Mọi ngành trong môi trường kinh doanh đều có các quy tắc và quy định hướng dẫn từ các cơ quan liên bang và địa phương. Không có lý do gì để không tuân thủ các quy định này. Hơn nữa, hậu quả của việc không tuân thủ thường không thuận lợi. Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp tích hợp một hệ thống quản lý tuân thủ vào hoạt động quản lý của họ để giám sát việc tuân thủ các quy định quốc gia và tự áp đặt. Nhân viên có thể vi phạm các quy tắc quốc gia, khiến các doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm. Để tránh điều này, một số doanh nghiệp đã đưa ra ý tưởng sử dụng phần mềm trong hệ thống quản lý tuân thủ của họ. Bằng cách đó, mọi thứ từ hoạch định chính sách đến tuân thủ, kiểm tra giám sát và báo cáo đều được kiểm tra hoàn hảo.
Hệ thống quản lý tuân thủ là gì?
Hệ thống quản lý tuân thủ bao gồm tất cả các cấu trúc, quy trình và biện pháp do doanh nghiệp hoặc tổ chức đưa ra để đảm bảo tuân thủ luật pháp và các quy định quản lý sự tồn tại của hệ thống đó. Đó là hướng dẫn toàn công ty được thiết lập cho hành vi tuân thủ quy tắc. CMS được đan xen vào mọi vai trò tổ chức và bộ phận. Một trong những mục tiêu chính của nó không chỉ là đáp ứng các nhu cầu và quy định khác nhau mà còn chủ động loại bỏ các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn.
Theo Tuân thủ, hệ thống quản lý tuân thủ là một hệ thống tích hợp bao gồm các tài liệu dạng văn bản, chức năng, quy trình, kiểm soát và công cụ hỗ trợ tổ chức tuân thủ các yêu cầu pháp lý và giảm thiểu thiệt hại cho người tiêu dùng do vi phạm pháp luật. Một hệ thống quản lý tuân thủ tốt cần bao gồm một phương pháp để phát triển, sửa đổi, phổ biến và giám sát các chính sách tuân thủ.
Tại sao Hệ thống Quản lý Tuân thủ lại Quan trọng?
Tầm quan trọng hàng đầu của hệ thống quản lý tuân thủ là nó quản lý các rủi ro có thể dẫn đến kiện tụng, tổn thất tiền tệ và có thể là các vụ kiện có thể có ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp của bạn. Trên thực tế, các công ty tích hợp hệ thống tuân thủ để tự bảo vệ mình.
Về lâu dài, nó có thể hữu ích và giúp một công ty đối phó với bất kỳ hoạt động nào có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của họ. Điều này có thể bao gồm gian lận, lạm dụng, phân biệt đối xử và các hành vi khác.
Theo Tổng công ty Bảo hiểm Tiền gửi Liên bang (FDIC), tầm quan trọng chính của CMS là nó quản lý các rủi ro có thể xảy ra có thể dẫn đến kiện tụng, hình phạt tiền và các hình thức trừng phạt chính thức khác.
7 yếu tố tuân thủ là gì?
- Thực hiện các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn ứng xử
- Chỉ định một Cán bộ Tuân thủ và Ủy ban Tuân thủ
- Thực hiện đào tạo và giáo dục hiệu quả
- Có một đường dây liên lạc chức năng
- Giám sát và kiểm toán nội bộ.
- Thực thi các tiêu chuẩn thông qua các hướng dẫn kỷ luật được công bố rộng rãi.
- Phát hiện vi phạm và hành động khắc phục
# 1. Thực hiện các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn ứng xử
Đừng chỉ có một chính sách, hãy chắc chắn rằng nó được viết ra. Bạn cũng phải đảm bảo các thủ tục bằng văn bản và các tiêu chuẩn ứng xử dễ hiểu để đảm bảo tuân thủ trong khi thực hiện các chức năng công việc.
# 2. Chỉ định một Cán bộ Tuân thủ và Ủy ban Tuân thủ
Việc có một ủy ban cố vấn tuân thủ thường đảm bảo rằng có đủ nguồn lực hỗ trợ cấu trúc của tổ chức. Họ cũng đảm bảo các chương trình tuân thủ, thúc đẩy các tiêu chuẩn ứng xử và thiết lập một phương tiện liên lạc rõ ràng để báo cáo sự không tuân thủ. Nói một cách đơn giản hơn, họ phát hiện ra sự không tuân thủ và xử lý nó trước khi nó trở thành vấn đề.
# 3. Thực hiện đào tạo và giáo dục hiệu quả
Việc giáo dục và đào tạo của một tổ chức không được diễn ra hàng ngày hoặc hàng tuần, nhưng nó phải được tổ chức ít nhất mỗi năm một lần. Khi nhân viên được nhắc nhở và cập nhật thông tin mới trong trường hợp có sửa đổi trong quy định, họ sẽ dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với quy định. Điều này đơn giản có nghĩa là ủy ban tuân thủ của bạn phải được cập nhật về những diễn biến gần đây trong ngành của bạn. Họ có thể làm điều này bằng cách kết nối với các chuyên gia trong ngành có liên quan của họ, đọc các bài báo, tham dự hội nghị hoặc là thành viên của một nhóm.
#4. Có một đường dây liên lạc chức năng
Các công ty có thể tích hợp một đường dây nóng, địa chỉ email hoặc khảo sát ẩn danh mà họ có thể sử dụng để tối đa hóa phản hồi.
# 5. Giám sát và Kiểm toán nội bộ
Thiết lập kế hoạch hoạt động hàng năm để giám sát và kiểm toán nội bộ, xác định bất kỳ khu vực rủi ro nào, và chủ động kiểm toán và xem xét chương trình tuân thủ. Bằng cách này, không có kẽ hở ở điểm này hay điểm khác.
# 6. Thực thi các tiêu chuẩn thông qua các nguyên tắc kỷ luật được công bố rộng rãi
Không bao giờ là đủ để thiết lập các quy định, các biện pháp kỷ luật cũng phải được xác định. Điều này sẽ đảm bảo rằng tất cả mọi người không phân biệt cấp bậc hoặc vị trí của họ tuân thủ các quy tắc.
# 7. Phát hiện vi phạm và hành động khắc phục
Ngoài nhóm đánh giá và giám sát, phải có một hệ thống phát hiện sự không tuân thủ. Cũng phải có một cách để theo dõi các sửa chữa được thực hiện để đảm bảo không có hồ sơ sai lệch. Nếu không có các biện pháp khắc phục, thì việc tuân thủ sẽ không có ích lợi gì.
Làm thế nào để bạn triển khai một hệ thống quản lý tuân thủ?
Các bước sau sẽ giúp bạn triển khai CMS của mình
- Đánh giá rủi ro.
- Đào tạo nhân viên
- Tạo chính sách và thủ tục
- Thiết lập một kênh giao tiếp tốt
- Hệ thống phản hồi để báo cáo việc không tuân thủ
# 1. Tự đánh giá rủi ro về doanh nghiệp của bạn
Bước đầu tiên để triển khai hệ thống tuân thủ là thực hiện đánh giá rủi ro đối với công ty được đề cập. Các công ty áp dụng hệ thống quản lý tuân thủ để bảo vệ mình khỏi rủi ro. Vì các ngành khác nhau phải đối mặt với những rủi ro khác nhau, nên cần phải xác định những gì gây ra rủi ro cho công ty của bạn. Cách hoàn hảo để làm điều này là chạy một bài kiểm tra đánh giá rủi ro phù hợp với các yêu cầu kinh doanh của bạn. Nếu bạn không chắc chắn về nơi bắt đầu, bạn có thể xem COSO. Họ sẽ luôn sẵn lòng giúp đỡ. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết tất cả các rủi ro đã xác định và đưa ra các giải pháp một cách chiến lược cho những rủi ro có thể xảy ra này. Nhưng sau đó, bạn cũng phải sẵn sàng sửa đổi mọi thứ ngay khi có nhu cầu.
# 2. Tạo chính sách và thủ tục
Khi nói đến việc thực hiện tuân thủ trong một công ty, cần phải có một chính sách. Di chúc chính sách là bản tổng hợp tất cả các quy tắc và quy định hướng dẫn hoạt động kinh doanh. Các chính sách kinh doanh khác nhau ngay cả đối với các ngành tương tự. Đơn giản, đó là quy tắc ứng xử.
# 3. Huấn luyện nhân viên
Đào tạo và giáo dục nhân viên là một trong những yếu tố của hệ thống quản lý tuân thủ. Mỗi công ty phải tích hợp một mô hình giáo dục nhằm giáo dục nhân viên của mình về hệ thống tuân thủ của công ty. Khi nhân viên được thông báo đầy đủ, họ có thể chịu trách nhiệm về các hành động của mình và do đó tuân thủ chương trình tuân thủ.
#4. Thiết Lập Kênh Truyền Thông Tốt
Giao tiếp cũng tốt như thiết lập chính sách hướng dẫn hoạt động. Nó cũng cần thiết để đảm bảo thông tin của bạn đào tạo nhân viên có tác động.
# 5. Hệ thống phản hồi để báo cáo sự không tuân thủ
Đây cũng là một trong những yếu tố của hệ thống tuân thủ. Các công ty phải đảm bảo có một đường dây nóng hoặc một phương tiện ẩn danh để báo cáo việc không tuân thủ. Thứ hai, phải có một phương tiện thích hợp để đầu tư báo cáo. Sau đó các biện pháp chấn chỉnh phù hợp, cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ.
Ai chịu trách nhiệm quản lý tuân thủ?
Ban giám đốc hoặc một cán bộ tuân thủ do hội đồng quản trị bổ nhiệm chịu trách nhiệm quản lý tuân thủ trong một tổ chức. Tuy nhiên, họ thường phải gánh vác các trách nhiệm khác và việc thiết kế hệ thống quản lý tuân thủ là một cách họ đảm nhận việc này. Ngoài việc thiết kế một hệ thống quản lý tuân thủ, các giám đốc cũng chỉ định một nhân viên tuân thủ để giám sát mọi việc thay mặt họ.
Hoạt động Tuân thủ là gì?
Hoạt động tuân thủ bao gồm mọi hành động hướng tới việc tuân thủ hệ thống quản lý tuân thủ của tổ chức. Chúng bao gồm hoạch định chính sách, báo cáo, đào tạo nhân viên, theo dõi, kiểm toán, hành động khắc phục, v.v.
Công cụ Tuân thủ là gì?
Các công cụ tuân thủ nói chung là phần mềm tự động hóa hoặc đơn giản hóa hệ thống quản lý mà mọi doanh nghiệp phải triển khai để đáp ứng các yêu cầu của ngành, pháp lý, bảo mật và quy định. Chúng còn được gọi là phần mềm.
Mẫu hệ thống quản lý tuân thủ
Tạo một khuôn mẫu là rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ hệ thống quản lý tuân thủ kinh doanh nào. Nếu bạn đang gặp vấn đề với việc tạo một mẫu quản lý tuân thủ tổng thể, bạn có thể chia nhỏ nó thành các bit. Ví dụ: bạn có thể tạo một mẫu để đánh giá rủi ro, đào tạo nhân viên, giám sát và kiểm toán, chính sách, khắc phục sự không tuân thủ, v.v.
CMS là gì và ví dụ?
Người dùng có thể sản xuất, chỉnh sửa, cộng tác, xuất bản và lưu thông tin kỹ thuật số bằng hệ thống quản lý nội dung (CMS), là một phần của phần mềm. CMS chủ yếu được sử dụng để quản lý nội dung web và quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) (WCM).
2 loại tuân thủ là gì?
Tuân thủ quy định và doanh nghiệp là hai loại chính chỉ ra nguồn gốc của khuôn khổ. Một khuôn khổ pháp luật, quy tắc và thủ tục phải tuân theo tạo nên sự tuân thủ của cả doanh nghiệp và quy định.
KPI cho tuân thủ là gì?
KPI tuân thủ hoạt động như thế nào? Được đo lường bằng các chỉ số tuân thủ và Chỉ số hiệu suất chính (KPI), năng lực của bộ phận tuân thủ để giữ cho công ty tuân thủ các chính sách nội bộ và bên ngoài cũng như các yêu cầu pháp lý.
6 lĩnh vực tuân thủ lớn là gì?
Tất cả các chủ nhà phải đảm bảo rằng họ tuân thủ tất cả các nghĩa vụ pháp lý và quy định liên quan đến việc tuân thủ. An toàn hỏa hoạn, an toàn gas, an toàn điện, an toàn thang máy, quản lý amiăng và vi khuẩn Legionella là sáu mối quan ngại hàng đầu về tuân thủ mà chủ nhà cần giải quyết.
Một tên khác của tuân thủ là gì?
Bài viết này liệt kê 71 thuật ngữ là từ đồng nghĩa, trái nghĩa hoặc được liên kết với từ tuân thủ. Những từ này bao gồm sự phù hợp, sự đồng ý, sự ưng thuận, khả năng tuân theo, sự đồng ý và sự hài lòng.
Phần mềm Hệ thống Quản lý Tuân thủ
Xem xét công việc to lớn liên quan đến việc tích hợp CMS vào các doanh nghiệp, việc có phần mềm giúp điều phối các hoạt động của nó mà không cần giám sát nhiều sẽ rất tuyệt vời. Vì vậy, câu hỏi đặt ra là có phần mềm hoặc ứng dụng nào giúp doanh nghiệp với hệ thống tuân thủ của mình không? Tất nhiên là có, nhưng trước khi chúng tôi liệt kê ra phần mềm CMS tốt nhất hàng đầu, hãy cùng tìm hiểu xem nó là gì.
Phần mềm hệ thống quản lý tuân thủ là gì
Phần mềm hệ thống quản lý tuân thủ là một chương trình liên tục theo dõi, giám sát và kiểm tra xem các quy trình kinh doanh có phù hợp với luật hiện hành, chính sách tổ chức cũng như các tiêu chuẩn của đối tác kinh doanh và người tiêu dùng hay không. Với phần mềm CMS, một doanh nghiệp có thể dễ dàng tập trung tất cả các kiến thức tuân thủ của mình cũng như điều chỉnh các tuân thủ này.
Chúng ta cũng có thể định nghĩa phần mềm quản lý tuân thủ là một chương trình mà một doanh nghiệp tích hợp vào hệ thống của mình để liên tục theo dõi, giám sát và kiểm tra việc tuân thủ các quy định tự đặt ra, chính sách tổ chức, nhu cầu của ngành và các quy định khác của chính phủ.
Các loại Phần mềm Hệ thống Quản lý Tuân thủ là gì?
Hiện có ba loại phần mềm CMS. Các nhu cầu kinh doanh của bạn phải phù hợp với một. Nhưng sau đó bạn cần đảm bảo rằng bạn hiểu nhu cầu của ngành mình để chọn phần mềm phù hợp. Dưới đây là các loại phần mềm hệ thống quản lý tuân thủ;
- Nền tảng quản lý tuân thủ tất cả các mục đích.
- Các công cụ quản lý tuân thủ theo ngành cụ thể
- Phần mềm quản trị, rủi ro và tuân thủ (GRC)
# 1. Nền tảng quản lý tuân thủ tất cả các mục đích
Một nền tảng quản lý tuân thủ đa năng, hay còn được gọi là nền tảng quản lý tuân thủ tất cả trong một, có khả năng quản lý sự tuân thủ trong bất kỳ lĩnh vực nào.
# 2. Công cụ quản lý tuân thủ theo ngành cụ thể
Điều này đặc biệt dành cho các ngành được quản lý cao như chăm sóc sức khỏe, lĩnh vực tài chính, lĩnh vực sản xuất, v.v.
# 3. Phần mềm Quản trị, Rủi ro và Tuân thủ (GRC)
Phần mềm quản trị, rủi ro và tuân thủ (GRC) thực sự tiên tiến hơn các công cụ quản lý tuân thủ theo ngành cụ thể. Phần mềm hệ thống quản lý tuân thủ này có nhiều tính năng hơn để quản lý rủi ro và quản trị doanh nghiệp hơn là chỉ quản lý tuân thủ thông thường. GRC là phần mềm hệ thống quản lý tuân thủ duy nhất tích hợp quản lý rủi ro CNTT, lập kế hoạch liên tục kinh doanh và quản lý pháp lý.
Các Tính năng của Phần mềm Hệ thống Quản lý Tuân thủ là gì?
Sau đây là các tính năng của phần mềm CMS;
- Nó không có chỗ cho sai sót.
- Nó quản lý sổ đăng ký tuân thủ và các bộ chính sách.
- Phần mềm CMS cho phép đào tạo e-learning.
- Nó đảm bảo giám sát tuân thủ.
- Nó đảm bảo kiểm soát và báo cáo
- Quản lý xung đột
- Nó có giao diện đa ngôn ngữ
- Nó đóng vai trò là công cụ khảo sát
- Phòng chống và kiểm soát gian lận.
- Có năng lực xử lý các quá trình chuyển đổi và hiểu biết về các quy tắc áp dụng
Mua phần mềm hệ thống quản lý tuân thủ
Các nhà tiếp thị CMS đang cố gắng thuyết phục các doanh nghiệp mua phần mềm của họ. Các doanh nghiệp cần đánh giá đầy đủ nhu cầu của họ trước khi mua hàng hoặc nâng cấp các công cụ tuân thủ của họ. Các bước sau đây sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp;
# 1. Xác định phần mở rộng của rủi ro kinh doanh của bạn
Mặc dù đúng là phần mềm CMS giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro tuân thủ, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng cần phần mềm. Vì vậy, trước tiên hãy xác định rủi ro kinh doanh của bạn bằng cách tiến hành đánh giá rủi ro của bạn.
# 2. Xác định ngành nghề kinh doanh và nhu cầu
Công ty của bạn có hoạt động trong ngành được quản lý chặt chẽ không? Có những ngành có quy định cao, chẳng hạn như dịch vụ tài chính và y tế. Thứ hai, bạn có thể hợp nhất các nhu cầu liên quan khác vào phần mềm CMS của mình nhưng trước tiên bạn phải xác định nhu cầu kinh doanh của mình là gì.
# 3. Nó cần
Điều quan trọng là phải xác định nhu cầu CNTT của bạn trước khi tích hợp CMS. Để cắt giảm chi phí, hãy theo dõi các gói phần mềm đi kèm với CNTT. Bằng cách đó, bạn sẽ không phải chịu thêm chi phí cho nó.
Ví dụ về quản lý tuân thủ
Này, mọi doanh nghiệp đều thuộc ngành này hay ngành khác, vì vậy hầu hết các hệ thống quản lý tuân thủ mà bạn sẽ thấy trực tuyến đều có khả năng là đề xuất. Bạn sẽ phải xây dựng hệ thống quản lý tuân thủ của doanh nghiệp mình bằng cách sử dụng các quy định của ngành và các bài đăng lại đánh giá rủi ro của bạn không phải là một ví dụ trực tuyến.
# 1. Xác định các Quy định phù hợp với Ngành của bạn
Như đã nói trước đây, mọi ngành công nghiệp đều có một bộ quy tắc hoặc quy định mà nó phải tuân thủ. Trước khi tạo chương trình CMS hoặc hệ thống quản lý, hãy soạn một danh sách các quy tắc mà công ty của bạn.
# 2. Đặt luật theo thứ tự quan trọng
Điều này không có nghĩa là có những quy định không quan trọng. Nó chỉ có nghĩa là một số đòi hỏi sự chú ý nhiều hơn những người khác, nhưng nói chung, tất cả đều phải được tuân theo. Sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng sẽ giúp bạn xác định tần suất bạn muốn xem lại các quy định đó. Có một số yêu cầu xem xét, kiểm tra và giám sát liên tục. Có một số điều không cần chú ý nhiều và đánh giá hàng năm là hoàn hảo cho những điều này.
# 3. Đưa ra các quy tắc xem xét
Sau khi soạn danh sách các trách nhiệm chính của bạn, hãy thử chia chúng thành danh sách “Việc cần làm” hàng tháng. Khi nào hội đồng quản trị nên nghe về những vấn đề này? Viết chúng ra để bạn không quên. Khi nào thì những quy định mới này có hiệu lực? Gửi phiên bản cập nhật nhất và ngày đến hạn qua email cho người phụ trách xem xét trước một tháng hoặc lâu hơn.
#4. Lập kế hoạch đào tạo nhân viên
Đừng bỏ qua tầm quan trọng của việc đào tạo, cho cả nhân viên và ban lãnh đạo của bạn.
# 5. Lên lịch danh sách việc cần làm
Có một danh sách việc cần làm trong lịch tuân thủ sẽ giúp bạn thực hiện mọi việc vào đúng thời điểm.
Kết luận
Quản lý rủi ro luôn tốt hơn là để nó vượt khỏi tầm tay. Vì vậy, nếu bạn có một doanh nghiệp không có hệ thống tuân thủ, hãy tích hợp một hệ thống. Hiệu quả của việc không có một cái là nó sẽ tốn kém hơn so với việc đặt một cái tại chỗ. Và nếu bạn có, hãy đảm bảo theo dõi, kiểm tra và thực hiện các sửa đổi khi cần thiết để tuân thủ các quy định ngành của bạn.
Câu hỏi thường gặp về hệ thống quản lý tuân thủ
Bốn phần thiết yếu của hệ thống quản lý tuân thủ là gì?
- Giám sát hội đồng quản trị và quản lý,
- Làm đúng theo chương trình
- Phản hồi các khiếu nại của người tiêu dùng
- Kiểm toán tuân thủ
Ba giai đoạn của quản lý tuân thủ là gì?
- Mẹo SOD
- Xác định và lập danh mục các mối đe dọa mà công ty phải đối mặt
- Kiểm toán liên tục và tuân thủ.
Bài viết liên quan
- RỦI RO KINH DOANH: Cách Quản lý Rủi ro Trong Kinh doanh
- RỦI RO VÀ TUÂN THỦ QUẢN TRỊ: GRC là gì?
- Cách Đảm bảo Doanh nghiệp của Bạn Vẫn Tuân thủ HIPAA
- Quản lý kiến thức: Quy trình, Loại, Ví dụ & Công cụ
- ECM (Quản lý nội dung doanh nghiệp) là gì?
dự án
