Khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả của người lãnh đạo với nhân viên, trong nhóm và trên toàn tổ chức là một trong những nền tảng của một doanh nghiệp thành công.
Và trong môi trường kinh doanh phức tạp và phát triển nhanh chóng ngày nay, với hàng trăm công cụ giao tiếp khác nhau, các nhóm làm việc từ xa hoàn toàn hoặc một phần và thậm chí cả các nhóm đa văn hóa trải dài trên nhiều múi giờ, giao tiếp hiệu quả chưa bao giờ quan trọng hơn—hay thách thức hơn thế.
Do đó, khả năng giao tiếp có thể là kỹ năng quan trọng nhất của người quản lý và nhân viên.
Tin tốt là các kỹ năng giao tiếp có thể học được, cải thiện và thậm chí thành thạo.
Và những lời khuyên trong bài viết này có thể giúp bạn cải thiện và tối đa hóa kỹ năng giao tiếp của mình vì sự thành công của tổ chức và sự nghiệp của bạn.
Nhưng như mọi khi, hãy bắt đầu với những điều cơ bản…
Định nghĩa về giao tiếp hiệu quả là gì?
Những người giao tiếp hiệu quả nhất thông báo rõ ràng cho người khác trong khi tích cực lắng nghe họ. Họ có thể chấp nhận đầu vào bằng lời nói và phi ngôn ngữ đồng thời bày tỏ suy nghĩ và ý kiến của mình một cách thân thiện.
Một kết nối với những người khác là cần thiết để giao tiếp hiệu quả. Đó là một điệu nhảy với một đối tác đôi khi di chuyển theo những cách bất ngờ. Điều này có nghĩa là đồng bộ với khán giả của bạn là kỹ năng mạnh mẽ nhất mà bạn có thể sử dụng. Nó đòi hỏi sự hiểu biết và giao tiếp với nhu cầu của nó và đáp ứng phản hồi thời gian thực. Nó đòi hỏi phải tham gia vào cuộc trò chuyện mà khán giả của bạn mong muốn.
Tất cả điều này, tuy nhiên, có một số thực hành.
Tại sao việc cải thiện kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc lại quan trọng đến vậy?
Thật dễ dàng để tin rằng miễn là bạn làm tốt công việc của mình thì việc trở thành một người giao tiếp giỏi là không cần thiết. Điêu đo không thể vượt ra ngoai sự thật!
Mọi khía cạnh công việc của bạn đều phụ thuộc vào giao tiếp và khả năng giao tiếp của bạn tương quan trực tiếp với khả năng thực hiện công việc của bạn.
Với sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa, kỹ năng giao tiếp kém đã được làm nổi bật bởi việc sử dụng tin nhắn ngày càng nhiều hơn là giao tiếp trực tiếp tại nơi làm việc.
Nếu bạn làm việc với khách hàng, kỹ năng giao tiếp của bạn sẽ tạo nên hoặc phá vỡ mối quan hệ.
Xem xét các khía cạnh sau đây của công việc đòi hỏi giao tiếp hiệu quả:
- Giới thiệu doanh nghiệp của bạn với khách hàng,
- Thiết lập mối quan hệ tin cậy cá nhân với họ,
- Hiểu những gì họ muốn và truyền đạt rõ ràng cho các nhóm thích hợp
- Tiếp nhận thông tin phản hồi,
- Truyền đạt bất kỳ thay đổi hoặc chậm trễ nào, và nhiều vấn đề khác.
Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp: 8 mẹo
Sau đây là những lời khuyên thiết thực đơn giản giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình trong thời gian ngắn.
Hãy súc tích và rõ ràng
Khía cạnh quan trọng nhất của giao tiếp là lựa chọn từ ngữ. Khi nói đến từ ngữ, ít hơn là nhiều hơn.
Sự rõ ràng và ngắn gọn khi có thể là chìa khóa để giao tiếp hiệu quả và thuyết phục, dù là nói hay viết.
Xác định mục tiêu và đối tượng của bạn trước khi tham gia vào bất kỳ hình thức giao tiếp nào.
Phác thảo những gì bạn muốn truyền đạt và lý do tại sao sẽ giúp bạn đảm bảo rằng bạn bao gồm tất cả các thông tin cần thiết. Nó cũng sẽ hỗ trợ bạn trong việc loại bỏ các chi tiết không liên quan.
Tránh những từ thừa và ngôn ngữ hoa mỹ, có thể làm mất đi thông điệp của bạn
Và, trong khi sự lặp lại có thể cần thiết trong một số trường hợp, hãy sử dụng nó một cách thận trọng. Lặp lại tin nhắn của bạn đảm bảo rằng nó được nhận, nhưng lặp lại quá nhiều có thể khiến họ hoàn toàn bỏ qua bạn.
#2. Lên kế hoạch trước thời hạn
Trước khi bạn bắt đầu bất kỳ hình thức giao tiếp nào, hãy lên kế hoạch những gì bạn sẽ nói và cách bạn sẽ nói.
Tuy nhiên, việc chuẩn bị đòi hỏi nhiều hơn là chỉ luyện tập một bài thuyết trình.
Việc chuẩn bị cũng đòi hỏi phải xem xét toàn bộ quá trình giao tiếp, từ đầu đến cuối. Điều tra thông tin bạn có thể yêu cầu để sao lưu tin nhắn của mình. Xem xét phản ứng của bạn đối với các câu hỏi và lời chỉ trích. Cố gắng lên kế hoạch cho những điều bất ngờ.
Ví dụ: chuẩn bị một danh sách các ví dụ cụ thể về hành vi của nhân viên để hỗ trợ đánh giá của bạn trước khi đánh giá hiệu suất.
Biết chính xác những gì bạn muốn trước khi tham gia vào một cuộc đàm phán tiền lương hoặc thăng chức. Chuẩn bị thảo luận về phạm vi và khả năng thỏa hiệp; biết những gì bạn đang có và không sẵn sàng chấp nhận. Và luôn có sẵn các chi tiết cụ thể để hỗ trợ cho trường hợp của bạn, chẳng hạn như mức lương phù hợp với vị trí và địa điểm của bạn (nhưng hãy đảm bảo rằng nghiên cứu của bạn dựa trên dữ liệu có sẵn công khai, không phải tin đồn của công ty hoặc bằng chứng giai thoại).
Hơn nữa, trước khi bạn bắt đầu một cuộc trò chuyện, hãy suy nghĩ về các câu hỏi có thể xảy ra, các yêu cầu cung cấp thêm thông tin hoặc làm rõ và các bất đồng để bạn có thể giải quyết chúng một cách bình tĩnh và rõ ràng.
#3. Hãy nhận biết về giao tiếp phi ngôn ngữ
Nét mặt, cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể của chúng ta có thể và thường xuyên truyền đạt nhiều thông tin hơn lời nói của chúng ta.
Tín hiệu phi ngôn ngữ có thể có tác động nhiều hơn tới 93% so với lời nói. Nếu cả hai không đồng ý, chúng ta có nhiều khả năng tin vào các tín hiệu phi ngôn ngữ hơn là lời nói.
Các nhà lãnh đạo phải đặc biệt có kỹ năng đọc các tín hiệu phi ngôn ngữ.
Ví dụ, những nhân viên do dự bày tỏ sự bất đồng hoặc mối quan tâm của họ có thể thể hiện sự khó chịu bằng cách khoanh tay hoặc từ chối giao tiếp bằng mắt. Bạn có thể điều chỉnh chiến thuật giao tiếp của mình nếu bạn nhận thức được ngôn ngữ cơ thể của người khác.
Đồng thời, các nhà lãnh đạo phải có khả năng kiểm soát các giao tiếp phi ngôn ngữ của chính họ.
Tín hiệu phi ngôn ngữ của bạn phải luôn hỗ trợ thông điệp của bạn. Xung đột giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ có thể gây nhầm lẫn nhất. Tệ nhất, nó có thể làm sai lệch thông điệp của bạn và làm suy yếu niềm tin của nhóm đối với bạn, tổ chức của bạn và thậm chí cả chính họ.
#4. Lưu ý giọng điệu của bạn
Những gì bạn nói không phải lúc nào cũng quan trọng bằng cách bạn nói. Giọng điệu của bạn, giống như các tín hiệu phi ngôn ngữ khác, có thể tăng thêm sức mạnh và điểm nhấn cho thông điệp của bạn hoặc làm suy yếu hoàn toàn thông điệp đó.
Trong những bất đồng và xung đột tại nơi làm việc, giọng điệu có thể đặc biệt quan trọng. Một từ được lựa chọn cẩn thận với ý nghĩa tích cực sẽ thúc đẩy thiện chí và sự tin tưởng. Một từ được chọn kém với ý nghĩa mơ hồ hoặc tiêu cực có thể nhanh chóng dẫn đến sự nhầm lẫn.
Giọng điệu trong lời nói bao gồm âm lượng, cách nói, ngữ điệu và lựa chọn từ ngữ. Có thể khó kiểm soát giai điệu trong thời gian thực để đảm bảo rằng nó phù hợp với ý định của bạn. Tuy nhiên, nhận thức được giọng điệu của bạn sẽ cho phép bạn điều chỉnh nó một cách thích hợp nếu một cuộc giao tiếp dường như đang đi sai hướng.
Khi viết, giọng điệu có thể được kiểm soát dễ dàng hơn. Đảm bảo đọc thông tin liên lạc của bạn một lần, nếu không muốn nói là hai lần, đồng thời ghi nhớ giọng điệu và thông điệp. Nếu làm như vậy không vi phạm tính bảo mật, bạn có thể muốn đọc to hoặc nhờ một đồng nghiệp đáng tin cậy đọc lại.
Và, nếu bạn đang có một cuộc tranh luận sôi nổi qua email hoặc phương tiện bằng văn bản khác, đừng phản hồi quá nhanh.
Nếu có thể, hãy viết phản hồi của bạn nhưng đợi một hoặc hai ngày trước khi gửi. Việc đọc lại tin nhắn của bạn sau khi cảm xúc đã lắng xuống thường cho phép bạn tiết chế giọng điệu của mình theo cách ít có khả năng làm leo thang xung đột.
#5. Lắng nghe tích cực nên được thực hành
Giao tiếp hầu như luôn có sự tham gia của hai người trở lên.
Khi nói đến giao tiếp hiệu quả, lắng nghe cũng quan trọng như nói. Tuy nhiên, việc lắng nghe có thể khó khăn hơn chúng ta tưởng.
Chuyên gia giao tiếp Marjorie North lưu ý trong bài đăng trên blog của cô ấy Mastering the Basics of Communication rằng chúng ta chỉ nghe được một nửa những gì người khác nói trong bất kỳ cuộc trò chuyện cụ thể nào.
Mục tiêu của lắng nghe tích cực là đảm bảo rằng bạn nghe được toàn bộ thông điệp chứ không chỉ những từ mà người đó đang nói. Dưới đây là một số gợi ý để lắng nghe tích cực:
- Chú ý hoàn toàn và không phân chia đến người nói
- Loại bỏ những phiền nhiễu, phán xét và phản biện trong tâm trí bạn.
- Tránh sự thôi thúc để xen vào những suy nghĩ của riêng bạn.
- Duy trì ngôn ngữ cơ thể cởi mở, tích cực để giữ cho tâm trí của bạn tập trung và để chứng minh với người nói rằng bạn đang thực sự lắng nghe
- Khi trả lời, lặp lại hoặc diễn giải những gì bạn đã nghe.
- Đặt câu hỏi mở để gợi ra thông tin bổ sung.
#6. Cải thiện trí tuệ cảm xúc của bạn
Trí tuệ cảm xúc đóng vai trò là nền tảng cho giao tiếp. Nói một cách đơn giản, bạn không thể giao tiếp hiệu quả với người khác cho đến khi bạn đánh giá và hiểu được cảm xúc của chính mình.
Ví dụ, các nhà lãnh đạo có trí tuệ cảm xúc cao sẽ dễ dàng lắng nghe tích cực hơn, duy trì giọng điệu phù hợp và sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực.
Trí tuệ cảm xúc bao gồm nhiều thứ hơn là chỉ hiểu và quản lý cảm xúc của chính bạn. Thành phần khác, không kém phần quan trọng để giao tiếp hiệu quả, là sự đồng cảm với người khác.
Ví dụ, đồng cảm với một nhân viên có thể giúp xoa dịu một cuộc trò chuyện khó khăn.
Có thể bạn vẫn phải thông báo tin xấu, nhưng việc tích cực lắng nghe quan điểm của họ và thể hiện rằng bạn hiểu cảm xúc của họ có thể giúp hàn gắn vết thương hoặc tránh hiểu lầm một cách lâu dài.
#7. Tạo chiến lược truyền thông cho nơi làm việc
Nơi làm việc ngày nay là một luồng thông tin liên tục ở nhiều định dạng khác nhau. Mọi thông tin liên lạc phải được hiểu trong bối cảnh luồng thông tin lớn hơn.
Nếu không có chiến lược giao tiếp tại nơi làm việc, ngay cả người giao tiếp hiệu quả nhất cũng có thể gặp khó khăn trong việc truyền tải thông điệp của họ.
Chiến lược truyền thông là khuôn khổ mà công ty của bạn sử dụng để gửi và nhận thông tin. Nó có thể và nên xác định cách thức và nội dung bạn giao tiếp với khách hàng và khách hàng, các bên liên quan, người quản lý và nhân viên.
Bắt đầu từ cấp độ rộng nhất, chiến lược của bạn nên bao gồm ai nhận được thông báo gì và khi nào. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều nhận được thông tin chính xác vào thời điểm thích hợp.
Nó có thể cụ thể như cách bạn giao tiếp, bao gồm cả những công cụ bạn sử dụng cho thông tin nào. Ví dụ: bạn có thể chỉ định thời điểm thích hợp để trò chuyện nhóm cho toàn bộ nhóm hoặc tổ chức hoặc khi thay vào đó, một cuộc họp nên được tóm tắt trong một email.
Phát triển các hướng dẫn đơn giản như thế này có thể giúp hợp lý hóa luồng thông tin. Nó sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đều nhận được thông tin họ yêu cầu và các chi tiết không liên quan không làm quá tải thông tin quan trọng đó.
#số 8. Thiết lập Văn hóa Tổ chức Tích cực
Văn hóa doanh nghiệp mà bạn giao tiếp cũng rất quan trọng trong giao tiếp hiệu quả.
Giao tiếp sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn trong một môi trường làm việc tích cực dựa trên sự minh bạch, tin tưởng, đồng cảm và đối thoại cởi mở.
Những nhân viên tin tưởng người quản lý của họ sẽ cởi mở hơn khi nghe thông điệp của người quản lý. Các nhà quản lý sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc tạo ra sự ủng hộ và phê bình mang tính xây dựng nếu họ khuyến khích nhân viên của mình lên tiếng, đưa ra đề xuất và đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng.
Các nhà quản lý độc đoán từ chối chia sẻ thông tin, không tiếp nhận các đề xuất và từ chối thừa nhận sai lầm hoặc chấp nhận những lời chỉ trích có khả năng nhận được các đề xuất và lời chỉ trích của họ với thái độ phòng thủ nếu không muốn nói là hoàn toàn bị phớt lờ.
Nếu không có nền tảng tin cậy và minh bạch đó, ngay cả những giao tiếp nhỏ nhất cũng có thể bị hiểu sai, dẫn đến hiểu lầm và xung đột không cần thiết.
Giao tiếp với đồng nghiệp và nhân viên sẽ luôn khó khăn. Những hiểu lầm và thông tin sai lệch sẽ luôn tồn tại và thật không may, thông điệp của công ty không phải lúc nào cũng là điều chúng ta muốn nghe, đặc biệt là trong những thời điểm khó khăn.
Mặt khác, xây dựng và thành thạo các kỹ năng giao tiếp hiệu quả sẽ giúp công việc lãnh đạo của bạn trở nên dễ dàng hơn, ngay cả trong những cuộc trò chuyện khó khăn. Đầu tư thời gian vào việc phát triển những kỹ năng này chắc chắn sẽ là thời gian xứng đáng.
Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp trực tiếp
Giao tiếp mặt đối mặt thêm nhiều lớp thông tin vào một cuộc trao đổi, cho dù đó là giữa hai người hay hai trăm người. Giao tiếp trực tiếp thường xuyên tạo ra một sức mạnh tổng hợp khó tái tạo ở nơi khác. Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn tận dụng tối đa thời gian gặp mặt của nhóm và cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình:
#1. Giao tiếp bằng mắt trực tiếp
Rất ít số liệu cung cấp nhiều phản hồi như giao tiếp bằng mắt khi xác định liệu tin nhắn của bạn có được nhận hay không. Bạn có thể nhanh chóng biết liệu người mà bạn đang nói chuyện có hiểu bạn hay không, có bị phân tâm, lo lắng hay bối rối hay không — phần lớn trong số đó bị mất trong giao tiếp kỹ thuật số.
#số 2. Yêu cầu phản hồi
Bạn có chắc là họ đã nhận nó? Hỏi! Yêu cầu mọi người lặp lại phiên bản của họ về những gì bạn vừa nói là một kỹ thuật hiệu quả. Điều này thường có thể cải thiện khả năng ghi nhớ, hiểu ngay lập tức và giảm bớt những hiểu lầm trong tương lai. Bạn cũng có thể yêu cầu họ liên hệ với bạn để đề xuất cách cải thiện bài thuyết trình của bạn và các hình thức giao tiếp khác.
#3. Nhận biết tín hiệu phi ngôn ngữ
Ngáp, bồn chồn và nhìn quanh phòng thường là những dấu hiệu cho thấy khán giả của bạn đang bận tâm đến điều gì đó khác với điều bạn đang cố gắng nói. Đừng coi thường nếu bạn nhận thấy điều này. Yêu cầu họ chia sẻ suy nghĩ của mình, tóm tắt lại những điểm trước đây mà họ có thể đã bỏ lỡ hoặc hoãn lại sau.
# 4. Giảm phiền nhiễu
Tránh xa phiền nhiễu khi trò chuyện trực tiếp với ai đó (hoặc một nhóm) bằng cách để các thiết bị điện tử không cần thiết ra khỏi phòng. Chỉ điểm danh những người cần có mặt và tránh lên lịch vào những thời điểm mà mọi người có thể bị phân tâm (chẳng hạn như ngay trước khi kết thúc ngày hoặc ngay trước bữa trưa).
Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp trực tuyến của bạn
Giao tiếp trực tuyến nhanh chóng thay thế không gian văn phòng làm địa điểm chính để tiến hành kinh doanh. Có thể khó thích nghi với các cuộc họp, cuộc trò chuyện và thậm chí cả những người cộng tác với bạn hoặc báo cáo kỹ thuật số cho bạn, đặc biệt nếu bạn đã quen với các nhóm trực tiếp. Bởi vì giao tiếp trực tuyến là một cách duy nhất để tương tác, đây là một số điều cần nhớ:
#1. Đặt giới hạn thời gian
Các cuộc họp trực tuyến thậm chí còn khó tập trung hơn do sự phân tâm của vô số cài đặt. Giữ các cuộc họp ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, đồng thời đặc biệt cẩn thận để tránh (có thể) các phiên Hỏi & Đáp kéo dài.
#2. Xem xét người khác
Trong hầu hết các trường hợp, người trình bày là người duy nhất có thể tập trung hoàn toàn vào cuộc họp. Giả sử rằng những người tham gia có nhiều nhu cầu thu hút sự chú ý của họ, đặc biệt là khi làm việc ở nhà và sắp xếp nội dung cho phù hợp.
#3. Tóm tắt thông tin quan trọng
Nhiều tín hiệu phi ngôn ngữ và giữa các cá nhân có thể bị mất khi sử dụng kết nối kỹ thuật số. Tóm tắt những điểm chính để đảm bảo hiểu. Đánh giá nhanh trong cuộc họp trực tuyến hoặc tóm tắt ngắn gọn ở cuối email dài đều là những lựa chọn.
#4. Nhớ trả lời
Ngay cả khi giao tiếp là không chính thức, hãy đảm bảo thừa nhận nó càng sớm càng tốt. Mặc dù bạn có thể đã nhận được tin nhắn nhưng người ở đầu dây bên kia khó có thể biết trừ khi bạn thông báo cho họ. Một vài từ hoặc thậm chí một “thích” thường là đủ.
Làm thế nào để trở thành một người lắng nghe tích cực hơn
Nhiều người nói về lợi ích của việc lắng nghe tích cực, nhưng ít người hiểu nó chuyển thành hành vi thực tế như thế nào. Một trong những khía cạnh khó khăn nhất của việc lắng nghe tích cực là bận tâm đến câu trả lời. Nhiều người bận tâm với việc đưa ra câu trả lời hoàn hảo, không còn thời gian để tham gia vào việc nhập liệu. Hãy xem xét các bước sau đây để bỏ thói quen này, vốn không phục vụ mục đích gì cho người nói.
Xem xét các cách mới để gia tăng giá trị
Bạn có thể tin rằng việc tăng thêm giá trị cho một cuộc trao đổi chủ yếu được quyết định bởi những gì bạn nói. Tuy nhiên, đây không phải lúc nào cũng là cách người khác nhìn thấy nó. Hầu hết chúng ta đánh giá cao những câu trả lời giúp chúng ta suy nghĩ về ý tưởng của riêng mình, làm rõ các giả định của chúng ta hoặc chỉ ra những sai sót tiềm ẩn. Không phải lúc nào chúng ta cũng cần một người nghe xuất sắc hoặc khiến chúng ta kinh ngạc với dữ liệu của chính họ. Thay vào đó, chúng ta có thể đánh giá cao cách họ giúp chúng ta mài giũa suy nghĩ của mình nhiều nhất.
Diễn giải mà không phán xét
Nếu bạn thấy mình bận tâm với việc trả lời, hãy thử chuyển trọng tâm của mình. Thay vì thêm những suy nghĩ của riêng bạn, hãy thử thách bản thân để cung cấp một bản tóm tắt không bao gồm ý kiến hoặc phán đoán của bạn. Khi bạn nghe, hãy cố gắng cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn, có thể làm rõ ngôn ngữ ban đầu của người nói.
Đặt câu hỏi khuyến khích người nói suy nghĩ
Bước tiếp theo sau khi diễn giải là đặt câu hỏi thăm dò. Tương tự như cách một huấn luyện viên lắng nghe, những câu hỏi này khuyến khích người nói tìm hiểu sâu hơn về suy nghĩ của chính họ, làm rõ biểu hiện của họ hoặc xem xét các mối quan tâm tiềm ẩn. Bạn có thể đóng vai người bênh vực ác quỷ bằng cách chỉ ra những điểm không nhất quán hoặc ngôn ngữ không rõ ràng. Tất cả những thứ này đều là những món quà thực sự dành cho người nói và sẽ giúp bạn tập trung vào việc lắng nghe.
Ngắt lời một cách trân trọng
Lắng nghe tích cực không phải là sự nuông chiều vô cớ và không phải mọi sự gián đoạn đều là bất lịch sự. Đôi khi loa bị lạc trong cỏ dại, cung cấp độ sâu chi tiết không cần thiết. Sự gián đoạn có thể giúp chúng duy trì sự phù hợp – và được khen thưởng bằng việc tăng mức độ tương tác.
Hầu hết các diễn giả không ngại bị ngắt lời bởi một câu hỏi cho phép họ tiếp tục nói. Ngắt lời ai đó trong cuộc họp và kết thúc thời gian trên sàn của họ khó hơn nhiều, đặc biệt đối với người hướng nội. Đảm bảo:
- Nhận ra người nói (“Cảm ơn bạn đã đưa ra điều đó.”
- Sử dụng giọng điệu thân thiện và lịch sự. Nhận phản hồi từ những người khác về cách bạn phát âm và thể hiện bản thân.
- Đề cập đến sở thích chung (“Tôi chỉ muốn đảm bảo rằng chúng ta có cơ hội được nghe từ mọi người về dự án.”
Làm thế nào để thu hút khán giả trong khi nói
có liên quan
Nhiều khán giả sẽ không ấn tượng với dữ liệu vì chúng ta bị ngập trong dữ liệu. Trên thực tế, một lý do phổ biến cho sự dài dòng là mong muốn bao quát tất cả các cơ sở hoặc dự đoán tất cả các câu hỏi có thể xảy ra.
Bạn nên sắp xếp cẩn thận nội dung cho phù hợp để thu hút người nghe, đặc biệt là trong các cuộc họp ảo. Xem xét thông tin này sẽ ảnh hưởng đến đối tượng mục tiêu của bạn như thế nào. Làm thế nào nó có thể hỗ trợ họ trong công việc của họ? Mức độ chi tiết này có cần thiết để nắm bắt điểm chính của tôi không?
Ngắn gọn
Khả năng diễn đạt ý tưởng của bạn bằng càng ít từ càng tốt là dấu hiệu nhận biết sự hiện diện của nhà điều hành. Người nghe đánh giá cao điều này vì nó thể hiện sự chuẩn bị và tôn trọng thời gian của bạn. Hơn nữa, sự súc tích truyền tải sự tự tin: sự tự tin để làm ít hơn, nói điều gì đó một lần và tin tưởng rằng nó sẽ được đón nhận.
Nhiều diễn giả gặp khó khăn trong việc diễn đạt ngắn gọn, đặc biệt là trong các cuộc họp ảo nơi vòng phản hồi diễn ra không đổi. Họ có thể lặp lại “chỉ để chắc chắn” hoặc sử dụng các ví dụ bổ sung để đưa ra quan điểm. Tuy nhiên, loại “nhiều hơn” này thường ít hơn, vì khán giả không còn quan tâm nữa sau lần đầu tiên hiểu được vấn đề.
Kết luận là một hành động dũng cảm. Niềm tin vào sự chuẩn bị của chính bạn và sự rõ ràng trong cách trình bày của bạn. Việc duy trì niềm tin này trong các cuộc họp ảo khi tắt camera trở nên khó khăn hơn. Với tư cách là một diễn giả, bạn có thể muốn yêu cầu khán giả của mình có mặt đầy đủ và bật camera — sau đó thưởng cho họ bằng phần trình bày tự tin của bạn.
Nhường chỗ cho khán giả điền vào chỗ trống
Tạm dừng sau khi đưa ra quan điểm để giảm tốc độ bản thân và kiểm tra với khán giả. Không chỉ là một giây để lấy lại hơi thở, mà là một khoảnh khắc im lặng thực sự. Nó để lại khoảng trống cho người nghe của bạn lấp đầy, cung cấp cho bạn phản hồi theo thời gian thực về những gì họ cần tiếp theo, cả ảo và trực tiếp. Họ muốn bạn cụ thể như thế nào? Họ có những câu hỏi mà bạn dự định trả lời không? Hay họ đang lấy ý tưởng của bạn theo một hướng hoàn toàn khác?
Chúng ta thường cảnh giác với sự im lặng, như thể điều đó chỉ ra rằng có điều gì đó không ổn. Tuy nhiên, mọi thứ diễn ra trong im lặng và bạn có thể ngạc nhiên về những gì người nghe đưa ra khi có cơ hội lên tiếng. Bạn có thể nhận được các gợi ý hữu ích về cách đồng bộ hóa và tiến hành bất kể chúng lấp đầy khoảng trống như thế nào. Đó là khi giao tiếp biến thành khiêu vũ.
Coi phản hồi là cơ hội hơn là trở ngại
Bạn có thể tin rằng việc đưa ra một trường hợp thuyết phục sẽ dẫn đến việc đồng ý ngay lập tức. Tất nhiên, điều này hầu như không bao giờ xảy ra. Khi các đề xuất của bạn bị thách thức, bạn trở nên thất vọng, nếu không muốn nói là phòng thủ, khi bạn cố gắng giải thích tại sao bạn đúng. Chẳng mấy chốc, các đường được vạch ra và cả hai bên đều giảm gấp đôi, khiến bạn rơi vào lối mòn.
Để tránh làm tắt các ý tưởng của bạn như vậy, bạn có thể muốn xem xét lại cách bạn xử lý phản hồi. Hầu hết các ý tưởng mới không được chấp nhận ở dạng mà chúng được đề xuất lần đầu tiên và khán giả của bạn có thể không yêu cầu bạn phải có sẵn câu trả lời cho tất cả các câu hỏi của họ. Hãy coi quảng cáo chiêu hàng của bạn như một cú vô lê mở đầu và phản hồi là hướng dẫn để có cuộc trò chuyện cần thiết. Thay vì bảo vệ theo phản xạ, hãy đặt câu hỏi tiếp theo để xác thực và điều tra mối quan tâm.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp: Bài viết liên quan
- CÁCH GIAO TIẾP: Hơn 20 cách giao tiếp và thu hút khán giả hiệu quả
- CÁCH TỐT NHẤT ĐỂ VIẾT MỘT BÀI TÓM TẮT HIỆU QUẢ
- GIAO TIẾP ĐỘNG TỪ: Vì nó liên quan đến kinh doanh
- Làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn ngay bây giờ!!! (Mẹo hữu ích)
- TRỢ LÝ VĂN PHÒNG: Định nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương & Sơ yếu lý lịch
Cải thiện kỹ năng giao tiếp: Tài liệu tham khảo
