Học cách viết một email trang trọng có vẻ khó khăn, đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên bạn viết. Một email trang trọng phải có giọng điệu chuyên nghiệp và đây là lý do tại sao nhiều cá nhân cảm thấy khó khăn khi xây dựng một email. Tuy nhiên, nếu bạn có một hướng dẫn chi tiết từng bước, viết một email chính thức sẽ là một quá trình đơn giản. Dưới đây là bảng phân tích các bước cần thiết để làm theo và tất cả những gì bạn cần biết khi viết một email trang trọng.
Cách viết một email trang trọng
Để học cách viết một email trang trọng, bạn cần biết chính xác nội dung của nó. Vì vậy, một email chính thức là gì? Một email trang trọng cũng giống như một email chuyên nghiệp. Nó được viết cho các cá nhân có thẩm quyền, tổ chức kinh doanh, tổ chức học thuật hoặc những người bạn không quen biết.
Trong khi viết một email trang trọng, lựa chọn ngôn ngữ của bạn là một trong những điều quan trọng nhất. Vì bạn không viết thư cho người quen nên việc sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp là rất cần thiết. Điều này tự động cho thấy một dấu hiệu của sự tôn trọng. Ngoài ra, một điều khác bạn cần lưu ý là dấu câu, vì điều này góp phần rất lớn vào cấu trúc của email.
Các bước thực hiện khi viết một email trang trọng
Nếu bạn muốn học cách viết một email trang trọng đúng cách, thì bạn cần tuân theo một định dạng nhất định. Dưới đây là danh sách các hướng dẫn từng bước bạn cần làm theo khi viết một email trang trọng. Chúng bao gồm:
- Bắt đầu với một địa chỉ email chuyên nghiệp
- Viết một dòng tiêu đề
- Mở đầu đoạn văn bằng lời chào trang trọng
- Giới thiệu phù hợp
- Cơ thể
- Kết thúc email một cách trang trọng, với sự đánh giá cao
#1 Bắt đầu với một địa chỉ email chuyên nghiệp
Trước khi bắt đầu một email chính thức, bạn cần xác nhận xem địa chỉ email đó có phải là địa chỉ chuyên nghiệp hay không. Một địa chỉ email chuyên nghiệp chỉ đơn giản là một email được sử dụng nghiêm ngặt cho các công việc kinh doanh. Đây là cách mà hầu hết các cá nhân tương tác với các công ty và tổ chức kinh doanh. Với sự trợ giúp của một địa chỉ email chuyên nghiệp, mọi người có thể phân biệt thư cá nhân của họ với những thư liên quan đến kinh doanh.
Ngoài ra, một email chuyên nghiệp chứa tên doanh nghiệp của bạn. Điều này giúp các cá nhân và doanh nghiệp khác nhận ra bạn dễ dàng hơn.
#2 Viết dòng tiêu đề
Chú ý đến nội dung của dòng chủ đề của bạn trong khi viết một email trang trọng là điều cần thiết. Đó là điều đầu tiên nhìn thấy khi một người mở hộp thư đến của họ. Điều này được thực hiện để giúp người đó biết nội dung email của bạn nói về điều gì. Dòng chủ đề nên nêu rõ mục đích của email. Nó phải ngắn gọn và hấp dẫn, đồng thời không gây hiểu nhầm. Đừng cố lừa người nhận đọc email của bạn, nếu không email của bạn có thể bị soạn thảo hoặc không được phản hồi.
#3 Bắt đầu đoạn văn bằng lời chào trang trọng
Sau khi nhập dòng chủ đề, bước tiếp theo là bắt đầu email bằng lời chào trang trọng. Chú ý đến lời chào cũng rất quan trọng vì nó trực tiếp đề cập đến người mà bạn đang gửi email. Một số ví dụ về lời chào là:
- Lời chào hỏi
- Thân
- Xin chào
- Mà nó có thể quan tâm
Nhiều lần, tên của cá nhân được giải quyết trong một email không được biết đến. Nếu bạn không có tên của người nhận thì bạn có thể sử dụng “to who it may quan tâm” hoặc “Dear sir/ma”. Ngoài ra, bạn có thể giải quyết bộ phận hoặc vị trí của người đó. Ví dụ: Kính gửi Giám đốc Nhân sự, Kính gửi Phòng Nhân sự.
Tuy nhiên, nếu bạn có tên của người nhận, hãy sử dụng “Kính gửi”, sau đó là tên của người đó. Ví dụ: Kính gửi Giáo sư Williams hoặc Chúc mừng Giáo sư Williams (theo sau là họ).
#4 Giới thiệu đúng cách
Một lời giới thiệu đến ngay sau lời chào. Khi nói đến các email trang trọng, luôn cần có phần giới thiệu vì bạn không được biết đến. Ngay cả khi người nhận biết bạn, bạn vẫn cần phải giới thiệu bản thân.
Phần giới thiệu bắt đầu bằng việc bạn nêu tên của mình, tiếp theo là mục đích và mức độ liên quan của bạn. Chẳng hạn, một giáo viên hoặc giảng viên sẽ muốn biết liệu bạn đang viết với tư cách là thành viên của lớp, khoa hay khoa. Sau đó, nêu lý do viết.
#5 Cơ thể
Phần thân của một email trang trọng về cơ bản là nơi bạn giải thích chi tiết lý do viết. Công phu là điều cần thiết, nhưng nó không nên phóng đại. Phần thân của email nên chứa ít nhất một hoặc hai đoạn văn (tùy thuộc vào mục đích của email).
#6 Kết thúc email một cách trang trọng với sự đánh giá cao
Cách bạn kết thúc một email cũng quan trọng như cách bạn bắt đầu nó. Vì nó bắt đầu một cách trang trọng, nên kết thúc của nó cũng phải trang trọng. Đây là đoạn cuối cùng và nó còn được gọi là đoạn kết thúc.
Trong đoạn này, bạn phải thể hiện sự đánh giá cao về thời gian đọc email của mình, sau đó kết thúc bằng một lời kết trang trọng. Một số đóng cửa chính thức này là:
- Trân trọng
- Trung thành
- Yours
- Với sự tôn trọng
- Tốt
- Trân trọng
Sau khi chọn một kết thúc chính thức, tên và chữ ký của bạn sẽ theo sau.
Làm thế nào để bạn bắt đầu một email chính thức?
Cho dù bạn đang cố gắng để có được một hợp đồng kinh doanh, yêu cầu tăng lương hay đảm bảo một công việc mới, học cách bắt đầu một email chính thức sẽ giúp bạn chiếm thế thượng phong. Một email trang trọng bắt đầu bằng một địa chỉ email chuyên nghiệp. Bạn nên sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp trong khi viết một email trang trọng, vì điều này giúp nó được công nhận nhiều hơn và thể hiện nó là quan trọng. Một email chuyên nghiệp nên bao gồm tên và họ của bạn hoặc tên doanh nghiệp của bạn. Điều này làm tăng thêm giá trị của email, vì người nhận có thể thấy nó quan trọng.
Sau khi xác nhận địa chỉ email là chuyên nghiệp, điều tiếp theo cần chú ý là dòng chủ đề của bạn. Dòng chủ đề của email của bạn nên nêu rõ lý do bạn viết email. Ví dụ, một lá thư xin lỗi, xin tăng lương, xin phép nghỉ, v.v. Nó phải ngắn gọn và hấp dẫn nhưng cũng phải chuyên nghiệp.
Một phần quan trọng không kém khác khi bắt đầu một email trang trọng là lời chào (một lời chào thân thiện). Có một lời chào thích hợp sẽ mở ra email của bạn và giúp bạn bắt đầu thuận lợi. Bạn có thể bắt đầu bằng ''to who it could quan tâm'', nhưng điều này chỉ được sử dụng khi bạn không biết tên của người mà bạn đang nói chuyện. Kính gửi và xin chào cũng là lời chào phổ biến được sử dụng, theo sau là tên hoặc vị trí của người nhận.
Làm thế nào để bạn bắt đầu một đoạn email trang trọng?
Đoạn đầu tiên của một email trang trọng phải bao gồm lời chào và tên của người bạn đang giải quyết. Bạn có thể sử dụng ''Dear hoặc Hello''. Đây là những lời chào phổ biến nhất. Hơn nữa, có những lúc bạn có thể không biết tên người nhận. Trong những tình huống như thế này, lời chào thích hợp nên sử dụng là ''Người mà nó có thể quan tâm''. Bước tiếp theo là giới thiệu bản thân một cách chính xác, bằng cách nêu tên, bạn là ai và tại sao bạn viết thư.
Câu mở đầu hay cho một email là gì?
Bắt đầu một email với một câu mở đầu hay là điều khiến người đọc của bạn tiếp tục, vì vậy bạn nên cẩn thận với lựa chọn từ ngữ của mình. Sau lời chào là câu mở đầu. Về mặt hình thức, câu mở đầu nên bao gồm phần giới thiệu thích hợp (nêu tên và bạn là ai), và lý do tại sao bạn viết. Một cách trang trọng, một câu mở đầu sẽ bao gồm lời chào và chúc sức khỏe. Ví dụ: ''Tôi hy vọng email này sẽ đến tay bạn'', ''hy vọng bạn có một ngày tuyệt vời'', v.v. và phần giới thiệu nêu rõ tên của bạn và lý do bạn viết thư.
Làm thế nào để bạn viết một ví dụ email chính thức?
Cố gắng viết một ví dụ email trang trọng về cơ bản chỉ là thực hành cách viết một email trang trọng. Để bạn làm điều này, có những bước bạn cần phải làm theo. Dưới đây là hướng dẫn giải thích những gì bạn nên làm khi viết một ví dụ email trang trọng. Họ đang:
- Tiêu đề email của bạn: phải ngắn gọn và nêu rõ lý do bạn gửi email
- Lời chào: Kính gửi (tên của người hoặc những người bạn đang xưng hô), ví dụ: Kính gửi giáo sư Williams, cho một nhóm Học sinh thân mến. Nếu bạn không có tên của người nhận, thì hãy sử dụng ''Người mà nó có thể quan tâm''.
- Đoạn giới thiệu: Sử dụng đoạn văn này để giới thiệu bản thân (cho biết bạn là ai) và lý do bạn viết.
- Nội dung email: Phần này của email nên chứa thông tin chi tiết, giải thích lý do tại sao bạn viết.
- Đoạn kết: Đoạn kết nên kết thúc một cách trang trọng, ví dụ: chân thành, trung thành, trân trọng, v.v.
Năm (5) phần của một email trang trọng là gì?
Trước khi một người có thể học cách viết một email trang trọng, bạn cần tuân theo một cấu trúc và định dạng cụ thể. Định dạng này chứa năm (5) thành phần của một email trang trọng. Những yếu tố này là:
- Dòng tiêu đề
- Sự chào
- Đoạn văn giới thiệu
- cơ thể email
- Đoạn kết
Đây là năm yếu tố tạo nên một email trang trọng. Bằng cách áp dụng những yếu tố này, bạn sẽ có thể viết đúng một email trang trọng.
Làm thế nào để viết một email chính thức cho một yêu cầu
Học cách viết yêu cầu trong một email trang trọng là điều cần thiết đối với mỗi cá nhân. Một yêu cầu có nghĩa là yêu cầu một cái gì đó. Để bạn làm điều này đúng cách, bạn cần phải tuân theo một cấu trúc cụ thể. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách viết một email trang trọng cho một yêu cầu. Chúng bao gồm:
#1 Lời chào và đoạn giới thiệu
Trong quá trình viết yêu cầu, bạn không thể nhảy vào ngay được. Bạn vẫn sẽ phải tuân theo định dạng viết email trang trọng. Như đã đề cập trước đó, bạn phải bắt đầu bằng một lời chào. Bạn có thể sử dụng ''Dear hoặc Hello''. Nên sử dụng từ thân yêu vì nó nghe trang trọng hơn. Ngay sau lời chào là tên người nhận. Ví dụ, Thưa ông Smith. Nếu bạn không có tên của người nhận thì hãy sử dụng ''Người mà nó có thể quan tâm''.
Hơn nữa, đoạn giới thiệu phải bao gồm tên của bạn, tham chiếu đến kết nối bạn có với người nhận và lý do bạn viết. Chẳng hạn, Kính gửi Giám đốc Nhân sự, tên tôi là *****, tôi là một trong những nhà văn mới được tuyển dụng và tôi viết thư này để yêu cầu ****. Bằng cách nêu rõ tất cả những điều này, người nhận biết bạn là ai và tại sao bạn viết thư.
#2 Cơ thể
Phần thân của một yêu cầu chính thức nên giải thích chi tiết, yêu cầu là gì và lý do tại sao nó nên được chấp thuận. Cũng cần nêu rõ yêu cầu có khẩn cấp hay không. Điều này tạo ra một khoảng thời gian để người nhận xem xét chấp nhận yêu cầu của bạn.
# 3 Kết thúc đoạn văn
Phần này của một yêu cầu chính thức là rất quan trọng. Trong đoạn kết thúc, bạn phải thể hiện sự đánh giá cao bằng cách cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc email của bạn. Sau khi làm điều đó, hãy kết thúc nó một cách chính thức bằng cách sử dụng những lời chúc tốt đẹp nhất, trung thành, chân thành, v.v.
Kết luận
Học cách viết một email trang trọng có vẻ khó khăn, đặc biệt là khi bạn chưa có bất kỳ kinh nghiệm nào. Tuy nhiên, nếu bạn tuân theo một cấu trúc hoặc định dạng cụ thể, việc viết một email trang trọng sẽ rất dễ dàng. Tất cả những gì bạn cần làm là áp dụng các yếu tố và điều này sẽ dạy bạn cách viết một email trang trọng.
Bài viết liên quan
QUẢN LÝ EMAIL: Ý nghĩa, Phần mềm, Chiến lược & Kỹ năng
MẪU EMAIL GIỚI THIỆU: Cách tốt nhất để bắt đầu và kết thúc
EMAIL CHUYÊN NGHIỆP: Ý nghĩa, Cách viết và các mẹo quan trọng cần biết
