Коли справа доходить до завершення будь-якого проекту, ви повинні знати, як пройти від початку до кінця. Хоча це може здатися простим або що вся справа в домашніх справах, правда полягає в тому, що віхи є найважливішим елементом. Так, ви повинні виконувати обов’язки, покладені на вас у проекті. І ви повинні мати на увазі кінцеву мету. Однак, якщо ви не встановите віхи протягом усього проекту, вам буде важко підтримувати необхідний темп або визначити, чи ви на правильному шляху. Ось тут і приходять віхи проекту. Давайте подивимося, що означає віха в управлінні проектом, і типові приклади віх.
Які етапи проекту?
Віхи проекту — це конкретні завдання, які повинні бути виконані для проекту протягом певного часу період часу. Це ті моменти на часовій шкалі, коли ви очікуєте завершити певний вимірний рівень роботи, який можна передати менеджеру проекту або навіть клієнту. Етапи повинні бути важливішими, ніж дрібні справи, які ви виконуєте щодня. Це тому, що вони мають на меті повідомити вас про те, чи завершите ви проект за графіком.
Що таке важливий етап в управлінні проектами?
Етап — це визначальний момент у життєвому циклі проекту, який використовується для відстеження прогресу до кінцевої мети. Віха в управлінні проектом служить маркером для дати початку або завершення проекту, зовнішніх оцінок або вхідних даних, перевірки бюджету, подання основного результату тощо. Це контрольна точка, яка позначає важливу подію або розгалужену точку прийняття рішення в рамках проекту.
Чому важливі етапи проекту?
Віхи гарантують, що ваша команда рухається в правильному напрямку. Але це ще не все.
Ось кілька додаткових речей, які ви можете зробити з етапами:
- Створіть хороший план проекту та структуру.
- Слідкуйте за ходом проекту.
- Визначте потенційні вузькі місця.
- Визначте, коли буде виконано проект.
Останній пункт стане в нагоді, коли вам потрібно відповісти на улюблене запитання ваших зацікавлених сторін: «Ви вже зробили?» ”
Як встановити етапи проекту
Як ви ставитеся до створення етапів проекту? Це вимагатиме детального вивчення загальної мети проекту, а також робочих місць, які його входять. Що потрібно зробити, щоб проект був успішним? Складіть список кінцевих результатів, які ви повинні підготувати, а також встановлені терміни. Можливо, вам захочеться встановити термін, який є раніше узгодженого, щоб дати собі свободу дії на випадок ускладнень.
Потім запишіть усі важливі завдання, які необхідно виконати на дорозі, щоб укластися в термін. Які основні обов’язки свідчать про те, що ви на правильному шляху? Це віхи проекту. Ви можете мати по одному щомісяця для короткострокового проекту і один раз на квартал для довгострокового проекту. Ідея полягає в тому, щоб мати конфігурацію, яка підходить для типу проекту, над яким ви працюєте.
Пам’ятайте, що віха не обов’язково повинна бути окремою діяльністю. Це може бути група робіт, або це може бути завершення компонента дизайну проекту або завершення креслення. Вашою віхою може бути будь-яка з різних речей. Найважливіша особливість полягає в тому, що вона має вирішальне значення для завершення проекту і вказує на те, чи йдете ви правильно чи ні.
Хто створює етап проекту в управлінні проектами?
Коли справа доходить до створення етапів проекту, слід залучати різноманітних зацікавлених сторін. Спочатку поговоріть із клієнтом про те, чого він справді хоче від проекту. Вони визначать кінцевий результат, а ви вдвох (і, можливо, бос або менеджер) вирішуватимете про кінцевий термін для цього кінцевого результату. Це допоможе вам спланувати все, що потрібно зробити тим часом, і почати процес визначення етапів.
Вам також слід обговорити з клієнтом будь-яку посередницькі продукти що вони бажають. Вони можуть захотіти, щоб ви надавали менші оновлення під час проекту. Вони можуть мати інші результати, які вони хотіли б бачити, поки ви працюєте над проектом. У будь-якому з цих сценаріїв ці типи документів та оновлень будуть віхами, які ви хочете виділити і переконатися, що ви зустрінетеся, щоб ваш клієнт був задоволений. У них можуть бути терміни, про які ви і клієнт, або ви і ваше керівництво погоджуєте заздалегідь.
На що звернути увагу, створюючи віху в управлінні проектом
Коли справа доходить до основних етапів проекту, слід пам’ятати про кілька речей. Ви повинні стежити за кожною з цих речей, щоб залишатися на шляху та цілі. Якщо ви не враховуєте всі ці фактори під час створення діаграми та графіка, ви можете опинитися в серйозних проблемах, коли прийде час для виконання остаточного проекту. Ви можете виявити, що не виконуєте завдання вчасно, що буде неприйнятним для вашого керівництва чи клієнтів.
№1. Залежності
Залежності є однією з перших речей, які слід враховувати при встановленні термінів і етапів проекту. Усюди, де один із членів вашої команди або одна з ваших менших команд залежать від іншого, є потенційним джерелом проблем. Це місце, де може виникнути затримка передачі, що призведе до того, що наступна команда або особа не зможе виконати завдання, яке їм було призначено. Це те, про що слід пам’ятати, створюючи віху.
№2. Затримки, які ви не контролюєте
Коли ми говоримо про затримки, які ви не контролюєте, ми маємо на увазі проблеми з отриманням постачання або отриманням товарів від сторонніх продавців. Ці проблеми можуть виникнути з різних причин і в будь-який момент під час налаштування та виконання проекту. Ви можете отримати щось, що неправильно або взагалі не приходить. Можуть виникнути складності з постачальниками або навіть з доставкою речей до вашого місцезнаходження. Ви повинні враховувати кожен із цих факторів під час розробки своїх етапів.
№3. Затримки команди
Командні затримки – це речі, які трапляються у вашій команді. Це такі речі, як хтось захворів або ваша команда страйкує. Існують різні способи, якими люди у вашій команді можуть уповільнити процес, навмисно чи ненавмисно, і ви хочете бути готовим до будь-якої можливості. У команді завжди будуть певні речі, які ви не контролюєте, або сповільнення, які ви не можете врахувати, але здебільшого ви можете створити буфери, щоб з ними впоратися.
№ 4. Зміни в Клієнті
Поки ви працюєте над проектом, завжди ймовірно, що ваш клієнт внесе зміни на дорозі. Ви повинні переконатися, що ви готові до будь-яких змін, які вони можуть вимагати, і що ваші віхи оновлюються, щоб відображати це. Якщо клієнт вносить зміни до одного з етапів, повідомте йому, як це вплине на інші етапи та загальний час. Краще намагатися якомога більше залишатися на правильному шляху, але це не завжди вдасться досягти. Будьте чіткі з клієнтами щодо наслідків їхніх змін для проекту.
№ 5. Терміни, які довші, ніж очікувалося
Уся ваша команда надасть вам часові рамки та оцінки того, скільки часу займе різні аспекти проекту. Найбільше, що ви можете зробити, це включити буфер у ці регіони, щоб бути готовими до будь-яких подальших затримок. На те, на що, на вашу думку, знадобиться тиждень, може знадобитися два тижні, а на те, на що, як ви думали, знадобиться день, може знадобитися кілька днів або більше. Виділіть додатковий час для кожної роботи, щоб не відставати, якщо щось піде не за планом.
№6. Непередбачені потреби
Ви можете розпочати роботу над своїм проектом лише для того, щоб дізнатися, що існують додаткові вимоги, яких ви не передбачали. Можливо, ви думали, що зможете впоратися з планом, який у вас є, але виявили, що він не працює. Або, можливо, ви очікували, що клієнт надасть конкретний елемент для проекту, але він цього не зробив. Усі ці непередбачувані потреби вплинуть на вашу здатність досягти поставлених вами етапів, що означає звільнення додаткового простору.
Які приклади етапів проекту?
Тепер, коли ви знаєте, що таке етап управління проектом, давайте розглянемо кілька прикладів подій, які зазвичай використовуються як віхи проекту:
Ось п’ять типових прикладів етапів проекту:
- Затвердження проекту
- Вивчіть вимоги
- Затвердження проекту
- Етапи для кожної фази проекту
- Потрібен остаточний дозвіл.
Давайте розглянемо приклад кожного етапу проекту більш детально:
Приклад № 1 етапу проекту: затвердження проекту
Зазвичай це перша важлива віха в життєвому циклі проекту.
Коли значуща зацікавлена сторона проекту або вище керівництво схвалює проект, це дає команді проекту зелене світло для початку роботи над ним.
Приклад №2 етапу проекту: RequirementsReview
Для цього важливого етапу ви повинні ознайомитися з планом проекту зі своїми клієнтами та визначити, що буде потрібно для проекту.
Коли все це буде прийнято, можна приступати до роботи над проектом.
Приклад № 3 етапів проекту: затвердження проекту
Тепер ви виконали всі вимоги проекту. Чудова робота.
Однак зараз настав час створити дизайн проекту та показати його замовнику чи зацікавленій стороні.
На жаль, вони, ймовірно, нададуть вам багато інформації та кричать ці три жахливі фрази… «зроби це ще раз»
І коли врешті-решт це їм сподобається і схвалять (після мільйона спроб!), ви досягли ще однієї важливої віхи.
Приклад № 4 етапу проекту: етапи проекту
Зараз ваш проект активно працює, і ваша команда наполегливо працює над розробкою та впровадженням запропонованого рішення.
З іншого боку, робота над проектом — це не лише одна тривала і тривала діяльність.
Проект зазвичай поділяється на такі етапи, як «фаза розробки» та «фаза тестування».
Ми використовуємо віхи на датах «початку» та «кінця» кожної фази, щоб чітко розрізняти ці етапи.
Хіба це не зручно?
Приклад № 5 етапу проекту: остаточне затвердження
Розглянемо це:
Ваша команда завершила конструювання продукту, і після ретельного тестування та перевірки ви нарешті готові.
Але поки не захоплюйтеся.
Ви все одно повинні передати це основні зацікавлені сторони.
Якщо проект відповідає стандартам, ваші зацікавлені сторони фізично пропонують своє схвалення. (Можливо, не буквально.)
Ваша команда може нарешті підняти келих за завершення проекту; ви досягли останнього етапу!
Ці основні приклади стосуються будь-якого проекту, незалежно від галузі. Однак, як менеджер проекту, ви можете створювати етапи проекту, які допоможуть вам у плануванні, виконанні та відстеженні прогресу вашого проекту.
Висновок
Коли справа доходить до цього, віхи проекту – це те, що допомагає вам і вашому проекту рухатися вперед. Вони відповідають за те, щоб допомогти вам досягти ваших цілей і донести результати до вашого клієнта. Це те, що дасть вам знати, чи ваш персонал виконує свою роботу належним чином, і дозволить вам вкластися в усі ваші терміни. Однак бути готовим до проблем на цьому шляху також важливо. Ви можете наслідувати приклади етапів проекту, щоб створити етап для свого проекту. Знання того, як налаштовувати та планувати етапи, може допомогти вам і вашій команді краще підготуватися.
Поширені запитання про етапи проекту
Яка тривалість етапу?
Основні етапи зазвичай не мають тривалості; однак для деяких етапів може знадобитися один. Наприклад, припустимо, що ваш проект має етап затвердження після етапу, і ви знаєте, що процедура затвердження займе тиждень.
Що таке віха проекту в управлінні проектами?
Віхи в управлінні проектом використовуються для позначення дати початку або завершення проекту, зовнішніх оцінок або вхідних даних, перевірок бюджету, подання основного результату тощо.
