Tôi nên bắt đầu một email như thế nào? Cái nào tốt hơn, sử dụng tên hoặc họ của một người? “Dear Sir or Madam” có còn áp dụng không? Bạn thậm chí có nên nói lời chào không? Hãy nhớ ảnh hưởng của lời chào email. Dòng chủ đề email của bạn thiết lập giọng điệu giao tiếp của bạn, định hình cách người nhận nhìn thấy bạn và thậm chí có thể xác định xem họ đã đọc tin nhắn của bạn hay xóa nó ngay lập tức. Đọc để tìm hiểu các ví dụ về lời chào email chuyên nghiệp và các cách để không bắt đầu email.
Ví dụ về lời chào qua email
Bối cảnh là tất cả mọi thứ khi nói đến lời chào qua email. Những gì phù hợp với bạn bè của bạn có thể không phù hợp với cuộc phỏng vấn của một công ty lớn. Do đó, đối với đồng nghiệp của bạn, những gì tôn trọng và lịch sự đối với giảng viên đại học của bạn có thể bị coi là cứng nhắc và lỗi thời. Để chọn lời chào email phù hợp, hãy trả lời các câu hỏi sau:
- Bức thư này dành cho một người hay một nhóm? Bạn có thể gọi tên từng người nhận nếu chỉ có một đến ba người nhận. Sử dụng những lời chào chung chung như “Xin chào mọi người” hoặc “Xin chào cả nhóm” khi nói chuyện với các nhóm lớn hơn.
- Tôi có loại kết nối nào với người nhận? Bạn hiểu rõ về người này đến mức nào? Bạn quan sát mức độ trang trọng nào giữa các bạn?
Bạn có thể tìm thấy lời chào qua email hay nhất, cả được cá nhân hóa và chung chung, tại đây. Lựa chọn tốt nhất của bạn là một lời chào dành riêng cho bạn. Luôn cố gắng tìm ra tên của ai đó khi bạn gửi email cho người mà bạn không biết. Bạn có thể hoàn thành công việc này với sự trợ giúp của trang web công ty hoặc hồ sơ LinkedIn của họ. Một lời chào email tiêu chuẩn có thể hỗ trợ bạn nếu nghiên cứu của bạn không thành công. Vì vậy, dưới đây là một số ví dụ về lời chào qua email:
#1. Xin chào [Tên]
Đây là một trong những ví dụ tốt nhất về lời chào qua email trừ những tình huống trang trọng nhất.
#2. Chúc một ngày tốt lành [Tên]
Để làm cho lời chào email của bạn trang trọng hơn một chút, bạn có thể thay thế “Xin chào” cho “Xin chào”. Lời chào này rơi vào khoảng giữa “Xin chào” thân thiện và “Kính gửi” trang trọng.
#3. Xin chào tên]
Đây là một trong những ví dụ về lời chào email chính thức hơn để bắt đầu một email kinh doanh. “Kính gửi” không sao cho một email mở đầu, nhưng nếu bạn thêm nó vào mọi thư trong một chuỗi email dài, nó có thể trông trang trọng và đơn điệu. Bạn có thể thay thế “Xin chào” trong các email sau.
#4. Kính gửi [họ], Ông/Bà, Tiến sĩ/Giáo sư
Sử dụng "Kính gửi", theo sau là danh dự hoặc chức danh, họ của một người và lời chào trang trọng khi xưng hô với một người đáng kính trong email. Ví dụ: “Kính gửi giáo sư Green” hoặc “Kính gửi ông Smith.” Thay vì dấu phẩy sau lời chào, bạn có thể sử dụng dấu hai chấm cho thư từ chính thức nhất.
#5. Lời chào hỏi
Đây cũng là một trong những ví dụ về email chúc mừng. Cụm từ “chào mừng” là phù hợp nếu bạn không biết tên của người đó. Tuy nhiên, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên cá nhân hóa lời chào của mình và tìm hiểu tên của người nhận.
#6. xin chào
Khi không chắc về tên của người nhận, bạn có thể sử dụng tên đó thay cho “Lời chào”. Chỉ cần nhớ rằng các email được viết không chính thức có thể không yêu cầu lời chào “Xin chào”.
#7. Xin chào tất cả mọi người
Cuối cùng, đây là một trong những ví dụ về lời chào qua email. Khi bạn viết thư cho một nhóm người, lời chào email này có hiệu quả. Tuy nhiên, bạn có thể gọi tên từng người nhận nếu chỉ có ba người nhận trở xuống. Ví dụ: “Chào Sandy, Tom, Mark,” .
Tránh những lời chào email này
Dưới đây là một số lời chào email nên tránh:
#1. Chào!
Một lời chào như vậy không có chỗ trong giao tiếp kinh doanh. Chỉ để lại lời chào này cho bạn bè và những người quen thân của bạn.
#2. Bạn ơi!
Bạn có hoan nghênh một yêu cầu hợp tác hoặc đề xuất kinh doanh được gửi cho bạn là “Yo” không? Người nhận của bạn cũng đồng ý.
#3. Xin chào, [Biệt danh]
Đừng cho rằng Jessica sẽ trả lời bạn nếu bạn gửi thư cho cô ấy với tên Jess. Tương tự như vậy, nếu cô ấy kết thúc với Jess, bạn cũng nên xưng hô với cô ấy theo cách đó.
#4. Kính thưa Ông/Bà
Lời chào này khá trang trọng, tương tự như “To Whom It May Concern.” Ngoài ra, nó khá chung chung. Kiểu chào mừng email này cho thấy rằng bạn đã không nghiên cứu đủ để tìm ra người nhận là ai.
#5. Xin chào, [Chức danh công việc]
Lời chào này chính xác hơn “To Whom It May Concern” và “Dear Sir or Madam.” Bất chấp điều đó, “Người quản lý tuyển dụng thân mến” sẽ không hài lòng khi bạn không đi xa hơn để tìm hiểu tên của họ.
#6. Chúc một ngày/buổi chiều tốt lành!
Nên tránh những lời nói vui vẻ như vậy, đặc biệt nếu bạn đang gửi email cho ai đó ở múi giờ nước ngoài vì bạn không bao giờ biết khi nào họ sẽ nhận được tin nhắn của bạn.
#7. Tên sai hoặc không chính xác
Xác minh tên của ai đó hai lần trước khi gửi email cho họ. Tốt hơn hết là bạn nên bắt đầu cuộc trò chuyện bằng một lời chào chung chung như “Xin chào” nếu bạn không chắc cách đánh vần một cái tên. So với việc gửi một email mắc lỗi đánh máy, điều này gây ra ít thiệt hại hơn nhiều.
#số 8. không chào
Mặc dù có thể khó chọn lời chào email phù hợp nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên bỏ qua nó. Thật thô lỗ khi bỏ qua lời chào trong email doanh nghiệp vì đây là một thành phần quan trọng.
Email chúc mừng chuyên nghiệp
Lời chào email chuyên nghiệp thích hợp bao gồm:
#1. Xin chào [Tên]
Lời chào được sử dụng trong email này được chấp nhận cho lời chào email chuyên nghiệp. Khi bạn muốn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận, bạn thường sử dụng nó trong thư xin việc, thư kinh doanh trang trọng và các hình thức giao tiếp khác.
Mặc dù các chức danh như “Mr.” và “Bà.” phổ biến trong lịch sử, chúng có nguy cơ xuyên tạc giới tính hoặc cho rằng người đọc đã kết hôn. Thay vào đó, hãy sử dụng “Dear Sam” hoặc “Dear Sam Barney”.
# 2. Lời chào
Một câu “Xin chào” thông thường, theo sau là dấu phẩy, là một cách hay để bắt đầu hầu hết các email liên quan đến công việc. Cân nhắc sử dụng lời chào “Xin chào” nếu muốn giọng điệu trang trọng hơn một chút. Mặc dù lời chào này được xem là không trang trọng, nhưng nó cũng có giọng điệu giản dị và thân mật.
#3. Xin chào mọi người, Hello Team hoặc Good Day Team, [Tên bộ phận]
Đây là một trong những lời chào email chuyên nghiệp. Tại đây, bạn có một vài lựa chọn thay thế khi gửi email cho hai người trở lên. Các cách thân mật nhưng phù hợp để xưng hô với một nhóm cá nhân là “xin chào mọi người”, “xin chào nhóm” hoặc “xin chào nhóm [tên bộ phận]”.
Ngoài ra, họ hạn chế xưng hô với một nhóm người bằng các đại từ như “Xin chào các quý cô”, “Xin chào các bạn” hoặc “Quý ông” vì những đại từ này có thể không mô tả chính xác người nhận.
#4. Tôi hy vọng tuần của bạn diễn ra suôn sẻ hoặc cuối tuần của bạn thật thú vị
Đây cũng là một trong những lời chào email chuyên nghiệp tốt nhất vì bạn cảm ơn người đọc của mình ngay lập tức. Họ cũng thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp mà bạn đã biết hoặc muốn hợp tác kinh doanh.
#5. Tôi đang viết thư cho bạn về
Thật là lịch sự và thẳng thắn khi bắt đầu một email với câu “Tôi đang liên hệ về vấn đề…” vì nó làm cho mục tiêu của cuộc liên lạc trở nên rõ ràng. Vì hàng trăm email được gửi trong một ngày làm việc nên phương pháp này cho thấy rằng bạn quan tâm đến thời gian của người khác bằng cách ngắn gọn.
Tuyên bố ý định của bạn cũng giúp loại bỏ những hiểu lầm hoặc mơ hồ về những gì bạn cần từ người đọc.
#6. Cảm ơn vì
Cuối cùng, đây là một trong những lời chào email chuyên nghiệp tốt nhất. Lòng biết ơn là một cách tiếp cận khác để ưu tiên người đọc. Tinh thần đồng đội tại nơi làm việc được cải thiện khi bạn cho người đó biết ngay rằng email của bạn là để phản hồi email hoặc hành động của họ.
Các cách để không bắt đầu một email
Những lời chào và câu mở đầu dưới đây có giọng điệu trang trọng và trong một số trường hợp, tạo ấn tượng rằng người đó đang không suy nghĩ. Tránh sử dụng những từ này nếu bạn muốn thể hiện mình là người chân thành và chu đáo. Do đó, các cách để không bắt đầu một email bao gồm:
#1. Mà nó có thể quan tâm
Đây là một trong những cách để không bắt đầu một email. Mặc dù thực tế là “To who it may QUAN TÂM” có vẻ là một lời chào trang trọng, nhưng nó lại không mang tính cá nhân và bị lạm dụng quá mức. Nó ngụ ý rằng bạn không quan tâm đến việc đảm bảo người nhận của bạn có phải là người mà bạn nghĩ họ là hay không hoặc liệu thông điệp của bạn có liên quan đến họ hay không.
Lời chào qua email “Dear Sir or Madam” cũng thuộc trường hợp này. Lời chào phân biệt giới tính đã lỗi thời và có thể được coi là độc quyền trong tình huống này.
#2. Xin chào [Nhớ Tên]
Xác minh chính tả tên của người nhận trước khi sử dụng nó trong lời chào email. Lỗi đánh máy xảy ra, nhưng việc viết sai tên của ai đó sẽ làm dấy lên nghi ngờ rằng thông tin liên lạc của bạn được viết vội vàng mà không quan tâm hoặc chú ý đến chi tiết.
#3. Kính gửi, [Điền tên vào đây]
Nên tránh viết sai chính tả tên người nhận trong lời chào email và hoàn toàn bỏ qua việc nhập tên của họ vào một mẫu viết sẵn. Cố gắng thu hút người đọc của bạn bằng cách sử dụng một mẫu email mà không có bất kỳ sự cá nhân hóa nào có lẽ là vô ích. Luôn kiểm tra kỹ xem bạn đã thay thế bất kỳ phần giữ chỗ nào trong lời chào bằng tên được viết đúng chính tả của người nhận chưa nếu bạn phải sử dụng một tin nhắn mẫu để đạt hiệu quả.
#4. Bạn có phiền giúp tôi không?
Đây cũng là một trong những cách không bắt đầu email. Một dòng giới thiệu như “Bạn có thể giúp tôi một việc được không?” nghe có vẻ đột ngột và ích kỷ khi bạn gửi email cho ai đó lần đầu tiên và không biết họ. Thay vào đó, hãy nghĩ đến một dòng chủ đề email như “Tôi đang liên hệ vì…” để truyền đạt ngắn gọn vấn đề mà bạn đang hy vọng khắc phục với sự trợ giúp của họ.
#5. Tôi hiểu rằng bạn đang bận, nhưng
Tốt nhất, phần giới thiệu của email này gợi ý rằng thời gian của người đọc là có giá trị. Tệ nhất, điều đó ngụ ý rằng mặc dù bạn nhận thức được điều đó, nhưng bạn vẫn xứng đáng được họ chú ý. Cho dù bạn biết người đọc rõ đến đâu, bạn cũng nên bỏ qua phần mở đầu này và thay vào đó hãy đưa ra một lời giải thích ngắn gọn về lý do tại sao thông điệp của bạn lại quan trọng.
#6. Cho phép tôi đặt tên cho bạn
Khi gửi email cho ai đó lần đầu tiên, công cụ mở email này thường được sử dụng. Nó giống như thuật lại phần giới thiệu của chính bạn khi bạn bắt đầu một email với “Hãy để tôi tự giới thiệu”. Bạn sẽ nói to điều này với ai đó chứ? Dù có vẻ dứt khoát nhưng cuối cùng lại lãng phí thời gian. Tập trung vào cuộc rượt đuổi.
Gửi lời chào qua email đến một nhóm
Nếu bạn chưa quen, việc giải quyết nhiều người trong một email có thể cảm thấy kỳ quặc. Bạn có thể chọn từ một loạt các mẫu lời chào email. Các mẫu có trong danh sách dưới đây có thể được sửa đổi để phù hợp hơn với nhu cầu của bạn. Chúng bao gồm:
#1. Khi chào hỏi hai đến bốn người
Trong một email, bạn nên xưng hô với hai người nhận khác với cách xưng hô với một nhóm 15 người. Bạn có thể xưng hô trực tiếp với từng người khi nói chuyện với hai hoặc bốn người (Giải pháp Hướng dẫn gợi ý rằng có thể lên tới năm người), như minh họa bên dưới .
- Chúc mừng, Thomas và Shawna
- Xin chào cô Rivera
- Xin chào, cô Smith
- Xin chào, ông Thompson
- Chào Thomas, Fay, Len, Shawna
Vì vậy, nếu bạn không biết giới tính của những người mà bạn đang viết thư cho họ, bạn cũng có thể sử dụng tên đầy đủ của họ và tránh đặt tiêu đề theo giới tính. Tốt nhất là không đoán giới tính từ tên.
#2. Nói chuyện với một nhóm cụ thể
Nếu bạn đang gửi email cho một nhóm người thuộc cùng một nhóm, bạn nên xưng hô với họ như vậy trong lời chào của mình. Khi quyết định sử dụng cách nào sau đây, hãy nhớ rằng giọng điệu của bạn sẽ thể hiện mức độ nghiêm trọng hoặc thiết yếu của nội dung.
- Xin chào, đội ngũ bán hàng
- Xin chào, đội.
- Nhân viên tại FOH, làm ơn
#3. Sử dụng tên bất cứ khi nào bạn có thể
Mặc dù bạn đang viết thư cho một nhóm lớn người, nhưng việc gửi thư cho “Mr. Burns và công ty” hoặc “Deborah Smith và đồng nghiệp.” Vì vậy, nếu bạn đang nói chuyện với một nhóm người, hãy làm như vậy một cách tập thể. Ngoài ra, nếu bạn cần thu hút sự chú ý đến công việc và đóng góp cụ thể của một người, hãy đề cập đến tên của họ trong nội dung email.
#4. Bản cứng với một số địa chỉ
Nếu bạn muốn gửi thư tay cho hai người khác nhau, bạn nên nhập địa chỉ đầu tiên, để trống một dòng, sau đó nhập địa chỉ thứ hai. Đặt địa chỉ của người nhận làm địa chỉ trên cùng của mỗi bức thư là phù hợp khi thực hiện việc này.
Làm thế nào để bạn bắt đầu một email một cách lịch sự?
- Xin chào tên]
- Xin chào, xin vui lòng.
- Xin chào mọi người Đội hoặc đội [tên bộ phận], xin chào.
Câu chào hay nhất để bắt đầu một email là gì?
- Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe và đọc email của tôi.
- Tôi hy vọng tuần này đã bắt đầu tốt cho bạn.
- Chúc một ngày tốt lành, buổi chiều hoặc buổi tối.
- Tôi hy vọng tuần của bạn có một khởi đầu tốt.
- Tôi đánh giá cao phản ứng nhanh chóng của bạn.
- Chúng tôi đánh giá cao việc bạn liên hệ với chúng tôi.
- Tôi muốn được quan tâm đến ý kiến của bạn trên.
- Tôi đang viết thư cho ai.
Một số lời chào trang trọng là gì?
Lời chào trang trọng:
- Hello!
- Tôi đây.
- Buổi sáng tốt lành.
- Chào buổi trưa.
- Chúc ngủ ngon.
- Tôi rất vui mừng khi được gặp bạn.
- Thật vui được gặp bạn.
Dòng mở đầu trong email là gì?
Dòng tiêu đề email tốt nhất là dòng thu hút sự quan tâm của người đọc và buộc họ phải đọc tiếp. Tôi hy vọng bạn có một ngày tốt lành chẳng hạn, là một ví dụ điển hình về dòng mở đầu email.
Thế nào là một câu mở đầu tốt?
Hãy xem xét nó theo cách này: một câu đầu tiên hay là điều bạn muốn nói mặc dù bạn không nghĩ mình có thể nói được.
dự án
- smallbusiness. sync.com
- mail.com
- ngữ pháp.com
- sparkmailapp.com
Bài viết liên quan
- HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI VIRTUAL: Hệ thống điện thoại ảo tốt nhất hàng đầu cho bất kỳ doanh nghiệp nào (+ Hướng dẫn chi tiết)
- ĐẾN KHI NÓ CÓ THỂ QUAN TÂM: Tất cả những gì bạn nên biết !!!
- Hơn 15 khoản tài trợ lớn dành cho các doanh nghiệp nhỏ
- Dịch vụ khách hàng tốt: Các chiến lược cải tiến tốt nhất (+ mẫu miễn phí)
- ĐỊNH DẠNG THƯ CHÍNH THỨC: Định dạng tốt nhất cho mọi doanh nghiệp là gì
