Tất cả thông tin và hướng dẫn tuân theo một luồng trong mọi tổ chức. Nói chung, dòng chảy này phụ thuộc vào những gì tổ chức dự định đạt được. Luồng hoặc hướng của thông tin có thể là dọc, ngang hoặc chéo. Luồng giao tiếp dọc là hướng lên hoặc hướng xuống và các doanh nghiệp sử dụng một trong hai luồng này để theo đuổi mục tiêu của họ. Bạn đang băn khoăn về cách tốt nhất để tích hợp giao tiếp hướng xuống vào doanh nghiệp của mình, đây là danh sách tóm tắt tất cả những gì bạn cần để bắt đầu, bao gồm cả tầm quan trọng và các ví dụ về nó.
Truyền thông hướng xuống là gì?
Đây là một loại luồng giao tiếp dọc. Trong luồng giao tiếp đi xuống, thông tin đi từ trên xuống dưới. Cũng có thể nói là từ lãnh đạo cao nhất đến nhân sự. Trong các cài đặt tổ chức điển hình, các thông điệp truyền xuống chuỗi mệnh lệnh đến các trưởng bộ phận và người quản lý dự án thông qua các kênh liên lạc nội bộ của họ. Sau đó, thông tin được lan truyền xa hơn trong toàn tổ chức cho đến khi nó đến được với mọi nhân viên. Nói một cách đơn giản hơn, đây là tất cả những gì liên quan đến truyền thông hướng xuống, chuyển thông tin từ cấp quản lý đến nhân viên.
Mặc dù đúng là giao tiếp hạ nguồn không phải là phương tiện giao tiếp duy nhất trong các tổ chức, nhưng nó là một trong những phương tiện lâu đời nhất. Nó khá hiệu quả khi tổ chức muốn làm những việc sau: giải thích những thay đổi trong chính sách của họ, thay đổi vai trò, giao một nhiệm vụ quan trọng, tung ra một sản phẩm mới; và như thế. Điều này là do nó mang lại cho các giám đốc điều hành, quản lý, trưởng bộ phận và giám sát của công ty quyền tuyệt đối để truyền thông tin mà không bị phản tác dụng.
Giao tiếp xuôi chiều trong thực tế: Cách thức hoạt động
Mizt là một công ty chuyên về xây dựng muốn nâng cấp cơ sở dữ liệu của nhân viên. Họ muốn nhân viên của mình đăng nhập vào văn phòng bằng dấu vân tay chứ không phải chứng minh thư. Để đạt được điều này, lãnh đạo cấp cao nhất sử dụng phương thức truyền thông tin xuống để gửi thông tin đến các nhà quản lý và người đứng đầu bộ phận. Những điều này sẽ lần lượt thông báo cho cấp dưới của họ, hướng họ đến bộ phận nhân sự để thu thập sinh trắc học.
Ví dụ về thông điệp liên lạc đi xuống
Sau đây là các ví dụ về thông tin mà các doanh nghiệp có thể phổ biến bằng cách sử dụng phương thức giao tiếp truyền thông:
# 1. Chính sách mới
Một trong những ví dụ chính của truyền thông đi xuống là các chính sách mới. Khi hội đồng quản trị hoặc người quản lý có thể đưa ra các chính sách hoặc quyết định mới, họ sẽ phải phổ biến thông tin. Quản lý cấp cao nhất sẽ ban hành các chính sách này cho các nhà quản lý, giám sát và các trưởng bộ phận khác. Sau đó, họ sẽ thông báo chính sách cho toàn bộ nhóm trong bộ phận của họ.
# 2. Hướng dẫn công việc
Người quản lý, người giám sát và người đứng đầu bộ phận sử dụng giao tiếp từ dưới lên để đưa ra hướng dẫn về những điều nhất định. Minh họa những việc cần làm và cách thức thực hiện. Họ cũng có thể giải thích những thay đổi đối với quy trình và các sáng kiến khác của họ.
# 3. Đánh giá và phản hồi
Khi xem xét các ví dụ về giao tiếp đi xuống, bạn sẽ phải bao gồm các đánh giá và phản hồi. Điều này là do đây là một công cụ tuyệt vời để nhận các đánh giá và phản hồi về hiệu suất.
#4. Sự thông báo
Thông thường, giao tiếp hướng xuống được sử dụng để thông báo các ngày lễ, sự kiện của công ty hoặc giảng viên khách mời.
# 5. Sáng kiến mới
Các sáng kiến mới cũng là ví dụ về các tình huống đòi hỏi giao tiếp đi xuống. Hầu hết, các công ty đảm nhận các dự án mới và nhân viên nhận được thông tin cập nhật về các sáng kiến mới đó thông qua giao tiếp hạ nguồn.
Ưu điểm của truyền thông xuôi dòng
Các chuyên gia hoàn toàn đồng ý rằng giao tiếp hướng xuống không phải là phong cách giao tiếp tốt nhất cho các doanh nghiệp và bất kỳ tổ chức nào. Các công ty có thể thu được nhiều lợi ích từ việc sử dụng giao tiếp hướng xuống, bao gồm cộng tác dự án tốt hơn, nâng cao tinh thần của nhân viên và nâng cao hiệu suất tổng thể. Do đó, truyền thông hướng xuống phải rõ ràng và ngắn gọn với ít hoặc không có sự không chắc chắn để hỗ trợ sự phát triển và thành công của các công ty. Tích hợp nó vào hệ thống của bạn mang lại lợi ích cho công ty theo những cách sau:
# 1. Nó duy trì kỷ luật tổ chức
Nói chung, giao tiếp đi xuống đòi hỏi ít hoặc không có sự phản kháng hoặc phàn nàn. Thay vào đó, nó tuân theo cấu trúc phân cấp kinh doanh. Hậu quả của việc này là sự tuân thủ và tuân thủ tuyệt đối.
#2. Hiệu quả
Về mặt hiệu quả, mỗi nhân viên, không phân biệt bộ phận, đều phải tuân theo quyền hạn. Vì cách dễ dàng hơn để duy trì sự gắn kết từ trên xuống dưới, sự phối hợp được xây dựng và điều này làm tăng hiệu quả và năng suất. Điều này có nghĩa là hướng dẫn đến từ một người hiểu rõ ràng về những gì anh ta mong đợi đạt được. Nhờ đó, các mục tiêu được truyền đạt một cách hiệu quả.
# 3. Sự dễ dàng ủy quyền
Việc giao nhiệm vụ và trách nhiệm khá dễ dàng hơn khi nó đến từ một cơ quan có thẩm quyền cao hơn.
#4. Sự rõ ràng của thông điệp
Giao tiếp hướng xuống thường rất rõ ràng. Nó yêu cầu truyền từ này sang chữ khác mà không cần thêm hoặc bớt bất kỳ điều gì từ chỉ thị ban đầu từ cơ quan cấp cao nhất nơi quyết định được thực hiện.
# 5. Tăng cường cấu trúc phân cấp
Tùy thuộc vào tổ chức đó là gì cũng như những gì nó làm, các tổ chức phân cấp đôi khi là hiệu quả nhất. Mọi người đều có thể trả lời được ai đó, và do đó, luôn cố gắng hết sức mình.
# 6. Cho phép Di chuyển và Thay đổi Nhanh chóng
Một lợi ích khác của truyền thông hướng xuống là nó cho phép thay đổi và điều chỉnh nhanh chóng. Các mệnh lệnh rõ ràng từ cơ quan chức năng truyền cảm hứng cho hành động nhanh chóng, kiên quyết.
Nhược điểm của Giao tiếp Đi xuống
Giao tiếp hướng xuống có một số nhược điểm, chẳng hạn như sau:
# 1. Không thể thực hiện trong mọi tổ chức
Trong các tổ chức không phân cấp, giao tiếp đi xuống có thể dẫn đến bất đồng quan điểm.
# 2. Không thích hợp để giải quyết vấn đề
Khi nói đến việc cung cấp giải pháp cho các vấn đề cơ bản, giao tiếp hướng xuống không hiệu quả. Điều này là do đầu vào từ các khía cạnh khác nhau liên quan đến tình huống là cần thiết để xử lý các vấn đề. Và giao tiếp hướng xuống có tính định hướng hơn mọi hình thức giao tiếp khác.
# 3. Phản hồi chậm
Vì thông tin đi xuống, phản hồi tương đối chậm. Điều này đặc biệt phải sử dụng phong cách giao tiếp hướng lên để gửi cho nhân viên câu trả lời và sau đó mất một thời gian khác để trả lời các mối quan tâm của họ. Điều này có nghĩa là các phản hồi chậm chạp có thể gây ra sự cố, đặc biệt là trong bối cảnh động.
#4. Méo mó
Một trong những nhược điểm lớn của giao tiếp hướng xuống là nó gây ra sự biến dạng. Khi họ chuyển qua các cấp tổ chức khác nhau, các thông điệp đi xuống có thể bị lệch.
# 5. Giảm thiểu tinh thần của nhân viên
Giao tiếp đi xuống có thể gây bất lợi cho tinh thần công ty do thời gian giao tiếp cần thiết và vấn đề tín hiệu bị lệch.
# 6. Khai thác Kém Kiến thức của Nhân viên
Theo một nghĩa thực tế hơn, giao tiếp hướng xuống khá có thẩm quyền. Nó giống như một sắc lệnh phải được tuân theo. Không có chỗ cho ý kiến hoặc suy nghĩ của nhân viên về quyết định.
# 7. Thiếu cảm hứng
Hướng giao tiếp này thiếu cảm hứng. Việc thiếu động lực chủ yếu dẫn đến phản hồi chậm chạp và phụ thuộc vào các tuyến giao tiếp chính thức
#số 8. Vấn đề với phiên dịch
Phương thức giao tiếp này dễ bị hiểu sai. Tại sao? Bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng làm sai lệch thông điệp. Thật không may, phản hồi chậm chạp cũng ảnh hưởng đến việc giải thích chính xác.
Các kiểu truyền thông xuôi dòng: Biểu mẫu
Trong một tổ chức, có nhiều cách khác nhau để phổ biến thông tin bằng cách sử dụng mô hình truyền thông hướng xuống. Một số trong số này như sau;
# 1. Giao tiếp bằng lời nói
Đây có lẽ là hình thức giao tiếp lâu đời nhất. Nó phổ biến cho mọi mô hình truyền thông. Giao tiếp bằng lời nói có thể được thực hiện qua điện thoại hoặc mặt đối mặt. Hình thức giao tiếp phổ biến nhất là bằng miệng. Giao tiếp bằng lời nói có lợi thế hơn; nhân viên có thể đặt câu hỏi và ban quản lý nhận được phản hồi.
# 2. Giao tiếp phi ngôn ngữ
Giao tiếp không lời bao gồm các phương tiện giao tiếp khác không phải là lời nói. giao tiếp bằng văn bản. Doanh nghiệp cũng có thể quyết định phổ biến thông tin dưới dạng văn bản. Chúng có thể có các dạng sau:
- Thông tư
- Thông tư
- Chữ cái, vân vân
Trong khi các lá thư được sử dụng để truyền đạt các chỉ thị quan trọng của tổ chức. Trong khi đó các sách hướng dẫn, thông tư và bản tin bao gồm các thủ tục và quy tắc.
Sổ tay nhân viên
Một trong những thứ đầu tiên bạn nhận được sau khi gia nhập công ty là sổ tay nhân viên. Cuốn sách này bao gồm các quy tắc và quy định của tổ chức, đạo đức và các giá trị cốt lõi. Nó cũng đòi hỏi các mục tiêu và mục tiêu tổ chức của doanh nghiệp. Cuốn sổ tay đưa ra sẽ giúp nhân viên mới hiểu rõ về quy tắc ứng xử và đạo đức kinh doanh của công ty.
Thông tư qua email
Hầu hết, đây là một bản ghi nhớ nội bộ được gửi cho toàn bộ nhóm. Các bản tin email này đóng vai trò như một phương tiện để cấp quản lý cao hơn truyền đạt thông tin cho nhóm.
Chỉ thị toàn công ty
Đôi khi, lãnh đạo cao nhất sẽ quyết định truyền đạt một sự phát triển hoặc chính sách mới cho nhân viên. Thông thường, họ chọn tiếp cận nhân viên thông qua các trưởng bộ phận và người quản lý. Những thứ này sẽ lần lượt chuyển thông tin cho những người khác.
Nhận được tốt nhất từ giao tiếp trở xuống
Bạn có thể sử dụng giao tiếp hạ nguồn một cách hiệu quả bằng cách làm theo các phương pháp được liệt kê dưới đây:
# 1. Nhận ra hình thức giao tiếp lý tưởng
Có một số cách mà các tổ chức có thể khám phá bằng cách sử dụng phong cách giao tiếp hướng xuống. Nó không nhất thiết phải là một vòng tròn email hoặc bản tin ngẫu nhiên mọi lúc. Thử nghiệm các phương tiện giao tiếp đa dạng để xem phương tiện nào trong số này phù hợp nhất với thông tin bạn định truyền cho nhân viên. Việc xem xét độ phức tạp của tài liệu có thể hữu ích khi xác định phương thức giao tiếp nào là tối ưu.
# 2. Hiểu đầy đủ thông tin
Hãy coi đây là bước đầu tiên trong việc tối đa hóa giao tiếp từ trên xuống dưới. Nếu bạn sẽ tận dụng được điều này, bạn phải hiểu đầy đủ thông tin về chính nó. Điều này khá hữu ích nếu bạn có ý định chuyển thông tin cho người khác. Vì vậy, nếu bạn là người quản lý cảm thấy các thành viên trong nhóm của bạn sẽ gặp vấn đề với việc hiểu một giải pháp mới, hãy đảm bảo bạn đưa ra vấn đề này trước khi trình bày với họ.
# 3. Phân bổ thời gian cho các câu hỏi và giải thích khi cần thiết
"Câu hỏi về sự rõ ràng giống của họ." Dành thời gian cho các câu hỏi sẽ giúp nhân viên hiểu được tầm quan trọng của thông tin bạn đã cung cấp cho họ. Tầm quan trọng của câu hỏi và câu trả lời không thể bị nhấn mạnh quá mức trong giao tiếp xuề xòa.
#4. Trung thực và Chính trực
Cam kết của nhân viên đối với sự phát triển của tổ chức có thể tăng lên khi có sự minh bạch và chính trực. Bằng cách cởi mở và trung thực về mức độ phức tạp hoặc khó khăn của các thay đổi hoặc chỉ thị của công ty, họ có thể chuẩn bị cho nhiệm vụ phía trước và làm hết sức mình.
Tầm quan trọng của giao tiếp hướng xuống
Mặc dù đúng là giao tiếp từ tốn không phải là phong cách giao tiếp lý tưởng nhất trong một số tổ chức nhất định, nhưng chúng tôi sẽ không thể không nhấn mạnh một số tầm quan trọng của nó đối với các doanh nghiệp.
1. Truyền đạt Tầm nhìn, Sứ mệnh, Mục tiêu, Đạo đức, v.v.
Nói chung, tầm quan trọng đầu tiên của truyền thông đi xuống là có thể xác định được để thực hiện các tầm nhìn kinh doanh. Khi nhân viên hiểu các giá trị kinh doanh, đạo đức làm việc, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty, nó sẽ lập trình lại lý luận của họ. Vì vậy, giáo dục nhân viên về những gì họ mong đợi là một trong những tầm quan trọng hàng đầu của truyền thông hướng xuống.
# 2. Hữu ích trong việc đưa ra hướng dẫn
Chúng tôi đã trích dẫn một ví dụ thực tế về cách thức hoạt động của phong cách giao tiếp này. Hãy tưởng tượng các nhà quản lý của từng bộ phận yêu cầu cấp dưới của họ đến thăm văn phòng nhân sự vào một ngày cụ thể trong tuần. Đó là một chỉ dẫn, và mọi thành viên sẽ làm mọi thứ để có thể hoàn thành nó vào ngày đã nói trong tuần. Điều này cho thấy một lợi ích quan trọng khác của giao tiếp đi xuống.
Giao tiếp lên và xuống
Giao tiếp hướng lên đối nghịch trực tiếp với giao tiếp đi xuống. Trong khi dòng thứ nhất chảy từ dưới lên trên, dòng thứ hai chảy từ trên xuống dưới. Hãy cùng khám phá giao tiếp hướng lên để biết rõ hơn.
Giao tiếp hướng lên là gì?
Khi thông tin đi lên từ các cấp thấp hơn của một tổ chức (các thành viên trong nhóm, công nhân và lực lượng lao động) đến lãnh đạo cao nhất, thì đây là “thông tin liên lạc hướng lên”. Thông thường, giao tiếp hướng lên được sử dụng khi thu thập phản hồi, khiếu nại, đưa ra ý tưởng, đánh giá hiệu suất, thực hiện khảo sát mức độ hài lòng và thực hiện khảo sát hoạt động hiệu quả. Đây là một vài trường hợp giao tiếp hướng lên. Hình thức giao tiếp này còn được gọi là có sự tham gia, không giống như hình thức giao tiếp xuôi dòng, có thẩm quyền hơn là có sự tham gia.
Điểm giống nhau giữa giao tiếp hướng lên và giao tiếp đi xuống
Sau đây là một số điểm tương đồng giữa giao tiếp hướng lên và giao tiếp đi xuống
- Truyền thông đi lên và đi xuống có cùng mục tiêu là nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Tùy thuộc vào những gì bạn dự định đạt được, thượng nguồn và hạ nguồn thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa các nhân viên trong công ty.
- Cả hai mô hình giao tiếp đều hữu ích trong những điều kiện nhất định. Điều này có nghĩa là nó không áp dụng cho mọi mục tiêu và mục tiêu.
- Cả hai đều là mô hình giao tiếp tương đối chậm.
- Cả hai đều cung cấp một cái nhìn về cơ cấu tổ chức.
Giao tiếp hướng lên và hướng xuống: Sự khác biệt chính
Có một số khác biệt giữa giao tiếp hướng lên và giao tiếp đi xuống, một số trong số chúng như sau;
- Giao tiếp thượng nguồn mang tính tham gia, trong khi giao tiếp hạ nguồn là có thẩm quyền.
- Giao tiếp hướng lên xảy ra ít thường xuyên hơn so với giao tiếp hướng xuống.
- Trong giao tiếp hướng lên, luồng thông tin là từ dưới lên trên, trong khi trong giao tiếp xuống dốc, hướng từ trên xuống dưới.
- Giao tiếp hướng lên diễn ra chậm hơn so với giao tiếp hướng xuống về bản chất.
- Cả hai đều phục vụ các mục đích khác nhau. Trong khi sự tham gia của nhân viên vào giao tiếp hướng lên được sử dụng để giải tỏa bất bình, đưa ra phản hồi và đưa ra ý tưởng, thì giao tiếp hướng xuống được sử dụng để phân phối đơn đặt hàng, đề xuất và phân công trách nhiệm trong một tổ chức.
- Thông lệ giao tiếp từ dưới lên cao hơn giao tiếp hướng lên.
- Báo cáo, hộp thư góp ý và cuộc họp là những phương tiện giao tiếp hướng lên điển hình. Mặt khác, các phương tiện nghe nhìn, thông báo và thông tư hướng dẫn thường được sử dụng trong giao tiếp truyền thông.
Giao tiếp hướng xuống trong trường học là gì?
Giao tiếp hướng lên là mặt trái của giao tiếp hướng xuống, xảy ra khi thông tin di chuyển từ trên cùng của một tổ chức phân cấp xuống dưới cùng.
Mục đích của giao tiếp hướng xuống là gì?
Khi các hướng dẫn và thông báo được truyền đạt xuống thông qua các cấp thấp nhất của tổ chức, điều này được gọi là “truyền thông xuống dưới”.
Điều gì là hiệu quả nhất trong giao tiếp đi xuống?
Truyền thông đang đi xuống. Đặc điểm quan trọng nhất của giao tiếp hướng xuống là nhân viên phản ứng tốt nhất với các vấn đề mà họ tin rằng ông chủ sẽ thấy thú vị.
Giao tiếp đi xuống tự nhiên là gì”?
Thông tin truyền từ người giám sát đến cấp dưới được coi là “giao tiếp hướng xuống”. Đưa ra hướng dẫn công việc, phác thảo luật, chính sách và thủ tục của công ty và cung cấp phản hồi về hiệu suất của nhân viên là ba cách sử dụng giao tiếp hướng xuống thường xuyên nhất.
Giao tiếp hướng xuống là chính thức hay không chính thức?
Một chuỗi mệnh lệnh được sử dụng để truyền thông điệp chính thức tới nhân viên thông qua giao tiếp hướng xuống. Những thông báo này có thẩm quyền và thường chứa thông tin chi tiết về các quy tắc, thủ tục và các cập nhật quan trọng có liên quan đến công ty.
Làm thế nào để bạn làm hướng xuống?
Xòe các ngón tay ra, sau đó ấn xuống từ cẳng tay đến các đầu ngón tay. Xoay cánh tay trên của bạn ra ngoài để mở rộng xương đòn. Để đầu của bạn đung đưa và dịch chuyển xương bả vai từ sau tai ra trước hông. Co mạnh cơ tứ đầu để giảm trọng lượng cơ thể khỏi cánh tay.
Tại sao kéo dài xuống quan trọng?
Sau khi tập luyện, như một phần của chương trình hạ nhiệt toàn diện, là thời điểm tốt nhất để thực hiện kéo giãn tĩnh. Kéo dài tĩnh giúp giảm đau do chuột rút, tăng phạm vi chuyển động của khớp, giảm nguy cơ chấn thương và trì hoãn sự khởi phát của đau nhức.
Hướng đi xuống thuộc kiểu giao tiếp nào?
Truyền thông tổ chức đi xuống là bất kỳ thông tin nào được truyền từ một nhân viên cấp cao hơn hoặc một nhóm cho cấp dưới.
Kết luận
Giao tiếp chắc chắn là nền tảng của sự thành công trong kinh doanh. Do đó, các doanh nghiệp phải áp dụng nó để đứng vững, cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh và duy trì năng suất trong khi tối đa hóa hiệu quả các nguồn lực. Một nơi làm việc hiệu quả được xây dựng trên giao tiếp tốt. Tùy thuộc vào tình hình trên tàu, các công ty có thể đạt được một số mốc quan trọng bằng cách thay đổi giao tiếp hạ nguồn với các luồng giao tiếp khác.
Câu hỏi thường gặp về giao tiếp xuôi
Thông báo hạ nguồn có phải bằng lời nói không?
Không hoàn toàn. Sau đây là các ví dụ khác về giao tiếp đi xuống: âm thanh, hình ảnh và âm thanh hình ảnh.
Giao tiếp hướng xuống có hiệu quả không?
Vâng, đúng vậy. Tuy nhiên, nó hiệu quả nhất khi một doanh nghiệp muốn hướng dẫn hoặc huấn luyện mọi người về một việc cụ thể.
