Багато було сказано та написано про управління масштабами проекту та його роль у реалізації успішних проектів. Незалежно від того, новачок ви чи досвідчений менеджер проекту, розуміння масштабів проекту має вирішальне значення для вашого успіху в управлінні проектами.
Але перш ніж ми туди потрапимо, нам потрібно визначити масштаб проекту. У цій статті буде розглянуто все, що потрібно знати про масштаби проекту та управління його обсягами. Ми також дізнаємося, як створити план управління обсягом проекту на прикладі.
Що таке обсяг проекту та управління обсягом проекту?
Спочатку розглянемо визначення:
Обсяг проекту
Обсяг проекту — це компонент планування проекту, який передбачає визначення та запис повного переліку результатів або функцій, які будуть включені під час виконання проекту.
Іншими словами, обсяг проекту визначає цілі проекту та шляхи їх досягнення.
Якщо ви коли-небудь працювали над проектом, то напевно кілька разів чули термін «обсяг проекту». Це, швидше за все, найважливіший аспект хорошого управління проектами.
Управління обсягом проекту
Управління обсягом проекту відноситься до методів, які гарантують, що обсяг проекту належним чином визначений і відображений. Щоб виконати проект вчасно, він повинен містити лише необхідну інформацію про проект.
Основне завдання управління обсягом проекту полягає в тому, щоб регулювати те, що є, а що немає всередині проекту. Це також важливо для допомоги менеджерам проектів, координаторам і керівникам у зосередженні на тому, що дійсно є життєво важливим для проекту, і розподіленні належного обсягу роботи між членами команди для ефективного виконання проекту.
Давайте порівняємо реалізацію проекту з будівництвом будівлі, щоб зробити все зрозумілішим. Перед початком робіт навколо ділянки встановлюють паркан. Це потрібно для визначення кордонів будівництва, щоб ті, хто входить до складу будівельної бригади, знали, де зупинитися. Це відомо як сфера.
Що таке визначення сфери в управлінні проектами?
Коли ми говоримо про обсяг в управлінні проектами, ми говоримо про два типи сфери: обсяг продукту і обсяг проекту. Давайте швидко розглянемо їх:
- Функції та функціональні можливості, які будуть включені в продукт, називаються його обсягом. Простіше кажучи, це стосується того, чого бажає клієнт у продукті чи послугі. Наприклад, якщо продукт є смартфоном, обсяг продукту включатиме такі параметри, як розмір екрана, резервний акумулятор, пам’ять, швидкість ЦП тощо.
- Зусилля, необхідні для успішного виробництва продукту (або послуги) із зазначеними характеристиками та функціями, називаються обсягом проекту. Наприклад, якщо вам потрібно створити програмну програму, обсяг проекту — це робота, яку необхідно виконати, щоб створити програму з достатньою функціональністю.
- Необхідно докласти значну кількість зусиль, таких як планування, координація та управлінська діяльність, щоб забезпечити виконання як обсягу продукту, так і обсягу проекту. Після цього готова робота порівнюється з фактичним обсягом проекту.
Заява про обсяг проекту
Існують різні документи в управлінні проектами, але одним з найбільш значущих документів про обсяг проектів є документ про обсяг. У заяві про обсяг вказуються очікувані результати, припущення, обмеження, а також інші критичні елементи, згідно з якими буде завершено проект.
Він також визначає межі проекту, призначає робочі обов’язки кожному члену команди та окреслює процедури, яких слід дотримуватися протягом усього життєвого циклу проекту. Він також відомий як заява про сферу діяльності, заява про роботу або технічне завдання.
Наступні пункти можуть бути включені в заяву про обсяг проекту:
- Область застосування продукту
- Обсяг проекту
- Список результатів
- Критерії прийняття
- Виключення з проекту
- Недоліки
- Припущення
Важливість управління обсягом проекту
Попити зростають як ніколи раніше, оскільки проекти стають все більшими та складнішими. Кожен значний проект потребує більше часу, зусиль і ресурсів, щоб його завершити. Тому дуже важливо визначити сферу застосування як продукту, так і проекту.
Це дозволяє вам залишатися зосередженим на роботі, охопленій планом управління обсягом, а також пам’ятаючи, що якщо відбудуться несподівані зміни, вони вплинуть на час, вартість, якість, ресурси і навіть задоволеність клієнтів. Тому що інформація отримується від усіх зацікавлені сторони та спонсори Заздалегідь менша ймовірність збору недостовірної інформації, що може зашкодити успіху проекту. Як наслідок, функція управління проектом об’єму має вирішальне значення для визначення успіху проекту.
Процеси управління обсягом проекту
Відповідно до PMBOK управління обсягом складається з шести процесів:
- План управління обсягом проекту
- Збір вимог
- Визначення сфери застосування
- Створення структури розбивки робіт
- Обсяг перевірки
- Контрольний обсяг
№1. Створіть план управління обсягом проекту
Це перший крок у процесі управління обсягом проекту. Ця процедура, яка нещодавно була додана до п'ятого видання ПМБОК, створює план управління обсягом на основі вхідних даних з плану проекту.
Таблиця нижче підсумовує вхідні дані, інструменти, підходи та результати процесу управління обсягом плану.
| ВХОДИ | ІНСТРУМЕНТИ ТА ТЕХНІКА | ВИХІД |
| План управління проектом | Експертне судження | План управління обсягом |
| Статут проекту | засідання | План управління вимогами |
| Фактори середовища підприємства | ||
| Активи організаційного процесу |
Документ не повинен бути довгим, детальним або офіційним. Вона повинна бути легко зрозуміла для всіх і відповідати своїй меті.
№2. Вимоги до збору
Наступним кроком є визначення вимог та очікувань зацікавлених сторін. Через інтерв’ю, опитування та фокус-групи вони очікують, що ви задокументуєте всі потреби проекту, очікування, бюджети та результати.
Це важливий крок, оскільки найчастіше зацікавлені сторони мають нереалістичні вимоги чи очікування, і керівники проектів повинні втрутитися, щоб знайти рішення, прийнятне для всіх, щоб уникнути затримок проекту.
Наприкінці етапу збору вимог ви повинні мати наступне:
- Повинні бути дотримані як функціональні, так і нефункціональні вимоги.
- Очікування зацікавлених сторін
- Необхідні для бізнесу
- Потрібна підтримка та навчання.
- Технічні характеристики проекту
№3. Визначення сфери застосування
На цьому етапі ви повинні втілити свої вимоги в детальний опис послуги або продукту, які ви сподіваєтеся надати в рамках проекту. Після цього у вас буде декларація про обсяг проекту, на яку ви зможете звертатися протягом усього терміну реалізації проекту.
Хоча важливо перерахувати те, що входить в рамки проекту, не менш важливо відзначити те, що виходить за рамки проекту. Будь-які зміни в області тоді повинні пройти повну процедуру контролю змін, щоб гарантувати, що команда працює лише над тим, над чим їй потрібно працювати.
Ви отримуєте орієнтир для вашої проектної команди та всіх інших задіяних, коли ви визначаєте обсяг. Якщо щось не входить в сферу дії, це не потрібно доповнювати команді.
№ 4. Розробка структури розбивки робіт
Структура розбивки робіт (WBS) — це документ, який розбиває всю роботу, яку необхідно виконати в проекті, а потім призначає всі завдання членам команди. У ньому окреслено результати, а також відповідні терміни.
Для цієї частини процесу ви можете використовувати програмне забезпечення для управління проектами для призначення та визначення пріоритетів завдань, що полегшує відстеження загального прогресу проекту та мінімізує будь-які непотрібні вузькі місця.
№ 5. Обсяг перевірки
Обсяг і результати, які ви записали, повинні бути доставлені керівникам проекту та зацікавленим сторонам на цьому етапі для отримання необхідних погоджень. Перед початком проекту слід провести перевірку обсягу, щоб гарантувати, що якщо щось піде не так, легко визначити, де це пішло не так.
№6. Сфера збору
Керівники проекту повинні гарантувати, що як тільки проект починається, він залишається у встановлених межах. Якщо щось потрібно змінити, слід виконати правильну процедуру контролю змін.
Приклад плану управління обсягом проекту
Нижче наведено приклад плану управління обсягом проекту.
5 вказівок для ефективного управління обсягом проекту
- Створіть структуру розбивки робіт (WBS), оскільки вона розбиває оператор scope на менші, більш керовані ділянки.
- Крім того, уникайте двозначності у своєму обсязі, щоб уникнути зайвих зусиль і стресу. Визначте це якомога точніше.
- Щоб уникнути неправильного тлумачення вимог, зробіть процес визначення обсягу спільним.
- Щоб уникнути будь-якого розширення обсягу за межі вказаного спочатку, переконайтеся, що документ обсягу не змінюється під час виконання проекту.
- Нарешті, присвятіть свій час консультаціям з усіма важливими зацікавленими сторонами та визначенням масштабу проекту, оскільки його не можна змінити, коли воно прийняте.
Заключні думки
Установлення певного обсягу проекту дає змогу командам ефективніше керувати загальним робочим навантаженням. Успішний обсяг проекту за допомогою програмного забезпечення для управління проектами допомагає розпочати проект з правильної ноги та гарантує, що він буде виконаний вчасно та в рамках бюджету, а також відповідає очікуванням кінцевих користувачів.
Поширені запитання щодо управління обсягом проекту
Що таке план управління обсягом проекту?
План управління обсягом проекту – це сукупність методів, які використовуються для гарантування того, що проект містить усі завдання, необхідні для завершення проекту, виключаючи ті роботи/завдання, які виходять за рамки.
Яка ключова перевага плану управління обсягом проекту?
Основна перевага цієї процедури полягає в тому, що вона надає вказівки та вказівки щодо того, як обсяг буде підтримуватися протягом усього проекту.
Що входить до обсягу проекту?
Повідомлення про обсяг, яке часто створює керівник проекту, охоплює весь проект, включаючи будь-які результати та їх характеристики, а також список зацікавлених сторін, на яких це вплине. Він також включатиме будь-які важливі цілі проекту, результати та цілі, які допоможуть оцінити успіх.
- Планування та стратегії управління зацікавленими сторонами
- Акціонерний капітал: як розрахувати акціонерний капітал
- Відображення зацікавлених сторін: Посібник із інструменту картографування для ефективного управління зацікавленими сторонами
- Аналіз зацікавлених сторін: остаточний посібник із процесу аналізу зацікавлених сторін
- Управління маркетингом: все, що вам потрібно знати
