Việc nghiên cứu và triển khai các hệ thống thông tin được doanh nghiệp sử dụng để truy cập, quản lý và phân tích dữ liệu được gọi là hệ thống thông tin quản lý (MIS). Để hoạt động hiệu quả, MIS phải hiểu rõ và phác thảo tỉ mỉ các hoạt động của công ty. Dữ liệu phải chính xác và kịp thời, đồng thời công nghệ và phần mềm phải có khả năng lưu trữ và xử lý dữ liệu.
Những người thiết kế, triển khai và sử dụng MIS sẽ xác định mức độ tốt của nó. Đây là tất cả những gì bạn cần biết về hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là gì?
MIS là một hệ thống cung cấp cho người quản lý thông tin họ cần để đưa ra lựa chọn hoạt động cho tổ chức của mình. MIS thu thập và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn để cung cấp thông tin phù hợp với nhu cầu của người quản lý và lực lượng lao động của họ.
Các doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống khác nhau nhưng tất cả đều có chung mục tiêu: cung cấp cho người quản lý dữ liệu họ cần để đưa ra quyết định tốt hơn. Việc tiếp cận thông tin chính xác và kịp thời là điều quan trọng để thành công trong môi trường doanh nghiệp phát triển nhanh chóng ngày nay. Người quản lý có thể sử dụng MIS để theo dõi số liệu hiệu suất, phân tích xu hướng và đưa ra quyết định sáng suốt về phân bổ nguồn lực.
Ý Nghĩa Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Trong Doanh Nghiệp
MIS cung cấp cho doanh nghiệp dữ liệu đáng tin cậy và khả năng phân tích mạnh mẽ để nhanh chóng phát hiện các vấn đề, cơ hội và đưa ra quyết định phù hợp. Hệ thống thông tin quản lý cần thực hiện các chức năng sau:
- Cung cấp cho bạn thông tin bạn cần để đưa ra quyết định đúng đắn.
- Có thể cung cấp cho bạn lợi thế cạnh tranh bằng cách cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác
- Có thể hỗ trợ bạn tăng hiệu quả hoạt động và năng suất
- Theo dõi hoạt động và sở thích của người tiêu dùng.
- Cho phép bạn tạo các chiến dịch tiếp thị tùy chỉnh và nâng cao dịch vụ khách hàng.
Khoa học máy tính và hệ thống thông tin quản lý
Mặc dù có sự trùng lặp đáng kể giữa MIS và khoa học máy tính, hai lĩnh vực này về cơ bản khác nhau ở một khía cạnh chính: quan điểm. Nghiên cứu về cách mọi người sử dụng công nghệ để quản lý thông tin được gọi là hệ thống thông tin quản lý (MIS). Nó bao gồm phần cứng cũng như phần mềm cần thiết để lưu trữ, xử lý và truy xuất dữ liệu. Việc nghiên cứu cách thức hoạt động của máy tính được gọi là khoa học máy tính. Nó bao gồm thiết kế và thực hiện hệ thống máy tính.
Ưu điểm của việc theo nghề hệ thống thông tin quản lý
Dưới đây là một số lợi thế tiềm năng của con đường sự nghiệp này:
#1. Nhu cầu về người có tay nghề
Với Internet vạn vật (IoT), phương pháp khoa học dữ liệu, trí tuệ nhân tạo và các công nghệ mới và đang phát triển khác, thị trường dành cho các chuyên gia về hệ thống thông tin quản lý (MIS) dự kiến sẽ tăng lên.
#2. Mức độ hài lòng với công việc
Nhiều chuyên gia MIS hài lòng với công việc của họ. Những lý do cho sự hấp dẫn như vậy bao gồm công việc đòi hỏi khắt khe, tiềm năng sáng tạo và cơ hội có tác động đáng kể đến tổ chức.
#3. Cơ hội để sáng tạo và đổi mới
Là một chuyên gia MIS, rất có thể bạn sẽ có cơ hội sáng tạo và đổi mới. Bạn có thể tạo ra những cách sáng tạo để sử dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu quả hoạt động của tổ chức.
#4. Sự va chạm
Nhân viên MIS có cơ hội tạo ra tác động lớn đến tổ chức của họ. Những nỗ lực của bạn có thể hỗ trợ nâng cao dịch vụ khách hàng, thúc đẩy doanh số bán hàng và cắt giảm chi phí.
Các loại hệ thống thông tin quản lý
#1. Quản lý quy trình
Một số hệ thống thông tin quản lý giám sát nhiều quy trình tạo ra sản phẩm trong các doanh nghiệp có dây chuyền sản xuất. Hệ thống kiểm soát quy trình sẽ giám sát các quy trình như sản xuất thép, chế biến dầu mỏ và chế tạo phương tiện. Hệ thống kiểm soát quy trình liên tục thu thập dữ liệu trong suốt quá trình tạo sản phẩm để tạo báo cáo dựa trên hiệu suất của hệ thống. Nếu một bước quy trình chậm hơn hoặc nhanh hơn thông thường thì hệ thống kiểm soát quy trình có thể hiển thị sự khác biệt. Bởi vì các doanh nghiệp sản xuất lưu trữ nhiều quy trình cùng một lúc nên phần mềm kiểm soát quy trình rất quan trọng đối với việc điều chỉnh sản phẩm và hiệu suất.
#2. Hệ thống báo cáo quản lý
Hệ thống báo cáo quản trị tạo ra các báo cáo phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Báo cáo tài chính, hoạt động, tham dự, tai nạn và hiệu quả là những ví dụ về những báo cáo này. Mặc dù hệ thống báo cáo quản lý không xử lý mọi hoạt động bên trong hệ thống nhưng nó hỗ trợ quản lý các báo cáo được chọn từ các hệ thống khác nhằm hợp lý hóa thông tin cho nhân viên quản lý. Ví dụ: nhiều hệ thống xem xét các báo cáo về dây chuyền, điểm danh và lỗi của công ty sản xuất. Hệ thống báo cáo quản lý thu thập tất cả các báo cáo từ ba hệ thống và chuyển đổi chúng thành thông tin để ban quản lý xem xét.
Người quản lý có thể giám sát các hoạt động của công ty bằng cách sử dụng hệ thống báo cáo quản lý thay vì thu thập dữ liệu từ từng bộ phận. Một số doanh nghiệp thậm chí có thể sắp xếp một hệ thống tách biệt khỏi hệ thống báo cáo quản lý để tạo ra một báo cáo toàn diện, duy nhất để người quản lý xem xét. Người quản lý có thể phân tích sản lượng tài chính, hiệu quả hoạt động và khả năng đạt được mục tiêu của công ty bằng các công cụ báo cáo quản lý.
# 3. Quản lý hàng tồn kho
Kiểm soát hàng tồn kho hỗ trợ các nhà quản lý theo dõi tình trạng hiện tại của hàng tồn kho của bộ phận hoặc công ty. Điều này cho phép các nhà quản lý hiểu được tác động của bất kỳ sự hư hỏng, trộm cắp hoặc bán hàng tồn kho tiềm ẩn nào thông qua một báo cáo duy nhất. Điều này có thể hỗ trợ người quản lý mua hàng xác định thời điểm cần bổ sung thêm các mặt hàng bán lẻ cụ thể. Kiểm soát hàng tồn kho cũng có thể hỗ trợ theo dõi sự di chuyển hàng tồn kho trong kho và thông báo cho ban quản lý biết liệu mọi thứ có đến địa điểm an toàn hay không.
Nếu khách hàng trả lại đồ vì bất kỳ lý do gì, hệ thống kiểm soát hàng tồn kho có thể giúp chứng minh tần suất xảy ra những lần trả lại này. Hệ thống thông tin quản lý để kiểm soát hàng tồn kho là rất quan trọng để đạt được hiệu quả và tiến độ liên tục vì một công ty sản xuất hàng hóa để bán trực tiếp phải kiểm kê hàng hóa để hỗ trợ duy trì hoạt động kinh doanh.
#4. Hệ thống bán hàng và tiếp thị
Người quản lý có thể sử dụng hệ thống bán hàng và tiếp thị để theo dõi hiệu quả bán hàng và quảng cáo của công ty. Hệ thống tiếp thị có thể tạo ra dữ liệu hỗ trợ người quản lý cải thiện chất lượng sản phẩm thông qua đánh giá và phản hồi của khách hàng. Họ cũng có thể giúp người quản lý hiểu rõ hơn về mạng lưới phân phối bằng cách cung cấp các phân tích cho biết mạng lưới nào tạo ra phản hồi của khách hàng. Người quản lý tiếp thị có thể sử dụng báo cáo hệ thống bán hàng để hiểu thêm về doanh số dự đoán và so sánh chúng với thu nhập hiện tại. Điều này có thể hỗ trợ họ hiểu biết về các mô hình và phát triển các biện pháp khắc phục để cải thiện trong tương lai.
Các công cụ bán hàng và tiếp thị cũng có thể hỗ trợ người quản lý theo dõi hiệu suất của các chiến dịch quảng cáo tại cửa hàng và vị trí của các chiến dịch trong lịch luân chuyển. Các hệ thống này có thể theo dõi sự chênh lệch về giá trong một hệ thống sản phẩm cũng như những chương trình giảm giá và quảng cáo mà các doanh nghiệp hiện đang thực hiện cho các sản phẩm cụ thể. Điều này có thể hỗ trợ các nhà quản lý trong việc giám sát việc bán sản phẩm và chỉ đạo các chương trình giảm giá hoặc khuyến mãi bổ sung.
#5. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực
Hệ thống nhân sự cho phép các nhà quản lý nhân sự giám sát luồng thông tin trong toàn tổ chức. Hệ thống công ty bao gồm các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại và các máy móc khác của công ty. Quản trị viên nhân sự có thể sử dụng hệ thống quản lý thông tin nguồn nhân lực để giám sát hoạt động của người giám sát, nhân viên và thậm chí cả nhà thầu nhằm hỗ trợ quản lý hàng ngày. Sau khi tuyển dụng, nhân viên nhân sự giám sát hoạt động để xác minh rằng tất cả công nhân đều tuân thủ các tiêu chuẩn kinh doanh.
Tiền lương, phúc lợi của nhân viên và tiền hưu trí cũng có thể được theo dõi bởi hệ thống nhân sự. Nó có thể hỗ trợ quản lý các yêu cầu liên lạc như thông báo tuân thủ pháp luật, đào tạo, các cuộc họp do nhân sự chủ trì và sửa đổi chính sách. Việc đi làm, bảng chấm công, ngày nghỉ phép hoặc nghỉ ốm của nhân viên cũng là những thứ có thể theo dõi được. Người quản lý cũng có thể sử dụng công nghệ này để hỗ trợ tuyển dụng tự động bằng cách quét các hồ sơ tiềm năng để tìm các chi tiết cần thiết và thông báo cho nhóm nếu họ đáp ứng các tiêu chí cụ thể.
#6. Hệ thống quản lý tài chính và kế toán
Hệ thống tài chính và kế toán hỗ trợ các nhà quản lý theo dõi các khoản đầu tư hoặc tài sản của công ty. Người quản lý có thể sử dụng các hệ thống này để thực hiện các nhiệm vụ như tính lương, tuân thủ luật liên bang, thuế địa phương, quỹ hưu trí và các hoạt động tuân thủ luật pháp tiểu bang. Kiểm toán viên có thể sử dụng các công nghệ này để tạo báo cáo kiểm toán cũng như báo cáo hàng năm cho ban quản lý. Hệ thống tài chính và kế toán cũng có thể hỗ trợ các công ty quản lý các giao dịch hàng ngày như tiền gửi ngân hàng, chuyển khoản, thu nhập và tiền lãi.
Người quản lý có thể hiểu rõ hơn về hoạt động tài chính và lập kế hoạch cho dòng tiền vào hoặc rút tiền khi hệ thống quản lý các hoạt động tài chính này. Tất cả các báo cáo và báo cáo lãi lỗ cũng được hệ thống tạo ra dưới dạng bảng cân đối kế toán. Hệ thống kế toán có thể hữu ích trong việc theo dõi tình hình tài chính của công ty vì bảng cân đối kế toán tiết lộ tình hình tài chính của công ty. Người quản lý có thể sử dụng những hồ sơ này để khuyến khích tăng trưởng lợi nhuận và phòng ban cũng như các phương pháp tài chính đổi mới.
#7. Hệ thống hỗ trợ ra quyết định
Hệ thống hỗ trợ quyết định thu thập thông tin từ cả nguồn bên trong và bên ngoài để hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra lựa chọn kinh doanh. Dữ liệu từ các bộ phận khác, chẳng hạn như dữ liệu tài chính, dữ liệu hàng tồn kho hoặc tỷ suất lợi nhuận bán hàng hiện tại trong một quý, là những ví dụ về nguồn nội bộ. Các nguồn dữ liệu bên ngoài bao gồm xu hướng của ngành, lãi suất hoặc chi phí với các công ty hoặc nhà cung cấp khác. Hệ thống hỗ trợ quyết định có thể giúp người quản lý đưa ra quyết định về xây dựng tăng trưởng, đặt ra hạn ngạch công việc hàng năm hoặc phát triển các chính sách mới.
#8. Những hệ thống chuyên gia
Hệ thống chuyên gia là các thuật toán hỗ trợ nhân viên mới làm việc và thiết kế các khái niệm trong một lĩnh vực nhất định. Các chuyên gia trong một lĩnh vực có thể tạo ra các hệ thống chuyên gia để hỗ trợ nhân viên mới, nhà thầu hoặc người quản lý khác. Họ thậm chí có thể áp dụng trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ nhiều nhân viên khác nhau dựa trên các hoạt động trước đây của họ. Ví dụ: nếu hệ thống chuyên gia thiết lập email của nhân viên mới phát hiện ra tình trạng không hoạt động trong một khoảng thời gian dài thì trí tuệ nhân tạo của hệ thống có thể hiển thị nút trợ giúp hoặc mẹo hỗ trợ khác.
#9. Hệ thống thông tin điều hành
Hệ thống thông tin điều hành ngay lập tức báo cáo dữ liệu của công ty cho các giám đốc điều hành. Nó có thể tổng hợp hồ sơ xử lý, dữ liệu tài chính và tóm tắt hành động khắc phục thành một báo cáo dễ đọc. Các hệ thống thông tin điều hành này có thể trình bày dữ liệu ở nhiều định dạng khác nhau, chẳng hạn như tóm tắt, đồ thị, biểu đồ và bảng tính. Những nhân viên nhận được những báo cáo này có thể sử dụng chúng để nghiên cứu so sánh giữa các bộ phận nhằm tìm ra những cách mới nhằm tăng hiệu quả của công ty.
#10. Hệ thống xử lý giao dịch
Dữ liệu được thu thập bởi hệ thống xử lý giao dịch trong hoạt động giao dịch hàng ngày của tổ chức. Việc tính lương và các hoạt động khác của công ty liên quan đến tiền gửi có thể được tự động hóa bằng hệ thống giao dịch. Họ cũng có thể theo dõi các nhiệm vụ thông thường khác, chẳng hạn như sản phẩm đang được xếp hàng hoặc đặt chỗ cho một số tài nguyên nhất định. Không giống như hệ thống tài chính, hệ thống giao dịch hoàn toàn tự động. Người quản lý điều phối các hệ thống giao dịch theo các thủ tục nhất quán, chẳng hạn như tài liệu mà bộ phận luôn sử dụng hoặc tiền mặt được chuyển giữa các tài khoản hàng tháng.
#11. Hệ thống quản lý thông tin trường học
Hệ thống quản lý thông tin trường học hỗ trợ các trường học và cao đẳng quản lý hiệu quả các hoạt động hàng ngày. Nhiều quy trình có khả năng tự động hóa, chẳng hạn như điểm danh, tính lương và lịch trình của nhân viên, đều được xử lý bởi các hệ thống này. Giáo viên và nhân viên hành chính có thể tập trung vào các hoạt động sản xuất khác trong khi hệ thống quản lý thực hiện các công việc tự động với hệ thống thông tin trường học. Trong khi các lập trình viên tạo ra hệ thống quản lý thông tin trường học cho mục đích học tập, họ lại có nhiều đặc điểm về hệ thống quản lý tài chính và nhân sự.
#12. Cơ sở dữ liệu cục bộ
Cơ sở dữ liệu địa phương là hệ thống thông tin do cộng đồng quản lý phục vụ người dân của một khu vực nhất định. Chúng có thể bao gồm danh sách công ty, dịch vụ công cộng, khảo sát xã hội và dữ liệu công khai. Cơ sở dữ liệu cục bộ có thể được cá nhân hóa nhiều nhất trong tất cả các loại hệ thống thông tin quản lý, vì các nhà quản lý, thị trưởng hoặc thành viên hội đồng có thể thiết kế một hệ thống cho nhiều mục đích. Người quản lý có thể thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu cục bộ để hỗ trợ nhân viên quản lý thông tin cơ sở dữ liệu như hồ sơ nhân viên, dữ liệu đào tạo, báo cáo quy trình và quản lý nhân viên tổng thể.
Hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực là gì?
HRIS là viết tắt của Hệ thống thông tin nguồn nhân lực. HRIS là một hệ thống thu thập và lưu trữ thông tin về nhân viên của một tổ chức.
Trong hầu hết các trường hợp, HRIS bao gồm các chức năng cơ bản cần thiết cho Quản lý nguồn nhân lực (HRM) từ đầu đến cuối. Đó là một hệ thống tuyển dụng, quản lý hiệu suất, học tập và phát triển cũng như các chức năng khác.
HRIS có thể chạy trên cơ sở hạ tầng công nghệ của chính công ty hoặc, điển hình hơn hiện nay, trên đám mây. Điều này có nghĩa là phần mềm nhân sự đang chạy bên ngoài bức tường của công ty, giúp việc cập nhật trở nên dễ dàng hơn đáng kể.
Tính năng HRIS
Có nhiều loại hệ thống và phần mềm HRIS khác nhau. Bởi vì HRIS bao gồm tất cả các chức năng nhân sự nên tất cả các chức năng riêng lẻ đều được đưa vào hệ thống. Trong số các tính năng này là:
#1. Hệ thống theo dõi người nộp đơn (ATS).
Chương trình này đáp ứng tất cả các nhu cầu tuyển dụng của công ty. Nó theo dõi thông tin và sơ yếu lý lịch của ứng viên, cho phép nhà tuyển dụng kết hợp cơ hội việc làm với những cá nhân đủ tiêu chuẩn từ nhóm ứng tuyển của công ty và hỗ trợ quá trình tuyển dụng.
# 2. Lương bổng
Tính lương tự động hóa quá trình trả lương cho nhân viên. Dữ liệu hợp đồng và thông tin về những người mới tuyển dụng thường xuyên được nhập vào hệ thống này, đôi khi được liên kết với dữ liệu chấm công và chấm công, đồng thời các lệnh thanh toán được tạo vào cuối tháng.
#3. Quản lý phúc lợi
Một tính năng khác của HRIS là quản lý lợi ích. Phúc lợi của nhân viên là một thành phần thiết yếu của tiền lương và cũng được kiểm soát trong hệ thống này. Vì lợi ích của nhân viên, các hệ thống tiên tiến hơn cung cấp mô hình tự phục vụ của nhân viên. Trong trường hợp này, nhân viên có thể chọn những đặc quyền mà họ muốn. Một người có thể mong muốn có thêm thời gian nghỉ phép để chăm sóc con, trong khi người kia có thể mong muốn một chiếc ô tô đắt tiền hơn của công ty. Mô hình quán ăn tự phục vụ là một thuật ngữ khác cho cách tiếp cận tự phục vụ để đạt được lợi ích.
#4. Tham dự & Thời gian.
Mô-đun này thu thập dữ liệu về thời gian và sự tham dự của nhân viên. Những điều này đặc biệt quan trọng đối với những người làm ca, những người bấm giờ vào và ra. Ngày xưa, nhân viên thường viết ra giờ làm việc của họ trên một tờ giấy. Sau đó, người quản lý sẽ nhập dữ liệu theo cách thủ công vào hệ thống theo dõi thời gian. Lệnh thanh toán đã được chuẩn bị và phân phối cho tất cả nhân viên dựa trên thông tin này. Ngày nay, nhân viên thường xuyên đăng ký bằng dấu vân tay hoặc thẻ được liên kết với HRIS. Điều này cung cấp thời gian đến và đi chính xác. Mọi vấn đề về độ trễ đều được xác định ngay lập tức.
#5. Tập huấn
Khi nói đến quản lý nhân sự, học tập và phát triển là những thành phần quan trọng. Phần này cho phép bộ phận nhân sự theo dõi trình độ, chứng chỉ và kỹ năng của nhân viên cũng như giải thích về các khóa học có sẵn cho nhân viên công ty. Khi được sử dụng độc lập, mô-đun này được gọi là LMS hoặc Hệ thống quản lý học tập. LMS thường kết hợp học trực tuyến và các khóa học khác mà nhân viên phải hoàn thành.
# 6. Quản lý hiệu suất
Quản lý hiệu suất là một khía cạnh quan trọng của quản lý con người. Sếp trực tiếp hoặc đồng nghiệp của nhân viên đưa ra xếp hạng hiệu suất một lần hoặc nhiều hơn mỗi năm.
#7. Lập kế hoạch kế nhiệm
Một thành phần quan trọng khác của HRIS là phát triển nguồn nhân tài và sự sẵn có của những người thay thế cho các vai trò quan trọng trong tổ chức.
#số 8. Nhân viên tự phục vụ
Nhân viên tự phục vụ đã được đề cập trước đây. Các tổ chức đang ngày càng tập trung vào việc trao quyền cho nhân viên và người giám sát trực tiếp để quản lý dữ liệu của riêng họ. Yêu cầu nghỉ lễ có thể do chính nhân viên thực hiện. Sau khi được phê duyệt, những thông tin này ngay lập tức được lưu vào hệ thống (và được đăng ký để theo dõi bảng lương và phúc lợi).
#9. Phân tích và báo cáo
Báo cáo và phân tích là mô-đun hiếm hơn nhiều trong hệ thống HRIS. Các hệ thống hiện đại cho phép tạo tự động các báo cáo nhân sự về nhiều chủ đề khác nhau như tỷ lệ luân chuyển nhân viên, sự vắng mặt, hiệu suất, v.v. Phân tích là quá trình phân tích những hiểu biết này để đưa ra quyết định tốt hơn.
Chức năng của MIS là gì?
MIS tập trung vào các chức năng quản lý như lập kế hoạch, kiểm soát và giám sát cũng như ra quyết định. xác định trình tự của các hoạt động. Phát triển các phương pháp truyền đạt kế hoạch tới nhân viên của tổ chức.
Vai trò và cấu trúc của MIS là gì?
Các yếu tố vận hành, hỗ trợ quyết định, hoạt động quản lý và chức năng tổ chức bao gồm cấu trúc MIS. Những cách tiếp cận này có thể được kết hợp để tạo thành một cấu trúc MIS duy nhất với cấu trúc vật lý và khái niệm.
Cuối cùng,
Bằng cách cung cấp thông tin quan trọng một cách nhanh chóng, cơ sở dữ liệu được vi tính hóa giúp các bộ phận như bán hàng, kiểm soát chất lượng và nhân sự hoạt động hiệu quả hơn. Hệ thống thông tin quản lý giúp hợp lý hóa thông tin trong cơ sở dữ liệu sao cho thông tin đó hữu ích và dễ tiếp cận đối với các nhân viên có liên quan. Việc hiểu cách các phòng ban trong nhiều doanh nghiệp hoạt động có thể được hỗ trợ bằng cách tìm hiểu về nhiều hệ thống cơ sở dữ liệu.
- Hệ thống thông tin tiếp thị: Thực tiễn tốt nhất &; Tất cả những gì bạn cần
- HỆ THỐNG THÔNG TIN: Định nghĩa, Sự kiện, Sử dụng & Ví dụ
- HRIS LÀ GÌ: Nó là gì, Lợi ích và Công dụng
- HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (MIS): Định nghĩa và tất cả những gì bạn cần biết
dự án
