Trợ lý nhân sự là một cá nhân được đào tạo giám sát các chức năng hành chính và nhân sự của một tổ chức trên cơ sở hàng ngày. Họ cung cấp hỗ trợ hành chính cho toàn bộ lực lượng lao động và giúp các nhà quản lý nhân sự thực hiện các nhiệm vụ như tuyển dụng, theo dõi ứng viên và xử lý bảng lương. Đọc tiếp để biết thêm về mô tả công việc và mức lương của trợ lý nhân sự. Tận hưởng chuyến đi!
Trợ lý Nhân sự là gì?
Trợ lý nhân sự hỗ trợ quản lý tuyển dụng, quản lý lợi ích và quản lý hồ sơ cho các nhân viên khác của công ty ở các công ty vừa và lớn. Nói một cách đơn giản, họ là trung gian giữa bộ phận nhân sự và phần còn lại của công ty. Họ cập nhật hồ sơ việc làm và đảm bảo rằng những nhân viên mới được tuyển dụng có quyền truy cập vào các công cụ họ cần để thành công trong vai trò của mình. Trợ lý nhân sự duy trì các tệp chính xác, loại bỏ các tài liệu lỗi thời và liên lạc với người lao động để đảm bảo rằng thông tin liên hệ của họ và các thủ tục giấy tờ quan trọng khác được cập nhật.
Trợ lý Nhân sự làm gì?
Trợ lý nhân sự chịu trách nhiệm cho một loạt các nhiệm vụ, bao gồm sàng lọc ứng viên, tuyển dụng và định hướng. Những người này cũng chịu trách nhiệm phát triển và thực thi các chính sách và thủ tục nhằm nâng cao phúc lợi của người lao động. Họ có thể phụ trách bảng lương, hồ sơ nhân viên hoặc chỉ là công việc bảo trì chung của hệ thống. bộ phận nhân sự.
Để giao tiếp hiệu quả và giải quyết tranh chấp, trợ lý nhân sự cũng có thể đóng vai trò là người liên lạc giữa bộ phận nhân sự và nhân viên. Lập kế hoạch cuộc họp và lưu trữ hồ sơ nhân viên là những trách nhiệm bổ sung của trợ lý nhân sự. Nếu bạn muốn thăng tiến trong sự nghiệp của mình trong lĩnh vực nhân sự và có kỹ năng giao tiếp và giao tiếp giữa các cá nhân mạnh mẽ, thì đây là vị trí hoàn hảo dành cho bạn. Sau đây là những việc mà một trợ lý nhân sự làm:
#1. Trợ giúp với các nhiệm vụ hành chính
Bảo trì tệp, phân phối thư và cài đặt cuộc hẹn chỉ là một số nhiệm vụ có thể thuộc phạm vi quản lý của bạn khi bạn hỗ trợ bộ phận của mình vận hành hiệu quả.
#2. Hãy chắc chắn để giữ hồ sơ nhân viên
Lưu giữ hồ sơ nội bộ chính xác có thể yêu cầu sử dụng cơ sở dữ liệu để ghi lại thông tin nhân viên hoặc công cụ tính lương để theo dõi giờ làm việc.
#3. Hỗ trợ trong quá trình tuyển dụng
Xuất bản hoặc cập nhật các tin tuyển dụng trực tuyến hoặc trong các tạp chí thương mại định kỳ có thể giúp công ty của bạn đạt được các mục tiêu tuyển dụng. Các cuộc phỏng vấn và giao tiếp ứng viên khác có thể được lên lịch khi quá trình tuyển dụng tiến triển.
#4. Hỗ trợ với nhân viên mới
Bạn có thể tổ chức các chương trình định hướng hoặc các buổi đào tạo để hỗ trợ quá trình giới thiệu. Bạn cũng có thể cho họ biết về các nguồn lực và lợi ích nội bộ.
Mô tả công việc Trợ lý nhân sự
Sau đây là mô tả công việc của trợ lý nhân sự:
- Trả lời bất kỳ và tất cả các câu hỏi hoặc yêu cầu liên quan đến nhân sự, cả trong và ngoài công ty.
- Lưu giữ tất cả dữ liệu nhân sự ở dạng kỹ thuật số và điện tử.
- Đi đầu trong việc liên lạc với nhiều bên tham gia vào hệ thống lợi ích.
- Giúp tuyển dụng bằng cách tìm nhân viên tiềm năng, kiểm tra tài liệu tham khảo của họ và giao hợp đồng.
- Luôn cập nhật lịch trình của lãnh đạo nhân sự.
- Giám sát việc điền vào các biểu mẫu bảng lương và phúc lợi.
- Đóng góp vào các quy trình quản lý hiệu suất của nhân viên.
- Sắp xếp và theo dõi các cuộc họp, phỏng vấn và lịch trình sự kiện nhân sự.
- Lập kế hoạch và thực hiện các hội thảo và hội thảo.
- Tham dự các định hướng của nhân viên và ghi lại các cập nhật.
- Tạo và gửi báo cáo chi tiết toàn bộ hoạt động nhân sự.
- Quản lý bảng lương và sửa chữa bất kỳ sai lầm.
- Hoàn thiện các cuộc phỏng vấn khởi hành và tài liệu chấm dứt hợp đồng.
- Tìm hiểu và thực hiện các chiến lược nhân sự tiên tiến.
Tiêu chuẩn của một Trợ lý Nhân sự
- Bằng cử nhân về nguồn nhân lực hoặc liên quan
- Cần có tối thiểu hai năm kinh nghiệm làm việc với tư cách là trợ lý nhân sự.
- Nguy cơ vi phạm luật lao động và chính sách cơ hội bình đẳng.
- Có khả năng quản lý hoạt động nhân sự và nhân sự hiệu quả.
- Nhận thức về thủ tục trả lương.
- Chuyên môn trong tất cả các khía cạnh của nguồn nhân lực, bao gồm cả các phương pháp hay nhất.
- Khả năng vượt trội để thể hiện bản thân cả bằng văn bản và trực tiếp.
- Thực hiện đáng ngưỡng mộ dưới áp lực và trong một cuộc khủng hoảng thời gian.
- Sử dụng thành thạo email, Microsoft Office và các ứng dụng giao tiếp và kinh doanh dựa trên máy tính khác.
- Khả năng tuyệt vời để lập kế hoạch và ưu tiên.
- Khả năng tư duy phản biện và giải quyết vấn đề hiệu quả.
- Tập trung cẩn thận vào từng chi tiết cuối cùng.
- Khả năng hiểu và thực hiện các hướng dẫn một cách chính xác.
Mẫu mô tả công việc trợ lý nhân sự
Chúng tôi cần thuê một trợ lý nhân sự có khả năng tổ chức và giao tiếp xuất sắc. Một trợ lý nhân sự cần có khả năng đa nhiệm một cách hiệu quả và suy nghĩ một cách khái niệm. Bạn cần phải đáng tin cậy, với khả năng làm theo chỉ dẫn một cách chính xác, cũng như đa nhiệm và điều chỉnh theo nhịp độ bận rộn.
Trợ lý nhân sự cần có khả năng quản lý xung đột và ra quyết định mạnh mẽ, cũng như kiến thức về tương tác của nhân viên, quản lý nhân viên, quản lý tiền lương và lợi ích để có hiệu quả trong vai trò của họ. Những ứng viên xuất sắc trong vai trò này sẽ là những người có tư duy sáng tạo, người lập kế hoạch tỉ mỉ và người giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Kỹ năng của một trợ lý nhân sự
Bạn nên sử dụng thoải mái các bảng tính, cơ sở dữ liệu và các chương trình xử lý văn bản để thành công trong chức năng của một trợ lý nhân sự. Bạn cũng cần “kỹ năng mềm” như khả năng sắp xếp công việc ngăn nắp và tập trung vào những điểm tốt hơn. Khả năng kỹ thuật cần thiết cho vị trí trợ lý nhân sự bao gồm:
# 1. Thành thạo máy tính
Bạn sẽ cần có kiến thức nâng cao về Microsoft Office, cụ thể là Word và Excel, để thành công trong vai trò trợ lý nhân sự này. Bạn sẽ có thể viết những bức thư nghe có vẻ chuyên nghiệp, cập nhật hồ sơ của nhân viên thông qua phần mềm xử lý văn bản và xây dựng các phép tính và bảng tính thống kê và toán học đơn giản. Bạn cũng có thể soạn và gửi email, cũng như tạo và trình bày các bài thuyết trình bằng phần mềm thích hợp.
#2. Quản lý cơ sở dữ liệu
Bạn nên làm quen với việc sử dụng và cập nhật cơ sở dữ liệu, vì trợ lý nhân sự chịu trách nhiệm duy trì hồ sơ cho nhân viên hiện tại, cộng sự cũ và ứng viên tiềm năng.
# 3. Cơ quan
Các trợ lý nhân sự chịu trách nhiệm duy trì các hệ thống lưu trữ chính xác và cập nhật, cả kỹ thuật số và vật lý. Bạn sẽ làm tốt ở vị trí này nếu bạn thích giữ gìn trật tự và có hiểu biết cơ bản về hệ thống tệp.
#4. Tập trung vào chi tiết
Trợ lý Nhân sự thường xử lý dữ liệu đầu vào và quản lý lượng dữ liệu khổng lồ, do đó độ chính xác là rất quan trọng. Bạn cần biết cách đọc lại công việc của mình và tạo ra một chiến lược cơ bản để tìm ra lỗi sai.
#5. Khả năng thể hiện bản thân
Trợ lý nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói xuất sắc cho công việc hàng ngày của họ. Nếu bạn muốn thành công ở vị trí này, bạn cần phải là một người lắng nghe và giao tiếp tốt.
#6. Quản lý thời gian
Bạn nên có kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc vì một trợ lý nhân sự thường chịu trách nhiệm đảm đương nhiều trách nhiệm khác nhau cùng một lúc. Có thể hoàn thành dự án thành công và đúng hạn với kỹ năng quản lý thời gian tốt.
# 7. Sự tùy ý
Trợ lý nhân sự thường xuyên xử lý thông tin nhạy cảm. Duy trì tính bảo mật của dữ liệu nhạy cảm là điều cần thiết để bạn thành công ở vị trí của mình.
Trợ lý nhân sự Thiết lập văn phòng
Các trợ lý nhân sự đang được các doanh nghiệp trong tất cả các lĩnh vực, từ ngân hàng và tài chính đến quảng cáo và bán lẻ, yêu cầu. Họ dành phần lớn thời gian tại các máy trạm trong văn phòng.
Làm thế nào để trở thành Trợ lý Nhân sự
Sau đây là các bước cần thực hiện để trở thành trợ lý nhân sự:
# 1. Kiếm được bằng cấp
Lấy bằng hai năm, bốn năm hoặc bằng sau đại học trong một lĩnh vực liên quan, chẳng hạn như quản trị kinh doanh, là một điểm khởi đầu tốt. Bằng cao đẳng có thể giúp bạn gia nhập lực lượng lao động nhanh hơn, trong khi bằng cử nhân có thể cung cấp cho bạn kiến thức và đào tạo chuyên sâu hơn. Lấy bằng thạc sĩ là một ý kiến hay nếu bạn muốn làm việc trong lĩnh vực quản lý nhân sự trong tương lai.
#2. Nhận một công việc cấp đầu vào
Tìm kiếm công việc ở cấp độ đầu vào và bắt đầu cuộc sống chuyên nghiệp của bạn. Bạn sẽ nổi bật hơn nếu bạn có bằng cấp và có thể chứng minh sự thành thạo trong các lĩnh vực như xử lý văn bản và bảo trì bảng tính.
# 3. Có được trải nghiệm thế giới thực
Lên kế hoạch làm việc với một hoặc hai vai trò mới bắt đầu trong ba năm trở lên để có được kinh nghiệm hành chính cần thiết cho nhiều vị trí trợ lý nhân sự.
#4. Có được năng lực hữu ích
Tìm cách cải thiện các kỹ năng mềm và kỹ thuật của bạn khi bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Ví dụ, bạn có thể nghĩ đến việc đăng ký một lớp học để trau dồi khả năng giao tiếp giữa các cá nhân của mình.
# 5. Được chứng nhận
Đạt được chứng nhận SHRM hoặc HRCI là một cách tuyệt vời để cho thế giới thấy rằng bạn có ý định kinh doanh. Cả hai đều được đào tạo bài bản sau khi tốt nghiệp trung học cũng như kinh nghiệm chuyên môn và vượt qua bài kiểm tra.
- PHR: Bạn sẽ cần có bằng cử nhân, hai năm kinh nghiệm nhân sự và đạt điểm vượt qua bài kiểm tra 150 câu hỏi để nhận được chứng chỉ này từ Viện chứng nhận nhân sự.
- SHRM-CP: Để có được chứng chỉ này, bạn phải vượt qua bài kiểm tra gồm 160 câu hỏi và có bằng cao đẳng và ba năm kinh nghiệm liên quan hoặc bằng cử nhân và một năm kinh nghiệm nhân sự.
Trợ lý Nhân sự Tiền lương
Trung bình, mức lương của một trợ lý nhân sự là $45,176. Mức lương của trợ lý nhân sự có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như số năm kinh nghiệm, trình độ học vấn và địa lý.
Giáo dục và Đào tạo Điều kiện tiên quyết cho Trợ lý Nhân sự
Cần có bằng Cao đẳng về Nhân sự hoặc lĩnh vực liên quan, chẳng hạn như quản lý nhân sự hoặc quản trị kinh doanh, đối với vị trí trợ lý nhân sự. Chuyên ngành quản lý nguồn nhân lực được đánh giá cao sau khi hầu hết các nhà tuyển dụng. Bằng thạc sĩ quản trị kinh doanh (MBA) tập trung vào quản lý nguồn nhân lực có thể là mong muốn nếu một vị trí trong bộ phận nhân sự cấp cao trong tương lai.
Khóa đào tạo của Trợ lý nhân sự phải bao gồm việc sử dụng tất cả các phần mềm và công cụ mà nhóm nhân sự của bạn sử dụng. Nếu tổ chức của bạn sử dụng phần mềm độc quyền, hãy ưu tiên thuê những người có kinh nghiệm với phần mềm tương tự.
Trợ lý nhân sự Yêu cầu kinh nghiệm
Ứng viên lý tưởng cho vị trí trợ lý nhân sự sẽ có từ ba đến năm năm kinh nghiệm làm việc có liên quan. Họ nên làm quen với các thủ tục trả lương và luật lao động. Khả năng giao tiếp tốt và làm việc tốt với những người khác là rất quan trọng cho vai trò này. Kỹ năng của trợ lý nhân sự nên bao gồm khả năng phát hiện vấn đề và tìm giải pháp khả thi.
Trợ lý Nhân sự cần có những phẩm chất gì?
Vì vị trí Trợ lý Nhân sự là vị trí mới bắt đầu, nên các ứng viên cần thể hiện các kỹ năng tổ chức và giao tiếp mạnh mẽ. Kinh nghiệm trong các lĩnh vực như nhập dữ liệu, lễ tân và hỗ trợ văn thư thường là dấu hiệu thành công trong vai trò Trợ lý Nhân sự. Trợ lý Nhân sự xử lý rất nhiều dữ liệu riêng tư, do đó, điều quan trọng là chỉ thuê những người có thể chứng minh độ tin cậy của họ trong suốt quá trình đăng ký. Sơ yếu lý lịch phải trông chuyên nghiệp và không có lỗi để cho thấy rằng người nộp đơn có khả năng nhập dữ liệu và viết ghi nhớ.
Chính xác thì trợ lý nhân sự làm gì cả ngày?
Trợ lý Nhân sự dành phần lớn thời gian của họ trong môi trường văn phòng trong giờ làm việc thông thường. Họ là những người trả lời email và giúp nhân viên liên lạc với đúng người khi họ có thắc mắc. Thư ký Nhân sự viết và nộp bản ghi nhớ chi tiết các thay đổi chính sách. Trợ lý Nhân sự thường có trách nhiệm cập nhật các cơ sở dữ liệu khác nhau của công ty với dữ liệu mới. Họ in ra các bản sao của tệp và kiểm tra kỹ dữ liệu họ đã nhập. Trợ lý nhân sự kết thúc một ngày bằng cách xử lý các nhu cầu in ấn, sao chép và gửi thư của bộ phận.
Các kỹ năng chính cho trợ lý nhân sự là gì?
- kiến thức nhân sự và chuyên môn.
- Kỹ năng thuyết trình tốt.
- Đa nhiệm.
- Khả năng lãnh đạo.
- Động lực.
Sự khác biệt giữa Nhân viên Nhân sự và Trợ lý Nhân sự là gì?
Nhiệm vụ của một cộng tác viên nhân sự phức tạp hơn so với nhiệm vụ của một trợ lý nhân sự. Mặc dù người thứ hai chịu trách nhiệm chính về các nhiệm vụ hành chính, người thứ nhất có thể được giao nhiệm vụ định hướng chính sách, dẫn dắt các cuộc họp như phỏng vấn xuất cảnh và đưa ra quyết định như áp dụng chính sách bảo hiểm y tế nào.
Cấp độ nào là Trợ lý Nhân sự?
Vì vị trí Trợ lý Nhân sự là vị trí mới bắt đầu, nên các ứng viên cần thể hiện các kỹ năng tổ chức và giao tiếp mạnh mẽ.
Làm thế nào để tôi chuẩn bị cho Trợ lý nhân sự?
- Bằng cấp về Nhân sự hoặc một lĩnh vực liên quan.
- Hai năm kinh nghiệm làm việc trong vai trò tương tự.
- Kỹ năng tổ chức và chú ý đến chi tiết.
- Quen thuộc với các quy định về công bằng việc làm và luật lao động.
- Hiểu biết chung về thực hành tiền lương.
Làm thế nào để tôi chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn liên kết nhân sự?
Xem lại các câu hỏi mẫu và nghiên cứu các chiến lược phỏng vấn thành công là một cách tiếp cận tuyệt vời để sẵn sàng cho một cuộc phỏng vấn. Các ứng viên tốt nhất sẽ vượt qua điều này và xem xét và chuẩn bị cho các câu hỏi liên quan đặc biệt đến vị trí họ đang ứng tuyển.
Kết luận:
Bạn có thể tác động đáng kể đến một doanh nghiệp bằng cách theo đuổi sự nghiệp với tư cách là trợ lý nhân sự. Với vai trò này, bạn có thể chịu trách nhiệm sàng lọc các đơn đăng ký, sắp xếp các cuộc phỏng vấn, tổ chức các buổi định hướng và hướng dẫn nhân viên mới. Vì vậy, tại sao không đi cho sự nghiệp này ngày hôm nay?
Bài viết liên quan
- LƯƠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ: Các giám đốc nhân sự kiếm được bao nhiêu vào năm 2023?
- Điều phối viên nhân sự: Mô tả công việc và mức lương
- QUẢN LÝ NHÂN SỰ: Định nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Kỹ năng & Trình độ chuyên môn
- PHÂN TÍCH NHÂN SỰ: Tầm quan trọng, Ví dụ, Khóa học, Việc làm
- Quản lý Nguồn nhân lực: Định nghĩa và Hướng dẫn cho Doanh nghiệp Nhỏ
dự án
