Bạn nghĩ mình chuyển đổi giữa bao nhiêu ứng dụng, màn hình và tab trình duyệt web khác nhau trong suốt cả ngày làm việc? Có lẽ là rất nhiều, phải không? Bây giờ, hãy nghĩ xem bạn dành bao nhiêu thời gian để làm việc này. Bạn có thể nghĩ rằng việc chuyển đổi giữa rất nhiều công cụ khác nhau là một phần không thể tránh khỏi để hoàn thành công việc của bạn, nhưng không phải vậy.
Có nhiều cách để kiểm soát lại thời gian và cải thiện hiệu quả của bạn bằng cách sử dụng ít ứng dụng, màn hình và tab hơn cho đơn giản nhiệm vụ chuyên môn.
Mọi người thực sự lãng phí bao nhiêu thời gian khi chuyển đổi giữa các ứng dụng trong nơi làm việc?
Theo Harvard Business Review, mỗi người tham gia vào một giao dịch chuỗi cung ứng hàng tiêu dùng mà họ nghiên cứu đã chuyển đổi khoảng 350 lần giữa trung bình 22 ứng dụng và trang web khác nhau.
Nhìn vào ví dụ này, một nhân viên có thể chuyển đổi giữa các ứng dụng và cửa sổ khác nhau khoảng 3600 lần trong một ngày. Tên của loại chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng, trang web và màn hình khác nhau là chuyển đổi ngữ cảnh.
Và, mặc dù thoạt nhìn nó có vẻ vô hại, nhưng không nên coi nó chỉ là một phần khác của hoạt động kinh doanh - chuyển đổi ngữ cảnh làm lãng phí một lượng lớn thời gian ở nơi làm việc.
Tại sao bạn nên quan tâm đến việc giảm chuyển đổi ngữ cảnh
Khi bạn chuyển từ ứng dụng này sang ứng dụng khác và trang web này sang trang web khác, nó không chỉ là số lượng thời gian sử dụng nhấp vào giữa chúng mà bạn đang lãng phí.
Mỗi lần bạn nhìn vào nội dung mới trên màn hình, bạn phải mất thời gian để điều chỉnh và bắt đầu làm việc trong bối cảnh mới.
Mỗi ứng dụng hoặc trang web đều có mục đích và giao diện khác nhau, vì vậy việc chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau không bao giờ là một quá trình liền mạch, tức thì. Nếu bạn phải nhập chi tiết đăng nhập (mà bạn có thể đã quên) và mở ứng dụng lần đầu tiên vào một ngày cụ thể, bạn thậm chí còn lãng phí nhiều thời gian hơn. Việc chuyển đổi ngữ cảnh không chỉ làm lãng phí thời gian mà còn có thể làm ảnh hưởng đến năng suất của bạn bằng cách khiến não bộ bị ảnh hưởng và khiến bạn khó tập trung hơn.
Theo nghiên cứu tương tự từ HBR, một người bình thường ở nơi làm việc dành tới 9% thời gian của họ để chuyển đổi bối cảnh công việc - đó là rất nhiều thời gian có thể dành để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng.
Sử dụng Ứng dụng email tất cả trong một (Giống như Spike) để hoàn thành nhiều việc hơn, trong thời gian ngắn hơn
Mặc dù việc sử dụng một số ứng dụng và trang web khác nhau là không thể tránh khỏi ở hầu hết các nơi làm việc hiện đại, nhưng bạn có thể giảm đáng kể thời gian và năng lượng dành cho việc chuyển đổi ngữ cảnh bằng cách sử dụng các công cụ tối ưu cho công việc.
Theo một nghiên cứu khác của HBR, một nhân viên trung bình dành tới 28% thời gian trong ngày làm việc của họ để xử lý email. Nếu chúng tôi thêm con số này vào 9% chi tiêu cho việc chuyển đổi ngữ cảnh, chúng tôi thấy rằng một nhân viên có thể dành tới 37% thời gian của họ chỉ để gửi email và chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng và trang web khác nhau.
Một trong những cách tốt nhất để giảm thời gian lãng phí và tăng năng suất là sử dụng ứng dụng email tất cả trong một, chẳng hạn như email Spike, ứng dụng này tối ưu hóa thông tin liên lạc qua email của bạn và giảm số lượng công cụ bạn cần cho các tác vụ và chức năng nhất định.
Spike là cuộc trò chuyện đầu tiên trên thế giới ứng dụng email. Email hội thoại là một thuật ngữ để chỉ cách Spike biến các chuỗi email truyền thống của bạn thành các cuộc trò chuyện kiểu trò chuyện. Điều này giúp loại bỏ các thủ tục và sự lặp lại, giúp việc đọc và trả lời email trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Vì vậy, bạn có thể thấy điều đó sẽ cho phép bạn dành ít thời gian hơn để xử lý email, nhưng giảm chuyển đổi ngữ cảnh thì sao?
Chà, Spike có đầy đủ các tính năng tích hợp khác giúp loại bỏ nhu cầu mở hàng tấn ứng dụng và công cụ khác nhau cùng một lúc. Ví dụ: có các cuộc họp video được tích hợp sẵn, vì vậy bạn có thể nhanh chóng gọi một cuộc họp nhóm ngay trong ứng dụng email của mình mà không cần phải chuyển sang một ứng dụng hội nghị truyền hình khác.
Ngoài ra còn có các cuộc trò chuyện nhóm và tin nhắn thoại tích hợp, có nghĩa là bạn không cần các ứng dụng riêng biệt cho một trong hai hình thức giao tiếp đó. Tiếp theo, bạn có các nhiệm vụ cộng tác và danh sách việc cần làm, cũng như các ghi chú cộng tác, làm cho Spike hoạt động như một dạng phần mềm quản lý dự án.
Có thể nhanh chóng tạo một nhiệm vụ và giao nhiệm vụ đó cho một thành viên trong nhóm dựa trên nội dung của email có thể giúp tiết kiệm thời gian rất nhiều. Ghi chú trực tuyến cộng tác (với các cuộc trò chuyện trên thanh bên được tích hợp) giúp làm việc cùng nhau trong thời gian thực thậm chí còn hiệu quả hơn. Xem xét thực tế là hầu hết các doanh nghiệp nhỏ sử dụng hàng chục, nếu không phải hàng trăm, các ứng dụng và trang web khác nhau để kinh doanh, việc có một công cụ như Spike để giảm nhu cầu sử dụng rất nhiều là điều cần thiết.
Chỉ từ các tính năng được đề cập ở trên, bạn có thể thấy cách bạn có thể loại bỏ khoảng sáu hoặc bảy ứng dụng khác bằng cách sử dụng Spike để tối ưu hóa giao tiếp và cộng tác của nhóm của bạn.
Kết luận
Giảm chuyển đổi ngữ cảnh và giúp xử lý email dễ dàng hơn là hai trong số những cách tốt nhất để tăng năng suất và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn ở nơi làm việc.
Mặc dù hiện tại không có ứng dụng nào làm được điều đó tất cả các, bằng cách sử dụng ứng dụng email đa chức năng, như Spike, giúp cải thiện quy trình làm việc cho bạn và nhóm của bạn.
