Mua sản phẩm và dịch vụ cho một doanh nghiệp từ một nhà cung cấp bên ngoài công ty được gọi là mua sắm kinh doanh. Quá trình mua sắm đòi hỏi phải định vị mọi thứ, đàm phán các điều khoản mua bán, mua hàng hóa, kiểm tra cẩn thận và ghi chép tỉ mỉ từng bước. Bạn có thể duy trì hoạt động trơn tru của công ty mà bạn làm việc bằng cách tìm hiểu thêm về mua sắm kinh doanh. Bài đăng này sẽ giúp bạn tìm hiểu mua sắm là gì trong chu kỳ kinh doanh, các loại mua sắm, chuỗi cung ứng và nó khác với mua hàng như thế nào.
Mua sắm trong kinh doanh là gì
Hành động của một công ty mua một mặt hàng hoặc dịch vụ để sử dụng nội bộ được gọi là mua sắm kinh doanh. Để thực hiện công việc thường ngày của mình, các doanh nghiệp thường xuyên mua hàng hóa và dịch vụ. So với các tổ chức lớn hơn, các công ty nhỏ hơn thường mua hàng hóa và dịch vụ nhỏ hơn đáng kể. Nguyên liệu thô, vật tư bảo trì, sản phẩm tiêu dùng, vật liệu chế biến, thiết bị văn phòng, thiết kế địa điểm, dịch vụ tiếp thị và tuyển dụng chỉ là một vài ví dụ về hàng hóa và dịch vụ mà một doanh nghiệp có thể mua.
Quy trình mua sắm hoạt động như thế nào
Việc quản lý quy trình mua sắm và mua sắm có thể tiêu tốn một tỷ lệ khá lớn nguồn lực của công ty. Thông thường, ngân sách mua sắm cung cấp cho các nhà quản lý một số tiền mà họ có thể sử dụng để mua các sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ yêu cầu. Do khả năng mua hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể có thể ảnh hưởng đến mức độ sinh lợi của các hoạt động, quy trình mua sắm thường là một thành phần quan trọng trong chiến lược của công ty. Các quy trình mua sắm hàng hóa và dịch vụ thường được điều chỉnh bởi các tiêu chuẩn của công ty, thường được tập trung bởi các biện pháp kiểm soát kế toán từ bộ phận tài khoản phải trả (AP). Việc chuẩn bị và xử lý yêu cầu cũng như việc nhận và phê duyệt thanh toán cuối cùng đều được bao gồm trong quy trình mua sắm.
Điều này có thể bao gồm một loạt các hoạt động, bao gồm nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp, thiết lập tiêu chuẩn, đàm phán giá và kiểm soát hàng tồn kho. Kết quả là, để mua sắm thành công, nhiều công ty lớn có thể cần sự hỗ trợ từ một vài bộ phận khác nhau của công ty. Quá trình mua sắm bao gồm một số bước, bao gồm:
- Lựa chọn hàng hóa và dịch vụ cần thiết
- Hoàn thành biểu mẫu yêu cầu mua và yêu cầu một số nhà cung cấp ước tính.
- Thỏa thuận và định giá với nhà cung cấp, sau đó hoàn tất đơn đặt hàng.
- Nhận hàng rồi mới thanh toán.
Kế toán mua sắm
Vì mua sắm đòi hỏi phải mua sắm hàng hóa và/hoặc dịch vụ cho các mục tiêu doanh thu của tổ chức, chi phí mua sắm thường được đưa vào kế toán tài chính của một công ty. Do đó, một số doanh nghiệp có thể thuê một giám đốc thu mua (CPO) để giám sát các sáng kiến này. Do đó, một CPO:
- Kiểm soát các yêu cầu mua sắm
- Phối hợp với các tài khoản phải trả để đảm bảo thanh toán hiệu quả và tích hợp các tiêu chuẩn mua sắm
- Tham gia vào các nhóm đưa ra đánh giá về mua sắm khi có một số giá thầu cạnh tranh
Có nhiều cách khác nhau để phân chia và kiểm tra quá trình mua sắm. Do đó, các công ty và ngành công nghiệp quản lý việc mua lại các chi phí trực tiếp và gián tiếp theo những cách khác nhau. Ngoài ra, các công ty bán hàng hóa trái ngược với các công ty cung cấp dịch vụ cũng sẽ quản lý chi phí khác nhau.
Chu kỳ mua sắm
Có một số giai đoạn trong chu trình mua sắm đòi hỏi sự chuẩn bị và thực hiện cẩn thận. Chiến lược thu mua của công ty được thúc đẩy phần lớn theo từng bước. Sáu giai đoạn của chu trình mua sắm như sau:
#1. Chu trình lập kế hoạch mua sắm
Ở giai đoạn này, vấn đề được công nhận và đánh giá sơ bộ được thực hiện để xác nhận các chi tiết cụ thể của vấn đề. Các ví dụ bao gồm loại sản phẩm được yêu cầu và cách tiếp cận tốt nhất cho vấn đề hiện tại.
#2. Định nghĩa yêu cầu Chu trình mua hàng
Bước tiếp theo sau khi lập kế hoạch là xác định yêu cầu. Tuyên bố công việc là một tài liệu liệt kê mọi điều kiện tiên quyết để giải quyết vấn đề. Đây là một giai đoạn quan trọng vì các thông số kỹ thuật cho thấy các nhà cung cấp tiềm năng hiểu vấn đề tốt như thế nào.
#3. Tìm nguồn cung ứng chu kỳ mua sắm
Công ty sẽ liên hệ với nhà cung cấp vào thời điểm này và truyền đạt tất cả các chi tiết cụ thể của việc mua sắm, chẳng hạn như các điều khoản và điều kiện, ngày giao hàng và thông số kỹ thuật của hàng hóa hoặc dịch vụ. Các nhà cung cấp sẽ kiểm tra, điều tra và gửi đề xuất để đáp lại đề nghị của công ty.
#4. Chu kỳ mua sắm đánh giá và lựa chọn
Doanh nghiệp sẽ chọn giá thầu tốt nhất trong số các nhà cung cấp gửi sau khi đánh giá chúng. Quyết định được đưa ra phù hợp với mức độ rõ ràng của giải pháp được trình bày trong đề xuất.
#5. Chu kỳ đấu thầu trao hợp đồng
Nhà cung cấp được chọn sẽ nhận được hợp đồng. Nếu công ty muốn biết thêm chi tiết về một lĩnh vực cụ thể của kế hoạch, các cuộc thảo luận tiếp theo sẽ được tổ chức.
#6. Chu trình mua sắm quản lý hợp đồng
Khi hợp đồng đã được cấp cho nhà cung cấp, điều quan trọng là phải quản lý nó để giải quyết bất kỳ vấn đề pháp lý tiềm ẩn nào. Xác minh rằng nhà cung cấp đang tuân theo tất cả các điều kiện hợp đồng là mục tiêu. Mọi thứ ở giai đoạn này đều được quản lý, từ việc giao hàng đúng hạn cho đến chi phí của các sản phẩm đó.
Các hình thức mua sắm
Mua sắm trực tiếp, gián tiếp và dịch vụ là ba loại khác nhau. Sử dụng đơn đặt hàng hoặc hợp đồng để có được sản phẩm hoặc dịch vụ trực tiếp từ nhà cung cấp được gọi là mua sắm trực tiếp. Mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ một nguồn gián tiếp liên quan đến việc thông qua một trung gian, chẳng hạn như đại lý hoặc nhà phân phối. Quá trình mua dịch vụ từ một nhà cung cấp dịch vụ được gọi là mua sắm dịch vụ. Chúng ta hãy xem xét các loại mua sắm sau đây được liệt kê dưới đây:
#1. Mua sắm gián tiếp
Quá trình mua hàng hóa và dịch vụ không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh chính của tổ chức được gọi là mua sắm gián tiếp. Các mặt hàng như đồ dùng văn phòng, dịch vụ vệ sinh và thiết bị CNTT đều là các loại mua sắm gián tiếp.
Nó thường đòi hỏi một bộ quy trình và tiêu chuẩn khác để lựa chọn nhà cung cấp và nó được kiểm soát bởi một nhóm bên ngoài nhóm mua sắm trực tiếp. Mua sắm gián tiếp nhằm tăng cường hiệu quả và cắt giảm chi phí mà không làm giảm chất lượng.
#2. Mua sắm trực tiếp
Quá trình mua hàng hóa và dịch vụ trực tiếp từ các nhà cung cấp là thành viên trong chuỗi cung ứng của công ty bạn được gọi là mua sắm cấp một hoặc mua sắm trực tiếp. Nói cách khác, mua sắm trực tiếp đề cập đến hoạt động mua hàng hóa hoặc dịch vụ trực tiếp từ nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất, thường không sử dụng trung gian. Các hình thức mua sắm trực tiếp có nhiều lợi ích khác nhau, bao gồm giá cả rẻ hơn và kiểm soát chất lượng tốt hơn. Các hình thức mua sắm trực tiếp cũng có thể có những nhược điểm nhất định, chẳng hạn như thời gian thực hiện lâu và kém linh hoạt.
#3. Mua sắm dịch vụ
Quá trình nhận dịch vụ từ bên thứ ba được gọi là mua sắm dịch vụ. Sự khác biệt chính giữa việc mua sản phẩm và dịch vụ là với các dịch vụ, bạn đang mua một mục đích hoặc kết quả nhất định thay vì một hàng hóa hữu hình. Trước khi mua dịch vụ, điều quan trọng là xác định chính xác những gì bạn yêu cầu từ nhà cung cấp. Bạn có thể bắt đầu tạo các tiêu chí để đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ khả thi khi bạn đã nắm chắc các nhu cầu của mình.
Mua sắm trong chuỗi cung ứng là gì
Một dịch vụ thu mua thành công góp phần tăng lợi nhuận của công ty. Mua sắm là một thành phần quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng. Chúng bao gồm tìm nguồn cung ứng, mặc cả, mua và theo dõi nguồn cung cấp bên cạnh việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ. Khi những cải tiến công nghệ đã thúc đẩy chúng ta hướng tới lối sống nhịp độ nhanh trong những năm gần đây, tầm quan trọng của việc mua sắm trong quản lý chuỗi cung ứng đã tăng lên. Ngay cả khi chúng ta đã đi một chặng đường dài kể từ thời có hồ sơ vật lý của mọi giao dịch mua, thì việc lựa chọn cẩn thận các sản phẩm và dịch vụ cần thiết cho các giao dịch kinh doanh vẫn rất quan trọng.
Các chỉ số hiệu suất chính của mua sắm:
Một tổ chức phải thường xuyên tuân thủ một số KIP để cải thiện hiệu quả của quy trình mua sắm, theo dõi tiến độ và gắn kết nhóm với các mục tiêu kinh doanh. Các KPI này bao gồm:
- Thời gian chu kỳ cho một đơn đặt hàng
- Thời gian giao hàng, tỷ lệ lỗi và khả năng cung ứng của các nhà cung cấp
- Số lượng nhà cung cấp
- độ chính xác hoàn thành
- ROI của quy trình mua sắm
Các bước của quy trình mua sắm:
- Xác định: Bước đầu tiên là xác định, trong đó nhóm thu mua xác định nhu cầu ban đầu của tổ chức đối với các sản phẩm và mặt hàng cụ thể. Việc bổ sung hàng hóa có thể cần thiết đối với hàng hóa mới hoặc đã đặt hàng trước đó.
- Gửi yêu cầu: Nhóm mua sắm phải gửi yêu cầu chính thức cho doanh nghiệp với các chi tiết liên quan đến mặt hàng, số lượng và giá cả cho bất kỳ giao dịch mua sản phẩm số lượng lớn nào. Sau khi nhóm tài chính phê duyệt, nhóm mua sắm có thể tiến hành kế hoạch mua hàng.
- Đánh giá nhà cung cấp: Nhóm phải quyết định những thứ cần mua trước khi xác định nhà cung cấp để mua hàng.
- Đàm phán: Nhóm mua sắm đàm phán với người bán để giảm giá xuống giá trị tốt nhất hoặc đàm phán lại việc bán hàng sau khi nhận được báo giá.
- Đơn đặt hàng: Sau khi thỏa thuận về số lượng và giá cả, một đơn đặt hàng được tạo với tất cả các chi tiết cụ thể của đơn đặt hàng được chỉ định để nhà cung cấp thực hiện.
- Kiểm tra các sản phẩm được cung cấp: Nhóm thu mua phải kiểm tra số lượng sản phẩm được cung cấp và mọi hàng hóa bị hư hỏng sau khi chúng được giao.
- Tạo hóa đơn và lưu trữ hồ sơ: Sau khi hàng hóa được giao, hóa đơn sẽ được tạo và nhân viên tài chính của tổ chức sẽ thanh toán.
Mua sắm vs Mua hàng
Các từ mua sắm và mua sắm dường như có nghĩa giống nhau trong tiếng Anh đơn giản. Tuy nhiên, chúng còn lâu mới được như vậy trong môi trường kinh doanh. Mặc dù cả hai đều có những điểm tương đồng nhất định, nhưng một bên quan tâm nhiều hơn đến các nhiệm vụ giao dịch và bên còn lại quan tâm đến quy trình tìm nguồn cung ứng sản phẩm chiến lược. Trong các cuộc thảo luận về mua sắm so với mua sắm, sự nhầm lẫn không phải là hiếm. Trên thực tế, sự khác biệt này không thực sự quan trọng lắm đối với các công ty nhỏ hơn. Tuy nhiên, việc không hiểu sự khác biệt giữa hai điều này có thể gây tổn hại cho công ty của bạn khi nó mở rộng. Ở đây, chúng tôi xem xét sự khác biệt này chi tiết hơn.
Mua hàng trong kinh doanh là gì? Mua sắm vs Mua hàng
Quy trình được sử dụng bất cứ khi nào công ty hoặc tổ chức của bạn mua các mặt hàng hoặc dịch vụ để đạt được các mục tiêu của mình được gọi là mua hàng. Nếu được thực hiện bằng tiền của công ty, việc trả lương cho nhân viên, thuê văn phòng mới hoặc thậm chí mua một lò vi sóng mới cho tủ đựng thức ăn của văn phòng đều được coi là mua hàng.
Mua sắm trong kinh doanh là gì? Mua sắm vs Mua hàng
Việc tìm nguồn cung ứng, đàm phán và lựa chọn hàng hóa và dịch vụ thường có tầm quan trọng lớn hơn đối với tổ chức được gọi là mua sắm theo ngôn ngữ kỹ thuật hơn. Một phương pháp thận trọng hơn để mua hàng hóa và dịch vụ trong công ty là mua sắm.
Sự khác biệt chính giữa Mua hàng và Mua sắm
Trong khi làm việc trong một môi trường tương tự, mua hàng và thu mua không giống nhau. Để có một hệ thống thành công, điều cần thiết là phải hiểu thấu đáo về cách hai hệ thống khác nhau. Sau đây là một số điểm khác biệt chính giữa mua hàng và (so với) mua sắm:
#1. Bàn thắng
Trọng tâm của việc mua hàng là giá của đơn đặt hàng của bạn, trong khi trọng tâm của việc mua sắm là giá trị được tạo ra và tổng chi phí sở hữu.
#2. Giá cả và giá trị
Mua sắm kinh doanh tập trung nhiều hơn vào giá trị lâu dài mà các sản phẩm hoặc dịch vụ được mua đóng góp cho công ty. Mặt khác, việc mua hàng tập trung vào giá cả hoặc chi phí mà các vật liệu mong muốn đi kèm.
#3. Quan hệ đối tác nhà cung cấp
Xây dựng kết nối với các nhà cung cấp nói chung không phải là ưu tiên hàng đầu trong quản lý mua hàng vì nó chỉ hoạt động với cơ sở nhà cung cấp hiện tại. Mặt khác, một trong những trách nhiệm chính của quản lý thu mua là phát triển mối quan hệ hợp tác lâu dài, hợp tác với các nhà cung cấp được tuyển dụng một cách chiến lược.
#4. Trọng tâm giao dịch VS quan hệ
Một điểm khác biệt nữa giữa quy trình mua hàng và mua sắm là quy trình mua hàng mang tính chất quan hệ, trong khi quy trình mua sắm mang tính chất giao dịch.
#5. Cách tiếp cận: Chủ động so với Phản ứng
Các quy trình, biện minh và mục tiêu của cả hai chỉ ra rằng việc mua sắm áp dụng cách tiếp cận chủ động trong khi việc mua hàng mang tính phản ứng nhiều hơn. Trong chừng mực chúng liên quan đến việc lập kế hoạch và chiến lược ở cấp độ cao hơn trước, trong và sau khi mua sắm các nguồn lực cần thiết, các quy trình mua sắm đều mang tính chủ động.
#6. Đánh giá và giảm thiểu rủi ro
Là một hoạt động giao dịch nghiêm ngặt, việc mua không cho phép đánh giá và giảm thiểu rủi ro. Trong khi tương tác với người bán hàng hoặc nhà cung cấp, một tổ chức có thể gặp phải một số nguy cơ trong chuỗi cung ứng. Rủi ro hoạt động, rủi ro tài chính, rủi ro về bảo mật dữ liệu, v.v.
#7. trình tự hoạt động
Luồng quy trình mua sắm phức tạp hơn đáng kể so với quy trình mua hàng. Nó đòi hỏi mọi thứ, bao gồm xác định yêu cầu, tìm nguồn cung ứng, kết thúc hợp đồng và lưu giữ hồ sơ. Đặt hàng, xúc tiến và thanh toán là ba bước chiếm phần lớn quy trình mua hàng.
5 điều chính trong mua sắm là gì?
Mỗi người trong số họ cung cấp một phần bí mật để mua sắm thành công:
- Quy trình chuỗi mua sắm
- Quản lý rủi ro nhà cung cấp
- Xây dựng năng lực phân tích dự báo
- Cơ sở dữ liệu nhà cung cấp tập trung
- Đưa vào hệ thống đổi mới tập thể của công ty.
4 Vai trò Chính của Thu mua là gì?
Tìm nguồn cung ứng, đàm phán, quản lý hợp đồng và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp là bốn chức năng chính của mua sắm.
Mục đích của mua sắm là gì?
Một loạt các hành động được bao gồm trong chức năng kinh doanh quan trọng của mua sắm, giúp một tổ chức có được hàng hóa và dịch vụ. Mục tiêu của mua sắm là tìm nhà cung cấp với chi phí cạnh tranh mang lại giá trị lớn nhất.
bài viết liên quan
- QUẢN LÝ MUA SẮM: Ý nghĩa, Lợi ích, Chiến lược & Các bước
- PHẦN MỀM MUA SẮM: Các công ty & Phần mềm miễn phí hàng đầu năm 2023
- Tư vấn mua sắm giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền và tăng giá trị như thế nào
- Quản lý Mua sắm Dự án: Hướng dẫn Chi tiết về Quy trình Mua sắm
dự án
