Theo khảo sát xung năm 2017 của PMI, “43% dự án vượt quá ngân sách và 49% không đáp ứng được thời hạn” và “chỉ 26% tổ chức sử dụng quản lý tài nguyên để phân bổ tài nguyên thành công.”
Một hệ thống quản lý tài nguyên hiệu quả hỗ trợ phân bổ tài nguyên, đây là một yếu tố quan trọng trong quy trình lập kế hoạch tài nguyên. Bài đăng này sẽ thảo luận về khái niệm, các vấn đề, tầm quan trọng và các phương pháp phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Phân bổ nguồn lực trong quản lý dự án là gì?
Phân bổ tài nguyên, còn được gọi là lập lịch trình tài nguyên, xác định và chỉ định tài nguyên cho các nhiệm vụ riêng biệt trong một khoảng thời gian nhất định. Các hoạt động này có thể liên quan đến dự án hoặc không liên quan đến dự án, chẳng hạn như BAU, quản trị, hỗ trợ và vận hành. Phân bổ nguồn lực hiệu quả đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách.
Tài nguyên có thể có sẵn hoàn toàn hoặc một phần. Do đó, các nhà quản lý tài nguyên phải đảm bảo rằng các tài nguyên được phân bổ luôn sẵn sàng để khai thác tối ưu.
Ai chịu trách nhiệm phân bổ nguồn lực?
Lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực có thể thuộc phạm vi của nhiều chức năng khác nhau trong một công ty.
Người quản lý dự án thường có trách nhiệm phân bổ và quản lý tài nguyên. Họ sẽ phân bổ các nguồn lực trong giai đoạn lập kế hoạch dự án và có thể phải phân bổ lại chúng khi dự án phát triển và các tham số thay đổi.
Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có thể thuê một người quản lý tài nguyên. Người quản lý tài nguyên chịu trách nhiệm lập kế hoạch và phân bổ tài nguyên cho các dự án khác nhau.
Họ có thể làm việc ở cấp bộ phận hoặc thậm chí cấp tổ chức, như một phần của Văn phòng Quản lý Dự án trung tâm. Người quản lý nguồn lực sẽ cộng tác với từng người quản lý dự án về chiến lược phân bổ nguồn lực của họ theo cấu trúc này.
Lợi ích của việc phân bổ nguồn lực
Có một lý do tại sao phân bổ nguồn lực là một vấn đề quan trọng đối với các tập đoàn lớn, doanh nghiệp nhỏ và mọi thứ ở giữa. Không có nó, mọi thứ có thể nhanh chóng vượt khỏi tầm kiểm soát, dẫn đến sự mệt mỏi của nhân viên, hiệu suất kém và trễ hạn.
Xem xét lợi ích của việc phân bổ nguồn lực hiệu quả.
#1. Nó hỗ trợ lập kế hoạch
Phân bổ nguồn lực có thể giúp bạn tránh bội chi các nguồn lực mà bạn không cần hoặc sử dụng hết chúng giữa chừng trong một dự án. Với các công cụ phù hợp, bạn có thể nhanh chóng xem lịch trình và nguồn lực sẵn có cho các dự án trong hệ thống và lập kế hoạch phù hợp.
Phần mềm phân bổ nguồn lực cũng cải thiện sự hiểu biết của bạn về nhóm kỹ năng của mình. Việc lựa chọn nhân sự tốt nhất cho từng dự án và hoạt động trở nên dễ dàng hơn, tăng khả năng thành công.
Điểm mấu chốt là gì? Thêm thu nhập cho công ty của bạn.
#2. Cải thiện tinh thần và sức khỏe của đội
Quản lý tài nguyên kém có thể dẫn đến sự kiệt sức của nhân viên. Khi điều này xảy ra, năng suất và hiệu suất bị ảnh hưởng, và hạnh phúc mất dần. Hãy xem xét những điều sau đây:
- Những nhân viên bị căng thẳng có khả năng nghỉ việc cao hơn 26%.
- 76% nhân viên tin rằng căng thẳng tại nơi làm việc có ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần của họ.
- Người ta ước tính rằng căng thẳng tại nơi làm việc khiến các tổ chức phải trả giá từ 221 triệu đô la đến 187 tỷ đô la.
Tất cả những tác động tiêu cực này có thể tránh được bằng cách phân bổ nguồn lực một cách khôn ngoan. Điều này đòi hỏi phải xem xét tính khả dụng thực tế hơn là những gì được in trên giấy. Thay vì tính 40 giờ mỗi tuần cho mỗi nhân viên toàn thời gian, bạn tính đến những ngày nghỉ ốm, thời gian nghỉ phép và các hoạt động công việc khác trong danh sách việc cần làm của họ.
Thực hiện kỹ thuật này giúp giảm khả năng nhân viên bị quá tải trong khi vẫn duy trì được sức khỏe và tinh thần của họ.
#3. Nó giữ cho mọi người thông báo.
Điều quan trọng là phải theo dõi tiến độ khi làm việc trong một dự án với những người khác. Điều này thường đòi hỏi phải cung cấp các cập nhật trạng thái thường xuyên về nhiệm vụ, vấn đề và sự kiện quan trọng. Nếu bạn sử dụng các công cụ thủ công, bạn sẽ lãng phí thời gian và tăng khả năng mắc lỗi.
Tuy nhiên, phần mềm phân bổ tài nguyên có thể giúp loại bỏ lỗi và tăng tính minh bạch. Mọi thành viên trong nhóm có thể theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ và các báo cáo có thể được gửi lại cho các bên liên quan ngay lập tức.
Nó thậm chí có thể giúp bạn giảm số lượng các cuộc họp hàng ngày mà bạn có (và làm cho những cuộc họp của bạn hiệu quả hơn).
Những khó khăn liên quan đến phân bổ nguồn lực là gì?
Nói thì dễ hơn làm khi phân bổ nguồn lực. Việc xác định tài nguyên phù hợp có thể khó khăn nếu không có các công cụ hoặc quy trình phù hợp. Hãy xem xét một số vấn đề về phân bổ nguồn lực:
#1. Thay đổi phạm vi dự án:
Mặc dù thực hiện các biện pháp kiểm soát thích hợp, phạm vi dự án có thể thay đổi bất kỳ lúc nào trong vòng đời của dự án. Hơn nữa, trong một thế giới linh hoạt, những thay đổi trong yêu cầu dự án có thể dẫn đến thay đổi nhu cầu tài nguyên. Nếu không có lịch trình tài nguyên cập nhật, việc phân bổ thường xuyên để phù hợp với nhu cầu thay đổi trở nên vô cùng khó khăn.
#2. Sử dụng các công cụ kế thừa lỗi thời:
Bảng tính và công nghệ bản địa không đủ để phân bổ nguồn lực. Họ không cung cấp các bản cập nhật theo thời gian thực cho lịch trình dự án/tài nguyên, dẫn đến sự không nhất quán và dư thừa. Nó có thể dẫn đến tình trạng hỗn loạn đăng ký gấp đôi, làm suy yếu sự thành công của dự án.
#3. Thông tin sai lệch của nhân viên bán hàng và giao hàng:
Trong khi tập trung vào việc đáp ứng các mục tiêu bán hàng, nhóm bán hàng có thể không liên quan đến nhóm giao hàng trước khi ký giao dịch. Kết quả là đội giao hàng buộc phải tranh giành phân bổ nguồn lực vào phút chót để kịp deadline giao hàng.
#4. Trong một tổ chức ma trận, thiếu khả năng hiển thị các nguồn lực:
Bởi vì không có công cụ lập kế hoạch tài nguyên tập trung, nên không có khả năng hiển thị phân bổ tài nguyên trên các giới hạn ma trận. Do đó, các nhà quản lý tài nguyên gặp phải những thách thức đáng kể trong việc phân bổ nhân viên phù hợp nhất và tiết kiệm chi phí nhất cho dự án.
#5. Sự không phù hợp giữa năng lực bộ kỹ năng và nhu cầu:
Việc không thể thấy trước các yêu cầu của dự án đường ống trong tương lai ngăn cản việc xác định trước tình trạng thiếu nhân tài. Năng lực sai lầm này so với dự đoán nhu cầu cản trở quá trình phân bổ nguồn lực dự án.
Cách giải quyết vấn đề phân bổ tài nguyên
Ngay cả khi bạn sử dụng tất cả các công cụ chính xác và tuân theo các phương pháp hay nhất để phân bổ nguồn lực, bạn gần như chắc chắn sẽ gặp phải sự cố. Trục trặc là không thể tránh khỏi, vì vậy hãy chuẩn bị cho phù hợp!
Hãy xem xét một số vấn đề phổ biến nhất mà các nhà quản lý dự án gặp phải và cách giải quyết chúng.
#1. Phạm vi của dự án thay đổi.
Bạn đã cố gắng hết sức để lập kế hoạch phân bổ nguồn lực cho các dự án tiếp theo của mình, nhưng khả năng vượt phạm vi vẫn có thể xảy ra. Có lẽ các nhiệm vụ toàn diện hơn mong đợi hoặc chúng đòi hỏi những khả năng mà bạn không lường trước được.
Khi điều này xảy ra, bạn phải nhanh nhẹn và sửa đổi tài nguyên của mình cho phù hợp. Bạn nên làm như sau để tránh leo phạm vi:
- Đảm bảo rằng phạm vi dự án luôn rõ ràng và được thiết lập.
- Đặt mục tiêu dự án cụ thể.
- Cố gắng hoàn thành công việc tốt nhất của bạn, nhưng đừng cầu toàn nếu điều đó đồng nghĩa với việc bị trễ.
- Tạo một hệ thống cho phép nhân viên phê duyệt các yêu cầu thay đổi và sửa đổi.
- Theo dõi hiệu suất của nhóm để xác minh rằng mọi thứ đang đi đúng hướng.
- Sử dụng tất cả các tài nguyên theo ý của bạn để đẩy nhanh tiến độ.
Đôi khi rất khó để tránh phạm vi leo thang. Trong những trường hợp như vậy, việc có sẵn một cơ chế thay đổi phạm vi cho phép bạn thích nghi nhanh chóng và trở lại đúng hướng. Đây là cách nó có thể trông:
Gửi một biểu mẫu cụ thể để ghi lại các yêu cầu thay đổi (bằng văn bản).
Phân tích chặt chẽ yêu cầu sửa đổi để hiểu phạm vi leo thang.
Có được sự đồng ý từ các bên liên quan chính.
Bằng văn bản, ghi lại các điều chỉnh phạm vi đã thỏa thuận.
#2. Tài nguyên trở nên khan hiếm.
Các lực lượng bên ngoài không thể kiểm soát khiến các nguồn lực khan hiếm không xuất hiện như dự kiến. Ô tô của một công nhân bị hỏng và họ không thể đi làm. Hoặc có lẽ họ có những mục tiêu khác trong tổ chức được ưu tiên hơn là tập trung vào một nhiệm vụ mà bạn đã giao cho họ. Điều quan trọng là những gì xảy ra sau đó.
Tìm người thay thế càng sớm càng tốt từ nhóm kỹ năng của bạn. Nếu không có ai có chuyên môn cần thiết, việc thuê một người làm việc tự do hoặc nhà thầu có thể là giải pháp tốt nhất. Bạn có thể tránh điều này trong tương lai bằng cách điều tra các phụ thuộc nhiệm vụ. Điều tra bất kỳ nhiệm vụ nào khác mà các thành viên trong nhóm có thể có mà có thể chuyển hướng họ khỏi dự án.
Có sẵn một kế hoạch phân bổ tài nguyên dự phòng trong trường hợp chúng không khả dụng vì bất kỳ lý do gì. Một giải pháp là có sẵn một nhóm dịch giả tự do để lấp đầy những khoảng trống khi đang di chuyển. Nếu dịch giả tự do không có sẵn, nhân viên tạm thời có thể đóng vai trò dự phòng.
#3. Tài nguyên phải được chia sẻ.
Các dự án trao đổi tài nguyên là điều bình thường. Điều này đặc biệt đúng đối với các công ty nhỏ hơn không có khả năng thuê một lực lượng lao động lớn. Như bạn có thể mong đợi, các tài nguyên được chia sẻ có thể gây ra những thách thức làm tắc nghẽn đường ống dẫn. Nếu các nguồn lực của dự án được dàn trải quá mỏng, tắc nghẽn có thể phát sinh.
Sử dụng phần mềm phân bổ nguồn lực của bạn để xác định các khoảng trống trước thời hạn. Giám sát chặt chẽ khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm chuyển đổi giữa các bộ phận. Đó là kỹ thuật hiệu quả nhất để tránh phân bổ quá mức nguồn lực và tránh mệt mỏi.
#4. thất bại bất ngờ
Sự chậm trễ có thể xảy ra khi bạn ít mong đợi nhất. Mọi người bị bệnh, tình trạng thiếu việc làm xảy ra và thông tin liên lạc xảy ra. Scope creep sau đó có thể ngóc cái đầu xấu xí của nó lên. Một số khó khăn nằm trong tầm kiểm soát của bạn, trong khi những khó khăn khác thì không.
Phương pháp đơn giản nhất để giải quyết các vấn đề là cố gắng tránh chúng ngay từ đầu. Bạn có thể:
- Lập kế hoạch nhiệm vụ dựa trên năng lực hơn là thời gian. Một chuyên gia hoặc chuyên gia làm việc nhanh hơn.
- Làm quá tải các thành viên trong nhóm với quá nhiều ưu tiên khác là một ý tưởng tồi, đặc biệt nếu công việc phụ thuộc vào họ để tiến hành theo quy trình.
- Cung cấp giờ làm việc linh hoạt. Một số nhân viên làm việc hiệu quả hơn ngoài giờ làm việc bình thường.
- Lập kế hoạch thời hạn của dự án, chia chúng thành các giai đoạn và theo dõi tiến độ. Phần mềm hỗ trợ xác định các nút cổ chai tiềm ẩn trước khi chúng trở thành nút cổ chai.
Việc phân bổ nguồn lực của bạn càng có hệ thống và rõ ràng thì mọi người càng dễ dàng chấp nhận trách nhiệm đối với công việc của họ.
Phương pháp phân bổ nguồn lực hiệu quả nhất cho các doanh nghiệp thành công
Bây giờ chúng ta đã hiểu cách phân bổ nguồn lực góp phần hoàn thành dự án hiệu quả, hãy xem xét một số phương pháp phân bổ nguồn lực tốt nhất:
#1. Xác định và phân phối các tài nguyên Best-Visible-Best-Fit:
Một hệ thống quản lý tài nguyên thu thập dữ liệu tài nguyên từ các hệ thống khác nhau và hợp nhất nó thành một nền tảng hợp nhất. Sự minh bạch hoàn toàn cho phép phân bổ nguồn lực phù hợp cho dự án dựa trên kỹ năng, thông tin đăng nhập, kinh nghiệm, tính khả dụng, giá cả và các yếu tố lựa chọn khác. Lập kế hoạch tài nguyên toàn cầu hiệu quả về chi phí từ các khu vực chi phí thấp giúp duy trì lợi nhuận cao mà không làm giảm chất lượng.
Chỉ định tài nguyên phù hợp nhất có thể nhìn thấy tốt nhất thay vì tài nguyên phù hợp nhất có sẵn trước là một trong những phương pháp phân bổ tài nguyên dự án tốt nhất. Khả năng hiển thị cũng cho phép phân phối đồng đều các nguồn lực chuyên nghiệp trên một số dự án thay vì chỉ một dự án có mức độ ưu tiên cao.
#2. Tránh phân bổ quá mức hoặc quá mức tài nguyên:
Việc phân phối đồng đều các nguồn lực trên tất cả các dự án đảm bảo rằng không có nguồn lực nào được phân bổ quá mức trong toàn tổ chức. Phân bổ nguồn lực kém dẫn đến giảm năng suất và doanh thu. Mặt khác, phân bổ tổng thể có thể dẫn đến kiệt sức, chất lượng đầu ra kém hơn hoặc tệ nhất là tiêu hao ngoài ý muốn.
Dự báo việc sử dụng chiến lược/có thể lập hóa đơn cho phép các nhà quản lý dự án chuyển các nguồn lực từ hoạt động không thể lập hóa đơn sang hoạt động chiến lược/có thể lập hóa đơn một cách thường xuyên. Kết quả là, nó thúc đẩy việc sử dụng tài nguyên tối ưu và tăng hiệu quả của công ty.
#3. Tham gia quy trình yêu cầu tài nguyên tự động:
Sắp xếp thủ công thông qua nhóm tài nguyên hoặc thu thập các yêu cầu qua điện thoại/email từ các nhà quản lý dự án riêng lẻ có thể tốn thời gian khi phân phối tài nguyên. Quy trình được sắp xếp hợp lý nhờ các yêu cầu tài nguyên tự động không phụ thuộc vào các bảng tính tốn thời gian.
Nó cho phép các nhà quản lý dự án chỉ định các bộ kỹ năng, thông tin xác thực, kinh nghiệm, giá cả và khoảng thời gian dự án được yêu cầu. Yêu cầu này được chuyển thẳng đến người quản lý tài nguyên phụ trách, người này bắt đầu lập kế hoạch cho nó. Việc theo dõi hồ sơ phân bổ sẽ loại bỏ bất kỳ sự không chắc chắn nào liên quan đến quy trình vì toàn bộ quy trình được ghi lại và có thể kiểm tra được.
#4. Cho phép nhân viên làm việc trên các dự án cá nhân:
Theo các nghiên cứu, khi người lao động làm việc theo sự lựa chọn của họ, điều đó sẽ cải thiện sự gắn kết và năng suất của họ. Do đó, các nhà quản lý phải xem xét lợi ích cá nhân bên cạnh tài năng và sự sẵn có của họ khi phân bổ nguồn lực. Để làm điều này, người quản lý tài nguyên có thể tạo các vị trí mở và xuất bản chúng, hiển thị chúng cho tất cả các cá nhân có liên quan trong toàn tổ chức.
Kết quả là, các tài nguyên quan tâm có thể bày tỏ mong muốn tham gia dự án và người quản lý tài nguyên có liên quan có thể thành lập một nhóm dự án phù hợp. Nó cũng giúp tiết kiệm thời gian của người quản lý tài nguyên khỏi việc tìm kiếm công ty phù hợp nhất và đàm phán với người quản lý dự án/đường dây của họ. Kết quả là, chiến lược này mang lại lợi ích cho cả nguồn lực và những người chịu trách nhiệm phân bổ chúng.
#5. Bộ kỹ năng và nhiệm vụ của nhân viên nên đa dạng:
Khuyến khích nhân viên sở hữu ít nhất hai tài năng. Phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả cho các dự án cần nhiều khả năng khác nhau cho phép họ trau dồi bộ kỹ năng chính của mình đồng thời tạo cơ hội phát triển những kỹ năng mới. Họ cũng có thể được đào tạo bổ sung về các kỹ năng đã đạt được và kinh nghiệm làm việc hỗ trợ cho sự phát triển của họ.
Khi mọi người rời khỏi một dự án, có thể không có nhiệm vụ nào dành cho họ dựa trên khả năng cốt lõi của họ. Bộ kỹ năng bổ sung của họ sẽ hữu ích trong tình huống này và chúng có thể được trả lại bằng cách phân bổ chúng cho các nhiệm vụ khác.
Đôi khi cần có một bộ kỹ năng cụ thể để bắt đầu một dự án mới. Bởi vì các tài nguyên này khan hiếm, nên việc luân chuyển một tài nguyên thích hợp từ một dự án đang diễn ra có thể giúp khởi động một dự án mới. Đồng thời, một tài nguyên khác có tiêu chí tối thiểu có thể chèn lấp để duy trì hoạt động của dự án hiện tại. Việc phân bổ nguồn lực động này đảm bảo rằng không có sáng kiến nào bị tổn hại.
#6. Phân tích what-if để đáp ứng nhu cầu của một dự án năng động:
Khi các nguồn lực khan hiếm, thông thường sẽ sắp xếp các nguồn lực giữa các sáng kiến khác nhau. Tuy nhiên, trong môi trường doanh nghiệp phát triển nhanh ngày nay, bất kỳ sai sót nào trong phán đoán đều có thể phải trả giá khá đắt. Đây là nơi mô phỏng kịch bản kinh doanh có ích.
Áp dụng nhiều bộ quy tắc cho cùng một nhóm tài nguyên và so sánh các trường hợp có thể giúp hình dung các tác động khác biệt. Ví dụ, nó có thể kéo theo việc trì hoãn hoặc kéo dài lịch trình của một dự án có mức độ ưu tiên thấp trong khi dành các nguồn lực sẵn có của mình cho một dự án có mức độ ưu tiên cao.
Phân tích what-if, một thành phần quan trọng của mô hình hóa và mô phỏng tài nguyên, hỗ trợ xác định các kết quả có thể xảy ra thông qua đánh giá dựa trên ràng buộc. Cách tiếp cận này áp dụng cho việc lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực giống như cách chúng ta xem xét ưu và nhược điểm của các lựa chọn trong cuộc sống hàng ngày của mình. Việc triển khai kịch bản lý tưởng và khả thi theo lịch trình dự án thực giúp cải thiện việc phân bổ nguồn lực thành công.
#7. Giám sát và tăng cường phân bổ nguồn lực bằng cách sử dụng thông tin kinh doanh theo thời gian thực.
Ngay cả sau khi hoàn thành thủ tục phân bổ nguồn lực, những thay đổi trong yêu cầu của dự án có thể phát sinh đòi hỏi phải có phản hồi nhanh chóng. Các giải pháp quản lý tài nguyên hiện đại với bảng điều khiển và báo cáo kinh doanh thông minh theo thời gian thực góp phần cải thiện chỉ số sức khỏe của tổ chức.
Bảng điều khiển có thể định cấu hình dựa trên vai trò cho phép người ra quyết định đưa ra quyết định có căn cứ và thay đổi phân bổ tài nguyên khi cần. Do đó, trí tuệ kinh doanh thời gian thực hỗ trợ dự đoán và kiểm soát phân bổ nguồn lực.
Suy nghĩ cuối cùng
Sử dụng tài nguyên của bạn một cách khôn ngoan sẽ mang lại ROI cao hơn cho chi phí nhân sự của bạn, kết quả dự án tốt hơn và nhiều lợi nhuận hơn. Như bạn có thể thấy, nó bắt đầu trước dự án của bạn rất lâu và yêu cầu theo dõi và quản lý khi nó tiến triển.
Điều này đòi hỏi phải có dữ liệu thời gian thực cũng như khả năng hiển thị trên toàn doanh nghiệp đối với quy trình dự án và nguồn lực sẵn có của bạn.
Bài viết liên quan
- QUẢN TRỊ TRONG KINH DOANH LÀ GÌ? Tất cả những gì bạn cần biết
- PHÂN PHỐI TÀI SẢN: Ý nghĩa, Loại và Ví dụ
- Lập kế hoạch Dự án: Hướng dẫn Kỹ thuật Lập kế hoạch Dự án
- PHÂN PHỐI LÀ GÌ: Ý nghĩa, Chi phí, Phương thức & Người thụ hưởng
- Mọi thứ bạn cần biết về đối tác kinh doanh
dự án
