Ngày nay, việc bán hàng trực tuyến và chấp nhận thanh toán hầu như dễ dàng hơn. Đối với một doanh nghiệp, đây là một tin tuyệt vời, vì nó mở ra một đối tượng mục tiêu và phương tiện bán hàng hoàn toàn mới. Tuy nhiên, sự đổi mới này có những nguy hiểm và hạn chế, bao gồm cả vấn đề bồi hoàn. Tại sao nó là một vấn đề như vậy? Những loại gian lận bồi hoàn nào bạn cần biết? Và làm thế nào một quản lý bồi hoàn hệ thống phần mềm giúp gì cho doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng tìm hiểu.
Khoản bồi hoàn là gì?
Theo một số cách, khoản bồi hoàn giống như khoản tiền hoàn lại và chúng xảy ra khi khách hàng không hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ đã thanh toán bằng thẻ hoặc ghi nợ trực tiếp. Thay vì liên hệ trực tiếp với bạn với tư cách là người bán, người mua sẽ yêu cầu ngân hàng phát hành thẻ của họ hoàn lại tiền. Đối phó với những khách hàng không hài lòng là điều không thể tránh khỏi, vì vậy bạn sẽ phải đối mặt với các khoản bồi hoàn vào lúc này hay lúc khác.
Chúng được thiết kế với mục đích đúng đắn là ngăn chặn các giao dịch gian lận và bảo vệ người mua khi họ đã chi tiền cho những thứ mà họ chưa nhận được. Nếu một doanh nghiệp ngừng hoạt động, khách hàng có thể lấy lại tiền cho các mặt hàng đã có đơn đặt hàng trước khi doanh nghiệp ngừng hoạt động. Khoản bồi hoàn cũng nhằm mục đích tránh thanh toán sai hoặc thanh toán nhiều lần và đảm bảo rằng người mua có đủ tiền để thanh toán cho giao dịch.
Mặc dù khoản bồi hoàn có vẻ như là một giải pháp cho một khách hàng không hài lòng, nhưng nó có thể là một vấn đề kinh doanh. Chúng có thể tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc nếu được quản lý không hiệu quả và các ngân hàng rất muốn tính phí người bán khi họ được yêu cầu xử lý các yêu cầu này. Quá trình này tạo ra một gánh nặng hành chính không cần thiết cho các doanh nghiệp, một nhiệm vụ tốn thời gian khác.
Hơn nữa, khi có một trường hợp của những gì được gọi là “gian lận thân thiện,” khách hàng được hoàn tiền đầy đủ mà không phải gửi lại sản phẩm hoặc dịch vụ. Ngoài ra, công ty phát hành thẻ sẽ giữ số tiền được đề cập cho đến khi kết thúc vấn đề và nếu họ không ra phán quyết có lợi cho bạn, thì bạn sẽ không thấy số tiền đó nữa.
Có quá nhiều thủ tục giấy tờ liên quan và khả năng mất tiền rất cao. Rõ ràng, đó là một thực tế của việc điều hành một doanh nghiệp liên quan đến khách hàng và nó cần được quản lý thích hợp. May mắn thay, có các hệ thống quản lý bồi hoàn để giúp các doanh nghiệp làm điều đó.
Quản lý bồi hoàn là gì?
Quản lý khoản bồi hoàn là quy trình bạn có thể sử dụng để giải quyết các yêu cầu bồi hoàn của khách hàng không hài lòng. Nếu bạn có thể tìm thấy một quy trình giúp bạn quản lý chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả, bạn sẽ cải thiện đáng kể danh tiếng của mình và giúp bạn tránh bị mất quá nhiều tiền.
Quy trình quản lý phù hợp sẽ cung cấp cho bạn khả năng chống lại các khoản bồi hoàn khi chúng xảy ra và ngăn chúng xảy ra ngay từ đầu. Việc phát triển một hệ thống quản lý bồi hoàn thành công không hề dễ dàng – đây là lúc phần mềm chuyên dụng, mạnh mẽ phát huy tác dụng.
Loại phần mềm này là một công cụ hữu ích cho người bán để ngăn chặn và chống lại các khoản bồi hoàn. Với việc quản lý hồ sơ nội bộ, phân tích dữ liệu bồi hoàn và gửi thông báo và cảnh báo bồi hoàn, loại phần mềm này có thể thay đổi cuộc chơi. Hệ thống phần mềm quản lý bồi hoàn có thể làm gì cho bạn?
Phần mềm quản lý bồi hoàn có thể làm gì cho bạn
Nếu bạn đang nghĩ đến việc triển khai hệ thống quản lý khoản bồi hoàn, thì một vài tính năng sẽ mang lại lợi ích to lớn cho bạn với tư cách là một doanh nghiệp.
#1. Theo dõi tỷ lệ bồi hoàn
Lý tưởng nhất là bạn không muốn khoản bồi hoàn vượt quá 1 phần trăm của tất cả các giao dịch được xử lý. Khi bạn vượt quá ngưỡng này, bạn sẽ được coi là doanh nghiệp có rủi ro cao hơn, nghĩa là phí giao dịch thẻ của bạn có thể tăng lên và mạng thẻ thậm chí có thể tồn đọng cho bạn. Phần mềm quản lý khoản bồi hoàn có thể theo dõi các mức này để giúp bạn duy trì tỷ lệ bồi hoàn hợp lý.
#2. Ngăn chặn các khoản bồi hoàn xảy ra ngay từ đầu
Khi hệ thống giám sát thanh toán và dữ liệu người dùng, bạn có thể gắn cờ và ngăn chặn mọi giao dịch đáng ngờ. Điều này được thực hiện bằng cách cung cấp dữ liệu được thu thập thông qua các quy tắc rủi ro để phát triển điểm số rủi ro. Bạn có thể chấp nhận, từ chối hoặc xem xét khoản thanh toán với thông tin chi tiết này.
#3. Điều tra các khoản thanh toán đáng ngờ
Phần mềm sẽ lưu giữ nhật ký chi tiết về tất cả các khoản thanh toán và dữ liệu người dùng mà bạn thu thập. Với thông tin này, bạn có thể hiểu đầy đủ hơn cách các khoản bồi hoàn xảy ra trong doanh nghiệp của mình. Được báo trước là được báo trước, vì vậy kiến thức này có thể giúp bạn thích nghi và thực hiện các thay đổi nếu cần và khi có thể.
#4. Giải quyết mọi Tranh chấp về Khoản bồi hoàn
Các khoản bồi hoàn là không thể tránh khỏi, vì vậy bạn muốn nhận được mọi trợ giúp có thể khi giải quyết tranh chấp. Hệ thống phần mềm quản lý bồi hoàn sẽ có thể thu thập tất cả dữ liệu bạn cần để có lập luận chắc chắn trong tranh chấp. Tất cả các bảng tính, mẫu tranh chấp và mã tranh chấp sẽ có thể dễ dàng truy cập bằng hệ thống này.
#5. Xem lại Quy tắc bồi hoàn
Điều tốt nhất để làm khi các vấn đề phát sinh là học hỏi từ chúng. Phần mềm quản lý sẽ có thể gắn nhãn thông tin quan trọng từ các trường hợp bồi hoàn trước đó. Điều này sẽ giúp hệ thống của bạn phát triển và học hỏi, dẫn đến kết quả được cải thiện trong tương lai. Với việc bổ sung công nghệ máy học, bạn sẽ nhận được đề xuất về các quy tắc bồi hoàn quan trọng để liên tục cải thiện quy trình của mình.
#6. Chọn giải pháp phần mềm phù hợp với bạn
Để tìm phần mềm quản lý bồi hoàn tốt nhất, hãy dành một chút thời gian và nghiên cứu. Đọc về các tùy chọn khác nhau, có của bạn mục tiêu kinh doanh lưu ý, đừng quên ngân sách của bạn và hiểu đầy đủ các rủi ro và tình huống bồi hoàn dành riêng cho ngành của bạn. Tự động hóa có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ hành chính thông thường khác nhau, giải phóng thời gian của bạn để tập trung vào các dự án kinh doanh cấp bách và sinh lợi hơn. Với cách sử dụng đúng và ứng dụng thực tế, quản lý bồi hoàn có thể là cứu cánh cho doanh nghiệp của bạn.
Đọc thêm: HOÀN LẠI LÀ GÌ? Tất cả những gì bạn cần biết
