Bạn đã từng tham dự một cuộc họp kinh doanh nơi các đề xuất được trình bày chưa? Bạn sẽ nhận thấy các bài thuyết trình chủ yếu được thực hiện bằng biểu đồ và sơ đồ. Trong một tổ chức, hầu hết các ý tưởng và quy trình được trình bày dưới dạng sơ đồ và biểu đồ. Nói chung, nó mô tả một bức tranh rõ ràng về quá trình hoặc ý tưởng ở các giai đoạn khác nhau. Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ là quá trình tạo ra các biểu diễn trực quan về các hoạt động và các bước liên quan đến một quy trình nghiệp vụ. Đó là một cách để các tổ chức phân tích và cải thiện các quy trình của họ bằng cách cung cấp một bức tranh rõ ràng và chi tiết về cách thức hoạt động của chúng. Trong quá trình của bài viết này, chúng ta sẽ đề cập đến một số kỹ thuật lập mô hình quy trình kinh doanh khác nhau, các công cụ phần mềm và các ví dụ.
Hiểu mô hình hóa quy trình kinh doanh
Mô hình hóa quy trình kinh doanh thường liên quan đến việc tạo sơ đồ hiển thị luồng hoạt động, điểm quyết định và chuyển giao giữa các bộ phận hoặc bên liên quan khác nhau. Có một số kỹ thuật và ký hiệu khác nhau được sử dụng trong mô hình hóa quy trình kinh doanh, bao gồm lưu đồ, sơ đồ đường bơi, BPMN, v.v.
Mục tiêu của mô hình hóa quy trình kinh doanh là giúp các tổ chức hiểu quy trình của họ hoạt động như thế nào, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các thay đổi để tăng hiệu quả, giảm chi phí và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Nó cũng có thể giúp các tổ chức xác định và giảm thiểu rủi ro cũng như tuân thủ các yêu cầu quy định.
Khi một mô hình quy trình kinh doanh đã được tạo, nó có thể được sử dụng làm cơ sở cho các sáng kiến cải tiến quy trình, chẳng hạn như thiết kế lại quy trình, tự động hóa hoặc tối ưu hóa. Nó cũng có thể được sử dụng như một công cụ để liên lạc và cộng tác giữa các bộ phận và các bên liên quan khác nhau. Nói chung, mô hình hóa quy trình kinh doanh là một công cụ có giá trị cho bất kỳ tổ chức nào muốn hiểu và tối ưu hóa các quy trình của mình để đạt được hiệu quả và hiệu quả tối đa.
Bốn giai đoạn của mô hình hóa quy trình kinh doanh là gì?
Bốn giai đoạn của mô hình hóa quy trình nghiệp vụ là khám phá, phân tích, thiết kế và triển khai. Hãy xem từng cái dưới đây;
# 1. Khám phá
Trong giai đoạn này, người lập mô hình quy trình nghiệp vụ xác định và hiểu quy trình hiện tại bằng cách thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như phỏng vấn, tài liệu và quan sát. Mục tiêu chính là ghi lại quá trình một cách chi tiết và xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của nó.
#2. Phân tích
Trong giai đoạn này, người lập mô hình quy trình kinh doanh phân tích thông tin thu thập được trong giai đoạn khám phá để xác định các khu vực cần cải thiện. Nói chung, mục tiêu chính là xác định và ghi lại các khu vực có vấn đề, sự kém hiệu quả và tắc nghẽn trong quy trình hiện tại.
# 3. Thiết kế
Trong giai đoạn này, người lập mô hình quy trình nghiệp vụ thiết kế một quy trình mới giải quyết các vấn đề được xác định trong giai đoạn phân tích. Mục tiêu chính là phát triển một quy trình mới hiệu quả hơn, hiệu quả hơn và đáp ứng các yêu cầu kinh doanh.
# 4. Thực hiện
Trong giai đoạn này, người lập mô hình quy trình kinh doanh triển khai quy trình mới, bao gồm đào tạo nhân viên, ghi lại quy trình mới và giám sát hiệu quả của nó. Mục tiêu chính là đảm bảo rằng quy trình mới thành công và đạt được kết quả mong muốn.
Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ trong quản lý dự án là gì?
Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ trong quản lý dự án liên quan đến việc tạo ra các biểu diễn trực quan về các quy trình liên quan đến một dự án. Đây là một kỹ thuật được sử dụng để cải thiện việc quản lý dự án bằng cách xác định những điểm không hiệu quả và cơ hội cải tiến trong các quy trình của dự án.
Quá trình mô hình hóa quy trình nghiệp vụ trong quản lý dự án thường bao gồm các bước sau:
#1. Xác định các quy trình dự án
Điều này liên quan đến việc xác định các quy trình chính liên quan đến dự án và xác định ranh giới của chúng.
#2. Lập bản đồ các quy trình
Điều này liên quan đến việc tạo ra một biểu diễn trực quan về các quy trình của dự án bằng cách sử dụng sơ đồ hoặc lưu đồ. Bước này giúp xác định chuỗi các hoạt động liên quan đến từng quy trình và mối quan hệ của chúng với nhau.
#2. Phân tích các quy trình
Điều này liên quan đến việc xem xét các quy trình được lập bản đồ để xác định sự thiếu hiệu quả hoặc tắc nghẽn có thể ảnh hưởng đến hiệu suất dự án. Bước này giúp xác định các cơ hội để cải thiện và tối ưu hóa các quy trình của dự án.
#3. Cải tiến thiết kế
Điều này liên quan đến việc xác định các thay đổi đối với các quy trình dự án có thể cải thiện hiệu suất và tạo một mô hình mới kết hợp những thay đổi này.
#4. Thực hiện mô hình mới
Điều này liên quan đến việc triển khai mô hình mới bằng cách đào tạo các thành viên nhóm dự án và các bên liên quan về các quy trình được cập nhật và giám sát tác động của các thay đổi.
5 bước của BPM là gì?
Năm bước của BPM là
- Thiết kế
- Mô hình hóa
- Thực hiện
- Giám sát
- Tối ưu hóa
Vòng đời BPM là gì?
Vòng đời của BPM (Quản lý quy trình nghiệp vụ) là một khuôn khổ phác thảo các giai đoạn khác nhau liên quan đến việc quản lý và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh.
Vòng đời BPM
Vòng đời của BPM (Quản lý quy trình nghiệp vụ) là một khuôn khổ phác thảo các giai đoạn khác nhau liên quan đến việc quản lý và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Bằng cách tuân theo vòng đời của BPM, các tổ chức có thể liên tục cải tiến các quy trình của mình, tăng hiệu quả, giảm chi phí và đạt được các mục tiêu và mục tiêu chiến lược của mình.
Vòng đời của BPM thường bao gồm các giai đoạn sau:
#1. Nhận dạng quy trình
Trong giai đoạn này, quy trình được xác định, xác định và ghi lại. Điều này liên quan đến việc xác định quy trình và ranh giới của nó, hiểu các mục tiêu và yêu cầu của nó và ghi lại nó trong mô hình quy trình hoặc lưu đồ.
#2. Khám phá quy trình
Trong giai đoạn này, quy trình được phân tích để xác định các cơ hội cải tiến. Điều này liên quan đến việc kiểm tra mô hình quy trình hoặc sơ đồ để xác định sự thiếu hiệu quả, tắc nghẽn và các lĩnh vực khác để cải thiện.
#3. Phân tích quá trình
Trong giai đoạn này, quy trình được phân tích chi tiết để hiểu hiệu suất của nó và xác định các cơ hội để tối ưu hóa. Điều này liên quan đến việc sử dụng các công cụ như mô phỏng quy trình, phân tích dữ liệu và phỏng vấn các bên liên quan để hiểu rõ hơn về quy trình.
#4. Thiết kế lại quy trình
Trong giai đoạn này, quy trình được thiết kế lại hoặc cải tiến để giải quyết các vấn đề được xác định trong giai đoạn phân tích. Điều này liên quan đến việc thực hiện các thay đổi đối với mô hình quy trình hoặc lưu đồ để tối ưu hóa hoạt động và đạt được kết quả mong muốn.
#5. Quy trình thực hiện
Trong giai đoạn này, quy trình thiết kế lại được triển khai trong hoạt động của tổ chức. Điều này liên quan đến việc đào tạo nhân viên về quy trình mới, cung cấp hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi và giám sát hiệu suất của quy trình.
#6. Giám sát quá trình
Trong giai đoạn này, hiệu suất của quá trình được theo dõi để đảm bảo rằng nó đáp ứng các mục tiêu của nó. Điều này liên quan đến việc giám sát các số liệu quy trình, xác định bất kỳ sự cố hoặc vấn đề nào và thực hiện các hành động khắc phục nếu cần.
#7. Tối ưu hóa quá trình
Trong giai đoạn này, quy trình liên tục được tối ưu hóa để đạt được hiệu suất và hiệu quả tốt hơn. Điều này liên quan đến việc xác định các cơ hội cải tiến, thực hiện các thay đổi đối với mô hình quy trình hoặc lưu đồ và thực hiện các thay đổi.
6 nguyên tắc lập mô hình là gì?
Có nhiều nguyên tắc lập mô hình có thể được áp dụng cho các loại mô hình khác nhau, bao gồm mô hình hóa quy trình nghiệp vụ, mô hình hóa dữ liệu và mô hình hóa hệ thống. Chúng là trừu tượng hóa, phân tách, thành phần, hình thức, truy xuất nguồn gốc, cũng như xác minh và xác nhận,
7 bước của quy trình kinh doanh là gì?
Các bước của quy trình nghiệp vụ có thể khác nhau tùy thuộc vào quy trình cụ thể được phân tích hoặc mô hình hóa, nhưng sau đây là bảy bước chung thường được sử dụng:
- Xác định quy trình:
- Lập bản đồ quy trình
- Phân tích quá trình
- Thiết kế quy trình cải tiến
- Thực hiện quy trình mới
- Giám sát quá trình
- Tối ưu hóa quy trình
Khóa học mô hình hóa quy trình kinh doanh
Có rất nhiều khóa học trực tuyến về mô hình hóa quy trình kinh doanh bao gồm nhiều chủ đề và mức độ chuyên môn khác nhau. Bạn có thể tìm các khóa học trên các nền tảng như Udemy, Coursera và LinkedIn Learning hoặc tìm kiếm khóa đào tạo từ các tổ chức chuyên nghiệp như Hiệp hội các chuyên gia quản lý quy trình kinh doanh (ABPMP). Sau đây là một số khóa học mô hình hóa quy trình kinh doanh phổ biến hiện có:
#1. Nguyên tắc cơ bản về mô hình hóa quy trình kinh doanh
Khóa học đầu tiên trong danh sách các khóa học mô hình hóa quy trình, kinh doanh của chúng tôi là các nguyên tắc cơ bản về mô hình hóa quy trình kinh doanh. Khóa học này bao gồm những kiến thức cơ bản về lập mô hình quy trình nghiệp vụ, bao gồm các kỹ thuật lập mô hình quy trình bằng sơ đồ và lưu đồ. Nó cũng bao gồm các bài tập thực tế và nghiên cứu tình huống để giúp bạn áp dụng những gì bạn đã học.
#2. Mô hình hóa quy trình kinh doanh nâng cao
Khóa học tiếp theo mà chúng ta sẽ xem xét trong danh sách các khóa học mô hình hóa quy trình kinh doanh là mô hình hóa quy trình kinh doanh nâng cao. Nếu bạn đã có một số kinh nghiệm về lập mô hình quy trình, khóa học này có thể giúp bạn nâng cao kỹ năng của mình. Nó bao gồm các kỹ thuật lập mô hình phức tạp hơn, chẳng hạn như mô phỏng và phân tách quy trình, đồng thời cung cấp cơ hội để làm việc trong các dự án trong thế giới thực.
#3. Đào tạo chứng nhận BPMN (Mô hình quy trình nghiệp vụ và ký hiệu)
BPMN là một khóa học khác mà chúng ta cần xem xét khi nói về các khóa học mô hình hóa quy trình kinh doanh. tiêu chuẩn được sử dụng rộng rãi để lập mô hình quy trình và khóa học này được thiết kế để giúp bạn nắm vững tiêu chuẩn đó. Nó bao gồm những điều cơ bản về ký hiệu và cú pháp BPMN, cũng như các kỹ thuật lập mô hình nâng cao.
#4. Đào tạo đai xanh Lean Six Sigma
Danh sách các khóa học mô hình hóa quy trình kinh doanh của chúng tôi sẽ không đầy đủ nếu không có khóa đào tạo vành đai xanh Lean Six Sigma. Khóa học này tập trung vào cải tiến và tối ưu hóa quy trình bằng phương pháp Lean Six Sigma. Nó bao gồm các chủ đề khác nhau, bao gồm lập bản đồ quy trình, phân tích thống kê, cũng như quản lý dự án.
#5. Khai thác quy trình
Khóa học cuối cùng trong danh sách các khóa học mô hình hóa quy trình kinh doanh của chúng tôi là khai thác quy trình. Khóa học này đề cập đến lĩnh vực khai thác quy trình mới nổi, sử dụng dữ liệu từ hệ thống thông tin để phân tích và cải thiện quy trình kinh doanh. Nó bao gồm các chủ đề như trích xuất dữ liệu, khám phá quy trình và cải tiến quy trình.
Kỹ thuật lập mô hình quy trình nghiệp vụ
Có một số kỹ thuật lập mô hình quy trình nghiệp vụ mà các tổ chức có thể sử dụng để phân tích và tối ưu hóa quy trình của họ. Việc lựa chọn kỹ thuật sẽ phụ thuộc vào các mục tiêu và thách thức cụ thể của tổ chức. Dưới đây là một số kỹ thuật phổ biến nhất:
#1. lưu đồ
Lưu đồ là sơ đồ biểu thị một quá trình sử dụng các hình dạng và biểu tượng để chỉ ra các bước khác nhau có liên quan. Chúng có thể giúp hình dung dòng chảy của các hoạt động và xác định các tắc nghẽn tiềm ẩn hoặc sự thiếu hiệu quả trong một quy trình.
#2. Sơ đồ đường bơi
Sơ đồ đường bơi là một loại lưu đồ tổ chức các bước của quy trình thành các đường để thể hiện các phòng ban hoặc các bên liên quan khác nhau. Điều này có thể giúp làm rõ trách nhiệm và chuyển giao giữa các nhóm khác nhau.
#3. Lập bản đồ chuỗi giá trị
Lập bản đồ dòng giá trị là một kỹ thuật xem xét dòng nguyên liệu và thông tin thông qua một quy trình để xác định sự lãng phí và kém hiệu quả. Nó có thể giúp các tổ chức hợp lý hóa các quy trình của họ và giảm chi phí.
#4. Ký hiệu mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPMN)
BPMN là một ký hiệu chuẩn hóa cho mô hình hóa quy trình sử dụng một tập hợp các ký hiệu và ký hiệu để thể hiện các bước quy trình, điểm quyết định và các yếu tố khác. Nó cung cấp một ngôn ngữ chung cho mô hình hóa quy trình có thể được sử dụng trong các tổ chức và ngành khác nhau.
#5. Tái cấu trúc quy trình kinh doanh (BPR)
BPR là một kỹ thuật liên quan đến việc thiết kế lại một cách cơ bản một quy trình để cải thiện hiệu suất và hiệu quả của nó. Nó có thể liên quan đến việc loại bỏ các bước không cần thiết, tự động hóa một số hoạt động nhất định hoặc tái cấu trúc tổ chức để hỗ trợ quy trình tốt hơn.
# 6. Sáu Sigma
Six Sigma là một phương pháp sử dụng các kỹ thuật phân tích thống kê và cải tiến quy trình để giảm các lỗi và biến thể trong một quy trình. Nó có thể giúp các tổ chức đạt được mức độ cao hơn về chất lượng và sự hài lòng của khách hàng.
Công cụ mô hình hóa quy trình kinh doanh
Có nhiều công cụ lập mô hình quy trình nghiệp vụ có thể giúp các tổ chức tạo và quản lý các mô hình quy trình. Việc lựa chọn công cụ sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể và ngân sách của tổ chức, cũng như trình độ chuyên môn của người dùng. Dưới đây là một số công cụ phổ biến:
# 1. Microsoft Visio
Công cụ đầu tiên trong danh sách các công cụ mô hình hóa quy trình kinh doanh của chúng tôi là Microsoft Visio. Visio là một công cụ lập biểu đồ phổ biến bao gồm nhiều mẫu và hình dạng để tạo lưu đồ, sơ đồ đường bơi và các mô hình quy trình khác. Nó tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft, chẳng hạn như SharePoint và Microsoft Teams.
#2. Lucidchart
Lucidchart là một công cụ lập biểu đồ dựa trên đám mây bao gồm các mẫu và hình dạng để lập mô hình quy trình. Nó cho phép cộng tác và chia sẻ sơ đồ với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan.
#3. Bizagi
Bizagi là bộ quản lý quy trình kinh doanh bao gồm một công cụ mô hình hóa quy trình, cũng như các khả năng tự động hóa và phân tích quy trình. Nó bao gồm các mẫu dựng sẵn và tích hợp với phần mềm doanh nghiệp khác, chẳng hạn như Salesforce và SharePoint.
Signavio là một nền tảng quản lý quy trình kinh doanh dựa trên đám mây bao gồm một công cụ lập mô hình quy trình cũng như các khả năng để tự động hóa, cộng tác và phân tích quy trình. Nó hỗ trợ ký hiệu BPMN và bao gồm các mẫu dựng sẵn.
#5. IBM Blueworks trực tiếp
Blueworks Live là một nền tảng quản lý quy trình kinh doanh dựa trên đám mây bao gồm một công cụ lập mô hình quy trình cũng như các khả năng để tự động hóa quy trình và cộng tác. Nó hỗ trợ ký hiệu BPMN và bao gồm các mẫu dựng sẵn.
#6. ARIS
ARIS là một công cụ phân tích và mô hình hóa quy trình kinh doanh được thiết kế cho mô hình hóa cấp doanh nghiệp. Nó bao gồm một loạt các kỹ thuật lập mô hình và hỗ trợ nhiều ký hiệu khác nhau, bao gồm BPMN và EPC.
Ví dụ về mô hình hóa quy trình nghiệp vụ
Dưới đây là một số ví dụ về mô hình hóa quy trình kinh doanh mà các tổ chức có thể sử dụng để phân tích và tối ưu hóa quy trình của họ:
#1. Quy trình đặt hàng thành tiền mặt
Quá trình này bao gồm tất cả các bước liên quan đến việc thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng, từ việc nhập đơn đặt hàng đến thu tiền thanh toán. Bằng cách mô hình hóa quy trình này, các tổ chức có thể xác định các khu vực không hiệu quả hoặc tắc nghẽn và thực hiện các cải tiến để giảm thời gian chu kỳ và tăng sự hài lòng của khách hàng.
#2. Quy trình từ mua hàng đến thanh toán
Quá trình này bao gồm tất cả các bước liên quan đến việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ, từ yêu cầu đến thanh toán. Bằng cách mô hình hóa quy trình này, các tổ chức có thể xác định các cơ hội để hợp lý hóa việc mua hàng và giảm chi phí, chẳng hạn như hợp nhất các nhà cung cấp hoặc tối ưu hóa mức tồn kho.
#3. Quy trình giới thiệu khách hàng
Quá trình này bao gồm tất cả các bước liên quan đến việc thu hút khách hàng mới, chẳng hạn như thiết lập tài khoản, cấu hình sản phẩm và đào tạo. Bằng cách lập mô hình quy trình này, các tổ chức có thể xác định các lĩnh vực có thể cải thiện sự hài lòng của khách hàng, chẳng hạn như giảm thời gian hoàn thành quy trình giới thiệu hoặc cung cấp tài nguyên đào tạo tốt hơn.
#4. Quá trình tuyển dụng
Quá trình này bao gồm tất cả các bước liên quan đến tuyển dụng và tuyển dụng nhân viên mới, từ đăng việc làm đến giới thiệu. Bằng cách lập mô hình quy trình này, các tổ chức có thể xác định các lĩnh vực mà quy trình tuyển dụng có thể được sắp xếp hợp lý, chẳng hạn như giảm thời gian để lấp đầy các vị trí mở hoặc cải thiện trải nghiệm của ứng viên.
#5. Quy trình quản lý sự cố
Quá trình này bao gồm tất cả các bước liên quan đến việc ứng phó với các sự cố như lỗi hệ thống CNTT hoặc vi phạm an ninh. Bằng cách lập mô hình quy trình này, các tổ chức có thể xác định các lĩnh vực có thể cải thiện ứng phó sự cố, chẳng hạn như giảm thời gian phát hiện và ứng phó sự cố hoặc tăng cường giao tiếp giữa các nhóm ứng phó.
Bài viết liên quan
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ QUY TRÌNH: Ý nghĩa, Miễn phí và Công cụ Quản lý Quy trình Tốt nhất
- Hướng dẫn Lập kế hoạch Quản lý Chất lượng Dự án (Công cụ & Phần mềm)
- QUẢN LÝ QUY TRÌNH KINH DOANH (BPM): Định nghĩa & Hướng dẫn từng bước
- MÔ HÌNH DỮ LIỆU: Định nghĩa, các loại và kỹ thuật
- CÔNG CỤ SƠ ĐỒ QUY TRÌNH KINH DOANH: Công dụng, Công cụ miễn phí & Hướng dẫn
- MÔ HÌNH QUY TRÌNH KINH DOANH: Định nghĩa, Phần mềm hàng đầu, Khóa học & Chứng chỉ
dự án
