòng là một vị trí quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào và chịu trách nhiệm giám sát các hoạt động hàng ngày của văn phòng. Mô tả công việc bao gồm quản lý nhân viên, tổ chức các thủ tục giấy tờ và hệ thống lưu trữ, xử lý các giao dịch tài chính và giám sát việc bảo trì văn phòng chung. Trình độ để trở thành Quản lý văn phòng khác nhau giữa các tổ chức, nhưng hầu hết các nhà tuyển dụng đều yêu cầu bằng Cử nhân quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan. Mức lương của Quản lý Văn phòng phụ thuộc vào quy mô của tổ chức và số lượng nhiệm vụ mà họ chịu trách nhiệm, nhưng mức lương trung bình hàng năm là 58,000 USD.
Các kỹ năng quan trọng nhất đối với Người quản lý văn phòng là kỹ năng tổ chức và giao tiếp xuất sắc, khả năng đa nhiệm cũng như hiểu biết tốt về các thủ tục văn phòng và giao dịch tài chính. Để chuẩn bị cho vai trò này, bạn nên có bằng Cử nhân quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan và có kinh nghiệm về quản lý văn phòng, kế toán hoặc dịch vụ tài chính.
Nếu bạn cho rằng mình có đủ tố chất cần thiết để trở thành Quản lý Văn phòng, thì bạn nên bắt đầu chuẩn bị cho vai trò này ngay hôm nay. Với trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp, bạn có thể trở thành Người quản lý văn phòng và là một phần quan trọng của bất kỳ tổ chức nào.
Bài viết liên quan
- Quản lý dự án xây dựng: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu để quản lý hiệu quả
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG: Các tùy chọn trả phí và miễn phí tốt nhất vào năm 2023
- MARKETING MANAGER: Mô tả công việc, Lương & Hướng dẫn
- ĐÁNH GIÁ CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN: Những điều bạn nên biết, các bước cần tuân thủ và mức lương
- Tác nhân tài chính: Các phương pháp hay nhất & Hướng dẫn chi tiết năm 2023
dự án
