Các ý tưởng về hệ thống hồ sơ có cấu trúc tốt có thể giúp một doanh nghiệp giữ trật tự các công việc của mình. Bằng cách này, bạn sẽ không phải đảo lộn mọi thứ để tìm kiếm thông tin quan trọng. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy các mẹo về cách nộp tài liệu đúng cách, cũng như những ý tưởng hay về cách thiết lập hệ thống nộp hồ sơ điện tử cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Hệ thống nộp hồ sơ cho doanh nghiệp
Các hệ thống nộp hồ sơ đã phát triển trong suốt thời gian, từ việc nộp hồ sơ giấy tờ vào hộp cho đến các chương trình phần mềm tinh vi lưu trữ thông tin điện tử ngoài tầm nhìn. Mặc dù ngày nay có nhiều tùy chọn, nhưng tất cả các hệ thống tệp đều có một mục tiêu chung: quản lý hồ sơ hiệu quả. Với nhiều hệ thống tệp có sẵn, điều quan trọng là phải phân tích chất lượng của từng hệ thống trước khi quyết định lựa chọn tốt nhất. Các hệ thống lưu trữ phổ biến nhất rất đơn giản để thiết lập và cung cấp một phương pháp quản lý tệp hiệu quả.
3 loại hệ thống nộp hồ sơ
# 1. Nộp hồ sơ theo bảng chữ cái
Đối với ít hơn 5,000 tài liệu, lưu trữ theo thứ tự bảng chữ cái là hệ thống tệp phổ biến nhất. Nộp hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái là một phương pháp sắp xếp các tập tin dựa trên tên của các cá nhân, công ty, tổ chức, cơ quan, môn học, chủ đề hoặc vị trí địa lý theo thứ tự từ điển. Cách tiếp cận này hoạt động tốt cho khách hàng hoặc tệp tên khách hàng. Sử dụng một chỉ mục tương đối khi nộp các đối tượng. Mục lục là danh sách các tên chủ đề nhằm đại diện cho từng chủ đề theo thứ tự bảng chữ cái. Để xác định tên chủ đề cần gửi mục nhập, hãy tham khảo chỉ mục tương đối.
# 2. Nộp hồ sơ số
Sắp xếp các tệp theo thứ tự liên tiếp bằng cách sử dụng các số trực tiếp từ bản ghi hoặc một số được cung cấp khi tạo hệ thống lưu trữ dạng số. Để truy xuất tệp, hầu hết các hệ thống sử dụng một chỉ mục. Hệ thống lưu trữ số nâng cao năng suất bằng cách tăng tốc độ lưu trữ và định vị các tập tin. Nó cũng cho phép xác định chính xác hơn và bảo mật hơn. Không giống như các hệ thống nộp hồ sơ theo bảng chữ cái, nó cho phép mở rộng vô hạn và có thể xử lý hơn 5,000 bản ghi.
# 3. Nộp hồ sơ chữ số
Việc khai báo theo kiểu chữ-số liên quan đến việc sử dụng cả tên và số. Loại hệ thống tệp này thường được sử dụng với tên và số chủ đề. Sắp xếp các tệp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo tiêu đề chủ đề, sau đó theo thể loại số. Đối với các tệp chữ-số, chỉ mục tương đối là bắt buộc. Các mã số được cung cấp cho mỗi bộ phận chữ cái sẽ được liệt kê trong chỉ mục.
Thiết lập hệ thống nộp hồ sơ điện tử cho doanh nghiệp nhỏ của bạn
Dưới đây là một số ý tưởng về việc thiết lập hệ thống nộp hồ sơ điện tử cho doanh nghiệp nhỏ của bạn:
# 1. Lập kế hoạch lưu giữ tài liệu.
Bước đầu tiên chỉ là chuẩn bị bổ sung. Bạn cần thiết lập các nguyên tắc và mục tiêu trước khi bắt đầu sử dụng hệ thống nộp hồ sơ điện tử cho doanh nghiệp nhỏ của mình. Bạn sẽ cần phát triển một chiến lược chung trong một số lĩnh vực:
- Tạo tài liệu
- Chia sẻ tài liệu
# 2. Chọn chương trình quản lý tệp tốt nhất.
Khi bạn đã quyết định một chiến lược để hợp lý hóa quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của mình, bạn có thể xem xét việc mua phần mềm. Biết phạm vi ngân sách, yêu cầu lưu trữ gần đúng và số lượng người dùng sẽ giúp bạn so sánh các tùy chọn. Bạn cũng nên đảm bảo rằng chương trình của bạn chứa một số chức năng quan trọng:
- Tính đơn giản của việc sử dụng
- Đồng bộ
- Tích hợp đơn giản
# 3. Lập một kế hoạch để thực hiện.
Bây giờ là lúc để đưa kế hoạch và phần mềm của bạn vào hoạt động. Tất cả sự chuẩn bị của bạn sẽ được đền đáp khi bạn đạt đến thời điểm này.
- Giao tiếp
- Thiết lập các cấp độ quyền.
- Tạo quy tắc
- Bổ sung hệ thống của bạn
#4. Sắp xếp lưu trữ.
Bây giờ là lúc để thực hiện các kế hoạch lưu trữ của bạn. Hãy ghi nhớ một số điều khi bạn tải lên, lưu và phân phối tệp của mình.
- Duy trì tổ chức của bạn.
- Tạo các thư mục con
- Quy ước đặt tên
# 5. Lập kế hoạch bảo trì liên tục.
Duy trì quy trình sau khi hệ thống nộp hồ sơ kỹ thuật số của bạn được thiết lập và chạy. Nếu được để yên và không có sự cố, một môi trường điện tử có thể nhanh chóng bị tắc nghẽn như một môi trường vật lý.
- Kiểm tra bảo trì theo lịch trình
- Lưu trữ tài liệu
Những gì bạn nên cân nhắc khi thiết lập hệ thống nộp hồ sơ điện tử cho doanh nghiệp nhỏ của bạn
# 1. Tình hình tài chính của bạn
Khi chọn phần mềm quản lý tài liệu, hãy đảm bảo rằng phần mềm đó nằm trong ngân sách của bạn. May mắn thay, có nhiều tùy chọn nộp hồ sơ điện tử chi phí thấp khác nhau có sẵn.
# 2. Đường cong của việc học
Ngoài chi phí hệ thống, điều quan trọng là phải xem xét khả năng của bạn cũng như sự hiểu biết về công nghệ của những người còn lại trong văn phòng của bạn để lên lịch cho bản thân (và nhóm của bạn) một cách thích hợp.
# 3. Tổng số người dùng
Một số hệ thống tính phí dựa trên số lượng người dùng, trong khi những hệ thống khác áp đặt yêu cầu người dùng tối thiểu (hoặc tối đa). Trước khi mua phần mềm, hãy đảm bảo rằng bạn biết có bao nhiêu người sẽ sử dụng phần mềm đó (hoặc một ước tính gần đúng).
Làm thế nào để lưu trữ tài liệu của bạn đúng cách
Bạn đã bao giờ để ai đó chờ đợi khi bạn lục tung bàn làm việc để tìm một tài liệu quan trọng? Hoặc bạn đã bao giờ chiến đấu để hoàn thành thời hạn vì bạn đặt nhầm tệp máy tính quan trọng? Bạn phải học cách kê khai tài liệu đúng cách để tránh những tình huống xấu hổ này
Cho dù bạn làm việc với giấy tờ, tệp điện tử hay kết hợp cả hai, việc giữ cho chúng được ngăn nắp và dễ truy cập là rất quan trọng. Bạn sẽ tiết kiệm thời gian tìm kiếm các mặt hàng và có thông tin thích hợp trong tầm tay bất cứ khi nào bạn cần. Dưới đây là một số mẹo về cách lưu trữ tài liệu của bạn đúng cách:
# 1. Đừng tiết kiệm giấy tờ thừa.
Để lưu tài liệu đúng cách, hãy tránh thói quen lưu mọi thứ theo cách của bạn. Hãy dành một chút thời gian để quét thông tin và chỉ lưu giữ một tệp nếu nó quan trọng đối với hoạt động nghề nghiệp của bạn hoặc được yêu cầu bởi công ty của bạn. Quá nhiều tài liệu không cần thiết góp phần gây ra sự lộn xộn và khiến việc tìm kiếm mọi thứ trở nên khó khăn hơn trong tương lai.
# 2. Sử dụng quy ước đặt tên thống nhất cho các tệp và thư mục của bạn.
Ví dụ: chia thư mục chính thành các thư mục con cho khách hàng, nhà cung cấp và đồng nghiệp. Để xác định những gì hoặc ai trong các thư mục, hãy sử dụng các tên ngắn hơn. Bạn thậm chí có thể sử dụng mã màu để giúp bạn nhận ra các nhóm thư mục khác nhau.
# 3. Giữ các tài liệu liên quan, bất kể loại nào, cùng nhau.
Ví dụ: thay vì có một thư mục cho bản trình bày cho tất cả các dự án, một thư mục khác cho bảng tính cho tất cả các dự án, v.v., hãy giữ các báo cáo, thư, ghi chú bản trình bày, bảng tính và đồ họa liên quan đến một dự án cụ thể trong một thư mục duy nhất. Bạn sẽ có thể tìm thấy các giấy tờ cho một dự án cụ thể nhanh hơn nhiều theo cách này.
#4. Phân biệt giữa công việc đang thực hiện và công việc đã hoàn thành.
Một số người thích giữ lại công việc đang diễn ra hoặc đang trình bày trên bàn làm việc hoặc màn hình máy tính của họ cho đến khi công việc kết thúc. Sau đó, họ di dời nó đến thư mục thích hợp, nơi các tệp cùng thể loại được lưu trữ, sau khi hoàn thành. Di chuyển các tệp bạn không còn làm việc vào các thư mục nơi công việc đã hoàn thành của bạn được lưu một cách thường xuyên (ví dụ: hàng tuần hoặc hai tuần một lần).
# 5. Đừng điền quá nhiều thư mục.
Nếu bạn có nhiều tệp trong một thư mục hoặc nhiều thư mục con trong một thư mục, hãy chia chúng thành các nhóm nhỏ hơn (thư mục con hoặc thư mục con). Ví dụ: bạn có thể tách một thư mục có tên “Kế hoạch kinh doanh” thành các thư mục con có nhãn “BP2021”, “BP2022” và “BP2023”. Tương tự, bạn có thể chia nhỏ một thư mục có tiêu đề Nhà giao dịch Delta cho khách hàng thành các thư mục con có tên “Bản trình bày bán hàng của Nhà giao dịch Delta” và “Hợp đồng của Nhà giao dịch Delta”. Thay vì có một danh sách dài các tệp, mục đích là sắp xếp chúng thành các thư mục hoặc thư mục con hợp lý.
# 6. Sắp xếp tài liệu theo trình tự thời gian.
Để lưu trữ tài liệu của bạn đúng cách, hãy làm nổi bật ngày tháng của tài liệu bằng cách đánh dấu, thêm nó vào tài liệu giấy hoặc chèn nó vào tiêu đề của một tài liệu điện tử. Điều này cho phép bạn sắp xếp các giấy tờ của mình theo thứ tự thời gian mà không cần phải mở từng tờ một. Bạn sẽ có thể tìm thấy chúng dễ dàng hơn trong tương lai.
# 7. Chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng kỹ thuật số.
Điều này rất tiện lợi nếu bạn không có nhiều không gian cho tài liệu giấy, muốn bảo quản chúng mà không cần hủy hoàn toàn, cần phân phối giấy tờ dưới dạng điện tử hoặc muốn lưu trữ thông tin của bạn an toàn hơn. (Tuy nhiên, điều này không phù hợp với nhiều loại tài liệu, chẳng hạn như hợp đồng pháp lý hoặc tài liệu có chữ ký gốc, vì vậy hãy thực hiện phán quyết tốt nhất của bạn tại đây.)
Ý tưởng hệ thống nộp hồ sơ cho văn phòng
Khái niệm về việc tạo, tổ chức hoặc dọn dẹp hệ thống lưu trữ văn phòng có thể khiến ngay cả những người can đảm nhất trong chúng ta cũng phải ẩn mình sau một danh sách các “việc cần làm” khác, cấp bách hơn. Bạn không còn phải che giấu! Những ý tưởng đã thử và đúng này có thể giúp bạn nắm bắt — và duy trì — hệ thống hồ sơ văn phòng của bạn ở trạng thái đỉnh cao.
# 1. Mã màu
Mọi người đã mã hóa màu sắc kể từ khi thủ tục giấy tờ văn phòng và hệ thống tệp văn phòng đã phổ biến cách đây nhiều thập kỷ. Ý tưởng mã hóa màu sắc không bao giờ thất bại và nó tương đối nhanh chóng và dễ thực hiện, ngay cả khi bạn có một hệ thống lưu trữ đặc biệt phức tạp. Mã màu sẽ thúc đẩy bạn sắp xếp tài liệu đúng cách, tìm tệp nhanh chóng và làm cho quá trình nộp hồ sơ thú vị hơn.
Chiến lược tổ chức này là lý tưởng để biến những đống giấy thành những gói gọn gàng dễ dự đoán nhất có thể.
# 2. Số hóa
Bằng cách số hóa các tệp, về cơ bản bạn đang xây dựng một hệ thống nộp đơn không cần giấy tờ. Sau khi chuyển đổi tất cả các tệp giấy sang định dạng kỹ thuật số, nhiều người nhận thấy việc tổ chức hệ thống nộp hồ sơ kỹ thuật số dễ dàng hơn nhiều so với hệ thống nộp hồ sơ giấy. Nếu bạn muốn số hóa các tệp của mình, trước tiên bạn phải quét và chuyển đổi các tệp cũ của mình, đây có thể là một thủ tục tốn nhiều thời gian và công sức.
# 3. Quyết định ngày hết hạn.
Đây có thể là một hành vi gian lận, nhưng giảm số lượng tệp cần sắp xếp là một trong những cách tốt nhất để quản lý hệ thống hồ sơ văn phòng. Việc loại bỏ các tệp theo nội dung có thể khó khăn vì rất khó để xác định tệp nào phải được giữ lại và tệp nào có thể bị loại bỏ, nhưng việc loại bỏ tệp theo độ tuổi cung cấp một kỹ thuật an toàn, được quản lý để chọn những gì bạn có thể chia sẻ.
#4. Tách biệt và chinh phục
Nếu các tệp bạn cần sắp xếp chỉ liên quan đến một số phòng ban nhất định, hãy chỉ định một người nào đó từ mỗi nhóm đó tổ chức các tệp của họ trong khi bạn thiết lập một khung quản lý tệp tổng thể.
Các tập tin nên được sắp xếp trên các bức tường.
Thay vì sử dụng tủ hoặc kệ đựng hồ sơ, hãy treo các ngăn đựng hồ sơ lên tường.
# 5. Sắp xếp theo mức độ quan trọng
Bất cứ ai đã từng dành thời gian tìm kiếm qua các tệp đều biết mong muốn tìm thấy chính xác thứ bạn cần hơn là 100 thứ bạn không có. Ví dụ: để làm cho việc truy xuất tài liệu trở nên thú vị hơn cho mọi người, hãy thử cấu trúc các tệp văn phòng của bạn theo thứ tự ưu tiên.
# 6. Hãy tạo thói quen sắp xếp một cách thường xuyên.
Ngay cả hệ thống tệp văn phòng tốt nhất cũng sẽ không giúp bạn tự tổ chức. Bạn nên ghi nhớ điều này và lên kế hoạch thực hiện một lượng công việc nhỏ hàng tuần để duy trì hệ thống có trật tự. Thường xuyên đóng góp một ít công sức sẽ cảm thấy đỡ vất vả hơn nhiều so với việc cố gắng xóa tất cả các tệp bị xử lý sai giá trị của một năm cùng một lúc.
# 7. Phân biệt giữa công việc đang thực hiện và công việc đã hoàn thành
Ý tưởng tuyệt vời này đơn giản hóa toàn bộ phương pháp nộp hồ sơ. Các tệp cho các dự án đã hoàn thành vẫn có thể được sắp xếp, nhưng việc tách chúng khỏi các tệp để tiếp tục công việc sẽ giúp việc khám phá tệp nhanh hơn và hiệu quả hơn rất nhiều.
5 hệ thống nộp hồ sơ cơ bản là gì?
5 hệ thống nộp đơn cơ bản bao gồm:
- Chủ đề nộp đơn
- Nộp theo thứ tự bảng chữ cái
- Nộp số
- Nộp hồ sơ địa lý
- Nộp hồ sơ theo trình tự thời gian
Làm thế nào để bạn xây dựng một hệ thống nộp hồ sơ tốt?
- Tạo các danh mục thống nhất có thể dễ dàng chấp nhận các tài liệu được viết và lưu ở nhiều định dạng giấy và điện tử.
- Tiến hành kiểm kê hồ sơ
- Tạo một hệ thống nộp hồ sơ tập trung.
- Tệp rỗng hàng năm
Làm cách nào để tổ chức hệ thống nộp hồ sơ cho doanh nghiệp nhỏ của tôi?
- Tổ chức một phiên động não
- Sắp xếp thông qua tất cả các tài liệu hiện tại của bạn
- Thu thập thông tin đầu vào của nhóm.
- Chọn một hệ thống đặt hàng đơn giản
- Gắn nhãn nhất quán cho mọi thứ
- Cân nhắc mã hóa màu sắc
- Chọn một tủ bạn có thể phát triển thành.
Hệ thống nộp đơn nào được sử dụng nhiều nhất trong các tổ chức lớn?
Hệ thống nộp hồ sơ dọc hầu hết được sử dụng trong các tổ chức lớn.
Hệ thống nộp hồ sơ cho tất cả các văn phòng phù hợp nhất là hệ thống nào?
Hệ thống nộp hồ sơ theo chiều ngang là hệ thống nộp hồ sơ phù hợp nhất.
Đó là hệ thống nộp đơn được sử dụng rộng rãi nhất?
Cách tự nhiên và phổ biến nhất để sắp xếp tệp là sử dụng phương pháp sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Ngay cả hệ thống chữ và số cơ bản nhất cũng cần thiết lập các tiêu chuẩn về hồ sơ, bao gồm quy trình nộp hồ sơ bằng văn bản, kỹ thuật tham khảo chéo và quy trình nộp hồ sơ thay đổi tên trùng lặp, cùng những thứ khác.
Phương pháp tổ chức tập tin đơn giản nhất là gì?
Hình thức tổ chức tệp đơn giản nhất trong DBMS là cấu trúc tệp tuần tự. Chiến lược này hiệu quả về mặt tốc độ khi xử lý lượng dữ liệu lớn vì việc truy cập dữ liệu được thực hiện bằng cách này khá nhanh.
2 kỹ thuật nộp đơn phổ biến nhất là gì?
Phương pháp Loose Leaf và phương pháp Collective là hai kỹ thuật nộp đơn chính. Các tài liệu được nộp riêng lẻ được đục lỗ trước khi được đặt trong một tệp tiêu chuẩn. Việc sắp xếp và loại bỏ tài liệu khỏi một tập tin khá đơn giản.
Hồ sơ doanh nghiệp nhỏ nên làm gì?
Bảng lương, chi phí kinh doanh, sao kê thẻ tín dụng, sao kê ngân hàng, tờ khai thuế hàng năm, tờ khai thuế hàng quý, hàng tồn kho, băng từ máy tính tiền, nhật ký chuyến đi, báo cáo doanh thu và thu nhập đều phải được đưa vào các tệp này.
Phương pháp nộp đơn nào được coi là hiệu quả nhất?
Nhiều người tin rằng hệ thống nộp hồ sơ số cuối là hiệu quả nhất. Sau đơn vị ở giữa và đơn vị cuối cùng của số trong hệ thống này, chữ số cuối cùng hoặc nhóm chữ số cuối cùng (chữ số đầu cuối) đóng vai trò là đơn vị chính được sử dụng để lập hồ sơ.
Cuối cùng,
Khi bạn chuẩn bị triển khai một hệ thống hồ sơ có cấu trúc tốt, cuộc sống văn phòng của bạn sẽ trở nên ít lộn xộn hơn. Sẽ có một đường cong học tập để di chuyển tệp trực tuyến, nhưng nó sẽ trở nên dễ dàng hơn để xử lý và duy trì theo thời gian. Các ý tưởng về hệ thống nộp hồ sơ trong hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về cách thiết lập hệ thống nộp hồ sơ điện tử, ngay cả cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Câu hỏi thường gặp về hệ thống nộp hồ sơ dành cho doanh nghiệp
Hệ thống nộp đơn tốt là gì?
Một hệ thống hồ sơ tốt phải đơn giản và không quá phức tạp. Đồng thời, không thể từ bỏ việc sử dụng hệ thống tệp vì mục đích đơn giản.
Các phương pháp nộp hồ sơ hiện đại là gì?
Các phương pháp nộp hồ sơ hiện đại được phân loại thành nộp hồ sơ theo chiều dọc và chiều ngang.
Ứng dụng nào tốt nhất để lưu giữ tài liệu?
Các ứng dụng tốt nhất để lưu giữ tài liệu bao gồm:
- Google Docs
- Tài liệu để đi
- Văn phòng nhanh
- DropBox
- Văn phòng Kingston
{
“@context”: “https://schema.org”,
“@type”: “Trang Câu hỏi thường gặp”,
“Thực thể chính”: [
{
“@type”: “Câu hỏi”,
“tên”: “Hệ thống lưu trữ hồ sơ tốt là gì?”,
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Một hệ thống hồ sơ tốt phải đơn giản và không quá phức tạp. Đồng thời, không thể từ bỏ việc sử dụng hệ thống tệp vì mục đích đơn giản.
"
}
}
, {
“@type”: “Câu hỏi”,
“tên”: “Các phương pháp nộp hồ sơ hiện đại là gì? “,
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Các phương pháp nộp hồ sơ hiện đại được phân loại thành nộp hồ sơ theo chiều dọc và chiều ngang.
"
}
}
, {
“@type”: “Câu hỏi”,
“name”: “Ứng dụng nào tốt nhất để lưu trữ tài liệu?”,
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Các ứng dụng tốt nhất để lưu giữ tài liệu bao gồm:
- Google Docs
- Tài liệu để đi
- Văn phòng nhanh
- DropBox
- Văn phòng Kingston
"
}
}
] }
Bài viết liên quan
- 2 cách nhanh chóng để cập nhật tệp PDF cũ của bạn
- THUẾ THU NHẬP: Tổng quan, e Nộp hồ sơ và tính toán
- BÁN HÀNG BẤT ĐỘNG SẢN: Hướng dẫn từng bước cho quy trình bán hàng
- Quy trình tự động hóa tài khoản phải trả: Những điều bạn nên biết trước khi tự động hóa
- QUÁ KHỨ: Định nghĩa, Thông báo cho thuê, Hóa đơn (+ Mẹo miễn phí)
dự án
