Trong kinh doanh, bạn sẽ phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt không chỉ về doanh số mà còn về hiệu quả, năng suất và hiệu quả. Đây là lúc tự động hóa nhiệm vụ kinh doanh xuất hiện. Nếu bạn không tự động hóa, có khả năng rất lớn là đối thủ cạnh tranh của bạn đã làm như vậy, đẩy bạn ra khỏi hoạt động kinh doanh. May mắn thay, tự động hóa hiện đã được phổ biến rộng rãi cho hầu hết các ngành và chức năng kinh doanh, bao gồm cả ngành dịch vụ hiện trường.
Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều có thể tạo ra các tác vụ tự động để nâng cao hiệu quả, năng suất và quan trọng nhất là lợi nhuận. Tuy nhiên, tự động hóa tác vụ có thể gặp sai sót nếu không được tiếp cận đúng cách. May mắn thay, bài viết này chia sẻ các mẹo về cách thực hiện đúng tự động hóa nhiệm vụ và tạo ra một doanh nghiệp hiệu quả và có lợi nhuận hơn.
# 1. Bắt đầu bằng cách đặt ra các công việc hàng ngày của bạn
Ví dụ: khi tự động hóa các nhiệm vụ trong hoạt động kinh doanh dịch vụ hiện trường, bạn cần xác định và liệt kê các nhiệm vụ bạn thực hiện hàng ngày. Khi tạo danh sách này, hãy bao gồm một số chi tiết của các nhiệm vụ. Ngoài ra, nó cũng sẽ hữu ích nếu bạn cho biết thời gian trung bình của mỗi nhiệm vụ và tần suất của nhiệm vụ. Tần suất có thể là hàng giờ, hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, v.v. Đảm bảo mỗi bộ phận thực hiện bài tập này.
Sau đó, xác định các khu vực mà tự động hóa có thể xuất hiện và các công cụ bạn có thể cần để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả. Kiểm tra xem bạn đã hoàn thành những nhiệm vụ nào và những nhiệm vụ nào bạn chưa thực hiện. Hãy suy nghĩ về một giải pháp lý tưởng sẽ là gì và kết quả bạn muốn.
Khi từng chức năng kinh doanh và nhiệm vụ đã được xác định và đưa ra các giải pháp lý tưởng, hãy tổ chức một cuộc họp với nhóm của bạn và đưa ra các đề xuất cho các giải pháp khả thi.
# 2. Nghiên cứu và khám phá các công cụ tự động hóa
Bây giờ bạn đã xác định được các lĩnh vực và nhiệm vụ cần tự động hóa, bây giờ bạn có thể bắt đầu nghiên cứu các công cụ phù hợp. Xác định những gì bạn có thể sử dụng tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Các công cụ chuyên dụng như Jobber's phần mềm hệ thống ống nước được thiết kế đặc biệt để trợ giúp quá trình này cho các doanh nghiệp dựa trên dịch vụ thực địa. Bạn có thể tìm thấy các ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ mọi loại ngành, vì vậy hãy đầu tư thời gian vào việc tìm kiếm ứng dụng phù hợp. Công nghệ mới thông minh không chỉ có thể hợp lý hóa quá trình tự động hóa nhiệm vụ của bạn theo cách này mà còn giúp bạn lập lịch, tạo và theo dõi các báo giá và ước tính cũng như quản lý các mối quan hệ với khách hàng, chẳng hạn như một vài công việc.
Nếu bạn đã có các công cụ và phần mềm khác, hãy đảm bảo rằng các công cụ bạn đã chọn có thể dễ dàng tích hợp với nhau. Bạn muốn có được một giải pháp phù hợp với cơ sở hạ tầng hiện có của mình và tích hợp liền mạch mà không làm cho phần mềm và công cụ kế thừa của bạn trở nên vô dụng. Trừ khi mục đích của bạn là đại tu toàn bộ công nghệ kinh doanh và đào tạo lại nhân viên, công nghệ tự động hóa của bạn phải tích hợp với các ứng dụng và công cụ khác.
Bên cạnh đó, bạn không thể tự động hóa quy trình công việc một cách hiệu quả khi các hệ thống không giao tiếp với nhau. Nếu bảng điều khiển báo giá của bạn không liên kết với phần mềm kế toán, bạn sẽ không theo dõi và theo dõi các báo giá một cách hiệu quả. Mặc dù quá trình này có thể mất một lúc, nhưng nó cần thiết. Bạn muốn đảm bảo rằng giải pháp bạn đưa ra sẽ phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
# 3. Đặt các Mục tiêu Tự động hóa của bạn
Sẽ không khôn ngoan nếu chi tiền vào các công cụ tự động hóa, đầu tư thời gian vào việc học và tạo ra một hệ thống mới sẽ không mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn. Đó là lý do tại sao điều cần thiết là đặt ra các mục tiêu cụ thể để giúp bạn đo lường tiến trình, xác định các lỗ hổng và tinh chỉnh quy trình. Tự động hóa nhiệm vụ có thể có nhiều mục tiêu. Của bạn có thể là để cải thiện năng suất và giải phóng thời gian cho nhóm của bạn để làm các nhiệm vụ khác.
Ví dụ: bạn có thể tự động tạo và theo dõi báo giá. Điều này sẽ giúp bạn cải thiện năng suất, nhưng quan trọng nhất là bạn sẽ giải phóng thời gian mà nhóm của bạn có thể dành cho các nhiệm vụ khác. Bạn cũng cần biết phải làm gì với thời gian giải phóng tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp. Tạo các mục tiêu cụ thể và sử dụng chúng để đo lường mức độ thành công của quá trình tự động hóa. Khi bạn đã xác định mục tiêu, bạn sẽ có thể đánh giá tác động của tự động hóa.
#4. Giữ toàn bộ tầm nhìn của bạn
Mặc dù điều cần thiết là tập trung vào những gì công nghệ và tự động hóa quy trình kinh doanh có thể làm, nhưng đừng quên tập trung vào công việc kinh doanh. Khi tập trung quá nhiều vào công nghệ chứ không phải kinh doanh, thất bại sẽ xảy ra. Tự động hóa không chỉ là một vấn đề công nghệ. Trước khi bạn cam kết với bất kỳ nền tảng công nghệ nào, hãy nhìn vào tổng thể doanh nghiệp, bao gồm cả khách hàng và nhân viên của bạn.
Trong khi bạn tìm cách cải thiện quy trình làm việc, hãy đảm bảo làm cho dịch vụ khách hàng tốt hơn và đồng thời ở trên cùng một trang với nhóm của bạn. Tự động hóa bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp của bạn phải phục vụ cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Là chủ doanh nghiệp, bạn nắm giữ chìa khóa để giữ cho tầm nhìn kinh doanh tồn tại. Đừng cho phép công nghệ và tự động hóa cản trở bạn khỏi những gì bạn đã đặt ra để đạt được. Đảm bảo mọi thứ phù hợp với tầm nhìn kinh doanh của bạn.
# 5. Bắt đầu nhỏ và xây dựng từ đó
Việc phải đối phó với nhiều tự động hóa mới, một số trong số đó có thể phức tạp, có thể là một thách thức. Tuy nhiên, các miếng cắn nhỏ hơn sẽ dễ nhai và giúp tiêu hóa tốt hơn. Với khái niệm đó, cách tốt nhất để tự động hóa doanh nghiệp của bạn là bắt đầu với quy mô nhỏ và xây dựng dựa trên nó theo thời gian. Bắt đầu với một nhiệm vụ, theo dõi kết quả, tinh chỉnh và đảm bảo nó hoạt động như dự định trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
Ngoài ra, với một lần tự động hóa, bạn sẽ có một lộ trình học tập dần dần, giúp nhóm của bạn điều chỉnh dễ dàng và nhanh chóng hơn. Trong khi lưu ý đến tầm nhìn của bạn, hãy chia nhỏ quy trình tự động hóa thành các giao hàng có thể quản lý được. Ban đầu, mọi người đều muốn xem và trải nghiệm những chiến thắng nhỏ, giúp xây dựng lòng tin và sự chấp nhận tự động hóa.
Ngoài ra, bạn sẽ dễ dàng đối phó với bất kỳ thách thức nào có thể phát sinh trên đường đi. Có những điều bạn có thể không lường trước được và chỉ có thể giải quyết khi chúng đến. Giữ cho các cột mốc có thể quản lý được là một phần của quá trình tự động hóa doanh nghiệp của bạn đúng đắn.
# 6. Đánh giá và kiểm tra các công cụ của bạn
Bạn không thể dừng lại sau khi tự động hóa hoạt động. Bạn cần đánh giá và kiểm tra hệ thống để đảm bảo rằng nó đang làm những gì bạn dự định. Đảm bảo rằng các lĩnh vực bạn đã tự động hóa thực sự đang gia tăng giá trị cho doanh nghiệp của bạn, tiết kiệm thời gian cho nhóm của bạn và làm cho chúng hoạt động hiệu quả và năng suất.
Đảm bảo rằng mọi thứ đang chạy tốt ngay từ đầu và quá trình tự động hóa không dẫn đến các vấn đề về quy trình làm việc và công việc tồn đọng khác.
Tự động hóa có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?
Tự động hóa là một cách tiếp cận nhanh chóng để nâng cao hiệu quả và năng suất trong bất kỳ lĩnh vực nào. Công nghệ tự động hóa thúc đẩy hiệu suất của cả công ty và nhân viên, vì vậy chúng không còn là công nghệ “có thì tốt”.
Quy trình kinh doanh tốt nhất để tự động hóa là gì?
Dịch vụ khách hàng, tài chính, bán hàng, tiếp thị, quản lý chuỗi cung ứng, nhân sự, quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn hàng, quản lý tài liệu và phân tích là mười hoạt động hàng đầu của công ty cần tự động hóa.
Tự động hóa có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?
Tự động hóa là một cách tiếp cận nhanh chóng để nâng cao hiệu quả và năng suất trong bất kỳ lĩnh vực nào. Công nghệ tự động hóa thúc đẩy hiệu suất của cả công ty và nhân viên, vì vậy chúng không còn là công nghệ “có thì tốt”.
Mọi người tự động hóa nhiệm vụ như thế nào?
Các nhiệm vụ riêng lẻ có thể được tạo, giao cho các thành viên trong nhóm và theo dõi bằng các công cụ như Hive hoặc ClickUp. Bạn cũng có thể sử dụng các quy tắc tự động để chuyển công việc qua các giai đoạn hoặc bảng tùy thuộc vào tiêu chí được xác định trước.
Kết luận
Tự động hóa doanh nghiệp của bạn có thể giúp bạn duy trì khả năng cạnh tranh và cải thiện hiệu quả và năng suất. Tuy nhiên, điều này chỉ có thể thực hiện được nếu bạn làm đúng. Làm đúng nghĩa là biết nhiệm vụ của bạn và những gì bạn muốn đạt được từ quá trình tự động hóa. Đảm bảo bạn nhận được các công cụ tự động hóa phù hợp, luôn ghi nhớ tầm nhìn, bắt đầu từ những bước nhỏ và đừng quên theo dõi tiến trình của bạn.
Bài viết liên quan
- Tiếp thị tự động hóa: Phần mềm và công cụ tự động hóa tiếp thị tốt nhất
- Quy trình tự động hóa tài khoản phải trả: Những điều bạn nên biết trước khi tự động hóa
- Quản lý thời gian dự án: Quy trình, Công cụ & Phần mềm để Quản lý Hiệu quả
- PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC: 25 Giải pháp Phần mềm Quản lý Công việc Tốt nhất
- Lợi ích của Tự động hóa Quy trình Kế toán cho Doanh nghiệp
