Trong thế giới kinh doanh và hơn thế nữa, email là một phương thức giao tiếp bằng văn bản phổ biến. Một số doanh nghiệp đã sử dụng nó như một phương tiện để giao tiếp với những người trong thị trường mục tiêu của họ. Vì nó là một công cụ chiến lược được sử dụng để liên lạc với khách hàng tiềm năng và khách hàng nên nó phải thân thiện, rõ ràng và ngắn gọn. Đó là dấu hiệu của một email chuyên nghiệp. Có thể mất thời gian để thành thạo nghệ thuật viết một email chuyên nghiệp đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn này. Bài viết này sẽ đề cập đến tầm quan trọng của việc biết cách viết một email chuyên nghiệp, các bước thực hiện, một số email mẫu, chữ ký thư và một số câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp về việc sử dụng email cho mục đích kinh doanh.
Địa chỉ email chuyên nghiệp là gì?
Tất cả chúng ta đều có tài khoản email và thực hiện tất cả công việc kinh doanh của mình thông qua thư điện tử vì internet và đám mây đã khiến điều này trở nên cần thiết. Địa chỉ email của chúng tôi cũng đã trở thành trung tâm xoay quanh các hồ sơ và tài khoản trực tuyến khác của chúng tôi (cả cá nhân và chuyên nghiệp). Do đó, chúng tôi phải có tài khoản email riêng hoặc ít nhất là địa chỉ email để trao đổi thư từ riêng tư và liên quan đến kinh doanh. Địa chỉ email doanh nghiệp của chúng tôi phải được sử dụng riêng cho thư từ kinh doanh và để duy trì các mối quan hệ nghề nghiệp phù hợp.
Khi giao tiếp với khách hàng, khách hàng, nhà cung cấp và các liên hệ kinh doanh khác, tốt nhất bạn nên sử dụng địa chỉ email chính thức của “doanh nghiệp”. Tính chuyên nghiệp trong địa chỉ email chỉ có thể đạt được bằng cách bao gồm tên miền đã đăng ký của công ty. Trong thế giới kinh doanh, thông thường người ta sử dụng địa chỉ email dựa trên miền cá nhân để trao đổi thư từ chính thức. Nói lại, nếu tên công ty của bạn là một phần trong địa chỉ email của bạn (thông qua tên miền), thì bạn đã có cho mình một địa chỉ email chuyên nghiệp.
Lợi ích của một địa chỉ email chuyên nghiệp là gì?
Các nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến thường sử dụng các miền chung, vì vậy khi đăng ký tài khoản, bạn có thể đặt cho địa chỉ email của mình một cái tên hấp dẫn hoặc một tên viết tắt. Tuy nhiên, bạn và nhân viên của bạn không nên sử dụng địa chỉ email cá nhân cho thư từ kinh doanh chính thức. Ngoài việc có một địa chỉ email liên quan đến kinh doanh, sử dụng nghi thức email phù hợp có thể giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn và thu hút nhiều sự chú ý hơn đến công ty hoặc sản phẩm của bạn.
Đảm bảo địa chỉ email của bạn vừa chuyên nghiệp vừa dựa trên miền của bạn. Những lợi thế của việc sử dụng địa chỉ email liên quan đến kinh doanh như sau:
- Xây dựng thương hiệu
- Phát triển niềm tin
- Tính xác thực
- Độ tin cậy
- Sự đơn giản của hồi ức
- cải thiện giao hàng và đứng
Cách viết một email chuyên nghiệp
Mặc dù thật dễ dàng để viết và gửi email ngẫu nhiên cho mọi người, nhưng chúng tôi không thể nói như vậy đối với bất kỳ email chuyên nghiệp nào. Nó phải tuân theo các quy tắc hoặc hướng dẫn nhất định thể hiện sự thân thiện, rõ ràng và chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn email tiếng Anh của mình nghe bóng bẩy và chuyên nghiệp, bạn phải viết theo các bước sau;
#1. Bắt đầu bằng lời chào
Luôn sử dụng lời chào như “Dear Lillian” khi bắt đầu email. Sử dụng họ của người đọc (như trong “Dear Mrs. Price”) nếu mối quan hệ của bạn với họ trang trọng hơn. Bạn chỉ có thể nói, “Xin chào Kelly,” nếu mối quan hệ của bạn với cô ấy ở mức độ thân mật hơn. Bạn có thể đề địa chỉ thư là “Người mà nó có thể quan tâm” hoặc “Dear Sir/Madam” nếu bạn không biết tên người nhận.
#2. Cảm ơn người nhận
Trả lời các câu hỏi của khách hàng phải luôn bắt đầu bằng lời cảm ơn. Ví dụ: “Cảm ơn bạn đã liên hệ với ABC Business,” có thể được sử dụng để trả lời câu hỏi về doanh nghiệp của bạn. Bất cứ khi nào bạn nhận được phản hồi qua email, hãy nhớ nói điều gì đó như “Cảm ơn bạn đã phản hồi nhanh chóng” hoặc “Cảm ơn bạn đã liên hệ lại với tôi”. Nói lời cảm ơn với người đọc không chỉ là phép lịch sự mà còn khiến người đọc cảm thấy thoải mái.
#3. Nêu mục đích của bạn
Nếu bạn là người bắt đầu trao đổi email, bạn có thể không cần viết thư cảm ơn. Cách tiếp cận đúng là bắt đầu bằng cách giải thích lý do tại sao bạn viết. Những từ và cụm từ như “Tôi viết thư để hỏi về…” hoặc “Tôi viết về…” là những ví dụ.
Giải thích lý do tại sao bạn viết email ngay lập tức và sau đó đi sâu vào nội dung của thông điệp. Giữ cho các câu của bạn ngắn gọn và đơn giản để người nhận email có thể nhanh chóng đọc lướt chúng và lấy thông tin họ cần. Để giữ một hồ sơ chuyên nghiệp cho bản thân và doanh nghiệp của mình, bạn cần chú ý đến các chi tiết như ngôn ngữ, chính tả và dấu câu.
#4. Thêm nhận xét kết thúc của bạn
Thật lịch sự khi thêm một vài ghi chú kết thúc và lời cảm ơn cuối cùng vào email trước khi bạn gửi đi. Tôi đánh giá cao thời gian và nỗ lực của bạn và vui lòng liên hệ nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề nào.
#5. Kết thúc bằng một kết thúc
Bước cuối cùng là đăng xuất với một kết thúc phù hợp và tên của bạn. Các cụm từ “trân trọng”, “trân trọng” và “cảm ơn” đều có giọng điệu chuyên nghiệp. Đừng đăng xuất bằng các cụm từ như “Lời chúc tốt đẹp nhất” hoặc “Chúc mừng” trừ khi bạn khá thân thiết với người đọc. Và trước khi bạn nhấn “gửi”, hãy xem lại email của bạn lần cuối để đảm bảo rằng nó hoàn hảo.
Chữ ký email chuyên nghiệp
Chữ ký email là danh thiếp kỹ thuật số và chỉ nên được sử dụng bởi các chuyên gia. Tên đầy đủ, thông tin công ty và thông tin liên hệ của bạn thường được bao gồm.
Ngoài văn bản và liên kết, các nhà tiếp thị và doanh nhân gửi email có thể bao gồm ảnh, biểu trưng và các thành phần tương tác.
Chữ ký email chuyên nghiệp nên bao gồm những gì
Kiến thức bạn thu được từ phần này sẽ cho phép bạn tạo một chữ ký email chuyên nghiệp sẽ khiến đồng nghiệp của bạn kinh ngạc và nổi bật giữa đám đông.
Có 5 phần chính đối với chữ ký email chuyên nghiệp (và một số phần bổ sung). Phần còn lại của bài luận sẽ tập trung vào việc hướng dẫn bạn cách thực hiện đúng từng phần.
#1. Cách trình bày thông tin cá nhân và doanh nghiệp của bạn
Trong thời đại mà các nút và biểu ngữ trở nên phổ biến, bạn có thể muốn đưa mọi chi tiết về cuộc sống nghề nghiệp của mình vào chữ ký email của mình. Tuy nhiên, ngắn gọn là một đức tính tốt khi tìm kiếm tác động. Do không gian dành cho chữ ký email nhỏ nên mọi thứ thêm vào chỉ là thêm tiếng ồn.
#2. Cách trình bày thông tin liên hệ của bạn
Bao gồm thông tin liên lạc sẽ tạo điều kiện giao tiếp với các bên quan tâm. Càng có nhiều cách để liên hệ với bạn thì cách tốt nhất càng trở nên ít rõ ràng hơn. Kết quả là, mọi người ít có xu hướng thực hiện.
#3. Tạo chữ ký email chuyên nghiệp với hình ảnh và logo cá nhân
Khi mọi người đọc email của bạn, đối tượng cuối cùng họ nhìn thấy có thể là khối chữ ký của bạn.
Khi ai đó nhận được email từ bạn, rất có thể họ sẽ nhớ hình ảnh và logo của bạn. Tuy nhiên, có nhiều trường hợp lạm dụng hình ảnh kém hơn những trường hợp xuất sắc. Chúng tôi không hiểu tại sao rất nhiều người cảm thấy ổn với ấn tượng ban đầu kém chất lượng. Việc thêm một chữ ký phong cách, có chức năng và mang tính thẩm mỹ vào email gửi đi của bạn không hề dễ dàng như vẻ ngoài của nó.
Thêm logo vào chữ ký email của bạn có vẻ dễ dàng, nhưng nếu bạn đã từng tự mình thử, bạn sẽ biết cách khác. Sử dụng trình chỉnh sửa chữ ký email không phải là giải pháp lâu dài. Vẫn yêu cầu cài đặt mã vào tệp HTML được sử dụng bởi ứng dụng email.
#4. Sử dụng Lời kêu gọi hành động (CTA) để biến chữ ký email của bạn thành một kênh tiếp thị
Nghiên cứu gần đây nhất của chúng tôi về người dùng cho thấy rằng tiếp thị chữ ký email (ESM) được sử dụng trong 77% chữ ký email doanh nghiệp và 67% chữ ký email cá nhân. Một cách phổ biến để làm điều này là đưa lời kêu gọi hành động (CTA) vào chữ ký email của bạn.
Bạn xác định “lời kêu gọi hành động” như thế nào? Nói một cách đơn giản, đó là lời kêu gọi mở để khách hàng tiềm năng chấp nhận phiếu mua hàng. Trên thực tế, bạn nên kết hợp lời kêu gọi hành động vào chữ ký email của mình.
5. Quảng bá tác phẩm của bạn tới nhiều đối tượng hơn bằng cách bao gồm các nút chia sẻ
Tôi đã nói với bạn trong bài viết này là tiết kiệm thông tin bạn cung cấp. Tuy nhiên, khi nói đến các nút chia sẻ trên mạng xã hội, hãy thoải mái sử dụng tất cả.
Vì các biểu tượng mạng xã hội rất nhỏ và gọn nên bạn có thể sử dụng toàn bộ và sử dụng tất cả chúng, đồng thời chúng sẽ đẹp hơn và hoàn thiện hơn (không giống như trước đây, lần này “càng nhiều càng tốt”).
Nếu chúng quan trọng đối với sự nghiệp của bạn, bạn nên đặt các liên kết hoạt động tới các trang truyền thông xã hội trong chữ ký email của mình.
Bạn không nên thêm các hồ sơ mạng xã hội đã cũ, không hoạt động hoặc không giúp ích gì cho sự nghiệp của bạn theo bất kỳ cách nào khác.
Cách kết thúc một email chuyên nghiệp
Cách bạn kết thúc một email chuyên nghiệp cũng quan trọng như cách bạn bắt đầu. Vâng, bạn đã nghe đúng. Bạn phải kết thúc email của mình một cách chuyên nghiệp nhưng thân thiện. Tùy thuộc vào ngữ cảnh, bạn có thể muốn thêm nhiều thông tin khác hoặc nhiều thông tin khác vào chữ ký email của mình. Tuy nhiên, bạn càng không biết người nhận, bạn càng nên cung cấp nhiều thông tin hơn trong email của mình. Dù sao đi nữa, các thành phần tiêu chuẩn của chữ ký email doanh nghiệp như sau:
#1. Kết thúc hàng
Khi đọc một email, bạn có thể cảm thấy khó chịu khi đi thẳng từ chủ đề chính đến phần kết thúc. Điều này đặc biệt đúng nếu email dài. Một câu cảm ơn hoặc lời chúc tốt đẹp cuối cùng có thể giúp quá trình chuyển đổi này diễn ra suôn sẻ. Theo Girson, dòng cuối cùng của một email thường được đọc ngay cả khi người đọc chỉ lướt qua nó, vì vậy hãy tận dụng cơ hội này để đưa vào lời kêu gọi hành động hoặc nhắc nhở người đọc về những gì bạn cần từ họ.
#2. Kết thúc (Hoặc đăng xuất)
Những gì bạn đặt ở đây đứng trước tên của bạn và được in đậm. Cân nhắc sử dụng các cách diễn đạt như “Trân trọng”, “Trân trọng”, “Cảm ơn” hoặc “Chúc một ngày cuối tuần tuyệt vời!” Bạn nên sử dụng cách kết thúc trang trọng cho email của mình trừ khi bạn ở gần người nhận hoặc bạn đã trao đổi nhiều email với họ trong một khoảng thời gian ngắn.
#3. Tên
Cách tốt nhất là sử dụng tên đầy đủ của bạn (họ và tên hoặc bất kỳ tên nào bạn thường dùng) hoặc tên của bạn theo sau là chữ ký email mặc định bao gồm tên đầy đủ của bạn nếu đây là email đầu tiên bạn gửi cho ai đó. Tên của một người thường là đủ khi nói chuyện với người mà họ đã biết.
#4. đại từ
Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào bạn và mức độ thoải mái của bạn, đặc biệt nếu bạn là người LGBTQ. Tuy nhiên, các đồng minh nên nhớ rằng việc họ sử dụng đại từ nhân xưng góp phần bình thường hóa hoạt động này và tạo ra một không gian an toàn cho những người chuyển giới và không thuộc giới tính song song.
#5. Tiêu đề và Công ty
Tùy thuộc vào người bạn đang viết thư cho và những gì bạn đang nói, một trong hai cách này có thể là cách tốt để kết thúc email của bạn. Việc bao gồm cả hai sẽ cho người gửi biết bạn làm gì và làm việc ở đâu nếu bạn đang gửi email cho một người bên ngoài tổ chức của mình. Việc bạn làm việc cho một công ty cụ thể được giả định khi bạn gửi email cho đồng nghiệp (đặc biệt là từ địa chỉ email của công ty), vì vậy bạn có thể bỏ qua điều đó; tuy nhiên, nếu bạn chưa từng làm việc với cá nhân này trước đây, việc đề cập đến vị trí của bạn có thể hữu ích. Hầu hết thời gian, bạn không nên nói về nơi bạn đang làm việc khi bạn đang tìm kiếm một công việc mới. Vì bạn đang cố gắng từ chức khỏi vị trí hiện tại, người nhận email của bạn có thể nghĩ rằng bạn đang giao tiếp đúng giờ của công ty mặc dù thực tế không phải vậy.
#6. Thông tin liên lạc
Mặc dù người nhận email đã có địa chỉ của bạn, nhưng bạn có thể muốn cung cấp thêm thông tin liên hệ, chẳng hạn như số điện thoại cơ quan hoặc điện thoại di động, trong trường hợp họ cần liên lạc với bạn. Để rõ ràng, chỉ bao gồm thông tin liên hệ nếu bạn sẵn sàng liên hệ qua kênh đó.
- Cách ký tài liệu điện tử: Hướng dẫn từng bước
- PHÍ THẺ TÍN DỤNG HÀNG NĂM: Giải thích về Phí hàng năm của Thẻ Tín dụng Du lịch Tốt nhất
- Phần mềm tiếp thị qua email tốt nhất: Lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp nhỏ
- MARKETING WORD OF MIOUTH: Chiến lược, ví dụ, ý nghĩa tốt nhất năm 2023
dự án
